Электронные больничные: что это такое и как работает
В прошлом году работники имели право выбирать, какой больничный они хотят оформить: бумажный или электронный. Но с 1 января 2022 года электронные больничные стали обязательными, и без них работники просто не получат социальные выплаты. Что такое электронные больничные, зачем они нужны и как с ними работать — в нашей статье.
Понятие «электронный больничный» появилось в нашей стране в 2017 году. Это тот же самый листок нетрудоспособности, который теперь оформляется не на бумаге. Все данные вносит врач в единую государственную информационную систему.
Это новшество ввели для облегчения жизни врачей, сотрудников Фонда социального страхования, пациентов и работодателей. Процесс оформления занимает гораздо меньше времени, из цепи уходят ненужные звенья, а информация о выплатах становится прозрачной и понятной. К тому же электронные больничные невозможно подделать.
Пациенты, уже попробовавшие эту систему, остались довольны: чтобы оформить больничный, больше не нужно с температурой отстаивать очередь в отдельный кабинет. Достаточно сообщить врачу данные о месте работы и должности. При этом даже работодателю ничего передавать не нужно — система автоматически подгрузит данные так, что у бухгалтерии будет доступ к больничному.
Человек обращается в больницу, где врач при необходимости открывает виртуальный документ. Туда он вносит данные о пациенте, его диагнозе, сроках лечения, а также сведения о себе и медучреждении, после чего подписывает документ квалифицированной электронной подписью. Дату начала и окончания больничного врач устно сообщает пациенту, который всегда может перепроверить информацию в личном кабинете на сайте госуслуг или ФСС.
После закрытия листка нетрудоспособности, бухгалтерия организации, где числится человек, заполняет свою часть документа: данные о страховом стаже и средний дневной заработок сотрудника. Затем снова ставится специальная электронная подпись, и сведения отправляются в Фонд социального страхования для начисления выплат. Причитающуюся сумму переведут на зарплатную карту, а схему расчёта можно посмотреть в своём личном кабинете на сайте ФСС.
- Больше не нужно переносить данные с бумажного больничного в программу, а значит ошибок при начислении больничных будет гораздо меньше;
- Работник не сможет подделать электронный больничный;
- Электронный больничный, в отличие от бумажного, не нужно хранить в архиве или предоставлять в случае проверок органами;
- Документооборот с Фондом социального страхования становится проще и быстрее, что освобождает сотрудников бухгалтерии от лишней бумажной волокиты.
- Врач сразу же вносит все необходимые данные в систему, а значит не нужно отстаивать очередь, чтобы открыть больничный;
- Бумажный листок нетрудоспособности работник мог потерять, испортить, иным образом повредить — теперь это невозможно;
- Все взаимодействие происходит опосредованно от работника, которому больше не нужно относить больничный работодателю — достаточно сообщить, с какого числа работник будет находиться дома.
Как только больничный будет закрыт, работнику поступит пособие по нетрудоспособности напрямую от ФСС на зарплатную карту.
Максимальный размер пособия в 2022 году составляет 2 572,60 рубля в день. При этом минимальный размер пособия не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ) — 13 890 рублей.
С 1 января 2022 года заболевший работник больше не дает согласие на оформление электронного больничного. Но есть важное уточнение: сотрудник вправе в любой момент получить выписку из своего электронного больничного в медучреждении.
Если же больничный был открыт до нового года, а закрыт уже после 1 января, то он может быть оформлен в бумажном виде: бухгалтерия самостоятельно внесет все данные и рассчитает выплаты, которые полагаются сотруднику.
А вы уже пользовались системой электронных больничных? Расскажите о своем опыте в комментариях.
Электронный больничный лист: что это и как это работает
Электронные больничные уже вошли в нашу жизнь – в 2019 году медучреждения всех 85 регионов России оформляют электронные листки нетрудоспособности. Правда, от их бумажных собратьев отказываться не торопятся. Если вы еще не сталкивались с электронным больничным, то эта статья для вас.
