Бухгалтер не вела программу что делать

Бухгалтер не отдает документы и базу 1С, что делать?

Исчезновение бухгалтера обычно связано с банальными причинами: просто он пытается избежать ответственности за допущенные в силу собственной некомпетентности промахи. Случается пропажа такого специалиста, как правило, накануне серьезных отчетных мероприятий либо после получения суровых уведомлений и требований из налоговой инспекции, ареста счетов компании. Самое неприятное, если бухгалтер не просто прекратил работу и не выходит на связь, но и не отдает документы, в статье мы рассмотрим, что делать в подобных ситуациях.

Навигация по статье

При каких обстоятельствах бухгалтер не желает отдавать базу и документы?

Если безответственного сотрудника, запустившего дела и не умеющего исправить ситуацию, можно оперативно заменить более грамотным, то пропажа учетной бухгалтерской базы для компании почти трагична. Кратко о причинах такой ситуации.

Некорректное ведение учета, ошибки в оформлении документов

Некомпетентность может стать причиной некорректного ведения бухучета, ошибок в оформлении финансовых документов. Осознавая эти проблемы, бухгалтер может удерживать базу, чтобы скрыть собственное профессиональное невежество.

Учет нескольких клиентов в одной базе

Аутсорсер ведет базы всех имеющихся у него клиентов в одном файле. При завершении трудовых отношений с каким-либо из работодателей не умеет разделить сведения, а отдать все базы вместе третьим лицам не имеет права.

Формат базы несовместим со стандартами 1С

Здесь причиной может стать опять же неумение или банальная лень. Бухгалтер ведет бухгалтерский учет в нестандартной для такой деятельности программе. Из-за несовместимости форматов возникают проблемы переноса данных в 1С.

База отсутствует

Редко, но еще встречаются бухгалтеры, не умеющие пользоваться продуктами 1С и ведущие базы в примитивных электронных таблицах. Если работодатель слишком доверчив, отсутствие должного бухучета обнаруживается лишь при налоговой проверке, что чревато для компании серьезными неприятностями.

Удерживание базы как способ давления на работодателя

Такие ситуации чаще всего возникают, если бухгалтер не получил заработанные деньги или иные полагающиеся выплаты.

Какие ошибки в договоре с бухгалтером были допущены?

Ситуации, при которых бухгалтер не отдает базу 1С и первичные документы на бумажных носителях, складываются из-за пробелов в договоре, который компания заключила со специалистом при найме. Вероятнее всего, там не были четко прописаны должностные инструкции, включая:

необходимость хранения учетной базы в компьютерах организации, а не на личном оборудовании;
периодичность мероприятий по административному контролю над работой бухгалтера;
санкции, применяемые к специалисту, при нарушении им регламентов работы.

Можно ли обратиться в суд и потребовать возврат 1С-базы и документов от бухгалтера?

Если бухгалтер не отдает документы, оформленные на бумажных носителях, и/или учетную базу в электронном виде, компания или ИП может подать иск в суд. В зависимости от особенностей ситуации к недобросовестному специалисту применимы несколько статей, в частности:

статья 15 ГК РФ, касающаяся возмещения убытков, — в данном случае под ущербом могут пониматься затраты на восстановление базы и упущенная прибыль;
статья 325 УК РФ, устанавливающая уголовную ответственность за похищение или порчу документов.

Однако сначала лучше попробовать урегулировать конфликт досудебным способом, чтобы избежать задержек и судебных издержек. Если же попытка окажется несостоятельной, направить иск в арбитраж.

С какими бухгалтерами чаще всего возникают подобные ситуации: штатный или бухгалтер-аутсорсер?

Чаще из поля зрения работодателей, прихватив бумажные документы и учетные базы, пропадают аутсорсеры, особенно если отношения с такими сотрудниками не оформлены в рамках ГК РФ. Внезапное исчезновение штатного бухгалтера — редчайшее событие, поскольку для самого специалиста такой поступок чреват серьезными проблемами: от утраты трудовой книжки до уголовного наказания. Ведь при найме в штат с бухгалтером заключается официальный трудовой договор.

