Как правильно оформить заголовки
Разбираемся, какие существуют требования к заголовкам, и как правильно оформить заголовки в технических документах.
Текст заголовков
Требования к заголовкам описаны в ГОСТе 2.105 «ЕСКД. Общие требования к текстовым документам»:
4.1.2 Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа…, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацного отступа. Подраздела должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделённых точкой. В конце номера подраздела точка не ставится.
4.1.9 Разделы, подразделы должны иметь заголовки… Заголовки следует печатать с прописной буквы без точки в конце, не подчёркивая. Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.
Заголовки нумеруются арабскими цифрами. После номера точка не ставится.
Примеры заголовков двух уровней:
Обратите внимание, что в конце заголовка точка не ставится.
Стиль заголовков
Из п. 4.1.2 следует, что заголовки выровнены по левому краю, пишутся с абзацным отступом. Отключите автоматический перенос слов в заголовках вашего документа. Следите, чтобы у них не было подчёркивания.
4.1.9… Расстояние между заголовком и текстом при выполнении… рукописным способом — 15 мм. Расстояние между заголовком раздела и подраздела… — 8 мм. При выполнении текстовых документов автоматизированным способом допускается применять расстояния, близкие к указанным.
Следите за отступами до и после заголовков. Я рекомендую в редакторе менять отступы после заголовков, это упрощает управление интервалами между заголовком первого уровня и текстом и между первым и вторым уровнем.
Сколько уровней заголовков должно быть в документе
В идеале нужно стремиться к тому, чтобы структуре вашего документа хватило заголовков двух уровней.
Реквизит 17 «Заголовок к тексту»
Достаточно ли внимания вы уделяете созданию и оформлению реквизита 17 «Заголовок к тексту»? Небрежно относиться к нему нельзя: именно в этой фразе сформулировано краткое содержание документа. Заголовок к
тексту – это ключ к правильному включению документа в делопроизводственную систему организации и, следовательно, к его корректному использованию и правильному хранению. В статье рассмотрим, что такое заголовок к тексту, зачем он нужен и каким образом следует его оформлять.
ЧТО ТАКОЕ ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ И ЗАЧЕМ ОН НУЖЕН?
Реквизит 17 «Заголовок к тексту» – это один из 30 реквизитов, которые включены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Правила оформления этого реквизита описаны в п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Кроме этого, отдельные особенности оформления разъяснены в п. 4.17 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Заголовок к тексту облегчает и упрощает обработку документа. Если этот реквизит оформлен верно, вы получите общую информацию о содержании всего документа, что поможет правильно заполнить поле регистрационно-учетной формы в системе электронного документооборота, направить документ в соответствующее структурное подразделение или конкретному исполнителю. Благодаря этому не будет проблем с контролем исполнения документов, их отправкой, а процессы информационно-справочной работы, поиска будут проходить без инцидентов.
Рассмотрим случай из практики. Вы работаете секретарем в организации металлургической отрасли: информация о стали и сплавах всегда есть практически в каждом документе. А теперь представьте, что вы получаете письмо с общим заголовком тексту «О стали и сплавах» или письмо, на котором вообще не оформлен этот реквизит. В какое структурное подразделение направить это письмо? Попробуй угадай! Придется читать весь документ. И даже это не гарантирует, что вы правильно определите получателя.
Пренебрегать реквизитом 17 «Заголовок к тексту» опасно. Иногда этот, казалось бы, «пустяк» может стать причиной задержки распорядительного поручения или ответа, в результате чего сорвется важная сделка, произойдет простой на ремонтном объекте или организация не поучаствует в важном мероприятии. К слову: советую секретарям, особенно тем, кто недавно устроился в узкоспециализированную организацию, составить шпаргалку, которая поможет сходу определить, в какое структурное подразделение следует направлять документ (Таблица 1). Со временем вы запомните, как именно оформляют заголовки к тексту документов отдельные организации или адресанты.
Правильно составленный и внесенный заголовок к тексту документа обеспечивает быстрый и качественный поиск документа в электронных реестрах и бумажных журналах регистрации документов. Если вы отвечаете за делопроизводство только в структурном подразделении, можно регистрировать даже служебные записки, которые ваш отдел направляет в другие структурные подразделения или руководителю организации. Не ленитесь прописывать его в соответствующие поля и графы. Возможно, что буквально завтра или через пару часов это сослужит вам хорошую службу: сэкономит ваше бесценное время, нервы и силы, а также станет доказательством вашего профессионализма, что, безусловно, выгодно выделит вас в глазах коллектива и руководителя.
Как формируется заголовок к тексту документа?
В каком случае можно не проставлять заголовок к тексту документа?
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать». Данное положение нуждается в некоторых комментариях: 1. Заголовок к тексту документа не может отвечать на вопрос «О ком?», только «О чем?» или «Чего (кого)?».
Сколько строк не должен превышать заголовок в документе?
В одной строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)?
Какое максимальное количество знаков ударов в реквизите заголовок к тексту?
Наименование вида документа печатается прописными буквами. Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков, его допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку. Точку в конце заголовка не ставят.
Как располагаются длинные заголовки в документах?
Для таких подзаголовков обычно употребляется тот же шрифт, что и для основного текста. Заголовки набираются с соблюдением следующих правил: . — длинные заголовки разбиваются на строки по замыслу, но в конце строк заголовков не допускаются предлоги, союзы и наречия.
Какие правила оформления распространяются на реквизит заголовок к тексту?
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Как указать сокращенное наименование в документе?
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Что такое заголовок в документе?
Заголовок официального документа — реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Как оформляется отметка о наличии приложений?
Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.
Сколько адресатов может быть в одном документе?
В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (разд. 3.15) документ не должен содержать более четырех адресатов.
Сколько ПТ в одном интервале?
Одинарный интервал примерно равен высоте прописной буквы выбранного шрифта. Так для шрифта 14 размера междустрочный одинарный интервал составит чуть более 14 пунктов. Междустрочный интервал задают в зависимости от требований, предъявляемых к документу.
Как писать цепляющие заголовки?
Добавьте в заголовок интригу, чтобы сделать его цепляющим. Пообещайте раскрыть какую-то тайну, или обнародовать тщательно скрываемый секрет, который поможет читателям, или просто удовлетворит их любопытство. Один из методов создания цепляющих заголовков — акцентировать внимание на простоте и легкости.
Какой межстрочный интервал должен быть в реквизите адресат?
В состав реквизита «Адресат» входит наименование органа государственной власти, организации (структурного подразделения организации), наименование должности, инициалы и фамилия получателя. Каждая составная часть реквизита «Адресат» печатается с новой строки через 1 межстрочный интервал размером шрифта №13.
Что такое н1 какие требования к н1 со Стороный поисковых систем?
H1 — самый главный заголовок на странице. Он считается названием документа и должен отображать суть размещенного контента. Это поможет пользователям и поисковым роботам точно определить назначение страницы.
Что должно быть в заголовке?
Заголовок должен быть лаконичным, содержать не более 10 слов, поскольку он должен легко читаться и легко восприниматься. Длинные заголовки воспринимаются хуже коротких. Вместе с тем в прямой почтовой рекламе могут использоваться более длинные заголовки.
Что такое подзаголовок пример?
Подзаголовки — это названия разделов внутри статьи. Они помогают читателю искать на странице нужную информацию, создают ощущение порядка и облегчают чтение. Чаще всего подзаголовки просто называют тему раздела. Например, в статье про Пекин они могут быть такими: «Транспорт в Пекине», «Музеи Пекина», «Рестораны и кафе».
Реквизит 18 – заголовок к тексту
__________ 1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 55. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.18. 3 Там же. – Пункт 3.18. 4 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 5 Там же. 6 Там же. 7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.18. 8 Там же. – Пункт 4.7.
Реквизит 19 – отметка о контроле
Отметка о контроле
Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 1
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Рис. 1. Пример оформления реквизита «Отметка о контроле»
__________ 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.19.
Реквизит 20 – текст документа
Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. 1
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. 2
Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке. 3
Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. 4
Широкое распространение в официальных документах получило применение сокращенных слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому в текстах документов используются общепринятые сокращения. При первом употреблении сокращения в тексте в скобках может быть дана его расшифровка. Это же относится и к употреблению в текстах документов профессиональных терминов. 5
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 6
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже («фамилия», «возраст», «место рождения») или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. 7
При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. 8
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. 9
В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. 10
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. 11
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения). 12
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, 13 при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.
В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
Для лучшего восприятия документа его текст делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одного или нескольких предложений и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Каждый абзац печатают, отступив пять печатных знаков от границы левого поля. 14
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. 15
Рис. 1. Пример оформления ссылки на документ-основание и нумерации пунктов
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). 16
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). 17
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). 18
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»). 19
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»). 20
В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», ВНИИДАД считает возможным»). 21
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 22
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:
письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. 23
При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. 24
Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения. 25
__________ 1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 58. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.20 . 3 Федеральный закон от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» [по состоянию на 11 декабря 2002 г.] – Статья 17. 4 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 5 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 6 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20 . 7 Там же. – Пункт 3.20. 8 Там же. – Пункт 3.20. 9 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 10 Там же. 11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20. 12 Там же. – Пункт 3.20. 13 Там же. – Пункт 3.20. 14 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с. 15 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.20. 16-21 Там же. – Пункт 3.20. 22 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 23-25 Там же.
Реквизит 21 – отметка о наличии приложения
Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
Отметку о наличии приложения (реквизит 21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: 1
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. 2
1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Рис. 1. Пример оформления реквизита «Отметка о наличии приложения» в письме
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. 3
Методические рекомендации по работе с информационными ресурсами в среде «Кодекс-Сервер» для сотрудников Главного архивного управления города Москвы (Главархива Москвы) в 1 экз.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: 4
письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: 5
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. 6
Приложение № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25
Если приложение одно, порядковый номер не указывается. 7
Приложение к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. 8
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу ЗАО «Термика» от 05.04.2009 № 25
Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляют от поля без абзацного отступа. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через один межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений наименования приложений отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. 9
__________ 1 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.21. 2-6 Там же. – Пункт 3.21. 7 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 8 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.21. 9 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
Реквизит 22 – подпись
Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. 1
В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 2
Генеральный директор ЗАО «Термика»
Рис. 1. Пример оформления реквизита «Подпись» в письме
Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. 3
При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом: 4
И.о. генерального директора
Личная подпись
Исполняющий обязанности генерального директора
Личная подпись
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. 5
Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. 6
Генеральный директор ЗАО «Термика»
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. 7
Рис. 2. Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке должностного лица
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. 8
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. 9
Личная подпись К.В. Воробьев
Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации. 10
Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений — руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) — их непосредственными составителями. 11
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. 12
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. 13
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Личная подпись
Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения». Схема расположения реквизита «Подпись» приведена на рисунке 3.
__________ 1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 50. 2 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 3.22. 3 Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 11. 4 Там же. – Приложение № 11. 5 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. 6 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В .Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с. 7 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. 8 Там же. – Пункт 3.22. 9 Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 216 с. 10 Там же. 11 ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 3.22. 12 Там же. – Пункт 3.22. 13 Там же. – Пункт 3.22.
Реквизит 23 — гриф согласования документа
Гриф согласования — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. 1
Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. 2
коммерческий директор ЗАО «Термика» Личная подпись Е.Н. Ярославцева
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом: 3
Письмо ЗАО «Термика» от 06.04.2009 № 430
Протокол общего собрания акционеров ЗАО «Термика»
от 06.04.2009 № 10
Рис. 1. Пример оформления реквизита «Гриф согласования документа»
Схема расположения реквизита «Гриф согласования документа» приведена на рисунке 2.
Рис. 2. Расположение реквизита «Гриф согласования документа» 20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа
Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается. 4