9 ключевых средств контроля для минимизации проблем, связанных с обеспечением соответствия в сценариях "от закупки до платежа"
Автор предлагает описание девяти наиболее распространенных сценариев "от закупки до платежа" и соответствующих способов снижения рисков, связанных с обеспечением соответствия нормативным требованиям. Приведенные в статье рекомендации относятся к операциям конфигурирования и процессам, применяемым в стандартных системах SAP ERP.
| Ключевое понятие |
| Процесс «от закупки до платежа» или процесс заготовки вплоть до оплаты (часто называемый P2P) представляет собой один из наиболее распространенных, но критически важных бизнес-процессов любой компании, в которой осуществляется закупка товаров или услуг. P2P включает в себя все подпроцессы и операции с момента принятия решения о закупке товара или услуги до момента их оплаты. Это, например, такие операции и процессы, как запрос, заявка, выбор поставщика, заказы на поставку, поступление материалов, поступление счетов и выплаты. |
Процесс «от закупки до платежа» (P2P) охватывает ключевые модули системы SAP ERP, включая модули «Управление материальными потоками» (ММ) и «Кредиторская задолженность» (АР). Принимая во внимание растянутый характер процесса, а также его важность и влияние на итоговые результаты, необходимо обеспечить реализацию надежных средств контроля для снижения рисков ошибок и мошенничества.
В этой статье рассматриваются девять возможных сценариев применения процессов P2P и способы снижения связанных рисков в системах SAP ERP. Эти сценарии и способы адресованы бизнес-аналитикам, специалистам по конфигурированию, а также сотрудникам по обеспечению безопасности и внутренним аудиторам, несущим коллективную ответственность за поддержание целостности процессов P2P на предприятиях. Все сценарии и снимки экранов представлены для системы SAP ECC 6.0, однако рассматриваемые понятия и средства контроля также можно применять и в предыдущих версиях SAP-систем.
Сценарий 1. В том случае, если записи кредиторской задолженности (АР) не были надлежащим образом проведены в главной книге, вполне вероятно, что общая кредиторская задолженность занижена, а это, в свою очередь, является причиной возможного искажения финансовых результатов. Следует отметить, что величину кредиторской задолженности необходимо тщательно синхронизировать с главной книгой.
Способ снижения рисков 1. Чтобы убедиться в том, что система настроена для автоматического обновления главной книги в соответствии с кредиторской задолженностью, необходимо настроить процесс управления счетами поставщиков. Сначала следует удостовериться в том, что контрольный счет Главной книги (поле) является обязательным для ввода при определении групп счетов поставщиков. Для этого используйте код транзакции OMSG или перейдите в меню IMG по пути «Financial Accounting > Accounts Receivable and Accounts Payable > Vendor Accounts > Master Data > Preparations for Creating Vendor Master Records > Define Account Groups with Screen Layout (Vendors)». Двойным щелчком выберите одну из групп счетов поставщиков и на следующем экране дважды щелкните по строке «Company Code Data». На следующем экране дважды щелкните по строке «Account Management», после чего появится экран, приведенный на Рис. 1. На этом экране выполняется ведение групп статусов полей. Убедитесь в том, что для поля «Reconciliation account» установлен переключатель «Req. Entry», указывающий на то, что это поле будет обязательным для ввода в процессе создания (основной записи) поставщика. В этом случае при создании каждой финансовой проводки со ссылкой на данного поставщика гарантируется обновление контрольного счета и, соответственно, основного счета.
Сквозные процессы в ОЦО
Внедрение модели сквозных процессов в ОЦО позволяет не только измерить процесс, но и повысить его контроль и управляемость. Какие сквозные процессы получили наибольшее распространение в ОЦО, почему такой подход облегчает прием на обслуживание новых клиентов и как определить владельца сквозного процесса, — читайте в материале Клуба ОЦО.
Сквозной процесс (E2E – End-to-end процесс) – это взаимосвязанный бизнес-процесс, в котором результат каждого шага является входящей информацией для последующих шагов. Также существует определение, согласно которому сквозной процесс обязательно затрагивает несколько бизнес-подразделения компании. Однако этого критерия недостаточно.
Владимир Репин в книге «Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление» отмечает, что процесс можно считать сквозным (межфункциональным), если:
- участниками процесса являются сотрудники различных структурных подразделений;
- деятельность в рамках процесса рассматривается на уровне отделов или сотрудников (операционный уровень);
- существует возможность организации контроля оперативной деятельности по процессу и полученных результатов одним руководителем;
- результат процесса важен с точки зрения достижения целей организации в целом (или существенной ее части) либо удовлетворения потребностей внешнего потребителя;
- существует возможность значительного улучшения деятельности (усиления эффектов синергии) за счет оптимизации межфункционального взаимодействия в рамках процесса.
Модель сквозных процессов получила широкое распространение в международных компаниях и сервисных центрах, и лишь относительно недавно начала активно внедряться в российских ОЦО. По мнению Нелли Мещеряковой, генерального директора Центра корпоративных решений, это связано главным образом с тем, что большинство российских ОЦО создавались под интересы головной компании. Стандартная бизнес-модель – есть материнская компания – корпоративный центр, под него выстраиваются все процессы, затем принимаются на обслуживание более мелкие клиенты.
В то же время многие международные сервисные центры часто имеют кросс-рыночные модели. А построить полноценный бизнес, когда ты должен каждый раз подстраиваться под нового клиента, затратно и для клиента, и для сервисного центра. Именно поэтому в международных центрах развита модель сквозных процессов. Если строить рыночную модель и пытаться обслуживать разноплановых клиентов, то другого пути просто нет, – считает Н.Мещерякова.
Как правило, главная цель внедрения модели сквозных процессов в ОЦО – повысить контроль и управляемость. Сначала каждый процесс описывается, для него определяются ключевые метрики и GPI (General Performance Indicator) – общий показатель эффективности, а также владелец процесса – либо со стороны клиента (бизнеса), либо со стороны сервисного центра.
Таким образом, модель сквозных процессов обычно внедряется либо на уровне головной компании и затем каскадируется в ОЦО (обычно это опыт международных компаний), либо – в ОЦО, на определенном этапе развития сервисного центра, когда он готов к контролю и оптимизации не только собственной работы, но и бизнес-процессов заказчика.
Как правило, в ОЦО выполняется поддержка 4 больших блока сквозных процессов – P2P (закупки), O2C (продажи), R2R (учет и отчетность), H2R (управление персоналом). Рассмотрим содержание каждого процесса более подробно.
Сквозной процесс P2P
Сквозной процесс P2P – Procure-to-Pay – от запроса до оплаты – классический закупочный процесс. В него входят следующие этапы: заявка на товар/услугу, поиск поставщиков и их выбор, согласование условий оплаты, определение способа финансирования закупки, формирование заказа на закупку, поставка товаров/услуг, регистрация задолженности, оплата закупки, закрытие задолженности, контроль и анализ эффективности. Как правило, поддержка ОЦО P2P заключается в подготовке договоров с поставщиками, всей необходимой документации и контроле своевременности поставки и оплаты.
Также этот процесс может модифицироваться в S2P – Source-to-Pay – от поиска поставщика до оплаты – усовершенствованная модель P2P – когда в нее добавляется работа с поставщиками, что позволяет ужесточить внутренний контроль и повысить эффективность цепочки поставок и управления взаимоотношениями с поставщиками. Такую модель используют, к примеру, СИБУР-ЦОБ, Северсталь-ЦЕС.
Сквозной процесс O2C
Процесс O2C – Order-to-Cash – от заказа до оплаты – включает планирование продаж, поиск покупателей, установление цены, согласование условий оплаты, управление торговым кредитом, получение заказа на покупку, поставку товаров и направление счета, получение платежа, закрытие задолженности, контроль и анализ эффективности.
Для поддержки этого сквозного процесса ОЦО готовит договоры и первичные документы, выставляет претензии, например, в случае сверхнормативного простоя транспорта, отражает в учете первичные документы по договорам логистики и хранения.
Сквозной процесс H2R
Процесс H2R – Hire-to-Retire – от найма до увольнения (пенсии) – классический процесс управления персоналом, который включает найм сотрудников, кадровое администрирование, начисление зарплаты, расчет компенсаций и льгот, социальные программы, обучение и оценку сотрудников. Он активно внедряется в тех ОЦО, где централизован кадровый функционал, – ПИКТА, Северсталь-ЦЕС, Гринатом и других.
Сквозной процесс R2R
Процесс R2R – Record-to-Report – от проводки до отчетности – большей частью протекает в ОЦО. В рамках этого процесса ОЦО, как правило, ведет бухгалтерский учет, готовит бухгалтерскую, статистическую и налоговую отчетность, обеспечивает расчеты с бюджетом и ответы на запросы ФНС. Иногда в головной компании выполняется лишь консолидация отчетности,
Управление сквозными процессами
К сквозным процессам, которые способен поддерживать ОЦО, можно также отнести:
A2R – Acquire-to-retire – от получения оборудования до его списания;
P2P – Plan-to-produce – от планирования до производства;
C2P – Concept-to-Product – от идеи до вывода продукта на рынок.
Однако недостаточно просто выделить и описать сквозные процессы, важно контролировать и оптимизировать их.
Константин Стецык, генеральный директор «БизПроКонсалт», обращает внимание, что самое важное – выявить узкие места в наиболее крупных процессах (которые как раз и являются сквозными), а затем устранять их. При этом он подчеркивает, что самые большие потери эффективности обычно возникают на кросс-стыках подразделений, где разделяются зоны ответственности. Так, сквозной процесс P2P может охватывать до семи различных подразделений ОЦО, а по функциональной оргструктуре эти подразделения подчиняются разным руководителям. В таких случаях искать потери важно с участием экспертов от всех участвующих подразделений.
По опыту Людмилы Сорокиной, директора по качеству и операционной эффективности МФЦ «Полюс», сервисный центр находится, как правило, в середине сквозного процесса и видит весь процесс целиком – и свою часть, и часть бизнеса, и продукт, который выдается в управляющую компанию. «Мы можем оцифровать процесс и предоставить владельцу процесса данные о том, как протекают составные части этого сквозного процесса и что можно оптимизировать», – отмечает Л.Сорокина. Именно поэтому развитые ОЦО, как правило, не только внедряют модель сквозных процессов, но и берут на себя ответственность по их оптимизации.
Если в сервисном центре выстроены эффективные и унифицированные сквозные процессы, то это существенно облегчает прием на обслуживание новых клиентов. «Когда появляется новый клиент, мы говорим: вот этот процесс выстроен таким образом, мы предоставляем вам нашу сервисную модель сквозного процесса, – говорит Нелли Мещерякова. – Это позволяет нам оптимизировать расходы и получать эффект масштаба: мы не перестраиваем процессы для 80 существующих клиентов 80 раз, а фактически 1 раз прописываем шаблон процесса, который можем использовать для всех клиентов».
Procure to Pay (P2P) Process
All enterprises and corporate aspire to improve their bottom line. Basically, there are two ways to do it, either to increase the top line or reducing the cost. Increasing the top line or the revenues in today’s competitive markets is not a very easy option. That’s why, now a day’s the sourcing and procurement functions are being examined, by the companies, in order to find ways to cut costs and control spending. Thus, for all such enterprises the procurement process is very important, so here in this article we will try to focus on the P2P process of an enterprise. For ease of understanding I have kept the language of the whole article very simple and specific to the topic.
STEP 1: IDENTIFICATION OF REQUIREMENT
This is the first stage, at which the user department (say, Maintenance, Production, Sales and distribution, administration, accounts etc) identifies their requirements, that is what are the items they require and based upon which they create a document called as the Purchase requisition /Purchase request (PR). This document normally contains description of material, quantity, approximated cost, material requirement date, preferred or standard vendor etc.
STEP 2: AUTHORIZATION OF PR
Then, the PR is to be first approved by the head or the senior authority of the user department. At this stage, the authority may return the PR to the originator for modification or can approve it.
STEP 3: FINAL APPROVAL OF PR/ROLE OF INVENTORY CONTROLLER
Once the PR has been authorized by user department then it is available to the inventory controller, or the materials management department, who are responsible for handling all the materials in the organization. Inventory controller shall review the PR and shall check the open Purchase Orders (PO), any other scheduled or planned delivery for the material. If there is any planned delivery or any existing open PO then Inventory controller can return the PR or request the user department to revise the quantity of the material (if required). After the approval of Inventory controller, the approved PR is available to the Procurement department.
STEP 4: PROCUREMENT
After final authorization of PR, that it is found out that there is no planned delivery of such a material, it is available to procurement department. The department shall check for any existing contract for the material. If any contract exists then a call-out shall be generated and shall be sent to the existing supplier. In case no contract exists then the procurement department shall initiate supplier search and floating inquires.
STEP 5: IDENTIFICATION OF SUPPLIERS
If no already contracted supplier exists, then the procurement department shall interact with the user for the possible suppliers or search on the internet or use referrals or search data base, etc. to identify the suppliers for the said material.
STEP 6: FLOATING OF INQUIRES
Once the suppliers are identified, procurement department shall send the Request For Quotations/Proposal (RFQ/RFP) to the supplier, based upon the PR. RFQ normally contains description, technical specifications of the material, quantity of the material, term and conditions, delivery date of the material, date of submission of the RFQ, quality standards, validity of the suppliers offer, etc.
STEP 7: RECEIPT OF TECHNICAL QUOTATIONS
After sending the RFQ/RFP to vendors, the procurement department shall receive the quotations from the suppliers. These technical quotations contain the information pertaining to the technical specifications of the material, if there are any. Normally, vendors are instructed to send their quotation in a sealed envelope, mentioning only RFQ reference number on it. Quotations are normally opened and signed by two or more persons of the procurement department.
STEP 8: TECHNICAL EVALUATION OF QUOTATIONS
Quotations are sent to technical department for technical evaluations of the quotations. Here, technical department shall shortlist the quotations based on the technical specifications.
STEP 9: RECEIPT OF COMMERCIAL QUOTATIONS
Once the technical evaluation is over, the procurement department shall send the advice to shortlisted suppliers for commercial quotations. These commercial quotation will contain details about the payment terms, discounts etc. Quotation comparison statement is prepared by the procurement department to compare all the quotations of the supplies and suppliers are short listed for negotiations.
STEP 10: NEGOTIATION
Based upon the commercial quotation, the procurement department will short list the suppliers and will invite then for negotiations. The negotiation can happen on various grounds like, reduction in the prices of the materials, quantity and price breaks, delivery terms and conditions, freight charges, payment terms etc.
STEP 11: SELECTION OF THE VENDOR
After negotiations with all the selected vendors, the revised quotations are prepared and vendor is finalized for award of contract based on the weightage to the commercial, technical parameters, previous performance of the vendor, delivery dates of the material, etc.
STEP 12: AWARD OF CONTRACT
After the vendor is finalized, LOI (Letter of Intent) can be sent to him and he may be asked to deposit security or bank guaranty before signing the agreement. Agreement can be of Fixed or Blanket (the same can be mentioned in the RFQ).
STEP 13: PURCHASE ORDER (PO)
The procurement department then shall raise the purchase order against the contracts and then is send to the supplier. This PO is prepared in reference of the initial document prepared in the process i.e. PR.
STEP 14: PO ACKNOWLEDGEMENT
After receiving the PO the supplier sends the acknowledgement to procurement department and they record the acknowledgement. If any ERP is being used for procurement functions then supplier can remotely download purchase orders and can acknowledge the PO.
STEP 15: ADVANCE SHIPMENT NOTE (ASN)
The supplier sends the Advance Shipment to procurement department as soon as he ships the material to the buying organization. This note normally contains shipping date, transporter’s name, airway bill number, number of packages, weight of the packages, receiving location address, description of goods, etc.
STEP 16: GOODS RECEIPT
When the goods are received at the warehouse of the organization, the receiving staffs checks the delivery note, PO number etc and acknowledges the receipt of material. After the material is received the same is checked for quantity in case of discrepancy the same is reported to the vendor. After the quantity verification the material is kept at inspection locations and material inspector is called for inspection of material. If material is rejected by the inspector the same is sent back to the vendor or the vendor is asked for the rectification at the site. The sound material is moved to respective warehouse locations.
(i)GOODS RECEIPT – ACCOUNTING ENTRY
RECEIVING INVENTORY A/C Dr.
(Note: With this entry, the goods are received in the organization, hence the inventory has to debited, but since the invoice is not received yet, thus the vendor cannot be credited, and thus a clearing account is used as GR-IR A/C i.e. Goods Receipt-Invoice Receipt A/C)
(ii) GOODS ISSUED TO THE DEPARTMENT – ACCOUNTING ENTRY
(Note: As the inventory department issues the goods to the user department, the accounting entry should be passed on, on the basis of the nature of the material and the use of it.)
(a)If goods are used in consumption:
To RECEIVING INVENTORY A/C
(b)or,if goods are used as assets:
To RECEIVING INVENTORY A/C
STEP 17: INVOICE RECORDING
Vendor sends the invoice to accounts department of buying organization for claiming payment. This invoice is entered in to the system.
(i) INVOICE RECORDING – ACCOUNTING ENTRY
INDIRECT TAX A/C Dr
(Note: Since now the invoice is received, thus the vendor is credited, and the clearing account ‘GR-IR A/C i.e. Goods Receipt-Invoice Receipt A/C’ gets cleared)
STEP 18: PAYMENT TO SUPPLIER
And in the last the supplier is paid as the terms of the payments and the invoice.
(i) PAYMENT TO SUPPLIER – ACCOUNTING ENTRY
Что такое P2P. Объясняем простыми словами
P2P (от англ. peer-to-peer, person-to-person — от человека к человеку, от равного к равному) — одноранговая, равноправная, партнёрская модель взаимодействия «на равных». Она ещё называется пиринговая.
Изначально термин P2P применяли к передаче данных внутри одноранговых компьютерных сетей. В таких сетях все компьютеры (участники сети) равноправны. В том числе каждый может выполнять и функции сервера, где хранятся файлы, и функции клиента, скачивающего их.
По подобной модели работает то, что мы привыкли называть «торренты». Программы (клиенты), поддерживающие эту технологию используют специальный пиринговый сетевой протокол (который называется Bittorrent), одной из его особенностей является то, что каждый участник сети, который скачал любой фрагмент передаваемого файла на своё устройство, может раздать его другим участникам.
В бизнесе о P2P говорят, когда речь идёт о:
P2P-платежах — это платежи между физическими лицами. Как правило, это переводы между картами или банковскими счетами, которые проводят с использованием мобильных приложений.
P2P-инвестициях (краудлендинг) — способ финансирования, когда площадка напрямую соединяет инвестора и заёмщика.
P2P-кредитовании — это способ равноправного кредитования, когда площадка позволяет дать в долг или занять деньги без участия банка или другой финансовой организации.
Примеры употребления на «Секрете»
«Естественно, сложно пропустить компанию Zopa. Эти парни первыми в мире запустили успешный проект по розничному P2P-кредитованию. Сделали они это гораздо раньше американских аналогов Lending Club или Prosper».
(Сооснователь компании ID Finance Александр Дунаев — о стартапах, меняющих мировую финансовую систему/)
«По сути, первый значительный пласт работ для фаундеров P2P-проекта, кроме разработки действительно хорошего продукта, — это привлечение максимального количества партнёров. Именно от них будет зависеть судьба вашего сервиса, ведь, если не получится привлечь продавцов, не придут и покупатели. Наладить эти отношения — непростая задача».
(Сооснователь сервиса для предзаказа еды FoodBerry Василий Мазанюк — в колонке о том, как новичку стать партнёром больших компаний/)
Нюансы
P2P-кредитование рискованно для кредиторов. Обычно сервисами такого кредитования пользуются люди, которым важно взять заём без залога. Поэтому проверить заёмщиков сложно и стопроцентных гарантий возврата нет. Зато ставки по подобным кредитам довольно высоки (речь идёт о десятках процентов годовых).
P2P-инвестиции в мелкий бизнес тоже имеют высокие риски. Нередко компании объявляют дефолт, и все платежи инвестору от них прекращаются. Кроме того, на виртуальных финансовых площадках есть минимальный срок инвестиций, в течение которого деньги нельзя вывести с брокерского счёта. «P2P-инвестиции содержат в себе множество подводных камней», — подтвердил «Секрету» основатель сервиса для инвесторов BlackTerminal.ru Виталий Иванов.
P2P-платежи удобны для физических лиц, и поэтому могут сослужить хорошую службу для бизнеса. Причём речь идёт не только о благотворительности или краудфандинге. За рубежом некоторые рестораны устанавливают P2P-платежи в своих приложениях. Таким образом они создают своим гостям комфортные условия для оплаты счёта — большим компаниям удобно таким образом разделить чек.