Как проводить инвентаризацию в офисе

Зачем ИП проводить инвентаризацию

Во время инвентаризации проверяют имущество, активы и обязательства, смотрят, в каком они состоянии и все ли на месте. Инвентаризация поможет избежать потерь и лишних трат, если у вас большое количество товара или есть сотрудники.

Компании обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности — это единственный способ сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью.

В отличие от компаний, ИП не сдают бухгалтерскую отчетность в налоговую и могут вообще не проводить инвентаризацию. Но ее можно провести по собственному желанию, чтобы проверить имущество бизнеса. Налоговая не будет контролировать этот процесс, поэтому инвентаризацию можно адаптировать под особенности бизнеса. Сделать инвентаризацию можно в любой момент.

Зачем ИП проводить инвентаризацию

Чем больше у вас активов, тем больше смысла в проверке. Есть пять причин проводить инвентаризацию:

• у вас много клиентов;
• вы работаете не один, а с сотрудниками;
• продаете много небольших товаров;
• появляется новый сотрудник, который будет отвечать за товары;
• офис затопило, или случился пожар.

У вас много клиентов. В ходе инвентаризации вы проверите правильность расчетов и снизите риск получить штраф от налоговой. Это поможет, если вы, например, случайно списали испорченный товар на расходы дважды. Или наоборот, не зафиксировали какую-то покупку и в результате переплатили в бюджет, если расходы уменьшают сумму налога на вашем режиме налогообложения.

Вы работаете не один. Подчиненные могут случайно потерять небольшой товар на складе. А иногда недобросовестные сотрудники могут что-то украсть. Инвентаризация поможет найти случайную пропажу и разобраться с теми, кто ворует.

«В моей ювелирной мастерской есть постоянный работник, а еще я беру учеников, чтобы обучить азам и потом отдавать им простейшие задачи. Периодически проводим инвентаризацию — обычно, когда заканчивается металл. Если возникает недостача золота, проводим уборку и порой находим до 20 граммов золота.

Самая неприятная ситуация, если металл унесли домой. Я знаю случаи, когда на плохо организованных производствах ученики могли собрать изделие из материала мастерской, забрать и продать».

Сергей Рыбаков

Владеет ювелирной мастерской

Появляется новое материально ответственное лицо. Если вы нанимаете на работу нового сотрудника, которые будет отвечать за какой-то товар, стоит показать, за что именно человек принимает ответственность. Скорее всего, сотрудник сам захочет провести проверку и все пересчитать, чтобы по наличию и в документах все совпадало. Иначе на нового человека случайно или умышленно могут повесить недостачу, к которой он не имеет отношения.

«Я продавал молочную продукцию в магазины. Мои кладовщики работали понедельно. В конце недели один кладовщик передавал товар на несколько миллионов рублей другому. Чтобы не было вопросов, у кого пропал товар, в конце недели кладовщики в присутствии друг друга проводили инвентаризацию. Если факт не сошелся с планом, они разбирались вдвоем. Обычно один из них без проблем признавал, что ошибся в подсчетах или съел что-то».

Александр Романов

Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию

Вы продаете много небольших товаров. Например, лаки для ногтей, одежду, детали для авто, подарочные наборы. Часть продается в магазине, другая — через доставку, третья — на маркетплейсе. Инвентаризация покажет, не потерялись ли несколько позиций на одном из этапов.

Еще проверка помогает найти товары с истекающим сроком годности. Можно снизить на них цену и устроить распродажу. Так вы сможете вернуть хотя бы часть вложенных в закупку денег. Только не забудьте предупредить покупателя о том, что срок годности у распродажных товаров скоро закончится.

Так же можно поступить с бракованными или поврежденными товарами. Например, кофтой с пятном или сумкой, на которую логотип пришили вверх ногами. Кто-то из покупателей будет готов купить бракованный товар с большой скидкой и привести его в порядок, а вы избавитесь от неликвида.

«Может возникнуть пересорт. Например, йогурт со вкусом клубники записали как со вкусом малины — на обеих упаковках красная ягода, их легко перепутать. В итоге на остатках не хватает клубничного йогурта. Но покупатель хочет купить клубнику, а по документам ее нет. Если вовремя не обнаружить ошибку, клубничный йогурт испортится и придется его выкинуть.

