Чем занимается заместитель главного бухгалтера

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера служит для формализации рабочих процессов и повышения эффективности работы специалиста. Обязанность работодателя по составлению данного документа не предусмотрена в законодательстве, но в статье 57 ТК упоминается, что в трудовом договоре должна быть зафиксирована трудовая функция работника. Фактически должностная инструкция и является расширенным дополнением к трудовому договору, конкретизируя основные аспекты функции работника.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Образец должностной инструкции заместителя главного бухгалтера

1. Общие положения

1. Основной задачей заместителя главного бухгалтера является помощь в руководстве бухгалтерией фирмы.
2. Заместитель главного бухгалтера назначается и освобождается от своей должности приказом руководителя фирмы, по представлению главного бухгалтера.
3. Заместитель главного бухгалтера обязан соответствовать определенным квалификационным стандартам:
   • успешно законченное профильное высшее образование;
   • опыт работы в бухгалтериях от 5 лет.
4. Заместитель главного бухгалтера подчиняется главному бухгалтеру фирмы.
5. На срок отсутствия специалиста (болезнь, командировка и пр.) его обязанности выполняет другой сотрудник бухгалтерии, по представлению главного бухгалтера.
6. Заместитель главного бухгалтера обязан обладать познаниями в следующих областях:
7. профильное законодательство, регулирующие ключевые аспекты ведения бухгалтерской отчетности;
8. отраслевые особенности бухгалтерской отчетности, применительно к фирме-работодателю;
9. актуальные нормы контролирующих инстанций, в том числе ФНС, регулирующих процедуры сдачи отчетности, в том числе налоговой;
10. нормы составления первичной отчетности;
11. учетная политика, которая применяется в фирме;
12. экономический анализ основных показателей деятельности фирмы;
13. способы отражения текущих операций;
14. нормы проверок корректности отражения экономических операций в соответствующих документах;
15. нормы отражения экономических результатов в квартальной и годовой отчетности;
16. нормы проведения аудиторских проверок и инвентаризации;
17. структура фирмы и области её деятельности;
18. основные контрагенты и партнеры фирмы;
19. принципы налогового планирования;
20. нормы корректного списания потерь и отражения просрочек;
21. отличия РСБУ от МСФО и особенности данных систем отображения отчетности;
22. принципы делового документооборота;
23. этические принципы деловой деятельности;
24. нормы эксплуатации востребованной в бухгалтерии оргтехники, компьютеров и программ.
25. Заместитель главного бухгалтера руководствуется:
    • актуальными законами и правилами, относящимися к сфере бухгалтерской отчетности;
    • документами фирмы;
    • содержанием данной инструкции.

2. Функции

От заместителя главного бухгалтера на работе требуются следующие функции:

1. Помощь главному бухгалтеру в руководстве бухгалтерией.
2. Участие в разработке учётной политики фирмы.
3. Мониторинг своевременности и корректности налоговых операций.
4. Отслеживание изменений норм и законов в зоне своей ответственности и информирование руководства по данным изменениям.
5. Контроль корректности бухгалтерской отчетности.
6. Участие в проведении аудиторских и инвентаризационных мероприятий.
7. Участие в сдаче годовой и квартальной отчетности.
8. Оформление соответствующих документов по работе бухгалтерии.
9. Контроль за хранением необходимых финансовых документов.
10. Участие в проведении расчетов с контрагентами, а также в контроле уровня дебиторской и кредиторской задолженности.
11. Контроль корректности анализа деятельности фирмы.
12. Участие от лица фирмы в рабочих встречах с внешними агентами.
13. Замещение главного бухгалтера в случае необходимости.

3. Ответственность

Заместитель главного бухгалтера может нести ответственность в следующих случаях:

1. За ущерб, который понесла фирма из-за непрофессиональных и несоответствующих действий, — в тех пределах, которые определены в трудовом законодательстве.
2. За нарушения норм конфиденциальности и хранения данных — в границах, которые определены в правилах фирмы и соответствующем законодательстве.
3. За совершенные на работе правонарушения — в соответствии с нормами действующего законодательства.

4. Права

Заместитель главного бухгалтера в своей работе имеет следующие права:

1. Требовать от коллег по фирме информацию, которая требуется в своей работе.
2. Вносить руководству предложения по совершенствованию процессов в сфере бухгалтерии и финансов.
3. Ставить подписи на документах в границах своей компетенции.
4. Участвовать в совещаниях руководителей, где затрагиваются вопросы бухгалтерской отчетности.
5. Знакомиться с проектами распоряжений руководства в области своей ответственности и вносить предложения по ним.
6. По поручению руководства фирмы брать на себя обязанности главного бухгалтера в случае производственной необходимости.
7. По поручению главного бухгалтера представлять фирму в отношениях с партнерами и контролирующими инстанциями.

5. Условия труда

1. Заместитель главного бухгалтера может быть отправлен в командировку в случаях, оговоренных в трудовом договоре и других документах.
2. Руководство фирмы может отправить заместителя главного бухгалтера в оплачиваемую поездку на конференцию или семинар с целью профессионального роста на условиях, обозначенных в соответствующих трудовых документах фирмы.
3. Заместителю главного бухгалтера предоставляется доступ к отраслевым СМИ и интернет-ресурсам, подписками на которые располагает фирма.
4. В случае выполнения специалистом дополнительной работы, в том числе по замещению главного бухгалтера, ему выплачиваются дополнительные средства в порядке, оговоренном в трудовом договоре.

Зачем требуется должностная инструкция заместителю главного бухгалтера

В документе даны четкие формулировки для специалиста по основным аспектам деловых отношений. Так, в нем изложены:

• требуемые навыки;
• требования по образованию и опыту работы;
• должностные обязанности;
• права и меры ответственности;
• другие ключевые аспекты.

Всё это помогает сориентировать заместителя главного бухгалтера: что ждет от него руководитель и какова его роль в компании. Руководство компании, в свою очередь, с помощью данной инструкции может упростить процессы контроля над работником и улучшить эффективность его рабочих процессов. Дополнительно документ дает возможность для предотвращения конфликтных ситуаций на работе, а также может использоваться в судебных разбирательствах.

Принципы должностной инструкции

Трудовое законодательство до сих пор не уделяет внимание описанию роли должностной инструкции. В результате работодатели адаптируют документ под свои нужды, придерживаясь, однако, некоторых распространенных стандартов. По этим стандартам типовая инструкция включает следующие разделы:

• Общие положения.
• Функции.
• Права.
• Ответственность.

К данным разделам работодатели могут добавлять и дополнительные, которые конкретизируют отдельные аспекты в деятельности специалиста. Наиболее популярны следующие дополнительные части:

• Условия труда.
• Должностные связи.
• Критерии оценки специалиста.
• Квалификационные требования.

Важно! Для создания или корректировки должностной инструкции можно использовать бухгалтерский профстандарт №103н, утвержденный Минтрудом в начале этого года.

Общие положения

Начальный раздел в инструкции. Он предназначен для перечисления общих принципов положения специалиста в фирме. Стандартными в разделе являются те пункты, где показано, кто заменяет специалиста, кто его принимает на работу и увольняет с неё и тому подобное.

Наиболее важное значение имеют пункты, где перечислены требования к стажу и образованию кандидата на должность, а также даны те навыки, которыми он должен владеть.

Важно! Заместитель главного бухгалтера должен заменять своего руководителя в случае необходимости. Это предъявляет повышенные требования к уровню специалиста. В данном случае можно даже выделить под квалификационные требования отдельный раздел.

Основные функции

В разделе даны основные обязанности заместителя главного бухгалтера. Помимо помощи главному бухгалтеру, в его функции может входить и оперативное управление каким-то направлением бухгалтерии, таким как отчетность по МСФО или налоговое планирование. В таком случае рекомендуется отдельно прописать данные функции.

Ответственность

Раздел отводится под перечисление случаев, когда специалист может быть привлечен к ответственности. Для заместителя главного бухгалтера важно упомянуть ответственность за раскрытие конфиденциальной внутренней информации.

Важно! Меры ответственности описываются в общих чертах, так как конкретно они могут быть определены лишь в ходе соответствующих разбирательств, в том числе и в суде.

Права

Здесь дается типовой список прав, примерно одинаковый у разных специалистов. Для бухгалтера важно подчеркнуть право на получение документов и информации, нужных для ведения отчётности, её сдачи и проверки корректности.

Условия труда

Сюда включаются не только стандартные права, такие как льготы и премии, но и те, которые связаны с особенностями бухгалтерской работы. Так, работодатель может взять обязательство снабжать специалиста отраслевой прессой и доступом к профильным онлайн-ресурсам. Также специалист может быть отправлен в оплачиваемые поездки на отраслевые конференции или семинары по повышению квалификации.

Для вступления инструкции в силу она должна быть согласована с руководителем фирмы и главным бухгалтером. Также в согласовании могут быть задействованы и другие лица (заместитель директора, юрист, начальник кадрового отдела). После этого с содержанием инструкции должен быть ознакомлен сам работник.

Инструкция распечатывается на фирменном бланке. В этом бланке должны содержаться подписи причастных лиц, их расшифровка, наименование самой организации и дата составления. Только после того, как все подписи поставлены, документ считается вступившим в силу.

Организация работы бухгалтерии оператора связи

Как организовать работу в бухгалтерии интернет-провайдера при следующем перечне операций:

оказание услуг связи (билинговая система не отсылает счета и акты автоматически, это делается вручную в бухгалтерской программе);

реализация товаров (складской учет товаров и материалов);

выполнение работ (в том числе строительство линий и узлов связи хозспособом);

учет денежных средств;

учет расчетов (с поставщиками, подрядчиками, покупателями, по оплате труда)?

Отдел бухгалтерского учета состоит из пяти человек. Должности в отделе следующие:

заместитель главного бухгалтера;

бухгалтер (три человека).

Общие правила.

Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 402‑ФЗ ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта. Чаще всего это происходит путем создания бухгалтерской службы или заключения договора об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. В рассматриваемом случае речь идет именно о бухгалтерской службе, следовательно, руководитель экономического субъекта возлагает ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера (ч. 3 ст. 7 Федерального закона № 402‑ФЗ). С главным бухгалтером, как и с остальными сотрудниками бухгалтерии, организация заключает трудовой договор, в котором определяются их трудовые функции. В описанной ситуации они могут быть распределены следующим образом (рекомендуемый нами способ распределения обязанностей является лишь одним из возможных вариантов).

Обязанности бухгалтеров.

В обязанности бухгалтеров (три человека) можно вменить две основные функции:

принятие к учету первичных учетных документов о фактах хозяйственной жизни (ФХЖ) экономического субъекта;

денежное измерение объектов бухгалтерского учета и текущая группировка ФХЖ.

Данные функции должны исполняться в разрезе тех участков учета, которые закрепляются за каждым бухгалтером. Для этого необходимо все объекты бухгалтерского учета поделить на три группы и за каждым бухгалтером закрепить соответствующий участок (объем учетных операций применительно к тем объектам, которые закреплены за сотрудником).

Могут быть сформированы следующие группы.

Учет внеоборотных и оборотных активов (ОС, НМА, материалы и т. д.)

Сюда может входить учет товаров и материалов на складах, учет ОС, в том числе их возведение хозспособом, учет автотранспорта, начисление амортизации

Учет доходов и расходов (формирование себестоимости и выручки)

Сюда может входить учет выручки, выставление счетов, актов, списание материальных ценностей в разрезе всех видов деятельности, в том числе общехозяйственных расходов

Учет расчетов и денежных средств (операции по расчетному счету, кассе, контроль дебиторской и кредиторской задолженности)

В этом же блоке подразумевается также ведение расчетов по заработной плате

Составление отчетности, связанной с расчетами по оплате труда, традиционно возлагается на бухгалтера, ведущего первичный учет данных расчетов, хотя в организации может быть принято и иное решение. Например, возложение данной обязанности на заместителя главного бухгалтера или самого главного бухгалтера. В зависимости от принятого решения трудовая функция по составлению соответствующей отчетности должна быть отражена в трудовом договоре с конкретным работником. Аналогичным образом следует поступить в отношении налоговой отчетности по отдельным налогам.

Обязанности заместителя главного бухгалтера.

В обязанности заместителя главного бухгалтера предлагаем вменить следующие функции:

принятие к учету первичных учетных документов о ФХЖ экономического субъекта;

денежное измерение объектов бухгалтерского учета и текущая группировка ФХЖ;

итоговое обобщение фактов хозяйственной жизни.

Как видим, первые две функции совпадают с теми, что закреплены за должностью бухгалтера. Это означает следующее.

Во-первых, заместитель главного бухгалтера должен иметь возможность заменить любого бухгалтера при необходимости.

Во-вторых, именно ему мы предлагаем вменить в обязанности ведение операций по оставшейся группе объектов бухгалтерского учета. Это учет капитала (уставного, добавочного, нераспределенной прибыли, целевого финансирования) и учет резервов, доходов и расходов будущих периодов, текущего финансового результата.

Под итоговым обобщением понимаем подсчет и проверку оборотов по счетам, контроль тождества данных аналитического и синтетического учета, подготовку оборотно-сальдовой ведомости к сдаче отчетности за отчетный период.

Обязанности главного бухгалтера.

Главному бухгалтеру предлагаем вменить в обязанности:

составление бухгалтерской (финансовой) отчетности;

ведение налогового учета и составление налоговой отчетности.

Подробное описание данных трудовых функций приведено в профессиональном стандарте «Бухгалтер». Размещен здесь.

Несколько слов о внутреннем контроле.

Обращаем внимание, что согласно ч. 1 ст. 19 Федерального закона № 402‑ФЗ экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Экономический субъект в лице его руководителя самостоятельно принимает решение о создании службы внутреннего контроля либо наделении необходимым функционалом главного бухгалтера. В последнем случае обязанности главного бухгалтера целесообразно частично перераспределить между ним и его заместителем.

При возложении обязанностей по ведению внутреннего контроля на главного бухгалтера должно быть учтено, что исполнение данных обязанностей корреспондирует с наличием следующих умений (профессиональных навыков):

понимание целей и процедур внутреннего контроля, принципов разработки соответствующих организационно-распорядительных документов;

владение методами проверки качества составления регистров и отчетности;

оценка рисков, влияющих на достоверность отчетности и их минимизацию, и т. д.

При отсутствии перечисленных теоретических и практических знаний рекомендуем главному бухгалтеру пройти соответствующее обучение в области внутреннего контроля ведения бухучета и составления отчетности.

В статье предложен следующий алгоритм распределения обязанностей в бухгалтерской службе интернет-провайдера. Первичный учет практически всех объектов бухучета нужно возложить на бухгалтеров (с возложением обязанности по представлению отчетности контролирующим органам или без таковой). Заместителю главного бухгалтера следует поручить проверку всех участков учета и подготовку «оборотки» к составлению отчетности (с возложением обязанности по представлению отчетности контролирующим органам или без таковой). Главному бухгалтеру предлагаем поручить составление бухгалтерской (финансовой) и налоговой отчетности. При желании вменить ему в обязанности функции по организации внутреннего контроля, полагаем, необходимо часть «отчетных» функций передать заместителю главбуха.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера

При приеме нового сотрудника на работу или переводе на новую должность работника предприятия его необходимо ознакомить с обязанностями, которые он должен будет выполнять в новой для себя должности. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы установить один из главных предметов, ради которых заключается трудовой договор, — трудовую функцию работника.

Этой цели служит документ, называемый должностной инструкцией. По содержанию он оказывается шире простого перечня обязанностей, т. к. обычно включает в себя еще определение места сотрудника в иерархии соответствующего подразделения, перечисление требований к уровню его квалификации, а также определяет права, связанные с исполнением должностных функций, и ответственность.

Законодательно обязанность составления должностной инструкции не устанавливается, но в действительности этот документ нужен как для работодателя, так и для работника. Работодателю он позволяет:

• четко расписать обязанности, привязанные к определенной должности;
• снять проблему составления отдельных требований при поиске подходящего кандидата на должность;
• облегчить процесс знакомства нового сотрудника (или сотрудников) с его должностными функциями.
• проконтролировать, насколько справляется с работой конкретный человек;
• привлечь его к ответственности за невыполнение должностных обязанностей.

При этом работодатель заинтересован в максимально полном отражении в инструкции реальных функций, выполняемых работником, поскольку у последнего есть право отказаться от выполнения дополнительной работы и право требовать дополнительную оплату за ту работу, которая не входит в его обязанности.

Всё это при формальной необязательности делает должностную инструкцию весьма важным и нужным документом, к составлению которого следует подходить с особой тщательностью.

Допустимо ли составить одну должностную инструкцию на должность или необходимо делать ее на каждого работника этой должности? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс, и ответ экперта поможет вам не допустить ошибок в формировании должностных инструкций.

Что представляет собой должность заместителя главного бухгалтера

Должность заместителя главного бухгалтера подразумевает наличие в организации сотрудника, который хотя бы в части вопросов способен заменить временно отсутствующего по каким-либо причинам главного бухгалтера. Чаще всего это вопросы:

• подписания текущих документов;
• согласования обычных документов;
• создания и передачи в смежные подразделения текущей бухгалтерской информации;
• разрешения неотложных методологических и организационных внутренних ситуаций;
• подготовки пояснений по неотложным внешним запросам.

Об оформлении приказа о замещении отсутствующего работника читайте в статье «Приказ на замещение на время отпуска — бланк и образец».

Помимо этого, на заместителя главного бухгалтера обычно возлагаются функции контроля за соблюдением сотрудниками бухгалтерии правил учета, установленных учетной политикой, а также та часть текущей учетной работы, которая, как правило, связана с наиболее сложными участками бухгалтерского и налогового учета.

Всё это предполагает наличие у заместителя главного бухгалтера достаточно высокого уровня профессиональной подготовки и опыта. Поэтому в этой части к нему предъявляются такие же требования, как и к главному бухгалтеру(п. 4 ст. 7 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Если говорить о минимальных квалификационных требованиях, установленных профессиональным стандартом «Бухгалтер», утвержденным приказом Минтрудсоцзащиты России от 21.02.2019 № 103н), то к таковым (соотносимым с уровнем квалификации 6, который нужно иметь для составления и предоставления бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта) относятся:

• высшее или среднее специальное образование;
• стаж работы не менее пяти лет из последних при наличии высшего образования, а при наличии среднего профессионального образования — не менее семи лет;
• отсутствие непогашенной судимости за преступления в сфере экономики.

Так же, как и главный бухгалтер, его заместитель относится к категории руководителей и поэтому должен отвечать тем требованиям, которые предъявляются к руководителю, способному выполнять функции главного бухгалтера, такими документами, как:

• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
• профессиональный стандарт «Бухгалтер», утвержденный приказом Минтрудсоцзащиты РФ от 21.02.2019 № 103н.

Согласно этим документам специалист, выполняющий работу главного бухгалтера, должен знать:

• бухгалтерское и налоговое законодательство;
• гражданское, финансовое и хозяйственное законодательство;
• трудовое право;
• кодексы этики профессионального бухгалтера и корпоративного управления;
• статистический и управленческий учет;
• специфику, технологию, структуру, стратегию и перспективы деятельности организации;
• правила проведения аудиторских проверок;
• методы финансового анализа;
• бухгалтерские и справочно-правовые базы.

В функции заместителя, как правило, не будут входить такие вопросы, как организация работы бухгалтерии и документооборота в части поступления необходимых первичных документов, разработка учетной и налоговой политики, финансовый анализ, но он должен быть в курсе всех организационных и методологических аспектов работы бухгалтерии, чтобы быть способным осуществлять текущий контроль и при необходимости заменять главного бухгалтера.

О том, что нужно иметь в виду, разрабатывая современную учетную политику, читайте в материале «Учетная политика по налогу на прибыль».

Варианты функций заместителя

В зависимости от особенностей структуры организации, работником которой является заместитель главного бухгалтера, возможны такие варианты его функций:

• Организация входит в холдинг, и все главные бухгалтеры компаний, образующих этот холдинг, подчиняются главному бухгалтеру и называются его заместителями. При этом заместитель главного бухгалтера холдинга, по существу, остается главным бухгалтером своей организации и выполняет в полном объеме все его функции.
• Заместитель главного бухгалтера является сотрудником большой бухгалтерии крупного предприятия. В этом случае он, как уже описывалось выше, будет, выполняя сам часть учетной работы, осуществлять контроль за тем, чтобы бухгалтерия вела свою работу в соответствии с требованиями установленной в организации учетной политики, подписывать часть текущих первичных документов и периодически замещать главного бухгалтера во время его отсутствия. Обязанность замещения для такой ситуации обычно включается в должностные функции заместителя.
• В небольшой организации с небольшой бухгалтерией заместителем главного бухгалтера может назначаться сотрудник, который практически наравне с главным бухгалтером исполняет его функции в части согласований, подписей, составления отчетности. При этом организационные вопросы, методология и учетная политика остаются прерогативой главного бухгалтера, а учетная работа делится равномерно на всех, включая главбуха.

Таким образом, круг обязанностей заместителя главного бухгалтера в разных организациях может существенно различаться. Поэтому они должны быть четко прописаны в должностной инструкции.

Что нужно включить в должностную инструкцию

По своей структуре должностная инструкция заместителя главного бухгалтера не будет принципиально отличаться от аналогичных документов, составленных для других сотрудников организации. Обычно в нее входят такие разделы:

• положение сотрудника в структуре организации или подразделения, его подчиненность;
• требования, предъявляемые к образованию и опыту работы;
• перечень должностных обязанностей;
• права, вытекающие из должностных обязанностей;
• ответственность.

Ключевым разделом в инструкции является перечень должностных обязанностей, поскольку все остальные моменты, за исключением предоставляемых в связи с исполнением обязанностей прав, закреплены в иных документах (законодательных актах или внутренних документах, разработанных самой организацией). А права, отраженные в инструкции, логично вытекают из должностных функций.

Составляя перечень должностных обязанностей, необходимо исходить из реально исполняемых работником функций, отражая их конкретное содержание и не ограничиваясь общими фразами. В противном случае неизбежными окажутся разногласия с сотрудником в отношении понимания возложенных на него обязанностей.

Как составить инструкцию

Должностную инструкцию для заместителя главного бухгалтера так же, как и для любого другого сотрудника бухгалтерии, разрабатывает главный бухгалтер.

Утвержденной законодательно формы у нее нет, поэтому она оформляется в соответствии с теми правилами, которые установлены для внутренних документов, создаваемых в организации. Это может быть разработанная самостоятельно форма или просто бланк с наименованием организации. В любом случае этот документ должен быть утвержден руководителем. Если действующие в организации правила документооборота требуют предварительного согласования текста должностной инструкции с другими подразделениями (например, с юридической службой или отделом кадров), то перед передачей на подпись руководителю, его согласовывают в этих подразделениях.

Под текстом инструкции указываются должность, фамилия и ставится подпись разработчика, а также оставляется место для размещения отметки об ознакомлении работника с документом, предполагающее проставление его подписи и даты ознакомления.

Копию должностной инструкции рекомендуется предоставить работнику.

Итоги

Должностная инструкция, определяющая перечень обязанностей, связанных с конкретной должностью, является крайне важным документом как для работодателя, так и для работника. Включая обязанности в перечень, необходимо отражать их максимально полно и конкретно.

Заместитель главного бухгалтера

Заместитель главного бухгалтера– работник, который не только исполняет обязанности главного бухгалтера в отсутствие последнего, но и несет ответственность за определенные участки бухучета. И об этом необходимо помнить любому работодателю.

Более того, если в должностной инструкции не прописать самым обстоятельным образом обязанности заместителя главбуха, это может привести к недостаточной эффективности выполняемой им работы.

Чем же конкретно должен заниматься этот сотрудник? Какова его зона ответственности, в чем заключаются права и обязанности? Читайте об этом в нашем материале.

В чем заключается работа заместителя главного бухгалтера

Можно сказать, что заместитель главного бухгалтера – это руководитель второго уровня. В его функции не входит решение задач по управлению организацией или даже одной из ее структур, но тем не менее в его подчинении находится небольшое подразделение. Управление финансовыми потоками предприятия, принятие руководящих решений – это обязанность главного бухгалтера. Он же отвечает за деятельность бухгалтерии перед руководством. А заместитель выполняет рутинные операции – обеспечивает реализацию поставленных задач, отслеживает сроки сдачи отчетности, готовит необходимые документы и т. д.

В крупных компаниях на каждом направлении может работать отдельный заместитель главного бухгалтера.

Заместитель главбуха руководит несколькими рядовыми бухгалтерами, поручая им решение текущих задач и осуществляя контроль за их выполнением. Кроме того, он может брать на себя и обязанности главного бухгалтера, если тот временно отсутствует на рабочем месте.

Чтобы стало более понятно, чем отличаются функции главбуха и его зама, нужно изучить их должностные инструкции – там четко прописано, чем должен заниматься каждый из них и какие они имеют права. Стоит отметить, что круг должностных обязанностей зависит не только от занимаемого поста, но и от специфики предприятия.

Должностные инструкции являются внутренними документами, а потому их разработкой компании занимаются самостоятельно. Однако при этом рекомендуется придерживаться структуры, которая принята в кадровом делопроизводстве. Допускается включение работодателем в должностную инструкцию любой информации, которую он считает необходимой. Но если глава фирмы будет следовать рекомендуемой структуре, то все нюансы окажутся учтены и ни один важный момент не будет упущен. Обычно должностная инструкция состоит из 3-4 разделов:

• Общие положения. В них прописываются предъявляемые к соискателям требования (уровень образования, стаж работы и т. д.), порядок трудоустройства, увольнения и замещения сотрудника. Также общие положения определяют место должности заместителя главбуха в структуре организации и закрепляют за ним непосредственного руководителя – главного бухгалтера.
• Должностные права и обязанности (эта часть инструкции может быть поделена еще на две). Это ключевой раздел, он содержит описание всех обязанностей и прав работника. Разработке этого раздела необходимо уделить особое внимание, ведь сотрудники должны выполнять только те функции, которые устанавливает для них должностная инструкция, и имеют право отказаться от любых поручений, выходящих за рамки изложенных в этом документе требований.
• Ответственность сотрудника. Данный раздел описывает нарушения, за которые должен отвечать работник, и применяемые в той или иной ситуации санкции. При этом строгость наказания за дисциплинарные нарушения не может быть выше, чем предусмотренная трудовым и гражданским законодательством. Это касается и материальной ответственности. А административные и уголовные правонарушения не должны наказываться жестче, чем этого требует Кодекс РФ об административных правонарушениях и Уголовный кодекс РФ соответственно.

В должностной инструкции также должно быть указано, когда и кем она была утверждена. Как правило, эти сведения выносят в начало документа (в правый верхний угол) и оставляют рядом строчку для подписи руководителя, который утвердил данную инструкцию.

Читайте также

Надо сказать, что в квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС) (утвержден Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37) нет должности заместителя главного бухгалтера, как и ее квалификационной характеристики. Не содержат информации о ней и профессиональные стандарты.

Хотя должности заместителя главбуха нет в ЕКС и профессиональных стандартах, допускается использование обозначенных документов при разработке должностной инструкции для этого сотрудника. Кроме того, при определении функционала берутся в расчет также объемы, структура и сфера деятельности компании. То есть заместителю главного бухгалтера могут быть вменены обязанности бухгалтера материальной группы, бухгалтера по зарплате или бухгалтера-кассира, хотя для этих категорий работников существуют отдельные должностные инструкции.

Таким образом, при определении должностных обязанностей зама главбуха можно отталкиваться от функционала, который предусмотрен ЕКС для главного бухгалтера, рядового бухгалтера, бухгалтера-ревизора. Еще один документ, который можно использовать при разработке должностной инструкции заместителя главного бухгалтера – профессиональный стандарт «Бухгалтер».

Когда заместитель главного бухгалтера обязан подменять вышестоящее начальство

На заместителе главного бухгалтера лежит большая ответственность. Любой замглавбуха, особенно если других заместителей в компании нет, должен при необходимости брать на себя выполнение функций своего руководителя. Эту его обязанность необходимо прописывать в должностной инструкции и других нормативных актах, которые определяют функционал заместителя главного бухгалтера. Передача обязанностей и полномочий главбуха его заместителю возможна в следующих случаях:

1. Отпуск руководителя бухгалтерии. Реализация права на отдых должна быть доступна каждому сотруднику, независимо от того, какую должность он занимает и каков уровень его ответственности.
2. Пребывание руководителя бухгалтерии в командировке. Поскольку на главном бухгалтере лежит большая ответственность, его могут направлять в различные служебные поездки, чтобы передать нужные бумаги, поучаствовать в переговорах или заседаниях суда.
3. Отсутствие главбуха на рабочем месте в связи с болезнью. На то время, пока главный бухгалтер находится на больничном, его обязанности передаются заму, чтобы не откладывать решение важных вопросов.

Если отпуска и командировки планируются заранее, и заместитель имеет возможность подготовиться к выполнению функционала главбуха, то на больничный, как правило, люди уходят неожиданно, поэтому к соискателям на должность заместителя главного бухгалтера предъявляют достаточно высокие требования.

Варианты функций заместителя главного бухгалтера

Функции, которые выполняет замглавбуха в той или иной организации, зависят от особенностей ее организационной структуры.

1. В холдинге главные бухгалтеры составляющих его предприятий являются заместителями главбуха всего холдинга и находятся у него в подчинении. Но в рамках своего предприятия они выполняют обязанности главного бухгалтера в полном объеме.
2. Если заместитель главбуха работает в крупной организации с большим штатом бухгалтерии, то его функционал – это частичное ведение учета, контроль выполнения подчиненными должностных обязанностей и соответствия их деятельности требованиям принятой в компании учетной политики, подписание части текущей первичной документации и замещение в случае необходимости главного бухгалтера на период его отсутствия. Как правило, обязанность выполнять функционал своего руководителя прописывается для замов в должностных инструкциях.
3. В маленьких компаниях некоторые функции руководителя бухгалтерии и его зама иногда совпадают: заместитель может иметь право согласовывать счета, подписывать, делать отчетные документы. Однако решение организационных вопросов, выбор методологии и разработка учетной политики остаются за главбухом. Учетная же работа распределяется между всеми сотрудниками бухгалтерии, в том числе и ее руководителем.

Таким образом, обязанности заместителя главного бухгалтера на разных предприятиях могут быть различны. Поэтому при составлении должностной инструкции необходимо четко прописывать функционал такого сотрудника.

Взаимодействие заместителя главного бухгалтера с другими должностными лицами

Качественное выполнение всех обязанностей в полном объеме невозможно без взаимодействия заместителя главного бухгалтера с другими должностными лицами – финансовым директором, начальником отдела кадров, их замами и самим главбухом.

Эти сотрудники направляют помощнику руководителя бухгалтерии распоряжения, приказы, инструкции, корреспонденцию и другие указания, имеющие отношение к его деятельности. Он, в свою очередь, тоже предоставляет им информацию, касающуюся финансовой деятельности предприятия. Это могут быть служебные записки, отчетные бумаги и другие учетные документы.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

Замглавбуха должен также взаимодействовать с руководителями подразделений фирмы, которые предоставляют ему информацию, справки, служебные записки и другие бумаги, требуемые для ведения бухучета. Взамен они получают все необходимые сведения, вытекающие из учетной деятельности.

Заместитель главбуха обязательно взаимодействует и со своими подчиненными – рядовыми сотрудниками бухгалтерии. Они предоставляют ему справки, проводки, расчеты, журналы-ордера и другие отчетные бумаги и получают служебные записки с требованием произвести записи, методическую и справочную помощь в осуществлении своей профессиональной деятельности.

В функционал зама руководителя бухгалтерии входит также взаимодействие с налоговыми органами и компаниями, проводящими аудиты предприятий. Они направляют ему отчеты по аудитам бухучета, акты проверок, решения и требования по их проведению. Кроме того, они могут консультировать его по вопросам, касающимся финансовых и хозяйственных операций, осуществляемых организацией.

Читайте также

А обязанностью заместителя является предоставление всех бухгалтерских сведений, которые требуются для проведения аудита. Также он должен по запросу разъяснять непонятные моменты в учетных документах и раскрывать детали проведенных фирмой финансовых операций.

Стандартные квалификационные требования к претендентам на должность заместителя главного бухгалтера

Соискатели на должность заместителя главбуха должны соответствовать определенным требованиям, касающимся в основном опыта работы и уровня образования. Обычно эти требования аналогичны предъявляемым к специалистам руководящего звена. Так, в соответствии со ст. 7 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, для главбуха обязательно наличие высшего экономического образования и опыта организации и ведения бухгалтерского учета не менее 5 лет. Этим же требованиям должен отвечать и претендент на должность зама. Работодатель может немного смягчить их, но только в отношении трудового стажа.

Также при приеме на работу помощника руководителя бухгалтерии выясняют, знает ли он:

• требования нормативно-правовых актов, регламентирующих бухучет;
• основы гражданского, финансового и налогового законодательства;
• содержание методических, нормативных документов и инструкций по вопросам организации бухгалтерского учета и формирования отчетных документов;
• как проводятся инвентаризации, проверки и ревизии документов;
• как правильно оформлять бухгалтерские операции;
• внутреннюю документацию компании;
• основы трудового законодательства.

У претендентов на вакансию заместителя главного бухгалтера на собеседовании, как правило, выявляют также наличие дополнительных знаний и умений. Например, в настоящее время вести бухучет без использования компьютера невозможно, а потому соискатель должен уметь работать с существующим на предприятии бухгалтерским ПО.

Иногда работодатели требуют от кандидатов знания иностранного языка (чаще всего английского).

Наличие должностной инструкции заместителя руководителя бухгалтерии позволяет формализовать рабочие процессы и сделать его работу более эффективной. Разрабатывать данный документ не обязательно, закон этого не требует, однако в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что работодатель должен фиксировать трудовую функцию сотрудника в соглашении о трудоустройстве. По сути, должностная инструкция дополняет трудовой договор заместителя главного бухгалтера, поскольку подробно описывает обязанности и права работника, а также его ответственность.

Ответственность может наступить в случае невыполнения в полной мере должностных обязанностей, нарушения должностной инструкции. При выборе санкций работодатель ориентируется на трудовое законодательство. А если выясняется, что сотрудник действовал с преступным умыслом, то он несет административное или уголовное наказание.

Итак, каков же функционал заместителя главного бухгалтера? Чем он должен заниматься:

• Организовывать бухгалтерский учет во вверенном ему направлении.
• Руководить проведением и оформлением операций.
• Учитывать ценности, кредитно-расчетные операции, денежные средства компании (как наличные, так и доступные на счетах).
• Разрабатывать внутренние бухгалтерские документы.
• Участвовать в проведении инвентаризаций.
• Рассчитывать заработную плату работников, налоговые и страховые взносы.
• Вести архив бухгалтерских документов.
• Обучать сотрудников, находящихся в подчинении, проводить с ними методическую работу.
• Контролировать соблюдение трудовой дисциплины в рамках финансовых и бухгалтерских операций.
• Выполнять функции отсутствующих бухгалтеров по распоряжению начальства.
• Замещать главбуха, полностью беря на себя его обязанности, ответственность и полномочия.

В должностной инструкции выделяется отдельно пункт, который подробно описывает, как зам главного бухгалтера должен взаимодействовать с другими сотрудниками: руководителем организации, начальниками отделов, работниками бухгалтерии и т. д. Кроме того, указывается, как нужно выстраивать взаимоотношения с контролирующими органами, аутсорсерами и фирмами, проводящими аудиты предприятий.

Требования к личным качествам заместителя главного бухгалтера

Какие личные качества соискателей на должность помощника руководителя бухгалтерии приветствуются работодателями? Высокий уровень профессионализма – это далеко не всё, чего ждут от кандидатов. Большое значение придают их личным качествам. Безусловно, в первую очередь, ищут честных и порядочных сотрудников, которым можно будет безоговорочно доверять. Если по ошибке принимают тех, кто ворует, занимается приписками и не отличается чистоплотностью, то при поимке их увольняют не задумываясь. Итак, перечислим качества, которые крайне необходимы руководящему составу бухгалтерии:

1. Педантичность, скрупулезность. Эти черты – залог аккуратного ведения учета, точности расчетов, внимательности к деталям, соблюдения всех требований и правил.
2. Организованность, дисциплинированность. Наличие этих качеств у зама главного бухгалтера гарантирует отсутствие опозданий, своевременную сдачу отчетности и выплату заработной платы.
3. Стрессоустойчивость. Крайне необходима работникам руководящего звена, поскольку проверки и конфликты с контрагентами зачастую сопровождаются психологическими перегрузками. Руководить стрессоустойчивость, конечно, не помогает, однако для работников это очень полезное качество.
4. Ответственность. Одно из главных качеств для помощника руководителя бухгалтерии. Безответственных сотрудников трудоустраивать, однозначно, не стоит.
5. Терпеливость. Если человек часто не может довести дело до конца, то бухгалтерия – точно не его призвание. Ненадлежащее исполнение своих обязанностей таким сотрудником чревато наложением штрафных санкций на предприятие, порчей отношений с контрагентами из-за срывов оплат и т. д.

Стоит поговорить также и о требованиях к интеллекту претендентов на должность заместителя руководителя (главного бухгалтера). Как правило, на высокооплачиваемую работу принимают только специалистов с высоким уровнем мышления, о котором свидетельствует наличие ряда интеллектуальных качеств. Найти такого сотрудника довольно непросто.

Очень важна высокая работоспособность, умение фокусироваться на вопросах, требующих рассмотрения в первую очередь, и оперативно находить решение проблем. Эти качества позволяют выполнять большой объем работы, заменяя 2-3 специалистов, не умеющих выделять главное и распыляющихся на наименее важные дела.

Умение мыслить логически и правильно анализировать ситуацию незаменимо для работника бухгалтерии. Человек с таким навыком не будет долгое время обрабатывать первичные документы или выписывать накладные – его обязательно повысят, сделают руководителем.

Приветствуется у бухгалтеров и критический склад ума, поскольку законодательная база постоянно меняется, и ее нужно регулярно анализировать, как и налоговые коллизии.

При собеседовании некоторые кандидаты умело скрывают свои слабые стороны. Вывести их на чистую воду можно, зная внешние маркеры различных человеческих качеств:

• если сотрудник часто опаздывает, то он безответственный;
• если ему часто приходится задерживаться после окончания рабочего дня, значит, он не способен к рациональной организации своей деятельности;
• если он регулярно жалуется на других работников, это говорит о склонности его к созданию конфликтных ситуаций;
• если на его рабочем столе беспорядок, значит, он безалаберный.

Если же рабочее место содержится в порядке, документы структурированы, ПК всегда включен, а телефон переведен на беззвучный режим, за бухгалтерский учет можно не переживать – с большой долей вероятности он будет вестись правильно.

Порядок ознакомления сотрудника с должностной инструкцией

При разработке должностной инструкции для заместителя главного бухгалтера нужно правильно указывать реквизит «наименование организации» – оно должно быть точно таким, как закреплено в учредительных документах. При наличии сокращенного наименования его также необходимо прописывать, помещая снизу от полного в (скобках).

Должностную инструкцию зама главбуха обязательно должен утвердить директор предприятия. Для грифа утверждения отводится правый верхний угол. Элементы грифа следующие:

• слово УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, в кавычки заключать не нужно);
• наименование должности лица, который утвердил инструкцию;
• подпись, инициалы и фамилия этого лица;
• дата утверждения документа.

Обычно главный бухгалтер сам занимается разработкой должностной инструкции для своего заместителя. Он же ее и подписывает. Реквизит «подпись» включает следующие элементы:

• наименование должности лица, которое подписало инструкцию;
• личную подпись этого лица;
• расшифровку подписи: его инициалы и фамилия.

После составления должностной инструкции лучше провести ее согласование с юридическим отделом или юристом, оказывающим предприятию консультационные услуги, а также с курирующим это направление деятельности специалистом и другими заинтересованными лицами.

Читайте также

Состав грифа согласования следующий: слово СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, в кавычки заключать не нужно), наименование должностей лиц, которые согласовали документ, их личные подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия), а также дата согласования.

Прежде чем приступить к работе, трудоустраиваемый специалист обязательно должен изучить свою должностную инструкцию. Лучше всего это делать в день подписания трудового соглашения либо в день прохождения инструктажа по технике безопасности. Ввиду того, что вся работа зама главного бухгалтера основывается на положениях должностной инструкции и осуществляется в ее рамках, необходимо зафиксировать факт ознакомления сотрудника с этим документом:

• Проставить дату и подпись о знакомстве с документом на общей должностной инструкции заместителя руководителя бухгалтерии (то есть все замы ставят свои подписи на одном экземпляре инструкции, хранимом на предприятии).
• Проставить дату и подпись об ознакомлении с должностными обязанностями на отдельном экземпляре, хранимом в личном деле специалиста.
• Сделать отметку об ознакомлении с положениями должностной инструкции в специально заведенном для этого журнале.

Листы должностной инструкции нумеруются, прошнуровываются, после чего подлежат согласованию, утверждению и заверению подписью ответственного лица. Затем на документ ставится печать организации. Хранение должностной инструкции заместителя главбуха осуществляется в соответствии с требованиями регламента по делопроизводству, утвержденному в компании. Обычно делают копию оригинала, заверяют ее надлежащим образом и выдают под подпись сотруднику и руководителю бухгалтерии.

Датой вступления должностной инструкции заместителя главного бухгалтера в силу является дата ее утверждения. Срок действия документа неограничен и прекращается только после утверждения новой редакции. Как только принимаемый в организацию специалист знакомится с положениями инструкции, выполнение содержащихся в ней требований становится обязательным.

Изменить содержание должностной инструкции можно только на основании приказа директора предприятия. Каждое изменение подлежит согласованию с главбухом и другими заинтересованными лицами. Если корректируются условия трудового соглашения, то необходимо оформление письменного соглашения с сотрудником. При этом он должен подтвердить факт ознакомления с изменениями своей подписью.

Стоит отметить, что составить должностную инструкцию для помощника руководителя бухгалтерии несложно, но работать над этим документом нужно вдумчиво. Особое внимание необходимо уделять определению должностных обязанностей и отграничению их от функционала рядовых бухгалтеров.

В заключение добавим, что каждая организация решает сама, какой ей нужен сотрудник и каким требованиям он должен соответствовать. Безусловно, хорошие карьерные перспективы и высокая заработная плата заместителю главного бухгалтера обеспечены. Но, чтобы получить эту должность, нужно иметь высокую квалификацию, определенный опыт работы и быть готовым брать на себя ответственность за принимаемые решения.

Как выбрать бухгалтера? Кто может вести бухгалтерию? Видео: