Главная книга в бухгалтерии: образец заполнения
Главная книга в бухгалтерии выполняет функцию единого сводного регистра. В нее заносятся итоговые сведения по всем счетам учета, которые предусмотрены рабочим планом счетов компании. Данные отражаются по месяцам и за полный отчетный год. Основой для заполнения книги являются журналы-ордера (регистры по счетам), в которых отражены начальные остатки на 1 января, кредитовые и дебетовые обороты за период с выведенным конечным сальдо.
При ведении главной книги необходимо сопоставлять итоговые суммы дебетовых и кредитовых записей (отдельно сравниваются обороты и отдельно сальдо). Если записи в документ внесены корректно, итоги книги по дебету и кредиту окажутся идентичными, при выявлении расхождений необходимо проверять правильность разноски в главной книге и верность составления исходных учетных регистров.
Главная книга в бухгалтерии: образец заполнения
Форма главной книги утверждается субъектами хозяйствования в учетной политике. В соответствии со ст. 10 закона о бухучете от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ, каждое предприятие самостоятельно разрабатывает шаблоны бланков учетных регистров (за исключением организаций бюджетного сектора). В структуре документа обязательно должны присутствовать такие данные:
название регистра учета;
наименование фирмы, от имени которой составляется регистр;
даты открытия и закрытия регистра, обозначение периода, за который подводятся итоги;
группировка объектов учета с привязкой к хронологии событий;
единицы измерения и размер стоимостных параметров;
указание должностей лиц, ответственных за ведение главной книги, место для расшифровки фамилий этих сотрудников.
Документ может быть оформлен на бумаге или в электронном виде. При ведении учета с помощью бухгалтерских программ, главная книга формируется автоматически. Достоверность внесенных сведений необходимо подтвердить собственноручными подписями ответственных специалистов. Исправления в бумажном регистре допускаются, но при условии, что указана дата внесения правок и обозначено лицо, осуществившее корректировку.
Главная книга в бухгалтерии, заполнение ее, необходимо для систематизации всего комплекса хозяйственных операций, осуществленных предприятием за отчетный год. Этот документ позволяет получить обобщенную информацию о результатах деятельности, что важно при составлении отчетности. Из главной книги бухгалтер может перенести в баланс данные по начальному и конечному сальдо по любому из счетов бухгалтерского учета. Дополнительная функция регистра – самостоятельная проверка правильности ведения учета.
Структура главной книги
Для каждого счета в главной книге отводится отдельная страница. Дебетовый оборот по счету указывается в разбивке по корреспондирующим счетам, а кредитовый оборот переносится без разбивки — итоговой суммой за месяц (развернуто эти данные отражены в журнале-ордере соответствующего счета).
При заполнении главной книги сведения отражаются только по синтетическим счетам без разбивки на субсчета. Аналитика фиксируется в других журналах-ордерах, задача главной книги – обобщение данных.
-
с доходов физических лиц (сч. 68/НДФЛ);
-
на добавленную стоимость (сч. 68/НДС);
-
налог на прибыль (сч. 68/ННП).
В учете они отражаются на счете 68, но отдельно друг от друга на разных субсчетах. В главной книге обороты по всем указанным налогам будут проходить в одной строке счета 68. Детализация по датам начисления и уплаты, по видам налоговых обязательств отражается не в главной книге, а в соответствующем регистре.
Начальные сальдо, отраженные в книге на начало года, должны совпадать с показателями оборотки на конец предыдущего года. Остаток на конец периода, указанный в главной книге, должен быть идентичен данным в оборотно-сальдовой ведомости за рассматриваемый отчетный период. В главной книге рекомендуется обозначать номер учетных регистров (журналов-ордеров), из которых перенесены данные по счетам.
Формируем Главную книгу правильно: что и как делать, чтобы не было ошибок в отчетности
В сентябре прошлого года в Приказ № 52н были внесены значимые поправки, часть из которых коснулась и порядка формирования Главной книги (ф. 05040742). Так, согласно новой редакции Приказа № 52н в Главной книге развернуто – по дебету И/или по кредиту – отражаются остатки на начало и конец периода только по счетам учета расчетов: 205 00, 208 00, 209 00, 210 10, 303 00, 304 04, 304 06. По всем остальным счетам выводятся дебетовые ИЛИ кредитовые остатки на начало и конец периода.
