Как составить отчетный лист проекта?
Какой смысл тратить время на постановку целей, высвобождение финансовых и человеческих ресурсов, если, в конце концов, бухгалтерский баланс не составляется? Чтобы лучше подходить и управлять следующими проектами, этот этап богат информацией.
Полезность отчета о завершении проекта
Интересно составить лист оценки проекта (или заключительный отчет), чтобы стандартизируйте собираемую, анализируемую информацию и ведите историю.
Во-первых, баланс подчеркивает успех или провал проекта . Он оценивает достижение целей, правильное использование ресурсов и т. Д. Это также позволяет измерить индивидуальную производительность каждого человека.
Кроме того, этот синтетический документ облегчает обмен и передачу знаний, чтобы извлечь выгоду из каждого обучения взяты из выполненных проектов. Он избегает повторения тех же ошибок, выявляя дисфункции и другие встречающиеся трудности. Хорошо использованный, ноу-хау укрепляется.
Что должен содержать отчет по проекту?
Описательные напоминания
В этой части, в частности, указывается:
- цель проекта,
- менеджер проекта , состав команды ,
- различные заинтересованные стороны (ключевые пользователи и т. д.).
Короче говоря, основные элементы для понять, как был структурирован проект , с кем и на каких условиях оно было выполнено?
Это описание действительно дает возможность соотнести результаты с характеристиками.
Поставленные цели и достигнутые результаты
Деталь цели, выраженные с точки зрения качества, затрат и сроков . В этой части упоминаются цели производительности и их варианты.
Объедините результаты и комментировать отрицательные отклонения как положительные : почему не была достигнута такая-то цель? Или наоборот: в чем причины такого успеха?
Технический обзор
Глубже актуальность выбранных технических опций с учетом функциональных характеристик . Оцените результат продукта: техническую, организационную, систему управления …
Запланированные и использованные ресурсы
Проверьте человеческие, финансовые, организационные, технические ресурсы и т. Д. посвященный ведению этого проекта. Подвести итоги того, что было фактически потреблено . Обогатите наблюдение комментариями, объясняющими различия.
Планируемая дата окончания и фактическая дата
Снова вернемся к предполагаемая дата реализации по сравнению с фактическим сроком . В случае заноса подробно опишите причины заноса. Случайный факт? Причина, которую можно было предвидеть? Какие шаги можно предпринять, чтобы этого не случилось снова?
И наоборот, если сроки были завышены, определите причину такой ситуации.
Методологический обзор
Оцените, как проводился проект: распределение ролей и ответственности внутри команды, принятый метод (Scrum, Prince и т. Д.),
Спонсор и удовлетворенность пользователей
Взгляните на общую оценку клиента и пользователей.
Синтез
Обобщите важные моменты, указанные в отчете, чтобы определить:
- передовой опыт должен быть обобщен,
- улучшения: например, необходимо рассмотреть методологические аспекты
- периферийные последующие меры: корректирующие действия, вытекающие из рассматриваемого проекта
Когда подвести итоги?
Как можно быстрее. Чем дольше вы ждете, тем менее точными будут ваши анализы. Эту задачу должна выполнять вся команда. . У каждого своя точка зрения и свое критическое мышление. Сопоставив разные углы обзора, вы получите полную оценку, реальный источник прогресса.
Зачем нужно писать отчеты по завершению проектов выберите несколько вариантов ответа
Писать отчеты по завершению проектов важно по следующим причинам:
1. Отчеты помогают оценить результаты проекта: Письменное описание выполняемой работы и достигнутых результатов позволяет более объективно оценить успехи, проблемы и неудачи, а также определить, насколько цели проекта были достигнуты.
2. Отчеты обеспечивают информацию для дальнейшего планирования: Изучив отчет о завершенном проекте, команда или управляющий могут определить, какие методы и подходы были наиболее эффективными, и использовать эти знания при планировании будущих проектов.
3. Отчеты демонстрируют прогресс и достижения: Описывая выполненную работу и достигнутые результаты, отчеты по завершению проекта могут быть использованы для демонстрации прогресса и достижений команды перед заказчиками, руководством или другими заинтересованными сторонами.
4. Отчеты служат инструментом обучения: Описывая процесс выполнения проекта, принятые решения и результаты, отчеты создают возможность для команды и других заинтересованных лиц изучить и учиться на опыте, что может привести к повышению навыков и улучшению качества выполнения будущих проектов.
5. Отчеты сохраняют информацию для истории проекта: Качественно составленные отчеты сохраняют ценную информацию о проекте, его целях, достигнутых результатах, использованных ресурсах и других деталях. Эта информация может быть полезна в будущем при рассмотрении подобных проектов или анализе предыдущих опытов.
Когда пишете отчет по завершению проекта, рекомендуется следовать этим советам:
1. Будьте конкретными и объективными: Избегайте общих формулировок и старательно описывайте выполненную работу, достигнутые результаты и проблемы. Используйте факты и данные для подкрепления своих утверждений.
2. Выделите ключевые моменты: Включите в отчет наиболее значимые достижения и проблемы, а также принятые меры по их решению. Это поможет читателю быстро понять основные результаты проекта и его влияние.
3. Учитывайте целевую аудиторию: Ориентируйте свой отчет на потребности и ожидания читателя. В зависимости от целей и интересов заинтересованных сторон, подчеркивайте различные аспекты проекта, которые могут быть им полезны.
4. Поставьте акцент на уроки, извлеченные из проекта: Не забывайте отметить, какие уроки и навыки были извлечены из проекта, и как они могут быть применены в будущих работах.
5. Предложите рекомендации по улучшению: Размышляйте о том, что можно улучшить в работе и организации проекта. Предлагайте рекомендации, основанные на полученных знаниях и опыте.
Перед представлением отчета другим лицам, важно также заботиться о его правильной структуре, ясной и логической последовательности, а также проверить наличие всех необходимых данных и доказательств. Используйте понятный и доступный язык, чтобы заинтересованные стороны могли легко понять содержание отчета.
Зачем писать отчет о статусе реализации проекта?
Мероприятия, связанные с отчетами о ходе проекта, планируются с самого начала проекта. В идеале все участники руководства проекта знают, в каком формате и насколько регулярные совещания будут по данному проекту. Но не всегда удается добиться именно регулярности и, по факту, совещания проходят только, когда в проекте уже есть проблемы.
Компромиссом может стать формирование руководителем проекта со стороны Исполнителя еженедельного отчета о Статусе реализации проекта (или Статус-отчета) и отправка его по эл. почте всем участникам. С одной стороны, этим обеспечивается регулярность мониторинга состояния проекта самим РП, с другой – мы информируем Заказчика о статусе работ. А самое главное – не нужно каждый раз тратить время на совещание (хотя это допущение спорное – зависит от величины и важности проекта; также проведение совещаний не означает, что документ Статус-отчет не нужен).
В нашей компании, как и во многих 1С-Франчайзи, имеется унифицированная формата отчета о статусе разработки проекта, она согласуется с Заказчиком в объеме Устава проекта еще до окончания работ по первому этапу. Это небольшой документ, содержащий краткую и самую нужную информацию для понимания того, что происходит:
- общий статус работ (лаконичное описание состояния хода работ над проектом, выжимка из результатов, проблем, рисков);
- расшифровка общего статуса (план-факт выполнения задач по этапу проекта, отклонения по срокам, план на следующий период);
- открытые вопросы;
- риски, проблемы.
Так каким же целям руководителя проекта может еще послужить Статус-отчет, кроме информирования заинтересованных лиц?
Фиксация причин изменений в ходе работы над проектом
Когда функциональные пользователи Заказчика задерживают тестирование и приемку работ или бизнес-эксперты тянут с передачей документации, это влияет на сроки выполнения задач и этапов проекта. В текущем Статусе проекта нужно обязательно фиксировать причины отклонений по срокам завершения. Увидев такую причинно-следственную связь, спонсор проекта, вероятно, предпримет организационные меры для исправления ситуации. И этот метод бывает более результативным, чем просто шквал писем в почте.
То же касается любых отклонений – в бюджете, в функциональных границах, вообще любых изменений в утвержденном проекте. В Статусе реализации проекта наглядно видно, что действия Заказчика и Исполнителя в проекте взаимосвязаны, и если кто-то не делает свою часть работы, то страдает весь проект.
Побуждение Заказчика и инвестора проекта к действиям
Собственно, это продолжение предыдущего пункта, но не совсем. Да, в статусе разработки проекта может быть явно написано, что сроки задерживает Заказчик. Но у Заказчика и инвестора проекта может быть свое мнение на этот счет и такие директивные утверждения он может не принять. Руководитель проекта должен понимать это и ненавязчиво советовать Заказчику пути дальнейших действий.
Например, есть проблема, что при тестировании пользователи находят слишком много ошибок и результатом является их недовольство: вал писем с возмущениями о качестве наших работ и новыми сроками окончания тестирования по нашей вине.
Чем дальше переписываться, лучше объяснить свою точку зрения, исходя из положений, принятых в содержании Устава проекта, и предложить конструктивное решение в формате текущего Статуса проекта. Например, в разделе описания Проблем и Рисков проекта пишем:
Риск/Проблема: Задержка тестирования из-за большого количества ошибок
Воздействие на Проект: Задержка сроков и этапов проекта
- Ввести категории ошибок:
1.1. Работает не так, как описано в ТЗ
1.2. Работает как описано в ТЗ, но это не устраивает Заказчика
1.3. Работает не так, как описано в ТЗ из-за ошибок ввода данных Заказчиком
1.4. Могут быть еще варианты в каждом конкретном проекте
- Категоризировать все ошибки и проставить сроки исправления у ошибок категории 1.
- По ошибкам категории 2 и 3 принять решения на общем собрании команды проекта.
А в разделе открытых вопросов можно попытаться направить Заказчика и инвестора проекта по нужному пути:
Название задачи: Исправление ошибок, работа которых не описана в ТЗ (категория 2), потребует формализации требований и новых доработок.
Предложения: Выделить дополнительный бюджет и сроки на реализацию новой задачи.
Таким образом можно предложить решение, подкрепив его с одной стороны опорой на прежние договоренности, а с другой – продемонстрировав готовность оперативно реагировать на изменения.
Мониторинг ожиданий от проекта
Иногда может казаться, что у нас с Заказчиком одинаковые ожидания от проекта, но в момент принятия работ выясняются нюансы… Чтобы выявить эти несовпадения как можно раньше, мы пишем в Статусе разработки проекта, что будет происходить в ближайшую неделю и какие действия ожидаются от Заказчика.
Часто в ответ на Статус-отчет функциональный пользователь Заказчика пишет гневные комментарии, но мы можем увидеть за ними его «картину проекта». Конечно, это потребует переговоров и дополнительных усилий по «перенастройке» Заказчика либо уступок с нашей стороны. Лучше этого не допускать, но по факту не все можно определить в Уставе или документации планирования этапа (которую Заказчик может и не прочитать). Поэтому такие вещи случаются, и наша задача узнать о них как можно быстрее. Можно просто спросить, скажете вы. Да, позвонить и поговорить об ожиданиях – лучше всего. Но иногда поговорить не получается и тогда на помощь приходит Статус реализации проекта.
Таким образом, отчет о ходе реализации проекта – это инструмент руководителя проекта, которым нельзя пренебрегать и писать его формально. По статусам потом можно будет отследить весь путь развития проекта. Согласованные и подписанные статусы можно использовать в следующих переговорах как результат договоренностей. Ну, и самое главное, Статус-отчет – это регулярные коммуникации со спонсором и функциональными заказчиками, «первая скрипка» в которых принадлежит Руководителю проекта, и этим нужно уметь пользоваться.