Поэтому кладовщики делали еще одну инвентаризацию каждый день после смены. Считали буквально 10—15 позиций и смотрели, чтобы не было пересорта. Там же следили за сроками годности скоропортящихся товаров».

Александр Романов

Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию

Офис затопило, или произошел пожар. В такой ситуации обязательно надо проверить, какой товар и имущество уцелели, а какие придется списать. Если на вашей системе налогообложения, можно учесть расходы, то правильно списанный товар можно учесть при уменьшении налоговой базы.

Как проводить инвентаризацию

Требования по срокам и правилам проведения инвентаризации есть только к тем, кто обязательно должен проводить инвентаризацию. Правила собраны в методических указаниях Минфина. Так как у предпринимателей такой обязанности нет, к ним нет и требований. То есть ИП может проводить инвентаризацию так часто и по таким правилам, как ему удобно.

Если в вашей деятельности нужно регулярно проводить инвентаризацию, рекомендуем разработать типовые формы документов и порядок, которые будут действовать постоянно. Заведите журнал, где будете фиксировать результаты инвентаризаций, или создайте электронную таблицу.

Мы предлагаем порядок проведения инвентаризации, который опирается на методические указания для компаний. Вы можете разработать собственный механизм проверки и пользоваться им — главное, чтобы он был полезным и удобным.

В нашем плане пять шагов:

1. Определить, кто будет проводить инвентаризацию.
2. Определить список имущества для инвентаризации.
3. Пересчитать имущество и оценить его состояние.
4. Подготовить отчет и сравнить с данными учета.
5. Принять решение, что делать с недостачей или излишками, если они есть.

Разберем подробнее, что делать на каждом шаге.

Шаг 1. Определить, кто будет проводить инвентаризацию

В компаниях назначают инвентаризационную комиссию — минимум два человека. Предприниматели могут проводить проверку и в одиночку.

Желательно, чтобы у коллектива не было сомнений в итогах инвентаризации. Поэтому, если у вас есть сотрудники, стоит проводить проверку хотя бы вдвоем. Если есть выбор, нужно назначить в состав комиссии сотрудников, которые не отвечают за проверяемое имущество. Например, бухгалтера или продавца из другого вашего магазина.

Состав инвентаризационной комиссии можно не фиксировать. Если решите это сделать, можете воспользоваться формой ИНВ-22. В ней же фиксируют список имущества для инвентаризации — подробнее об этом в следующем шаге.

Проверяющим может быть старший продавец или сам ИП. Подойдет вариант, когда инвентаризацию проводят два продавца — один сдает смену, другой на нее заступает.

Шаг 2. Выбрать имущество для проверки

Можно проверить вообще все имущество ИП или только часть. Например, товары на складе, в отдельном магазине или только запасы сырья.

Иногда нужно проверить операции — все ли верно оформлено, нет ли ошибок в расчетах. Это пригодится, например, перед подачей отчетности в налоговую.

Можно проверить дебиторскую задолженность — когда кто-то должен вам деньги — и кредиторскую — когда кому-то должны вы.

«В моей ювелирной мастерской есть постоянный работник, а еще я беру учеников, чтобы обучить азам и потом отдавать им простейшие задачи. Периодически проводим инвентаризацию — обычно, когда заканчивается металл. Если возникает недостача золота, проводим уборку и порой находим до 20 граммов золота.

Самая неприятная ситуация, если металл унесли домой. Я знаю случаи, когда на плохо организованных производствах ученики могли собрать изделие из материала мастерской, забрать и продать».

Сергей Рыбаков

Владеет ювелирной мастерской

Закрепите список имущества, которое будете инвентаризировать. Это поможет не запутаться, что вы уже недавно проверили, и официально определить границы проверки. Форма ИНВ-22, о которой мы говорили в прошлом шаге, будет удобна — в ней фиксируют состав комиссии и подразделение, где проводится инвентаризация, например «Магазин „Солнышко“» или «Склад пивной продукции».

Шаг 3. Пересчитать и проверить имущество

На момент проведения инвентаризации стоит приостановить торговлю, чтобы не запутаться. Удобнее делать это вечером или ночью.

Оплачивать время сотрудников, которые проводят инвентаризацию, нужно по трудовому договору. Для сотрудников с четким временем начала и конца рабочего дня проверку в рабочее время дополнительно не оплачивают. За сверхурочные платят часовую зарплату в полуторакратном размере в первые два часа и двукратном — в остальное время. Сотрудникам с ненормированным рабочим днем дополнительно платить не нужно.