Что такое электронный больничный
Два формата больничного листа — на бумаге и в электронном виде – действуют с 1 июля 2017 года. В соответствии с Федеральным законом от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ медицинские организации всех регионов России могут оформлять больничные листы в электронном виде.
Электронные больничные имеют ту же юридическую силу, что и бумажные. При этом законодательство не обязывает медучреждения оформлять больничные только в электронном виде.
Если информационное взаимодействие между медучреждением, работодателем и ФСС не налажено, ни выдать, ни обработать электронный больничный не получится.
Если же врач выдаст по просьбе пациента электронный документ, а работодатель его не примет по причине своей неподготовленности, то медорганизация вправе заменить электронный больничный бумажным.
В местностях, где нет интернета, также возникают сложности с выдачей электронных листков нетрудоспособности. И пока эти проблемы существуют, бумажные бланки остаются востребованными.
Как оформляют электронный больничный
Электронный больничный лист практически ничем не отличается от бумажного. Это тот же привычный больничный лист, только в виде электронного документа. Он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
Выписать электронный больничный могут только медучреждения, подключенные к Медицинской информационной системе. Если и клиника, и работодатель участвуют в электронном обмене, сотрудник сможет решить, какой брать бюллетень — бумажный или электронный.
Обязательными реквизитами электронного листка нетрудоспособности являются все реквизиты бумажного больничного, согласно приказу Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 года № 624н. Это, в частности, сведения, содержащие ИНН и СНИЛС сотрудника, название работодателя, сведения о среднем заработке для исчисления пособия, подписи врачей, подписи председателя врачебной комиссии и главного врача медицинской организации, если листок выдан более чем на 15 дней и др.
Больничный лист в электронном виде оформляют с письменного согласия пациента. Данные электронного больничного заносят в специальную базу ФСС, которая доступна работодателям через личный кабинет на сайте ФСС РФ
Как оплачивают электронный больничный
После того как врач оформит электронный больничный и подпишет его УКЭП, информация об этом поступает в отделение ФСС и по месту работы пациента.
Гражданину сообщается номер электронного больничного, с которым он идет в бухгалтерию. Работодатель видит в базе название медучреждения, номер и дату выдачи листа, дни болезни, ФИО работника. Бухгалтер вводит номер больничного листа в базу данных, узнает нужную информацию для начисления пособия, начисляет и выдает пособие по электронному больничному, как и по традиционному бумажному.
В соответствии с Федеральным законом от 1 мая 2017 года № 86-ФЗ электронные больничные формируются и хранятся в информационной системе ФСС «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах». Распечатывать и хранить электронные больничные в бумажном виде не нужно.
Размер пособия по электронному больничному листу сотрудник может увидеть в личном кабинете на сайте ФСС. Механизм его исчисления не зависит от того, какой больничный выдан пациенту — бумажный или электронный.
То, как оплачивается электронный больничный, зависит от применяемой работодателем системы. Если организация участвует в пилотном проекте по прямым выплатам, то оплата пройдет напрямую от ФСС. Если не участвует — попадет к сотруднику привычным способом от работодателя.
Плюсы и минусы электронных больничных
Если верить статистике, то электронные больничные постепенно вытесняют бумажные бланки. Оно и понятно — электронные документы проще и быстрее заполнить, чем бумажные. Их невозможно потерять и испортить.
Подделать электронный больничный невозможно, так как он идет по защищенным каналам связи и подписывается цифровой подписью медучреждения и врача.
В результате не придется опасаться того, что ФСС не признает расходы.
В то же время, чтобы почувствовать на практике все эти плюсы, нужно пройти процедуру регистрации в личном кабинете на сайте ФСС, проверить, годится ли ваша электронная подпись для работы, и если не годится – приобрести новую. Электронная подпись должна быть совместима с ЕИИС «Соцстрах».
Разумеется, для работы с электронными больничными нужны компьютер и интернет (бумажные больничные можно обработать и без этого).
Ну и последнее — придется проводить в учете все больничные, которые оформят ваши работники.
Когда появились электронные больничные листы
— Этот сервис — электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) — узаконен в нашей стране с 1 июля 2017 года.
Как работает ЭЛН?
— Лечащий врач заполняет больничный лист на рабочем компьютере в специальной программе. После закрытия больничного подписывает его электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Кто имеет доступ к электронному листку нетрудоспособности?
— Информация передается в Фонд соцстраха по каналам защищенной связи в зашифрованном виде.
— Работодатель получает доступ к ЭЛН (кроме данных о диагнозе) после сообщения номера больничного работником.
— Работник может узнать о выданных ЭЛН в Личном кабинете по адресу https://lk.fss.ru/recipient/
Как воспользоваться электронным больничным?
— Фонд соцстраха обеспечил техническую возможность подключения к системе выдачи электронных больничных по всей стране.
— Пациент может воспользоваться электронным больничным, если к этой системе подключились его медицинская организация и работодатель.
В чем преимущества ЭЛН для пациента?
— Исключаются ошибки при заполнении листка нетрудоспособности, его нельзя испортить или потерять.
Какая польза от ЭЛН для врача?
— Сокращается время заполнения листка нетрудоспособности и врач может уделить больше внимания пациенту.
Как выигрывают от введения ЭЛН работодатель и государство?
— Для работодателей сокращаются расходы на ведение и хранение бумажной отчетности.
— Для государства снижаются расходы на изготовление бланков, ведение бумажной отчетности, исключаются злоупотребления.
Электронные больничные: инструкция для работодателя
Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который врачу нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя.
Разбираемся, как заполнить и отправить электронный листок нетрудоспособности в Социальный фонд России — СФР.
Что такое электронный больничный лист
Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.
Чтобы работать с ЭЛН, нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с СФР о работе с электронными больничными. Сотрудники могут уточнять сведения об электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия в личном кабинете на сайте СФР.
Зачем нужны электронные больничные
Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и СФР. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.
Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз подключиться к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывало с бумажными листками.
Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.
Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.
Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности
Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. Если заболел член семьи, например ребенок сотрудника, фонд оплатит пособие начиная с первого дня.
Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и СФР работают с больничным.
Сотрудник обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист.
Врач открывает больничный лист в день обращения. Заполняет свою часть листка в электронной системе СФР: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.
Работодатель. Номер ЭЛН сотрудник узнает в личном кабинете на сайте СФР и сообщает работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе.
Социальный фонд России. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.
Как передать сведения о застрахованных лицах в СФР
Правила, по которым нужно передать сведения о застрахованных лицах, описаны в постановлении правительства. Чтобы получать пособие, сотрудник должен в момент трудоустройства сообщить работодателю:
- свои личные данные;
- как он хочет получать пособие — например, на банковский счет.
Работодатель должен передать эту информацию в СФР — в течение трех рабочих дней с момента получения. Раньше для этого сдавали отчет СЗВ-М. В 2023 году вместо него сдают отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах».
Как начать работу с электронными больничными
Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.
Заключить соглашение об информационном обмене с социальным фондом. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте СФР.
Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, то можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте СФР.
Взять номер больничного у сотрудника. Сотрудник узнает номер больничного от врача или в личном кабинете на сайте СФР и передаст его работодателю.
Получить из СФР предзаполненные сведения, проверить и отправить обратно. Для назначения больничных и декретных одновременно с сообщением о закрытии электронного больничного фонд может направить работодателю запрос на предоставление сведений, необходимых для расчета. Их состав зависит от вида пособия. Ответить на запрос нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения данных о закрытии электронного больничного.
Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете СФР. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе СФР.
Как СФР контролирует работу с электронными больничными в 2023 году
СФР внимательно следит за достоверностью и полнотой данных, которые получает от работодателей. Например, фонд может устроить перекрестный запрос сведений в налоговой или других госорганах.
Работодатель может получить штрафы:
- за отказ в передаче документов — 200 ₽ за каждый документ;
- за передачу неверных данных — 20% от переплаты, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽;
- за передачу сведений с опозданием — 5000 ₽.
Если фонд получит от работодателя неверные данные и назначит излишние суммы пособия сотруднику, возмещать деньги фонду будет работодатель.