Эгж что это в номенклатуре

5 лет экспериментов: что это такое в мире бизнеса

ЭГЖ — это сокращение от «электронная записная книжка». Эта инновационная система была введена в Российской Федерации уже 5 лет назад. Она заменила бумажные записные книжки учащихся в школах и стала незаменимым инструментом в образовательном процессе. ЭГЖ предоставляет возможность вести электронную документацию об успеваемости и посещаемости учащихся, что значительно упрощает работу педагогов и родителей.

В рамках ЭГЖ ведется подробная информация о каждом ученике: контактные данные, рейтинг и успеваемость по предметам, данные о посещаемости занятий и т.д. С помощью этой системы педагоги могут быстро оценивать продвижение каждого ученика, выявлять проблемы и разрабатывать индивидуальные подходы к обучению. Кроме того, родители получают возможность следить за успехами своих детей и своевременно реагировать на возникающие проблемы.

Благодаря ЭГЖ улучшилась коммуникация между педагогами, учениками и родителями. Электронная записная книжка позволяет в режиме реального времени передавать информацию о достижениях и проблемах в учебе. Это содействует своевременному обмену информацией и возможности принятия корректирующих мер для улучшения образовательного процесса.

ЭГЖ активно внедряется во многих школах России, и его преимущества оценивают все больше педагогов и родителей. Этот инструмент помогает повысить эффективность образования и обеспечить более активное включение родителей в процесс обучения своих детей. Более того, благодаря ЭГЖ обеспечивается сохранность информации о школьниках на многие годы, что делает его надежным инструментом для анализа и формирования статистических данных в сфере образования.

ЭГЖ – 5 лет популярности: что это и где найти в номенклатуре

ЭГЖ представляет собой стандартизированный формат документа, который содержит информацию о грузе, его отправителе и получателе, маршруте, транспортном средстве и других важных деталях. Благодаря ЭГЖ процесс заказа транспортных услуг стал более простым и эффективным.

Сегодня ЭГЖ можно найти в номенклатуре многих логистических компаний. В некоторых случаях требуется скачать специальное программное обеспечение для работы с ЭГЖ, в других случаях достаточно зайти на сайт компании и заполнить форму заказа.

Использование ЭГЖ имеет ряд преимуществ. Во-первых, оно позволяет сократить время на оформление и обработку документов. Вместо того чтобы заполнять бумажные бланки и передавать их по факсу или почте, все данные вводятся в электронной форме и мгновенно передаются получателю.

Во-вторых, ЭГЖ позволяет избежать ошибок и неточностей, связанных с ручным заполнением документов. Вся информация в ЭГЖ вводится один раз и автоматически передается во все необходимые системы и базы данных.

И, наконец, использование ЭГЖ позволяет получать более точную и актуальную информацию о статусе груза. Вся информация о перемещении груза записывается в ЭГЖ, и ее можно отслеживать в режиме реального времени.

Таким образом, ЭГЖ является неотъемлемой частью современной логистики. Он позволяет упростить и ускорить процесс заказа транспортных услуг, сократить ошибки и получать более точную информацию о грузе. Если вы еще не используете ЭГЖ, рекомендуем ознакомиться с ним более подробно и внедрить его в свою работу.

Что такое ЭГЖ и какова его роль на рынке

Роль ЭГЖ на рынке заключается в предоставлении гражданам доступа к основным товарам и услугам, что способствует улучшению их жизни. Перечень ЭГЖ определяет государство и обновляет его периодически, чтобы учесть изменения в потребностях населения и общественные приоритеты. ЭГЖ включает в себя такие товары, как продукты питания, одежда, обувь, лекарства, жилье, коммунальные услуги и другие предметы первой необходимости.

На рынке ЭГЖ имеют несколько особенностей. Во-первых, они часто регулируются государственными органами, которые могут устанавливать цены, квоты и другие ограничения. Во-вторых, ЭГЖ важны с точки зрения социальной защиты населения и обеспечения стабильности экономической ситуации. Они позволяют государству контролировать инфляцию, поддерживать занятость и стимулировать потребление важных товаров.

ЭГЖ играют важную роль не только на рынке, но и в жизни людей. Они обеспечивают жизненно важные потребности населения и являются основой для повышения уровня жизни и социальной защиты граждан. Поэтому государство уделяет особое внимание развитию и поддержке ЭГЖ и контролирует их доступность и доступность для населения.

Почему продукты ЭГЖ так популярны у потребителей

Продукты ЭГЖ, или электронные государственные услуги, стали незаменимой частью нашей повседневной жизни. С каждым годом их популярность только растет, и это неудивительно. Ведь ЭГЖ предлагают удобство и доступность, которых раньше не было.

Во-первых, продукты ЭГЖ позволяют сэкономить время. Больше нет необходимости стоять в очередях и ждать своей очереди. Все нужные государственные услуги можно получить онлайн, прямо из дома или офиса. Это особенно удобно для тех, кто живет в удаленных районах или не имеет возможности посещать офисы государственных учреждений.

Во-вторых, продукты ЭГЖ обеспечивают прозрачность и надежность. Вся информация и данные хранятся в специальных электронных базах данных, что позволяет избежать потери или искажения информации. Кроме того, все операции записываются и могут быть проверены при необходимости.

В-третьих, продукты ЭГЖ предлагают широкий спектр услуг. Неважно, нужно оформить паспорт, зарегистрировать автомобиль или подать заявление на получение государственной поддержки — все это можно сделать онлайн. Благодаря этому, процесс получения государственных услуг становится гораздо проще и удобнее для потребителей.

В общем, продукты ЭГЖ предлагают нам огромные возможности и удобство, которые раньше даже не могли себе представить. Они позволяют существенно упростить и ускорить процесс взаимодействия с государственными учреждениями и получить нужные услуги не выходя из дома. Именно поэтому продукты ЭГЖ стали так популярны у потребителей.

Номенклатура дел в 2023 году: сроки хранения документов и новые штрафы

В Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236 указано, какой срок хранения у того или иного документа, образующегося в процессе деятельности организации. Выясним, могут ли компанию наказать за нарушение правил сохранности документации и каких размеров достигают штрафы.

Штрафы за нарушение правил хранения архивных документов вырастут

Нормами статьи 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил:

хранения;
комплектования;
учета;
использования архивных документов.

Размер штрафа составляет:

для должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей;
для юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей.

Следите за изменениями бесплатно

Избежать неожиданных штрафов помогут обзоры КонсультантПлюс. Эксперты ежедневно обновляют все материалы, а система напоминает о нововведениях.

КонсультантПлюс: сроки хранения документов

Нормативное регулирование

Порядок комплектования дел и сроки хранения документов со ссылками в номенклатуре дел бухгалтерии и иной документации компании определяет архивное законодательство:

Трудовой кодекс РФ, статьи 230, 230.1.
Закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004, который обязывает сохранять определенную документацию в течение времени, установленного в нормативных актах.
Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019, утвердивший Перечень типовых архивных документов с указанием времени хранения (далее — Перечень), где определены обязательства для всех организаций по разного рода документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.

Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел:

Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.

Сроки хранения

В государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив. А вот в коммерческих — все не так просто. Ответить на вопрос, как определяются сроки хранения персональных данных и других сведений и документов, помогут ЛНА организации. Они составляются на основе существующих НПА и сложившейся практики делопроизводства.

Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006 (ред. от 24.04.2020) «О персональных данных» ограничивает период обработки (в т.ч. хранения) персональных данных достижением цели их обработки. После того как задача, для которой они запрашивались, решена, ПД необходимо уничтожить. Конкретный срок определяется законодательством или специалистами организации, если таких норм не установлено.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении периода, в течение которого необходимо хранить дела в кадровой службе. В схеме 1 — задачи, решаемые экспертной комиссией.

Задачи экспертной комиссии

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе Приказа Росархива от 07.09.2018 № 108.

При установлении времени иногда используются пометки, выясним, что они обозначают:

расшифровка ЭПК в номенклатуре дел — это экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения, документация с данной отметкой может быть выделена на постоянное хранение в зависимости от ее ценности;
расшифровка ДЗН в номенклатуре дел — это означает «до замены новыми», то есть документацию хранят до тех пор, пока ее не заменят новой;
расшифровка срока хранения ДМН — это значит хранение «до минования надобности».

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Для наглядности приведем примерные перечни документов со сроками хранения:

Таблица сроков хранения кадровых документов в организации в 2023 году

Постоянное

Положение об оплате труда (премировании и материальном стимулировании)

Приказы по основной деятельности

Длительное

Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания

Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении

5;
при вредных и опасных условиях труда — 75

Трудовые договоры, соглашения к ним

Ограниченное

Протоколы заседаний, постановления аттестационных и квалификационных комиссий

Приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков

Расчеты, анализы, справки о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

Заявки, сведения, переписка о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

Приказы по личному составу (повышение квалификации, премирование и поощрение работников, отпуск по уходу за ребенком или без сохранения заработной платы и др.)

Приказы о командировании, о дежурствах

Приказы о дисциплинарных взысканиях

Книги, журналы, карточки учета отпусков, выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

ДЗН (до замены новыми)

Срок хранения исходящей и входящей корреспонденции

Видим, что в соответствии с перечнем кадровые бумаги не имеют пометки «до минования надобности».

Таблица сроков хранения договоров в организации в 2023 году
Наименование	Статья Перечня	Срок действия в номенклатуре дел
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	301	50/75 лет
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам	12	5 лет
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества	29	Постоянно
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд	224	5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту. Расшифровка в номенклатуре 5 лет ЭПК к конкретным видам архивных документов означает, что часть их после истечения установленного срока временного хранения в учреждении подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним	11	5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору

Ниже представлена таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации.

кроме актов по годовой отчетности;
акты по годовой хранятся постоянно

Любая первичка, в частности:

переписка с контрагентами по поводу контрактов;
чеки и квитанции;
банковская и кассовая;
акты на списание имущества, ТМЦ;
кассовые ордера;
накладные и т.д.

Регистры бухучета, в том числе:

журналы операций;
учетные карточки и книги учета;
главная книга

с момента погашения долга, если он закрыт;
если идет суд, то до вынесения решения

При отсутствии лицевых счетов:

50 лет, если документы окончены делопроизводством после 01.01.2003;
75 лет, если документы окончены делопроизводством до 01.01.2003

Выше указано, что что ДМН в номенклатуре — это «до минования надобности». Что касается бухгалтерских бумаг по учету и отчетности, в Перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, они не встречаются.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность, которая ждет, если не соблюдать сроки хранения документов по личному составу и других: от предупреждения и наложения штрафа до дисквалификации. Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части контроль направлен на выявление существующих нарушений. В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот в отношении к коммерческим организациям действует ст. 13.25 КоАП РФ, предусматривающая штрафы намного выше — до 300 000 рублей.

Хранение электронных документов: что нового

Количество дел, которые организации ведут в электронном формате, увеличивается с каждым днем. Создание и оборот электронных документов, как правило, не вызывают серьезных вопросов, в отличие от их хранения. В статье рассмотрим рекомендации 2018 года по учету и хранению электронных документов.

Когда говорят об электронных документах, имеют в виду не только и не столько переписку по e-mail или служебные записки, которыми работники обмениваются в системе электронного документооборота (СЭД). Это документы с пятилетним сроком хранения, и о них можно не заботиться. Достаточно ежегодно «выгружать» их из СЭД и помнить, где их найти. Электронными могут быть:

• программные разработки (по определению);

• отчеты (от бухгалтерских до технических);

• рекламная продукция и многое другое, включая и близкие секретарю протоколы совещаний у генерального директора.

Многие из перечисленных документов имеют сроки хранения «постоянно», 10 лет и более. Помещая их в архив, к ним следует отнестись с особым вниманием.

В России действует нормативный (обязательный) для всех документ по архивному делу – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях [1] (далее – Правила 2015). В 2018 году увидели свет Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях [2] (далее – Методические рекомендации). Они уточнили и во многом дополнили требования Правил 2015 к хранению электронных документов.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Дела, которые ведутся в организации в электронном виде, в номенклатуре дел отражаются на общих основаниях. Никакой «дискриминации» по носителю устраивать не нужно. Заголовки дел располагаются в необходимом порядке. При этом электронные дела сопровождаются специальными отметками (Пример 1).

Ежегодно к номенклатуре дел составляется итоговая запись. Для учета электронных дел лучше составить отдельную итоговую запись, в которой указывается количество сформированных электронных дел (по срокам хранения) и их объем в Мб (разд. 1.1.1.4 Методических рекомендаций). Только в форме итоговой записи, предложенной Правилами 2015, не содержится специального поля для отметки об объеме электронных дел, поэтому объем может быть указан произвольно. Можно включить для этого в итоговую запись отдельную графу (Пример 2).

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ОПИСЯХ

То, что электронные документы со сроками хранения свыше 10 лет и «постоянно» вносятся в специальные описи, делопроизводителям известно (п. 4.31 Правил 2015). Формы описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения приведены в Правилах 2015 (приложения 17 и 18 соответственно). Вспомним общие правила составления описей дел:

1. Опись состоит из нескольких годовых разделов, начиная с самого раннего. Например, если мы принимаем в архив электронные документы начиная с 2015 года, то в описи будут разделы за 2015–2018 годы, первым из которых будет раздел за 2015 год. Все годовые разделы будут представлять собой одну опись – № 1.

2. Нумерация единиц хранения в описи (содержимое графы 1 «№ п/п») сквозная. Например, раздел за 2015 год может включать позиции с 1 по 5, тогда годовой раздел за 2016 год начнется с № 6, а не 1. Это будет продолжаться, пока число позиций в описи не достигнет 9999. Только после этого опись № 1 можно закрыть и начать опись № 2.

[1] Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

[2] Утв. Росархивом, 2018.

[3] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).

Е.Н. Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 1, 2019.

Что такое Дмн в номенклатуре дел?

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Что такое Дмн в архиве?

— «до минования надобности» (ДМН) — это означает, что документы имеют только практическое значение, срок их хранения определяет сама организация, но не менее 1 года; . Следовательно, документы за 2000г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2006г.

Что указывается в номенклатуре дел?

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации и представляет собой таблицу, в которой указываются индекс дела, заголовок дела, количество томов, срок хранения и номер статьи в соответствии с перечнем.

Что значит до минования надобности?

Отметка «До минования надобности» означает , что документы , содержащиеся в этом деле , имеют только практическое значение и хранятся в нотариальных конторах только до тех пор , пока надобность в них отпадет . Этот срок может определяться самостоятельно нотариусом , но он не может быть менее одного года.

Что такое 5 лет Эпк?

ЭПК», то минимум через 5 лет хранения необходимо будет проводить экспертизу ценности силами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), чтобы часть наиболее ценных для организации документов хранить и далее (вплоть до постоянного срока хранения), а часть можно было уничтожить.

Как формируется индекс дела по номенклатуре дел?

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. . Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

Что означает Дмн?

ДМН — до минования надобности; Отметки ЭПК (ЦЭК, ЭК) означают, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения постоянно.

Как проставляется в номенклатуре дел отметка электронный документ?

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе «Примечание». . Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело… 8.17. …

Сколько хранятся положения об отделах?

Согласно Перечню 2010 года срок хранения должностных инструкций и положений о структурных подразделениях 75 лет, следовательно, они подлежат передаче в архив организации после 2-х лет окончания делопроизводством (хранения в структурных подразделениях).

Что взять за основу при формировании номенклатуры дел?

Если никаких глобальных изменений в структуре и функционале подразделения не произошло и основной состав дел остается прежним, то за основу новой номенклатуры дел можно взять действующую и элементарно удалить из нее аннулированные дела и вписать новые.

Как составить номенклатуру дел в бухгалтерии?

Определите перечень видов документов, которые составляете и храните в бухгалтерии.
Сформулируйте заголовки (названия) дел.
Установите сроки хранения дел. Документы с разными сроками хранения держите в разных папках.

Как работать с номенклатурой дел?

визируется ответственным за архив организации,
подписывается руководителем службы делопроизводства,
согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,

Сколько составляет срок хранения до минования надобности?

Отметка «до минования надобности» в Перечне 2010 означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения – не менее одного года. Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») говорит о том, что часть документов организации может быть отнесена к сроку хранения «Постоянно».

Что значит срок хранения постоянно?

(Зарегистрировано в Минюсте России 06.02.2020 N 57449)<1> Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в .

Что значит постоянный срок хранения?

В пункте 4.4 Инструкции указано, что для организаций, не являющихся источником комплектования государственных и муниципальных архивов, срок хранения «Постоянно» означает, что документы должны храниться не менее 10 лет. . Таким образом, постоянно такие документы хранятся только в государственных и муниципальных архивах.