Порядок формирования Главной книги очень важен, ведь на ее основе формируются показатели бухгалтерской и бюджетной отчетности:
- Необходимо, в частности, обеспечить соответствие остатков на начало и конец отчетного периода, отраженных в Сведениях (ф. 0503169, ф. 0503769) по счетам учета расчетов по правилам «развернутого» сальдо (в разрезе контрагентов и оснований возникновения задолженности), с данными Главной книги. Причем такое равенство остатков необходимо соблюсти не только при формировании годовой, но и квартальной отчетности.
- На основе данных Главной книги формируются и показатели Справки (ф. 0503110, ф. 0503710). Так, в разделе 1 Справки (ф. 0503110, ф. 0503710) отражаются обороты по счетам, подлежащим закрытию по завершении отчетного финансового года на 31 декабря отчетного года до проведения заключительных операций. А согласно положениям Инструкций № 162н, № 174н и № 183н операции по заключению счетов текущего года отражаются по дебету или кредиту счета 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» в корреспонденции со счетами 0 401 10 100 «Доходы экономического субъекта» и 0 401 20 200 «Расходы экономического субъекта» именно в части дебетового или кредитового остатка. Соответственно в разделе 1 Справок (ф. 0503110, ф. 0503710), сформированных на основе данных Главной книги, по соответствующим счетам аналитического учета счетов 0 401 10 100 и 0 401 20 200 следует отражать в положительном значении именно свернутое сальдо, т.е. остаток по дебету ИЛИ кредиту по состоянию на 31 декабря до проведения заключительных операций, а не обороты, сформированные за отчетный год.
Все нюансы формирования Главной книги, советы по заполнению и наглядные примеры – в новом Путеводителе по бухгалтерским документам и регистрам. Получить полный доступ к интернет-версии системы ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Как заполнить главную книгу вручную образец
Главная книга (ОКУД 0504072)
Применяется — при формировании учетной политики с 2015 года
Утверждена — Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н
Скачать форму главной книги:
Образец заполнения главной книги >>>
Материалы по заполнению главной книги:
— Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 N 52н
— Готовое решение: Как учреждению вести главную книгу (ф. 0504072)
Архивные формы главной книги:
— главная книга при формировании учетной политики с 2011 года до 2015 года
— главная книга при формировании учетной политики с 2006 года до 2011 года
Как самостоятельно заполнить Гроссбух на предприятии: 12 правил
Хороший бухгалтер – половина успеха и процветания компании. Как хозяйственник, бухгалтер ведет учет и отчетность всех хозяйственных операций, расходов, доходов компании. Ничего не утилизируется и не приобретается без ведома бухгалтера. Именно он обязан отчитаться перед руководителем и учредителями за каждую потраченную и заработанную монету. Ставя под финансовыми отчетами свою подпись, главный бухгалтер несет уголовную ответственность наравне с руководителем.
Что такое Гроссбух, контрольная ведомость
В переводе с немецкого означает «Большая» или «Главная книга». Представляет собой журнал, где собраны основные итоговые данные по всем бухгалтерским отчетам и отчетностям. Иными словами Гроссбух – это основной систематический регистр синтетического учета.
Золотое правило бухгалтерии – ничто не берется из ниоткуда и не пропадает в никуда отражается в хозяйственных операциях. До недавнего прошлого вся бухгалтерия велась вручную.
Множество журналов содержало информацию о движении средств, материалов, персонала и абсолютно всего происходящего на предприятии в стоимостном выражении и в процессах.
Сейчас бухгалтерская отчетность и отчеты, а так же некоторые журналы по операциям существуют в электронном варианте в программе 1С – производство, бухгалтерия склад. Но до сих пор многие опытнее бухгалтера дублируют информацию в письменном варианте. «Главная книга» бухгалтерии так же есть в «1-С бухгалтерия».
Огромное количество программных обеспечений позволяет выводить данные в «Главную книгу» и формировать ее автоматически.
Как правильно заполнять Главную книгу в 1С Предприятии вы можете узнать тут:
Что и как вносится в регистр «Главной книги»
Листы Гроссбуха подшиваются, пронумеровываются. Количество листов заверяется печатью и подписями руководителя и главбуха организации. Так поступают со всеми книгами и журналами строгой отчетности.
Особенностью «Главной книги» является шахматный порядок расположения счетов, который позволяет в каждой графе отражать один корреспондирующий счет. Это позволяет контролировать правильность корреспондирующих счетов.
В Гроссбухе операции записываются и в дебете и в кредите, но сальдо не выводится. Оборотная ведомость составляется на основе данных «Главной книги».
