Как получить эцп для сотрудника организации
Электронная подпись сотрудника позволяет удаленно заверить документы и сократить бумажный документооборот в компании. Это аналог рукописной подписи для электронных документов.
Рассмотрим, как оформить ЭЦП на сотрудника, как с ней работать, какие бывают виды электронных подписей и какие понадобятся ЭЦП для работников организации в зависимости от их функционала.
Содержание
Чем различаются ЭП и ЭЦП
Виды ЭЦП для работников
Простая электронная подпись (ПЭП)
ПЭП Госуслуги
По сути это логин и пароль сотрудника на Госуслугах. Этот вид ПЭП считается более надежным, так как учетную запись на Госуслугах необходимо подтвердить в МФЦ или через банковское приложение. Именно такой вид простой электронной подписи работника можно использовать в электронном документообороте (ст. 22.3 ТК РФ).
Однако работать с ней получится только у тех, кто обменивается документами через государственный портал «Работа в России». Тем, кто пользуется информационной системой работодателя, придется оформить другой вид ЭЦП.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись (НЭП)
Благодаря этому работник может использовать НЭП и для кадровых документов. Порядок проверки такой подписи работодатель и сотрудник устанавливают по соглашению сторон (ст. 22.3 ТК РФ). Однако эта подпись подойдет только организациям, где электронный документооборот налажен через информационную систему работодателя.
Компания может обмениваться электронными документами не через портал «Работа в России», а через коммерческую информационную систему. Свой выбор организация фиксирует в локальном нормативном акте.
Такая система должна позволять:
НЭП Госключ
Усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП)
КЭП — самый защищенный вид электронной подписи. Такой подписью можно подписать любой документ. Правда и стоит ее оформление дороже остальных, а процесс получения — сложнее. Из-за этого работодатели предпочитают выбирать разные виды ЭЦП, а не оформлять КЭП всем сотрудникам.
Для формирования КЭП используют средства криптографической защиты информации, сертифицированные ФСБ РФ, а ключ проверки подписи указывают в квалифицированном сертификате. Ключ и сертификат электронной подписи можно записать на токен (защищенную флешку) или смарт-карту.
Электронная подпись уполномоченного лица
Работодатель оформляет ЭЦП на сотрудника или доверенное лицо. В зависимости от вида подписи, работник может вести внутренний документооборот или подписывать документы от лица организации. Важно, чтобы это была его личная подпись.
В статье подробно расскажем, какую электронную подпись можно оформить на уполномоченного сотрудника или доверенное лицо.
Какую подпись получает ИП или руководитель организации
Руководители организаций и индивидуальные предприниматели получают электронную подпись только в удостоверяющем центре ФНС и её доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Услуга предоставляется бесплатно.
Руководителям и предпринимателям выдают в налоговой только усиленные квалифицированные электронные подписи (КЭП). Требования и порядок работы с такой ЭЦП регулируется государством. В законодательстве она равнозначна своему рукописному аналогу. Поэтому ей можно заверять любые электронные документы.
Предварительно записываться на приём в ФНС не требуется. Будущему владельцу нужно узнать график и часы работы выбранного филиала удостоверяющего центра ФНС. Явиться необходимо лично. По доверенности КЭП не выдадут. Обслуживание ведётся в порядке очереди, вследствие этого лучше выделить дополнительное время на данную процедуру.
Какая ЭП нужна уполномоченному сотруднику
Чтобы подписывать документы от своего имени, руководитель или предприниматель назначают уполномоченного сотрудника или доверенное лицо. Например, уполномоченным может быть кадровик, бухгалтер или ответственный работник, а доверенным является специалист компании, оказывающей подобные услуги. В любом случае на его имя нужно выпустить электронную подпись.
На уполномоченного можно оформить личную ЭЦП — простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) или квалифицированную (КЭП). Вид выпускаемой электронной подписи зависит от того, какими обязанностями хотят наделить работника.
