Что такое штатное расписание и зачем оно нужно
Штатное расписание может запросить налоговая и не только. Эксперты объяснили, из чего состоит документ, в каких случаях он пригодится и какое наказание грозит за его отсутствие.
Для чего нужно штатное расписание
Штатное расписание — это таблица, которая включает состав работников компании, их должности, ставки, размер заработной платы и прочую информацию.
Документ необходим для правильной организации рабочего процесса и управления персоналом, говорит Эмиль Ахундов, коммерческий директор НИИ Развития Народного Образования, руководитель проекта «Фабрика лидеров мнений».
«Штатное расписание влияет на все аспекты жизни организации, начиная от процессов производства и заканчивая финансовой деятельностью. Оно помогает определить необходимое количество сотрудников, их должности, распределять обязанности и прибыль, планировать бюджет и контролировать выполнение задач» , — объясняет Эмиль Ахундов .
Штатное расписание — полезный и удобный внутренний документ для любой организации, который фиксирует разделение труда, сложившееся в трудовом коллективе. С его помощью можно составлять статистические отчеты, осуществлять расчеты, проводить анализ и т.д., отмечает Константин Бахтин, руководитель арбитражной практики юридической компании «Гебель и партнеры» .
Имея перед глазами документ, можно быстро оценить эффективность компании, сколько сотрудников работает в подразделениях. Это поможет не «раздувать» штат, то есть не расширять коллектив без насущной необходимости.
Еще в таблице отмечают вакантные места: так проще подыскивать новых сотрудников и выявить текучку кадров.
« Хотя штатное расписание содержит информацию о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем фонде оплаты труда, в нем нет персональных данных работников», — подчеркивает Елена Лимонова, директор по развитию кадрового агентства «Стафф-АП».
Как ИП нанять работника: этапы и документы
Для кого обязательно
В статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ упоминается штатное расписание и его обязательность, подчеркивает Нурлан Гасымов, адвокат Адвокатской палаты Санкт-Петербурга.
Поэтому любое юридическое лицо или , имеющие наемных работников по трудовому договору, обязаны иметь утвержденное штатное расписание, подчеркивает Константин Бахтин .
« В первую очередь оно необходимо для руководителя организации. Например, с его помощью можно доказать обоснованность проведенного сокращения, сославшись на отсутствие открытых и доступных вакансий » , — приводит пример Константин Бахтин.
На практике, по словам Станислава Шиткова, предпринимателя, владельца компании «Прачечные Тритон», в компаниях малого бизнеса штатное расписание используют редко.
«Обычно оно ведется формально, только для предоставления в контролирующие органы — например, в трудовую инспекцию. Можно сказать, что этот документ для нашей сферы деятельности стал атавизмом» , — считает Станислав Шитков.
Кто составляет
Составлять документ может любой уполномоченный сотрудник — руководитель, кадровик, бухгалтер, HR-специалист или другие специалисты .
Обязанность по составлению и ведению таблицы должна быть закреплена в должностной инструкции или трудовом договоре ответственного работника.
Чтобы не запутаться в юридических тонкостях и всегда быть в курсе изменений в законодательстве, лучше иметь надежного юриста. В Совкомбанке к услугам такого специалиста можно обращаться круглосуточно.
Нужна срочная юридическая помощь здесь и сейчас? Обращаться за консультацией к незнакомым онлайн-специалистам — не самое надежное решение. Подключите услугу «Спроси юриста». За скромную абонентскую плату (от 1500 до 3500 ₽/год в зависимости от тарифа) квалифицированный специалист будет на связи 24/7 по самым разным вопросам.
Из чего состоит
Елена Лимонова подчеркивает, что организация вправе разработать собственную форму штатного расписания. Но гораздо удобнее готовая форма Т-3 (можно скачать образец).
В каждую из 10 граф этой формы нужно внести следующую информацию:
- название структурного подразделения (например, администрация);
- код подразделения по ОКПО (можно проверить на специальном ресурсе );
- должность (специальность или квалификационная категория);
- Количество штатных единиц (одна ставка — одна единица, если полставки — то 0,5).
- Тарифная ставка (оклад в месяц);
- Пункты 6–8. Надбавки (в том числе премии. Если их нет, можно ничего не писать);
- Полная сумма выплаты в месяц (значения из графы 4 умножаются на суммы из граф 5–8).
