Когда сотрудник должен отчитаться о выданном под отчет авансе

Подотчетные лица: кто такие, оформление и расчеты

Если срочно нужно купить в офис ручку, бумагу или кофе, можно выдать сотруднику деньги и отправить в ближайший магазин. Рассказываем, кто может выступать подотчетным лицом, как правильно выдавать деньги и проводить их в бухгалтерском учете.

Кто такие подотчетные лица

Подотчетные лица — люди, которые получают деньги для оплаты расходов компании или ИП. За выданные суммы нужно отчитываться, поэтому такие деньги называют подотчетными или подотчетом.

Деньги под отчет обычно выдают на покупку товаров, оплату услуг или на командировочные расходы. Чтобы отчитаться за потраченное, подотчетные лица представляют в бухгалтерию чеки и отчет по расходам, его называют авансовым.

Менеджеру по закупкам Бекетову поручили купить женщинам к 8 Марта подарки: торты, шампанское, сувениры и цветы. Он получил деньги из кассы, купил все необходимое. Бекетов — подотчетное лицо, ему нужно отчитаться за выданные деньги. Он должен отнести в бухгалтерию чеки, сдачу и авансовый отчет.

Расходы подотчетного лица должны быть связаны с работой компании или ИП. Выдать деньги под отчет на покупку кофе и молока в офис можно, а для оплаты личных расходов работника нельзя — надо оформлять заем или матпомощь.

Кому можно выдать подотчетные деньги

Деньги под отчет можно выдать всем сотрудникам, с которыми заключены трудовой договор или договор ГПХ. А вот сотруднику другой компании или просто постороннему человеку деньги выдавать нельзя.

Если же ИП работает один, он может пользоваться деньгами на расчетном счете и брать деньги из кассы на любые нужды — оформлять подотчет не нужно.

На какое время выдается подотчет

Работодатель сам устанавливает сроки:

• за сколько дней выдавать суммы под отчет — например, за день до командировки или предстоящих расходов;
• на сколько можно выдать деньги под отчет. Например, для оплаты товаров и услуг — на неделю, а для командировочных расходов — на срок командировки;
• когда нужно отчитаться по расходам. Например, в течение трех дней с момента покупки товара.

Еще можно установить разные сроки для сотрудников: например, для топ-менеджеров — 30 дней, а для остальных — три дня. А вот срок возврата аванса, выданного на командировку, — три дня для всех, его менять нельзя.

Прописать сроки можно во внутренних документах, например в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Документы для подотчета

Есть два основных документа, которые регулируют выдачу подотчетных денег:

• локальный нормативный акт о расчетах с подотчетными лицами, например положение о подотчете;
• приказ руководителя на подотчет.

Еще может быть заявление сотрудника с просьбой выдать деньги, но это не обязательный документ, его может и не быть.

Положение о подотчете. По закону работодатель не обязан его составлять. Но если компания или ИП выдают деньги регулярно, такой документ лучше оформить. С ним проще контролировать движение подотчетных сумм, их целевое использование, правильное оформление и учет.

Положение можно составить в произвольной форме. В нем можно прописать:

• сроки, на которые выдают деньги,
• когда нужно отчитаться за потраченное,
• какие документы сотрудник должен представить для отчета.

Деньги под отчет выдают по заявлению сотрудника или по приказу с подписью руководителя — нужен минимум один документ. Какой из двух документов составлять, работодатель решает сам. По желанию работодателя в положении о подотчете можно прописать, что для выдачи денег нужны сразу два документа, и утвердить их форму.

Приказ на подотчет нужно составить, если работодатель в положении о подотчете установил, что это обязательный документ. Форму приказа работодатель может определить сам. Одним приказом можно оформить выдачу нескольких сумм или нескольким подотчетным лицам.

В документе должны быть такие данные:

• фамилия, имя и отчество сотрудника, которому выдают деньги под отчет;
• выдаваемая сумма;
• срок, на который выдают деньги.

Дополнительно к обязательным реквизитам в приказе можно указать, на какие цели выдают деньги. Если подотчетные суммы перечисляют на карту сотрудника, указывают реквизиты карты.

Заявление на подотчет оформляет сотрудник. Там он указывает сумму, на какой срок она нужна и зачем.

Если подотчетные деньги перечисляют на банковскую карту сотрудника, то в заявлении он должен указать реквизиты карты.

Какую сумму можно выдать под отчет

Под отчет можно выдать любую сумму, ограничений в законодательстве нет. Единственное, есть лимит расчетов наличными. Сотрудник не может заплатить другой компании или ИП наличными больше 100 000 ₽. по одному договору. Если сумма больше, нужно переходить на безналичные расчеты.

За нарушение лимита налоговые инспекторы могут оштрафовать ИП малое предприятие — на 20 000—25 000 ₽, а среднюю или крупную компанию — на 40 000—50 000 ₽.

Как можно выдавать подотчетные деньги

Выдать деньги под отчет можно наличными из кассы или на банковскую карту.

Наличные под отчет можно выдать из кассы, только если они получены с расчетного счета или поступили как выручка от продажи товаров, работ, услуг. Поступления из других источников выдавать нельзя.

Так, нельзя выдавать под отчет наличные деньги, которые организация приняла от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц. Например, оплату ЖКУ, которую получила управляющая компания. Если компания принимает товар на реализацию, при его продаже деньги нужно сдать в банк, выдавать сотрудникам нельзя.

Выдачу подотчета наличными оформляют расходным кассовым ордером.

На карту сотрудника. Подотчетные деньги можно перечислить на зарплатную карту сотрудника либо на любую другую по его желанию.

Еще можно выдать корпоративную бизнес-карту, тогда сотрудник сможет оплачивать расходы сразу со счета компании или ИП. Карта может быть дебетовой или кредитной.

Обычно в положении о подотчетных лицах закрепляют, что любая трата по такой карте или снятие денег означает выдачу под отчет. И устанавливают период — как правило, месяц, по окончании которого надо отчитаться.

Срок отчета и возврата

Когда закончился срок, на который выдали деньги, сотрудник должен представить авансовый отчет, а руководитель — утвердить и подписать, если с ним согласен. По авансовому отчету определяют неизрасходованную сумму, которую сотрудник должен вернуть, либо перерасход, который нужно компенсировать сотруднику.

Срок авансового отчета. Авансовый отчет о потраченных деньгах сотрудник должен представить:

• по любым расходам, кроме командировочных, в срок, установленный руководителем компании или ИП;
• по командировочным расходам — в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Представить авансовый отчет должен работник, который изначально получил деньги. Он несет за них ответственность, не может никому передавать и перекладывать обязанность отчитаться на другого человека.

Возврат подотчета. Неизрасходованную сумму аванса подотчетное лицо обязано вернуть в кассу или перечислить на счет компании или ИП. Неважно, как он получал аванс — наличными из кассы или переводом на банковскую карту. Например, если сотрудник получал деньги на карту, он может вернуть неиспользованную сумму в кассу наличными.

Когда сотрудник принесет деньги в кассу, кассир должен оформить приходный кассовый ордер. Оформлять кассовый чек не нужно.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчет

Если сотрудник не вернул неизрасходованные подотчетные деньги, компания или ИП могут:

• удержать из зарплаты сотрудника или взыскать через суд;
• простить долг;
• списать долг по истечении срока исковой давности.

Удержать из зарплаты. Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты, нужно действовать так:

1. Издать приказ о взыскании. Срок — не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы. Если этот срок пропустить, взыскать задолженность можно будет только в суде.
2. Получить согласие сотрудника на удержание задолженности. Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме о согласии на удержание долга по подотчету или поставить подпись на приказе руководителя. Если сотрудник не согласен, удерживать из зарплаты долг нельзя, только взыскивать через суд.
3. Удержать задолженность из зарплаты. Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не больше 20%. Если сумма задолженности по подотчету превышает 20% от зарплаты за вычетом НДФЛ, удерживать ее придется не один месяц.

Простить долг. Руководитель может не взыскивать с сотрудника суммы невозвращенного аванса и простить долг. Для этого нужно издать документ о прощении долга, например приказ руководителя.

Списать долг. Когда задолженность не удалось удержать из зарплаты или взыскать через суд, по истечении срока исковой давности долг нужно списать.

Срок исковой давности по таким долгам — три года. Отсчитывают его со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть неизрасходованные деньги. Если срок исковой давности прерывается, срок считают заново.

Иванов должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности считают с 6 октября. 1 ноября Иванов признал долг и попросил о рассрочке, первый платеж должен был внести в кассу 1 декабря, но не внес. Срок исковой давности начинают считать заново, с 2 декабря.

После того как прошло три года, задолженность по подотчетной сумме нужно признать безнадежной и списать в бухгалтерском и налоговом учете.

НДФЛ и взносы с подотчета

Но если сотрудник не вернул непотраченные деньги, тогда на них начисляются НДФЛ и страховые взносы. Например, в таких ситуациях:

• работодатель простил долг;
• работодатель списал долг, в том числе из-за того, что истек срок исковой давности;
• сотрудник не отчитался за потраченные деньги.

Два года генеральный директор получал деньги под отчет и не отчитывался по ним. Налоговая инспекция доначислила НДФЛ

Ситуация. Два года компания выдавала гендиректору деньги под отчет. Всего выдали больше 35 млн рублей. Гендиректор не оформлял авансовые отчеты и не представлял первичные документы.

Ошибка. Налоговая инспекция посчитала эти деньги доходом гендиректора и обязала компанию удержать и перечислить с суммы НДФЛ, начислить страховые взносы, а также уплатить штраф за недоимку. Компания не согласилась с решением налоговой инспекции и обратилась в суд.

Решение. Судьи решили, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам и не вернул их организации, эти деньги остались в его распоряжении. А значит, они — доход гендиректора и должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Теперь компания должна уплатить в бюджет больше 11 млн рублей.

Как учесть подотчетные суммы в бухгалтерском учете

Предположим, секретарю ООО «Альфа» Е. В. Ивановой поручили закупить для организации канцтовары: бумагу, ручки, степлеры. На это выдали 12 000 ₽. Зарплата Ивановой — 30 000 ₽. Собрали в таблицу варианты бухгалтерских проводок для учета расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетные суммы: рекомендации налогового консультанта

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2021 г.

Рассмотрим риски, когда деньги выдаются подотчет: дефекты авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов. А также ситуацию, когда подотчетные суммы по разным причинам персонал не возвращает.

Когда подотчет могут признать доходом сотрудника

Можно взять сумму в подотчет и больше никогда о ней не думать. Этот способ в некоторых компаниях является одним из способов получения наличных. Но что дальше?

В целях налога на прибыль расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты на деятельность, направленную на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Обоснованными принято считать те расходы, которые понесли именно в интересах развития и функционирования компании. Эти же расходы одновременно должны подтверждаться правильно оформленными документами.

Правильный документ содержит обязательные реквизиты: название и дату документа, наименование компании (ИП), суть сделки, величину натурального или денежного измерения хозяйственной операции, должность лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление, подпись. Дефекты документов могут стать основанием доначисления налога на прибыль, а также взносов и НДФЛ по сотруднику, который предоставил такие дефектные документы.

Приведем несколько примеров. В деле, которое дошло до Верховного суда (определение от 09.03.2016 №302–КГ16–450), судьи признали правоту налоговой инспекции, которая признала полученный подотчет доходом сотрудника и доначислила НДФЛ. Причина — сотрудник приложил к авансовому отчету документы, где не были указаны должность и ФИО лица, который подписал документ. В товарных чеках наименование товаров указано как «хозяйственные расходы» или «канцелярские расходы». Отсутствовали даты составления документов, а также не заполнены графы «количество», «цена товара».

В деле от 23.05.2016 №Ф08–2743/2016 Арбитражный суд Северо–Кавказского округа указал, что отсутствие в документе тех или иных реквизитов автоматически ставит под сомнение факт совершения сделки, а значит — и документальное подтверждение расходов. Так как расходов в интересах компании не было, то в этом деле подотчетные суммы тоже признали доходом сотрудника.

Часто возникает вопрос с кассовыми чеками как с документами, подтверждающими расходы. Кассовый чек по общему правилу обязателен, но есть исключительные случаи, когда продавец товара или услуги не использует кассу правомерно.

Закон не обязывает покупателя устанавливать должен продавец использовать кассу и оформлять чеки или нет. Однако сотрудник должен знать: если ему не дают обычный чек, он имеет право потребовать товарный с обязательными реквизитами. Это номер и дата товарного чека, наименование и ИНН продавца, наименование и количество товара, сумма оплаты, должность, ФИО, подпись лица, оформившего товарный чек. Это позволит признать расходы в налоговом учете (письмо Минфина от 16.08.2017 №03–01–15/52653).

Инспекторам ничего не мешает узнать, должен ли продавец применять кассовую технику. Складывается парадоксальная ситуация. С одной стороны, сотрудник–покупатель не обязан знать должен ли продавец применять ККТ. С другой стороны, если при проверке выяснится, что продавец должен применять ККТ, но дает только товарный чек, то расходы снимут.

Минфин в письме от 22.01.2020 №03–03–06/1/3300 разъясняет, что, если приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы оформлены с нарушением законодательства РФ, расходы по такому авансовому отчету не учитываются для целей налога на прибыль организации, так как не имеют надлежащего документального подтверждения.

Предметом спора часто становятся транспортные документы. Для подтверждения транспортных расходов в командировке одного проездного билета недостаточно – еще нужны кассовые чеки. Исключение: оплата билетов в общественном транспорте.

В 2021 г. можно использовать электронные чеки в качестве подтверждения расходов. Например, если закупку оформляли через Интернет и продавец прислал электронный чек, его необходимо распечатать и представить вместе с авансовым отчетом. На это указывает Минфин в письме от 21.04.2017 №03–01–15/24307.

Как снизить «подотчетные» риски

Рекомендация № 1. Поработайте с сотрудниками

Проведите разъяснительную работу с сотрудниками по получению, оформлению и предоставлению в бухгалтерскую службу документов, подтверждающих расходы по авансовому отчету.

Избегайте подтверждения расходов без кассовых чеков. Расходы по авансовому отчету, к которому приложены какие-либо документы, оформленные не с помощью онлайн-кассы, могут быть признаны документально неподтвержденными. Обращайте внимание на форму чеков.

Рекомендация № 2. Контролируйте сроки оформления подотчетных документов

Утвердите правила, по которым будете определять срок подотчета, и разработайте систему внутреннего контроля за их соблюдением.

По общим требованиям работник обязан отчитаться о подотчетных суммах в течение 3 рабочих дней с момента окончания срока выдачи подотчета. Срок подотчета определяет руководитель при его согласовании. Фактически, на сегодняшний день он может быть любым.

Обратите внимание: подотчетные суммы на командировку по сроку ограничены ее длительностью. После возвращения из командировки сотрудник обязан представить авансовый отчет с документами в течение 3 рабочих дней. Компания может установить и более короткий срок сдачи авансового отчета, например, 1 день. Однако увеличить его нельзя.

Если сотрудник не представит авансовый отчет или не вернет неизрасходованные подотчетные средства, то высока вероятность, что налоговая признает эти выплаты его доходом еще до истечения срока исковой давности (определение Верховного суда от 03.02.2020 № 310–ЭС19–28047).

Особенно часто невозвратом сумм, выданных подотчет, грешат руководители. Они действуют по принципу «я тут главный, что хочу, то и делаю». Если со дня, когда сотрудник должен был отчитаться по подотчетным суммам, пройдет более трех лет – срок исковой давности, компании придется исчислить НДФЛ и взносы.

Рекомендация № 3. Если сроки пропущены, оформите долг

Зависшие миллионы на счетах подотчета – дурной тон. Налоговый инспектор обязательно обратит на это внимание.

Если подотчетник не отчитался своевременно, подпишите с ним соглашение о возврате долга, чтобы избежать доначислений НДФЛ и взносов. Это действие прерывает срок исковой давности (ст. 203 НК РФ, п. 20 постановления Пленума ВАС от 29.09.2015 №43). С этого дня срок начинает отсчитываться заново. Данный шаг означает, что компания принимает меры и имеет все шансы вернуть деньги, не потраченные на указанные при получении подотчета цели. В соглашении можно указать даты и суммы погашения.

Нужно понимать, что эти суммы должны быть в итоге возвращены компании, а не существовать только на бумаге. Бесконечное переподписание соглашения с указанием новых сроков однажды может быть признано злоупотреблением права.

Настанет час, когда все суммы засчитают в доход сотрудника со всеми вытекающими для компании последствиями.

С 1 января 2020 г. доначисленный в ходе проверки НДФЛ платит компания. Ранее НК РФ устанавливал правило, по которому такие суммы взыскивали с самого физлица. Теперь ситуация изменилась. Доначисленный НДФЛ перестал быть проблемой физлица и стал проблемой компании. Работодатель вправе взыскать налог с сотрудника регрессом, сославшись на факт совершения работником противоправных действий. Однако это непростое дело. Участниками историй с крупными суммами вряд ли будут рядовые менеджеры.

Примеры из жизни

Кейс № 1.

При выездной проверке налоговый инспектор обнаружил, что руководитель компании получил в подотчет 30 млн руб., а главный бухгалтер – 9 млн руб. Денежные средства выдавали наличными или перечисляли на карту. Авансовые отчеты фактически были пустыми и присутствовали частично. Оправдание компании, что часть документов безвозвратно утеряли в огне котла, не устроило сначала налогового инспектора, а потом и судейский состав.

Итог: подотчетные средства признали доходом физлица из-за отсутствия документов, подтверждающих расходование денег на нужды и цели компании. Были доначислены приличные суммы: 5 млн рублей НДФЛ, 420 тыс. рублей страховых взносов, пени и штрафы.

Подробности можно посмотреть в постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа от 15.10.2020 №А66–6506/2019.

Кейс № 2.

Верховный суд 03.02.2020 рассмотрел дело №310–ЭС19–28047, в котором подтвердил правомерность доначисления НДФЛ по невозвращенным подотчетным суммам.

Директор компании получил в подотчет в течение 3 лет больше 20 млн рублей в подотчет. Авансовые отчеты представил на сумму всего 350 тыс. рублей. В итоге все остальное проверяющие признали официальным доходом директора.

Суд указал, что при отсутствии доказательств, подтверждающих расходование подотчетных сумм, согласно ст. 210 НК РФ указанные денежные средства являются доходом подотчетного лица. Они подлежат включению в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц. Цена вопроса – 4,5 млн рублей в виде налога, пени, штрафа. При этом инспекция не посчитала доход связанным с трудовой деятельностью, а то бы еще и взносы доначислила.

Резюмируем

Каждую ситуацию суд рассматривает с учетом конкретных обстоятельств. Чтобы подотчетные суммы у сотрудника не превратились в его доход, а компании не доначислили налог на прибыль, НДФЛ и взносы, необходимо соблюдать простые правила:

Компания должна принимать меры по возврату денег. До истечения срока исковой давности компания имеет шанс получить деньги, а значит, это не доход сотрудника.

Лучше изначально понимать цели выдачи денег в подотчет и устанавливать длительный срок, но в рамках разумного. Тогда до истечения этого срока признать суммы доходом сотрудника налоговой будет сложно.

Директорам важно научиться отличать подотчет от займа или дивидендов. Тогда и проблем будет меньше.

В качестве универсальной рекомендации — совет от древнегреческих мудрецов: «Мера во всем».

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом

Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом с 30.11.2020 изменятся. До этой даты они были строго оговорены законом и привязаны к последнему дню того временного промежутка, на который выдаются деньги под отчет. Правильно составленный, проверенный и утвержденный отчет служит основанием для принятия произведенных подотчетником затрат и формирования бухгалтерских проводок. Что и как должен проверить бухгалтер, чтобы не допустить ошибок в учете и какие нововведения коснулись авансовых отчетов, вы узнаете из этой статьи.

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

Одно из нововведений в порядке ведения кассовых операций — с 30.11.2020 отменили 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом.

Напомним, что за полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должно было отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

• после окончания периода, на который были получены средства;
• после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо было отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

• по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
• по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
• по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Порядок учета расчетов с подотчетными лицами: законодательство

В каждой компании ведется работа с подотчетными лицами. От четкой организации и налаженного документооборота зависит сохранность средств предприятия и корректность признания расходов в целях налогообложения. Эта публикация поможет вам проверить, все ли вы учли в организации выдачи и учета подотчетных сумм.

• Расчеты с подотчетными лицами
• Компенсация затрат сотруднику борьба счетов 71 и 73

Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы

Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:

• хознужды;
• покупку или оплату товаров (работ, услуг);
• командировочные расходы.

За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:

• выдачи ему денежных средств из кассы организации;
• перечисления подотчетных средств на личную карту;
• снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
• получения денежных документов из кассы организации.

Выдача денежных средств под отчет наличными

Основными документами, регламентирующими порядок выдачи подотчетных сумм из кассы предприятия, являются:

• Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У (далее — Указание ЦБ РФ N 3210-У). (далее — Указание ЦБ РФ N 5348-У).

Наличные денежные средства выдаются из кассы только на основании распорядительного документа либо по письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указание ЦБ РФ N 3210-У). Документ-основание может иметь произвольную форму, но должен содержать следующие реквизиты (Письмо ЦБ РФ от 06.09.17 N 29-1-1-0Э/20642): PDF

• фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
• сумму наличных денег;
• срок, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату и регистрационный номер документа.

Ни сроки, ни сумма выдачи под отчет Банком России не ограничиваются.

Кому выдаются денежные средства под отчет?

Денежные средства под отчет могут быть выданы работникам, заключившим с организацией трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859).

Целесообразно, но не обязательно издать Приказ руководителя со списком лиц, которым организация будет выдавать подотчетные суммы.

С 2017 года разрешено выдавать денежные средства под отчет сотруднику, не отчитавшемуся по предыдущей выданной сумме — исключен абз. 3 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У (Указание ЦБ РФ от 19.06.2017 N 4416-У).

Подотчетные суммы могут быть выданы из наличной выручки предприятия (п. 1 Указания ЦБ РФ N 5348-У).

Выдача подотчетных сумм безналичным способом

Указание ЦБ РФ N 3210-У (порядок выдачи сумм, ограничения и др.) при безналичных операциях выдачи в подотчет не применяется. К таким операциям относятся:

• перечисление средств на личную карту работника;
• снятие (оплата) с корпоративной карты организации.

• с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;
• с командировочными расходами;
• с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов.

Выпуск корпоративных карт, держателем которых может являться физическое лицо, разрешен п. 1.5, 1.6 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (далее — Положение 266-П). Положение устанавливает операции, которые можно производить с корпоративных карт:

• снятие наличных денежных средств;
• оплата расходов в целях предпринимательской деятельности, в т. ч. оплата командировочных и представительских расходов;
• иные операции, разрешенные законодательством РФ (п. 2.5 Положения 266-П).

Снятие наличных денежных средств с карты предприятия не является кассовой операцией, и действие Указания ЦБ РФ N 3210-У на нее не распространяется.

Порядок расчетов с подотчетными лицами посредством банковских карт необходимо закрепить в Учетной политике организации (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 N 03-11-11/42288). В учетной политике необходимо предусмотреть:

• способы выдачи подотчетных сумм с применением банковских карт;
• форму распорядительного документа на выдачу подотчетных сумм;
• сроки отчета по выданным суммам;
• способы возврата неиспользованных подотчетных сумм.

Также полезно издать Приказ руководителя об утверждении списка лиц, которым выдаются денежные средства под отчет и списка банковских карт, на которые указанным лицам перечисляются подотчетные суммы PDF.

• со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса не прошло месяца;
• работник не оспаривает основания и размеров удержания.

Авансовый отчет

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу после командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ РФ N 3210-У).

Авансовый отчет — документ, в котором работник отчитывается за использование аванса, выданного на выполнение поручения организации. Авансовый отчет относится к первичным учетным документам (ПУД). Бланк авансового отчета АО-1 не является обязательным к применению. Организация в Учетной политике обязана утвердить форму отчета об использовании подотчетных сумм. Это может быть АО- 1 или самостоятельно разработанная форма, которая должна содержать обязательные реквизиты ПУД.

Отчет по выданным денежным документам представляется подотчетным лицом в том же порядке, что и по денежным средствам. Форма отчета может быть аналогичной авансовому отчету или разработана отдельно.

В 1С для отчета по выданным подотчетным суммам и денежным документам используется бланк АО-1, утвержденный Госкомстатом РФ (Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55). Он отвечает всем требованиям Закона N 402-ФЗ, и утвердить именно его будет удобным для организации.

Подтверждающие документы

Кроме авансового отчета работник должен приложить подтверждающие расходы документы: товарные и кассовые чеки, билеты, посадочные талоны, квитанции БСО, путевые листы, маршрутные карты и т.п.

Все прилагаемые документы должны быть оригинальными. Если оригинал утерян, то подтвердить расходы в целях налога на прибыль может другой подтверждающий документ, например, справка перевозчика при утере посадочного талона (Письмо Минфина РФ от 27.02.2012 N 03-03-07/6, Письмо Минфина РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11) или дубликат.

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа (абз. 22 пп. 3.1 п. 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст).

Кассовые чеки

Кассовый чек будет считаться надлежаще оформленным, если он составлен не только в соответствии с требованиями Федерального закона 402-ФЗ, но имеет все реквизиты, указанные в ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» (далее — Федеральный закон N 54-ФЗ).

Кассовый чек, полученный покупателем в электронной форме и распечатанный им на бумаге, приравнивается к кассовому чеку, отпечатанному ККТ, при условии, что сведения, указанные в таком кассовом чеке, идентичны направленному покупателю в электронной форме кассовому чеку (п. 4 ст. 1.2 Федерального закона N 54-ФЗ).

В 2017 году (с 01 июля до 01 сентября) в связи с отсутствием в продаже достаточного количества фискальных накопителей ФНС РФ разъясняла, что при невозможности применения ККТ, отвечающей требованиям законодательства, организации и ИП обязаны выдавать покупателю на бумажном носителе подтверждение факта осуществления расчета между организацией (ИП) и покупателем (Письма от 26.06.2017 N 03-01-15/40115, от 14.06.2017 N 03-01-15/36887). Может ли выданный документ подтвердить расходы покупателя за данный период?

Если чек оформлен с нарушениями законодательства, то налоговая инспекция, скорее всего, будет оспаривать расходы по такому документу, учтенные при расчете налога на прибыль. Вместе с тем при отсутствии искажения сведений о факте хозяйственной жизни, а также при выполнении условий п. 2 ст. 54.1 НК РФ налогоплательщик имеет право на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Этот аргумент при необходимости можно привести контролерам или в суде.

НДС, предъявленный продавцом в чеке ККТ, не может быть принят к вычету. Списать НДС можно только в расходы, не уменьшающие налогооблагаемую базу (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Аргументы ведомства следующие:

• НДС принять к вычету можно только по счету-фактуре. Исключение — п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.
• НДС нельзя принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС, предъявленный без счета-фактуры.

Организации, готовые спорить с налоговиками в суде, могут использовать аргументы Постановления Президиума ВАС РФ от 13.05.2008 N 17718/07. В нем указано, что если при реализации в розницу продавец выдал покупателю чек ККТ установленной формы, он выполнил обязательства по выставлению счета-фактуры (п. 7 ст. 168 НК РФ). А значит, чек может заменить счет-фактуру в целях расчета НДС.

Компенсация расходов работников в интересах организации

Часто в организации возникает необходимость компенсировать работнику суммы, которые не выдавались ему авансом, а были потрачены из его личных средств на нужды компании.

Трудовой кодекс определяет «компенсацию» как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей (ст. 164 ТК РФ).

Расходы компании, при наличии деловой цели и документального подтверждения можно признать в налоговых расходах (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Компенсация работнику произведенных затрат не является его доходом и не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65).

Законодательство не регламентирует порядок компенсации затрат работников, которые использовали личные денежные средства в интересах организации. Организация сама должна в локальном нормативном акте (ЛНА) установить порядок компенсации таких затрат. В ЛНА целесообразно предусмотреть:

• цели, на которые можно делать приобретения для организации из личных средств;
• круг лиц, которые могут производить расчеты в интересах организации из личных средств;
• порядок предоставления компенсации произведенных затрат;
• форму заявления на компенсацию затрат;
• документы, которые необходимо приложить к заявлению на компенсацию затрат.

Так как на затраты, произведенные работником, аванс не выдавался, сумму нельзя признать подотчетной, и использовать счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами «не уместно (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н).

В этом случае лучше воспользоваться счетом 73.03 «Расчеты по прочим операциям» (рабочий план счетов 1С). На данном счете допускается сальдо как по дебету, так и по кредиту, следовательно, задолженность организации перед работником по такому счету отразить можно.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Федеральным законом от 29.07.2017 N 214-ФЗ в рамках эксперимента по.С 1 мая 2018 года курортный сбор планировали взимать в.Авансовые отчеты могут встречаться даже в самой маленькой организации. Сделать.Командировки за границу имеют свои особенности — большинство расходов осуществляется.

(8 оценок, среднее: 4,50 из 5)