Простая ЭЦП для уполномоченного работника
Простая электронная подпись создаётся в той информационной системе, в которой её будут использовать. С такой ЭЦП нельзя подписывать документы, работать на госпорталах и участвовать в торгах. Она подходит только для авторизации на ресурсах и работы в личном кабинете.
Простая ЭЦП обычно представляет собой пару логин-пароль или функцию одноразовых паролей. Это минимальный уровень защиты.
Неквалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника
Спектр возможностей усиленной неквалифицированной электронной подписи ограничен. Уполномоченный работник может вести кадровый документооборот и заверять внутренние электронные документы. Для взаимодействия с контрагентами и партнёрами стороны составляют дополнительное соглашение. Так, с неквалифицированной ЭЦП появится возможность подписывать накладные поставщиков.
Порядок работы с неквалифицированной электронной подписью утверждают в учредительных документах компании и должностных инструкциях. В них прописывают, в каких случаях подпись имеет юридическую силу, какой уполномоченный сотрудник и для чего её может использовать.
Отправлять отчётность в контролирующие органы и взаимодействовать с государственными органами с помощью неквалифицированной ЭЦП нельзя. Для этого понадобится квалифицированная ЭЦП.
Квалифицированная ЭЦП для уполномоченного работника
С квалифицированной электронной подписью уполномоченный сотрудник может работать не только с внутренними и внешними документами. Данный вид ЭЦП подтверждает личность владельца и позволяет заверять любые электронные документы. Поэтому с ней можно отправлять отчётность, работать с государственными порталами и участвовать в торгах от имени организации или ИП. Кроме того, такая подпись обладает самым высоким уровнем защиты, а значит, скомпрометировать её будет сложно, если только владелец не передаст носитель с ней в руки другому человеку.
Квалифицированная электронная подпись оформляется на имя владельца, то есть на физическое лицо. Поэтому уполномоченный работник может использовать её для своих целей. С квалифицированной ЭЦП физического лица можно дистанционно подать документы в вуз, оформить сделку или получить государственные услуги.
Как использовать электронные подписи уполномоченного сотрудника
Подписывать электронные документы без доверенности имеют право только руководители юридического лица и индивидуальные предприниматели. Документы заверяют личной квалифицированной подписью, полученной в ФНС. Для уполномоченных сотрудников им нужно выпустить электронную подпись физического лица. А чтобы такие работники могли действовать от имени своего руководителя, для них создают машиночитаемую доверенность (МЧД).
Машиночитаемые доверенности
Машиночитаемая доверенность даёт право уполномоченному сотруднику действовать от имени руководителя или ИП. Она создаётся в электронном виде. Имеет специальный формат — XML, с помощью которого данные автоматически распознаются в информационной системе.
В МЧД прописывают данные о доверителе и работнике, обязанности уполномоченного лица и срок действия доверенности. После составления машиночитаемой доверенности её подписывают электронной подписью директора и загружают в информационную систему. Если у директора нет действующей ЭЦП, то МЧД может заверить нотариус своей электронной подписью. Потом данные о доверенности появляются в едином реестре МЧД.
Уполномоченный работник подписывает документ ЭЦП физлица, прикладывает машиночитаемую доверенность и отправляет контрагенту. Получатель сверяет данные МЧД, проверяет полномочия и срок действия доверенности.
Каким сотрудникам организации потребуется личная КЭП
КЭП физлица понадобится сотруднику, которого директор или предприниматель назначает уполномоченным. Им может быть ответственный работник, штатный или нанятый в сторонней фирме бухгалтер. Если для подтверждения полномочий необходима машиночитаемая доверенность, то при использовании КЭП в личных целях дополнительные документы не потребуются.
Сотруднику важно пользоваться собственной электронной подписью, чтобы подготовится к изменениям заранее. Если ЭП сотрудника юрлица выпустили до 31 августа 2023 года, работник может подписывать документы с её помощью и без МЧД до 1 сентября 2024 года. Остальным сотрудникам после 1 сентября 2023 года нужно получить КЭП физлица и МЧД.
Оформить машиночитаемую доверенность необходимо до 31 августа 2023 года.
