Как отразить в 1С обучение сотрудника?
Высококвалифицированные кадры требуются любым организациям всех форм и областных сфер. Поэтому персонал стремится поднимать степень профпригодности, проходя дополнительные курсы, используя собственные средства или работодателя.
При оплате обучения 1С из личного кармана работник получает право на социальный вычет по налогам на доходы физлиц. Размер вычета имеет ограничения. Для получения льготы требуется выполнение несколько условий:
- Наличие у преподавателя лицензии либо другого документа, подтверждающего статус образовательного учреждения.
- Подача человеком декларации о доходах за год.
- Предоставление бумаг, отражающих понесенные затраты на образование.
Выплаты за обучение в 1С можно оформлять в течение трех лет с момента участия.
Во избежание претензий налоговых органов при спонсировании обучения 1С сотрудника за счет фирмы, отправка на спецкурсы должно предусматриваться соответствующими, ежегодно утверждаемыми, мероприятиями в области повышения профессионализма. Направление на обучение 1С оформляется распорядительным приказом руководящего лица. В случае распределения на курсы за счет компании, обучение в 1С учитывается при расчете налогов:
- на доходы физлиц;
- ЕСН;
- налога на прибыль;
- обязательных пенсионных взносов.
Специалисты «АйТи-Консалтинг» ответят на любые вопросы по самостоятельному обучению 1С. За профессиональной консультацией обращайтесь к нашим менеджерам.
Обучение в "1С: Зарплата и управление персоналом КОРП"
Обучение является одним из важнейших направлений деятельности по управлению персоналом, повышающих лояльность сотрудников.
«1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП» включает функционал, необходимый для организации обучения персонала.
В статье расскажем о следующих возможностях программного продукта:
Планирование и оформление обучения;
Организация электронного обучения;
Отчеты по развитию сотрудников;
Аналитика по обучению в разрезе затрат, часов, людей и пр.
Как подключить блок «Обучение» в «1С:ЗУП КОРП»?
В «Настройках» в разделе «Управление персоналом» в подразделе «Обучение и развитие» включаем необходимые возможности.
Если для предприятия актуально, то ставим галочки:
доступность электронного обучения;
оформляются ученические договоры. Такой договор призван закрепить за сотрудником обязательство о возмещении части расходов за обучение, если он увольняется в течение оговоренного срока после прохождения курса.
Если ученические отпуска и учебные командировки учитываются, то установите соответствующие пункты «Предоставлять учебный отпуск» и «Учет командировок» в настройках «Расчет зарплаты».
В разделе «Обучение и развитие» заполняем справочники
Виды обучения – создаем только произвольное наименование.
Компетенции – даем наименование компетенции, описываем её.
Внутреннее обучение
Внутреннее обучение – обучение, организованное внутри компании, может быть в виде тренинга, наставничества, электронного курса.
При создании внутреннего обучения на вкладке «Основное» указываем стоимость обучения за группу или участника, объем часов, размер группы обучающихся. Далее данные отражаются в отчетах.
Указываем форму зачета, выдается ли документ о прохождении обучения или создается «Акт о включении сотрудников в резерв». По итогам обучения присваиваем специальность, выбираем нужную.
На второй вкладке — «Развиваемые характеристики» указываем те навыки, знания и качества, которые приобретаются в ходе обучения.
Заполняем раздел «Ученический договор», где указываем срок прохождения курса, сумму удержания, в случае если сотрудник уволится.
В самом документе «Ученический договор» указываем сотрудника, и если в описании курса уже были заполнены продолжительность и стоимость, они подставятся автоматически.
Во вкладке «Описание» — в свободной форме указываем план стажировки, обучения, оставляем комментарии и т.д.
Внешнее обучение
При оформлении указываем контрагента, проводящего курс. Если для прохождения обучения сотрудник отправляется в командировку в или отпуск, то делаем отметку «Проводится с отрывом от производства». Другие поля заполняются аналогично внутреннему обучению.
В программе можем планировать обучение, либо отражать то, решение о прохождении которого было принято спонтанно.
Отчетность по развитию персонала в «1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП»
Программа позволяет анализировать плановые и фактические данные, проводить анализ в разрезе курсов, сотрудников и учебных центров и т.д. Сводный отчет покажет информацию по ученическим договорам.
Электронное обучение
Программа «1С:ЗУП КОРП» позволяет разрабатывать электронные курсы. Их тоже можно найти в разделе «Обучение и развитие».
Создаем новый курс, разрабатываем его структуру.
При создании нового слайда, выбираем его тип: определяем, это будет иллюстрация, видео или текстовый документ или пр.
Заключительной частью курса можно создать тест для проверки полученных знаний. Определяем время на его прохождение, число попыток и т.д.
Чтобы конкретный сотрудник увидел, что должен пройти курс, надо создать документ «Обучение сотрудников». Там указываем обучающихся, и когда проводим документ, курс становится доступен в личном кабинете сотрудника.
В итоге прохождения теста, сотрудник увидит результат.
Итоги прохождения курса сотрудниками можно оценить по отчетам, а найти их можно так:
Электронные курсы – Отчеты или
Обучение и развитие — Отчеты по обучению — Изучение электронных курсов.
Аналитика по обучению сотрудников
В программе «1С:ЗУП КОРП» можем проводить план-факт анализ обучения сотрудников по разным критериям:
затраты на обучение;
количество учебных часов;
число обученных сотрудников и прочее.
Развитие сотрудников, своевременное и регулярное улучшение профессиональных навыков – это залог успешного функционирования предприятия.
Обучение и развитие сотрудников предприятия (отражение в программе ЗУП КОРП 3)
Автоматизация HR-процессов от подбора до развития персонала. HR-аналитика одной кнопкой. Проектный анализ в подарок!
Все инструменты работы с функционалом обучения находятся в разделе «Обучение и развитие».
Раздел «Обучение и развитие»
Заметим, что данный функционал относится к HRM-блоку, который имеется только в КОРП-версии рассматриваемой нами программе. Чтобы использовать его, необходимо купить 1С:ЗУП 8.3 КОРП в виде отдельного «коробочного» решения или произвести соответствующий апгрейд версии ПРОФ.
Электронное обучение
В программе ЗУП КОРП 3.1 добавлен функционал не только для того, чтоб зафиксировать сам факт обучения, но и для того, чтобы провести электронное обучение непосредственно в программе ЗУП КОРП. Для этого в программе создается курс обучения, после чего сотрудник имеет возможность войти в свой личных кабинет и получить доступ к обучающим материалам. В конце обучения сотрудник проходит тест и получает оценку. Процесс находится под контролем у менеджера по персоналу, который может проверить, как проходит обучение.
Создание электронного курса
В программе ЗУП КОРП очень легко самостоятельно создать электронный курс: в разделе «Обучение и развитие» надо выбрать пункт «Электронные курсы» и добавить новый. Далее нужно подобрать слайды для обучения. Это могут быть файлы нескольких форматов:
- Текстовый
- Word
- Видео
- Звуковой
- Видео с YouTube
При создании курса обучения мы «нанизываем» эти файлы последовательно, как бусы на ниточку. Можно загрузить данные из презентации в формате PowerPoint (кнопка «Загрузить из файла»). И наконец, можно и даже нужно создать тестовые вопросы для проверки усвоенного материала.
Для создания вопроса надо выбрать слайд типа «Тест». В начале создания теста можно установить ограничения для тестируемого.
В начале создания теста можно установить ограничения для тестируемого
Потом добавить вопросы и варианты ответов.
Потом добавить вопросы и варианты ответов
Правильный ответ (или несколько ответов, если выбрана эта опция в поле «Варианты ответов») необходимо отметить флажком. Когда все вопросы введены, жмем «Закончить редактирование» и получаем слайд типа «Тестирование».
Вот как будет выглядеть самый простой курс:
Простой курс
Нажав кнопку «Начать тестирование», мы тут же проверяем работу нашего теста.
После того как все слайды созданы, выходим из редактирования курса в форму списка электронных курсов и для проверки запускаем его кнопкой «Изучить»:
Проверка списка электронных курсов
Вновь провалиться в курс и изменить слайды курса можно по кнопке «Редактировать». Здесь же можно оценить, на каком шаге изучения мы находимся и сколько осталось.
Работа с курсом
В форме списка справочника «Электронные курсы» можно выгрузить курс, загрузить готовый курс в формате Scorm 2004, а также вывести отчеты по прохождению курса сотрудниками и результатам тестирования. Для этого служат кнопки в верхней части списка курсов.
Форма списка справочника «Электронные курсы»
Прохождение электронного курса сотрудниками
Чтобы назначить прохождение того или иного курса конкретным сотрудникам, необходимо создать документ «Обучение сотрудников».
Документ «Обучение сотрудников»
После проведения этого документа курс обучения становится доступен сотрудникам в личных кабинетах.
Мы войдем под пользователем «Акопян Рубен Гезевич», имеющим права доступа рядового сотрудника. Мы увидим только один пункт главного меню – «Самообслуживание», а в нем подпункт «Обучение и развитие».
Обучение и развитие
В этом подпункте есть ссылка на электронный курс.
Ссылка на электронный курс
Далее сотрудник может пройти этот курс на своем рабочем месте. При этом, как было сказано выше, он видит, на каком «шаге» курса находится, сколько он уже прошел и сколько «шагов» осталось.
Сотрудник может пройти этот курс на своем рабочем месте
Можно вернуться на несколько шагов назад. Курс завершается тестированием. Сотрудник отвечает на вопросы теста.
Курс завершается тестированием
И затем получает оценку.
Оценка сотрудника
Менеджер по персоналу может проконтролировать прохождение обучения и результаты тестирования с помощью отчета из формы списка электронных курсов (как показано выше).
Еще несколько отчетов для контроля обучения имеется в разделе «Отчеты по обучению и развитию» (раздел «Обучение и развитие» — «Отчеты по обучению и развитию» — «Электронное обучение»).
Отчеты по обучению и развитию
В качестве примера рассмотрим отчет «Изучение электронных курсов (по сотрудникам)».
Отчет «Изучение электронных курсов (по сотрудникам)»
Таким образом, мы можем совершенно бесплатно обучать сотрудников, не привлекая преподавателей, не затрачивая усилия на то, чтобы собрать слушателей и найти помещение, оборудованное проектором. Слушатель обучается тогда, когда ему это удобно, на своем рабочем месте. Результаты тестирования мы видим в отчете. Также отчет показывает, кто прошел обучение, а кто – нет.
Мероприятия обучения
Для того чтоб оповестить сотрудников о будущем обучении, служит документ «Мероприятие обучения и развития».
Создадим мероприятие, в котором обучение проводится в учебном заведении. В этом случае заполнение документа выглядит так:
Документ «Мероприятие обучения и развития»
Здесь можно создать публикацию. Для этого перейдем на последнюю закладку и нажмем кнопку «Создать». Мы попадем в документ «Публикация обучения».
Публикация обучения
После проведения этого документа сотрудник в личном кабинете увидит информацию по мероприятию и сможет отреагировать на предложение пройти обучение, нажав соответствующую кнопку на форме.
Реакция сотрудника
По мере того, как сотрудники откликаются на публикацию, в документе «Мероприятие» на закладке «Публикация для сотрудников» измениться информация о том, сколько сотрудников хотят посетить мероприятие, а сколько нет. По гиперссылке можно увидеть список желающих.
Ссылка на список желающих
Заявки на обучение
Руководитель фиксирует необходимость обучения сотрудников с помощью документа «Заявки на включение в план обучения», в котором он определяет:
- Сотрудников, которых надо обучать;
- Расходы на обучение;
- Развиваемые характеристики.
Заявки на обучение
Эту заявку можно отклонить или подтвердить на более высоком уровне.
Автоматизация обучения персонала
Комплексный подход к обучению персонала в ЗУП: планирование обучения, создание курсов, HR-аналитика
Внедрение 1С:ЗУП КОРП
Внедрение 1С:ЗУП КОРП для автоматизации обучения сотрудников и всех HR-процессов в одной программе
После подтверждения на основании документа «Заявка на включение в план обучения» можно создать документ «Заявки на обучение». Этот документ выполняет аналогичные функции и на его основании можно создать «План обучения» и документ «Обучение сотрудников». Кроме того, для конкретного сотрудника можно создать документ «Индивидуальный план развития», в котором запланировать его обучение.
Индивидуальный план развития
Построение системы грейдов. Настройка системы оплаты труда
Получите видеоинструкцию «Процесс настройки грейдирования в системе 1С:ЗУП КОРП»
Планирование обучения
Запланировать обучение можно с помощью документа «План обучения». В этом документе определяется период обучения и список обучаемых сотрудников.
План обучения
Можно добавить и тех, кому обучение запланировано индивидуально по заявке.
Добавление тех, кому обучение запланировано индивидуально по заявке
Можно обойтись без заявок, добавив сотрудников в документ «План обучения» вручную. Далее сформировать печатную форму.
Печатная форма
После этого можно распечатать план обучения для окончательного утверждения.
Ученические договоры в "1С:ЗУП КОРП"
В «1С:ЗУП КОРП» мы можем зарегистрировать ученический договор. Он находится в меню Обучение и развитие – Ученические договоры. Рассмотрим пример.
В документе мы указываем сотрудника, который проходит обучение, мероприятие (то обучение, которое проходит сотрудник). В Мероприятии можно указать стоимость обучения, вид обучения (внешнее/внутреннее мероприятие, электронный курс), проводится оно с отрывом от производства или нет. Для внешнего мероприятия можно указать учебное заведение. Для внутреннего можно указать ФИО преподавателя и место проведения.
На закладке Электронный курс мы можем выбрать сам курс.
На закладе Основное указываем стоимость обучения (можно указать за одного участника либо за всех участников), количество учебных часов и количество участников, форму зачета, вид документа об образовании, специальность и квалификацию.
На закладке Развиваемые характеристики указываем перечень характеристик, которые разовьет сотрудник после обучения.
На закладе Ученический договор указываем финансовую обязанность сотрудника, т.е. если сотрудник увольняется ранее истечения определенного периода – он обязан выплатить сумму обучения.