Как рассчитать дотацию на питание

Оплата питания сотрудников

Довольно часто работодатели проявляют по отношению к сотрудникам заботу в виде предоставления бесплатных обедов или компенсации затрат на питание. Для персонала это всегда огромный плюс, а вот для бухгалтерии порой настоящая головная боль. Основная проблема заключается в том, как правильно оформить и отразить затраты на питание налоговом учете, чтобы не вызвать лишних вопросов со стороны представителей налоговых органов.

Вопрос: Может ли предприятие промышленности расходы, связанные с оплатой питания сотрудников, учесть при исчислении налога на прибыль организаций? Надо ли данные выплаты облагать страховыми взносами?
Посмотреть ответ

Регулируем питание персонала: коллективный договор

Как говорит Трудовой кодекс РФ, для правильного и своевременного регулирования взаимоотношений по части питания между руководством организации и сотрудниками в компании должен быть разработан коллективный трудовой договор. Именно он является основным документом, призванным решить все самые насущные внутренние вопросы предприятия, в том числе правила обеспечения сотрудников бесплатными обедами и условия частичной или полной компенсации питания.

Как показывает практика, существует несколько основных способов накормить сотрудников за счет компании:

Различные дополнительные выплаты, компенсации и дотации;
Использование кейтеринга (доставка бесплатных обедов на предприятие);
Подписание договора с пунктом общественного питания – кафе, столовой, буфетом и т.п.;
Создание на базе организации своей собственной столовой;
Выделение и оснащение под кухню одного из кабинетов офиса компании.

В каждом конкретном случае, компания вправе самостоятельно выбрать наиболее подходящий вариант, исходя из предполагаемых затрат, количества сотрудников, налоговых обстоятельств и т.д.

Однако, стоит учесть, что везде есть свои тонкости: например, создание столовой – самый дорогой и сложный с точки зрения документального оформления путь, подходящий только для крупных предприятий.

А вот остальные способы – более распространены, поскольку подходят практически для всех коммерческих компаний, независимо от их размера и финансового состояния. Разберем их по порядку.

Компенсация питания в денежном эквиваленте

Всего есть три варианта денежных выплат сотрудникам на питание:

Дотации. Самый простой способ организации питания работников за счет компании — выдача наличных средств им на руки для обедов в заведении, с которым данная компания имеет соответствующий договор. В этом случае, с точки зрения налогов, есть возможность для учета выплаченной суммы в составе расходов на снижение налогооблагаемой прибыли, но только если это предусмотрено в коллективном договоре с сотрудниками. Если подобного пункта в нем нет, то выплаты будут производиться за счет чистой прибыли.
Доплаты. Иногда, при некоторых обстоятельствах на усмотрение работодателя, организации во внутренних коллективных договорах прописывают возможность доплаты на обеды сотрудников. Эти средства можно включать в расходы на оплату труда, но только если, опять же, это предусмотрено в коллективном договоре.
Компенсации. Бывает, что руководство предприятия готово полностью компенсировать расходы на питание своих работников. Эта форма оплаты хороша тем, что сотрудники сами решают, где они будут обедать, тем самым освобождая работодателя от дополнительной бумажной волокиты и необходимости заключать договор с заведением общественного питания. В подобных случаях, нужно также прописывать выплату компенсации на питание в трудовых и коллективных договорах, а затем при помощи специального нормативного акта устанавливать ее размер.

К сведению! Во многих компаниях работодатели проявляют лояльность по отношению к сотрудникам, разрешая им дневные чаепития за счет компании.

То есть, организация приобретает чай, кофе, воду, сладости на весь коллектив. Возникает вопрос надо ли начислять НДФЛ на стоимость приобретаемых в офис компании напитков и еды? Нет, не нужно! Поскольку доход в виде натуральных продуктов питания не прописан под каждого конкретного сотрудника, то отсутствует сам объект налогообложения. При этом НДС на все эти вкусности рассчитать все-таки будет необходимо, поскольку, со стороны работодателя, угощения считаются безвозмездной передачей товаров, а значит, являются объектом НДС.

Кейтеринг – доставка обедов в офис

Привоз обедов прямо на рабочее место приобретает в последнее время все большее распространение. Называется такая доставка – кейтеринг, и подразумевает под собой организацию питания соответствующими заведениями на выезде.

Чтобы правильно оформить такой тип питания на предприятии, нужно опять же закрепить это документально, на уровне коллективного договора. Существует три возможных варианта по проводкам кейтеринга:

Работодатель платит только за услуги кейтеринговой фирмы. В этом случае, все затраты отражаются в налоговой базе аналогично расходам на комплексные обеды;
Если работодатель приобретает обеды, а потом перепродает их своим сотрудникам, то отражать расходы и доходы по данным операциям следует в «Прочие доходы и расходы» или в «Продажи»;
Третий вариант – если компания покупает обеды и бесплатно кормит ими работников, то учет таких покупок нужно вести по строке «Материалы».

Обеды по договору

Довольно часто предприятия и организации предпочитают заключать договоры на питание сотрудников с каким-то определенным заведением общественного питания. Как правило, это близлежащая столовая, кафе или буфет. При подобном сотрудничестве в договорах четко прописываются все условия предоставления услуг, в том числе время обеда, количество сотрудников, стоимость одного обеда и т.д. Денег на обеды на руки работники предприятия не получают, а для отчетности по обедам расписываются в специальных журналах и ведомостях или же предъявляют пропуск.

Расчеты между работодателем, обеспечивающим обеды персонала в данном учреждении и самим учреждением общественного питания нужно отражать в общем порядке по строке «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Кухня в офисе

В последние годы многие компании стали перестраивать один из офисных кабинетов в кухню для общего пользования персонала. Такие кухни, как правило, оборудованы всем необходимым: мойкой, мебелью, бытовой техникой, кухонной утварью.

Требования к оснащению и содержанию подобных помещений прописаны в СНиП, в частности в них говорится о том, что использовать кухни на территории офиса можно только при условии, когда количество рабочего персонала на предприятии не выше 30 человек в смену.

Если компания выбрала именно этот путь для обеспечения питания сотрудников, то в коллективном договоре следует прописать пункт о предоставлении сотрудникам данного помещения в качестве кухни. Заодно он позволит обосновать расходы на переоборудование кабинета в обеденную комнату.

Что касается бухгалтерского учета, то все покупки и затраты на кухню нужно учитывать как «Прочие расходы». В тех случаях, когда цена кухонного оборудования выше 40 тысяч рублей, при сроке его службы более года, гасить ее придется через начисление амортизации.

Таким образом, существует несколько наиболее часто встречающихся способов организации питания сотрудников работодателем во время рабочего дня. Руководство каждой компании выбирает оптимальный путь с учетом собственных возможностей и интересов персонала. Но, независимо от того, какой способ выбран, главное – не забыть прописать его суть в коллективном трудовом договоре.

Расходы на питание сотрудников: компенсации и налогообложение

Денежная компенсация питания сотрудникам может выплачиваться по желанию работодателя в целях повышения лояльности персонала. Правда, она создает дополнительный доход работнику, за который придется удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Порядок выплаты денежной компенсации взамен бесплатных обедов

Согласно ст. 222 ТК РФ работодатель обязан предоставлять специальное питание (спецпит) только персоналу, трудящемуся во вредных и особо вредных условиях. Перечень продуктов и их количество закреплены Приказом Минтруда № 291н от 12.05.2022 . Продукты должны выдаваться бесплатно, удержание за питание сотрудников из их зарплаты в рамках этой нормы не допускается.

Остальных работников кормить необязательно, но не запрещено. Некоторые работодатели обеспечивают обеды всему персоналу, чтобы расположить его к себе:

выдают бесплатный чай, кофе и сахар;
заказывают доставку еды;
открывают собственные столовые.

Вместо обедов может быть предусмотрена и оплата стоимости питания работников по типу ежемесячной компенсации. Причем деньгами допускается заменять не только бесплатные (корпоративные) обеды, но и специальное питание. Чтобы бухгалтерия могла выдавать деньги, придется закрепить такую возможность в коллективном или трудовом договоре, ином локальном акте организации — например, положении об оплате труда или о предоставлении льгот персоналу.

В документе предусмотрите: кому, когда и в каком объеме будут выдаваться продукты или комплексные обеды. Если готовы компенсировать работникам их стоимость, то укажите, сколько раз в месяц должна производиться доплата за питание сотрудникам, в какие даты и каким путем — на карту или наличкой. Большинство предприятий добавляют компенсацию к зарплате работников, но некоторые заводят им дополнительные корпоративные карты (по типу транспортных), куда ежемесячно «падает» некая сумма средств, которыми работник вправе расплачиваться в любимых местах общепита.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить документально питание сотрудников. Используйте эти инструкции бесплатно.

Размер суммы в документе указывать нет смысла. Скорее всего, вам придется ее периодически индексировать из-за инфляции и роста цен. Чтобы избежать бумажной волокиты в будущем, в договоре или акте закрепите только возможность замены обеда компенсацией. Но поясните, что конкретную сумму утверждает руководитель отдельным приказом — например, раз в 6 или 12 месяцев.

Продумайте порядок выдачи персоналу компенсационных выплат — обязательно ли вам от них заявление на возмещение питания сотрудникам, должны ли они предоставлять чеки и т. д. Что касается выплаты за спецпит, то здесь правила уже утверждены законодателем. Работник вправе получить деньги, предоставив работодателю письменное заявление (ст. 222 ТК РФ). На его основе создается приказ, и минимум раз в месяц выплачивается стоимость молока или других равноценных продуктов.

Образец заявления о замене выдачи молока компенсационной выплатой

Облагается ли налогами питание работников

Спецпит и выплаты за него налогообложению не подлежат. Работодатель не удерживает НДФЛ за такое питание из дохода работника и не платит страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст.422 ). Но только в пределах норм, которые закреплены Приказом № 291н. Если выдали молока больше, чем положено, то на излишек уже должны начислить и НДФЛ, и взносы.

В случаях добровольного кормления персонала руководство организации должно понимать, что тем самым создает людям доход (продуктами или деньгами), который следует включать в налоговую базу по НФДЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ ). Но не все так однозначно: налогообложение питания сотрудников на предприятии зависит от персонификации дохода каждого работника.

Когда обеды выдаются порционно, то исчислить НДФЛ не составит труда. Но если питание организовано по типу шведского стола или чай с сахаром стоят на кухне в свободном доступе, то вы никогда не узнаете, кто из работников сколько взял. Следовательно, и налог рассчитать не сможете.

Мнение о персонификации разделяют и сами чиновники. Так, в Письме Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881 они пишут аналогично про НДС. Если известна стоимость обеда каждого работника, то получится не только начислить налог, но и использовать вычет НДС, предъявленного по выданным товарам. Но когда такие данные получить нереально, то ни объекта для НДС, ни права на его вычет не будет. Денежная компенсация питания работников НДС не облагается.

Возможность отнесения затрат организации по питанию персонала на расходы по оплате труда с целью уменьшения налога на прибыль зависит от коллективного или трудового договора. Если там закреплена такая норма, то бухгалтерия вправе вычитать их стоимость при определении налоговой базы.

Но есть еще условие: известны персональные расходы организации на питание работников, и НДФЛ удержан с каждого из них. В противном случае налоговики не поймут, куда ушли купленные продукты (персоналу или себе домой). Если индивидуальных данных нет, то и причислить потраченные деньги к расходам на работников не получится — об этом прямо сказано в Письме Минфина № 03-01-10/7881.

Упрощенцы с объектом «Доходы минус расходы» тоже вправе уменьшать единые налоги на питание сотрудников, если выполнят те же условия ( ст. 346.16 НК РФ ).

Нужно ли платить страховые взносы за питание персонала

В отношении страховых взносов позиция неоднозначная — мнения чиновников и Верховного Суда расходятся.

Минфин и ФНС сообщают, что если обеды необязательны, но организация решила из своих средств кормить персонал, то создала им доход, с которого должна не только удержать НДФЛ, но и заплатить взносы в страховые фонды. Причем денежная компенсация тоже не освобождается от взносов, поскольку не содержится в перечне сумм, не подлежащих обложению ( ст. 422 НК РФ ).

Казалось бы, работодатель делает доброе дело — бесплатно кормит трудящихся. Работодатели не понимают, почему должны оплачивать еще и взносы. Налоговики же в этом вопросе непреклонны. Если бухгалтер мог персонифицировать доход работников, но не заплатил взносы, то инспекторы доначисляли их, штрафовали и выставляли пени. Правда, несогласные работодатели обращались в суд и выигрывали дело.

Действительно, судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу работодателей. Бесплатные обеды или компенсацию судьи не считают оплатой труда и запрещают облагать взносами (Определение ВС РФ от 19.05.2021 № 302-ЭС21-2582). По их мнению, это всего лишь выплата социального характера, поскольку не зависит от квалификации работника и условий труда, не является стимулированием.

Тем не менее вопрос, облагается ли питание сотрудников страховыми взносами, остается открытым. У юристов до сих пор нет однозначного ответа. Большинство из них рекомендуют платить в фонды, чтобы избежать штрафов от контролирующих инстанций. Ну а тем, кто решит рискнуть, напоминают, что отмену санкций придется отстаивать в суде, хотя вероятность выигрыша и высока.

Как пообедать за счет работодателя

На сегодняшний день практически все организации предоставляют своим работникам определенный социальный пакет. Одни оплачивают медицинскую страховку, другие — фитнес-клубы и бассейны, третьи — сотовую связь и проезд. Одной из составляющих соцпакета является, в частности, организация питания сотрудников. Представить свои разъяснения по учету таких затрат согласилась Анастасия Ивлева, генеральный директор ООО «Налоговый прайм».

Обязанность работодателя предоставлять бесплатное питание работникам в Трудовом кодексе не установлена. Однако согласно статье 22 ТК РФ компания обязана создать сотрудникам условия труда, которые соответствуют государственным нормативам. Так, на основании статьи 108 ТК РФ в течение рабочего дня им должен предоставляться перерыв на обед.

Как правило, работодатель готов частично или полностью оплачивать расходы, связанные с питанием сотрудников. Эти условия можно предусмотреть в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ) или же в трудовом соглашении либо в других локальных нормативных актах организации, которые регламентируют внутренний распорядок.

Организовать питание работников можно различными способами, и наиболее распространенными из них можно считать:

кейтеринг — приобретение готовых обедов у специализированных организаций (с доставкой обедов в офис);
создание собственной столовой;
выплата денежной компенсации на питание.

Налогообложение каждого варианта имеет свои нюансы. Рассмотрим их подробнее.

Кейтеринг

Компании выгодно организовать питание сотрудников за счет привлечения для этих целей специальных служб. В этом случае сторонние фирмы доставляют готовые обеды непосредственно в офис организации. Задача компании — заключить договор, оплатить продукты и услуги и, наконец, начислить налоги. В соглашении со специализированной организацией необходимо предусмотреть условия поставки готовых обедов. Кроме того, нужно обговорить объемы поставок, цены, сроки доставки и т. д.

Что касается налога на прибыль, то учет расходов на питание сотрудников в данном случае зависит от того, предусмотрено или нет бесплатное питание в коллективном договоре с сотрудником. Если такого положения в нем не фигурирует, то на основании пункта 25 статьи 270 НК РФ «обеденные» издержки при определении базы по налогу на прибыль не учитываются. А вот если обязанность работодателя предоставлять бесплатные обеды отражена в коллективном (трудовом) соглашении, то соответствующие расходы уменьшают налоговую базу.

При расчете НДФЛ следует учитывать все доходы, полученные работником, как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ) Следовательно, стоимость пищи, предоставляемой компанией, облагается данным налогом. Так как питание сотрудники получают в натуральной форме, то пункт 1 статьи 211 НК РФ предписывает в этом случае определять налоговую базу по рыночным ценам с учетом НДС.

При расчете базы по единому социальному налогу нужно учитывать все выплаты и вознаграждения (п. 1 ст. 237 НК РФ). Таким образом, с сумм, которые работодатель тратит на питание сотрудников, нужно начислить ЕСН, но при том условии, что бесплатное питание предусмотрено коллективным (трудовым) договором. А вот объекта обложения НДС у организации в данном случае не возникает, так как предоставление готовых обедов персоналу не признается реализацией (пп. 1 п. 3 ст. 39 НК РФ). Аналогичную точку зрения высказали арбитры в постановлении ФАС Центрального округа от 6 марта 2007 г. № А68-АП-635/11-04.

Пример 1

ЗАО «Пронто» предоставляет своим работникам бесплатное питание. Данное условие предусмотрено коллективным договором. Готовую пищу в офис поставляет специализированная служба, с которой у ЗАО «Пронто» заключен договор на оказание услуг. Стоимость одного обеда составляет 120 рублей, включая НДС, в ЗАО «Пронто» работает 70 человек, обеды закупаются 22 дня в месяц. Бухгалтер ЗАО «Пронто» произвел следующие расчеты:

Общая стоимость обедов составляет 184 800 руб. (70 чел. × 120 руб. × 22 дн.);
НДС к вычету — 28 190 руб. (184 800 руб. × 18 / 118);
ЕСН — 48 048 руб. (184 800 руб. × 26%);
НДФЛ — 24 024 руб. (184 800 руб. × 13%).

Расходы на обеды (без учета НДС и ЕСН) уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, которая составит 204 658 руб. Таким образом, налог на прибыль будет равен 49 118 руб. (204 658 руб. × 24%).

Собственная столовая

Сложнее всего с точки зрения налогообложения организовать питание работников путем создания собственной столовой. Схемы выплаты налогов в этом случае зависят от того, обслуживаются ли в ней сторонние клиенты или только работники. Предположим, что бесплатное питание предусмотрено коллективным (трудовым) договором. Если в столовой питается только персонал организации, то затраты на содержание следует отнести к прочим расходам при расчете налога на прибыль (пп. 48 п. 1 ст. 264 НК РФ). К ним относятся затраты на освещение, отопление, электроснабжение, водоснабжение, ремонт помещений и т. д. Выплаты обслуживающему персоналу включаются в состав расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ). Продукты и посуда квалифицируются как материальные затраты (п. 1 ст. 254 НК РФ).

Так как расходы на содержание собственной столовой учитываются при налогообложении прибыли, то стоимость обедов облагается ЕСН. Обязательными будут и взносы в Пенсионный фонд. При этом для определения налоговой базы применяется рыночная стоимость обедов, которая может соответствовать, например, ценам аналогичных блюд, реализуемых сторонним посетителям (п. 4 ст. 237 НК РФ). На основании этих данных можно рассчитать доход работников, который они получают в натуральной форме в виде бесплатных обедов. Такие доходы облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 211 НК РФ). Кроме того, следует вести и персонифицированный учет таких поступлений, применяя, например, талоны на бесплатное питание.

«Неприбыльные» обеды

В том случае, если деятельность столовой является убыточной, то организация вправе вычесть размер убытка из налогооблагаемой прибыли, полученной от основной деятельности. Правда сделать это возможно лишь при соблюдении определенных условий:

цены в столовой должны соответствовать стоимости аналогичных блюд в специализированных организациях общественного питания;
затраты на содержание столовой не должны превышать обычных расходов других кафе;
условия оказания услуг существенно не отличаются от порядка, установленного для предприятий общественного питания.

Бесплатная передача права собственности на товары, работы и услуги является объектом обложения НДС. Следовательно, рыночную стоимость таких обедов необходимо включить в базу по указанному налогу (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). При этом не имеет значения, предусмотрено ли бесплатное питание сотрудников коллективным (трудовым) договором или нет.

Пример 2

ЗАО «Пронто» для обеспечения питания работников открыло собственную столовую, которая обслуживает только сотрудников организации. Обеды предоставляются бесплатно, и данный факт отражен в коллективном договоре.

Расходы столовой за август 2008 года составили 78 000 руб., в том числе:

стоимость продуктов, которые использовались для приготовления обедов — 40 000 руб., соответствующий размер НДС равен 6101,69 руб.;
амортизация основных средств — 12 000 руб.;
зарплата и налоговые начисления повара — 18 000 руб.;
коммунальные услуги — 8000 руб., соответствующий НДС — 1220,34 руб.

Стоимость обеда рассчитывается исходя из его рыночной стоимости и составляет 118 000 руб., в т. ч. НДС — 18 000 руб.

В августе 2008 года бухгалтер ЗАО «Пронто» при расчете налога на прибыль включит в доходы 100 000 руб. (118 000 — 18 000). При этом на расходы в налоговом учете нужно отнести затраты столовой в сумме 70 677,97 руб. (40 000 — 6101,69 + 12 000 + 18 000 + 8000 — 1220,34).

В расходах на оплату труда бухгалтеру ЗАО «Пронто» нужно учесть стоимость бесплатного питания с учетом НДС — 118 000 руб. С этой же суммы организация обязана исчислить следующие налоги:

ЕСН в сумме 30 680 руб. (118 000 руб. × 26%);
взносы в ПФР в сумме 16 520 руб. Сумма ЕСН (118 000 руб. × 14%);
НДФЛ дополнительно к зарплате нужно удержать в размере 15 340 руб. (118 000 руб. × 13%).

Кроме того, ЗАО «Пронто» должно начислить НДС. Сумма налога составит 18 000 руб. Компания имеет право принять к вычету 7322,03 руб. (6101,69 + 1220,34).

Если помимо работников организации в столовой обедают и сторонние клиенты, то такое учреждение признается объектом обслуживающих производств и хозяйств. При этом организация при исчислении налога на прибыль должна руководствоваться нормами статьи 275.1 НК РФ.

По деятельности столовой, которая реализует услуги сторонним лицам, у компании может возникнуть обязанность по применению ЕНВД. На основании подпункта 8 пункта 2 статьи 346.26 НК РФ организация, оказывающая услуги общественного питания через соответствующие объекты с залом обслуживания посетителей не более 150 м 2 , обязана выплачивать единый налог на вмененный доход. Однако в этом случае необходимо выполнить одно условие: система налогообложения в виде ЕНВД для указанного вида деятельности должна быть введена нормативным актом представительных органов муниципальных районов, городских округов, законами Москвы или Санкт-Петербурга. Сложность в этом случае заключается в том, что придется вести раздельный учет доходов и расходов, полученных в рамках различных налоговых режимов (п. 9 ст. 274 НК РФ).

Кроме того, немаловажным фактором является то, что при расчетах с работниками наличными деньгами в столовых обязательно должны применяться кассовые аппараты. Использование бланков строгой отчетности для предприятий общественного питания не предусмотрено.

внимание

Использование бланков строгой отчетности для предприятий общественного питания не предусмотрено.

Дотация на питание

Большинство организаций, которые не в состоянии открыть и содержать собственную столовую, решают проблему с питанием работников достаточно просто. Они выдают работникам денежную компенсацию — как правило, в фиксированной сумме, — и те самостоятельно определяют, где им обедать. Чаще всего к такой схеме прибегают небольшие фирмы.

Если выплата денежной компенсации расходов на питание предусмотрена коллективным (трудовым) договором, то организация вправе учесть такие затраты в составе расходов на оплату труда. Если условие о бесплатном питании не прописано в договоре с работником, то выплата такой компенсации производится за счет чистой прибыли, которая остается после налогообложения.

Если расходы на выдачу компенсации учитываются при налогообложении прибыли, соответственно, возникает объект обложения ЕСН и взносов в Пенсионный фонд. Кроме этого выплаченная дотация является доходом работника, и организация обязана включить ее в налоговую базу по НДФЛ. А вот объекта обложения по НДС у фирмы не возникает в связи с тем, что на основании подпункта 1 пункта 3 статьи 39 НК РФ денежное обращение не признается реализацией товаров, работ или услуг.

Настройка оплаты питания сотрудников в ЗУП 3.1

В организации установлена оплата питания. Оплата питания облагается НДФЛ и страховыми взносами. Стоимость питания одинакова для всех работников организации.

Настроим расчет оплаты питания в ЗУП 3.1.

Общее описание вариантов решения

Решение задачи будет зависеть от того, как организована оплата питания: сотрудникам предоставляется непосредственно питание или выплачивается денежная компенсация.

Вариант 1. Если сотрудникам предоставляется питание в натуральной форме, и компания оплачивает услуги сторонней организации, в ЗУП 3.1. оплату питания можно учитывать как натуральный доход. Для этого потребуется выполнить следующие шаги:

Создать новый Показатель ( Настройка – Показатели расчета зарплаты ) для учета стоимости питания. Основные параметры показателя – постоянный, вводится для организации.
Настроить Шаблон ввода исходных данных ( Настройка – Шаблоны ввода исходных данных ). Шаблон будет применяться при вводе значения показателя стоимости питания документом Данные для расчета зарплаты ( Зарплата – Данные для расчета зарплаты ).
Создать новое Начисление ( Настройка — Начисления ) для отражения оплаты питания. Назначение начисления – Доход в натуральной форме , способ выполнения – По отдельному документу Доход в натуральной форме .
Ежемесячно регистрировать оплату питания документом Доход в натуральной форме ( Зарплата – Натуральные доходы ).

Способ регистрации оплаты питания документом Доход в натуральной форме выбран специально. В этом случае будет возможность четко установить дату получения дохода для целей НДФЛ. По мнению Минфина – это день оплаты услуг питания поставщику. Подробнее – в статье Какую дату получения доходов указывать в учете НДФЛ при оплате питания сотрудников?

При расчете оплаты питания в документе Начисление зарплаты и взносов дата получения дохода для целей НДФЛ будет определяться как дата выплаты зарплаты сотрудникам. Чтобы соблюсти разъяснения Минфина по дате получения дохода, потребуются ручные корректировки учета по НДФЛ.

Вариант 2. Если сотрудникам выплачивается денежная компенсация стоимости питания, оплату питания учитываем как обычное Начисление , выплачиваемое в ЗУП 3.1. Основные шаги по настройке компенсации:

Создать новый Показатель для учета стоимости питания. Основные параметры показателя – постоянный, вводится для организации.
Настроить Шаблон ввода исходных данных . Шаблон будет применяться при вводе значения показателя стоимости питания документом Данные для расчета зарплаты .
Создать начисление Компенсация питания . Назначение начисления – Компенсационные выплаты , способ выполнения – Ежемесячно .
Назначить Начисление сотрудникам организации в плановом порядке. Это можно сделать:
- Документами изменения оплаты ( Кадры – Изменение оплаты сотрудников ). Например, документами Изменение плановых начислений или Назначение планового начисления .
- Кадровыми документами ( Прием на работу , Кадровый перевод ).
Компенсация будет ежемесячно рассчитываться в документе Начисление зарплата и взносов .

На шаге 3 потребуется указать способ выполнения По отдельному документу Разовое начисление .
Шаг 4 пропускаем.
На шаге 5 вместо документа Начисление зарплата и взносов регистрируем компенсацию документом Разовое начисление ( Зарплата – Разовые начисления ).

Рассмотри варианты настройки оплаты питания настройки на примерах.

Вариант 1. Настройка нового начисления для оплаты питания.

Настройка формулы для оплаты питания
Регистрация оплаты питания

В организации установлена оплата питания. Расчет оплаты за месяц происходит по схеме: [Отработано дней * Стоимость дня питания] . Оплата питания облагается НДФЛ и страховыми взносами. Стоимость дня питания одинакова для всех работников организации.

Базин А.В. в марте часть месяца болел. Норма дней по производственному календарю в марте – 22 дня. Сотрудник отработал в месяце 18 дней.

Настроим расчет оплаты питания и рассчитаем стоимость питания для Базина А.В. за март.

Создадим новый Показатель для учета стоимости дня питания. Укажем назначение показателя – для организации, используется постоянно.
Создадим Шаблон ввода исходных данных для документа Данные для расчета зарплаты , которым будем вводить значение показателя Стоимость дня питания . На вкладке Показатели зарплаты отметим флажком Стоимость дня питания .Введем значение показателя Стоимость дня питания документом Данные для расчета зарплаты .
Создадим новое Начисление . На вкладке Основное укажем назначение начисления – Доход в натуральной форме . Способ выполнения начисления будет выбран автоматически По отдельному документу Доход в натуральной форме . Формула расчета для начисления – СтоимостьДняПитания*ВремяВДнях .

Если нет возможности выбрать назначение начисления Доход в натуральной форме , проверьте Настройку состава начисления и удержаний ( Настройка – Расчет зарплаты ). На вкладке Прочие начисления должен быть установлен флажок Регистрируются натуральные доходы .

На вкладке Учет времени для начисления оплаты питания выберем вид времени Рабочее время .На вкладке Приоритет укажем перечень вытесняющих начислений. За дни, когда будут действовать эти начисления, оплата питания рассчитываться не будет.Оплата питания не должна увеличивать средний заработок работников. Поэтому на вкладке Средний заработок проверим, что флажок Включать в базу начислений при расчете среднего заработка сброшен.На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем, что начисление облагается НДФЛ и выберем код дохода 2510 . Вид страховых взносов – Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами . Вид дохода исполнительного производства – 1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания .

Несмотря на то, что натуральные доходы не входят в базу для расчета удержаний по исполнительным документам, оплату питания все же следует включать в расчет удержаний. Такой порядок прописан в пп. Р п. 2 Постановления Правительства РФ 02.11.2021 N 1908.
Поэтому при настройке начисления выберем вид дохода исполнительного производства 1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания . Оплату питания также потребуется включить в состав расчетной базы для Удержания по исполнительному документу ( Настройка – Удержания ).

Так как натуральный доход не увеличивает сумму к выплате по сотрудникам, то формирование документа Ведомость ( Выплаты – Все ведомости на выплату зарплаты ) на сумму оплаты питания не предусмотрено. НДФЛ с оплаты питания будет удержан при окончательной выплате заработной платы.

300 (Стоимость дня питания) * 18 (рабочих дней в марте) = 5 400 руб.

Результат расчета в документе Доход в натуральной форме совпал с нашими вычислениями.

В Расчетном листке ( Зарплата – Отчеты по зарплате ) оплата питания будет отражена в разделе Справочно .

Вариант 2. Компенсация питания сотрудникам.

В организации установлена оплата питания. Расчет оплаты за месяц происходит по схеме: [Сумма компенсации за месяц * Отработано дней / Норма дней] . Сумма месячной компенсации питания для сотрудников – 4 500 руб. Оплата питания облагается НДФЛ и страховыми взносами. Стоимость питания за месяц одинакова для всех работников организации.

Базин А. в марте часть месяца болел. Норма дней по производственному календарю в марте – 22 дня. Сотрудник отработал в месяце 18 дней.

Настроим расчет оплаты питания и рассчитаем стоимость питания для Базина А.В. за март.

Создадим новый Показатель для учета стоимости питания за месяц. Выберем назначение показателя – для организации, используется постоянно.
Создадим Шаблон ввода исходных данных для учета суммы месячной компенсации питания. На вкладке Показатели зарплаты отметим флажком показатель Сумма компенсации питания .Введем размер компенсации за месяц документом Данные для расчета зарплаты .
Создадим новое Начисление . На вкладке Основное укажем назначение начисления – Компенсационные выплаты . Начисление выполняется Ежемесячно . Формула — СуммаКомпенсацииПитания/НормаДней *ВремяВДнях .На вкладке Учет времени выберем вид времени Рабочее время .На вкладке Приоритет заполним список вытесняющих начислений. За дни, когда будут действовать эти начисления, компенсация питания рассчитываться не будет.Компенсация питания не должна увеличивать средний заработок работников. Проверим, что на вкладке Средний заработок флажок учета начисления в среднем заработке сброшен.

На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем, что начисление облагается НДФЛ по коду дохода 4800 . Вид дохода для страховых взносов – Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами .

Согласно пп. Р п. 2 Постановления Правительства РФ 02.11.2021 N 1908 компенсацию питания следует включать в расчет удержаний по исполнительным документам. Поэтому при настройке начисления выбираем вид дохода исполнительного производства 1 — Заработная плата и иные доходы с ограничением взыскания .
Компенсацию питания также потребуется включить в состав расчетной базы для Удержания по исполнительному документу .

Назначить компенсацию можно также с помощью кадровых документов: Прием на работу , Кадровый перевод ( Кадры – Прием, переводы, увольнения ).

4 500 (Стоимость питания) / 22 (норма дней за март) * 18 (отработанное время в марте) = 3 681,82 руб.

Результат расчета в документе Начисление зарплаты и взносов совпал с нашими вычислениями. В Расчетном листке компенсация питания будет отражена в разделе Начислено .

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:ЗУП, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно