Когда не может быть назначен контрактный управляющий существуют ограничения
Статья 38. Должностные лица заказчика, контрактная служба, контрактный управляющий
(в ред. Федерального закона от 11.06.2022 N 160-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Готовые решения. Вопросы применения ст. 38
1. Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает сто миллионов рублей, создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным).
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. В случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает сто миллионов рублей и у заказчика отсутствует контрактная служба, заказчик назначает должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (далее — контрактный управляющий).
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.
4. Контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют следующие функции и полномочия:
1) утратил силу с 1 октября 2019 года. — Федеральный закон от 01.05.2019 N 71-ФЗ;
(см. текст в предыдущей редакции)
2) разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;
3) осуществляют подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках (в случае, если настоящим Федеральным законом предусмотрена документация о закупке) и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений;
(в ред. Федерального закона от 02.07.2021 N 360-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4) обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
5) участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы;
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6) организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
7) осуществляют иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом.
5. При централизации закупок в соответствии с частью 1 статьи 26 настоящего Федерального закона контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом и не переданные соответствующим уполномоченному органу, уполномоченному учреждению, которые осуществляют полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При этом контрактная служба, контрактный управляющий несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий.
6. Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.
7. Руководитель заказчика, руководитель контрактной службы, работники контрактной службы, контрактный управляющий обязаны при осуществлении закупок принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», в том числе с учетом информации, предоставленной заказчику в соответствии с частью 23 статьи 34 настоящего Федерального закона.
Назначаем и оформляем на должность контрактного управляющего правильно
В каждом госучреждении, осуществляющем закупки, должен быть контрактный управляющий или контрактная служба. При этом порядок оформления таких работников четко не установлен, что вызывает вопросы у работодателей. Как создается такая служба, кто может исполнять обязанности контрактного управляющего, на каких основаниях и как оформлять контрактного управляющего – расскажем в статье.
Контрактная служба.
В соответствии со ст. 38 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон № 44-ФЗ) заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает 100 млн руб., создают контрактные службы.
Чтобы определить, должен ли работодатель создать контрактную службу, нужно определить среднегодовой объем закупок. Он должен включать весь утвержденный на год объем финансового обеспечения для осуществления закупок в соответствии с Законом № 44-ФЗ. В данный объем включаются также средства для оплаты контрактов, заключенных до начала указанного финансового года и подлежащих оплате в этом году (п. 16 ч. 1 ст. 3 Закона № 44-ФЗ).
Общие требования к контрактной службе определены Законом № 44-ФЗ и Типовым положением (регламентом) о контрактной службе, утвержденным Приказом Минэкономразвития РФ от 29.10.2013 № 631. В соответствии с этим Типовым положением контрактная служба создается одним из следующих способов:
создание отдельного структурного подразделения;
утверждение работодателем постоянного состава работников, выполняющих функции контрактной службы, без образования отдельного структурного подразделения.
Численность контрактной службы не может составлять менее двух человек.
Если контрактная служба создается как отдельное структурное подразделение, ее возглавляет руководитель структурного подразделения, назначаемый на должность приказом руководителя либо уполномоченного лица, исполняющего его обязанности. Контрактную службу без образования отдельного подразделения возглавляет руководитель или один из его заместителей.
Руководитель контрактной службы определяет должностные обязанности и персональную ответственность работников этой службы (п. 10 Типового положения).
Как формируется отдельное структурное подразделение – Законом № 44-ФЗ и Типовым положением не установлено, но можно предположить, что оно создается из новых либо из своих, но полностью освобожденных от прежних обязанностей работников. В любом случае это должны быть сотрудники работодателя, а не сторонние лица, оказывающие услуги.
Служба без образования структурного подразделения создается из работников организации.
К сведению:
Работники контрактной службы должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок (ч. 6 ст. 38 Закона № 44-ФЗ).
Контрактная служба создается на основании Положения о контрактной службе, разработанного на основании Типового положения и приказа руководителя.
В приказе отражается:
информация о лице, которое назначается руководителем;
список сотрудников, входящих в состав службы без выделенного подразделения;
срок подготовки руководителем документов, определяющих должностные обязанности и персональную ответственность сотрудников контрактной службы.
Приказ утверждается не позднее начала финансового года, в котором совокупный годовой объем закупок превысит 100 млн руб., либо не позднее даты принятия решения об утверждении дополнительных объемов финансирования.