Две ведомости – по кассе и по заработной плате (расчетно-платежная ведомость) служат источником основных данных контрольной ведомости. Обязательное заполнение по кассе в крупных организациях проводится каждый день, в более мелких – один раз в три – пять дней. После этого обобщенные данные вносятся в Гроссбух.
Заполняет Гроссбух главный бухгалтер или утвержденный сотрудник. Руководитель визирует. Ответственность за целостность и состояние «Главной книги» несет главный бухгалтер, ответственный бухгалтер и руководитель организации.
Корректировка, ретушь и исправления крайне неприемлемы в контрольной ведомости. Поэтому заполняется Гроссбух не спеша и на основании проверенных на правильность данных. Какую ответственность несет главный бухгалтер предприятия вы можете узнать в этой статье.
«Главная книга» хранится, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 №558 зарегистрированном в Минюсте России 08.09.2010 №18380, в течение 5 лет. Сроки утверждены Росархивом 06.09.2000.
Понятие и признаки Главной книги.
Правила ведения «Главной книги»
Книга открывается на один год. Первыми данными должны быть записи остатков средств на начало отчетного периода. Если компания только основалась, то Гроссбух начинается с отражения начальных средств по операциям.
Каждый пронумерованный и прошитый лист содержит записи операций по одному счету. Порядок записи счетов ведется по порядку, указанному в «Плане счетов».
Титульный лист содержит название, количество страниц, дату создания, визирование руководителя, печать, подписи руководителя, главбуха и лица, ответственного за ведение контрольной ведомости.
Так как «Главная книга» содержит информацию о движении всех хозяйственных операций – приход и расход, все, что покупает и продает организация, на какие суммы получает кредит и отдает и т. д., то по данным можно определить финансовое состояние компании.
Какая информация содержится в документе
Лист «Главной книги» выглядит следующим образом:
- вверху страницы надпись «Главная книга»;
- ниже отчетный период – месяц, год (к примеру, сентябрь 2017 г.);
- далее – название компании, его подразделения, бюджета, а так же валюта, в которой ведутся записи;
- слева от вышеуказанных данных табличка с датой, формами по ОКУД, ОКПО, ОКЕИ;
- ниже, по всей ширине листа, таблица с 13-ю столбцами, разлинованными в строки. Количество строк ограничено только шириной листа;
- в первом столбике порядковый номер операции;
- во втором – номер счета, далее, 3-4 –дебет и кредит на начало года;
- 5-6 столбцы – дебет, кредит на начало периода (в данном случае на сентябрь), 7-8 столбцы – оборот за период (дебет, кредит в течение сентября);
- 9-10 – оборот с начала года (дебет, кредит) – вносятся суммарные данные за прошедшие 8 месяцев;
- 11-12 столбцы – остаток на конец периода (дебет, кредит);
- последний, 13-й столбец отражает номер журнала хозяйственных операций;
- под таблицей ставятся подписи и расшифровки подписей главного бухгалтера и ответственного за ведение контрольной ведомости, а так же дата.
По итогам подсчетов дебета и кредита каждого отчетного периода суммы должны быть идентичными. Например, сумма столбца 3 = сумме столбца 4, а сумма столбца 7 = сумме столбца 8 и так далее.
Образец заполнения Главной книги.
Заключение
Проверяющие органы в первую очередь требуют «Главную книгу». Первичные выводы делаются уже по ней. Важно, чтобы Гроссбух был опрятного вида и соответствовал требованиям заполнения. Исправления и неточности в контрольной ведомости ведут к тотальной проверке работы бухгалтерии и финансового состояния компании.
Данные «Главной книги» позволяют определить ошибки заполнения первичных журналов и документации, на проверку которых уходит достаточно много времени, не всегда продуктивного. Какая документация и отчетность относятся к первичной – узнайте здесь.
Ошибки, которые трудно заметить в других ведомостях, сразу определяются по Гроссбуху.
Среди множества бухгалтерской документации существует одна контрольная ведомость – «Главная книга», в которой отражены в денежном выражении хозяйственные операции.
Именно по этому документу, который действителен в течение 5 лет, а создается ежегодно, можно рассказать о финансовой деятельности, положении компании. По этой книге определяются ошибки, допущенные во время ведения первичной документации в течение отчетного периода.
Значимость грамотного и аккуратного ведения этой основной контрольной ведомости государством регламентирована. Спокойствие, вдумчивое введение проверенных и перепроверенных данных позволит не допустить ошибок и нежелательных исправлений.
Как соотносятся и заполняются Журнал хозяйственных операций и Главная книга в бухгалтерии – смотрите тут: