Какой период работы указывать в приказе на отпуск

Какой период работы указывать в приказе на отпуск

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

При предоставлении работнику ежегодного отпуска частями (согласно графику отпусков или заявлению) нужно ли в приказе о предоставлении отпуска указывать следующую фразу: «Предоставить часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью . дней» или «Предоставить оставшуюся часть ежегодного отпуска продолжительностью . дней»? Необходимо ли указывать в приказе, что предоставляется часть отпуска (работодатель (коммерческая организация) применяет унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При разделении отпуска на части предоставление каждой части отпуска оформляется так же, как и обычный отпуск. В приказе о предоставлении отпуска следует указать период работы, за который предоставляется отпуск, и количество дней предоставляемого отпуска. Указывать, что предоставляется часть отпуска, нет необходимости.

Обоснование вывода:
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114 ТК РФ). По общему правилу отпуск предоставляется полностью.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части; при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (часть первая ст. 125 ТК РФ). При этом предоставление каждой части отпуска оформляется так же, как и обычный отпуск.
Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска оформляется приказом. Несмотря на то, что унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, сейчас не являются обязательными*(1), большинство работодателей продолжают их использовать для целей бухгалтерского и кадрового учета. Указанным постановлением предусмотрены две формы приказа о предоставлении отпуска: N Т-6 и N Т-6а .
Если отпуск по соглашению сторон разделен на части, то предоставление каждой части отпуска производится на основании отдельного приказа. При этом в приказе в качестве периода работы обязательно указывается рабочий год целиком (один и тот же для всех частей одного отпуска) и количество дней предоставляемого отпуска (смотрите также вопрос-ответ с информационного портала Роструда «Онлайнинспекция.РФ»).
Указывать в приказе, что предоставляется часть отпуска, нет необходимости. Отметим, что и унифицированные формы приказа о предоставлении отпуска N Т-6 и N Т-6а не содержат строк для отражения информации о предоставлении части отпуска.
Вместе с тем работодатели, не относящиеся к организациям государственного сектора, вправе определить и собственную форму приказа о предоставлении работнику отпуска, предусматривающую необходимость отражения такой информации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

19 октября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Оформление приказов на отпуск

Чаще при оформлении приказа на отпуск сложности возникают со строкой «за рабочий период». Если ее неверно заполнить, запутается и кадровик, и бухгалтерия. Но это не единственная проблема. Если вы не используете правильную нумерацию, у вас будут сложности при сдаче документов в архив. Вы будете их хранить слишком долго либо уничтожите раньше положенного времени. Наш материал поможет вам распутать эти и другие трудности.

Посмотрите, как вы указываете рабочий период сотрудника

В приказе на отпуск по унифицированной форме № Т-6 есть строка «за период работы» (постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В зависимости от вида отпуска заполняют строку по-разному. А в некоторых случаях и вовсе информацию в нее не записывают, если сведения будут лишними для конкретного вида отдыха. Поясним, как действовать в таких ситуациях.

Удлиняйте рабочий год из-за отсутствия сотрудника. Для каждого сотрудника считайте индивидуально рабочий год. Он начинается со дня приема на работу и по общему правилу длится 365 дней. Если работник пришел в компанию 04.06.2018, его первый рабочий год будет длиться с 04.06.2018 по 03.06.2019. Но если в течение этого периода сотрудник уходил в отпуск по уходу за ребенком, брал отпуск за свой счет суммарно больше чем на 14 дней или его отстраняли от работы, считайте рабочий период иначе (ст. 121 ТК). Увеличивайте его на продолжительность названных перерывов.

Вписывайте все периоды, когда оформляете отпуск за несколько лет. Если предоставляете отпуск за два рабочих года, в приказе отразите оба периода. Это поможет правильно учитывать использованные дни отдыха и избежать претензий ГИТ при проверке. В унифицированной форме приказа только одна строка для периода, за который работник использует отпуск. Поэтому выберите один из трех вариантов, как будете указывать рабочие периоды.

Первый вариант: вы можете в строке «за период работы» написать дату начала первого рабочего года и дату окончания второго, например, «за период работы с 13.06.2016 по 12.06.2018». Это вариант безопасен, если остатки отпусков за рабочие периоды вы отслеживаете по отдельным таблицам или каким-то иным способом. Второй способ – дополнить унифицированную форму приказа еще одной строчкой «за период работы», в которую вносить второй рабочий год (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20). Третий вариант: на отпуск за разные рабочие периоды вы можете сделать два отдельных приказа. Отдельные приказы часто используют, если нельзя перенастроить программу, в которой компания ведет кадровый учет.

Второй и третий способы позволят вам точно вести учет использованных дней отпуска и заносить об этом сведения в личную карточку работника.

Всегда указывайте полный рабочий год, даже если работник использует только часть ежегодного отпуска.

Не указывайте рабочий год, если от него не зависит отпуск. В приказах на отпуск по уходу за ребенком, по беременности и родам строчку «за период работы» оставляйте пустой или ставьте прочерк. Эти отпуска предоставляют в связи с определенными событиями по заявлению работника, и они не зависят от продолжительности работы в компании (ст. 121, 255, 256 ТК). Если программа подставляет даты рабочего года автоматически, не удаляйте их, это не будет нарушением.

В приказах об отпуске без сохранения заработной платы строчку «за период работы» лучше заполнить. Количество дней такого отпуска в течение одного рабочего периода влияет на продолжительность рабочего года (ч. 2 ст. 121 ТК). И если в приказах на отпуск и личной карточке сотрудника сразу будут сведения об этом, вы сможете без ошибок отслеживать, нужно ли увеличивать рабочий год.

Решите, будете ли вы оформлять общие приказы на отпуск

В унифицированной форме приказа об отпуске есть отдельная строка «А» для ежегодного отпуска и строка «Б» для всех остальных видов отпусков. Такое деление позволяет оформить одним приказом сразу два вида отпуска. Но не всегда выгодно объединять отпуска в одном документе. Есть ситуации, когда этого делать вовсе нельзя.

Создавайте общий приказ, если отпуска идут один за другим. Включить в один приказ два разных отпуска можно, если один из них – ежегодный. Его вы впишете в строку «А». Второй вид отпуска указывайте в строке «Б», это может быть учебный отпуск, по беременности и родам, дополнительный за ненормированный рабочий день, за особый характер работы, без сохранения заработной платы и т. п.

Одним из условий единого приказа для двух отпусков будет то, что по датам они идут друг за другом, без разрыва. Причем не обязательно, чтобы первым начинался ежегодный отпуск. Например, сотрудник по графику идет в отпуск с 15.06.2018 по 28.06.2018, а на 14.06.2018 берет отпуск за стаж работы. Общая продолжительность отпуска будет 15 календарных дней с 14.06.2018 по 28.06.2018. Эти сведения вносите в строку «В». Если между отпусками будет разница хотя бы в один день, нельзя оформлять их одним приказом. Иначе вы не сможете правильно заполнить строку «В».

Убедитесь, что вы правильно определили сроки хранения приказов на отпуск

Когда все приказы об отпусках нумеруют сплошным методом, позже их приходится разбирать по срокам хранения. Перечень, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, устанавливает сроки хранения не всех приказов на отпуск. Например, нет срока для приказа на отпуск по беременности и родам. Его храните 50 (75) лет. Ведь для этого вида отпуска нужен больничный лист, без которого сотрудник не получит выплаты. Все, что влияет на выплаты, хранить необходимо 50 (75) лет, чтобы подтверждать хозяйственные операции. Остальные приказы на отпуск в большинстве случаев храните 5 лет (таблица ниже).

Чтобы не распределять все приказы по срокам хранения в конце года, заранее введите порядок регистрации и группируйте их в папки. Вначале внесите в номенклатуру дел все виды приказов об отпуске, которые вы будете составлять. Это поможет правильно их нумеровать и сортировать. Например, за основу нумерации можете взять индекс дела по номенклатурной папке. Тогда приказы будут с номерами «№ 02-03-. », где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела, а далее порядковый номер документа. Либо в качестве основы нумерации приказов используйте кодировки из табеля учета рабочего времени.

Откажитесь от общего приказа, если не хотите долго хранить документ. Не все приказы об отпуске совпадают по сроку хранения. Если оформите их одним документом, то хранить придется в соответствии с большим сроком. Например, приказ о ежегодном отпуске хранят 5 лет, а об отпуске за свой счет – 50 (75) лет. Чтобы не запутаться со сроками хранения документов и правильно сдавать их в архив, рекомендуем не объединять в один приказ два, если они не совпадают по продолжительности хранения.

Неудобно одним приказом оформлять два отпуска, если право на один из отпусков появилось у сотрудника не со дня приема на работу. Возникнет неясность, как указать рабочий период. Например, вы не сразу установили сотруднику ненормированный рабочий день. Если будете одним приказом оформлять ежегодный отпуск и отпуск за ненормированный режим работы, потребуется вписать два разных периода, а в приказе есть только одна строка для этого. Поэтому удобнее оформлять отдельные приказы на каждый вид отпуска.

Посмотрите, как вы указали дату приказа

На каждом приказе об отпуске вы указываете его реквизиты. После того как распечатаете приказ, посмотрите на дату, верно ли вы указали месяц и год документа.

Сравните даты приказа и начала отпуска. Когда заполняете приказы в специальной кадровой программе, дата проставляется автоматически. Но если вы создаете новый приказ в отдельном файле, есть риск не поменять месяц и год от предыдущего документа. Инспектор при проверке смотрит даты приказов. Ведь отпуск компания должна оплачивать минимум за три дня до его начала, поэтому приказ не может быть позже этой даты (ч. 9 ст. 136 ТК).

В приказах по унифицированной форме отражают дату арабскими цифрами, сначала день месяца, потом месяц и год. Поэтому день месяца и месяц пишите двумя цифрами через точку, а год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 4 июня 2018 года отражайте как 04.06.2018. Букву «г» или слово «года» ставить не нужно. Словесно-цифровой способ, когда название месяца прописывают полностью, применяют чаще в приказах, для которых нет унифицированных форм или вы разработали собственные формы вместо рекомендованных Госкомстатом. Не будет ошибкой, если в любых приказах дата будет написана цифровым способом.

Если датой приказа вы проставляете число регистрации документа после того, как его подписал руководитель, приказы на отпуск готовьте заблаговременно (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003). Ведь при таком способе первоначально эту графу вы оставляете пустой, а заполняете ее позже вручную. И пока руководитель подпишет документ, может пройти время. Поэтому все чаще компании отказываются от такой системы регистрации приказов.

Вычитайте из отпуска праздничные дни

Нерабочие праздничные дни не входят в ежегодный основной и дополнительный отпуск (ст. 120 ТК). Поэтому вписывайте в пустую ячейку в строках «А» и «Б» приказа об отпуске именно количество дней отпуска, а не количество дней, когда сотрудник будет отсутствовать. Например, если работник на период с 04.06.2018 по 13.06.2018 написал заявление на ежегодный основной отпуск, он использует его в размере 9 календарных дней, потому что в этот период попадает 12 июня – День России, нерабочий праздничный день (ст. 112 ТК).

Нумеруйте приказы в зависимости от сроков их хранения. Приказы следует подшивать в отдельные дела с учетом сроков хранения документов, поэтому заранее присваивайте им разные номера. Срок хранения приказа о предоставлении ежегодного или учебного отпуска – 5 лет. Приказы об отпуске без сохранения заработной платы, отпуске по уходу за ребенком относятся к приказам с длительным сроком хранения, то есть 50 (75) лет (ст. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Регистрационный номер приказов можете сделать цифровым или буквенно-цифровым. Второй вариант удобнее, тогда вы сразу по типу номера документа будете понимать, в папку с каким сроком хранения его подшивать. Например, для приказов со сроком хранения 5 лет присваивайте цифровой номер с буквой «о», то есть отпуск. Для приказов со сроком хранения 50 (75) лет указывайте буквенную часть «од» – приказ об отпуске длительного хранения.

Буквенно-цифровую нумерацию вводите отдельно по каждому виду приказа. Присваивать цифровую часть по порядку всем приказам, а менять только буквенную часть рискованно, можете запутаться и не заметить ошибки.

Если ежегодно оформляете много приказов на разные виды отпусков, разделите их не только по сроку хранения, но и по виду отпуска. В этом случае приказы на ежегодный отпуск, на отпуск без сохранения зарплаты, на отпуск по беременности и родам и другие приказы нумеруйте отдельно. Для каждого вида отпуска определите свою систему нумерации. Например, в приказах о предоставлении отпуска за работу во вредных условиях труда после номера через тире ставьте букву «в» (вредность), а в приказах по уходу за ребенком – «д» (декрет) и др.

Важные выводы

1. Когда предоставляете отпуск за несколько рабочих периодов, отразите их в приказе. Дополните форму документа еще одной строкой «за период работы» или издавайте на каждый рабочий год отдельный приказ.

2. Не оформляйте одним приказом два вида отпуска, которые идут подряд, если в компании много сотрудников. Иначе будет сложнее искать нужный документ и вести учет использованных отпусков.

3. Решите, будете ли вы распределять приказы на отпуск по сроку их хранения или еще по виду. В зависимости от этого вводите систему нумерации приказов.

Как предоставить отпуск: инструкция для кадровика

Несмотря на то что оформлением ежегодных оплачиваемых отпусков организации занимаются постоянно, проверки ГИТ редко остаются без претензий. Предлагаем пошаговый алгоритм, который поможет без ошибок подготовить документы

Три общих правила

Эти правила определены гл. 19 ТК РФ. О них часто забывают, между тем при проверке это может стать поводом для взыскания.

Правило 1. Работодатель обязан предоставлять сотрудникам оплачиваемый отпуск ежегодно (ст. 122 ТК РФ)

В нарушение этого правила руководители зачастую идут на поводу у сотрудников и предоставляют отпуск, только когда человек сам попросит. Если хотите соблюдать трудовое законодательство, варианта «работник не хочет идти в отпуск, переносит на следующий год» просто не должно быть.

Правило 2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время

К таким категориям относятся несовершеннолетние работники, почетные доноры России, родители трех и более детей в возрасте до 18 лет и пр. Когда будете составлять график отпусков на следующий год, возьмите с них заявление с пожеланием удобного времени отдыха. Но будьте готовы, что даже при наличии заявления сотрудник в любой момент может передумать и попросить отпуск в другое время.

Вопрос. Сотрудник — ветеран боевых действий попросил дать ему ежегодный отпуск с завтрашнего дня. Можно ли отказать со ссылкой на невозможность выплатить отпускные за три дня до начала?

Ответ. Работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, так как законодатели не предусмотрели никаких исключений в порядке предоставления отпуска такой категории работников. Это подтверждает судебная практика (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 13.02.2012 № 33-1972/2012, Апелляционное определение Московского городского суда от 14.05.2015 по делу № 33-8626).

Правило 3. Право на отпуск за первый год возникает после шести месяцев непрерывной работы у работодателя (ст. 122 ТК РФ). По этой причине не включайте в график на текущий календарный год сотрудников, которые только поступили на работу. Чтобы отпустить новичка в отпуск после шести месяцев работы, вам потребуется только взять с него заявление. Впрочем, по договоренности с работодателем сотрудник может отдохнуть и раньше.

При решении вопроса о включении в график отпусков на следующий календарный год работника, который, например, был принят на работу в сентябре, октябре и т.д. безопаснее включать такого работника в график на основании его письменного заявления или иного документа (например, опросного листа), которым можно будет подтвердить получение согласия работника на предоставление ему отпуска за первый год работы.

Алгоритм предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска по графику отпусков

Составить и утвердить график отпусков

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяет ежегодный график отпусков. Работодатель утверждает документ с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Если профсоюза нет — единолично. График нужно утвердить не позднее чем за две недели до начала календарного года. Вы можете использовать унифицированную форму Т-7 или разработать свою.

• Предупреждаем риски. Если в графе 5 «Количество календарных дней» указана лишь часть от положенного отпуска, возьмите с работника письменное согласие как доказательство достигнутого соглашения сторон (ст. 125 ТК РФ). Оптимальным вариантом будет заявление с просьбой в следующем календарном году разделить оплачиваемый отпуск на части с указанием продолжительности каждой или опросный лист, который удобно направлять работникам конкретного структурного подразделения.

Документ, подтверждающий согласование с работником, должен быть оформлен до даты утверждения графика отпусков. Это важно, потому что понятия «ознакомлен» и «согласен» влекут за собой разные правовые последствия. График отпусков — это локальный акт, который работодатель утверждает в одностороннем порядке. Недостаточно просто ознакомить с ним сотрудника, важно заручиться его согласием на разделение отпуска на части до утверждения графика.

Заявление от работника о предоставлении части ежегодного отпуска и дальнейшее ее предоставление работодателем рассматривается судьями как доказательство соглашения между работником и работодателем (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу № 7-674-2017(21-421/2017).

Чек-лист. На что обращают внимание инспекторы ГИТ при проверке графика отпусков:

Дата утверждения графика отпусков	Не позднее чем за две недели до начала календарного года	ч. 1 ст. 123 ТК РФ
Оплачиваемый отпуск на основании графика	Планируется и используется фактически полностью	ст. 123, 124 ТК РФ
	Планируется и (или) используется частями на основании достигнутого соглашения сторон, одна из частей — не менее 14 календарных дней	ст. 125 ТК РФ
Ознакомление с графиком отпусков	С графиком отпусков работник ознакомлен под роспись	Письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1

Ознакомить сотрудников с графиком отпусков под роспись

С одной стороны, в ТК РФ нет нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись. С другой, специалисты Роструда в Письме от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1 квалифицировали график отпусков как локальный нормативный акт и потребовали выполнения нормы ст. 22 ТК РФ. Актуальная инспекционная и судебная практика подтверждают такой подход: Постановление Верховного Суда РФ от 01.11.2018 № 3-АД18-7, Постановление Калининградского областного суда от 22.04.2016 № 4А-170/2016, Решение Белгородского областного суда от 29.08.2016 по делу № 7(2)-382/2016.

Как можно ознакомить с графиком отпусков:

1. Дополнить унифицированную форму Т-7 графой 11, в которой после утверждения графика сотрудники будут ставить свои подписи.
2. Разработать отдельный лист ознакомления к графику отпусков.

Известить сотрудника о времени начала отпуска

Форма извещения трудовым законодательством не уточнена, но определены два условия (Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Сотруднику нужно сообщить о начале отпуска:

• не позднее чем за две недели;
• под роспись.

При этом форма документа может быть любая:

• извещения в двух экземплярах: один — работнику, второй с отметкой и подписью работника о получении экземпляра — работодателю;
• служебная записка;
• собственная форма графика отпусков с графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись» и пр.

Последний вариант позволяет убить двух зайцев: известить о начале отпуска и подтвердить, что работник ознакомлен с графиком.

Главное, при выборе способов извещения понимать, что если вы не выполните два основных условия, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Обратите внимание: после опубликования письма Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59245-6-1 проверяющие из ГИТ стали на практике высказывать претензии к способам извещения работников через ознакомление с графиком отпусков или издание приказа о предоставлении отпуска за две недели, по их мнению извещение должно быть оформлено в форме отдельного уведомления. Учитывайте сложившиеся подходы в инспекционной практике, чтобы предупреждать возникновение споров с проверяющими.

• Предупреждаем риски. Если отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков, работник не пишет заявление на отпуск. Это обязанность работодателя известить его. Заявления на отпуск появляются, когда есть отклонения от графика, например, работник хочет отгулять лишь часть отпуска или возникли законные обстоятельства для его переноса.

Издать приказ о предоставлении отпуска и ознакомить с ним работника под роспись

В настоящее время нет ни одного нормативного правового акта, обязывающего работодателей издавать приказ на отпуск. Но на практике большая часть компаний его оформляют. К этому привыкли и проверяющие из ГИТ. Известны случаи, когда работодателей привлекали к ответственности за отсутствие приказа на отпуск или за неознакомление с ним работника. Нельзя сказать, что такая практика правомерна, но она существует (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 № 84-АД17-1).

Поэтому если вы решили оптимизировать кадровое делопроизводство и исключить приказ о предоставлении отпуска из документооборота, учитывайте и такой вариант развития событий.

Для оформления и учета отпусков есть унифицированные формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» и № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам» (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1), но вы можете разработать свою форму.

Основанием для приказа является сам график отпусков. В приказе укажите номер и дату, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, рабочий год, за который предоставляется отпуск.

Рабочий год исчисляется с даты приема на работу, но всегда проверяйте себя: могут быть периоды, которые сдвинут окончание рабочего года, например, отпуска по уходу за ребенком или предоставляемые отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней (ст. 121 ТК РФ).

Вопрос. Если работник принят на работу 1 июня 2020 года, в декабре 2020-го он находился 20 дней в отпуске без содержания, как определить рабочий год для исчисления ежегодного оплачиваемого отпуска?

Ответ. Если работнику предоставлялось 20 дней отпуска без сохранения заработной платы в декабре, то окончание первого рабочего года сдвинется на 6 дней: из 20 дней отпуска без сохранения в рабочий год включаются 14 дней, а окончание отпуска сдвигается на 6 календарных дней (ч. 1 ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1). Таким образом, первый год закончится не 31 мая, а 6 июня 2021 года. Соответственно, второй рабочий год начнется с 7 июня 2021 года и закончится 6 июня 2022 года.

Срок издания приказа на отпуск законодательством не установлен. Учитывайте время, необходимое для подписания, передачи в бухгалтерию и пр.

Оформить записку-расчет о предоставлении отпуска работнику

Записка-расчет — необязательный документ, но зачастую она необходима для расчета причитающихся работнику отпускных. Решая вопрос, надо или нет составлять ее, ориентируйтесь на внутренние правила своего работодателя.

Вы можете использовать унифицированную форму
№ Т-60 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или разработать свою. Важно оформить записку-расчет заранее, чтобы бухгалтерия успела выплатить отпускные работнику в срок — не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Работники кадровых служб заполняют только первый лист записки-расчета, вносят номер и дату составления записки-расчета, табельный номер, ФИО, должность работника, структурное подразделение, в котором он работает, и период работы, за который предоставляется отпуск. Второй лист содержит расчет оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате и заполняется бухгалтерией.

Записка-расчет — это внутренний документ, который необходим только для взаимодействия кадровой службы и бухгалтерии. Ее не нужно выдавать работнику, поэтому оформлять можно только в электронном виде.

Выплатить работнику отпускные

В соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Речь идет именно о календарных днях. Если отпуск начинается в понедельник, последний день для выплаты отпускных — четверг (Письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, Письмо Минтруда России от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157).

Внести сведения об отпуске в личную карточку работника

После 1 сентября 2021 года вопрос, вести или нет личные карточки Т-2 для кадрового учета, работодатель может решить самостоятельно. Единственный нормативный правовой акт, обязывающий вести личные карточки на бумажном носителе, — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 — с 1 сентября утратило силу в связи с Постановлением Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250.

Обратите внимание: личная карточка — это единственный документ в кадровом делопроизводстве для учета сведений о предоставляемых отпусках, если работодатель откажется от ее ведения, рекомендуется установить возможность учета предоставляемых отпусков иным способом, например, в электронном виде, или в журнале учета предоставляемых отпусков. На практике проверяющие из ГИТ запрашивают документы, подтверждающие учет предоставляемых отпусков.

• Предупреждаем риски: в нормативных правовых актах отсутствует обязанность работодателей вести учет предоставляемых отпусков, но ГИТ запрашивают такой документ, чтобы проверить отсутствие задолженности по отпускам.

Если вы продолжаете вести личные карточки, то в разделе VIII указывайте вид отпуска — «ежегодный основной оплачиваемый», период работы, за который он предоставляется, количество календарных дней, даты начала и окончания, а также основание — реквизиты приказа об отпуске. С записью в личной карточке знакомить сотрудника не нужно.

Работодатели должны продолжать вести личные карточки Т-2 для целей воинского учета. Минобороны пока не утвердил новую форму.

Внести сведения об отпуске в табель учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет фактически отработанного сотрудниками времени (ст. 91 ТК РФ). Если для этого вы используете унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отметьте буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Внести в график отпусков данные о фактически использованных днях отпуска

Если вы используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, дату фактического начала отпуска ставьте в графе 7. Не надо ждать окончания года, заполняйте в режиме реального времени.

Если фактическая дата отличается от планируемой, обязательно в графе 8 укажите документ, на основании которого отпуск переносится, а в графе 9 — дату переноса отпуска.

Даты могут отличаться только по причинам, названным в ст. 124 ТК РФ, и в случае, когда работник просит предоставить часть отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Вместо заключения

Предоставление отпуска требует от кадрового сотрудника знания трудового законодательства и соблюдения определенной последовательности действий.

Главное правило: нельзя нарушать обязательные требования, предусмотренные законодательством. Серьезными нарушениями будет отказаться от графика отпусков или утверждать его позже чем за две недели до начала календарного года, не извещать сотрудников о начале отпуска или не предоставлять отпуск в полном размере. В этих случаях работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Подробная инструкция поможет оформлять ежегодные отпуска без ошибок, а приведенный ниже чек-лист — проверить себя.

Порядок предоставления основного оплачиваемого отпуска согласно графику

Как оформить приказ на отпуск авансом

Отпуск авансом — в каких ситуациях его дают и как оформить приказ на такой отпуск? Об этом — в нашем материале.

Когда возникает отпуск, предоставляемый авансом?

Ежегодный отпуск, предоставляемый авансом, может стать необходимым в любой период работы сотрудника у конкретного работодателя.

Это утверждение является справедливым, несмотря на наличие в ст. 122 ТК РФ правила о том, что право на первый отпуск возникает у работника лишь по истечении полугода с даты трудоустройства.

Ведь до завершения первого полугода работы предоставление отпуска возможно:

• лицам с правом выбора времени отдыха по своему усмотрению, — им работодатель при наличии такой просьбы обязан дать отпуск досрочно;
• любому иному работнику — при условии, что работодатель не имеет на это возражений.

Кроме того, получить отпуск по истечении полугода обязательной отработки можно в полном объеме (никаких оговорок на этот счет ТК РФ не содержит), а это означает включение в него дней, используемых авансом.

В отношении же всех последующих лет работы ежегодный отпуск не привязывается к периоду обязательной отработки, т. е. его тоже можно получить досрочно (ст. 122 ТК РФ).

Исключением здесь будет ежегодный дополнительный отпуск за работу во вредных/опасных условиях, право на который возникает лишь по факту работы в соответствующих условиях (ст. 121 ТК РФ).

Таким образом, оформление отпуска авансом оказывается возможным в любой из периодов работы у конкретного работодателя. Но только в одной из этих ситуаций (когда об отпуске просит работник, имеющий право на выбор времени отдыха) работодатель будет обязан отправить работника на отдых. Во всех остальных случаях возможность досрочного предоставления отпуска реализуется по согласованию с работодателем.

Образец приказа на отпуск авансом

Процедура оформления отпуска авансом не отличается от стандартной:

• работник подает заявление на отпуск;
• руководитель работодателя ставит на нем свою положительную резолюцию;
• на основании этой резолюции издается приказ об отпуске.

Для создания приказа используется либо унифицированный бланк формы Т-6 (утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1), либо бланк, самостоятельно разработанный работодателем. Обязательные реквизиты такого документа:

• его номер и дата оформления;
• сведения о работодателе (наименование, код ОКПО);
• данные работника (Ф. И. О., табельный номер, подразделение, являющееся местом работы, и должность);
• сведения о предоставляемом отпуске (период, за который он дается, количество его дней и даты начала-окончания);
• подписи руководителя работодателя и работника, ознакомленного с приказом (с указанием даты ознакомления).

Период, за который отпуск предоставляется авансом, в таком приказе приводится в полном его объеме без учета тех периодов, которые могут повлиять на его продолжительность, и никак не делится на относящийся к уже отработанному и еще не отработанному времени.

Количество дней отпуска, используемого авансом, также дается одной общей цифрой без разделения на относящиеся к уже отработанному и еще не отработанному периодам.

Все возникшие после использования отпуска моменты, отражающиеся на количестве отпускных дней, будут учтены в личной карточке работника и приведут к сокращению общего числа дней отдыха, полагающихся ему. Но сам факт этого сокращения для работника приобретет значение лишь в момент увольнения.