Удостоверяющий центр «Калуга Астрал» подготовил выгодные предложения, которые помогут соответствовать актуальным изменениям в законодательстве.
Если вы используете КЭП сотрудника организации для сдачи отчётности, рекомендуем воспользоваться акцией «Отчётность + Подпись». Комплект сертификатов для клиентов Астрал Отчёт 4.5 и Астрал Отчёт 5.0 со скидкой 50%.
Для того чтобы пройти переходный период безопасно для ваших сотрудников, перевыпустите сертификат на работника по акции «Второй — за ноль» и получите второй сертификат физического лица бесплатно.
Предложение действует до 31 августа 2023 года.
Где ещё можно использовать личную электронную подпись
Подпись физлица подходит для личного пользования. Функционал, который может использовать владелец ЭЦП, тоже зависит от её вида.
Простая электронная подпись физического лица
С простой электронной подписью можно взаимодействовать, например, с сайтами развлекательного контента, интернет-магазинов, служб доставки или услуг связи. Хранится такая ЭЦП в информационной системе, в которой она используется. ПЭП позволяет подтверждать действия пользователя на веб-ресурсах: авторизовываться, списывать бонусы или оплачивать покупки в магазине и т.п.
Неквалифицированная электронная подпись физлица
Неквалифицированная электронная подпись тоже подходит для применения в личных целях. НЭП вправе получить любой пользователь личного кабинета физических лиц налоговой. Лично посещать ведомство не требуется, оформление происходит в дистанционном формате. Услуга предоставляется бесплатно. Данная ЭЦП работает только на сайте ФНС. Например, она позволяет гражданину сдавать налоговую декларацию. Согласно 347-ФЗ, электронные документы, переданные в ФНС с помощью «Личного кабинета налогоплательщика» и подписанные НЭП физлица, равнозначны их бумажным версиям
Электронная подпись налоговой записывается на компьютер владельца или в защищённое облачное хранилище налоговой. Во втором случае НЭП можно пользоваться с любого устройства, у которого есть доступ к личному кабинету ФНС.
Квалифицированная электронная подпись физлица
Владелец КЭП физлица может удалённо поступить в вуз, устроиться на работу, оформить договор купли-продажи квартиры, запросить госуслуги в соответствующих сервисах, зарегистрировать себя в качестве ИП и прочее. Также с помощью квалифицированной ЭЦП гражданин вправе участвовать в электронных торгах по банкротству и продаже имущества должников.
Использование КЭП руководителя
В некоторых организациях работники используют электронную подпись руководителя. Это не только небезопасно, но и запрещено законодательством. Руководитель несёт ответственность за любое действие, совершённое сотрудником с помощью его КЭП. Например, он может подписать не те документы или использовать подпись в своих личных целях.
Подпись уполномоченного лица должна быть оформлена на него самого, тогда он будет нести ответственность за действия, совершённые с её использованием. Если он подпишет какой-то документ, то в подписи эта информация будет запечатана и всегда можно доказать, что документ подписан именно этим сотрудником.
Передача ЭП другому лицу
Владелец квалифицированной ЭЦП не должен передавать её никому, даже своим коллегам и друзьям, так как это небезопасно. Правило относится не только к руководителям организаций, но и к сотрудникам. Подписать документ с её помощью сможет любой, у кого она окажется в руках.
Подпись юридического лица сравнима с печатью и рукописной подписью, поэтому после того, как кто-то подпишет ей документ, доказать, что это сделал не владелец ЭП, будет очень сложно. Личная электронная подпись работника обеспечит безопасность для руководителя.
Чем опасна передача КЭП другим лицам
Наказание за передачу КЭП третьим лицам в законодательстве не предусмотрено. Однако потеря подписи или передача его недобросовестным гражданам повлечёт за собой неприятные последствия.
Владелец несёт ответственность, в том числе уголовную, за подписанные его ЭП документы. Даже если заверение было совершено другим гражданином без его участия. Например, уполномоченный сотрудник сдаёт налоговую отчётность с ошибками от лица компании. В этом случае ФНС выпишет штраф директору или индивидуальному предпринимателю.
Завладев ЭП, мошенники могут похитить активы или денежные средства фирмы. Удостоверяющий центр аннулирует сертификат ЭП, если:
- подтверждено, что его использует не владелец подписи;
- ключ проверки подписи совпадает с ключом ранее выданного сертификата.
Что делать при увольнении работника
При увольнении электронная подпись остаётся у бывшего сотрудника, даже если она была оплачена работодателем. Использовать электронную подпись от чужого имени запрещено. Если у сотрудника была только ПЭП, то его логин и пароль больше не используются в информационной системе. Сертификат КЭП содержит данные о владельце, и работать с этой ЭЦП может только он.
В трудовом договоре не могут быть прописаны случаи, когда при увольнении электронная подпись останется у работодателя. Наличие таких правил является прямым нарушением законодательства. Бывший работник вправе обратиться в суд, и работодателя оштрафуют.
Если использовалась МЧД, то работодатель её отзывает. При необходимости назначает другое уполномоченное лицо и создаёт для него новую цифровую доверенность. Несмотря на то что данный порядок работы вступает в силу 1 сентября 2023 года, использовать КЭП для физлиц вместе с МЧД можно уже сегодня.
Как получить электронную подпись уполномоченного сотрудника
Если юридическое лицо и ИП получают свои ЭЦП в ФНС, то физическое лицо вправе это сделать только в аккредитованном удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минцифры. Работник организации — это физическое лицо, а значит, получить подпись уполномоченного должностного лица он может получить только там.
Аккредитованные удостоверяющие центры могут выпускать как квалифицированные, так и неквалифицированные электронные подписи. Всё зависит от нужд компании и обязанностей уполномоченного работника.
Если уполномоченный работник или доверенное лицо обязано отправлять документы в налоговую, Социальный фонд России или участвовать в торгах, ему понадобится квалифицированная электронная подпись. Использовать её можно только с МЧД.
Когда уполномоченный сотрудник занимается кадровыми или внутренними документами, ему будет достаточно неквалифицированной ЭЦП. С ней можно вести обмен документами с партнёрами, подписывать приказы, инструкции, заявления или справки.
Электронная подпись сотрудника
С 1 сентября 2023 года применение машиночитаемой доверенности (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации станет обязательной.
Сотрудники ЮЛ и ИП должны получать сертификат электронной подписи физического лица, к которой должна формироваться машиночитаемая доверенность, подписанная КЭП руководителя организации.
Как выбрать электронную подпись для сотрудника
Многие до сих пор думают, что для кадрового электронного документооборота подойдут только квалифицированные электронные подписи. Но это не так. В ноябре 2021 года в Трудовой кодекс внесены глобальные изменения. Федеральный закон 377-ФЗ разрешил всем работодателям электронный документооборот в сфере трудовых отношений и 5 видов электронных подписей для работников.
В статье разбираемся, как соблюсти баланс между надежностью КЭП, простотой НЭП, бесплатностью ПЭП. Рассказываем про электронные подписи с сайта госуслуг и госключ.
О чем узнаете
Электронные подписи для кадрового ЭДО
Какие электронные подписи бывают
Электронные подписи для работников бывают 5 видов. Простые электронные подписи — ПЭП и ПЭП госуслуги, усиленные неквалифицированные подписи — НЭП и НЭП госключ, усиленная квалифицированная подпись — КЭП.
Их особенности описаны в ст. 5 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи» и ст. 22.3 Трудового кодекса РФ.
Вид электронной подписи для работника зависит от информационной системы, которую использует работодатель. Таких систем две: информационная система работодателя и государственный портал «Работа России».
Работать в обеих системах нельзя. Работодатель выбирает какую-то из систем и указывает ее в локальном акте компании.
Какую ЭП разрешено работникам
| Система работодателя | Работа России | |
|---|---|---|
| КЭП | + | + |
| НЭП | + | |
| НЭП госключ | + | + |
| ПЭП | + | |
| ПЭП госуслуги | + |
Какую ЭП разрешено работодателю
Руководитель подписывает любые кадровые документы КЭП, полученной в налоговой инспекции.
