Как правильно оформить дубликат трудовой книжки пошаговая инструкция

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки пошаговая инструкция

V. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

27. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

28. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с главами I — IV настоящего Порядка.

В дубликат вносятся следующие сведения:

сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения;

б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

в) сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовой книжки, заполняются следующим образом:

фамилия, имя и отчество (при наличии) указываются полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

запись об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации) осуществляется только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома);

профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов;

г) после указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений;

д) первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнена трудовая книжка;

е) сведения об общем стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном документально;

ж) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

29. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 — причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. В случае если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

30. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается дубликат трудовой книжки по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись в трудовую книжку, на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем — физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена, исправление производится работодателем по новому месту работы или по месту работы, где была внесена последняя запись сведений о работе на основании соответствующего документа.

Трудовая книжка оформляется и возвращается владельцу.

31. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем, сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации), а в случае их отсутствия — на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае, если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана).

При выдаче дубликата в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Дубликат трудовой книжки — образец заполнения 2023-2024

Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.

С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца, утвержденные приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Действие приказа ограничено 1 сентября 2027 года. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.

Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):

• оригинал был безвозвратно утерян (в том числе в случае, когда книжку потерял работодатель вследствие чрезвычайных происшествий);

Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».

• книжка пришла в состояние негодности (ее листы испорчены, испачканы и т.д.);
• если в книжку специалиста были внесены сведения о его увольнении или переводе на другое место работы, при этом такая запись впоследствии была признана недействующей.

В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.

Как сделать дубликат трудовой книжки при ее утрате

Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2021 году они обновлены).

Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2021 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.

Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).

Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.

Дубликат книжки при утрате работником

Работник, утерявший трудовую книжку, должен сообщить об этом работодателю, который обязан выдать дубликат в течение 15 рабочих дней на основании заявления от работника. Заявление оформляется в свободной форме. Вы можете ознакомиться с нашим вариантом его заполнения ниже:

Если вам нужно скачать образец такого заявления, переходите по этой ссылке и скачивайте бесплатно.

После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.

ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).

Дубликат книжки при утрате работодателем

Порядок оформления дубликата при утрате книжки по вине работника и по вине работодателя — един. Если книжка утрачена по вине работодателя, он обязан оказать содействие и помощь работнику в получении документов, подтверждающих стаж, полученный до поступления к нему на работу.

Дубликат книжки при ее порче

Заполнить дубликат трудовой книжки при ее порче может быть проще, чем при потере, так как часть сведений все-таки может быть доступна и их не потребуется восстанавливать. Для получения и внесения утраченных сведений применяется тот же алгоритм, что и при утрате книжки.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.

Дубликат при неверно внесенной записи

Выдавать дубликат при неверно внесенной записи должен тот работодатель, который внес некорректную запись, даже если он уже не является действующим работодателем. Если тот работодатель был реорганозован, то дубликат выдается правопреемником. Если бывший работодатель ликвидирован, дубликат выдает текущий работодатель. Если на данный момент человек не работает, дубликат выдает тот работодатель, который оставлял последнюю запись в трудовой книжке.

В рассматриваемом случае в дубликат переносят все записи из оригинала, кроме недействительной.

Как оформить дубликат трудовой книжки — образец

Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной или испорченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.

При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.

Готовый образец заполнения с 01.09.2021 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:

Итоги

Пример заполненного образца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».

Как сделать копию трудовой книжки: пошаговая инструкция и советы

Копирование трудовой книжки может быть необходимым в различных ситуациях. Будь то потеря оригинала или необходимость предоставить копию на работе, важно знать, как правильно сделать копию своей трудовой книжки. В этой статье мы расскажем вам о пошаговой инструкции, необходимой для выполнения этой задачи.

Первым шагом при создании копии трудовой книжки является ее заверение. Для этого обратитесь в ближайшее отделение территориального органа Занятости населения. Там вам предложат заполнить несколько бумажек и официально заверят каждую страницу вашей трудовой книжки. Этот шаг важен, так как заверение гарантирует, что копия будет считаться действительной и не подлежит сомнению.

После заверения вашей трудовой книжки важно занести все записи в копию. Обратите внимание, что записи в трудовой книжке пронумерованы. Важно пронумеровать и соответствующие записи в копии. Это поможет сохранить идентичность копии и оригинала и избежать недоразумений.

Совет: При копировании важно использовать проверенное качество бумаги и копировального оборудования. Это поможет избежать искажений и потери информации в процессе копирования.

Заключительным шагом при создании копии трудовой книжки является сохранение полученной копии в надежном месте. Рекомендуется хранить копию в отдельном файле или в цифровом виде на компьютере, обеспечивая ее безопасность от потери или повреждения. Таким образом, у вас всегда будет доступ к копии вашей трудовой книжки в случае необходимости.

Учтите, что правила копирования трудовой книжки могут различаться в зависимости от страны и законодательства. Поэтому важно ознакомиться с местными законами и требованиями, прежде чем приступить к созданию копии.

Как сделать копию трудовой книжки: пошаговая инструкция и советы

Копия трудовой книжки может понадобиться в различных ситуациях, например, при поиске работы, получении кредита или для оформления документов. Важно знать, как правильно сделать копию этого важного документа, чтобы избежать ошибок и недоразумений.

Чтобы сделать копию трудовой книжки, вам понадобится следующее:

1. Фотокопировальный аппарат или принтер с функцией копирования;
2. Трудовая книжка, которую вы хотите скопировать;
3. Белая бумага формата А4;
4. Чернила для принтера или тонер для копировального аппарата.

После того как вы подготовили все необходимое, можно перейти к процессу копирования:

Разложите трудовую книжку на открывшую страницу, на которой находится ваша последняя запись о работе.

Включите фотокопировальный аппарат или принтер, убедитесь в наличии бумаги и чернил.

Вставьте трудовую книжку в копировальный аппарат или положите ее на стекло принтера.

Убедитесь, что книжка размещена ровно и не смещается во время копирования.

Настройте нужные параметры копирования, например, формат бумаги (А4), яркость копии и т.д.

Это может зависеть от модели вашего фотокопировального аппарата или принтера.

Если у вас возникли трудности с настройкой, обратитесь к инструкции к устройству.

Нажмите кнопку «Скопировать» или аналогичную на панели управления фотокопировального аппарата или принтера.

Подождите, пока копия будет выполнена.

После завершения копирования, возьмите получившуюся копию трудовой книжки и проверьте ее на наличие всех необходимых записей.

Убедитесь, что копия читаема и не имеет искажений.

Если вы сделали копию для официальных целей, рекомендуется заверить ее у надлежащего лица или в организации.

Это может быть уполномоченный работник отдела кадров или печать организации на каждой странице копии.

Важно помнить, что копия трудовой книжки имеет такую же юридическую силу, как и оригинал.

Поэтому при хранении и использовании копии необходимо соблюдать те же правила, что и для оригинала.

Также следует помнить, что различные организации могут иметь свои требования по копированию и заверению копий,

поэтому необходимо уточнять эти вопросы заранее, чтобы избежать недоразумений и задержек.

Выберите способ копирования

Для получения копии трудовой книжки у вас есть несколько вариантов:

• Сделать фотокопию. Этот метод является самым простым. Вам просто надо найти ближайший к вам копировальный центр и попросить сотрудников сделать копию всех страниц вашей трудовой книжки. Обратите внимание, что все записи должны быть четко видны на копии, иначе она может быть недействительной. Не забудьте пронумеровать каждую страницу копии для удобства.
• Заверить копию у нотариуса. Если вам необходима официальная копия трудовой книжки, вам может потребоваться нотариальное заверение. Для этого принесите оригинал трудовой книжки и соответствующую копию в нотариальную контору. Нотариус проверит соответствие оригинала и копии, а затем поставит свою печать и подпись на копии. Это важно для подтверждения ее подлинности.

Выберите наиболее удобный для вас способ и сделайте копию своей трудовой книжки. Помните, что важно сохранить копию в безопасном месте, так как она может потребоваться в случае потери или повреждения оригинала. Также не забудьте обновить копию при появлении новых записей в трудовой книжке, чтобы она была актуальной.

Подготовьте необходимые материалы и инструменты

Перед тем, как приступить к копированию трудовой книжки, необходимо подготовить все необходимые материалы и инструменты.

Материалы:

1. Оригинальная трудовая книжка — она будет служить основой для копии.

2. Листы белой бумаги формата А4 — на каждую страницу трудовой книжки надо будет вставить отдельный лист.

3. Степлер или канцелярская скрепка — для скрепления страниц копии трудовой книжки.

Инструменты:

1. Чернила или черный гелевый ручка — они понадобятся для копирования текста и заполнения необходимых полей.

2. Сканер или фотоаппарат — с помощью одного из этих устройств можно скопировать страницы трудовой книжки.

3. Компьютер с установленным текстовым редактором — для редактирования и компоновки скопированных страниц.

Важно отметить, что после копирования каждую страницу копии трудовой книжки надо пронумеровать так же, как и оригинальные страницы. Будет полезно иметь также старую трудовую книжку в дополнение к новой копии — для сравнения и проверки правильности копирования.

Некоторые страницы трудовой книжки, такие как страница с разрядами и квалификацией, могут требовать заверения копии у нотариуса. Перед копированием таких страниц важно проконсультироваться с юристом или нотариусом, чтобы узнать, нужно ли в вашем случае осуществлять заверение копии трудовой книжки.

Материалы:	— Оригинальная трудовая книжка — Листы белой бумаги формата А4 — Степлер или канцелярская скрепка
Инструменты:	— Чернила или черный гелевый ручка — Сканер или фотоаппарат — Компьютер с текстовым редактором

Определитесь с форматом копии

При копировании трудовой книжки важно определиться с форматом, в котором будет выполнена копия. Для этого нужно учесть несколько важных факторов.

1. Бумажный формат

Если вы предпочитаете иметь физическую копию трудовой книжки, то надо обратить внимание на качество бумаги и печати. Чтобы копия была максимально точна, лучше использовать бумагу аналогичного вида и плотности, а также обратиться к специалисту, который сможет выполнить копию с высокой степенью детализации.

2. Электронный формат

В настоящее время все больше людей предпочитают электронные форматы вместо бумажных, так как они более удобны для хранения и передачи информации. Для создания электронной копии трудовой книжки можно воспользоваться сканером или фотоаппаратом, чтобы сохранить все записи в виде электронного документа.

Независимо от выбранного формата, копия трудовой книжки может потребовать заверения для подтверждения ее подлинности. Поэтому, если вам необходима заверенная копия, обратитесь к нотариусу или другому уполномоченному лицу, которое может провести заверение документа.

Скопируйте информацию с оригинала

При копировании информации с оригинала трудовой книжки важно соблюдать правила и процедуры, чтобы получить точную и достоверную копию. Вначале убедитесь, что все страницы в трудовой книжке пронумерованы, чтобы не пропустить ни одну запись.

Скопируйте каждую запись в точности, используя такие данные, как даты приема и увольнения, наименование организации, должности, изменения в заработной плате и другие важные детали. Важно также учесть любые пленки, штампы или подписи, которые могут быть присутствовать на записях.

Для получения достоверной копии, которая может быть использована в официальных целях, многие строгики рекомендуют сделать заверенную копию у нотариуса или в учреждении, предоставляющем услуги нотариата.

Проверьте правильность скопированных данных

После того, как вы сделали копию трудовой книжки, очень важно проверить правильность скопированных данных. Необходимо убедиться, что все записи соответствуют оригиналу.

Сравните каждую запись в копии с оригиналом трудовой книжки. Проверьте, что все важные детали правильно скопированы, такие как: даты приема на работу и увольнения, должности, оклады, отпуска и прочие параметры. В случае обнаружения ошибок, исправьте их в копии трудовой книжки.

Если записи в оригинале трудовой книжки пронумерованы, тщательно проверьте, что все номера соответствуют в копии. Если номерации нет, можно сделать свою собственную, чтобы лучше ориентироваться в копии.

Не забывайте также проверить, что все страницы копии трудовой книжки на месте и в нужном порядке. Если в оригинале есть вклеенные документы или приложения, убедитесь, что они также присутствуют в копии.

Итак, важно не только сделать копию трудовой книжки, но и проверить правильность скопированных данных. Это позволит избежать ошибок и сохранить точность информации в вашей копии книжки.

Оформите копию трудовой книжки

Вашу трудовую запись можно дублировать путем создания копии трудовой книжки. Это может быть полезно во многих ситуациях, например, при смене работы, утере оригинала или необходимости предоставить копию для оформления документов.

Для создания копии трудовой книжки, важно следовать некоторым правилам. Прежде всего, копия должна быть полной и точной, включая все записи, начиная с первой. Каждая страница должна быть пронумерована, чтобы восстановить порядок записей.

Чтобы удостоверить подлинность копии, рекомендуется приложить к ней заверение нотариуса или печать организации. Это поможет подтвердить, что копия соответствует оригиналу и имеет юридическую силу.

Оформление копии трудовой книжки может быть произведено как в ручном режиме – переписыванием информации из оригинала, так и с использованием сканера или копировальной техники. Важно обратить внимание на качество копии, чтобы она была легко читаема и не вызывала сомнений.

Необходимо помнить, что копия трудовой книжки не является полноценным заменителем оригинала, и в некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы или заверения.

В результате правильного оформления копии трудовой книжки, вы получите документ, который можно использовать для различных целей – в образовательных учреждениях, при подаче документов на работу или для получения различных льгот.

Сделайте нотариальное заверение копии

Когда вы сделали копию трудовой книжки, важно получить ее нотариальное заверение. Это нужно для того, чтобы ваша копия имела юридическую силу и могла быть использована в официальных целях.

Чтобы нотариус мог заверить вашу копию, вам надо предоставить начальную трудовую книжку и оригинал копии. Нотариус проверит, что копия соответствует оригиналу и внесет свою печать, подпись и дату на копию.

Важно понимать, что копия и оригинал должны быть пронумерованы. Нотариус проставит уникальный номер на оригинале и копии, чтобы они были связаны между собой и не могли быть подменены.

После нотариального заверения, ваша копия будет иметь юридическую силу и являться действительным документом.

Заверенная нотариусом копия трудовой книжки может потребоваться в различных ситуациях, таких как трудоустройство, получение кредита или другие юридические процедуры. Поэтому важно иметь копию, которая имеет юридическую силу.

Храните копию трудовой книжки в надежном месте

Если у вас есть копия трудовой книжки, важно обеспечить ее безопасное хранение. Копия трудовой книжки может быть полезной во многих ситуациях, таких как поиск работы, подача документов для получения кредита или пенсии.

Чтобы быть уверенным в сохранности копии трудовой книжки, вам следует придерживаться нескольких рекомендаций.

Надо делать запись о копии в трудовой книжке

Помимо самой копии трудовой книжки, важно сделать соответствующую запись в оригинальном документе. В этой записи можно указать дату создания копии и причину ее создания. Это поможет избежать путаницы в будущем и облегчит проверку подлинности копии.

Копии должны быть пронумерованы

Для обеспечения порядка и легкого доступа к копиям трудовой книжки, рекомендуется пронумеровать каждую копию. Нумерация может быть выполнена с использованием цифр или букв. Такое пронумерованное хранение облегчит вам поиск нужной копии в случае необходимости.

Важно отметить, что трудовая книжка и ее копия содержат личные данные, которые могут быть коммерческой тайной или представлять юридическую истину. Поэтому хранение копии должно быть надежным и защищенным от возможности несанкционированного доступа или повреждения.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки при ее утере

Основным персональным документом для подтверждения послужного списка и отработанного стажа гражданина согласно Трудовому Кодексу РФ (ст. 66) служит трудовая книжка. Дубликат трудовой книжки обладает той же юридической силой, что и оригинальный экземпляр, и соответствует его содержанию практически полностью за исключением неверных или не подлежащих восстановлению записей.

В каких ситуациях возможна выдача дубликата

Правом получить дубликат трудовой книжки независимо от причин ее порчи или потери по закону наделен каждый гражданин, у которого есть официальный трудовой стаж.

Выдача заменяющего экземпляра допускается в нескольких случаях.

1 случай. Основной (первичный) бланк утрачен самим владельцем. Гражданин, потерявший его, письменно обращается по месту своей последней занятости. В заявлении он уведомляет о случившемся и просит предоставить дубликат. В срок до 15 дней организация-работодатель должна оформить заменяющий документ, указав сведения о стаже и занятости работника до начала деятельности в последней организации.

2 случай. Пользование документом невозможно по ряду причин. Если он пришел в негодное состояние из-за ветхости или небрежного обращения, то гражданин получает дубликат по последнему месту занятости. На пришедшем в негодность оригинале ставится отметка о выдаче заменяющего экземпляра, указывается его серия и номер.

3 случай. На предприятии массово утрачены трудовые книжки. К подобной чрезвычайной ситуации могут привести различные форс-мажорные обстоятельства, включая стихийные бедствия и технологические аварии. Для пострадавших сотрудников стаж будет устанавливаться актом специальной комиссии при региональном органе исполнительной власти.

4 случай. В оригинале бланка присутствуют сведения, позже оказавшиеся недействительными. При обнаружении записей подобного типа (о переводе, об увольнении) гражданин обращается по месту занятости для получения экземпляра без указания недействительных фактов. Запрашиваемый документ оформляется без указания ошибочной информации, на оригинале ставится пометка о передаче дубликата, и оригинал возвращается владельцу.

5 случай. В первичном экземпляре зафиксировано отстранение от работы по причине незаконного осуждения. Факт недействительности записи подтверждается приговором, оправдавшим гражданина, либо решением о прекращении дела (уголовного). В выдаваемом варианте записи, имеющие официальное подтверждение недействительности, не отражаются.

Важно! Когда после изготовления дубликата вместо потерянного документа оригинал обнаруживается, дубликат в последующем будет считаться единственным официальным подтверждением для расчета занятости и отработанного стажа. Заменяющий бланк обязательно регистрируется в книге учета, поэтому в дальнейшем именно по нему учитывается стаж. Найденный оригинал следует сохранить для предоставления в структуры соцобеспечения при назначении пенсии по возрасту.

Документы для указания записей о стаже

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Для частных (индивидуальных) предпринимателей основанием для определения стажа будут выписки Пенсионного фонда РФ с датами поступления перечислений страхователя.

В справках предприятий об отработанном периоде должны указываться регистрационные номера и даты распоряжений о действиях в отношении работника (принятии на должность, увольнении).

Любые сведения, предоставляемые для определения стажа, должны быть завизированы уполномоченным специалистом предприятия или начальником кадрового подразделения, после чего заверены печатью организации.

Образец заявления на выдачу дубликата

Генеральному директору ООО «Альфа»
Николаеву А.А.
Петровой Анны Ивановны,
инженера отдела снабжения

В связи утратой трудовой книжки прошу оформить мне дубликат трудовой книжки.

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»:

1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.
2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.
3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг.

Оформлен дубликат трудовой книжки
серия ТК №_____________________
“______”________________2017 г.
_________________________________
подпись работника кадровой службы

Как заполняется документ

Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

Какова последовательность действий для оформления дубликата

Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:

По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.

• Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
• Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
• Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
• Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
• Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.

Какие сведения заносятся в бланк

Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:

• персональные данные о гражданине;
• информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
• сведения о наградах, переводах, увольнениях;
• ссылку на основания для выполнения всех действий.

На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.

Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности. В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).

Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.

Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:

• номер записи (по порядку);
• день поступления в организацию;
• наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
• указание основания для записи в графе 3 (о приеме).

Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.

После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.

Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.

Важно! Трудовая книжка относится к бланкам строгой отчетности. Поэтому выдача нового документа регистрируется в специальном журнале учета, а ранее зарегистрированный бланк следующей (второй) записью выводится из учета.

Какая плата взимается за выдачу документа

С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.

Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.

Оплата не взимается, если:

• бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
• неправильно заполнен бланк (титульный лист);
• предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.

Внимание! Выдача заменяющего бланка вместо используемого ранее всегда происходит только в форме дубликата. Если гражданин потерял оригинал, то ему может быть оформлена новая трудовая книжка. Такая ситуация допустима только при первом поступлении на работу.

Следует учесть, что в документе будут указаны сведения о занятости и стаже только от даты начала работы в предприятии, выдавшем новый бланк.

Трудовая книжка не только выступает подтверждением факта занятости гражданина, но и служит гарантом пенсионных начислений в будущем. Поэтому, несмотря на возможность получения заменяющего документа вместо испорченного или потерянного экземпляра, желательно внимательно и бережно относиться к собственной трудовой книжке. Сбор информации о местах работы в прошлом может не только занять много времени, но и по разным причинам оказаться неполным, что в итоге отразится на размере начисляемой пенсии.