С приказом рекомендуется ознакомить задействованных лиц за два месяца до запланированной даты создания контрактной службы.
Контрактный управляющий.
В организациях, где совокупный годовой объем закупок менее 100 млн руб. (а таких большинство), назначается контрактный управляющий по 44 фз– должностное лицо, ответственное за осуществление одной или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта.
Контрактным управляющим может быть только должностное лицо заказчика (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ) с высшим или дополнительным профессиональным образованием в сфере закупок (ч. 6 ст. 38).
Можно выделить несколько вариантов назначения на должность контрактный управляющия.
Контрактный управляющий
Новый работник, оформленный на должность контрактный управляющий, введенную в штатное расписание
Работник организации, переведенный на должность контрактного управляющего, введенную в штатное расписание
Работник организации, совмещающий свою должность и вакантную должность контрактного управляющего
Работник организации, исполняющий обязанности контрактного управляющего дополнительно к своим
Введение должности управляющего в штатное расписание.
Итак, работодатель может ввести должность контрактного управляющего в штатное расписание. Причем это не обязательно должна быть целая ставка – можно установить и 0,5, и 0,3 ставки, и др.
Обратите внимание:
Закон № 44-ФЗ не содержит положений о том, что в штатное расписание заказчика, выступающего работодателем, необходимо вводить такие должности, как работник контрактной службы, контрактный управляющий. Должностное лицо, на которое возложены обязанности контрактного управляющего, является соответствующим субъектом независимо от наименования указанной в штатном расписании должности (Письмо Минэкономразвития РФ от 18.02.2015 № ОГ-Д28-2128).
Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа работодателя.
Кроме этого, работодателю целесообразно утвердить должностную инструкцию контрактного управляющего, в которой определить его функции и полномочия. В инструкции, в частности, рекомендуется указать:
информацию о том, что контрактный управляющий по 44 фз отвечает за осуществление всех (или нескольких) закупок заказчика;
требования к образованию (иные квалификационные требования – при их наличии);
требования к знанию законодательства;
полномочия по осуществлению закупок;
права и обязанности;
Для установления функций и полномочий можно обратиться к ч. 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ, Типовому положению и профстандартам «Эксперт в сфере закупок» и «Специалист в сфере закупок».
Если в организации есть работник, получивший соответствующее образование в сфере закупок, но занимающий другую должность, который не возражает перейти полностью на должность контрактного управляющего, его можно перевести. Перевод осуществляется путем заключения дополнительного соглашения, издания приказа о постоянном переводе и внесения записи о переводе в трудовую книжку.
Назначение на должность управляющего.
Если должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена или предусмотрена, но вакантна, управляющего нужно назначить из числа работников. Назначение осуществляется приказом работодателя. Образец см. ниже.
Государственное автономное учреждение «Горводоканал»
о назначении контрактного управляющего
-
Назначить главного бухгалтера ГАУ «Горводоканал» Иванову И. Е. на должность контрактного управляющего, ответственного за закупки товаров, работ, услуг для обеспечения нужд ГАУ «Горводоканал», включая контроль исполнения контрактов.
-
Возложить на Иванову И. Е. функции и полномочия, предусмотренные должностной инструкцией контрактного управляющего, утвержденной приказом руководителя ГАУ «Горводоканал» от 12.12.2019 № 55.
-
Специалисту отдела кадров подготовить дополнительное соглашение к трудовому договору с Ивановой И. Е. до 14 января 2020 г.
- В соглашении установить следующее:
-
контрактный управляющий действует на основании настоящего приказа и должностной инструкции с 14 января 2020 г. бессрочно;
-
контрактный управляющий несет персональную ответственность в пределах возложенных на него полномочий.
-
-
Секретарю Борисовой С. К. довести настоящий приказ до сведения Ивановой И. Е. под подпись.
-
Контроль исполнения настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Машкову С. С.
Начальник отдела кадров Машкова, С. С. Машкова
Заказчик вправе возложить на контрактного управляющего полномочия по проведению одной или нескольких закупок (ч. 2 ст. 38 Закона № 44-ФЗ). Поэтому управляющих может быть несколько. Соответственно в приказе нужно отметить, за сколько закупок конкретный управляющий отвечает. Удобнее, если один управляющий отвечает за все закупки. Но когда объем закупок большой, можно назначить управляющих для закупок по каждому виду товаров: оргтехники, запчастей, канцелярских товаров и т. д.
Затем с работником следует заключить дополнительное соглашение. При этом, если должность контрактного управляющего предусмотрена штатным расписанием, оформляется совмещение должностей в порядке ст. 60.2 ТК РФ. Соглашением устанавливаются срок совмещения, объем дополнительной работы и размер доплаты за совмещение. Доплата может быть любая исходя из объема дополнительной работы.
Вменяя работнику дополнительные обязанности в случае, когда должность контрактного управляющего штатным расписанием не предусмотрена, необходимо учитывать, что согласно ч. 1 ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы) является одним из условий трудового договора. Изменение условия трудового договора о трудовой функции работника допускается только по соглашению сторон этого договора и изменить данное условие в одностороннем порядке работодатель не вправе (ст. 72, ч. 1 ст. 74 ТК РФ).
Поэтому для расширения должностных обязанностей работника и включения в них обязанностей контрактного управляющего с ним также необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору о расширении должностных обязанностей. Изменения следует внести и в должностную инструкцию работника по его должности, подробно прописав все дополнительные обязанности – обязанности контрактного управляющего. За исполнение этих обязанностей работнику может быть установлена доплата.
Подводя итог, отметим еще раз, что если в организации должна быть образована контрактная служба – она может быть или в виде отдельного структурного подразделения, когда все его должности вводятся в штатное расписание, или в виде службы без образования структурного подразделения, когда обязанности специалистов по закупкам возлагаются на имеющихся работников организации.
Что касается контрактного управляющего, для него также может быть введена отдельная должность в штатное расписание. Иначе обязанности управляющего возлагаются на одного или нескольких работников организации.
Если должность, предусмотренная штатным расписанием, свободна, обязанности контрактного управляющего исполняются другим работником в порядке совмещения должностей. Если не предусмотрена – на работника с его согласия возлагаются дополнительные функции контрактного управляющего. При этом следует иметь в виду, что если изменение (расширение) трудовой функции осуществляется бессрочно, то от совмещения должностей работник может отказаться, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня в силу ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ.
Контрактный управляющий по 44-ФЗ
Закон № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок» (о госзакупках) вступил в действие с 1 января 2014 года. Он сменил действовавший с 2005 года закон № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг». Именно закон 94-ФЗ заложил фундамент централизованного регулирования госзакупок. Причина, по которой было принято решение о таком централизованном контроле за всеми госзакупками — рост доходов бюджета в «нулевые» годы, что вылилось в резкое повышение объема госзаказа.
Организациями, проводящими свою закупочную деятельность по 44-ФЗ, являются:
различные министерства, государственные ведомства и агентства, а также их структурные подразделения;
администрации субъектов федерации и муниципалитеты;
бюджетные организации всех уровней;
автономные учреждения, государственные и муниципальные унитарные предприятия (ГУП и МУП), расходующие выделяемые из бюджета средства.
Контрактный управляющий — кто это такой?
Одним из нововведений Закона о госзакупках стало введение института контрактной службы (службы заказчика), ответственной за все закупки организации. При этом такая служба в обязательном порядке должна существовать у организаций, чей годовой объем закупок превышает 100 миллионов рублей. Согласно 44-ФЗ, контрактный управляющий единолично управляет всеми закупками организации при двух условиях:
объем ее закупок не превышает 100 миллионов;
отсутствует контрактная служба.
На практике, контрактный управляющий в зависимости от размера организации и уровня компетенций, может занимать должности:
главы службы заказчика;
специалиста по закупкам;
председателя или члена закупочной комиссии.
Отметим, что обычно должности председателя и членов комиссии занимают по совместительству, поэтому управляющий или заместитель управляющего могут быть председателем закупочной комиссии. А специалисты занимать должности членов комиссии.
Обязанности
Если говорить о его функциях, то скажем, что управляющий имеет те же обязанности, что и обязанности службы заказчика. Главное отличие — контрактный управляющий действует в одном лице. При этом исполнение всех этих функций управляющим будет разбито на несколько этапов. И первый из этих этапов будет планирование.
Планирование
Процедуры планирования — начало всех закупочных процедур. В общем виде трудовые функции управляющего на этом этапе выглядят так:
составление и обоснование планов-графиков;
размещение их в Единой информационной системе «Госзакупки» (ЕИС);
внесение изменений и дополнений и отражение этих изменений в ЕИС.
Часто при составлении плана закупок контрактный управляющий будет проводить консультации с профильными специалистами. Возможно, кто-то поможет ему создать итоговый документ, но ответственность по его проверке все равно лежит на контрактном управляющем. На управляющем же и будет лежать вся ответственность при выявлении каких-либо нарушений.
Выбор способа определения поставщика
Следующий этап работы, с которым сталкивается управляющий — определить способ выбора поставщика:
закупка у единственного поставщика;
либо выбор поставщика на основе конкурентной процедуры.
При выборе закупки у единственного поставщика управляющему нужно знать, какие существуют основания к таким закупкам, уметь правильно выбрать и подготовить дополнительные документы согласно требованиям ФЗ-44.
При выборе конкурентного способа закупки нужно принять аргументированные решения, обосновывающие такой выбор. Контрактный управляющий обязан взвесить все плюсы и минусы каждого из конкурентных способов, которых существует три:
Проведение процедуры закупки
Сам этап проведения закупочной процедуры делится на три подэтапа:
подготовка и размещение контрактным управляющим закупочной документации в ЕИС;
работа закупочной комиссии по допуску или отклонению поступивших заявок, по определению победителя процедуры или по объявлению ее несостоявшейся;
управляющий публикует в ЕИС протокол об итогах процедуры.
Контрактный управляющий может сам участвовать в работе комиссии, либо консультировать ее сотрудников, которые будут принимать решение о допуске или отклонении заявок участников.
Исполнение контракта
Если процедура была успешно проведена, то согласно 44-ФЗ управляющий имеет обязанности по заключению и контролю исполнения контракта.
Во-первых, это размещение управляющим контракта в реестре контрактов на ЕИС, а также размещение информации об его исполнении или расторжении. Во-вторых, контрактный управляющий может участвовать в процедуре приемки результатов.
Итак, подведем итог по описанным выше функциям. Контрактный управляющий на регулярной основе:
осуществляет закупочные процедуры;
участвует в заключении и контролирует исполнение контрактов.
Нерегулярные функции
Помимо регулярных за управляющим закреплены и нерегулярные функции. Это значит, что выполнять эти функции он будет нерегулярно, возможно, и никогда. Но в случае возникновения необходимости, контрактный управляющий должен уметь выполнять и их.
Самый распространенный случай — это претензионная работа, если поставщик или подрядчик выполнил свою работу неправильно. В этом случае управляющий составляет претензию и отправляет ее поставщикам.
Ситуация на противоположном полюсе — обжалование претензий на действия или бездействия заказчика. Фактически, здесь управляющий обжалует претензии на свои собственные действия. В этой ситуации управляющий должен:
ответить на претензию;
принять участие в рассмотрении этой жалобы в контролирующем органе (Федеральной антимонопольной службе (ФАС);
аргументировано отстоять там свою позицию.
3. Следующая немаловажная обязанность — обеспечить возврат чужих финансовых средств, если имело место внесение финансовых гарантий в виде обеспечения заявки или обеспечения исполнения контракта. Управляющий должен либо сделать это самостоятельно, либо инициировать эти действия.
4. Еще одна область ответственности, отведенная управляющему согласно 44-ФЗ – выстраивать работу с потенциальными поставщиками. Эта работа может проводиться в виде:
получения консультаций и уточнений;
получения обновленной информации о новинках товаров, работ, услуг;
получения сведений об изменениях в ценах.
5. Появление или уход игроков с рынка также может отразиться на закупочной деятельности. Выделяемые бюджетные средства должны быть освоены организацией полностью за указанный период, поэтому управляющий должен прилагать усилия к тому, чтобы у него не было признанных несостоявшимися процедур.
Требования
В настоящий момент требования к контрактному управляющему прописаны в профессиональном стандарте №558 «Специалист в сфере закупок». Внутри этого документа есть информация о требованиях, предъявляемых к сотрудникам, работающим либо в службе заказчика, либо контрактными управляющими.
В данном профстандарте имеется 4 уровня квалификации — от пятого до восьмого. При этом формально контрактный управляющий может занимать свою должность на любом уровне квалификации.
Например, специалист 6-го уровня может:
заниматься проведением закупочных процедур.
На 7-м уровне специалист уже занимается:
проверкой соблюдения условий выполнения контракта;
проверкой качества поставляемых товаров и услуг.