Что должен включать в себя идеальный отчёт и как PM-у начать писать крутые отчёты о статусе проекта
Отчёт о состоянии проекта — это отличный способ для Менеджера Проекта держать стейкхолдеров в курсе его выполнения, информирования заинтересованных сторон о ходе и статусе проекта. Отчётность о ходе работы необходима для синхронизации действий коллектива и раннего выявления рисков, а также для соблюдения графиков и бюджета.
Отчёты о статусе проекта — это документ, содержащий информацию о ходе выполнения проекта, содержащий общую информацию о статусе проекта, по которой участники группы могут сразу получить представление о том, что происходит в его рамках.
Частота публикации отчётов о статусе проекта зависит от размера, важности и этапа жизненного цикла проекта. Для важных проектов на этапе Реализации больше подойдёт еженедельная отчётность, так как в случае малейшего отклонения в сроках или бюджете необходимо вовремя уведомить Спонсора и Заказчика проекта. А для менее важных проектов, к примеру, внутренних, которые находятся на этапе Инициации отчёт может вообще не формироваться или формироваться, но не на регулярной основе.
В идеале, отчёты должны формироваться настолько часто, насколько это может быть полезно стейкхолодерам. Её предназначение — держать группу в курсе того, как продвигается выполнение проекта: идёт по графику, находится под угрозой или отстаёт.
Далее приведены рекомендации, которые помогут вам создать лаконичный и информативный еженедельный отчет по проекту:
- Определить получателя отчёта: прежде чем вы начнете писать, подумайте, кто будет читать отчет. Будет ли он отправлен только внутренним стекхолдерам или он также будет передан внешним партнерам и клиентам? Это поможет вам определить требуемый уровень детализации скоупа работ и уровень технического языка, который стоит использовать в отчёте;
- Начните отчёт с краткого изложения. В этом разделе должен быть представлен краткий обзор хода выполнения проекта, достижений и проблем, возникших в течение недели. Он должен быть написан нетехническим, понятным языком, который может быть легко понять и член команды, и клиент;
- Зафиксируйте обновления проекта за прошедшую неделю. В этом разделе должны содержаться подробные сведения о ходе выполнения каждой задачи или этапа проекта. Сюда входят выполненные задачи, текущие задачи и любые изменения в расписании проекта. Используйте диаграммы и графики, чтобы проиллюстрировать прогресс и сделать информацию более визуально привлекательной;
- Напишите о рисках, инцидентах и проблемах. В этом разделе следует обсудить любые потенциальные риски, инциденты, проблемы, возникшие в течение недели, и шаги, предпринимаемые для их смягчения или решения. Важно быть активным в выявлении и устранении рисков и проблем, чтобы сохранить проект в нужном русле;
- Расскажите об использовании бюджета и ресурсов. Обновите информацию о бюджете проекта и ресурсах, включая обзор расходов, понесенных в течение недели, и любых изменений в бюджете или распределении ресурсов. Важно внимательно следить за использованием бюджета и ресурсов, чтобы проект оставался в рамках бюджета и графика;
- Расскажите о планах на следующую неделю. В этом разделе должен быть четкий план того, что будет выполнено на следующей неделе, и график выполнения каждой задачи. Это помогает продвигать проект вперед и гарантирует, что все знают, что от них ожидается;
- На забудьте о приложениях. Скорее всего, за неделю могло ещё что-то произойти на проекте, любая соответствующая вспомогательная информация, такая как графики проекта, бюджетные отчеты или отчеты об использовании ресурсов, может быть включена в качестве приложений к отчету. Это помогает сделать основной отчет кратким и целенаправленным, предоставляя при этом всю необходимую информацию.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете создать исчерпывающий и эффективный еженедельный отчет по проекту, который предоставит заинтересованным сторонам четкое представление о ходе и состоянии проекта. Это помогает удерживать проект на правильном пути и гарантирует, что все будут согласованы и будут работать над достижением одних и тех же целей.
Поделюсь артефактом, благодаря которому легко визуализировать прогресс по проекту:
Сразу скажу, что это очень упрощённая версия Максима Дорофеева, предлагаю ознакомиться сначала с его подходом: