Как заполнить служебное задание в командировку образец

Служебное задание на командировку (форма Т-10а)

Что вообще считать командировкой? Обычно так называют поездку сотрудника по распоряжению работодателя для выполнения служебных задач вне основного места работы. Именно такое определение дает 166 ст. ТК РФ. При этом если сама работа носит разъездной характер, то она командировкой не признается и не требует соответствующего документального оформления.

Поездка сотрудника по поручению руководства в пределах города, в котором расположена компания, командировкой не является, даже если занимает полный рабочий день. Это мнение специалисты Минтруда выразили в Письме от 28 февраля 2023 г. № 28-2/В-578.

Командировки имеют определенный срок и конкретные цели. Если сотрудника отправляют в такую поездку, значит, того требуют нужды предприятия. Соответственно, руководитель обязан донести эту информацию до командируемого работника: поставить перед ним задачи, оговорить сроки.

Закрепление этих важных сведений в письменном виде выгодно обеим сторонам. Сотрудник четко осознает возложенные на него трудовые обязанности, а работодатель получает право требовать по возвращении командируемого отчета о его работе.

Как правильно оформить командировку, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

Документом, в котором прописываются сроки и задачи деловой поездки, как раз и является служебное задание на командировку.

Что представляет собой служебное задание на командировку?

Служебное задание на командировку – это бланк, содержащий исчерпывающую информацию о деловой поездке. Здесь прописываются задачи и цели мероприятия, указываются конкретные сроки, заполняется информация по командируемому сотруднику и принимающей компании.

Причем все действия, которые должен произвести работник, расписываются в бланке подробно: проведение переговоров, оказание услуг консультационного характера, заключение договора на техническое обслуживание и т. д. Частично эта информация дублирует сведения, фигурирующие в Приказе о направлении в командировку. Но в служебном задании задачи представлены более детализированно.

Существует унифицированный бланк служебного задания – форма Т-10а. Она утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Важный момент: внешний вид служебного задания строго не регламентирован. Это значит, что работодатель вправе создать собственную форму документа, которая наиболее полно соответствует целям и задачам его компании. Сведения о таком самостоятельно сформированном акте должны быть прописаны в Учетной политике.

Но на практике часто используется именно унифицированный бланк Т-10а, так как он обладает вполне логичной и удобной структурой.

Единственный минус формы, который нередко выделяют, – это слишком узкие поля для описания служебных задач и отчета по командировке. Особые неудобства взывают случаи, когда формулировки целей и итогов поездки довольно объемны.

Служебное задание на командировку: обязательно или нет?

Служебное задание на командировку: обязательно или нет оформлять этот документ? Однозначного ответа на этот вопрос не существует.

Обратимся к тексту постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 года № 749. В этом акте перечислены документы, обязательные для оформления командировки. Это следующие формы:

• Приказ о направлении сотрудника в командировку;
• Авансовый отчет.

Как видно, в законодательстве нет норм, которые обязывали бы работодателя оформлять командировочное задание.

Тем не менее на практике имеет смысл заполнять форму Т-10а или самостоятельно разработанный документ аналогичного содержания. Особенно это важно в тех случаях, когда командировка планируется длительная и перед сотрудником ставится множество целей и задач. Так и самому командируемому, и его начальству будет легче контролировать выполнение трудовых обязанностей.

Важный момент: в локальных нормативных актах фирмы может быть прописана обязанность оформления листа служебного задания. В таком случае его отсутствие будет рассматриваться как нарушение, несмотря на то что законодательство не причисляет документ к списку обязательных.

Заполняем служебное задание на командировку

Кто же заполняет служебное задание на командировку? В каждой организации этот вопрос решается по-своему. Где-то документ оформляет бухгалтер, где-то – сотрудник отдела кадров, где-то – начальник структурного подразделения или сам руководитель. В любом случае это должен быть человек, хорошо знакомый с нюансами предстоящей поездки и четко осознающий ее цели и задачи.

Отчетную часть бланка обычно заполняет сам сотрудник, который пребывал в деловой поездке. Иногда этим занимается его непосредственный руководитель, который вправе делать выводы о результатах командировки. В любом случае лист служебного задания согласовывается с директором и утверждается им.

Рассмотрим подробнее, как оформить служебное задание на командировку.

Акт состоит из следующих полей:

• шапка – здесь фигурирует название, номер и дата составления формы, а также полное наименование организации;
• сведения о командируемом – указываются его Ф. И. О., табельный номер, должность, место работы;
• сведения о командировке – прописываются данные принимающей фирмы (место ее нахождения, наименование), указываются сроки поездки (с выделением периода без учета времени в пути), вписывается основание командировки (обычно это распоряжение, приказ или служебная записка);
• информация о задачах командировки – в этой части, представленной в виде таблицы, подробно расписываются стоящие перед командируемым цели;
• отчетная часть – здесь командированные отчитываются об исполнении возложенных на них трудовых обязанностей;
• подписи – служебное задание подписывает сам сотрудник, руководитель структурного подразделения, в котором он трудится, а также руководитель компании.

Таким образом оформляется служебное задание на командировку. Образец поможет лучше понять правила и особенности заполнения этого документа.

Итоги

Итак, служебное задание на командировку – это документ, в котором содержатся подробные сведения о целях и сроках служебной поездки. В этом же бланке сотрудник отчитывается о проделанной работе. Законодательно обязанность составления командировочного задания не закреплена, но эта норма может содержаться в локальных нормативных актах компании. Существует унифицированный бланк служебного задания – форма Т-10а. Однако работодатели вправе разрабатывать собственные формы, наиболее полно соответствующие специфике работы их компании.

Служебное задание на командировку — образец

Служебное задание с незапамятных времен выступало обязательным звеном цепочки оформления командировочных бумаг: на его основе издавался приказ, вслед за которым появлялось командировочное удостоверение – с ним сотрудник фирмы отправлялся в служебную поездку.

Основная информация, отражаемая в служебном задании, – цель командировки. Ее заполняют перед отправкой сотрудника в поездку. После выполнения служебного поручения оформляется вторая часть документа с названием «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», из содержания которой делается вывод об эффективности служебного путешествия сотрудника фирмы и обоснованности командировочных расходов.

Такой механизм до 2015 года позволял документально отследить каждый шаг командированного работника и подтвердить расходы, что соответствовало требованиям закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Для целей налогового учета это было не менее важно – контролеры тоже не обходили вниманием степень полноты «командировочного» пакета документов.

ВАЖНО! Обязанность оформлять служебное задание была закреплена в п. 6 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Эту налаженную и проверенную годами систему оформления и сбора «командировочного» комплекта бумаг нарушило постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, внесшее корректировки в Положение о командировках.

В результате с января 2015 года из вышеуказанного «командировочного» комплекта исчезли все звенья (кроме приказа), включая служебное задание.

Альтернативный вариант

Исчезновение служебного задания из текста Положения о командировках совсем не означает, что бумагу с таким названием необходимо исключить из внутрифирменного документооборота.

Для оформления командировки по-прежнему можно использовать всю вышеописанную документальную цепочку. Единственное ограничение: статус «командировочного» пакета документов изменился – он больше не может служить официальным подтверждением ни факта служебной поездки, ни понесенных в связи с этим расходов.

Выйти из положения в этой ситуации поможет простой прием – можно модифицировать приказ о направлении сотрудника в командировку (унифицированной ф. Т-9), включив в него строку «Цель командировки».

С формой основного документа, отправляющего работника в командировку, знакомьтесь на нашем сайте: см. материал «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Но следует соблюсти условие: разработанная собственными силами форма приказа должна быть закреплена локальным актом, например внутрифирменным Положением о командировках (ч. 1 ст. 8 ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для оформления командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении можно применять унифицированные формы № Т-10 и №Т-10а (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1) или формы, самостоятельно разработанные работодателем.

Скачать бланк Т-10 можно в начале начей статьи или в материале «Унифицированная форма №Т-10 — бланк и образец».

Для принятия решения о том, нужно ли вам оформлять служебное задание на командировку, советуем изучить несколько мнений. Авторитетное мнение экспертов К+ смотрите в Путеводителе по кадровым вопросам, получив бесплатный пробный доступ .

Как заполнить служебное задание

Если фирма решила не отказываться от привычного набора командировочных документов и предусмотрела их форму во внутреннем локальном акте, порядок оформления служебного задания будет содержать следующие этапы:

• получить решение руководителя о направлении сотрудника в командировку;
• заполнить гр. 1–11 табличной части служебного задания;
• ознакомить сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, с его заданием и целью командировки.

Обычно для оформления служебного поручения применяется унифицированная форма Т-10а, основная часть которой представлена таблицей из 12 граф.

Венчает форму общая информация: наименование фирмы, номер и дата служебного задания. На центральном месте этого одностраничного документа расположена информация о сотруднике, отправляющемся в служебную поездку (Ф. И. О., табельный №, место работы и должность). Графы 3–8 посвящены непосредственно командировке: они включают наименование пункта назначения и срок командировки (даты начала, окончания и ее длительность).

Графа 9 предназначена для указания организации-плательщика. В большинстве случаев таковой является сама фирма, чей сотрудник направляется в командировку. В отдельных ситуациях специалисты фирмы могут выезжать в командировки по просьбе (заявке) сторонних контрагентов (заказчиков), тогда возмещение командировочных расходов может возлагаться на заказчиков (это условие оговаривается в договоре).

Графа 10 «Основание» заполняется реквизитами приказа (распоряжения) руководства о командировке или в ней может присутствовать формулировка «План командировок» (если поездка осуществляется по плану).

Заполненная графа 11 описывает задание (цель) служебной поездки, и на этом оформление служебного задания останавливается до момента возвращения командированного сотрудника к месту постоянной работы.

Впоследствии служебное задание заполняется уже самим сотрудником – в графе 12 ему необходимо кратко отчитаться о проделанной в командировке работе.

Завершает процесс заполнения служебного задания подписание этого документа работником и руководителем, а также заполнение строки «Заключение о выполнении задания». В указанной строке руководитель дает оценку проделанной сотрудником в командировке работе.

Образец служебного задания смотрите на нашем сайте.

Считается ли прогулом невыход на работу после возврата из командировки раньше установленного срока, узнайте в консультации эксперта Роструда, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.

Итоги

Служебное задание на командировку состоит из двух частей – поручения руководства и отчета сотрудника о его выполнении. Документ стал носить необязательный характер с 2015 года, но может применяться для внутренней внутрифирменной отчетности.

Служебное задание на командировку

Общие сведения о том, как заполняется служебное задание

Служебное задание оформляется по унифицированной форме Т-10а и заполняется в два этапа:

1. Шапка, столбцы 1-11. Бланк заполняется до издания приказа о направлении работника в рабочую поездку (как правило, этим занимается сам работник);
2. Столбец 12. Форма заполняется после возвращения сотрудника (на этом этапе форму заполняет, как правило, руководитель).

Образец служебного задания на командировку

Рассмотрим поэтапно заполнение этого документа.

Первый этап. Создание служебного задания

Заполняем шапку. Вписываем в документ полное наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

После этого присваиваем документу порядковый номер. Проставляется текущая дата.

Здесь требуется сделать небольшое отступление и пояснение. Дело в том, что в различных организациях способы нумерации различаются. Но мы рекомендуем придерживаться правила: у служебного задания и приказа о командировании реквизиты должны быть одинаковыми. Во-первых, это позволит избежать путаницы и лишней работы. А во-вторых, они неразрывно связаны между собой, одного без другого не бывает, и в этом плане такая нумерация обоснованна.

Записываем фамилию, имя и отчество направляемого в командировку сотрудника и его табельный номер.

Теперь переходим к заполнению основных столбцов.

В первый столбец вписывается наименование структурного подразделения командируемого работника.

Во второй вписывается должность этого сотрудника.

В третий заносится наименование страны и города назначения.

В четвертый — краткое наименование организации, в которую мы отправляем нашего работника.

В пятый заносим сведения о дате, когда сотрудник уезжает в командировку.

В шестой заносится дата окончания деловой поездки.

В седьмом ставим общее количество дней поездки.

В восьмом столбце указываем количество дней поездки без учета времени в пути (если сотрудник отправляется из Санкт-Петербурга в солнечный Сыктывкар на поезде, время, которое он проведет в пути, следуя туда и обратно, составит пять дней, если на самолете, то по 2 часа туда и обратно).

В девятый записываем сведения об организации, которая оплачивает командировку.

В десятый — сведения о документах, послуживших основанием для командирования (план или докладная записка).

В одиннадцатый столбец кратко, но емко записываем цель деловой поездки.

После заполнения указанных столбцов руководитель подписывает документ, знакомит с ним сотрудника и направляет в кадровое подразделение для подготовки проекта приказа о командировании. Кадровики готовят приказ и подписывают у руководителя организации оба документа.

Вот так выглядит образец заполнения служебного задания для направления в командировку, по возвращению из которой наступает второй этап заполнения.

Алгоритм второго этапа

После возвращения работника из служебной поездки руководитель выясняет, удалось ли достичь целей командировки.

Вопрос, кто заполняет 12-й столбец, решается по согласованию с начальником. Работник может сам написать, выполнена ли поставленная задача, как и в каком объеме. Все отметки заносятся в бланк командировочного задания.

Начальник в соответствующей графе документа делает заключение о результатах поездки, подписывает и сдает отчет в кадры, после чего планирует новые перспективные цели и задачи либо формулирует объяснения причин неудачной командировки вышестоящему начальству.

Служебное задание на командировку в 2023 году: подробности оформления

Служебное задание на командировку в 2023 году оформлять совсем не обязательно. Можно отправить сотрудника в служебную поездку без составления различных документов, на основании приказа по организации. Однако, опытные специалисты по кадрам находят это неудобным и предпочитают составлять все документы, поскольку только это гарантирует порядок и освобождает от возможных претензий проверяющих органов. Мы изучили все нюансы оформления командировок и готовы поделиться с читателями.

Понятие служебной командировки закреплено в статье 166 Трудового кодекса РФ . Законодательство определяет, что это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Отправка работника в командировку дело не такое простое, как может показаться на первый взгляд. Это только кажется, что в коммерческой организации директор одним своим словом может отправить любого сотрудника хоть на Колыму, если вдруг ему покажется, что там можно заключить выгодный контракт. На самом деле необходимо все оформить документально, иначе получится не служебная поездка, а отпуск за счет средств компании, причем из прибыли. Ведь ФНС не позволит отнести на расходы затраты по неправильно оформленной командировке. Именно поэтому к оформлению всех документов необходимо подойти максимально ответственно и лучше оформить какие-либо «лишние» бумаги, чем не оформить нужные. Но, обо всем по порядку.

Типы командировок и виды документов для их оформления

Хотя на первый взгляд все поездки по работе одинаковы, их все равно можно разделить на два типа:

• внеплановые;
• запланированные.

Очевидно, что если обозначилась срочная производственная необходимость и какому-то сотруднику необходимо ехать и спасать ситуацию, то тут не до составления лишних документов. В этом случае можно обойтись минимальным набором и направить работника на основании приказа по организации (в котором все равно нужно изложить цель поездки). Это вполне допустимо, ведь служебное задание на командировку в 2023 году можно и не составлять. Об этом, в частности, сказано в Положении, утвержденном постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014 г.). Кроме служебного задания необязательным стало также командировочное удостоверение, а срок поездки теперь можно определять на основании проездных документов.

Такой документальный минимализм не очень удобен, поэтому большинство работодателей предпочитают все же оформлять документы, особенно, если поездка запланирована и никакой спешки в ее подготовке нет. В этом случае непосредственный руководитель будущего командированного работника должен составить для него задание или написать служебную записку, на основании которых и будет издан приказ о командировке. Существуют унифицированные бланки этих документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 , поэтому вполне можно использовать их или разработать свои бланки, с учетом индивидуальных особенностей организации.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:

Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил. Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:

1. Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
2. Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере «к» означает документацию по командировкам.
3. Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
4. Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
5. Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командируемого сотрудника, а во втором — его должность.
6. Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
7. Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на котором сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
8. Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
9. Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
10. Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
11. После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.

На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.