Кадровик и замдиректор тоже могут подписывать кадровые документы от имени работодателя по доверенности или приказу. Им потребуется КЭП для подписания трудовых договоров, договоров о матответственности и приказов о дисциплинарке. Но хватит НЭП, НЭП госключ, для подписания всех остальных документов. Например, приказы об отпуске подписывает кадровик НЭП, а директор трудовые договоры КЭП. Это требование ст. 22.3 ТК РФ.
В чем разница между ЭП
| КЭП | НЭП | НЭП госключ | ПЭП | ПЭП госуслуги |
|---|---|---|---|---|
| от 1000 руб. | от 450 руб. | от 450 руб. | от 320 руб. | Бесплатно |
| Сложно получить | Легко получить | Легко получить | Легко получить | Легко получить |
| На токене, телефоне | В облаке | На телефоне | В облаке | На госуслугах |
| Надежная | Надежная | Надежная | Ненадежная | Надежная |
Для каких документов подходят ЭП
На портале «Работа России» все виды документов разрешено подписывать КЭП, НЭП госключ, ПЭП госуслуги. В системе работодателя есть особенности, собрали их в таблице.
Трудовой договор, договор о матответственности, ученический, на получение образования, допсоглашения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении, его отзыв, уведомление об изменении условий ТД, приказ о дисциплинарном взыскании (ст. 22.2 ТК РФ).
Как ЭП выбирают работодатели
ПЭП используют те работодатели, которые хотят сэкономить и готовы небольшую часть документов подписывать на бумаге.
НЭП и КЭП выбирают те, кто желает подписывать документы с минимальными рисками. В отличие от ПЭП, эти виды подписи защищают подписанный документ от изменений. Работник не сможет потом заявить, что работодатель исправил текст приказа после его подписания.
НЭП госключ по защищенности такая же, как НЭП, КЭП. Но она не подойдет сотрудникам с кнопочными телефонами, для этой ЭП нужен смартфон.
За КЭП сотрудника нужно «гонять» в удостоверяющий центр. ПЭП госуслуги работник получит после подтверждения личности в МФЦ или с помощью банковского приложения. НЭП госключ выдадут тем, у кого есть ПЭП госуслуги.
Пошаговую инструкцию для перехода на электронный документооборот с работниками читайте в статье.
Покажем за 30 минут
- Как выпустить электронную подпись работнику
- Как выглядит электронный трудовой договор
- Что остается у кадровика при электронном документообороте
Про простую электронную подпись (ПЭП)
ПЭП выпускает работодатель 1 раз при приеме сотрудника на работу. Формирует подпись в своей информационной системе. ЭП выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет. Такие используют для входа в интернет-банк и на сайте госуслуг, когда указывают телефон и пароль.
ПЭП подтвердит создание и подписание документа работником, но не защитит документ от изменения. В суде работник может оспорить, что читал именно эту редакцию документа.
ПЭП безопаснее всего использовать для документов, которые закон не требует вручать «под роспись» или необязательных по Трудовому кодексу РФ. С ПЭП работник без кадровика заполнит табель учета рабочего времени, получит расчетный листок, узнает число дней отпуска или подаст заявление на предоставление налогового вычета.
В информационной системе работодателя ПЭП нельзя подписывать трудовые договоры и несколько основных документов. Мы перечислили их выше.
Про простую ЭП с портала госуслуг (ПЭП госуслуги)
ПЭП госуслуги работник получает сам, когда регистрируется на портале госуслуг и подтверждает учетную запись в МФЦ или с помощью банковского приложения. ПЭП госуслуги выглядит как логин и пароль для доступа в личный кабинет госуслуг.
Про неквалифицированную электронную подпись (НЭП)
НЭП выпускает работодатель. Обычно в момент приема сотрудника. Если работаете в системе СБИС, тогда сможете выдавать подписи за пару кликов.
НЭП можно записать на флешки и выдать работникам. Или разместить на вашем сервере, в облаке и выдать работникам логин-пароли для доступа в личный кабинет с компьютера или телефона. Такие выдают банки юрлицам для работы в клиент-банке.
НЭП подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. НЭП докажет, что текст должностной инструкции, которую подписал работник, работодатель потом не поменял.
НЭП выбрал завод по производству оборудования. Их сотрудники подписывают электронно трудовые договоры, приказы об отпуске, о переводах, знакомятся с электронными инструкциями и локальными актами.
Электронная подпись для сотрудников
Про неквалифицированную электронную подпись, выпущенную с помощью госуслуг (НЭП госключ)
НЭП госключ работник получает сам. Он устанавливает на телефон приложение «Госключ» и регистрируется в нем по логину-паролю с сайта госуслуг. Учетная запись работника на сайте госуслуг должна быть подтвержденная.
С помощью НЭП госключ документы можно подписать только телефоном.
НЭП госключ подтвердит не только создание, подписание документа работником, но и неизменность документа. Докажет, что текст трудового договора, который подписал работник, работодатель потом не изменил.
Про квалифицированную электронную подпись (КЭП)
КЭП выпускает удостоверяющий центр (УЦ), аккредитованный Минэкономсвязью. ЭП записывают на защищенный носитель (токен), на компьютер или личный телефон работника.
Такую же подпись используют для обмена электронными УПД, счетами-фактурами, для сдачи отчетности в госорганы.
КЭП действует 1 год и за ней работники должны съездить в УЦ. Это требование ФСБ.
КЭП подтвердит создание, подписание и неизменность документа.
КЭП подойдет для подписания трудового договора, приказа о приеме на работу, заявления на увольнение.
КЭП выбрала консалтинговая фирма для договоров гражданско-правового характера. Будущие сотрудники получают квалифицированные подписи в филиалах удостоверяющего центра «Тензор» по всей стране. А потом подписывают КЭП договоры ГПХ, подряда, отчеты о выполненной работе, акты оказанных услуг.
Примеры документов, подписанных электронными подписями
Заявление с ПЭП
Увольнение с КЭП
Как быстро выдавать ЭП всем сотрудникам
Какие бы электронные подписи для работников вы ни выбрали, используйте СБИС. Программа поможет выдать электронные подписи для сотрудников и организовать ведение кадрового электронного документооборота с работниками. Просто, безопасно, дистанционно.
Расскажем и покажем за 30 минут
- Разницу между электронными подписями
- Как выпустить электронную подпись работнику
- Как происходит подписание кадровых документов электронно
У наших работников уже есть электронные подписи для подписания первичных документов. Там указан ИНН компании, паспортные данные сотрудника. Можно ли этими ЭЦП подписывать кадровые документы?
Электронной подписью организации нельзя подписывать кадровые документы от имени работника. ЭП менеджера Иванова не подойдет для подписания договора от имени работника Иванова.
У ваших электронных подписей владелец организация, даже если ЭП выдана на имя уполномоченного сотрудника. Такой подписью можно подписывать только документы от имени организации. Для кадрового электронного документооборота потребуются подписи физических лиц.
Владелец есть у каждой электронной подписи. Он указан в сертификате ключа ЭП. В электронной подписи организации владельцем указана фирма, ее ИНН, ОГРН и ФИО уполномоченного представителя. В ЭП физлица – СНИЛС и ИНН гражданина. Это требование ст.17 закона 63-ФЗ от 06.04.11 «Об электронной подписи», п.6 Приказа ФСБ РФ 795 от 27.12.11.
У наших дистанционных работников заканчиваются сроки усиленных квалифицированных электронных подписей. Обязательно ли нам опять покупать КЭП?
Можно оформить другой вид электронной подписи. С января 2021 года изменили Трудовой кодекс РФ. Теперь дистанционные работники могут использовать не только КЭП, но и неквалифицированные ЭП для трудовых договоров и даже простые ЭП для отпусков, командировок, отчетов о работе.