То есть полноценным контрактным управляющим, выполняющим все возложенные на него 44-ФЗ обязанности, можно стать только на 7 уровне квалификации. Для этого уровня существуют следующие требования:
высшее образование (магистратура или специалитет);
дополнительное профессиональное образование в сфере закупок;
три года стажа работы в сфере закупок.
Без высшего образования и без стажа управляющий может работать только на 5-м уровне квалификации (специалистом). С высшим образованием (любого типа) и без стажа управляющим можно работать только на 6-м уровне квалификации (заместителем руководителя). Перейти на 7-й уровень можно, только получив высшее образование по программе специалитета или магистратуры. В любом случае управляющему понадобится дополнительное профессиональное образование (ДПО) в сфере закупок.
Зарплата
В Москве контрактные управляющие и специалисты в сфере бюджетных закупок в среднем могут получать:
100 – 140 тыс. р. на руководящих постах;
до 100 тысяч в должности заместителя руководителя;
50-80 тыс. рублей на должностях специалистов.
Места работы
Как уже было сказано, контрактный управляющий или контрактная служба требуются в любой бюджетной организации. Как правило, закупки совершают все бюджетные организации, начиная от детских садов и муниципалитетов и заканчивая субъектами федерации и федеральными органами власти.
Карьера
Карьера контрактного управляющего может развиваться в повышении его уровня квалификации. Также возможно начать работать контрактным управляющим в небольшой организации и, получив там опыт, перейти в более крупную организацию на должность руководителя или заместителя руководителя контрактной службы.
Также возможен вариант «дауншифтинга» — когда специалист уходит из крупной компании и работает управляющим в небольшой организации.
Ответственность контрактного управляющего
Помимо большого круга обязанностей на управляющем лежит и большая ответственность.
Если рассмотреть самый наихудший вариант, то контрактные управляющие могут проходить обвиняемыми по следующим статьям УК:
нецелевое расходование бюджетных средств (в размере свыше 1,5 миллионов рублей).
Если нецелевое расходование не превышает 1,5 миллиона, то тогда согласно статье 15.14 КоАП, управляющему придется либо платить штраф в размере от 20 до 50 тысяч рублей, либо он будет отстранен от работы на срок от года до трех лет.
Все статьи КоАП, начиная от статьи 7.29 до статьи 7.35, так или иначе касаются нарушений в сфере контрактной системы. Поэтому в своей деятельности управляющий обязан придерживаться буквы и духа закона, сводя к минимуму риск появления чрезвычайных ситуаций.
Как стать контрактным управляющим
Как уже было сказано, работать управляющим можно, даже не имея высшего образования (на 5-м уровне). Тем не менее всем, кто желает связать свою карьеру с 44-ФЗ, нужно получить ДПО в сфере закупок.
При этом для карьерного продвижения управляющему нужно иметь высшее образование, которое можно получить заочно. Направление обучения в профстандарте не указано, но оптимально, чтобы оно было связано с муниципальным или государственным управлением.
Особенности обучения на контрактного управляющего в НИПКЭФ
Сегодня в НИПКЭФ есть следующие программы для подготовки управляющих:
Программы обучения по обоим курсам похожи, но на переподготовке всем вопросам уделяется большее внимание. На наших курсах вы узнаете:
о принципах и базовых понятиях контрактной системы;
о правовых основах ее регулирования;
об организации и планировании закупок;
о способах определения поставщиков;
а также о других аспектах закупочной деятельности.
Вся информация на наших курсах дается с учетом последних изменений в законодательстве, что крайне важно для отрасли госзакупок. За все время существования 44-ФЗ было принято около ста вносящих в него изменения законодательных актов. Поэтому мы рекомендуем, как минимум, раз в год проходить курсы повышения квалификации в сфере закупок всем занятым в этой отрасли.
Наши курсы подойдут не только для тех, чья деятельность связана со службой заказчика. Изучив все тонкости и нюансы работы контрактной системы, вы сможете чувствовать себя уверенно и на стороне поставщика, снизив риски отклонения ваших заявок.
Повышайте свои компетенции, продвигайтесь по карьерной лестнице вместе с НИПКЭФ! Не бойтесь сложностей, стремитесь вперед, а мы с радостью станем вашими попутчиками в движении к успеху!
Контрактная служба
Контрактную службу для организации закупок создают в соответствии с требованиями № 44-ФЗ. В этом же федеральном законе предусмотрена альтернатива — назначение контрактного управляющего. Критерий выбора между первым или вторым вариантом — объём годовых закупок. То есть контрактная служба и управляющий при организации закупок на предприятии выполняют аналогичные функции. Различия кроются в суммах с которыми им приходится иметь дело.
Когда нужно создавать контрактную службу
В компании обязательно открывается контрактная служба, если сумма годовых контрактных закупок превышает 100 миллионов рублей. При меньшей сумме закупок руководитель организации самостоятельно решает вопрос о том, что выбрать: нанять на работу управляющего или нескольких сотрудников на эту должность или создать полноценный отдел внутри соответствующего подразделения.
В сумму ежегодных закупок, которая определяет порядок работы управляющего или контрактной службы, входят все закупки услуг или товаров, кроме средств, выделяемых из бюджета на оплату работы штатных сотрудников, отчисления социального плана и любые другие траты, не касающиеся закупок.
В рамках одной компании одновременно нельзя иметь и службу, и нанятых на должности профильных специалистов — это взаимозаменяемые понятия. Это правило действует и в случае нескольких региональных филиалов, которые также будут обеспечиваться специалистами контрактной службы. Если в головном филиале организована контрактная служба, то все специалисты региональных филиалов, отвечающие за закупки, должны являться её сотрудниками. У каждого сотрудника при этом будет в обязанности вменено обслуживание филиала, в котором он выполняет свою работу. Выделяются следующие особенности работы контрактной службы:
- Контрактная служба это коллегиальная структура в составе организации, совершающей закупки в рамках госконтрактов и в частных целях.
- В рамках контрактной службы одновременно работает не менее двух специалистов.
- В одной компании может быть только одна подобная структура.
- В приказе Министерства финансов РФ № 158-Н от 31 июля 2020 года, строго определяет основные параметры работы сотрудников контрактной службы вне зависимости от специфики работы вашей организации. Противоречий между должностными инструкциями и требованиями приказа быть не должно.
- Все обязанности внутри службы равномерно распределяются между сотрудниками. Пример — один специалист отвечает за обоснование закупок, второй — утверждает перечень закупаемых товаров, третий — отслеживает оплату и взаимодействие с контрагентами.
Законодательное регулирование
В основном работа контрактной службы регулируется федеральным законом №44-ФЗ. Однако в дополнение к нему есть еще регламент Минэкономразвития РФ № 631. По закону служба, занимающаяся закупкам на предприятии может быть как в форме структурного подразделения, так и без него. В последнем случае просто утверждается список сотрудников, которые будут заниматься тендерами.
Структура службы жестко не регламентируется, но в ее составе было не менее двух человек. Независимо от выбранной формы, у службы должен быть руководитель. Как правило, если контрактную службу не выделяют в отдельное структуру, то во главе ее становится директор предприятия или один из его заместителей. Отдельно оговаривается, что нельзя включать в состав службы людей по гражданско-правовым договорам. Закупками могут заниматься только те, кто состоит в полноценных трудовых отношениях с заказчиком.
В законе оговаривается также требования к уровню образования сотрудников контрактных служб. Они должны иметь высшее образование в области закупок или профобразование в какой-то сфере, но при этом дополнительно пройти обучение закупкам.
Есть и ряд ограничений для людей, которые связаны с руководителем контрактной службы. Например, нельзя привлекать близких родственников к экспертизе закупочной документации. И, разумеется, законодатели учли самый очевидный путь возникновения конфликта интересов — какую-либо связь поставщиков с людьми, которые определяют победителей тендеров, аукционов или конкурсов.
В каких случаях контрактная служба не нужна?
Создавать контрактную службу не обязательно, когда совокупный годовой уровень закупок меньше 100 млн рублей. В этом случае, функции отдела может выполнять один человек — контрактный управляющий (КУ), который будет занимается закупками и выполнением заключенных контрактов. В рамках одной компании без открытия отдела может работать и сразу несколько таких специалистов, которые занимаются конкретным направлением закупок и контрактов. К примеру, первый КУ начинает заниматься закупками по профилю ремонта и строительных работ, второй отвечает за компьютерную технику, а в должностные обязанности третьего заложено обеспечение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами.
- КУ нанимается в штат компании, занимающейся закупками в рамках государственных контрактов и частных нужд, в качестве штатного работника.
- В одной компании может быть один такой сотрудник или несколько человек по разным профилям закупок.
- Направлений, в рамках которых работают КУ, в одной компании может быть сразу несколько. Они никак не пересекаются друг с другом и совершенно при этом независимы.
- Рамки рабочих обязанностей любого КУ закреплены перечнем должностных обязанностей в трудовом договоре и дополнениях к нему.
- Управляющие выполняет самостоятельно все обязанности — от планирования конкретной закупки и поиска контрагента до обоснования цены и размещения информации в ЕИС.
Должностные обязанности управляющих и служб
Должностные рабочие обязанности КУ или созданной на базе вашей организации контрактной службы фактически одинаковы. Они определены и прописаны в 44-ФЗ, в 4 части ст. 38. При этом важно понимать, что установленные законом обязанности являются минимально возможными для работы сотрудника:
- разработка графика и плана закупок, подготовка любых согласованных изменений для внесения в этот документ, размещение документации в ЕИС и внесение необходимых изменений, установленным в 44-ФЗ способами;
- подготовка и своевременное внесение в ЕИС извещений о том, что компания объявляет закупки, выкладка документов о контрактах и документации об проводимых закупках, а в случае закупок по закрытому типу, КУ или специалист контрактной службы отбирает подрядчиков или поставщиков;
- от начала до конца контролируют закупки и заключение контракта с победителем конкурса;
- в случае, если от одного или нескольких участников конкурсного производства поступает жалоба на процесс выбора победителя, то контрактный управляющий принимает участие в рассмотрении этих жалоб и начале претензионной работы по разбору жалобы;
- при выборе победителя конкурса, в случае, если нужны консультации с участниками конкурсного производства, специалисты контрактной службы организует совещания для выявления особенностей конкурентной среды в исследуемом сегменте рынка.
Основная разница тут состоит в том, что, если специалист контрактной службы строго руководствуется требованиями, указанными в соответствующей статье 44-ФЗ. В то время как КУ работает согласно перечня функциональных обязанностей, указанных в его трудовом договоре и должностной инструкции. Например, в 44-ФЗ чётко указано, что специалист контрактной службы должен подготовить ТЗ для публикации в ЕИС и определить максимальную цену контракта. А вот управляющий может этого не делать, если это не указано в его должностной инструкции.
Основные сходства между контрактной службой и работой управляющего
На эти должности может быть назначен только человек, занимающий постоянную должность в штате компании, а не привлеченный со стороны на временную работу специалист. Обязательно высшее образование в сфере закупок или прохождение специальных курсов.
Наличие непрофильного высшего образования, к примеру, в педагогической или технической сфере, не позволит специалисту, назначаемому на такую должность обладать достаточной квалификацией для работы в сфере закупок. Даже профильное образования без соответствующего профессионального опыта не хватит для ведения работы в этой сфере. При этом, по требованиям законодательства, наличие профильного высшего образования достаточно для работы конкурсным управляющим. Отсюда и довольно большая текучка специалистов, работающих на этой должности, а также досадные ошибки, ведущие к срывам контрактов, административной, а иногда и уголовной ответственности. Поэтому стоит предварительно хорошо подготовиться к работе на подобных должностях, чтобы избежать финансовых и репутационных потерь.
Отсутствие высшего образования или пройденных курсов квалификации у специалиста контрактного отдела или у лица, назначенного на работу с функционалом конкурсного управляющего, влечёт за собой административную ответственность руководителя компании или замещающего его лица.
Какие изменения произошли в закупках в 2021 году
С 1.01.2021 года в работе КУ и контрактных служб введен ряд законодательных изменений, которые нужно иметь в виду:
- внесены изменения в процесс внесения любых изменений в информацию, размещенную в ЕИС;
- участники конкурсного производства теперь дополнительно проверяются перед определением победителя на приводы к административной ответственности. Ранее это было дополнительной опцией, а теперь стало обязанностью для членов комиссии;
- меняется механика внутренней проверки контрагентов и поставщиков в рамках ЕИС;
- устанавливается минимальная доля отечественных товаров или услуг, которые должны обязательно быть в составе контрактов;
- изменяется порядок работы с графиками и планами закупок.
Резюмируя, можно сказать, что специалисты контрактных служб или КУ должны иметь профильное высшее образование и релевантный опыт работы. Их обязанности схожи, но в некоторых моментах отличаются. Для организации контрактной службы в вашей компании, нужно, чтобы общая сумма закупок было больше чем 100 млн рублей в год. В иных случаях можно нанять несколько управляющих, каждый из которых может вести отдельное направление по закупкам и контрактам.