Как правильно архивировать бухгалтерские документы
Перейти к содержимому

Как правильно архивировать бухгалтерские документы

  • автор:

Архивация документов: как правильно архивировать и вести документацию в бумажном виде: правила оформления и ведения архива, пошаговая инструкция организации работы с бумагами — ВашStorage

Создание репозитория с нуля — мучительный проект. В процессе деятельности каждая компания накапливает множество документов, которые сложно идентифицировать без систематизации. К архивированию документов привлекаются сотрудники компаний, специализирующихся на архивировании, или обращаются к специализированным компаниям, предоставляющим такие услуги.

Хранилище может быть самостоятельным подразделением компании или частью отдела управления делами.

Для целей архивирования должен быть создан журнал регистрации. В него записываются все лица, имеющие доступ к архивной информации. Всегда записывается дата выдачи и дата возврата.

Файлы хранятся в соответствии с номенклатурой, в которой они были первоначально представлены. Например, если коносамент создан в электронном виде с цифровой подписью, его не нужно распечатывать и заново заверять для хранения. В следующем разделе описано, как правильно подшивать документы в бумажной или компьютерной организации.

Зачем требуется процедура

Архивирование — это способ решить проблему хранения публикаций, упорядочить их для удобства работы и быстро найти нужный бланк. Это не только юридическое обязательство, но и практическая необходимость. В процессе деятельности компании накапливается огромное количество различных публикаций, которые со временем становится трудно просматривать.

Системы управления документами похожи, хотя существует несколько типов функциональности хранения. Ведение файлов в классе — это интенсивность работы. Чтобы соответствовать требованиям законодательства и линиям управления файлами, необходимо знать все оттенки процесса.

Правильно применяемая система налаживает производительный труд во всех подразделениях компании и позволяет выстроить эффективную экономическую деятельность.

Какие документы сдаются на хранение

Перечень изданий, подлежащих архивному хранению, утвержден приказом Федеральной архивной службы № 236 от 20 декабря 2019 г. Этот приказ определяет допустимый срок хранения, в течение которого эти экземпляры должны быть уничтожены. Весь перечень можно условно разделить на три основные группы

  • Временные — документы, связанные с приказами и распоряжениями, нормативными актами, реорганизацией компании, общением с партнерами и контрагентами. Они хранятся до 10 лет.
  • Долгосрочные — кадровые, аккредитационные, документы о начале и прекращении профессиональной деятельности, архивы документов, защита и резервное копирование данных, технические и финансовые бюллетени. хранятся более 10 лет.
  • Постоянные — законодательство, учредительные документы, реестр, каталоги продукции, прайс-листы, акты об уничтожении, номенклатура, инвентаризация, отчеты и другие публикации. Они поддерживаются в актуальном состоянии на предприятии.

«Устаревшие» издания используются до тех пор, пока не будут заморожены. Срок их службы не превышает одного года.

Как подготовить документы к сдаче

По закону, перед передачей в архив содержание должно быть подготовлено. Под подготовкой понимается обработка в соответствии с правилами. Неправильная подготовка может привести к санкциям со стороны проверяющих органов. Подготовке подлежат электронные и печатные копии. Особенности процесса зависят от типа дела.

При работе с ценными бумагами, которые постоянно хранятся в течение длительного периода времени, необходимо соблюдать осторожность. Необходимо принять меры для того, чтобы копии сохранили свою целостность и безупречный внешний вид, а также избежать случайных повреждений или кражи. Это должно быть определено с самого начала, когда документы принимаются в организации.

  • В офисах компании, в
  • В электронных хранилищах, и
  • во внешние компании.

При офисном хранении карманы должны храниться в месте, соответствующем параметрам влажности и температуры. Они хранятся на полках в специальных коробках.В случае обслуживания Ou t-O f-Office подготовка практически не требуется. Большую часть работы по архивированию выполняет компания, предоставляющая эту услугу.

Подготовка файлов к цифровому архивированию заключается в оцифровке бланков в соответствии со структурой, основанной на определенных функциях, и размещении их в системе. Это позволяет быстро найти то, что вы ищете.