Как застраховаться от подобных ситуаций в будущем?

Разобравшись, что делать, если бухгалтер не отдает базу 1С, важно понять, как обезопасить компанию от подобных проблем в дальнейшей работе.

Заключить с аутсорсером договор на оказание услуг, отразив все тонкости рабочих взаимоотношений, включая возможность их расторжения из-за недобросовестного или некачественного исполнения обязанностей, нарушения сроков сдачи отчетности. Важно указать принадлежность учетных баз и первичных бухгалтерских документов именно компании, необходимость полного их возврата при расторжении договора. Помните: согласно статье 431 ГК РФ пункты, составляющие договор, трактуются буквально.
Вести систематический внутренний контроль деятельности бухгалтера: периодически проверять банковские выписки о движении финансов, объем наличных, остатки материалов. В зависимости от размеров компании такие обязанности должно исполнять специальное аудит-подразделение или руководитель (владелец). О результатах проверок нужно сообщать бухгалтеру, чтобы сотрудник чувствовал ответственность. Контроль поможет адекватно оценить профессионализм и эффективность специалиста.
Хранить у руководителя компании резервные копии учетных баз1С и оригиналы первичных документов (аутсорсеру лучше доверять только копии).
Ежеквартально запрашивать у бухгалтера копии сданной отчетности с квитанцией о приеме.
Не передавать бухгалтеру подлинники учредительных документов и основную печать.

При найме на работу взять у сотрудника адреса регистрации и реального проживания, все номера телефонов, контакты в мессенджерах. Проверить актуальность этих данных.

Прошу помощи. УСН15, бухучет не вела, как подтвердить затраты?

Да у нас семья, он директор я бухгалтер, деньги тратили на жизнь, но как зарплату не оформляли. Много ушло на всякие откаты, плюс задействуем физических лиц в исполнении заказов, никак их не оформляя. так и получилось, что личного дохода еле на жизнь хватило, а отчитываться за все надо.
Вроде есть смутная возможность товарников наштамповать, но еще неизвестно насколько ето реально. В другой ветке прочитала, что предлагают оформить процентный заем учредителю на 10 лет, с выплатой процентов в конце срока, эт чтоб не платить 13%, насколько это вариант для нас? Просто у нас в регионе мы платим единый 5%, у меня на р/сч только на него и осталось, а заплатить за остальные 900 13% очень проблематично. Что делать, ума не приложу(((

А как вообще оформляются расходы фирмы, которые не учитываются для целей налогообложения? Например, если есть документы, но нет обоснованности, или вообще нет документов, но как-то по другому можно подтвердить?

Спасибо большое за то, что отвечаете, действительно большая проблема для меня. Еще и в банке кассовая дисциплина на етой неделе, надо за весь год оформлять срочно, вот хотела сразу решить что делать, чтобы кассу потом не переделывать.
Исправлений: 1; последнее — в 08.02.2010, 13:23.

Что же делать-то.

может найти бухгалтера, чтоб помог?

______________
стоп кадр! Редакция благодарит алфавит за любезно предоставленные буквы.

Да, я пыталась найти бухгалтера из знакомых, но безуспешно. Все или заняты, или настолько крутые, что за помощь по 30 тыщ хотят((

Вот никак не прояснила я вот этот свой вопрос — А как вообще оформляются расходы фирмы, которые не учитываются для целей налогообложения? Например, если есть документы, но нет обоснованности, или вообще нет документов, но как-то по другому можно подтвердить?
Подскажите, пожалуйста!

Катринити, незнание законов не освобождает от ответственности
просто об этом Вам и напоминают.

а то что Вы платили там без документов или как Вы их там. откаты
так это продумывается до открытия бизнеса. по крайней мере я так раньше думала. сейчас наверно все потом. как получится обычно. потому что ВЫ не одна. у меня такие знакомые тоже есть.

______________
стоп кадр! Редакция благодарит алфавит за любезно предоставленные буквы.

Да, конечно же вы правы, не поспоришь)))

Но все-таки, можете мне прояснить, пожалуйста, вот если доход 1 000 000, расходы, уменьшающие налоговую базу — 800 000, эти суммы я отражаю в книге доходов и расходов, а остальные 200 000 куда отразить? К примеру, если это расходы фирмы, но не уменьшающие налоговую базу? Им надо иметь подтверждение, и по какой форме? И каким требованиям они должны соответствовать?

Допустим, речь идет о "нормальной" фирме, ведущей бухучет (БУ).
Допустим, перечислили поставщику 200000, а нормальных документов не получили. Или решили, что трудно обосновать экономическую целесообразность. Или просто купили какую-нить фигню, абсолютно не связанную с облагаемой налогом на прибыль деятельностью.
Тогда в БУ это признается расходом — по обычной деятельности или прочим расходом (по обстоятельствам). А в налоговом учете (НУ) — не признается.
В результате появляются разницы между БУ и НУ. Это нормальное явление.
Скажем, финансовый результат (до налогообложения) в БУ =1000000-800000-200000=0. А в НУ имеем налогооблагаемую прибыль 200000.
Ничего необычного в такой ситуации нет.

Сложности начинаются, когда это завязывается на налог с физических лиц (и кстати другие налоги с выплат физлицам, ЕСН и ПФР в частности).
В вышеописанной ситуации деньги "перечислили поставщику". Физлица (работники предприятия) в этом не участвуют. Ни о каком НДФЛ и речи нет.
Если же например подотчетник куда-то дел 200тыщ и не предъявил никаких оправдательных документов, то 13% НДФЛ ему лично (не предприятию) светят как июльское солнце.
Но в принципе можно как-то выкрутиться. Например, сотрудник пишет объяснительную, куда дел деньги. Составляется комиссия, которая подтверждает, что действительно, на склад предприятия поступили канцтовары на сумму 200т.р. Составляется первичный документ (приходный ордер М-4). Тогда может быть удастся отбодаться от НДФЛ.
Но все знают, что тратить "белый нал" на откаты и вообще никаких доков не предъявлять — так низзя.

В Вашем случае все еще хуже. У Вас и сотрудников-то нет. Учредитель и его жена
При этом с 2010-го года подобного рода денежные выкрутасы еще и взносами в фонды могут обложить.

Единственный вариант — оформить задним числом беспроцентный заем (при нынешней ставке ЦБ НДФЛ с матвыгоды не так уж много, всего 2% годовых). Ну а дальше думать, как этот заем гасить.

Спасибейше огромнейшее всем за участие, даже не ожидала такой отзывчивости
Так если я найду товарников, к примеру, хоть как-то относящихся к нашей деятельности, пусть они и не будут обоснованными расходами в целях налогообложения, на сумму дохода, а в книге будут отражены только обоснованные расходы, то что с меня спросят на проверке? Ведь обязательно будет проверка, когда сдам декларацию и книгу? Прокатят эти чеки?
Буду думать дальше. Щас почитала про ИП, как-то там все ну настолько проще, снимают все кроме 6% себе как личный доход, а когда начинала, знакомые бухгалтеры убеждали что нету никакой разницы, надо конечно было самой разобраться(((
Правда серьезно думаю закрыть ООО, хоть и жалко, 2 года все таки, фирма, репутация)), открыть ИП. Но наверняка это тоже непросто — закрыть фирму, как-то все у нас совсем не просто.

Random, а вот будьте добры, расскажите пожалуйста про этот заем, как это вообще можно оформить?
Исправлений: 1; последнее — в 08.02.2010, 23:38.

Восстановление бухгалтерского учёта: пошаговая инструкция

Иногда бухгалтерия запущена так, что нужно полностью восстанавливать учёт. Рассказываем, в каких случаях восстановление учёта необходимо и как это сделать правильно.

В каких случаях нужно восстанавливать бухучёт

Учёт не вели совсем

В среднем и крупном бизнесе это редкость, а вот в микрокомпаниях весьма возможно. В таких организациях за бухучёт обычно отвечает один специалист. И если он неожиданно для руководства подаст заявление на увольнение, то найти замену за две недели положенной отработки может быть непросто.

Директор редко сам разбирается в бухучёте, да и в любом случае у него достаточно других забот, даже в небольшом бизнесе. Поэтому в таких случаях до выхода на работу нового бухгалтера учёт просто не ведут.

Учёт вели с серьёзными нарушениями

Это бывает, когда бухгалтерию поручают кому попало, то есть некомпетентным или недобросовестным специалистам. До поры до времени руководитель всецело доверяет бухгалтеру или аутсорсинговой компании, а при смене бухгалтера или в результате аудиторской проверки обнаруживается масса нарушений и недоделок.

Изменился статус компании

Малые предприятия имеют право вести бухучёт и сдавать отчётность по упрощённой форме. Но если масштабы бизнеса, например, по выручке превысят лимит, то компания должна будет сдать годовую бухгалтерскую отчётность на общих основаниях. Поэтому придётся пересмотреть все учётные регистры с начала года так, чтобы можно было составить годовой отчёт по стандартной форме.

Аналогичная ситуация и с налоговым учётом, который часто базируется на данных бухгалтерского. Например, компания на УСН с объектом налогообложения «Доходы» может не вести налоговый учёт расходов, а доходы считает кассовым методом. Но если она превысит ограничение по годовой выручке в 200 млн руб., придётся с начала текущего квартала платить налог на прибыль. Для этого будет необходимо организовать налоговый учёт как доходов, так и расходов по методу начисления.

Лишились бухгалтерской базы или документов

Бывает, что в результате форс-мажора компания осталась без бухгалтерских данных. Это может быть пожар, затопление, кража, заражение компьютерным вирусом или проделки бывшего недобросовестного бухгалтера. В таком случае придётся восстанавливать данные с нуля.

Учёт имущества, полученного и сданного в аренду, в соответствии с ФСБУ 25/2018 .
Учёт капитальных вложений в соответствии с ФСБУ 26/2020 .
Учёт основных средств в соответствии с ФСБУ 6/2020 .
Организация работы с документами в соответствии с ФСБУ 27/2021 .

Перечень изменений в каждой компании зависит от особенностей деятельности и от того, есть ли право на упрощённый бухучёт. Если такое право есть, можно не применять отдельные положения новых стандартов.

Подарок от экспертов сервиса «Моё дело»:

практическое пособие для главбуха

Что изменить в учётной политике на 2023 год из-за новых ФСБУ

Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам подробные инструкции!

Этапы восстановления учёта

Восстановление учёта проходит в несколько этапов. Обычно это анализ текущего состояния учёта, планирование работ по восстановлению и собственно восстановление.

Проанализируйте текущее состояние учёта

На этом этапе нужно оценить масштабы проблемы.

За какой период нужно восстанавливать учёт.
Какие документы есть, а какие нужно восстановить.
Какие ошибки есть в документах: арифметические, неверные проводки, неправильное применение налогового законодательства.
Примерное количество отсутствующих документов, численность сотрудников, список контрагентов.

Каждой бухгалтерской операции должен соответствовать свой первичный документ.

При отгрузке либо поступлении товаров и продукции необходимо выписать или запросить от контрагента накладную.
При оказании либо получении услуг — оформить или запросить акт.
Если компания платит НДС, то на каждую операцию по отгрузке или оказанию услуг нужно выписать счёт-фактуру. При этом от поставщиков, которые также работают с НДС, необходимо, кроме накладных или актов, получить входящие счета-фактуры.
При выдаче зарплаты нужно сформировать платёжную ведомость.
Для подтверждения поступления денег на счёт или их списания необходимы платёжное поручение и выписка банка.

Проще всего понять, какой информации не хватает, если у компании сохранилась электронная база, а пострадали только бумажные документы. Тогда можно последовательно распечатывать из базы свои документы и запрашивать у контрагентов недостающие. Сложнее, когда учёт не велся совсем, или информационная база утрачена вместе с документами. Тогда придётся отталкиваться от актов сверок с контрагентами и на их основе восстанавливать первичку компании.

Составьте план работ

План зависит от конкретной ситуации, но в целом выглядит так.

Инвентаризация основных средств, материальных запасов и других ценностей.
Предварительная сверка расчётов с контрагентами, налоговыми органами и внебюджетными фондами.
Восстановление первичных документов. Свои документы компания может создать повторно, а у контрагентов запросить в виде копий или дубликатов. Если учёт велся частично, и компания сдавала налоговые декларации и отчёты в фонды, можно запросить их копии. Это поможет оценить масштабы ошибок при начислении налогов и взносов. Однако нужно иметь в виду, что такой запрос, скорее всего, привлечёт внимание контролирующих органов и компания может попасть в план проверок.
Создание на основе восстановленных документов учётных регистров.
Итоговая сверка расчётов с контрагентами и контролирующими органами. При необходимости — исправление обнаруженных ошибок.
Подготовка и сдача уточнённой бухгалтерской и налоговой отчётности. Скорее всего, при этом придется заплатить недоимку по налогам и пени.

Проведите мероприятия по восстановлению учёта

На этом этапе нужно исполнить план с учётом следующих моментов:

Соблюдайте хронологию: восстанавливайте и исправляйте документы начиная с самого раннего периода, а на их основе — более поздние.
Помните, что в налоговой и фондах есть только те данные по начисленным налогам и взносам, которые предприятие предоставляет в виде деклараций и другой отчётности. Даже если за период, который восстанавливаете, вы сдавали налоговую отчётность, скорее всего информация была искажена. Учитывайте это при сверке расчётов по обязательным платежам.
Возможно, что часть первичных документов восстановить не удастся. Например, если контрагент уже ликвидирован. Тогда придётся пересчитать налоги без учёта этих документов и сдать уточнённые декларации.

Кому поручить восстановление бухучёта

Восстановить учёт можно своими силами или поручить это специализированной организации. В большинстве случаев восстанавливать бухучёт будет сложнее, чем вести, так как придётся разбираться в ошибках и работать в условиях недостатка информации. Поэтому, если поручить это штатным специалистам, неизбежно пострадает текущий учёт — на него будет оставаться меньше времени и сил.

Восстанавливать бухучёт своими силами целесообразно, если речь идет о коротком периоде и небольшом количестве документов. Например, 1-2 месяца и несколько десятков документов. В более сложных ситуациях лучше нанять аутсорсинговую компанию. Дело не только в разгрузке своей бухгалтерии. Штатный главбух, пусть и с большим стажем, может вообще не иметь опыта восстановления учёта, и ему придётся осваивать эту работу на ходу, а значит он может ошибиться или процесс затянется надолго.

Аутсорсинговая фирма направит сотрудников, которые специализируются именно на восстановлении учёта, а качество гарантирует по договору. В сервисе «Моё дело Бухобслуживание» работают не только квалифицированные бухгалтеры, но и методологи, аудиторы, а также налоговые эксперты и бизнес-консультанты. Вы получите настроенную систему без ошибок и полностью готовую к работе.

Необходимо восстановить Бухгалтерский учет

Можно сделать следующее:
1. Сложить бы папку с Уставными документами и разрешительной документацией. Составила бы сводную таблицу данных (когда были какие директора и главбухи — важно; вдруг были какие-нибудь изменения, адреса, например)
2. Сложить все первичные документы, какие есть на фирме (банк, касса, ОС, документы поставщиков, док-ты покупателей, счета-фактуры, отчетность — ее лучше складывать по наименованиям налогов)
3. Потом составить перечень тех операций, которые есть (поставки, отгрузки, ОС)
4. Параллельно запросила бы акты сверок с поставщиками (у покупателей сложнее, не очень принято; но в Вашей ситуации можно и у них)
5. Составила бы список типовых операций по имеющимся документам
6. Потом стала бы разбирать каждую операцию отдельно: ее суть, правила БУ, правила НУ. И сразу бы писала некую справку о том, чем я руководствовалась при осуществлении операции — п. ПБУ, ст. НК, проводки.

В восстановлении главное методичность (одно действие выполнить полностью и перейти ко второму) , последовательность (все документы — по датам) и совокупность (результат произведенных действий).