Как разобраться в расчетном листке по зарплате

Коды в расчетном листе: как удобнее?

Организация обязана выдавать всем работникам расчетные листки. В них кроме описаний можно использовать аббревиатуры, обозначающие вид начисления/удержания или специальные коды.

Форма расчетного листка утверждается организацией с учетом требований ТК РФ.

Согласно статье 136 Трудового кодека РФ работодатель обязан информировать работника письменно:

1. о составных частях заработной платы за определенный период;
2. о размерах иных сумм, начисленных работнику;
3. о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4. об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Разделы расчетного листа

Всего в расчетном листке может быть четыре раздела, понятные как бухгалтеру, так и работнику.

• «Начислено».

Раздел для указания начисленных работнику сумм: оклад, надбавка, премия, коэффициент, отпускные и т.д.

• «Удержано».

В этом разделе отражаются все удержания: НДФЛ, алименты, удержания по ИЛ и т.д.

• «Выплачено».

В этом разделе указывается ранее выданный аванс или другие выплаты, например, отпускные.

• «К выплате».

Здесь указывается сумма, которую работник получает на свой банковский счет или на руки в день зарплаты за вычетом всех удержаний.

Коды, слова в расчетном листе

Все, что отражено в расчетном листе должно быть понятно работнику. Все виды доходов и удержаний должны быть четко обозначены и расшифрованы. Для этого напротив каждой цифры должно быть «пояснение», то есть код. Для кодов в расчетном листке должна быть предусмотрена отдельная графа.

Код — слово

Чаще всего используют просто слова, которые и являются кодами.

Например, вид начисления в расчетном листе обозначается словами: «оклад», «премия», «надбавка». А вид удержания — словами «НДФЛ», «алименты».

Цифровой код

Вместо либо помимо слов бухгалтерия может использовать цифровые коды. Их можно разработать самостоятельно, но, проще всего и правильнее, взять коды из справки 2-НДФЛ.

Если бухгалтерия переходит на цифровые коды, с ними нужно ознакомить всех работников. Сделать это можно отдельным приказом с ознакомлением всех работников под роспись.

Для каждого вида начисления либо удержания бухгалтерия должны применять свой код.

Коды в расчетном листе, взятые для унификации из справки 2-НДФЛ:

• 2000 – начисленная зарплата;
• 2010 – выплаты по ГПД;
• 2012 – отпускные;
• 2300 – пособие по временной нетрудоспособности;
• 2530 – зарплата в натуральном выражении;
• 2720 – стоимость подарков;
• 2762 – материальная помощь при рождении ребенка, усыновлении;
• 1010 – дивиденды.

Полный перечень кодировок доходов для 2-НДФЛ приведен в Приказе ФНС от 10.09.2015 №ММВ-7-11/387@.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Расшифровка расчетного листка по заработной плате

Расчетный листок содержит детальную информацию обо всех видах оплат, входящих в состав заработной платы и начисляемых работнику за каждый отработанный месяц. Рассказываем, как разобраться в расчетном листке по зарплате.

Согласно положениям ст. 136 Трудового кодекса РФ , при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях заработной платы, причитающейся ему за определенный период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листа

Форма расчетного листка не установлена законодательно, работодатель утверждает ее самостоятельно, закрепив в приказе или распоряжении. Применение неутвержденной формы является нарушением трудового законодательства.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить и выдать РЛ. Используйте эти инструкции бесплатно.

В форме необходимо предусмотреть следующие разделы:

• начислено;
• удержано;
• выплачено;
• к выплате (либо задолженность работодателя или работника).

Документ может иметь следующий вид:

Роструд в письме от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1 указал, что расчетку по зарплате достаточно выдавать один раз в месяц при выдаче заработной платы за вторую половину месяца.

Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом, обычно бухгалтером. Не допускается передача листка через другого человека, поскольку уровень зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению.

ТК РФ не устанавливает способ и форму выдачи расчетных листков. Порядок выдачи предусматривается в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.

Законодательство не обязывает работодателей документально фиксировать факт их выдачи, в том числе отсутствует обязанность выдавать их под подпись. Но бумажный вариант желательно вручать под подпись в журнале выдачи расчетных листков (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

Минтруд России и Государственная инспекция труда в г. Москве не считают нарушаем положений ст. 136 ТК РФ, если извещение работника произведено посредством электронной почты (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) и мессенджеров (письмо Госинспекции труда от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297) при условии, что такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.

Если не выдать работникам квиток о зарплате, то это является нарушением трудового законодательства и влечет ответственность по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.

Если аналогичное нарушение совершено повторно, — наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 10 000 до 20 000 рублей; на юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей (по п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Расшифровка листка о зарплате

В таблице — расшифровка расчетного листка по зарплате по строкам.

В расчетке иногда выделяют строки о задолженности работодателя или работника.

Вот что значит долг за предприятием на конец месяца в расчетном листке работника: сумма, которая подлежит выплате по итогам месяца. Эта сумма образуется, когда заработная плата начислена в прошлом месяце, а выплачена в текущем.

Например, сотрудник получил расчетный листок за апрель. В нем отображается все движение за апрель. Строка «долг за предприятием на начало месяца» — это доход за март, так как расчет за месяц получен в марте. А долг за предприятием на конец месяца — это доход за апрель.

Этот показатель рассчитывается по формуле:

А что означает долг работника на конец месяца в расчетном листе — это долг, возникший по причине необходимости погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат. К примеру, выданные подотчет денежные средства, по которым работником своевременно не предоставлен авансовый отчет, признаются его задолженностью перед организацией. Эти суммы работодатель вправе удержать из его заработной платы не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания ( часть 3 ст. 137 ТК РФ ).

Некоторые компании (особенно это актуально для крупных компаний) указывают коды начисления заработной платы в расчетном листке, которые применяет организация. Получив такой закодированный документ, работник не понимает, как все это расшифровать. Важно знать, что использование таких кодов не установлено законодательно, и работодателю необходимо приложить расшифровку кодов.

Но не все выплаты сотруднику необходимо указывать. Вот список, что не включается в расчетный листок сотрудника:

Расчетный листок: инструкция по применению

Расчетный листок – ​это письменный документ работодателя, предназначенный для каждого работающего по трудовому договору, с помощью которого работодатель информирует о причитающихся начислениях, произведенных удержаниях и итоговой сумме к выдаче (перечислению) на руки. На первый взгляд, заполнить расчетный листок несложно. Ведь все причитающиеся работникам суммы заранее известны и фиксируются в специальной бухгалтерской программе. Однако на практике выплаты бывают очень разными и начисляются не только за труд, но и в рамках социальной поддержки, по гражданско-правовым договорам и даже при возврате излишне удержанного налога. Главное – ​понимать особенности каждой из выплат, подлежит ли она отражению именно в расчетном листке и какой минимум информации следует в таком документе указать.

Обязателен ли расчетный листок

Работодатель обязан выдавать расчетные листки, как того требует ч. 1 ст. 136 ТК РФ и п. «b» ст. 14 Конвенции Международной организации труда № 95 (принятой в г. Женева 01.07.1949). Невыполнение данной обязанности ухудшает положение работников, ограничивает их права и снижает уровень гарантий по сравнению с теми правами и гарантиями, которые установлены для них трудовым законодательством РФ.

Поэтому от расчетных листков нельзя отказываться, даже если условие об отмене их выдачи внесено в ЛНА работодателя. Иначе произойдет нарушение трудового законодательства, и работники смогут пожаловаться в Государственную инспекцию труда, обратиться в прокуратуру либо непосредственно в суд. Это грозит работодателю, как минимум, административными санкциями по ст. 5.27 КоАП РФ.

См. статью «Административная ответственность за нарушение трудового законодательства: как защититься» в № 3’ 2020

Кому выдают расчетный листок

Выдавать расчетные листки необходимо всем физическим лицам, которым по итогам месяца начислены и выплачены суммы, предусмотренные трудовым законодательством. К ним относятся работники – ​российские и иностранные, числящиеся по основному месту работы и по совместительству, дистанционные работники, надомники, а также бывшие работники, которым причитаются выплаты по ТК РФ (например, средний заработок на период трудоустройства после сокращения). Для выдачи расчетного листка не важно, где находится сотрудник – ​на работе, в командировке, в отпуске или на больничном, и не имеет значения, как ему выдается зарплата – ​наличными или в безналичной форме. На это указал Минтруд России в письме от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459.

Если работник занят по двум трудовым договорам на разных должностях (по разным рабочим профессиям) – ​по основному месту работы и по внутреннему совместительству, ему следует выдавать два расчетных листка – ​по одному для каждой должности (профессии). Выдать один листок на две должности можно, только если утвержденная форма листка позволяет отразить все суммы по каждой позиции.

Не нужно выдавать расчетные листки:

• лицам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, и при этом нет начислений и выплат по трудовому законодательству;
• членам советов директоров и иных аналогичных органов, если с ними нет трудовых отношений;
• работникам, с которыми заключен трудовой договор, но по итогам месяца у них не было начислений, удержаний и выплат. Например, так бывает, когда сотрудник надолго берет отпуск за свой счет или его отстраняют от работы на длительный период.

Образцы заявления на отпуск, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки, табеля учета рабочего времени см. в статье «Как оформить отпуск без сохранения зарплаты» в № 4’ 2021

Как выглядит расчетный листок

Единой унифицированной формы листка нет, поэтому каждый работодатель сам определяет, как его оформлять. На практике его формируют бухгалтерские программы. Поэтому у разных работодателей расчетные листки, сформированные в различных бухгалтерских программах, могут незначительно отличаться, сохраняя при этом все обязательные атрибуты, поименованные в ч. 1 ст. 136 ТК РФ.

Форму расчетного листка необходимо утвердить. По мнению контролирующих органов, применение неутвержденной формы расчетного листка – ​это нарушение трудового законодательства, которое влечет санкции по ст. 5.27 КоАП РФ. Поддерживает их и судебная практика (см., например, постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

Порядок утверждения формы листка нужно прописать в локальном нормативном акте – ​например, Положении об оплате труда. Там можно указать, что форма расчетного листка утверждается приказом генерального директора организации по согласованию с представительным органом работников (при его наличии). А при отсутствии представительного органа работников достаточно просто издать приказ от имени руководителя с формой расчетного листка в качестве приложения. В приказе нужно указать, с какой даты вводится в действие конкретная форма расчетного листка. Знакомить работников с этим приказом под подпись нет необходимости.

Пример 1. Приказ об утверждении формы расчетного листка

Контролирующие органы разрешают использовать одновременно две разных формы расчетного листка – ​например, одну для выдачи на бумаге, а другую для направления по электронной почте. В таком случае важно, чтобы обе формы были утверждены и содержали все обязательные реквизиты.

Обязательные для расчетного листка сведения

• составные части заработной платы работника за месяц;
• размеры иных сумм, начисленных и (или) причитающихся ему;
• размеры и основания удержаний;
• общую денежную сумму к выплате.

Таковы общие требования к содержанию расчетного листка, установленные ТК РФ. Детальной инструкции по его заполнению действующее законодательство не содержит. Поэтому вопрос о том, какие суммы в нем отражать, приходится решать путем.

Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно

Даже когда мне платили серую зарплату, я получала бумажные расчетные листки. Один отдавали в руки, второй про неофициальную часть показывали и забирали.

Обычно руководитель, бухгалтер понимают, что расчетные листки нужно выдавать и по закону, и из уважения к сотрудникам. Просто не все готовы тратить на это время. В статье разбираемся, как правильно выдавать электронные расчетные листки, как организовать электронную выдачу расчетных листков и не нарушить закон о персональных данных.

В статье узнаете

Что о расчетных листках говорит закон

Пример электронного расчетного листка работника

Расчетный листок должен соответствовать ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В нем отражают: составные части зарплаты, все начисления, удержания, общую сумму подлежащую выплате, размер отпускных и иные выплаты, причитающиеся работнику.

Расчетные листки выдает работодатель 1 раз в месяц и всем работникам компании.

Но тут есть особенности. Не все выплаты работнику нужно включать в расчетный листок. При отсутствии начислений расчетный листок можно не выдавать. В некоторых случаях листок лучше вручить под подпись.

Что можно не писать в расчетном листке

Ставку и фактически отработанное рабочее время не обязательно указывать в электронном расчетном листке. Это не требуется по ч. 1 ст. 136 ТК РФ.

Размер стипендии по ученическому договору не обязательно вписывать в расчетный листок. См. пояснения Минтруда в письме 14-1/ООГ-2845 от 31.03.2021. А вот если за работником сохранен средний заработок по ст.187 ТК РФ на время обучения с отрывом от работы, то такую выплату нужно указать в зарплатном квитке.

По какой форме выдавать расчетные листки

Унифицированной формы расчетного листка нет. Работодатель сам решает, что писать в тексте электронного расчетного листка.

Главное, утвердить форму работодателя приказом или в составе локального нормативного акта. Иначе это нарушение ч. 2 ст. 136 ТК РФ, за которое инспекция труда штрафует по ст. 5.27 КоАП РФ, а Верховный суд поддерживает.

Изменить форму расчетного листка работодатель может в том же порядке, как утверждал действующую. Например, путем издания приказа или новой редакции локального акта.

Сколько раз в месяц нужно выдавать электронные расчетные листки

Листки о зарплате достаточно выдавать 1 раз в месяц при выдаче зарплаты за вторую половину месяца. См. письмо Роструда ПГ/26944-6-1 от 17.09.2021, письмо Минтруда 14-1/ООГ-4375 от 24.05.2018.

Нельзя выдавать электронный расчетный листок раз в год или только тем, кто обратился с заявлением. Это требует ст. 136 ТК РФ и подтверждает Роструд на сайте онлайнинспекция.рф. См. вопрос 160115 от 26.02.2022.

Электронные расчетные листки работникам

Расскажем, как сделать

Кому расчетный листок можно не выдавать

Если начислений за месяц не было, листок можно не выдавать. Расчетные листки не выдают декретницам, поскольку пособие по беременности и родам им выплачивает не работодатель, а ФСС.

Как работать в кадрах без бумаг

С 21 ноября 2021 года в России разрешили всем работодателям отправлять электронные расчетные листки, подписывать электронно трудовые договоры, локальные акты, приказы. Как компании перейти на кадровый электронный документооборот, смотрите на бесплатном вебинаре.

Каким работникам нужно выдавать расчетные листки

Квитки о зарплате выдают всем работникам. Даже тем, кто в какой-то момент не работает, а обучается с отрывом от работы по направлению работодателя. За время обучения работник получает среднюю зарплату по ст. 187 ТК РФ. О размере этой зарплаты его надо уведомить расчетным листком. Это подтверждает и Минтруд в письме 14-1/ООГ-2845 от 31.03.2021.

Кто должен выдавать расчетные листки

Трудовой кодекс не устанавливает лиц, которые обязаны выдавать работникам квитки о зарплате. Часто электронные расчетные листки отправляют бухгалтеры, а видят начальники отделов, кадровики.

И тут нужно учитывать, что сведения о доходах — это персональные данные работника. За их разглашение без согласия работника компанию может оштрафовать Роскомнадзор.

Подпишите соглашение о конфиденциальности с бухгалтером, руководителями отделов и всеми, кто получает доступ к персональным данным работников. Тогда сможете их наказать за разглашение персональных данных сотрудника.

Нужно ли вручать электронные расчетные листки под подпись

Под подпись вручать листки не обязательно, ст. 136 ТК РФ это не требует. Главное в случае спора подтвердить факт получения листка работником. Если получение не подтвердить, инспектор труда может оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.

Есть работодатели, которые до сих пор отправляют расчетные листки по электронной почте с уведомлением о прочтении, ведут журнал выдачи расчетных листков или хранят бумажные экземпляры листков с подписями работников.

Расчетные листки электронно

Штрафы за электронные расчетные листки

При электронной отправке расчетных листков важно выдавать их вовремя, по утвержденной форме и не допускать, чтобы зарплатный квиток попал посторонним.

Вот как наказывают за нарушения при выдаче электронных расчетных листков.

От 30 до 50 тыс. рублей штраф для компании работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ за невыдачу листков о зарплате, выдачу по не утвержденной форме, не предусмотренным способом или в терминалах без возможности распечатать листок. Штрафует инспекция труда при проверках.

Избежать штрафа поможет правильно составленный локальный акт компании. Как легализовать электронные расчетные листки, читайте далее.

До 150 тыс. рублей штраф для компании, до 40 тыс. рублей руководителю по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ за разглашение информации из электронного расчетного листка третьим лицам без согласия работника.

Сведения о зарплате являются персональными данными работника, разъяснял Роскомнадзор. Поэтому без согласия работника нельзя передавать его расчетный листок даже бывшей супруге для взыскания алиментов. А вот наследникам умершего работника расчетный листок выдать можно, это прямо разрешает ч. 7 ст. 9 закона о персональных данных.

4 способа электронной отправки расчетных листков

Есть 4 основных способа выдачи электронных расчетных листков работникам:

1. Личные кабинеты работников.
2. Электронная почта.
3. Мессенджеры.
4. Кадровые терминалы самообслуживания.

Проще всего отправлять расчетные листки в личные кабинеты работников на телефон или компьютер. Тогда безопасность персональных данных защитит система, а кадровику не придется контролировать изменения номеров телефонов сотрудников, настраивать рассылку с помощью ботов.

Такой способ рассылки признает Минтруд, подтверждают суды. А вот отправка зарплатных квитков в мессенджерах и кадровых терминалах госорганам не всегда нравится. См. апелляционное определение Московского городского суда по делу 33-17642/2017.

Электронные расчетные листки в мобильном

1. Личные кабинеты работников

Закон не запрещает, а суды признают достаточным размещение информации о размерах выплат в личном кабинете работника в системе работодателя или на его корпоративном портале. См. решение Кировского районного суда г. Ростова-на-Дону по делу 2-1938/20 от 06.07.2020.

Электронные расчетные листки можно отправлять работникам с помощью СБИС. Тогда работник без участия бухгалтера посмотрит заработанную сумму, дату ближайшей выплаты, увидит, за что начислили деньги, почему удержали, выполненные показатели KPI.

2. В WhatsApp, Viber, Telegram

Роструд считает, что нельзя использовать этот способ. Минтруд и суды разрешают. См. письмо Минтруда 14-3/ООГ-8331 от 01.09.2021.

«Нормами действующего законодательства выдача работникам расчетных листов с помощью мессенджера WhatsApp не предусмотрена», — пишет Роструд на своем официальном сайте онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос 151814 от 20.07.2021.

3. По электронной почте

Минтруд считает, что можно отправлять расчетные листки по электронной почте.

«Если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения статьи 136 ТК РФ». Письмо Минтруда 14-1/ООГ-1560 от 21.02.2017.

4. Кадровые терминалы

Электронные квитки о зарплате можно выдавать в кадровых терминалах самообслуживания, в киосках. Важно, чтобы терминал позволял не только увидеть информацию о зарплате, но и распечатать ее. Такой вывод следует из ответа Роструда на сайте онлайнинспекция.рф № 155135 от 06.10.2021.