Граничные сроки

В соответствии с правилами архивирования документов в организации, до сдачи в архив они хранятся в запертых шкафах или отдельных офисных помещениях. Сотрудники несут ответственность за сохранность файлов. Передача дел осуществляется по АКТу; в 2020 году были внесены изменения в сроки хранения. В зависимости от типа документа сроки следующие

  • 1 год — заявления сотрудников о предоставлении копий или информации; и
  • 3 — консенсус по обработке персональных данных, предупреждения, уведомления работников, дисциплинарные взыскания
  • 5 — о мерах по улучшению условий труда в соответствии с ключевыми документами, учетной политикой, счетами, передачей и поступлением имущества, реестром, справками, отчетами, отсрочками, реестром персонала, отчетами с участием реестра, архивными инструкциями.
  • 10-Дефекты, кредитные и заемные договоры, мобильная недвижимость, аренда, ковенанты
  • 15- Договоры о собственности, паспорта сделок, реестр
  • 45- реестр и документация по авариям и событиям; и
  • 50-75-годовые и квартальные взносы на страхование, взносы, справки 2-НДФЛ, если у работника нет лицевого счета, трудовое и гражданское право, спецоценка, трудовые соглашения, соглашения о расторжении и переводе.

Согласно правилам хранения архивных документов, срок хранения исчисляется с момента утраты силы или завершения публикации до замены расследования и решения по делу новым. Как правило, срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором закончилось использование. Если для одного и того же экземпляра установлено много разных сроков, следует выбрать максимальное значение.

Из этого правила есть исключения. Некоторые формы бухгалтерского учета, например, амортизации, охраняются с даты выбытия объекта; помните, что издания от 1 января 2003 года хранятся 75 лет. Формы с более ранними датами хранятся в течение 50 лет.

В организации существуют категории, для которых установлены особые сроки хранения документов. Такие папки помечаются соответствующим образом. ‘Постоянно’, ‘Клиринг компании’, ‘EPC’ и т.д.

Общий порядок передачи бумаг на хранение

Очень важно, чтобы перед сдачей в архив папки проверялись на правильность и соответствие номенклатуре. Недостатки устраняются сотрудником, ответственным за эти документы. Если обнаруживается, что данные отсутствуют, принимаются меры по их выявлению и восстановлению в соответствии с законодательными требованиями к архивному хранению документов.

Сдача архивариусу проводится в присутствии лица, ответственного за формирование и сохранность дел подразделения или лица, сдающего на охрану. По окончании описи на каждом экземпляре записывается номер и количество переданных копий, а также недостающие данные из номенклатуры. Процесс архивирования также является обязательным, если компания подлежит ликвидации.

За сдачу отвечает председатель ликвидационной комиссии.

Уничтожение дел

Уничтожение просроченных изданий осуществляется по специальной процедуре. Каждое подразделение составляет список объектов, подлежащих уничтожению, на основе оценки стоимости. Акт об изъятии и уничтожении включает соответствующие документы, срок действия которых истекает до 1 января текущего года.

Например, периоды преследования до января 2021 года не могут быть зарегистрированы в актах, созданных в 2021 году. Ответ на вопрос, как сдать документы в архив организации, должен быть отмечен в справке, если основные бухгалтерские и учетные документы действительно изъяты. Необходимо приложить контрольные проверки проверяющего органа по соблюдению налогового законодательства.

Публикации не могут быть изъяты только на основании номенклатуры или фондовых дел. Чтобы убедиться, что все сроки уничтожены, проверяется содержание файлов до страниц. Иногда в таких папках по неосторожности оказываются долговременные или постоянные документы.

Следует помнить, что мы несем административную ответственность за их преждевременное уничтожение. Листья уничтожаются с помощью уничтожителей, имеющих не менее трех категорий безопасности. Измельченный материал отправляется в соответствующую компанию по переработке.

Оформление обложки при смене названия

Формы в папках классифицируются в соответствии с номенклатурой. Порядок классификации документов для архивной работы соответствует определенной системе: хронологический, алфавитный, тематический, предметный или другой порядок, утвержденный компанией. После упорядочивания папок можно приступать к оформлению.

Обложка должна содержать следующую информацию

  • Название компании и структурная посылка
  • индекс папки, номер части или тома, если их много, и
  • Срок хранения: «может храниться бессрочно» и особые отметки — исключительные случаи.
  • Количество листов и срок годности тома.

Если предприятие изменило название, в скобках указывается старая версия, а ниже отмечается измененная версия. Могут быть введены внутренние приложения после последней даты. В таких случаях ниже этой строки приводится форма: «Папка содержит документы давней давности…». .

В варианте, состоящем из многих конвертов, на обложке под общим заголовком перечисляются все тома. Если вы комплектуете папки организации, а затем передаете содержимое на хранение за пределы предприятия, на обложке необходимо предусмотреть место для создания соответствующей записи. Если обложку необходимо заменить, новую обложку следует пришить к старой.

Определение законченности сводной описи

Для поддержания файла после оценки создается опись. Это отчет обо всех предметах, переданных в архивную коллекцию за 10 лет. На каждый вид дела составляется отдельная опись с последовательной нумерацией для упорядочения организации документов в деле. Она составляется ежегодно подразделением, в котором хранятся документы, по утвержденной форме.

После последней описательной записи указывается количество заголовков, их крайние номера и сведения о нумерации. К оглавлению может также прилагаться перечень сокращений и индексов. Если объем бланка небольшой, опись считается полной, если она содержит годовые модули за пять лет.

Каждый заполненный экземпляр нумеруется и имеет заключительную запись и заверение. В крупных хранилищах опись считается полной, если номер годового раздела превышает четыре цифры.

Включение электронных баз данных

Повышает эффективность работы компании. Автоматизация и ведение в цифровом виде облегчает навигацию, помогает быстро найти то, что ищешь, и снижает нагрузку на документооборот. Такие базы данных являются вспомогательными и содержат лишь часть информации, изначально сформированной в цифровом формате.

Ранее мы уже обсуждали, как можно архивировать документы в печатном формате. Хранение оцифрованной версии происходит по той же процедуре.

Электронный файл должен быть преобразован в требуемый формат и сохранен в защищенном zip-файле со всеми необходимыми метаданными; названия документов сроком до 10 лет могут храниться в информационной системе компании. Данные с более длительным или постоянным сроком хранения должны быть переданы в частное хранилище. Если данные удалены с компьютера, они составляются.

Если срок хранения формы не истек, копия не может быть уничтожена.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Федеральный закон не требует, чтобы перед созданием хранилища с нуля. 22. 10.

2004, 125-ФЗ, определить, подходит ли оцифровка или бумага. Для печатных документов должны быть созданы подходящие условия влажности и температуры, чтобы защитить их от пыли и других негативных факторов, которые могут привести к износу. Процесс создания включает в себя следующие этапы

  • Создание соответствующих корпоративных команд, и
  • обучение номенклатуре, и
  • определение условий, в которых будут храниться документы, и
  • создание папок для каждого раздела в соответствии с архивным каталогом
  • информирование сотрудников о правилах архивирования, и
  • архивирование, и
  • проведение инструктажа по инвентаризации и номенклатуре, и
  • восстановление выявленных недостатков, и
  • обучение правилам использования дискового пространства, лицензиям и ограничениям доступа; и
  • упорядочивают файлы и переплеты файлов, присваивают важные категории.

Сотрудники хранилища ведут учет вновь заказанных файлов и не принимают самостоятельных решений об изъятии экземпляров в срок хранения для отбраковки. Решение об утилизации принимает комиссия, назначенная директором, и составляется акт об уничтожении. Передача файлов на внешнее хранение не входит в компетенцию.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

  1. Сортировка документов по возрасту.
  2. Проведите инвентаризацию всех имеющихся предметов.
  3. Распределите бланки по папкам и установите обложки.
  4. Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не должны сохраняться.
  5. Заносить версии в папки.
  6. Упорядочить файлы в соответствии с выбранными органами власти. Алфавитный порядок.
  7. Издает приказ, определяющий, какие сотрудники имеют доступ к хранилищу.
  8. Ведет досье на вновь заказанные объекты.

Кому нужен архив документов организации

Государственные органы, в том числе органы местного самоуправления, городские квартиры и губернии, обязаны создавать делопроизводство (статья 13 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года). В то же время для всех организаций и предпринимателей, ведущих бизнес без регистрации юридического лица, создание досье является правом, а не обязанностью. Другими словами, для этих компаний и граждан нет необходимости иметь хранилище документов.

Однако все предприятия и частные предприниматели обязаны хранить важные документы в течение определенного периода (статья 17 Закона № 125 ФЗ). Поэтому организация архива организации напрямую связана с сохранением документов и является обязательной для всех бухгалтеров и сотрудников.

Следует отметить, что небрежное обращение с архивными документами является административным правонарушением для индивидуальных предпринимателей, работников и компаний (ст. 27 Закона № 125 ФЗ). Штраф составляет от 1 000 рублей для граждан, от 3 000 рублей для работников и от 5 000 рублей для организаций (раздел 13. 20 КОАП РФ).

Основные правила архивов организаций

Архивные документы — это любые средства, содержащие информацию, представляющую ценность для человека, общества или государства. Другими словами, это специализированные документы, которые важны для сохранения в будущем. Они должны иметь конкретную информацию, которая их идентифицирует (статья 3 закона 125 фз).

Перед тем как организовать файл документов, важно ознакомиться с действующей нормативной базой.

  • Основным документом является Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
  • Виды документов и сроки их хранения утверждены приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года («Перечень»).
  • Указания по применению Перечня содержатся в распоряжении Росархива от 20 декабря 2019 г.237 (далее — распоряжение № 237).
  • Правила создания Архивного фонда утверждены приказом Министерства культуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — Правила № 526).
  • Образец правил учета указан в приказе Росалхива № 42 от 11. 04. 2018 года.

Архив получает, регистрирует и хранит документы компании вместе с соответствующей информацией. Помимо этих обязанностей, сотрудники архива должны выдавать документы по письменному запросу сотрудника или инспектора. Однако во многих случаях архивисты предоставляют унифицированные выписки и справки.

Хранение документов в архиве организации

Одним из основных этапов подготовки к созданию архива является определение описи документов компании и сроков их хранения; в каталоге Росархива содержатся все типовые формы документов с указанными сроками хранения.

Обратите внимание: документы, хранящиеся более 10 лет (пункт 2. 3 Правил № 526), должны быть представлены. Если срок по номенклатуре небольшой, то они хранятся у специалистов структурного подразделения до истечения срока хранения. После этого они уничтожаются актом экспертной комиссии.

Директива № 237 строго определяет сроки хранения различных документов. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение о преждевременном уничтожении документации или сокращении срока хранения. В противном случае инспекторы могут наложить административное взыскание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 ЗоЗПП).

Решения о продлении срока хранения документов допускаются, но только специальным комитетом экспертов и руководителей. Некоторые документы в каталоге имеют знак ЭПК. Если они имеют важное значение для организации, эксперт может установить новый срок хранения.

Законы, нормативные акты, коллективные договоры, списки сотрудников, годовые отчеты, протоколы собраний сотрудников, документы, связанные с реорганизацией и ликвидацией, и приказы о проведении работ хранятся постоянно. В документах ключевых сотрудников должны быть сделаны отдельные ссылки. Уволенные работники должны проработать 75 лет или 50 лет.

В первом случае речь идет о документах, оформленных до 1 января 2003 года, во втором — после этой даты (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Период хранения начинается ежегодно после года, в котором закрыты записи, или года, в котором завершены книги/регистры. По истечении определенного срока архивариус передает оригиналы документов на хранение в Национальный архив. Срок временного хранения таких документов в организации обычно определяется по договоренности с муниципальным (региональным) архивом.

Правила учета дел

Документы хранятся в архиве организации в строгом соответствии с правилами Министерства культуры. Документы делятся на три вида: документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу уволенных работников. Они регистрируются и хранятся отдельно друг от друга.

В приложении к Постановлению № 526 содержится образец всех обязательных документов, используемых в деле. Это книги поступления и выбытия дел, учетные листы, опись и ее реестр, листы номенклатуры и разделов.

Каждой папке присвоен учетный номер для облегчения поиска и систематизации томов. При каждом перемещении документа архивариус делает запись в журнале учета. Раз в год данные необходимо обобщать и составлять отчет об управлении архивом. Ответственное лицо должно определить, были ли утеряны какие-либо файлы и каков их статус.

Пошаговый алгоритм организации архива

  1. Составьте регламент, регулирующий правила архивирования в организации (в соответствии с приказом Росалкогольрегулирования № 42 от 11 апреля 2018 года). Убедитесь, что ответственные за архив и те, кто непосредственно участвует в его работе (например, сотрудники, отвечающие за подшивку документов), ознакомлены с местными нормативными актами.
  2. Назначьте хранителя дел, который будет их упорядочивать. В небольших организациях эту функцию может выполнять секретарь или представитель отдела кадров. Скачать образец приказа можно здесь.
  3. В крупных компаниях с большим штатом сотрудников целесообразно создавать отдельные организационные подразделения и должности архимандритов. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Скачать образец архимандритового трудового договора можно здесь.
  4. Подготовьте должностную инструкцию для новой должности с подробным описанием ваших прав и обязанностей. Скачать образец должностной инструкции можно по этой ссылке.
  5. Издайте приказ о создании экспертной комиссии для оценки документа. Затем ежегодно собирайте ОВОС. Скачать образец приказа можно здесь.
  6. Комиссия проводит инвентаризацию и определяет ценность документа и срок его хранения, основываясь на информации из справочника Росархива.
  7. Для создания файла документа создается организационная номенклатура на основании акта проверки.
  8. Утвердите график передачи файлов в дела.

О правиле смены сотрудников при внесении новых представлений читайте в статье.

Важно: в перечне указаны общие формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и идентифицировать его по номенклатуре. Срок хранения упоминается в качестве введения к перечню справочника.

Как создать электронный архив документов

Электронный документооборот уже давно используется для внутренних и внешних деловых коммуникаций. Однако оцифровка архивных фондов еще не получила широкого распространения.

Организационные электронные файлы формируются по тем же правилам, что и печатные файлы. Однако существуют некоторые оттенки, связанные с особенностями цифровых носителей.

  • Как и бланки, электронные файлы передаются по переписи. Однако вместо количества листов указывается размер файла в МБ.
  • Вся информация записывается на двух копиях: одна на основном диске, другая на рабочем. Рекомендуется хранить отдельные копии на разных типах носителей.
  • Архивисты ведут отдельную книгу для контроля поступления и обработки электронных файлов. В этой книге, помимо основных записей, заполняется колонка «Формы / типовые формы».
  • Организациям необходимо приобрести отдельную технологию для просмотра и копирования документов и выбрать соответствующую программу. Одним из таких продуктов является, в частности, продукт фирмы «1С» — «1С:Архив».

Внимание. Министерство цифровой экономики планирует выпустить единую платформу электронного хранения файлов (ЕЭХД) в конце 2022 года. Это позволит усовершенствовать процесс учета и передачи файлов и их хранения из сервиса в Госархив.Практика использования единой платформы ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса ЭДО «Дело».

Хранение документов бухгалтерского учета

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

По общему правилу обработанные первичные документы, которые относятся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Хранить документы, поступающие в бухгалтерскую службу, создаваемые и накапливаемые в ней, имеющие различное целевое назначение, нужно в соответствии с нормами статьи 29 Закона № 402-ФЗ.

  1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами фирмы государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
  2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
  3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изме­нений.
  4. При смене руководителя фирмы должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется фирмой самостоятельно.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны хра­ниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер фирмы.

В зависимости от срока хранения документов различают виды хранения:

  • текущее (временное);
  • архивное.

Текущее (временное) хранение означает, что документы исполнены, но в определенных обстоятельствах они снова могут понадобиться для изучения, уточнения или повторного рассмотрения. Хранение документов, снятых с текущего учета, именуют архивным.

Передача документов в архив

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (его раздел 6), утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В зависимости от объема документов архивом может быть как самостоятельное структурное подразделение фирмы, так и подразделение в составе службы делопроизводства (канцелярии, секретариата). Это следует из пункта 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Архив фирмы комплектуется делами постоянного и временного (свыше 10 лет) хра­нения.

Архив можно формировать и на электронных носителях. Поэтому, если документы храните в электронном виде, и архив создайте электронный. Порядок сдачи в архив электронных документов приведен в пунктах 2.30–2.35 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 года № 526.

Электронные документы фирмы сдают в архив только после того, как их перестают использовать в оперативной работе. Чтобы отобрать документы на электронных носителях, создайте экспертную комиссию. При отборе электронных документов, которые передаются
на архивное хранение, экспертная комиссия руководству­ется следующими критериями:

  • значимость, полнота (завершенность) документов;
  • аутентичность (полнота и достоверность) документов;
  • отсутствие дублирования информации в документах.

Передавать текстовые электронные доку­менты для хранения в архив фирме следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет нужно проверять, в каком состоянии находятся носители электронных документов и могут ли воспроизводиться сами документы.

Документы могут быть переданы также по договору на хранение в государственный или муниципальный архив.

Сроки хранения исчисляют с 1 января года, следующего за годом, в котором документ исполнен (дело закрыто в делопроизводстве, личное дело окончено на основании приказа об увольнении). Например, если документ составлен в 2016 году, то срок хранения начинает исчис­ляться с 1 января 2017 года. Из этого правила есть исключения.

Во-первых, это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения нужно определять с даты последней записи в них. Во-вторых, документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них исчисляется с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России
от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Предельный срок хранения документов, которые содержат информацию о персональных данных сотрудников фирмы, составляет 75 лет со дня создания (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Это трудовые договоры и служебные контракты, трудовые соглашения, гражданско-правовые договоры, личные карточки, невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дип­ломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения). Федеральным законом от 2 марта 2016 года № 43-ФЗ уточнено, что 75-летний срок хранения документов по личному составу относится к документам, созданным до 2003 года. Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения документов по личному составу составляет 50 лет со дня создания.

Приказы, касающиеся дисциплинарных взысканий, ежегодных оплачиваемых отпусков, учебных отпусков, дежурств и кратко­срочных командировок, хранят не менее пя­ти лет.

Документы, которые подтверждают исчисление и уплату страховых взносов во внебюджетные фонды, фирма-страхователь должна хранить шесть лет.

После истечения предельного срока хранения документов они подлежат уничтожению.

Уничтожение документов

Когда срок хранения документов истекает, их следует уничтожить (п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документировать уничтожение документов выгодно для самой фирмы. Ведь акты об уничтожении могут понадобиться при проверках или судебных делах, если у фирмы потребуют представить какие-либо документы.

Выбирает документы для уничтожения экспертная комиссия. В экспертную комиссию могут входить сотрудники фирмы (секретарь, бухгалтер, делопроизводитель и др.).

Уничтожение выбранных документов нужно оформить актом. В акте напишите реквизиты всех документов. Однородные документы можно указывать под общим заголовком. Отметьте крайние даты однородных документов. Например, «авансовые отчеты за 2009 г., крайние даты – 20.01.2009–01.12.2009».

Особенности архивирования документов в организации

Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению. Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации.

Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения. Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет. Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв. Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией?
Посмотреть ответ

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  • документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
  • если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  • структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  • если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  1. Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  2. Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  3. Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  4. Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  5. Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  • индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  • заголовок;
  • число единиц хранения;
  • срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  • примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  • документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
  • одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

  • срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
  • текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Нужно ли привлекать специалистов со стороны

Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  • объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  • организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
  • документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно! Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

Правила хранения документов бухгалтерского учета

Требование хранить документы бухучета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, закреплено в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. При этом под правилами архивного дела подразумевается прежде всего утвержденный Росархивом перечень документов и сроков их хранения (приказ от 20.12.2019 № 236, вступил в силу 18.02.2020).

ВАЖНО! С 2022 года применяется ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который также устанавливает основные правила хранения первичных учетных документов в целях бухгалтерского учета.

Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 5 года.

Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, установленной п. 1 или п. 2 ст. 120 НК РФ. А в случае искажения налоговой базы вам грозит.
Подробнее об ответственности читайте в КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ бесплатно.

В ряде федеральных законов также содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:

  • подтверждающие права ООО на числящееся на его балансе имущество;
  • внутреннюю документацию хозобщества;
  • документы по эмиссии ценных бумаг;
  • иную документацию, необходимость хранения которой оговорена федеральными законами, уставом хозобщества, локальными актами компании.

В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:

  • документы, подтверждающие права компании на активы, которые числятся на ее балансе;
  • вся внутренняя документация;
  • годовая отчетность и другие документы бухотчетности;
  • документы бухучета;
  • другая документация, об обязательном сохранении которой указано в уставе и/или локальных актах.

Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».

Граничные сроки хранения документов

В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.

Согласно информации из перечня Росархива:

  • приказы и распоряжения по основному виду деятельности должны храниться постоянно, по личному составу — до 75 лет, по хозяйственным и административным вопросам — до 5 лет;
  • штатное расписание — постоянно, а должностные инструкции и штатно-списочный состав — до 75 лет;
  • соглашения о передаче прав на результат, полученный от интеллектуальной собственности — 5 лет после истечения срока действия договора;
  • документы, которые готовятся для получения лицензии, — до 5 лет, а сами лицензии — постоянно;
  • документация о передаче активов в доверительное управление — 10 лет;
  • документы по операциям с ценными бумагами — до ликвидации организации;
  • документы по хозяйственной деятельности — 3–5 лет;
  • дела по архивному хранению документов — постоянно;
  • годовые статистические отчеты, сметы — постоянно;
  • документация о долгосрочном кредитовании и инвестдеятельности — постоянно;
  • отчеты по выполнению госзаказов — постоянно;
  • сводная (годовая) бухгалтерская отчетность — постоянно;
  • декларации по всем видам налогов — 5 лет и т. д.

Полный справочник сроков хранения документации вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.

О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.

Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.

Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:

  • Документы, сопровождающие сделку по оприходованию амортизируемых активов, хранятся еще 4 года после того, как имущество было списано с баланса в результате ликвидации/отчуждения (основание — ст. 23 НК и письмо Министерства финансов от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270).
  • Первичная документация по убыточному периоду работы компании должна храниться весь тот промежуток времени, пока результаты убыточной деятельности используются для снижения налога на прибыль (основание — ст. 283 НК и письмо Министерства финансов от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
  • Первичка, необходимая для списания безнадежной задолженности дебиторов, должна храниться еще 4 года после того, как задолженность была признана безнадежной. При этом срок хранения продлевается, если срок давности по обязательствам дебиторов был прерван и начал отсчитываться заново (основание — подп. 2 п. 2 ст. 265 НК и ст. 203 ГК РФ).

Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).

Особенности хранения различных бухгалтерских документов

Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.

В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.

Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.

Информация о хранении кадровой документации содержится в статье «Каков срок хранения кадровых документов в организации?».

Где следует хранить документы бухучета?

Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).

ВАЖНО! Положение ФСБУ 27/2021 об обязательности хранения документов и баз документов исключительно на территории РФ вступает в силу с 01.01.2024 г. Подробнее об этом мы писали в статье.

Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как подготовить документы к сдаче в архив?

Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.

Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:

  • составление описи;
  • нумерация страниц и сшивание дела;
  • оформление обложки.

Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.

Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.

Подробности о порядке уничтожения документации вы найдете в нашей статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов, среди которых можно выделить Закон о бухучете, ФСБУ 27/2021 и Налоговый кодекс РФ. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) чревато доначислением налогов и наложением штрафов.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *