Что такое кассовая дисциплина

Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы

Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.

Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.

Зачем нужна кассовая дисциплина

Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.

Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.

Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все организации, у которых в обороте есть наличка: магазины, кафе, автозаправки. Если компания со всеми расплачивается исключительно безналом, ее это не касается.

Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.

Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.

ИП ведут кассу в упрощенном порядке. Для них обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными. Еще ИП должны соблюдать лимит расчета наличными и тратить наличную выручку только на разрешенные цели. Все остальное касается только организаций.

Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.

Какие документы нужны для работы с наличными

Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:

1. Приходный кассовый ордер — ПКО.
2. Расходный кассовый ордер — РКО.
3. Кассовая книга.
4. Платежная ведомость.
5. Книга учета кассиром принятых денежных средств.

Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.

Приходный кассовый ордер — ПКО. ПКО подтверждает, что наличные поступили в кассу. Заполняет документ бухгалтер по форме № КО-1 , утвержденной Госкомстатом, — указывает номер ордера, дату, кто вносит деньги, основание, сумму цифрами и прописью.

Ордеры оформляют и в электронном виде — но тогда у бухгалтера и кассира должны быть электронные подписи.

Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.

Расходный кассовый ордер. РКО тоже оформляет бухгалтер, но уже когда нужно выдать наличные. Например, зарплату сотрудникам, деньги на оплату коммунальных услуг или покупку воды в офис.

В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.

Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.

• Например, 4 марта кассир магазина положил в кассу выручку — 109 000 ₽, и в тот же день передал ее в банк. За 4 марта в кассовой книге будет две записи — по приходному кассовому ордеру на 109 000 ₽ и расходному ордеру на такую же сумму.
• 11 марта бухгалтер магазина снял в банке 80 000 ₽ на зарплаты и выдал их работникам. В этот день в кассовой книге будет две записи — одна о поступлении наличных из банка, вторая о выдаче зарплаты.
• Больше движений по кассе организации за этот месяц не было, поэтому в кассовой книге за март будет два листа — за 4 и 11 марта.

Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.

В расчетно-платежной ведомости указывают:

1. Период, за который выдают зарплату.
2. Дату и номер ведомости.
3. ФИО каждого работника, его табельный номер, должность, оклад.
4. Количество отработанных дней.
5. Сумму начисленной заработной платы, сумму удержаний — НДФЛ и других.
6. Задолженность за работником или работодателем на начало периода, если она есть.
7. Сумму к выплате.

В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.

Еще есть платежная ведомость. В отличие от расчетно-платежной, в ней только суммы к выдаче по каждому работнику, а начисления — в отдельной расчетной ведомости.

Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.

Какие правила нужно знать при работе с документами

Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.

Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.

Важный момент: если в компании нет электронного документооборота, но она ведет учет в системах вроде 1С, СБИС и «Контур-эльба», то все бумаги надо распечатывать и подписывать вручную.

При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.

В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.

Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.

В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.

• В супермаркете работает кассир. Он принимает наличные, пробивает чеки и в конце дня снимает отчет о закрытии смены. Затем деньги он сдает главному кассиру. Бухгалтер делает приходный кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.
• Руководителю нужны были средства под отчет на покупку кофемашины. Он получил из кассы 50 000 ₽, купил кофемашину за 30 000 ₽ и теперь должен вернуть остаток согласно авансовому отчету. Для этого бухгалтер составляет приходный кассовый ордер на 20 000 ₽, и с ним руководитель идет в кассу. Кассир проверяет ПКО, принимает деньги от руководителя и выдает ему квитанцию.

Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.

• Кассир Анна проработала смену и стала снимать кассу — то есть считать выручку и формировать отчет о закрытии смены с кассового аппарата. Согласно должностной инструкции, Анна самостоятельно оформляет приходный кассовый ордер на выручку. Под конец дня у нее есть: составленный ею ПКО на наличную выручку в сумме 43 980 ₽ и два расходных ордера — на выдачу 3000 ₽ работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 ₽ в банк.
• Теперь Анна считает деньги. По документам остаток на начало смены был 1459 ₽, на конец — 2439 ₽. Анна пересчитывает остаток: 1459 + 43 980 − 3000 − 40 000 = 2439 ₽.
• В начале следующего дня Анна передает кассовые документы бухгалтеру Елене, и та составляет лист кассовой книги за предыдущий день, чтобы зафиксировать новый остаток на начало смены — 2439 ₽. После этого Анна и Елена расписываются в кассовой книге.

Как принимать наличные

Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.

В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.

Кассовая дисциплина для ИП: правила и порядок ведения

Порядок ведения кассовых операций в упрощенном порядке утвержден Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Он распространяется на всех ИП независимо от применяемого ими режима налогообложения (ОСНО, УСН, ЕСХН, ПСН).

В 2021 году в законодательные акты, регулирующие порядок ведения кассовых операций, были внесены значительные поправки, которые отменили ряд отсрочек и поблажек при работе с онлайн-кассами.

Кассовый аппарат и касса: в чем различия

Кассовый аппарат (ККТ) — это устройство, необходимое для расчетов с клиентами. Сегодня практически все ИП, которые принимают оплату от клиентов, обязаны иметь кассовый аппарат (онлайн-кассу).

Нет исключений и для предпринимателей, которые реализуют товары онлайн через свой сайт, социальные сети, на маркетплейсах. Они также должны вести расчеты с покупателями с применением кассовой техники.

В этом случае ИП может установить виртуальную онлайн-кассу, однако для нее будут действовать все те же требования.

Касса (операционная касса) — это совокупность всех операций с наличностью предпринимателя (прием, хранение, выдача). Например, в кассу поступает выручка от продаж, которая в том числе может быть получена и через ККТ. Из кассы выдают деньги под отчет. Кассой может быть сейф или даже отдельное помещение.

Какие операции с деньгами относятся к кассовой дисциплине

Касса индивидуального предпринимателя представляет собой все наличные средства, которые имеются в определенное время в бизнесе. При этом конкретное место хранения таких средств не имеет значения, будь то специально оборудованный сейф или хранилище, ящик стола индивидуального предпринимателя или главного бухгалтера, любой другой удобный для бизнесмена вариант.

�� Эквайринг для бизнеса

Подключите торговый эквайринг в Сбербанке для онлайн-кассы — поддержка 24/7

Законодательными нормами и правилами ведения финансовых, бухгалтерских операций предусматриваются следующие пункты, относящиеся к кассовой дисциплине:

прием и выдача наличных средств — для контроля и надлежащего оформления таких процессов ведутся приходные и расходные кассовые ордера;

организация хранения наличных средств по всем требованиям безопасности и соответствующего документального сопровождения;

соблюдение лимита расчетов наличными;

правильное ведение кассовой книги;

соблюдение лимита кассы, своевременная сдача наличности в банк, в котором ИП официально обслуживается.

Что такое лимит кассы

Лимит кассы — это максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня. Все деньги сверх лимита необходимо сдавать в банк. Исключение — дни выплаты зарплаты, нерабочие и праздничные дни, если в это время проводились кассовые операции.

Если не установить лимит кассы, то это будет означать, что он равен нулю. Все деньги в кассе в этом случае окажутся сверхлимитными, и за их хранение могут оштрафовать. Но ИП это не грозит. Почему, рассказали ниже.

❗ Внимание
Требования кассовой дисциплины едины для всех предпринимателей независимо от того, какую систему налогообложения они применяют. При этом для предпринимателей существует ряд послаблений.

Расчетный счет + бонусы

Откройте расчетный счет в Сбербанке и получите бонусы

Упрощенный порядок кассовых операций: что ИП делать не обязаны

Индивидуальные предприниматели не обязаны:

устанавливать лимит остатка наличных денежных средств;

хранить в банке денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, сверх лимита; порядок сдачи сверхлимитной наличности ИП утверждает самостоятельно;

документально оформлять кассовые операции приходными (расходными) кассовыми ордерами; вести кассовую книгу, если они в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.

Если ИП решит все же оформлять кассовые операции документами, то при выдаче наличных денег из кассы нужно оформлять расходный кассовый ордер (РКО), а при приеме денег в кассу — приходный кассовый ордер (ПКО). Кроме того, надо вести кассовую книгу.

Как правило, сейчас кассовая книга ведется в электронном виде автоматически, на основании данных об открытии, закрытии смены и операций по онлайн-кассе в течение дня.

Инспекторы ФНС могут запросить кассовую книгу на бумаге. В таком случае предприниматели должны ее распечатать и заверить.

Подробнее об этом мы писали в статье «Кассовая дисциплина для ООО». Порядок оформления приходно-расходных документов для юрлиц и предпринимателей идентичен.

Кассовая дисциплина для ООО

Кассовые операции: обязанности ИП

При ведении кассовых операций и работе с наличными ИП должны:

Соблюдать правила допуска сотрудников к работе с наличными денежными средствами. Кассовые операции ведет человек, которого ИП назначил своим приказом. У такого сотрудника есть определенные должностные обязанности и права, с ними его необходимо ознакомить под роспись.

Выполнить мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных денежных средств. Какие это будут мероприятия, индивидуальный предприниматель вправе определить самостоятельно.

Определить цели расходования наличной выручки в рамках предпринимательства. Внимание: расходовать наличную выручку при расчетах по договорам аренды недвижимого имущества, выдаче (возврату) займов нельзя.

Соблюдать лимит расчета наличными с другими организациями, ИП и физлицами, в том числе самозанятыми. Напомним, что предельный лимит расчетов наличными денежными средствами по одному договору составляет 100 000 рублей. Если сумма установлена в иностранной валюте, то она также должна быть эквивалентна 100 000 рублей по курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.

Если предприниматель решит разбить сумму договора, которая превышает лимит, на несколько отдельных контрактов, при проверке это могут расценить как нарушение кассовой дисциплины и назначить штрафы.

❗ Внимание
В 2022 году ограничение оплаты наличными по одному договору действует в том числе для расчетов между предпринимателем и простым физлицом.

Предельных сумм для расчетов наличными между физлицами без статуса ИП, включая самозанятых, нет.

�� Эквайринг для бизнеса

Подключите торговый эквайринг в Сбербанке для онлайн-кассы — поддержка 24/7

Лимиты и ограничения

Кроме лимита наличных расчетов, кассовой дисциплиной установлены ограничения по операциям с использованием наличной выручки. То есть ИП может тратить деньги из кассы, полученные от покупателей и заказчиков, только на определенные цели.

выплата зарплаты и пособий работникам;

выдача средств в подотчет;

возврат денег покупателям, если они рассчитывались наличными;

выдача денег ИП на его цели, не связанные с предпринимательской деятельностью, без ограничений;

оплата товаров и некоторых услуг для бизнеса.

Нельзя рассчитываться полученными от покупателей наличными:

за аренду недвижимости, например офиса или торговых площадей;

операции с ценными бумагами;

операции по выдаче и возврату займов и процентов по ним.

Для расходов на эти цели предприниматели должны снимать деньги со своего расчетного счета.

Кроме того, согласно правилам наличных расчетов, утвержденным Указанием Центрального Банка РФ от 09.12.2019 № 5348-У, нельзя возвращать покупателям средства за товары и услуги наличными, если они платили картой.

Если предприниматель все-таки решит утвердить лимит остатка наличных денег в кассе, то его необходимо рассчитать его в соответствии с Приложению №2 к Указаниям ЦБ РФ №3210-У.

Формула для расчета лимита будет следующей:

Расчетный период может быть от 1 до 92 дней, а промежуток между сдачей наличности в банк — не больше семи дней.

Нововведения в правилах кассовой дисциплины с 2022 года

В 2022 году прекратили действовать большинство отсрочек и послаблений при расчетах через кассу. Изменения в основном коснулись продавцов маркируемых товаров и тех предпринимателей, которые регистрируют или снимают с учета кассовые аппараты.

С 1 февраля 2022 года прекратили действовать исключения по кассовой дисциплине при реализации маркированных товаров. Теперь, согласно новым правилам, ИП, торгующие маркированной продукцией, должны вести расчеты с применением только той кассовой техники, которая поддерживает обмен фискальными данными с системой «Честный знак».

Для этого предпринимателям необходимо обновить действующую модель кассового аппарата или приобрести новую.

В приложении к письму ФНС от 09.07.2021 № АБ-4-20/9702@ содержатся списки моделей кассовых аппаратов, которые могут поддерживать работу с системой «Честный знак».

В связи с тем, что оборот и реализация маркированной продукции контролируются национальной системой цифровой маркировки, в кассовом чеке появился новый обязательный реквизит — специальный код маркировки, по которому покупатель сможет через онлайн-сервис «Честный знак» отследить подлинность товара.

❗ Внимание
До апреля 2022 года можно было не указывать код маркировки в чеке, если доставка товаров осуществлялась через курьеров или почтовые службы. С 20 апреля таких исключений для продавцов маркируемой продукции больше нет. Если код маркировки в кассовом чеке отсутствует, то предпринимателю грозит штраф от 1500 до 3000 рублей.

С 1 марта 2022 года ИП должны представлять в налоговую документы при регистрации, перерегистрации, снятии с учета ККТ только в электронном виде, через кабинет кассовой техники, с применением электронной цифровой подписи.

Кроме того, обновились сами формы регистрационных документов. Актуальные бланки доступны в кабинете кассовой техники предпринимателя.

С 1 марта 2022 года, в соответствии с новыми правилами доступа к кассовой информации, операторы фискальных данных в течение суток обязаны предоставить любые сведения о расчетах через онлайн-кассу ИП при проверке соответствия их кассовой дисциплине по требованию ФНС.

На основании этих данных налоговые инспекторы могут проводить камеральные проверки, сверять сведения по обороту через кассу и в налоговых декларациях.

В случае серьезных расхождений предпринимателю может быть выставлено предостережение. В течение 20 рабочих дней ИП должен подать возражение на предостережение либо пояснение через электронный кабинет кассовой техники.

С 11 мая 2022 года прекратил действовать временный запрет на штрафы за невыдачу бумажного чека из-за дефицита кассовой ленты.

Согласно разъяснениям ФНС от 25.07.22 года № АБ-4-20/9533@, ИП может не выдавать бумажный кассовый чек покупателю, если тот согласен получить чек в электронном виде и сам отказался от бумажного экземпляра. Это не будет нарушением правил кассовой дисциплины и основанием для штрафа.

В этом случае продавец отправляет покупателю цифровой чек на электронную почту, в мессенджер или в виде СМС. Если электронный документ не будет выслан покупателю, размер штрафа для ИП может составить 2000 рублей, как и за невыдачу бумажного чека.

Кассовая дисциплина в 2022 году: как соблюсти и кто проверит

Кассовая дисциплина — это совокупность правил осуществления операций с наличными деньгами. Основные нормы подобных сделок устанавливает Центральный Банк. Они предусматривают обязанность:

• рассчитываться наличными средствами ИП и компаниям только в пределах лимита;
• своевременно и полностью оприходовать выручку в наличной форме на основании оформленных документов;
• тратить наличные деньги только на разрешенные Центробанком цели;
• устанавливать и постоянно контролировать остаток денег в кассе.

Кассовая дисциплина — это не только свод правил, предписанных регулирующим органом, но возможность контролировать важнейший ресурс любого бизнеса — деньги. Если у компании большой оборот наличных — этот контроль становится жизненно необходимым. Основные цели упорядочения и документирования оборота наличных — это сохранение и учет денег.

Важный аспект кассовой дисциплины — это управление наличными денежными потоками бизнеса. Это позволяет анализировать финансовые операции, оценивать качество работы сотрудников и менеджмента. При грамотной организации процесса это ценный источник информации, который будет помогать принимать решения.

Основные требования кассовой дисциплины

Лимит расчетов

Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У предусмотрено ограничение на максимальную сумму наличных расчетов: в рамках одного договора можно рассчитываться суммой, не превышающей 100 тысяч рублей. По сделкам в иностранной валюте — сумма расчетов не должна превышать сумму, эквивалентную 100 тысяч рублей по официальному курсу Банка России на дату сделки.

На лимит расчетов не влияют ни тип договора, ни срок его действия, ни количество и периодичность платежей по нему. Важно понимать: дробление расчетов на разные договоры для обхода этого ограничения может вызвать дополнительный контроль как со стороны банка, так и со стороны налоговой инспекции.

Ограничение в сумме также распространяется на расчеты между предпринимателями (обе стороны сделки являются ИП), а также — между ИП и организациями. При этом покупки и оплаты для частных целей целесообразно проводить обособленно.

ЦБ не установил максимальную сумму расчетов наличными с физическими лицами, не являющимися ИП. Компании и предприниматели могут проводить сделки с ними на любые суммы. Операции должны быть задокументированы и экономически обоснованы. Массовый вывод наличных из компании может вызвать подозрения у ИФНС и банка.

На какие цели разрешено тратить наличные?

Потратить наличные деньги можно только на цели, разрешенные Центробанком:

1. Выплату работникам зарплаты, премий, доплат за сверхурочную работу, отпускные и другие аналогичные расчеты.
2. Пособия по социальному страхованию, материальную помощь и другие платежи социальной направленности.
3. Закупку товаров, работ, услуг (за исключением приобретения ценных бумаг).
4. Выдачу денег под отчет (например, на оплату командировочных расходов).
5. Возврат за товары и услуги, которые покупатель ранее оплатил наличными.

Особые нормы установлены для валютных нерезидентов — физических лиц. Они смогут получить наличные на следующих основаниях:

• при возврате товаров, приобретенных ранее за наличный расчет;
• за неоказанные услуги, которые были оплачены ранее;
• при компенсации сумм НДС при вывозе товаров, купленных в России (tax free);
• под отчет.

Нерезиденту нельзя выдавать наличные в качестве оплаты труда, а также — нельзя оплачивать покупаемые организацией товары, работы, услуг. Эти сделки с иностранцами можно осуществлять только безналичным расчетом.

Лимит остатка

Лимит остатка в кассе — максимальная сумма в кассах организации по состоянию на конец рабочего дня. Компания рассчитывает этот лимит самостоятельно, исходя их особенностей ведения бизнеса. Рассчитанный лимит необходимо установить распорядительным документом — приказом — с подписью руководителя. Согласовывать его с банком не требуется.

Подобное ограничение позволяет контролировать финансовые потоки компании, а также регулировать и снижать риски хищения денег.

Период, на который нужно устанавливать лимит, законодательно не определен. Как правило, он действует до вступления в силу нового приказа на установление нового лимита кассы. Периодический пересмотр этого показателя позволяет оценивать развитие бизнеса и контролировать финансы.

Налоговая служба расценивает отсутствие лимита по кассе как лимит, равный нулю. А значит всю дневную выручку необходимо сдавать в банк. Если подобные условия вам не подходят — закрепите приказом удобную сумму в качестве лимита остатка.

Для малых предприятий установлена льгота: они могут хранить любую сумму в кассе на конец дня и не устанавливать лимит. Нужно только обязательно прописать это условие внутренним документом, например, тем же приказом руководителя.

Если организация не воспользуется льготой и установит лимит, то его придется соблюдать в общем порядке.

Хранение наличных в кассе

Правила хранения и оборота наличных законодательно не установлены, компании и предприниматели обязаны самостоятельно разработать регламент работы с деньгами. Он утверждается приказом руководителя и может содержать:

• инструкции по работе с ключами от кассы;
• периодичность проведения проверок сохранности (ревизии, внеплановые инвентаризации);
• регламент действий в случае хищений.

Документирование кассовых операций

Оборот наличных оформляется документально приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми ордерами. Формы этих документов установлены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Необходимые документы заполняются и подписываются главным бухгалтером, кассиром или руководителем компании. Образцы подписей уполномоченных сотрудников необходимо выдавать кассиру для сверки с подписями на документах. Если наличные принимает и выдает лично руководитель, образцы подписей не потребуются.

Существуют другие документы учета. В частности — кассовая книга, журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также книги учета принятых и выданных кассиром денег. Конкретный перечень необходимых для ведения отчетов и документов определяется характером ведения бизнеса и особенностями организации работы касс.

Все перечисленные документы необходимо хранить пять лет после года выполнения операций (например, документы, оформленные в 2022 году нужно хранить до конца 2027 года). В случае возникновения споров или судебных разбирательств — до принятия решения по делу, но не менее пяти лет. При необходимости — срок хранения можно увеличить (по решению организации). Сохранение документов — важный элемент документооборота организации. Это позволяет качественно улучшать прогнозирование будущих поступлений средств, исходя из прошлого опыта.

Откройте счет в Локо-Банке и получите доступ к онлайн-продуктам: торговый и интернет-эквайринг, онлайн-бухгалтерия, ежедневный мониторинг состояния вашего бизнеса и многое другое.

Как выдать и принять деньги в кассе?

Выдача денег:

1. Проверить оформление расходных кассовых ордеров — наличие подписей, соответствие образцам подписей, и корректность указанных сумм.
2. Удостовериться в том, что деньги выдаются лицу, указанному в расходном кассовом ордере.
3. Получить подпись получателя денег.
4. Выдать деньги и подписать расходный кассовый ордер.
5. Отразить списание в кассовой книге.

Принятие денежных средств:

1. Проверить приходный кассовый ордер: наличие подписей, соответствие подписей образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
2. При наличии — поверить дополнительные документы, указанные в приходном кассовом ордере.
3. Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом.
4. Если сумма внесенных средств верна, поставить подпись в приходном кассовом ордере и квитанции к нему, далее — выдать ее тому, кто осуществляет внесение средств.
5. Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.

Кассовые операции в бухгалтерском учете

Для отражения операций используется счет 50 «Касса», к которому можно открыть дополнительные субсчета для детализации отражения операций по синтетическому счету.

Например, можно создать отдельный субсчет для наличных в ящиках ККТ или субсчет для учета денежных документов (к ним относятся в частности путевки для сотрудников, авиа- и ж/д билеты). Конкретный список субсчетов определяется учетной политикой и разработанной методологией бухгалтерского учета.

Поступление денег (денежных документов) отражается по дебету соответствующих субсчетов, расход — по кредиту, в корреспонденции с соответствующими счетами учета операций.

Ошибки в кассовом учете несут налоговые риски — не полностью оприходованная выручка, например, сейчас может быть быстро выявлена путем сличения данных онлайн-кассы и данных отчетности. Поэтому необходимо взвешенно подходить к контролю сотрудников. В частности — установить периодичность инвентаризаций всех типов касс.

Контроль кассовой дисциплины

Оборот наличных в организациях и у ИП контролируют налоговая инспекция в рамках проверки применения ККТ и полноты учета наличной выручки. Плановых проверок для этого вида контроля не предусмотрено, возможны только внеплановые. У проверяющих должны быть:

1. Поручение на проведение проверки;
2. Служебные удостоверения.

Проверить кассовые операции налоговые органы могут за любой период, но оштрафуют компанию только за те нарушения, которые выявлены в течение двух последних месяцев. За более ранние санкций не будет. Например, если компания превысила лимит остатка в январе 2022 года, то привлечь ее к ответственности в апреле уже нельзя.

В ходе проверки компания должна предоставить перечень документов, указанных в налоговом требовании. Документы предоставляются в виде оригиналов или заверенных компанией копий.

Согласно административному регламенту, срок проверки кассовых операций будет не дольше 20 рабочих дней с даты получения поручения на ее проведение. Документарные и выездные проверки не могут длиться дольше 10 рабочих дней.

За непредставление документов, доступа или несообщение информации в рамках проверки может быть наложен штраф:

• на юридические лица — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
• на руководителя или ИП — от 2 тысяч до 4 тысяч рублей.

Если в результате действий или бездействия налогоплательщика проведение проверки или ее завершение стало невозможным, то штраф будет больше:

• на компании — от 20 тысяч до 50 тысяч рублей;
• на руководителя или ИП — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей.

По результатам проверки проверяющие составляют акт проверки. Он составляется и подписывается в нескольких экземплярах, один из которых передается проверяемой организации (ИП).

Если ИФНС найдет нарушения, то вместе с актом выдадут предписание с указанием сроков устранения нарушений. Дополнительно составят протокол об административном правонарушении, после — инспекция вынесет постановление о назначении административного наказания (штрафа). Постановление не оформляется, если срок давности уже истек.

Оспаривание акта проверки начинается с оформления возражений. Налоговый инспектор обязан сделать в акте отметку, что возражения приняты. Если это не поможет — обжаловать постановление о штрафе можно в арбитражном суде. Срок обжалования — всего 10 календарных дней.

Штрафы за нарушение кассовой дисциплины

Наказание предусмотрено за следующие правонарушения:

• покупки за наличные деньги свыше 100 тысяч рублей;
• сокрытие (полное или частичное) наличной выручки;
• нарушения при хранении и обороте наличных денег;
• превышение установленного лимит остатка по кассе.

За перечисленные нарушения оштрафуют руководителя компании и предпринимателя (штраф от 4 тысяч до 5 тысяч рублей), дополнительно будет назначен штраф на организацию (от 40 тысяч до 50 тысяч рублей).

Важно: с 06.04.2022 отменены одновременные штрафы для компаний и должностных лиц за одно и то же нарушение (закон от 26.03.2022 № 70-ФЗ). То есть, если оштрафовали руководителя, то компанию к ответственности привлекать не будут, при условии, что она приняла все меры для соблюдения правил и норм, за нарушение которых предусмотрена ответственность.

Хотите открыть бизнес?

Подробная памятка от экспертов Локо-Банка для начинающих предпринимателей

Нужная информация просто и доступно

Оставьте контакты и получите памятку на почту прямо сейчас. Это бесплатно:

Кассовая дисциплина в 2023 году

Доля наличных расчётов в бизнесе сокращается с каждым годом. Тем не менее, кассовые операции, то есть приём, выдача, хранение, учёт наличных денег, продолжают осуществляться. При этом надо соблюдать кассовую дисциплину – особый порядок работы с наличными денежными средствами, утверждённый Центробанком России.

Что такое касса

Сразу отметим, что не надо путать операционную кассу с кассовым аппаратом, хотя его часто называют онлайн-кассой.

Касса для организации или ИП – это место проведения любых операций с наличными. Им может быть отдельная комната в помещении, окошко или сейф в кабинете бухгалтера либо руководителя. Место расположения операционной кассы может быть любым, закон ничего в этом плане не оговаривает. Главное – обеспечить сохранность наличных денег и оформление обязательных документов.

Если поток движения наличности в организации значительный, кассовыми операциями занимается отдельный работник – кассир. Если наличные деньги поступают время от времени, то должность кассира совмещают, обычно эти обязанности поручают продавцу или бухгалтеру. Кроме того, кассовыми операциями может заниматься лично руководитель или индивидуальный предприниматель.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину

Правило здесь одно – если в бизнесе вы оперируете наличными деньгами, надо разобраться в кассовой дисциплине и строго её соблюдать. Это условие не зависит от организационно-правовой формы (ООО или ИП), уровня доходов, применяемой системы налогообложения и других критериев.

Однако послабления всё же есть – индивидуальные предприниматели, микропредприятия и малые компании вправе проводить кассовые операции в упрощённом порядке.

Можно ли вообще не иметь кассы? Да, если в вашем бизнесе нет наличных расчётов. Но имейте в виду, что наличные могут обращаться не только при получении оплаты от клиентов, покупателей и контрагентов. Это может быть возврат подотчётных денег, выплата ущерба, или ваш работник будет настаивать на получении зарплаты только наличными. Для отказа от кассы надо полностью исключить подобные операции.

Что такое кассовая дисциплина

Работа с наличными деньгами регулируется следующими нормативными актами Центробанка:

• Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У;
• Указание от 9 декабря 2019 г. № 5348-У.

В первом документе приводится порядок ведения кассовых операций, а во втором – правила наличных расчётов.

В соответствии с этими Указаниями, под кассовой дисциплиной понимают:

• своевременное и корректное оформление кассовых документов;
• контроль лимита остатка кассы;
• целевое использование наличной выручки;
• соблюдение лимита наличных расчетов между контрагентами.

Рассмотрим каждое требование подробнее.

Кассовые документы

Формы кассовых документов утверждены ещё Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 и являются обязательными к применению. Вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде. Хранят кассовые документы минимум пять лет.

Для кассовых операций предусмотрено несколько форм, но обычно используют только три из них.

или ПКО (форма № КО-1) заполняется при приёме наличных денег. ПКО выдаётся на каждое поступление наличности, но если расчёт дополнительно подтверждается чеками ККТ или аналогом БСО, то оформляется один ордер на общую сумму, полученную за день. ПКО состоит из двух частей, одна из них отрывается и выдаётся покупателю или клиенту в качестве подтверждения оплаты. или РКО (форма № КО-2) оформляется при выдаче наличных из кассы – на зарплату, личные нужды ИП, оплату коммунальных услуг, на покупку ТМЦ и в других целях. РКО подписывает не только кассир, но и руководитель (либо бухгалтер), а также получатель денег. Причём получатель должен сообщить свои паспортные данные и указать сумму прописью. Это необходимо для снижения рисков неправомерной выдачи денег из кассы. (форма № КО-4) на основании ПКО и РКО отражают движения по кассе за каждый день, а также за отчётные периоды. Если кассовых операций не было, то книгу в этот день не заполняют.

Кроме того, при необходимости могут дополнительно заполнять ещё две формы.

(форма № Т-49) ведётся, если зарплата или другие выплаты работникам выдаются наличными. Вместо формы Т-49 можно вести по отдельности расчётную и платёжную ведомость. выданных и принятых кассиром денежных средств (форма № КО-5) нужна, если в компании или у ИП работает несколько кассиров. Тогда один из них назначается старшим. В книге отражается передача наличности между кассирами в течение рабочего дня.

Лимит остатка кассы

Наличные деньги в кассе можно хранить только в пределах установленного размера. Лимит остатка кассы организация рассчитывает самостоятельно, по выбору:

1. исходя из размера поступающей наличной выручки;
2. по сумме расходования наличных денежных средств.

Если выбран первый вариант, лимит рассчитывается так:

(Наличная выручка за период/Количество рабочих дней в периоде) * Количество рабочих дней между днями сдачи денег в банк.

Покажем расчёт лимита кассы по выручке на примере.

Компания «Селена» работает без выходных, то есть рабочими являются все календарные дни. Выручка сдаётся в банк раз в пять дней. Посчитаем количество дней для 1 квартала: 31 + 28 + 31 = 90 дней. Известно, что наличная выручка составила:

• 849 000 р. в январе;
• 789 000 р. в феврале;
• 934 000 р. в марте.

На основании этих данных рассчитаем допустимый остаток кассы: ((849 000 + 789 000 + 934 000) / 90) * 5 = 142 888 рублей. Округлив эту сумму, получим 143 000 рублей.

Предположим, что компания получает выручку в безналичном виде, но ей нужны наличные деньги для закупки вторсырья у населения. В этом случае лимит рассчитывается на основании расходования наличности (в лимит не включают наличные на выплату работникам). Принцип расчёта аналогичный, только учитывают не частоту сдачи денег в банк, а снятия наличности с расчётного счёта.

Новые организации рассчитывают лимиты на основании предполагаемой выручки или объёма выданной наличности.

Рассчитанный лимит остатка кассы утверждается приказом руководителя. Изменить установленную сумму можно в любое время, ведь объём оборота наличных не всегда стабилен.

Если у организации есть обособленные подразделения, которые зачисляют выручку на расчётный счёт, минуя кассу головного подразделения, то для них рассчитывают отдельные лимиты.

На что можно тратить наличные из кассы

Тратить наличную выручку в 2023 году можно только на цели, перечисленные в Указании ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У:

• оплата труда и выплаты социального характера: зарплата, премии, отпускные, компенсации, оплата путёвок, выходные пособия, матпомощь, взносы на добровольное страхование и др.;
• страховые суммы по договорам страхования физлиц;
• личные нужды индивидуального предпринимателя;
• оплата товаров, работу, услуг кроме ценных бумаг (если оплата производится с организациями или ИП, то в пределах лимита в 100 000 рублей по одному договору);
• выдача работникам подотчётных сумм, в том числе командировочных;
• возврат за оплаченные товары, не оказанные услуги, не выполненные работы;
• выдача займов, возврат ранее привлеченных займов ломбардами, МФО, потребительскими кооперативами в пределах лимита;
• выдача наличных денег по операциям банковского платёжного агента.

Частый случай нецелевого расходования выручки – оплата наличными из кассы аренды недвижимости или другого имущества. Дело в том, что по ГК РФ аренда не относится к услугам, кроме аренды транспортного средства с экипажем. И хотя судебная практика по этому вопросу противоречива, безопаснее оплачивать аренду не выручкой из кассы, а наличными, снятыми с расчётного счёта.

Лимит наличных расчётов по одному договору

В пункте Указания ЦБ № 5348-У приводится максимально допустимая сумма расчётов наличными между организациями и индивидуальными предпринимателями в любом соотношении (две организации, два ИП, ООО и ИП, и др.). Это всего 100 000 рублей в рамках одного договора. На обычных физлиц, в том числе самозанятых, не имеющих статуса индивидуального предпринимателя, лимит не распространяется (п. 5 Указания).

Обратите внимание, что речь идёт о всей сумме договора, а не разовой оплате. Например, если арендная плата за месяц составляет 20 000 рублей, а срок договора — 11 месяцев, то платить наличными можно только 5 месяцев, остальные платежи надо проводить безналом.

В лимит наличных расчётов включают не только основные платежи по договору, но и возможные штрафы, пени, санкции, возмещение убытков.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций

Кассовая дисциплина в организациях, относящихся к субъектам малого предпринимательства, а также в бизнесе ИП, может соблюдаться в упрощённом порядке. Такая возможность предоставлена пунктом 1 Указания ЦБ от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Упрощённый порядок ведения кассовых операций предполагает отказ от оформления кассовых документов (ПКО, РКО, кассовая книга). Однако безопаснее их оформлять, потому что выдачу наличных из кассы, во избежание спорных ситуаций, стоит подтверждать на бумаге с подписью получателя.

Кроме того, в пунктах 5 и 6 Указания № 3210-У прямо сказано, что приём наличных денег, а также выдача денег работникам должны оформляться кассовыми ордерами, и исключения для упрощённого порядка не устанавливается. А это дополнительный риск споров с проверяющими.

Необходимо также учесть, что заполнение книг учёта для разных систем налогообложения производится на основании первичных документов, к которым как раз и относятся ПКО и РКО. При отказе от кассовых документов их придётся заменять другими, поэтому упрощённый порядок на практике мало применим.

Но кассовая дисциплина в малых компаниях и ИП предполагает ещё одно послабление – отказ от установления лимита кассы. Это означает, что хранить наличными можно любую сумму.

Для закрепления этого положения необходимо издать приказ. Формулировка может быть такой: «На основании абзаца 10 пункта 2 указания Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У приказываю: Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка». Этим же приказом можно назначить ответственного за сохранностью денежных средств (кассира, бухгалтера, продавца и др.).

Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ. Вот за что могут наказать по этой статье:

• сумма наличных расчётов превышает 100 000 рублей по одному договору;
• остаток средств в кассе больше установленного лимита;
• наличная выручка использовалась не по целевому назначению;
• несоблюдение порядка хранения наличности;
• наличность не оприходована в кассу полностью или частично.

Штраф за нарушение порядка кассовой дисциплины для должностных лиц (в том числе, ИП) составляет от 4 000 до 5 000 рублей. Организацию накажут на сумму от 40 000 до 50 000 рублей.

Правда, здесь есть благоприятные для бизнеса нюансы.

• Во-первых, при выявлении нескольких нарушений по одной статье штраф накладывают, как за одно.
• Во-вторых, если нарушитель – микропредприятие или малая компания, то штраф в данном случае взимается в половинном размере, то есть от 20 000 до 25 000 рублей.
• В-третьих, если оштрафовано виновное должностное лицо, то саму организацию уже не накажут.
• В-четвёртых, срок давности по привлечению к ответственности за подобное нарушение составляет всего два месяца.
• В-пятых, если правонарушение совершено впервые, его заменят предупреждением.

Обратите внимание, что контроль за соблюдением кассовых операций возложен на ФНС, раньше им занимались банки. На налоговые проверки надзорный мораторий не распространяется. А учитывая, что обычно контроль кассовой дисциплины происходит одновременно с проверкой применения ККТ, есть риск получить сразу два штрафа.