Глава 4. Положения, правила, инструкции
188. Положение принимается в случае необходимости установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции структурного подразделения Правительства.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкция является документом длительного действия (до замены новой).
Методические рекомендации принимаются с целью установления единообразной правоприменительной практики и оказания методической помощи структурным подразделениям при решении вопросов, связанных с основной сферой деятельности.
189. Положения, правила, инструкции, методические рекомендации утверждаются путем издания приказа об их утверждении или проставлением грифа утверждения должностным лицом.
190. Приказ, как правило, издается в случае, если требуется перечислить необходимые организационные мероприятия, указать исполнителей и сроки исполнения, лиц, ответственных за контроль выполнения.
191. Порядок подготовки и оформления проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки и оформления проектов приказов.
192. В том случае, если проект положения (правил, инструкции) утверждается приказом, текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Если же положение (правила, инструкция) утверждается как самостоятельный документ (кроме должностных инструкций), то его текст печатается на общем бланке шрифтом 13 размера через 1,5 межстрочных интервала.
193. Заголовок к тексту положения (правил) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос «Кого? Чего?».
Заголовок должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на который распространяются требования разрабатываемого документа.
194. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.
В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «имеет право», «рекомендуется».
195. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
196. Основной текст положения (правил, инструкции) по определенной логической схеме может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Главы (разделы) нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты — арабскими.
197. Пункты нумеруют в пределах раздела. Номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.).
198. Главы должны иметь названия. Заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текста и могут быть выделены полужирным шрифтом.
Пример оформления положения приведен в приложении N 4 к настоящей Инструкции.
<< Глава 3. Совместные приказы |
Глава 5. >> Протокол |
Содержание Постановление Правительства Калининградской области от 10 апреля 2017 г. N 180 «Об утверждении инструкции по делопроизводству. |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Разница между положением и инструкцией
Деятельность предприятия и организации регламентирована большим количеством документов, чьи правила распространяются на ограниченный круг лиц. Многообразие таких актов порождает путаницу в головах исполнителей, ведь разобраться во всех тонкостях нормотворчества непросто. Особенно часто путают положения и инструкции, так как они во многом схожи. Тем не менее, есть несколько важных отличий, о которых следует знать делопроизводителю и кадровику.
Определение
Положение – внутренний нормативный документ, имеющий обобщённый характер и определяющий функции, полномочия и структуру одного или нескольких подразделений организации, порядок создания и роспуска временных исполнительных органов, совокупность организационно-трудовых отношений. Он распространяется на большое количество работников и носит императивный характер.
Инструкция – нормативно-управленческий акт, определяющий совокупность норм и правил, регламентирующий конкретное направление деятельности, порядок проведения работ, способы реализации задач, стоящих перед должностным лицом, ответственность за их несоблюдение. Важнейшая задача инструкции – конкретизировать обобщённые нормы, разъяснить работнику правила поведения в штатной и внештатной ситуации.
Сравнение
Таким образом, данные документы отличаются между собой как предназначением, так и структурой, иерархичностью. Положения носят приоритетный характер, именно на их основе разрабатываются должностные инструкции. Первый вид нормативных актов в значительной степени обобщён, так как его задача – организовать работу. В состав инструкции входят такие элементы, как общие вопросы, права и обязанности должностного лица, ответственность за нарушение установленных правил. В объём положения входят следующие элементы: функции и задачи органа, права его членов, а также порядок создания (организации).
Выводы TheDifference.ru
- Круг затрагиваемых вопросов. Положение носит общий характер, а инструкция – более прикладной.
- Иерархия. Инструкции разрабатываются в соответствии с требованиями положений и не должны им противоречить.
- Структура. Инструкция определяет должностные обязанности лица, его права и ответственность, положение – основные задачи органа, функции, права должностных лиц и порядок организации их работы.
(3 оценок, среднее: 4,00 из 5)
В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?
Разница – в цели создания и функциональном назначении видов документов. Вид документа – обобщенное название совокупности документов, принадлежащих к определенной системе документации и связанных между собой по признакам содержания и целевого назначения.
В процессе разработки инструкции по делопроизводству регламентируют прежде всего работу с документами, принадлежащими к системе организационно-распорядительной документации, в которой есть следующие подсистемы:
- организационная документация (документы этой подсистемы являются правовыми актами);
- распорядительная документация (документы этой подсистемы – также правовые акты);
- справочно-информационные документы;
- документы по личному составу;
- договорная документация.
Положение, правила, инструкция, а также устав, штатное расписание, структура и штатная численность являются документами подсистемы организационной документации. К организационным документам относятся и новые виды создаваемых в настоящее время документов – концепция, стратегия, политика.
На общепонятийном уровне определения видов организационных документов закрепляются словарями – энциклопедическими, русского языка и специальными отраслевыми.
В профессиональной сфере делопроизводства и архивного дела названия видов документов должны, конечно же, употребляться в терминологическом значении. Рекомендуем проанализировать цели создания и функциональное назначение организационных документов, которые закреплены в определениях их видов, зафиксированных в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
- «положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения»;
- «инструкция – правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан».
Такую же юридическую природу имеют регламент и правила, определения и функциональное назначение которых были зафиксированы отраслевым словарем – Кратким словарем видов и разновидностей документов (М., 1974):
- «регламент – свод правил, определяющих порядок работы учреждения, предприятия»;
- «правила – свод обязательных для выполнения требований, норм».
В словарях фиксируется актуальное употребление того или иного слова в конкретном значении. В настоящее время новый словарь видов и разновидностей управленческих документов готовит ВНИИДАД, обобщая современную практику. Регламент как свод правил (название вида известно с 18 века, с петровских времен), правила и положение как свод правил, регулирующих определенную отрасль или направление деятельности, одинаково допустимы для наименования видов издаваемых организационных документов.
Опыт «лучших практик» показывает, что в настоящее время организации самостоятельно устанавливают видовой состав издаваемых организационных документов, разрабатывая и утверждая на высшем уровне принятия решений (совет директоров, правление) соответствующий стандарт или классификатор видов и разновидностей документов, которые подлежат обязательному применению в данной организации (конечно же, с учетом классификатора бизнес-процессов, классификатора функций или вопросов и участков деятельности организации). При разработке подобного стандарта учитываются требования действующего законодательства, указания вышестоящих и контролирующих организаций, «лучшие практики» и обычаи делового оборота, практика государственных органов и органов местного самоуправления. Определяются подробно цель создания, функция и даже структура текста (в общем виде) применяемого организационного документа.
В организации могут издаваться административные регламенты (по функциям и услугам, если брать пример с государственных органов) и технические регламенты (преимущественно по производственным процессам, по процессам контроля и поверки приборов и оборудования; обратите внимание, что на федеральном уровне утверждаются технические регламенты на продукцию, имеющие силу федерального закона).
Исходя из требований законодательства в государственных органах разрабатываются и утверждаются положения о подразделениях и служебные должностные регламенты.
Должностные инструкции, положения о должностях руководителей (например, положение о должности генерального директора, положение о должности члена совета директоров и т.п.) и положения о структурных подразделениях разрабатываются в организациях на основе требований подзаконных нормативных правовых актов.
Производственный процесс в целом может регламентироваться инструкцией, а одна из его составных частей (один из процессов) возможно регламентировать правилами его реализации, схемой или блок-схемой.
Регламентация видового состава документов в процессе разработки и регламентации процедуры, бизнес-процесса, функции и услуги (государственной, муниципальной, оказываемой клиентам организации и т.п.) способствует управляемости организации, повышает качество управления, позволяет оценивать его по показателям эффективности и обеспечивать реальный переход на электронный документооборот.
Чем отличается регламент от порядка, инструкции и положения – сравнение
Стандартизация деятельности компании или подразделения требует принятия множества документов, каждый из которых отличается определенными особенностями. Чтобы получить требуемый результат, важно учесть все нюансы. Потому многих руководителей и сотрудников фирм интересует, чем конкретно отличается регламент от инструкции. Эти документы имеют много нюансов и особенностей, которые касаются структуры, целей, оформления.
Определение
Чтобы разобраться в особенностях каждого из нормативных документов, рекомендуется проанализировать терминологию.
Регламент
Самое распространенное определение гласит, что регламент – это особый нормативно-правовой акт внутреннего использования, который устанавливает определенный порядок деятельности и описывает внутреннюю организацию.
К примеру, в Российской Федерации есть регламенты для Государственной думы, Генеральной прокуратуры, Совета Федерации и других органов. Так, регламент Госдумы устанавливает порядок ее работы, наличие комитетов, особенности их формирования и упразднения, а также много других вопросов.
Filling out paperwork
Съезды партий, которые проводятся каждый год, как правило, утверждают постоянный регламент. При этом его положения используются при наступлении определенных событий.
Изредка такой термин применяют для обозначения свода определенных правил, которые используются в узкой сфере деятельности. В этом значении регламент не считается нормативно-правовым актом, но тоже применяется для регулирования поведения граждан. Например, зачастую принимают регламенты проведения спортивных состязаний. Их действие касается исключительно участников таких мероприятий. Причем они отличаются ограниченным периодом действия.
Еще одним редким обозначением регламента считается наименование нормативно-правового акта, который обладает неограниченным распространением и выражает властные полномочия органов управления государством. При этом в РФ таких регламентов нет.
Инструкция
Под этим термином понимают правовой акт, который издается государственным управляющим органом с целью установления определенных правил. Они регулируют разные сферы деятельности – организационные, финансовые, технологические или научно-технические. Инструкции издают различные предприятия, учреждения, организации. Также это могут делать должностные лица и граждане.
Положение
Этим словом называют внутренний нормативный документ, который отличается обобщенным характером и определяет структуру, функции и полномочия одного или сразу нескольких подразделений. Также документ регулирует порядок создания и роспуска временных исполнительных органов и сочетание организационно-трудовых отношений. Положение затрагивает сразу много сотрудников и отличается императивным характером.
В основе положения присутствуют следующие языковые черты:
- применение специальных терминов и слов, которые относятся к канцелярской речи;
- трафаретное изложение текста;
- использование рубрицирования.
Порядок
Под этим термином понимают документ третьего уровня. Он определяет последовательность выполнения действий в структуре одного процесса.
Чем отличается
Отличие регламента от инструкции затрагивает много моментов. Это касается структуры документов, целей их применения и других нюансов.
Цели использования на предприятии
Регламентации часто подлежит следующее:
- процессы, которые требуется регламентировать по законодательству;
- типовые процессы;
- процессы, в которых участвует много людей и объектов;
- дорогостоящие процессы;
- процессы, которые важны для клиентов;
- процессы, которые нуждаются в повышении прозрачности.
Для кого
С правовой точки зрения, регламенты и инструкции регулируют горизонтальные взаимодействия подразделений и работников организации. Это значительно упрощает процесс управления. При этом действие регламента может распространяться и на государственные управленческие органы.
По содержанию
Организации часто регламентируют следующие процессы:
- обслуживание клиентов и развитие отношений с ними;
- обеспечение организации требуемыми ресурсами – к ним относят управление платежами, договорами, персоналом;
- обеспечение работы самого предприятия – это касается безопасности и документооборота, функционирования управленческих и контролирующих органов.
Кто разрабатывает и утверждает в организации
Разработкой документации занимаются соответствующие подразделения компании. Так, должностные инструкции составляет отдел кадров, а регламенты – узкоспециализированные отделы. В любом случае, утверждением таких документов занимается руководство компании.
Сроки хранения
Длительность хранения документации зависит от ее разновидности. К примеру, должностные инструкции хранятся в течение 75 лет или постоянно. При внесении изменений старый документ требуется утилизировать спустя 3 года. Регламенты хранят, пока они остаются актуальными.
Сравнительная таблица
Чтобы разобраться, в чем именно разница между документами, стоит обратить внимание на таблицу:
Инструкция | Регламент |
Представляет собой документ, который устанавливает определенную последовательность действий или операций. Они направлены на выполнение конкретного вида работ. | Представляет собой документ, который определяет, какие именно работы требуется выполнять. |
Носит прикладной характер. | Отличается еще большей детализацией. |
Касается сотрудников предприятия или работы организации. | Часто затрагивает работу предприятия или определяет порядок проведения конкретных мероприятий. |
Выводы
Регламент и инструкция представляют собой важные документы предприятия, которые определяют особенности его работы. Они касаются особенностей работы компании и помогают проводить ее деятельность. Несмотря на целый ряд общих характеристик, такие бумаги характеризуются и существенными отличиями, которые затрагивают цели использования, структуру, порядок составления и оформления.