- Примечания (для дополнительной информации, например, о том, что место вакантно).
Е сли вы индивидуальный предприниматель, то вписывать себя в документ не надо: закон не рассматривает ИП как работника, в отличие от директора ООО или АО.
В список не вносят и подрядчиков, которые работают по договорам , так как штатное расписание регулируют нормы , а трудовые отношения ГПХ зафиксированы в Гражданском кодексе.
«Штатное расписание может быть представлено как в виде текста/положения, так и в формате таблицы или организационной схемы. Оно позволяет четко прослеживать организационную структуру компании, закреплять штатную численность структурных подразделений и число штатных единиц по каждой профессии, прослеживать систему оплаты труда сотрудников» , — подытоживает Станислав Шитков .
Как правильно составить штатное расписание
Чтобы правильно вести документ, необходимо учитывать размер организации, ее специфику и потребности, говорит Эмиль Ахундов .
« Самое главное, что нужно сделать заранее — определить общую структуру расписания в зависимости от направления деятельности и особенностей организации » , — советует Константин Бахтин .
Как утвердить и изменить расписание
Готовое штатное расписание утверждает руководитель или уполномоченный сотрудник. Ему нужно поставить подпись в приказе об утверждении.
Но прежде в готовом документе подписи ставят главный бухгалтер и руководитель отдела кадров (если они есть в компании). После этого издают приказ об утверждении расписания.
Срок действия документа не ограничен, пока не появились какие-либо изменения (например, уровень зарплат стал другим или появилась новая должность).
« В случае изменения отдельных положений — структуры, численности или должностей можно не разрабатывать новый документ, а лишь издать приказ о внесении изменений. При этом законом не установлена обязанность работодателя знакомить сотрудников со штатным расписанием и уведомлять их о принятых изменениях » , — говорит Константин Бахтин .
Вместе с тем для изменения штатного расписания может потребоваться согласование с профсоюзами или трудовыми коллективами, уточняет Эмиль Ахундов .
Рост компании почти всегда связан с расширением штата и, как следствие, ростом затрат. В Совкомбанке можно взять выгодный кредит и вывести свое предприятие на новый уровень.
Бизнес исчерпал предел роста? Пора менять стратегию и привлекать новые эффективные ресурсы. Один из них — кредит на расширение бизнеса от Совкомбанка. Выберите любую из трех программ льготного кредитования ИП и ООО и получите мощный финансовый поток на очень выгодных условиях.
Наказание за отсутствие
Хотя в Трудовом кодексе нет требования о штатном расписании, его отсутствие является нарушением ТК РФ, напоминает Елена Лимонова .
« Штатное расписание практически всегда запрашивают во время проверок со стороны налоговой, трудовой инспекцией, а также Социальным фондом России. Оно необходимо для успешного прохождения государственных проверок. Если документа в компании нет — это нарушение законодательства, которое чревато штрафом » , — говорит Нурлан Гасымов
Для индивидуальных предпринимателей штрафы за отсутствие документа составляют до 5000 рублей, предупреждает эксперт.
За отсутствие обязательного локального нормативного акта организацию могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ , предусматривающей штраф в размере до 50 тысяч рублей, предупреждает Константин Бахтин.
Итоги
Штатное расписание сотрудников — обязательная отчетность, которую могут запросить во время проверки.
Правила составления штатного расписания несложные: нужно заполнить графы готовой формы Т-3 .
За отсутствие нормативного акта положены штрафы: для ИП — до 5 тысяч рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей.
Документ помогает в планировании и учете численности сотрудников, оценке затрат при изменении уровня зарплат.
Штатное расписание: кто составляет, примеры и ошибки
Координировать трудовые отношения с нанятыми сотрудниками предпринимателю позволяют кадровые документы. Помимо трудовых книжек, договоров, правил внутреннего распорядка к ним относится штатное расписание. В статье подробно рассказываем об этом документе
Платформа знаний и сервисов для бизнеса
Telegram Деловой среды
Больше пользы для вас и вашего бизнеса в нашем Telegram-канале
Что такое штатное расписание
Штатное расписание — нормативный документ, показывающий:
численность работников — общую, на каждой должности;
профессии, квалификации, должности, классы, разряды работников;
оклады, надбавки, премии.
Каждый работодатель — ИП или юрлицо — обязан вести этот документ. Правило закреплено в Трудовом кодексе, а именно в статьях 15 и 57, а также в постановлении Министерства труда № 69.
Документ важно оформлять без ошибок — госорганы изучают его во время проверок:
Государственная инспекция труда (ГИТ) сопоставляет реальные заработные платы с показанными на бумаге;
Фонд социального страхования (ФСС) смотрит на штатное расписание как на доказательную базу, что страховые взносы начислялись правильно.
Документ могут запросить налоговая служба и Пенсионный фонд. Работодатель обязан представить его по первому требованию.
❗️ Внимание
Если штатного расписания нет, ИП грозит штраф до 5000 рублей, юридическому лицу — до 50 000 рублей.
Бизнесмену штатное расписание помогает визуализировать структуру организации, проверять эффективность работы подразделений, наблюдать имеющиеся вакансии, оценивать ежемесячный ресурс заработной платы.
Когда возникает конфликт из-за сокращения, нормативный документ позволяет доказать, что иную позицию увольняемому рекомендовать было невозможно.
В штатное расписание не вносят:
самого индивидуального предпринимателя, нанимающего сотрудников, поскольку юридически он не работник;
фрилансеров-подрядчиков и людей, оформленных по гражданско-правовым контрактам (ГПХ) — здесь отношения регулирует Гражданский кодекс, а не Трудовой.
Вступайте в клуб Деловая среда Премиум и получите доступ к материалам о развитии бизнеса
Форма штатного расписания
Для нормативного документа разработана форма № Т-3. При составлении надлежит ориентироваться на утвердившее ее постановление Госкомстата России № 1.
Т-3 обязательна для государственных учреждений и ведомств, бюджетных организаций. Коммерческим компаниям рекомендуют вести Т-3, форма позволяет снизить риски ошибок и отсутствия важной информации. Однако компании вправе подготовить свою форму, ориентированную на потребности бизнеса.
Как заполнять штатное расписание
Документ необходимо заполнять согласно требованиям Постановления № 1 Госкомстата. Форма № Т-3 включает в себя несколько граф, в каждую из них вносят полную информацию:
наименование компании — так, как оно прописано в уставе, учредительных документах;
код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций — ОКПО из 8 символов, присваивается Росстатом;
номер нормативного документа и число его составления;
число начала действия документа — может отличаться от даты составления;
номер приказа об утверждении документа и число, когда он был принят;
количество служащих на каждой должности.
❗️ Внимание
В Т-3 есть 10 важных граф, образующих главную часть документа. На эти графы, или столбцы, проверяющие органы обращают пристальное внимание.
Столбец 1. Наименование структурного подразделения, например департамента или цеха. Штатное расписание формируется в единственном числе на одно юрлицо, филиалы тоже считаются его частью, поэтому отдельно для каждого филиала составлять документ не нужно.
Столбец 2. Код подразделения — формируется самой компанией. Желательно, чтобы код логически понятно отражал подчинение подразделений. Например: 04 — департамент продаж, включенные в него отдел продаж корпоративным клиентам и тендерный отдел допустимо обозначить кодами 04.01 и 04.02 соответственно.
Столбец 3. Должность работника — должна соотноситься с трудовой функцией. Сюда же записываются категории квалификации, специальности.
Столбец 4. Число штатных единиц. Одна единица соответствует одной ставке; полставки указывается как 0,5; четверть ставки — 0,25.
Столбец 5. Тарифная сетка — размеры ежемесячных окладов.
Столбцы 6, 7, 8. Надбавки за вахтовый метод, стаж, ученую степень, северные, ненормированный день — все, какие учтены действующим законодательством или внутренними актами. Если надбавок нет, в этих графах можно ничего не писать. Надбавки допустимо показать в виде процентов, коэффициентов. Сюда же включаются доплаты и премии.
Столбец 9. Полная сумма выплаты — итоговая зарплата работника по факту. Чтобы указать ее правильно, нужно суммировать цифры в графах 5, 6, 7, 8 и умножить на число в графе 4.
Столбец 10. Примечания — тут можно оставлять пояснения: дать ссылки на локальные нормативные акты (ЛНА), на основании которых положены надбавки, или внести пометку, что место вакантно.
❗️ Внимание
Если должности записываются «с запасом», когда намечается взять людей в ближайший год, то, согласно требованиям закона № 1032-1 от 19. 1991, нужно раз в месяц оповещать службу занятости об открытых вакансиях. Она передает эту информацию гражданам, стоящим на учете. При приеме сезонных сотрудников их должности вносятся в штатное расписание, а людей оформляют по срочным договорам.
Что такое штатное расписание
ПО ЗАКОНУ
6 МИН
Как составить штатное расписание
Объясняем, что такое штатное расписание и чем оно полезно в случае проверок и не только.
Зачем нужна «штатка»
Штатное расписание — учётный документ с информацией о структуре компании, численности работников, их должностях, квалификации, окладах и надбавках. Он нужен всем юрлицам и ИП, у которых есть постоянные сотрудники.
Запросить штатное расписание во время проверки могут налоговая или трудовая инспекции, Пенсионный фонд или Фонд соцстрахования. Например, чтобы сопоставить реальные зарплаты сотрудников с указанными на бумаге.
Штатное расписание пригодится не только в случае проверки. Документ полезен для:
- Визуализации структуры компании, количества работников в каждом отделе и подсчёта зарплат. Названия должностей в «штатке» и трудовых договорах должны совпадать.
- Анализа эффективности компании, её подразделений и кадров.
- Напоминания о вакансиях. В штатном расписании прописываются незанятые должности.
- Защиты в судебных спорах по вопросам сокращений. С помощью штатного расписания можно доказать, что руководитель не мог предложить сотруднику другую должность.
Кого не нужно вносить в штатное расписание:
- ИП, который нанимает сотрудников. В отличие от директора организации или акционерного общества с точки зрения закона он не является работником.
- Подрядчиков, работающих по договорам ГПХ. Отношения с ними регулируются нормами Гражданского кодекса, тогда как штатное расписание — нормами ТК.
За отсутствие штатного расписания компания может получить штраф. Для ИП он составит до 5000 рублей, для юрлиц — до 50 тысяч рублей.
Штатное расписание
Штатное расписание — нормативный организационно-распорядительный документ организации, с помощью которого оформляется структура, утверждается штатный состав и численность предприятия с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности.
Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц.
Форма штатного расписания
Для составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.
Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, так как эта форма она содержит все необходимые реквизиты.
Кто составляет штатное расписание
Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция.
Такими лицами могут быть руководитель организации, руководитель отдела кадров, главный бухгалтер.
Сведения, прописанные в штатном расписании
Штатное расписание содержит следующие сведения:
наименование структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей, профессий;
количество штатных единиц;
размер оклада и (или) тарифной ставки;
наличие и размер надбавки;
Порядок внесения сведений в штатное расписание
В унифицированную форму N Т-3 сведения вносятся по следующим правилам:
наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документам;
код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации. Данные о нем содержатся в информационном письме органа государственной статистики;
«Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивается N 1, а в последующем применяется сквозная нумерация;
дата составления указывается текущая. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
в строке «На период» указывается период действия штатного расписания, а также дата его ввода в действие;
в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже указывается общее количество штатных единиц организации или предприятия.
Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате.
При этом заполняются следующие графы:
графа 1 «Наименование структурного подразделения»;
графа 2 «Код» предполагает указание номеров подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации;
графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации». Должности указываются в именительном падеже без сокращений;
в графе 4 «Количество штатных единиц» указывается предусмотренное в данной организации количество штатных единиц, в том числе неполных;
в графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, либо проценты или коэффициенты;
графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени;
графу 9 «Всего в месяц» возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;
графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.
Кто подписывает штатное расписание
Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:
— руководителя кадровой службы;
Штатное расписание может быть подписано другими работниками.
В этом случае в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников.
Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае штатное расписание следует прошить его и пронумеровать.
Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке.
При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи.
Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.
Утверждение штатного расписания
Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.
Сроки утверждения штатного расписания
Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения.
Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно.
Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое штатное расписание с целью удобства его применения в работе.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».