Пересчитайте выбранное имущество. Проверьте количество товаров и их состояние. Выберите испорченные и просроченные товары. Отдельно обратите внимание на товары с дефектами или истекающим сроком годности.

Нет официальной формы документа, которым пользуются при пересчете и подведении промежуточных итогов. Как правило, это просто отчет по остаткам из информационной системы.

Если список остатков не умещается на одном листе, пересчет по бумаге будет неудобен — в этом случае много времени тратится не столько на сам пересчет, сколько на поиск нужной строчки на бумаге. Тогда можно использовать терминал сбора данных — ТСД. Он считывает штрихкод с упаковки и вносит фактическое количество на полке. С ТСД не придется искать позиции на листе бумаги.

Собранные данные загружаются в программу, где сравниваются с учетными. При пересчете продавцы не будут знать, сколько товаров должно быть по учету, и не смогут подстроить результаты.

Простейшие модели ТСД можно купить за 10 000 ₽, современные с цветным экраном будут стоить 25 000—45 000 ₽. Программное обеспечение обойдется еще минимум в 5000 ₽.

Есть отдельный вид инвентаризации, который обычно называют сверкой. Во время нее проверяют, кто должен нам и кому должны мы — дебиторскую и кредиторскую задолженность. Нужно свериться с данными поставщиков и клиентов, узнать, согласны ли они с суммой и сроком уплаты долга.

Затем стоит составить акт сверки и подписать его с контрагентом. При проверке дебиторской и кредиторской задолженностей обратите внимание на сроки, когда нужно получить или отдать деньги, а также на документы, которые доказывают, что задолженность есть. Лучше проводить сверку регулярно, чтобы не появлялись забытые долги, по которым потом придется платить проценты за просрочку. Периодичность ИП может установить сам.

Периодичность сверок зависит от размеров документооборота. Например, если поставки и оплаты поставщику идут ежедневно, обычно сверяются раз в месяц. Если поставки идут пару раз в месяц — хватит одного раза в квартал. Рекомендуется проводить сверку минимум раз в год, иначе поправить расхождения будет сложно.

Шаг 4. Оформить результаты

Затем нужно сверить итоги инвентаризации с данными учета: зафиксировать недостачу или избыток. Отдельно отметьте количество товаров с дефектом и истекающим сроком годности, а также бракованных и просроченных товаров.

На основе подсчетов оформляют документ. Есть две формы для компаний — достаточно будет воспользоваться хотя бы одной. В обеих нет лишних блоков, и их удобно подстроить под себя.

В форму ИНВ-3 вносят все пересчитанные товары — и с расхождениями, и без.

Форма ИНВ-19 называется сличительной ведомостью. В нее вносят только расхождения — излишки и недостачи.

Можно разработать свою форму и закрепить ее локальным нормативным актом. Документ подписывают все, кто участвовал в проверке.

«У нас есть амбарная книга, в которой мы ведем учет материалов. Туда же записываем результаты инвентаризации. Если возникла недостача, пытаемся выяснить, как она появилась. По карманам учеников не ищем — не хочется обижать человека подозрениями.

Мы, бывает, сами ошибаемся — не списываем материал. Был случай, когда мы продали металл и сразу отдали вырученные деньги за аренду. В итоге денег нет, поэтому и забыли металл списать».

Сергей Рыбаков

Владеет ювелирной мастерской

На практике ИП, которые используют терминалы сбора данных, пересчитывают товар этим терминалом. Потом они печатают из программы форму ИНВ-19 — в ней сразу видны проблемные позиции.

Шаг 5. Оформить несоответствия учета с фактом

Может быть три варианта — все сошлось, выявили избыток или недостачу.

Если все сошлось, больше делать ничего не нужно. Можно сделать распродажу товаров с дефектами или истекающим сроком годности.

«Обычно ИП не оформляют полный пакет бумаг на каждую мелкую недостачу — был бы огромный документооборот. Если недостача большая — оформлять придется, поскольку это первый шаг к досудебному разбирательству.

В рабочем режиме мы составляли акт излишков и недостач, использовать документы из бухучета ООО смысла нет. Акт подписывали оба кладовщика.

Недостача обычно вешалась на материально ответственное лицо — кладовщика. Это он пропустил товар при приемке или попросту съел его.

Излишек мы сначала оставляли себе. Но потом поняли, что так нельзя — излишки означают, что мы не доложили товар в заказ. Например, в пятницу товар передали клиенту, провели инвентаризацию и отчитались об излишке. На следующей неделе во вторник недовольный клиент приходит за недостающими товарами, и другой кладовщик получает недостачу. Поэтому с излишками тоже нужно разбираться.

Если во время инвентаризации находили просроченные продукты, с кладовщика за них деньги не удерживали — он не может контролировать спрос. Но если он грузил клиентам только что прибывшие товары, а вчерашние оставлял на складе, из-за чего они прокисали, проводили беседы и в следующий раз наказывали».

Александр Романов

Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию

Если возник избыток — нужно проверить, как он возник. Например, покупатель мог забыть часть заказа после покупки.

Избыток оформляют как доход ИП на всех системах налогообложения. Рыночную стоимость товара записывают как внереализационные доходы в книгу учета доходов и расходов — КУДиР.

При недостаче нужно разобраться, кто в этом виноват, и принять решение, будет ли ИП удерживать стоимость с материально ответственного сотрудника. Чтобы сделать это, нужно установить, что ущерб был причинен умышленно. Поэтому нужно правильно оформить результаты инвентаризации. Скоро мы подготовим и выпустим подробную статью о том, что делать в случае недостачи.

Предпринимателям незачем оформлять все этапы инвентаризации отдельными документами. Достаточно будет оформить итоги, если результат пересчета значимо отличается от данных в учете. В остальных случаях достаточно будет строчки в амбарной книге или подписанной распечатки из электронной таблицы —- ее можно подшить к остальным таким документам.

Подписка на новое в Бизнес-секретах

Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.

Порядок проведения и оформления инвентаризации имущества

В каждой организации в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов и различных обязательств, то есть фиксацию наличия и анализ состояния. Количество по факту, ценность и состояние материальных активов должно соответствовать цифрам, занесенным в бухгалтерские бумаги. Инвентаризация имущественных фондов, товаров, других активов является непременной процедурой для всех владельцев бизнеса.

По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, мы расскажем ниже.

Инвентаризация и ее объективная важность

Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.

Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:

• естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
• выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
• проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).

Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого предприятия.

Практические функции инвентаризации

1. Она позволяет объективно оценить соблюдение условий складского хранения товаров.
2. По ней можно объективно судить о порядке ведения первичной и учетной документации.
3. Отражает практику ведения складского хозяйства.
4. Свидетельствует о степени полноты и достоверности бухучета.
5. Профилактика правонарушений и злоупотреблений.

Обязаны проводить по закону

Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Предпринимателей обязывают регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:

• Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
• Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).

Поводы для назначения инвентаризации

В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается к проведению организациями независимо от их формы собственности в следующих обстоятельствах:

• при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
• если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
• когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
• в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
• при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
• после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
• при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).

К СВЕДЕНИЮ! Если материальную ответственность несет не отдельное лицо, а группа, например, бригада, то поводом для инвентаризации может стать как смена руководителя этой группы (бригадира) или более половины ее состава, так и просьба любого члена группы.

Кто устанавливает порядок процедуры?

Кроме требований закона, изложенных в Методических рекомендациях, все остальные нюансы инвентаризации остаются в ведении руководства организации. Естественно, их необходимо зафиксировать в локальной документации предприятия. Дирекции нужно прояснить следующие вопросы:

• какое количество инвентаризаций нужно проводить в течение рабочего года;
• в какое именно время это следует осуществлять;
• перечисление видов активов, подлежащих проверке;
• назначение главы и членов инвентаризационной комиссии;
• возможности выборочной (внезапной) инвентаризации.

Что именно проверяется

В зависимости от того, какие именно активы входят в перечень для инвентаризации, различают ту или иную ее форму:

• сплошная инвентаризация – весь имущественный фонд, отвечающий правам собственности фирмы, арендованные и/или взятые на ответственное хранение материальные ценности, плюс возможные неучтенные активы и предпринимательские обязательства;
• выборочная (внезапная) инвентаризация – переучету подвержена означенная доля имущества (например, только активы в ведении конкретного лица, несущего материальную ответственность, либо объединенные территориально).

Объектами инвентаризирования в том или ином сочетании признаются такие группы материальных ценностей и коммерческих обязательств.

1. Основные средства фирмы.
2. Товары.
3. Нематериальное имущество.
4. Денежные инвестиции.
5. Незаконченное производство.
6. Планируемые траты.
7. Наличность, ценные документы, бланки строгой отчетности.
8. Расчеты.
9. Резервы.
10. Животные, насаждения, посевной материал и т.п. (в соответствующей сфере предпринимательства).

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Состав комиссии утверждается руководством организации, регистрируется в приказном порядке и фиксируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23). В него можно включить:

• административных работников;
• сотрудников-бухгалтеров;
• внутренних аудиторов или независимых экспертов;
• представителей любой специальности, работающих на предприятии.

Если объемы имущественных активов небольшие, то функцию инвентаризационной комиссии допускается возложить на ревизионную комиссию, в случаях, когда она действует на предприятии.

ВАЖНО! Если при фактической проверке зафиксировано неприсутствие даже одного члена комиссии, то инвентаризация не признается действительной.

Инвентаризация на предприятии шаг за шагом

Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации. Процедура ни в чем не должна противоречить вышеупомянутым Методическим указаниям.

Порядок проведения инвентаризации: законодательство

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Согласно п. 27 Положения о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

• передача имущества в аренду, выкуп, продажа;
• составление годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 01 октября отчетного года);
• смена материально ответственных лиц;
• реорганизация или ликвидация;
• чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями (в т.ч. стихийное бедствие, пожар);
• при выявлении фактов хищения, порчи имущества;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Сверка фактического наличия и учетных данных по ОС проводится только 1 раз в 3 года.

Организация вправе проводить инвентаризацию в добровольном порядке. Условия и сроки должны быть установлены в учетной политике.

Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов указан в Методических указаниях, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49.

Этапы проведения инвентаризации

Общая схема проведения инвентаризации

Подготовка к инвентаризации

Руководитель организации должен утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии (в том числе председателя). Для этого необходимо подготовить соответствующий приказ (постановление или распоряжение).

В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерской службы;
• другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)

Согласно п. 2.3 Методических указаний перечень членов комиссии можно дополнить представителями независимых аудиторских организаций, сотрудниками служб внутреннего аудита.

Материально ответственное лицо (МОЛ) не может входить в состав комиссии и выполнять функции председателя.

Приказ о проведении инвентаризации можно оформить по унифицированной форме ИНВ-22. PDF

До того как началась инвентаризация:

• МОЛ должен подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии;
• председатель комиссии должен зарегистрировать все расходные и приходные документы с пометкой «до инвентаризации на «__________» (дата)» (для бухгалтерии это является основанием определения остатков имущества по учетным данным);
• руководитель организации должен создать все условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проведение инвентаризации

МОЛ должно присутствовать на инвентаризации в обязательном порядке.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Если имущество хранится в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество может быть установлено на основании выборочной оценки (пересчете) части данного имущества (т.е. для проверки может быть выборочно вскрыто несколько упаковок).

Инвентаризацию навалочных материалов допускается производить путем технических расчетов и обмеров.

При инвентаризации большого количества ценностей путем взвешивания МОЛ и один из членов комиссии ведут учет в отдельных ведомостях. Затем данные сверяются и результат указывается в инвентаризационной описи.

Если инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то имущество, которое проверяли после 01 октября текущего года, не подлежит дополнительному пересчету. Используются данные уже проведенной сверки.

В межинвентаризационный период компания вправе проводить выборочные инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации

Итоги сверки фактических и учетных данных отражаются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (составляются не менее, чем в двух экземплярах).

Организация должна утвердить формы первичных документов в учетной политике, в т.ч. документы по проведению инвентаризации. В 1С используются унифицированные формы. Так, например, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей будет отражен формой ИНВ-3. PDF

В инвентаризационную опись необходимо включить следующее:

• наименование объектов, подлежащих проверке;
• количество имущества (в ед. измерения, принятых в учете);
• общее количество в натуральных показателях (вне зависимости от единицы измерения, в которой учитывалось имущество);
• число порядковых номеров материальных ценностей (прописью, на каждой странице);
• отметка о проверке цен, таксировки, итогах;
• подписи членов комиссии, председателя, МОЛ;
• подтверждение МОЛ (инвентаризация проводилась в его присутствии, отсутствующих членов комиссии не было, претензий к проведению инвентаризации нет).

Если на последних страницах инвентаризационной описи есть незаполненные строки, то указываются прочерки.

Исправление неточностей в описи производится путем зачеркивания. Над неправильной записью указывают верные данные. Все члены комиссии, а также МОЛ должны поставить свои подписи рядом с исправлением ошибки.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных составляется Сличительная ведомость, например, по форме ИНВ-19. PDF

Оценка выявленных в ходе инвентаризации объектов производится согласно рыночным ценам, а степень износа — исходя из реального технического состояния объекта.

Имущество, находящееся на ответственном хранении или аренде (за балансом), также подлежит проверке при инвентаризации.

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества

Инвентаризация ОС

При инвентаризации ОС в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1) указывается:

• полное наименование;
• назначение;
• инвентарные номера;
• основные технические показатели;
• заводской инвентарный номер.

При инвентаризации недвижимого имущества комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных, комиссия включает в опись правильные технические показатели.

ОС включаются в опись по наименованию согласно своему прямому назначению. В результате модернизации функции объекта могут измениться. В таком случае в описи отражается новое назначение ОС.

Непригодные к использованию ОС включаются в отдельную опись, где указывается:

• дата ввода в эксплуатацию;
• причины, по которым ОС невозможно использовать в работе.

Инвентаризация ТМЦ

Если ТМЦ хранятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После завершения инвентаризации какого-либо участка ТМЦ, доступ к помещению должен быть ограничен до тех пор, пока не завершится вся сверка ТМЦ.

Если ТМЦ поступают на склад во время проведения инвентаризации, то сведения по ним заносятся в отдельную опись, где указывается:

• наименование;
• количество;
• цена и сумма;
• дата и номер приходного документа (председатель комиссии должен зарегистрировать приходные документы с пометкой «после инвентаризации «__________» (дата)»);
• наименование поставщика.

При длительном проведении инвентаризации ТМЦ могут отпускаться МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии (при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера). Сведения по таким ТМЦ отражаются отдельно в описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные по ТМЦ, которые:

• в пути;
• находятся на складах других организаций (на ответственном хранении);
• отгружены, но не оплачены;
• не находятся в подотчете МОЛ.

В некоторых случаях при инвентаризации разрешается использовать групповые описи (малоценные, быстроизнашивающиеся ТМЦ и др.). Малоценные ТМЦ, которые пришли в негодность, но не были учтены в расходах компании, не включаются в опись. По ним заполняется акт с указанием:

• времени эксплуатации;
• причин негодности;
• возможности использования в хозяйственных целях.

Тара указывается в описи по:

• виду;
• целевому назначению;
• качественному состоянию:
  • новая;
  • бывшая в употреблении;
  • требующая ремонта.

  Инвентаризация расчетов

  Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подлежат:

  • 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
  • 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
  • 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
  • 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
  • 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
  • 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
  • 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
  • 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
  • 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
  • 75 «Расчеты с учредителями»;
  • 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
  • 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

  При проверке оценивается правильность расчетов, наличие сальдо и причины его образования.

  Для того чтобы оценить насколько корректно отражены обороты по счетам расчетов, нужно сверить показатели в акте сверки, полученном от контрагента с проверяемыми учетными данными.

  Задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списываются отдельно по каждому обязательству по приказу руководителя.

  Инвентаризация денежных средств

  Инвентаризация кассы производится с учетом положений Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У.

  При инвентаризации кассы осуществляется пересчет:

  • наличных денежных средств (далее ДС);
  • ценных бумаг;
  • денежных документов:
  • почтовые марки;
  • марки госпошлины;
  • вексельные марки;
  • путевки в дома отдыха (санатории);
  • авиабилеты;
  • прочие денежные документы.

  Инвентаризация на расчетном счете осуществляется путем сверки остатков на счетах учета с данными, указанных в выписке банка на соответствующую дату.

  Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы

  При инвентаризации НМА комиссия проверяет:

  • наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
  • правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

  При инвентаризации финансовых вложений комиссия проверяет фактические затраты на ценные бумаги и прочие вложения. Оценивается:

  • правильность оформления ценных бумаг;
  • реальность стоимости учтенных ценных бумаг;
  • своевременность и полнота отражения в учете полученных доходов по ценным бумагам;
  • сопоставляется фактическое наличие ценных бумаг с учетным.

  Инвентаризация ценных бумаг осуществляется одновременно с инвентаризацией ДС в кассе.

  Унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-16 предназначена для отражения данных по ценным бумагам. В ней указывается:

  • название;
  • серия и номер;
  • номинальная и фактическая стоимость;
  • срок гашения;
  • общая сумма.

  Если на момент проведения инвентаризации ценные бумаги находятся на хранении в специализированных организациях, то сверяется сальдо по соответствующим счетам учета с данными, указанных в выписках.

  Помимо вышеперечисленного, инвентаризационная комиссия должна проверить финансовые вложения в уставный капитал сторонних организаций, а также займы компании (при их наличии).

  Учет результатов инвентаризации

  Результатом инвентаризации могут быть:

  • излишек – превышение фактического количества ТМЦ над данными бухгалтерского учета;
  • недостача – физическая нехватка ТМЦ, расхождение между фактическим количеством ТМЦ и данными бухгалтерского учета.

  Порядок учета результатов инвентаризации зависит от разных факторов.

  

  Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
  важные изменения 1С и законодательства

  Помогла статья?

  Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

  Похожие публикации

  В данной статье мы расскажем о том, как с помощью..В данной публикации рассматривается операция розничной реализации части товаров по.По итогам 2020 все малые предприятия и ИП обязаны разово.

  (17 оценок, среднее: 4,76 из 5)

  Инвентаризация: пошаговая инструкция

  Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.

  Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.

  Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.

  Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.

  Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств

  Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):

  перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;

  при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;

  при выявлении фактов хищения или порчи имущества;

  в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;

  при ликвидации или реорганизации организации.

  Порядок проведения инвентаризации

  Инвентаризация проводится в несколько этапов.

  Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии

  Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

  Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.

  В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:

  представители администрации организации;

  работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);

  другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).

  Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.

  В комиссию должны входить как минимум два человека.

  Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.

  После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.

  Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).

  Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов

  До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.

  Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).

  Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц

  Расписка, оформляемая материально ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в день проверки и подтверждает факт того, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы материально ответственным лицом в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны.

  Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств

  Инвентаризационная комиссия определяет:

  наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);

  виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);

  состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).

  Полученные данные инвентаризационные комиссия заносит в инвентаризационные описи (акты). После этого материально ответственные лица в инвентаризационных описях (актах) должны расписаться в том, что они присутствовали при проведении инвентаризации (п. п. 2.4, 2.5, 2.9 — 2.11 Методических указаний по инвентаризации).

  Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета

  После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.

  Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.

  Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:

  по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);

  по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);

  по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);

  по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);

  по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);

  по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).

  Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

  Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

  Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.

  Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.

  Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.

  С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).

  Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.

  Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации

  Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

  К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).

  После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).

  Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.

  После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.

  Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации

  Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

  В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).

  При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.

  Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.

  Выявлена недостача

  В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).

  Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).

  Проводки будут такие.

  Проводка

  Операция

  Д 94 — К 10 (41, 43)

  Списана стоимость утраченного имущества

  Д 20 (25, 26, 44) — К 94

  Списана недостача в пределах норм естественной убыли

  Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):

  если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;

  Проводка

  Операция

  Д 94 — К 01 (10, 41, 43, 50)

  Списана стоимость утраченного имущества

  Стоимость недостач отнесена на виновных лиц

  Дт 50 (51, 70) — К 73 (76)

  Стоимость недостач взыскана с виновного лица

  Сверхнормативная недостача списана в расходы

  Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).

  Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.

  Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):

  или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);

  или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.

  Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).

  Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):

  или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;

  или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.

  Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.

  Выявлены излишки имущества

  Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:

  Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:

  или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);

  или отчетом независимого оценщика.

  Проводка в бухгалтерском учете будет такая:

  Проводка

  Операция

  Д 01 (10, 41, 43, 50) — К 91

  Отражены излишки, выявленные при инвентаризации

  Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
  ООО «РАЙТ ВЭЙС»

  Похожие публикации:

  1. Как настроить гугл пай для оплаты на телефоне андроид
  2. Как посмотреть сертификат в контейнере криптопро
  3. Как читать объемы на графике в трейдинге
  4. Ттн когда оформляется когда нет