Как принять сотрудника на удаленную работу по тк рф

Образец трудового договора с дистанционным работником — 2023

Удаленный труд предполагает, что выполняемая сотрудником работа осуществляется им не на том месте, которое создается и контролируется работодателем. Действующая редакция ТК РФ описывает 2 варианта такого труда:

надомный (гл. 49), при котором место работы для работника определено как место его жительства;
дистанционный (гл. 49.1), когда место работы не устанавливается и работник вправе выбирать его сам.

У обоих вариантов много общего:

взаимоотношения между удаленным сотрудником и работодателем базируются на тех же положениях ТК РФ, которые распространяются на обычных работников, с учетом особенностей, возникающих в силу особого характера удаленного труда;
работник может не появляться по месту нахождения работодателя или бывать там изредка по мере необходимости, но при этом считается находящимся на работе;
время, затрачиваемое на труд, работодателем не контролируется, и работник может сам регулировать периоды труда и отдыха;
объем поручаемой сотруднику работы должен обеспечивать для него возможность соблюдать установленную законодательством продолжительность рабочего времени и чередовать периоды труда и отдыха;
средства труда, участвующие в выполнении работы, могут принадлежать как работнику, так и работодателю;
работнику положена компенсация расходов, понесенных им в процессе выполнения работы, в т. ч. за использование принадлежащего ему имущества;
специально оговаривается порядок взаимодействия по передаче работнику задания на работу и получению от него результатов труда;
для работодателя перечень его обязанностей по отношению к работнику в части вопросов охраны труда ограничивается проведением инструктажа, обеспечением медицинского обслуживания и необходимостью расследовать несчастный случай с работником, если такой будет иметь место, при этом он должен обеспечивать надомников средствами спецзащиты и контролировать условия их труда;
в трудовой договор могут включаться особые основания для увольнения.

Надо ли оформлять табель на работающих удаленно сотрудников, читайте в статье «Нужно ли вести табель на сотрудника надомника?».

Внимание! С 2021 года вступили в действие изменения в правилах оформления и организации дистанционной работы. Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробный обзор закона, внесшего изменения в ТК РФ. Получите бесплатный демо-доступ к КонсультантПлюс и переходите в обзорный материал, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Различия во взаимоотношениях с дистанционным работником и с надомником

Кроме общего, между надомной и дистанционной работой есть ряд существенных различий:

надомник привязан к определенному месту, на котором выполняется работа, в то время как работающий дистанционно может выполнять работу в любом удобном для него месте;
надомнику разрешено привлекать к выполнению работы членов своей семьи, а дистанционный работник делает работу сам;
надомник создает вещи материального характера, требующие вложения в них исходных материальных затрат, а работа дистанционного характера приводит к созданию интеллектуальных продуктов;
работа надомником требует осуществления непосредственного взаимодействия с работодателем при получении от него исходных материалов (если их предоставляет работодатель) и передаче ему готовой продукции, а с работающим дистанционно все подобное взаимодействие осуществляется посредством электронных средств связи;
для дистанционного работника могут устанавливаться:
- режим труда, согласованный с работодателем;
- право применения усиленной квалифицированной электронной подписи создаваемых документов;
- особые условия в части охраны труда, обеспечения процесса труда, предоставления отпусков.
Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

ТК РФ не содержит запрета на удаленную работу для совместителей. Заключая договор о такой работе с совместителем, следует помнить о правилах, установленных гл. 44 ТК РФ, в силу которых для совместителя:
- рабочее время определяется как половина нормальной продолжительности рабочего дня, и, соответственно, объем выполняемой им работы будет вдвое меньше, чем у обычного работника;
- предоставление отпуска происходит одновременно с отпуском по основному месту работы;
- не действуют гарантии, положенные лицам:
  - работающим в районах Крайнего Севера;
  - совмещающим работу и учебу;
  - прекращение договора возможно с предупреждением об этом за 2 недели в случае приема для выполнения тех же функций другого работника, оформляемого на основное для него место работы.
  Подробнее об особенностях оформления на работу совместителя читайте в материале «Как правильно оформить работу по совместительству по ТК РФ?».
  
  Особенности оформления кадровых документов при дистанционном труде
  
  Прием работника на удаленную работу не освобождает работодателя от обязанности обмена документами с ним с целью:
  - получения от работника всех необходимых сведений о нем;
  - предоставления работником оригиналов и копий документов, имеющих значение для трудоустройства и дальнейших расчетов по оплате труда;
  - оформления подписываемого обеими сторонами трудового договора и возможных дополнений к нему;
  - ознакомления работника под подпись с внутренними нормативными актами;
  - получения работником справок от работодателя.
  ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 страховое свидетельство не выдается. Взамен введен документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета и содержащий сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета. Если работник заключает трудовой договор впервые, то он должен самостоятельно получить документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
  
  Но если с надомником такой обмен можно совершить при непосредственном контакте в момент получения материалов для работы или передачи готовой продукции, то для дистанционного работника такой способ не всегда доступен. Поэтому взаимодействие с ним и в отношении кадровых документов разрешено осуществлять с применением электронных средств связи. При этом документы, которые работник должен представить работодателю в оригинале, подлежат пересылке обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
  
  В отношении прочих документов возможны такие варианты электронного обмена:
  - через обычную электронную переписку с последующей отправкой почтой тех бумаг, которые работнику и (или) работодателю нужно иметь в оригинале;
  - с использованием электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, причем от получателя обязательно направление ответного подтверждения.
  Посредством электронных документов допускается осуществлять:
  - знакомство с внутренними нормативными актами;
  - подачу заявлений;
  - предоставление объяснений.
  Возможности электронного взаимодействия при заключении трудового соглашения
  
  Согласование условий трудового соглашения, заключаемого с дистанционным работником, осуществляется в процессе электронной переписки. Но окончательный вариант этого документа должна иметь в бумажном варианте каждая из сторон. Поэтому ст. 312.2 ТК РФ обязывает работодателя не позже 3 календарных дней с момента заключения договора путем обмена электронными документами направить работнику согласованный текст договора (или дополнительного соглашения к нему) обычной почтой заказным письмом с уведомлением.
  
  Документы, необходимые для трудоустройства (паспорт, трудовую книжку (при наличии в бумажном виде), документы о регистрации в системе персучета ПФР, воинском учете и об образовании, справки), можно подать работодателю в электронном виде. Если он сочтет такое представление недостаточным, то ему почтой заказным письмом направляются нотариально заверенные копии этих бумаг.
  
  В отношении двух видов документов, нужных для трудоустройства, для дистанционных работников установлен особый порядок оформления:
  - запись в трудовой книжке (либо сама трудовая книжка при первом оформлении трудового договора работником) по соглашению между работником и работодателем может не оформляться, но если такого соглашения нет, то книжку надо передать работодателю лично или через почту заказным письмом.
  ВАЖНО! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Если сотрудник впрервые устраивается на работу, бумажная трудовая книжка ему не заводится.
  
  Если запись о дистанционной работе не вносится в трудовую книжку, то основанием для подтверждения трудового стажа за период такой работы будет являться трудовой договор. И в этом случае факт наличия его оригинала на руках у работника приобретает особое значение.
  
  О том, для чего нужно подтверждение трудового стажа, читайте в статье «Общий трудовой стаж — что входит и как подсчитать?».
  
  Важные особенности имеет не только прием на дистанционную работу, но увольнение с нее. И о них подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
  
  Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения
  
  Трудовой договор с дистанционным работником заключается в обязательном порядке (ст. 312.1 ТК РФ). Однако особые условия осуществления дистанционного труда и возможности, предоставляемые действующим законодательством, обусловливают существование ряда отличий такого договора от договора с обычным работником. В договоре с работающим дистанционно:
  - обязательно указание на дистанционный характер работы, при этом в качестве места заключения договора указывают местонахождение работодателя;
  - присутствует условие о неоформлении трудовой книжки, если такое соглашение достигнуто;
  - устанавливается определенный режим работы, если это важно для работодателя, и порядок предоставления отпусков;
  - оговаривается необходимость оформления усиленной квалифицированной электронной подписи, если такая подпись нужна работнику для работы;
  - содержится перечень технических средств и программного обеспечения, которые работник должен применять в работе, если в такой оговорке есть необходимость, а также приводится список передаваемых работнику средств труда, если такая передача осуществляется работодателем;
  - отражается объем компенсации за использование имущества, принадлежащего работнику и используемого для выполнения дистанционной работы, а также иных расходов, возникающих в связи с этой работой;
  ВАЖНО! Возмещение расходов дистанционщиков нормируется для налогообложения прибыли с 31.08.2023, для НДФЛ и взносов с 01.01.2024. Сумма, которую можно учесть в расходах и не нужно облагать НДФЛ и взносами составляет 35 руб. в день.
  
  Трудовой договор дистанционного работника — образец
  
  Трудовое соглашение, заключаемое с дистанционным работником, как и договор с обычным работником, имеет произвольную форму, но должно содержать обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, с учетом особенностей, отличающих дистанционный труд от обычного.
  
  О том, какие сведения составляют содержание трудового соглашения, читайте в статье «Порядок заключения трудового договора (нюансы)».
  
  Образец трудового договора о дистанционной работе 2023 года можно посмотреть на нашем сайте.
  
  Итоги
  
  Трудовое законодательство РФ допускает возможность осуществления работы вне места нахождения работодателя. Такой труд имеет две разновидности (надомный и дистанционный), которым присущи как общие черты, отличающие этот труд от обычного, так и свои особенности. Дистанционный труд отличает преобладание электронных форм взаимодействия и возможность не оформлять трудовую книжку. Трудовой договор с дистанционным работником оформляется в обычном порядке, но с включением в его текст положений, требующих согласования между работником и работодателем в силу особого характера работы.
  
  Как принять сотрудника на удаленную работу по тк рф
  
  Удалёнщики работают так же, как офисные сотрудники: ходят в отпуск, берут больничный, получают сверхурочные и командировочные. Но есть условия, которые необходимо уточнить в трудовом договоре на дистанционную работу:
  
  Формат работы
  
  Обязательно пропишите в договоре фразу «дистанционный формат». Иначе трудовая инспекция во время проверки заставит провести спецоценку рабочего места.
  
  Режим труда и отдыха
  
  Удалёнщики работают, как и обычные офисные сотрудники, 8 часов в день. Но они самостоятельно решают, как выстроить рабочий режим. Например, с 7 до 15 или с 12 до 20 — как им удобно. Работу с удалёнными сотрудниками можно построить и по-другому: установить, когда начинается и заканчивается рабочий день, или обозначить промежуток времени, когда работник должен быть на связи. Условия удалённой работы могут быть более гибкими, чем в офисе.
  
  Обмен рабочими документами
  
  Уточните в договоре один или несколько способов обмена документами: по электронной почте, в мессенджерах, через специализированный софт (например, «Диадок», СБИС, «Астрал Онлайн»). Но если в договоре указана электронная почта, а вы отправите документ в общедоступном мессенджере, сотрудник может сказать, что не получал его.
  
  Отчёты о работе
  
  Работодатель может указать в договоре, что удалёнщик должен отчитываться — за каждый день, неделю или месяц.
  
  Средства для работы
  
  Уточните в договоре, чьё имущество использует удалённый сотрудник для работы. Если вы предоставляете ноутбук или оплачиваете транспорт, лицензионные программы или мобильную связь, напишите об этом. Если сотрудник работает на своём компьютере, можно дополнить договор, вписав пункт о компенсации расходов: например, за электроэнергию, подписки на лицензионные сервисы или бензин.
  
  Поводы для увольнения
  
  В договоре с удалёнщиком работодатели могут написать дополнительные основания для увольнения (с обычными офисными сотрудниками так нельзя). Например, напишите, что вы можете уволить работника, если он не предоставляет отчёт или не выходит на связь в течение трёх дней. Строгого перечня нет — главное, чтобы основания не противоречили закону.
  
  Добавлять можно только основания для увольнения по инициативе работодателя. Если сотрудник решит уйти с работы по собственному решению, то он вправе ссылаться на Трудовой кодекс.
  
  Как заключить договор дистанционно
  
  Трудовой договор с удалёнщиком заключают в том же порядке, что и с остальными работниками. Вот какие документы понадобятся:
  1. Паспорт и СНИЛС.
  2. Трудовая книжка (если есть).
  3. Дополнительные документы: должностная инструкция, положение об обработке персональных данных, инструкция по охране труда.
  Обменяться документами при заключении договора можно двумя способами:
  - Распечатать, подписать и отправить по почте заказным письмом.
  - Отправить с помощью электронного документооборота (ЭДО).
  Если вы подписали документы через ЭДО, в течение 3 рабочих дней отправьте оригиналы на бумаге по почте.
  
  Не перепутайте электронные документы и сканы подписанных бумаг — договор считается заключённым только в первом случае. Если вы обменялись с работником копиями, обязательно отправьте оригиналы.
  
  Как контролировать работу на удалёнке
  
  Отчёт сотрудника — законный способ следить за его деятельностью. Обычно работодатели составляют собственную форму отчёта, по которому оценивают результаты. Можете создать таблицу в Excel и добавить несколько строк: например, количество полученных заявок, заключённых договоров, написанных статей или нарисованных изображений.
  
  Альтернатива «экселькам» — CRM-системы. Например, решение для управления продажами, «Мегаплан», AmoCRM. Они помогают дистанционно отслеживать рабочее время сотрудника, контролировать закрытие сделок. В трудовом договоре нужно уточнить, что работник обязан использовать CRM-систему во время работы, а работодатель должен дать доступ и следить за тем, чтобы программа нормально работала.
  
  Ещё один способ организовать удалённую работу — онлайн-сервисы для командной работы. Например, Яндекс.Трекер, Trello, Notion, ActiveCollab. Они помогают ставить сотрудникам задачи, следить за дедлайнами и обмениваться документами. Вы можете давать задания на несколько недель вперёд и формировать отчётность по результатам работы.
  
  Главное
  
  —
  
  Удалённые сотрудники заключают такой же трудовой договор, как и офисные, но с указанием дистанционного формата работы.
  
  —
  
  Помимо общих требований, в договоре с удалёнщиком уточняют рабочий режим, поводы для увольнения и порядок обмена документами.
  
  —
  
  Чтобы заключить договор, нужно обменяться подписанными оригиналами по почте или отправить бумаги с помощью электронного документооборота.
  
  —
  
  Контролировать сотрудника на удалённом режиме помогают отчёты: в Excel или CRM-системе.
  
  У меня удаленный сотрудник. Что об этом знать?
  
  Если задумываетесь об удаленных сотрудниках, это статья для вас. Удаленных сотрудников тоже надо вовремя отпускать на отдых и платить им за переработку.
  
  Мы поговорим только о формальной стороне: трудовом договоре, приказах и нормах Трудового кодекса. Мнения о плюсах, минусах и организации процесса — в другой раз.
  
  Кого можно брать на дистанционную работу
  
  В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». В целом это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя. Чаще всего такая работа предполагает интеллектуальный труд и использование интернета. Результаты такого труда работник тоже передает по сети.
  
  Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает все то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.
  
  В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.
  
  Бесплатный тариф, защита от блокировок, вывод прибыли на личную карту без ограничений и специальные условия для маркетплейсов
  
  По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:
  - дает отпуск;
  - оплачивает больничный;
  - доплачивает за переработку или работу в праздники;
  - платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
  - расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
  - дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника все свое: оргтехника, платные программы Например, для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника это все есть, работодатель выплачивает компенсацию.
  Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника все то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.
  
  А есть еще комбинированная дистанционная работа
  
  В законе такого определения нет, но на практике к этому способу взаимодействия прибегают довольно часто. Из названия понятно, что этот вид работы сочетает работу в офисе и из дома.
  
  Например, три дня в неделю Марина работает в офисе, а два других — дома. А Максим работает дистанционно три месяца в году, а все остальное время проводит в офисе. Варианты сочетания удаленной и офисной работы могут устанавливаться вообще любые — все зависит от того, что нужно работодателю и работнику.
  
  Условие о комбинированной удаленке можно прописать в положении или другом локальном акте компании, в трудовом договоре или в соглашении к нему. При этом в трудовом договоре желательно указать режим работы и в офисе, и удаленно, иначе работник сам будет определять, сколько он будет работать дома, а работодателю это не всегда удобно. Еще в трудовом договоре должен быть либо график чередования работы дома и в офисе, либо условие о том, что такой график выпускается отдельным документом. А в остальном такая работа регулируется как офисная, когда работник находится в офисе компании, и как дистанционная, когда он работает из дома.
  
  Без трудовой книжки, но с электронной подписью
  
  Правила оформления дистанционного сотрудника почти не отличаются от оформления офисного. Список документов такой же:
  - личные документы сотрудника. Это паспорт, страховое свидетельство и документы об образовании, если нужны;
  - документы об условиях работы. Обычно среди них должностная инструкция, инструкция по охране труда, положение о персональных данных и коммерческой тайне;
  - трудовой договор;
  - приказ о приеме на работу.
  Есть два основных отличия по сравнению с офисными сотрудниками. Первое — трудовая книжка. По Трудовому кодексу работодатель не обязан ее заполнять для дистанционного сотрудника, только если он сам попросит. Просьба — это заявление сотрудника с его подписью.
  
  Еще одно отличие в оформлении документов — необязательно встречаться, чтобы подписать документы. Есть несколько способов для этого. Первый — через «Почту России» или курьера. Работодатель отправляет два экземпляра трудового договора и документов об условиях работы, сотрудник подписывает и отправляет по одному экземпляру обратно. Так он показывает, что все видел и со всем согласен.
  
  Еще один способ взять на дистанционную работу — удаленно подписать документы. Но здесь есть подвох. Есть компании, которые считают, что удаленно — это когда сотрудник получает трудовой договор по электронной почте, распечатывает, подписывает, сканирует и высылает скан по почте. Для дистанционной работы это не совсем так.
  
  По общему правилу электронный документооборот предполагает использование электронной подписи и работником, и работодателем. Без электронной подписи можно только в случае, если коллективный договор, локальный акт организации или допсоглашение к трудовому договору предусматривают обмен документами другим способом (тем же сканом подписанного документа, например). И наоборот, работодатель может указать в локальных актах компании, что компания работает по правилам электронного документооборота, и они распространяются и на удаленных сотрудников.
  
  Порядок электронного документооборота в ст.
  
  Электронная подпись, или ЭП — замена рукописной подписи для электронных документов. Она подтверждает, что именно Мария Машкина подписала договор, а не кто-то еще.
  
  В Трудовом кодексе нет указания, кто оплачивает получение подписи и вообще этим занимается. Обычно это делает работодатель за сотрудника: он нанимает десять сотрудников, оплачивает десять подписей. При этом заставить сотрудника делать подпись за свой счет нельзя.
  
  Если сотрудник подписывается электронной подписью, бумажная версия договора все равно нужна. В этом случае работодатель отправляет договор заказным письмом. На отправку — три календарных дня с даты подписания.
  
  Мы советуем подписывать договор на встрече или через электронную подпись. По закону без подписанных документов сотрудник не вправе работать, а на пересылку уходит время. Еще есть риск, что сотрудник забудет прислать экземпляр документов, работодатель об этом забудет, и компания останется без документов.
  
  Дистанционный формат работы
  
  В целом трудовой договор выглядит так же, как и для офисного работника. Условия о том, сколько ему работать, как получать задания и отчитываться, работодатель может указать в локальных нормативных актах компании, чтобы не дублировать их в договорах для каждого дистанционного сотрудника.
  
  Сертификаты, декларации, лицензии: что меняется в работе с ними в 2022 году
  
  Трудовой договор для дистанционного сотрудника мало чем отличается от обычного. Мы расскажем об особенностях. Первое, что должно быть в договоре, — указание на удаленный формат работы. Это кажется очевидным, но бывает, что в трудовые договоры забывают включать слово «дистанционный», хотя речь об удаленной работе. Подходит такая фраза:
  
  Работник выполняет работу дистанционно. Дата начала дистанционной работы — 21 июня 2022 года.
  
  Если в договоре нет формата работы, у трудовой инспекции могут появиться вопросы, почему сотрудник в другом городе или работает из дома.
  
  Место работы или место заключения договора
  
  По трудовому кодексу место работы — обязательное условие договора. Можно написать домашний адрес сотрудника или любой другой, где он бывает. При этом статья 57 ТК не требует уточнения места работы до конкретного адреса, поэтому некоторые юристы рекомендуют указывать только населенный пункт, т. к. место жительства может поменяться, и тогда придется менять и трудовой договор.
  
  Отпуск удаленного сотрудника:
  
  От региона работы зависит количество отпускных дней и надбавка к зарплате. Место работы для удаленных сотрудников — это местонахождение, так говорит Минфин в своем письме и Трудовой кодекс.
  
  Бухгалтер Мария работает из дома, дом в Якутске. Ее отпуск — 52 дня:
  
  28 дней — обязательный отпуск,
  
  24 дня — дополнительный за работу на Крайнем Севере.
  
  Если сотрудник меняет город, например, живет то в Москве, то в Якутске, непонятно, как считать отпуск и доплату. Чтобы избежать споров с сотрудником, предлагаем вместо формулировки «место работы» использовать «место заключения договора». Таким местом может быть город, где сидит работодатель.
  
  Поводы для увольнения
  
  Дистанционного сотрудника можно уволить по тем же основаниям, что и офисного.
  
  Например, секретарь Елена должна была отработать пять дней, но три из них не выполняла свои функции. Зафиксировать такое нарушение, как прогул, сложно, а вот неисполнение трудовых обязанностей подходит больше, и в случае судебного спора к работодателю будет меньше вопросов.
  
  На практике за одно нарушение уволить не получится, но за несколько — да.
  
  Чтобы были доказательства нарушения условий, советую основные условия прописать в договоре. Для дистанционного сотрудника это:
  - график и продолжительность работы. Рекомендуем установить общую продолжительность рабочего времени, если в этом есть необходимость, — например, 40 часов в неделю для оператора чата техподдержки;
  - в какие часы сотрудник на связи и как показывает, что он на связи. В договоре пишем, что сотрудник отвечает в телеграме в течение часа, кроме перерыва на обед. По понедельникам — планерка. Если сотрудник не вышел на связь без предупреждения, это может расцениваться как прогул.
  - как сотрудник получает задачи. Например, «Руководитель сотрудника отправляет служебные задания и необходимую информацию для их выполнения на электронную почту ivanov@firma.ru»;
  - как отчитывается. «Работник отправляет результаты работы на электронную почту работодателя petrov@firma.ru. Срок — в служебном задании»;
  Работать с самозанятыми
  
  Подробности выполнения задач, кто кому подчиняется и в каком формате отчитывается, можно расписать в должностной инструкции или в трудовом договоре. Мой совет — описывать все это как можно подробнее. Иначе есть риск, что сотрудника не получится уволить, даже если он фактически не работает.
  
  Согласие сотрудника
  
  Работодатель вправе перевести сотрудника на дистанционную работу. Это можно сделать по инициативе компании или сотрудника, но в любом случае вторая сторона должна дать свое согласие, и затем должен быть заключен новый трудовой договор с условием о дистанционной работе.
  
  Предложение работодателя. Если перевод — инициатива работодателя, он сообщает об этом за два месяца. Для этого есть уведомление: с такого-то числа предлагаем перейти на удаленку. Уведомление нужно передать лично и попросить сотрудника расписаться, что он видел предложение и со всем согласен. Если же сотрудник не согласен, то перевести его на удаленку не получится.
  
  Сотрудник вправе отказаться от дистанционного формата работы. Допустим, речь о бухгалтере Марии. Если работодатель хочет, чтобы бухгалтер работал удаленно, а Мария против, у него два варианта:
  - согласиться с Марией и разрешить ей работать в офисе;
  - отказать и уволить Марию.
  Уволить просто так нельзя. Сначала работодатель предлагает свободные вакансии. Там много правил, но вот главное: надо предлагать буквально все свободные вакансии. Например, врача, финансового директора и уборщицы. Вот прямо все.
  
  Если сотрудник отказывается от предложений, работодатель вправе его уволить, право дает седьмой пункт статьи 77 Трудового кодекса. Он говорит о том, что компания изменила условия работы, предложила другие вакансии, но сотрудник отказался.
  
  Предложение сотрудника. Сотрудник может сам попросить перевести его на дистанционную работу. Для этого он пишет заявление и рассказывает о причине.
  
  Обычно просьба сотрудника связана с тем, что сложно добираться до работы или хочется поехать в другой город, появился ребенок или нужно ухаживать за пожилыми родственниками. У работодателя нет обязанности соглашаться на просьбу сотрудника. Поэтому даже если сотрудник очень хочет, а работодатель против, сотруднику придется ездить в офис или увольняться.
  
  А есть еще надомники — это другое
  
  Правила для документов: статьи 310 и 312.2 Трудового кодекса
  
  В Трудовом кодексе два типа сотрудников, которые работают вне офиса работодателя, — надомники и дистанционные. Правила оформления приема на работу отличаются, поэтому здорово заранее разобраться.
  
  Важно понимать разницу между ними. Работа надомника предполагает ручной труд, а дистанционный сотрудник трудится, используя свои интеллектуальные ресурсы.
  
  Елена отвечает на звонки клиентов, но работает из дома. Каждый день она составляет отчет: сколько клиентов позвонили, что спрашивали, какие просьбы и проблемы. Суть ее работы — в ответах на звонки, поэтому такая работа считается дистанционной.
  
  Оксана собирает подарочную упаковку для клиентов: у нее сотни листов картона, которые надо сложить по схеме. В конце дня с нее — отчет, в котором она рассказывает, сколько собрала упаковок, сколько брака в картоне и какого. Фокус работы — на сбор упаковки, и это ручной труд. Формально Оксана надомник.
  
  Надомные и дистанционные сотрудники по-разному оформляются на работу. Вот главные отличия:
  
  У надомного работника место работы определяется домашним адресом, у дистанционного — вне местонахождения работодателя. К надомнику работодатель может прийти домой с инспекцией, проверить рабочее место, к дистанционному — нет. У дистанционного работника есть дополнительные основания прекращения трудового договора, а у надомника их нет. Есть еще некоторые различия в организации работы. Поэтому если работодатель неверно указал характер работы, то нужно внести исправления в трудовой договор путем заключения дополнительного соглашения.
  
  Юридическая поддержка вашего бизнеса по подписке. Безлимитные консультации, составление договоров, досудебных претензий, защита интересов в суде. От 2990 рублей в месяц
  
  На расстоянии: как правильно оформить удалённого сотрудника
  
  Какие виды договоров можно заключить с удалённым сотрудником
  
  Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, говорит, что до пандемии малая часть компаний практиковала работу с дистанционными специалистами на постоянной основе, поэтому такой вид сотрудничества был плохо развит в России. С 1 января 2021 года действуют новые положения Трудового кодекса, которые регулируют дистанционный труд.
  
  Всего определены несколько видов сотрудничества организации с удалёнными сотрудниками:
  - На постоянной основе — заключается на весь срок действия трудового договора.
  - На временной основе — действует до 6 месяцев.
  - Периодическая удалёнка — человек исполняет обязанности дома или в офисе по заранее установленному графику.
  Выбор того или иного вида удалённой работы зависит от потребностей работодателя и определяется индивидуально.
  
  На практике начать трудовые отношения удалённо можно следующими способами:
  - Заключить дополнительное соглашение с уже работающим офисным работником об удалённой работе.
  - Заключить трудовой договор об удалённой работе для новых работников.
  Теоретически с дистанционным работником можно заключить и договор о надомной работе, но он имеет ряд недостатков. Во-первых, не каждая профессиональная деятельность подойдёт под условия его заключения. Во-вторых, этот договор постепенно устаревает, а правки в него не вносились аж с 2014 года.
  
  Как правильно составить трудовой договор с удалённым сотрудником: особенности
  
  О том, как правильно составить стандартный трудовой договор, мы рассказывали здесь. Вместе с тем оформление трудового договора об удалённой работе идентично, за исключением нюансов, которые следует предусмотреть.
  
  Указание на дистанционное рабочее место сотрудника
  
  В трудовом договоре нужно обязательно зафиксировать, что сотрудник выполняет свои обязанности дистанционно. Татьяна Нечаева предлагает прописать это следующими фразами:
  - Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя.
  - Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.
  Второй вариант в приоритете для работодателя, которому важно, откуда работает человек. Допустим, если выполнение обязанностей работника напрямую зависит от его нахождения в определённой местности. Дополнительно зафиксированный адрес сотрудника в трудовом договоре даёт работодателю понимание, где искать сотрудника в случае, если он долго не выходит на связь.
  
  Учёт рабочего времени и отчётность
  
  Когда сотрудник не присутствует в офисе, руководителю сложно оценить объём выполняемых им задач и его присутствие на рабочем месте. Татьяна Нечаева утверждает, что это может стать проблемой для работодателя, поэтому нужно подстраховать себя. Для этого в трудовом договоре стоит зафиксировать, каким образом:
  - Сотруднику ставятся задачи. Например, посредством почты, корпоративных систем, мессенджеров и так далее.
  - Работник обменивается с руководителем и коллегами файлами и документами.
  - Специалист отчитывается за время, проведённое за работой. Можно использовать как отчёты в виде документов, так и системы подсчёта рабочего времени, установленные на рабочий компьютер специалиста.
  Средства труда
  
  Трудовой договор должен обязательно включать весь перечень оборудования, программного обеспечения и других средств, которые работник использует в работе. По закону работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы, даже канцелярией. При этом обеспечение работника этими средствами возможно тремя способами:
  - Работодатель предоставляет всё необходимое на определённый срок, а сотрудник подписывает акт приёма-передачи средств и требования по охране труда компании.
  - Работник использует своё оборудование с установленными порядком, сроком и размером компенсации за его использование.
  - Сотрудник самостоятельно приобретает все необходимые средства для работы. Тогда работодатель либо компенсирует покупку и производит все те же действия, как при передаче оборудования сотруднику в пользование, либо выплачивает установленную компенсацию.
  Между тем можно уточнить, какими именно программами следует пользоваться работнику. Допустим, если для компании важно, чтобы весь дизайн отрисовывался в Photoshop, а не в другой программе. В случае покупки сотрудником иного программного обеспечения работодатель не обязан его оплачивать.
  
  Безопасность
  
  Работодателю сложно отследить, какие ресурсы посещает удалённый сотрудник в рабочее время, поэтому при малейшей ошибке может пострадать конфиденциальность данных компании. Чтобы предотвратить утечку информации, компании устанавливают на компьютеры программы, которые отслеживают перемещения пользователя в сети и защищают данные организации. В договоре следует прописать, какими программами для безопасности данных обязан пользоваться работник, и ограничить его доступ в сторонние ресурсы (сайты, социальные сети, мессенджеры) с компьютера в рабочее время.
  
  Охрана труда
  
  В отношении офисных сотрудников работодатель обязан соблюдать требования по обеспечению безопасности персонала: устанавливать противопожарные системы, инструктировать по правилам безопасности, подготавливать к чрезвычайным ситуациям и прочее. Офисный сотрудник обязан ознакомиться со множеством локальных актов и подписать их.
  
  Но при работе с удалёнными сотрудниками требования к охране труда не нужно так строго соблюдать. Обязанности работодателя следующие:
  - Провести для сотрудника инструктаж по работе с техническим оборудованием при его наличии.
  - Застраховать работника от несчастного случая при выполнении трудовых обязанностей и профзаболеваний, а также расследовать несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте.
  - Платить взносы в Фонд социального страхования на травматизм.
  График работы
  
  График работы дистанционного сотрудника определяется индивидуально. Например, можно прописать, что работник должен выполнять трудовые обязанности и быть на связи с понедельник по пятницу с 9:00 до 18:00 с указанием часового пояса.
  
  При этом в трудовом кодексе закреплено право подчинённого на отдых от работы. Работодатель самостоятельно устанавливает, какой промежуток времени в рабочее время человек может потратить на личные нужды: отдых, обед и так далее. По закону это время должно варьироваться от 30 минут до 2 часов в день. Кроме этого, сотрудник имеет право не выходить на связь в неустановленные часы работы.
  
  Командировки
  
  В случае если удалённый сотрудник должен периодически появляться в офисе, но находится в другом регионе, или отправляться в командировки по рабочим вопросам, то поездки должны полностью оплачиваться работодателем.
  
  Исключением являются развлекательные мероприятия, проводимые в рамках компании, — корпоративы, тимбилдинги и другие встречи, где присутствие всего коллектива необязательно. Работодатель сам решает, будет ли он оплачивать поездку работника или все затраты остаются на стороне подчинённого.
  
  Основания для увольнения
  
  Увольнение дистанционного работника проводится по тому же порядку, что и офисного. Относительно удалённых сотрудников законом установлены внеочередные основания для увольнения. Среди таких:
  - Если удалённый сотрудник не выходит на связь в течение двух дней.
  - Если удалённый сотрудник уехал в другую местность, которая не позволяет ему выполнять его прямые обязанности.
  Помимо прочего, на дистанционных работников действуют те же основания для увольнения, что и на офисных. Однако зафиксировать их зачастую намного сложнее.
  
  Допустим, наказать за прогул дистанционного работника практически невозможно, так как он не появляется на территории работодателя для выполнения обязанностей. В то же время, если сотрудник отсутствовал в рабочее время, Татьяна Нечаева советует запросить письменное объяснение того, где он находился в предполагаемый промежуток времени. Работник обязан предоставить его в течение трёх рабочих дней с момента поступления запроса. Кроме того, помощниками в доказательстве неисполнения обязанностей сотрудником могут стать счётчик рабочего времени или свидетели — коллеги и клиенты, которые не получают ответ на письма и звонки от человека.
  
  Организация также может обезопасить себя от филонства удалённого работника, прописав в договоре, что сотрудник обязан ответить на письмо в тот же день, если оно поступило до 15:00 того же дня, и на следующий день, если оно поступило после 15:00 предыдущего дня.
  
  По мнению Татьяны Нечаевой, отдельную сложность в привлечении сотрудника к ответственности могут представлять неординарные ситуации, такие как нарушение конфиденциальности данных из-за нахождения в общественном месте или присутствие на рабочем месте в нетрезвом виде. Компаниям необходимо выработать стратегии, которые помогут предотвратить все нарушения, и зафиксировать их в договоре.
  
  Гибридный формат работы
  
  Поскольку пандемия сбавляет обороты, а большинство сотрудников и работодателей увидели выгоду от дистанционного формата, компании часто переходят на гибридный формат: когда человек работает несколько дней из офиса, а несколько дней из дома. Это позволяет комфортно продолжать рабочий процесс и сохранять корпоративную культуру.
  
  Оформление гибридной работы регулируется в договоре об удалённой работе. Для этого нужно расписать график работы сотрудника. Как пример:
  - С понедельника по среду сотрудник производит трудовую деятельность по месту нахождения работодателя по такому-то адресу, а с четверга по пятницу сотрудник производит трудовую деятельность вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.
  Сверх этого можно прописать, что стороны заново согласовывают график работы каждый месяц: работодатель может изменить график работы специалиста в следующем месяце, и сотрудник обязан согласиться. Таким образом компания может гибко распределять ресурсы в зависимости от потребностей.
  
  Отдельно стоит упомянуть, что при гибридном формате работы человек чаще перемещается между рабочими местами с техническими средствами: ноутбуком, мышкой, наушниками и прочим. При условии, что работник потерял или испортил имущество компании, возмещение ущерба определяется по ситуации, но чаще всего эта ответственность лежит на плечах сотрудника.
  
  Как заключить договор с удалённым сотрудником: электронный документооборот
  
  Если удалённый сотрудник находится в одном городе с работодателем, то личные встречи для подписания документов — не проблема. Совсем иная ситуация, если работник находится в другом регионе. Стандартный обмен документами по почте или через мессенджеры не будет иметь юридической силы и не заменит настоящую подпись.
  
  У компании есть два способа коммуникации с дистанционным работником. Первый — обмен оригиналами документов для подписи с помощью курьерских услуг. А второй — подписание документов электронной подписью. О нём расскажем подробнее, поскольку есть особенности.
  
  Согласно закону, работодатель и работник могут заключать договоры с помощью электронного документооборота (ЭДО). Для этого у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, а у сотрудника может быть один из трёх вариантов электронной подписи:
  - Усиленная квалифицированная электронная подпись, которую можно получить в удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи и массовых коммуникаций РФ. Получение такой подписи стоит денег, и, если компании принципиально, чтобы использовался этот вид подписи, работодатель обязан оплатить её. Такая подпись даёт максимальную степень защищённости документа от подделки.
  - Усиленная неквалифицированная электронная подпись имеет меньшую степень защищённости документа и возможностей, но подписывать кадровые бумаги ей допустимо. Оформление такой подписи обойдётся дешевле, и она тоже полностью оплачивается работодателем.
  - Электронная подпись на портале «Работа в России». Работодатель должен сформировать ЭДО на портале и пригласить сотрудника присоединиться. Работнику нужно зарегистрироваться на сайте «Госуслуги», верифицировать учётную запись и присоединиться к ЭДО компании. Такая подпись бесплатна для обеих сторон.
  Для найма удалённого сотрудника требуется тот же перечень документов, что при приёме в офис:
  - паспорт;
  - трудовая книжка (с 1 января 2020 года допустима электронная трудовая книжка);
  - СНИЛС;
  - военный билет и другие документы/справки по требованию.
  Работник может предоставить все документы в виде сканов, скриншотов, файлов PDF, XML и так далее.
  
  По письменному заявлению дистанционного работника работодатель обязан направить дистанционному работнику оформленный надлежащим образом экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения к трудовому договору на бумажном носителе не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.
  
  Документы, подписанные посредством электронной подписи, приравниваются к оригиналу. Главный бонус при работе с ЭДО — подписи невозможно подделать, а значит, в спорных ситуациях с сотрудником можно доказать, что он собственноручно подписывал документ.
  
  Взаимодействие с сотрудниками, находящимися за рубежом
  
  Сегодня всё больше квалифицированных специалистов уезжают за пределы России, не прекращая сотрудничество с российскими компаниями. Согласно положению Минтруда РФ, заключить трудовой договор со специалистом, находящимся за рубежом, нельзя. Причём вне зависимости от того, гражданином РФ или иностранцем он является. При данных обстоятельствах правительство советует заключать договор гражданско-правового характера. Важно помнить, если гражданин России живёт за пределами РФ 183 дня и более в течение последних 12 месяцев, то его доходы не облагаются НДФЛ.
  
  Читайте также
  
  Вакансии дня
  
  HeadHunter
  
  Новости и статьи
  
  Сервисы для соискателей
  
  Молодым специалистам
  - Уведомления в мессенджер
  Сегодня на сайте 1480648 вакансий , 65398292 резюме , 2072198 компаний и за неделю 4666469 приглашений
  Похожие публикации: