Какие инструменты понадобятся для проведения традиционного хронометража

Хронометраж рабочего времени: правильное проведение и методы интерпретации

Хронометраж рабочего времени — это процесс и результат замера временных затрат на выполнение сотрудником различных операций в течение его смены (рабочего дня). Его проведение и методы являются определяющими для получения четкой и достоверной картины, которая будет действительно полезной и поможет руководителю принять верные управленческие решения.

Полученный хронометраж может быть использован для оценки производительности сотрудников, выявления нарушений трудового распорядка и слабых мест в производственном процессе, а также для проверки эффективности ранее введенных распоряжений. Но для его реальной информативности должен либо строго соблюдаться процесс точного и непредвзятого сбора данных, либо — что более предпочтительно — должна быть применена современная автоматизация.

Автоматизированное построение хронометража

Точный и непрерывный сбор данных без отрыва от работы

Система Bitcop осуществляет непрерывный скрытый мониторинг деятельности сотрудников, отображая последовательность их действий с точностью до секунды. Ненавязчивое наблюдение и подробное фиксирование — залог получения четкой и достоверной картины для последующего анализа.

Результатом проведенного хронометража рабочего времени является описание последовательности действий (операций) сотрудника с указанием времени начала и времени окончания каждого действия. При этом точка окончания каждой операции должна являться точкой начала следующей (в пределах рабочего дня). Необходимо фиксировать все: регламентированный отдых, простои по производственным причинам и время, потраченное на решение личных (не предусмотренных трудовым договором) вопросов. Только так хронометраж рабочего дня сможет ответить на самые острые вопросы по оптимальному использованию оборудования, загрузке рабочих мощностей, продуктивности сотрудников и выявлению затрат рабочего времени, которые можно и нужно сократить для повышения производительности труда.

Методы получения хронометража рабочего дня

Для проведения хронометража может использоваться ручной или автоматический метод сбора информации. Ручной метод не требует вложений в автоматизированные системы фиксации данных и подходит для персонала, который не работает за компьютерами, но обладает рядом особенностей:

• Перед началом замеров должен быть выпущен приказ, в котором будут описаны цели и задачи предстоящего мониторинга, список проверяемых и проверяющих лиц, период и способ его проведения.
• Следует подготовить бланки для фиксации информации. Не нужно забывать, что они являются документами, поэтому помарки и исправления в них не приветствуются.
• Необходимо подобрать и проинструктировать лиц, которые будут проводить мониторинг. Желательно, чтобы в их роли выступали средние специалисты: новички не смогут уловить тонкости работы при смене операций, а умудренные опытом сотрудники способны вызвать негативный психологический эффект от наблюдения со стороны всезнающего человека, который подмечает малейшие недостатки.
• Данный метод скорее подходит для разового или периодического мониторинга. На постоянной и непрерывной основе его использовать невозможно.

Основные минусы ручного метода получения хронометража рабочего дня заключаются именно в факте присутствия наблюдателя. Он может не учесть и не отразить все действия сотрудника вследствии невнимательности или заинтересованности, заполнить бланки неточно (человеческий фактор). Кроме того, сотрудник, над которым осуществляется мониторинг, способен на протяжении этого периода действовать не так, как в привычных условиях, демонстрируя более высокую продуктивность, чем обычно, чтобы произвести положительное впечатление. В этом случае составленный хронометраж не позволит выявить реальные проседания в производительности, вовремя узнав о которых, руководитель мог бы принять верное управленческое решение. Наконец, это значительная психологическая нагрузка и отрыв от повседневного рабочего процесса как для наблюдателя, так и для наблюдаемого.

Как провести хронометраж автоматически?

Многие организации, заинтересованные в получении точной информации о производственном процессе сотрудников, работающих на персональных компьютерах, выбирают второй способ построения хронометража рабочего дня — автоматизированный мониторинг с использованием систем учета рабочего времени. Несмотря на первоначальные вложения во внедрение такой системы или в заключение договора на ее использование в облачном сервисе, автоматизированный мониторинг позволяет в скором времени окупить эти затраты за счет выявления и устранения слабых мест в производственном процессе. Если деятельность большинства сотрудников предприятия связана с персональным компьютером, а хронометраж желателен не периодический, а постоянный, то автоматизированная система — к примеру, Bitcop — станет оптимальным решением.

Плюсы автоматизированного подхода к построению хронометража рабочего дня:

• Более точное измерение временных интервалов;
• Независимость от наблюдателя (даже если сотрудники осведомлены о мониторинге, агент Bitcop никак не проявляет себя и не мешает повседневной работе);
• Значительно более подробные сведения о программном обеспечении, с которым ведется работа (при ручном построении хронометража часть запускаемых программ может быть не отражена в документе).

Все это позволяет получить больше информации о реальном ходе рабочего процесса и причинах простоев или недостаточно продуктивной работы. Графики и отчеты, формируемые Bitcop, могут быть сохранены в общепринятые форматы или распечатаны для визуального анализа и приобщения к документообороту организации. Внедрение постоянного мониторинга с построением хронометража и иных отчетов (которых в арсенале Bitcop немало) — это большой шаг к повышению эффективности рабочего процесса в целом.

Образец заполнения таблицы хронометража на примере Bitcop

Результатом проведенной фиксации действий сотрудника является документ (таблица, список или график) с их хронометражем и кратким описанием с момента начала рабочего дня и до его окончания. Установленная форма этого документа отсутствует, каждая организация вправе разработать и использовать тот шаблон, который будет наиболее полно отвечать ее потребностям. Логически необходимые поля в шаблоне — это время начала каждого этапа деятельности (одновременно являющееся временем окончания предыдущего этапа) и краткое описание этого этапа.

При визуальном мониторинге и ручном заполнении время может выставляться округленно и приблизительно, а сведения о действиях сотрудника могут быть скудны — особенно, если описывается работа за ПК (наблюдатель с малой долей вероятности станет отражать каждое посещение поисковой системы, проверку электронной почты и открытие файла). Таблица хронометража, которая автоматически заполняется посредством Bitcop в рамках построения отчета «Хронометраж рабочего дня», демонстрирует совсем другую картину. Проанализировав скриншот результатов отчета ниже, можно убедиться, что время указывается с точностью до секунды, а действия пользователя расписаны с высочайшей степенью детализации.

Система учета рабочего времени Bitcop подробно фиксирует, какие программы и в течение какого времени были запущены на рабочем месте сотрудника. Например, период, который при ручном заполнении табеля хронометража мог бы быть обозначен как «Работа с электронной почтой», система разбивает на сведения о заголовках принимаемых и отправляемых писем и об открытии вложений. В этой ситуации «замаскировать» факт личной переписки будет значительно сложнее.

Помимо табеля хронометража, Bitcop предоставляет еще целый ряд информативных отчетных форм, которые помогут быстро выявить те периоды, когда сотрудник не проявлял должной рабочей активности. Комплекс отчетов (для бесплатного ознакомления с ним нужно перейти на страницу регистрации) наглядно демонстрирует факты опозданий и ранних уходов, поиска личной информации в рабочее время, запуска нерегламентированных программ и периодов простоя в рабочем процессе. Указание приложений, которые были активны у пользователя в то или иное время, поможет, в частности, отнести факты его переработок к полезным или бесполезным (задержаться можно как для завершения срочного отчета, так и для скачивания фильма через корпоративный интернет-трафик).

Дополнительные опции в виде периодического сохранения скриншотов рабочего стола пользователя и экспресс-оповещений о выполнении им действия из перечня запрещенных позволит оперативно реагировать и предотвращать возможные негативные последствия для организации. Все эти возможности в совокупности предоставляют гораздо более качественную, подробную и достоверную информацию, нежели визуальное наблюдение в случае ручного составления хронометража рабочего дня. Поэтому автоматизированный мониторинг посредством Bitcop является предпочтительной основой для серьезного анализа бизнес-процессов и принятия решений по повышению производительности труда.

Как сделать хронометраж рабочего времени? Образец заполнения бланка и его анализ

Умение вести хронометраж важно для эффективного управления временем – как своим, так и сотрудников. Этот метод позволяет увидеть, на что расходуются часы и минуты. И продумать, как тратить их с большей пользой. Мы подробно расскажем, как проводить учет временных затрат и делать его анализ. В конце статьи есть образец заполнения хронометража рабочего времени и пример бланка, который можно скачать.

Содержание статьи:

Что такое хронометраж рабочего времени и зачем он нужен?

Хронометраж в тайм-менеджменте – это измерение, запись и анализ затрат времени. Говоря простыми словами, вы записываете все, что делаете в течение дня, и указываете, сколько минут или часов потратили на каждое действие.

Этот метод формирует реальную картину рабочего дня или его части. Показывает, чем и как долго занимался каждый сотрудник.

Цели хронометража могут быть следующие:

• Выяснить, на что фактически тратится время.
• Оценить скорость, объем, качество работы конкретного сотрудника или проектной группы.
• Проследить динамику нагрузки в течение недели, месяца.
• Определить продолжительность типовых задач.
• Увидеть структуру расходов времени (сколько уходит на ключевые и второстепенные, рутинные и стратегические задачи, на работу и семью).
• Измерить этапы работы.

Увидеть, как часто выполняется задача.

Кроме того, анализ результатов измерений поможет:

• Высвободить время за счет дел, которые можно делегировать или отменить, и хронофагов.
• Правильно выставлять дедлайны и регулировать загрузку.
• Пронормировать задачи и корректно считать трудозатраты по проектам.
• Составить удобное расписание.
• Сформировать отчеты о выполненной работе для клиентов (например, при почасовой оплате).
• Выявить оптимальные методы работы для обучения им других сотрудников.
• Проверить действующие нормировки.
• Равномерно распределять нагрузку на сотрудников.
• Избавиться от авралов и простоев.

Разобраться, почему сотрудники не успевают делать работу в срок.

Виды хронометража рабочего времени

По количеству участников

Индивидуальный – проводится для себя или для одного сотрудника.

Групповой – исследуется работа коллектива (отдела, бригады, проектной команды и т.д.)

По длительности замеров

Моментальный – замер на заданном участке (например, одной производственной операции).

«Фотография рабочего дня» – ведется весь день.

По полноте замеров

Выборочный – затрагивает отдельную операцию.

Полный – учет затрат на все задание.

По способу замера

С наблюдателями, которые делают замеры секундомером. Так делают подсчеты, например, на производстве, для нормировки операций.

Самостоятельно или автоматически (с помощью программ, хронографов, фото- и видеоаппаратуры).

Когда необходимо проводить хронометраж?

Замеры делают в следующих ситуациях:

, авралы не прекращаются, вечная спешка.
• Нужно выделить время для чего-то нового (например, пройти повышение квалификации, не выпадая из рабочего процесса).
• Необходимо сбалансировать разные сферы жизни (работа, семья, обучение, здоровье и т.д.)
• Много рутины, нет возможности заниматься планированием, несрочными, но стратегически важными задачами. Из-за этого тормозится прогресс и рост.
• Вы столкнулись с синдромом эмоционального выгорания, ощущаете постоянную усталость, отсутствие энергии. Возникает неуверенность в своих силах, ощущение, что не справляетесь.
• Разные результаты у сотрудников с одинаковыми задачами.
• Нужно оценить вклад конкретного специалиста.
• Неравномерная загрузка (часто возникают как переработки, так и простои).

Осваивается новое направление работы, нужно сделать нормировку времени.

Как проводить хронометраж?

Мы рассмотрим самый простой пример измерения времени, который можно провести без наблюдателей и ПО. Нужен только бланк, ручка или карандаш и часы. Форма выглядит как таблица со столбцами Начало | Занятие | Время выполнения. Такой бланк можно сделать в программах Word, Excel и распечатать, либо разлиновать лист бумаги. В форму нужно записывать все действия в течение рабочего дня, включая отдых, отвлечение, звонки. Указывая время начала занятия и затраченные часы (минуты) с точностью до 5 минут.

Если вы хотите составить хронометраж в электронном виде, не распечатывая бланки, лучше использовать смартфон, а не компьютер, чтобы он всегда был под рукой.

Бланк можно усовершенствовать почти до бесконечности. Например, добавлять поля «сфера жизни» (работа, семья, спорт, хобби и т.д.), «сложность», «приоритет», прописывать формулы для автоматического суммирования данных. Рекомендуем начать с самого простого бланка, а далее, если понадобится, дополнять его.

Какие инструменты понадобятся для проведения традиционного хронометража

• ММУ
• ПРЕДМЕТЫ
• Заказать ПЗ

• ЦЕНЫ УСЛУГ
• ПРАКТИКА

ВЫ СТУДЕНТ ММУ ( Московский Международный Университет ) и ОБУЧАЕТЕСЬ ДИСТАНЦИОННО?
На ЭТОМ сайте, Вы найдете ответы на вопросы тестов ММУ.
Регистрируйтесь , пополняйте баланс и без проблем сдавайте тесты ММУ.

ПРЕИМУЩЕСТВА ПОЛЬЗОВАНИЯ САЙТОМ ЗДЕСЬ

Как посмотреть ответ ИНСТРУКЦИЯ

У ВАС ДРУГОЙ ВУЗ, НЕ БЕДА.
ПОСМОТРИТЕ ДРУГИЕ НАШИ САЙТЫ С ОТВЕТАМИ — СПИСОК
Если в списке нет Вашего вуза, вернитесь сюда и купите найденный Вами вопрос, иногда предметы полностью совпадают в разных вузах.

Какие инструменты понадобятся для проведения традиционного хронометража.

Выберите один или несколько ответов:

b. Разноцветные маркеры (или фломастеры)

c. Любые доступные часы

d. Любая линейка

e. Листы хронометража

ОТВЕТ предоставляется за плату. Цена 4 руб. ВОЙТИ и ОПЛАТИТЬ

Если у Вас нет времени или желания, сдавать тесты при помощи нашего сайта, напишите нам и Мы сделаем это за Вас. — ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ

МЫ ТАКЖЕ МОЖЕМ ВЫПОЛНИТЬ ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ , ПО ЛЮБОМУ ПРЕДМЕТУ — ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ

НА РЕШЕНИЕ ТЕСТОВ И ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАНИЯ, ДЕЙСТВУЕТ ГАРАНТИЯ » ЛУЧШЕЙ ЦЕНЫ «, напишите нам, кто Вам предлагает дешевле чем у нас и где Вам это предлагают, мы проверим и если информация подтвердится, мы сделаем дешевле чем у них.

Эффективный хронометраж

Наверное, самая популярная техника, с которой большинство людей начинает знакомиться с тайм менеджментом. Тема эта уже достаточно избитая, так что с самого начала я ее разъяснять не буду. Кому интересно – рекомендую почитать книгу Глеба Архангельского «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». Я лучше расскажу о нескольких подводных камнях, на которые натыкаются многие из тех, кто начинает вести хронометраж. Так как проблемы начинаются гораздо раньше, чем их ожидают. А именно в момент первой записи. Почему?

Чтобы получить хоть какой-то положительный эффект от ведения хронометража, перво-наперво нужно определить цель с которой вы собираетесь применять эту технику. Здесь важно не просто, подняв глаза в потолок, помечтать о том, чтобы времени стало побольше, а ставить максимально конкретные цели. Причем, будет лучше, если к целям вы добавите еще и сроки.

• Через месяц я хочу занять спортом, для этого мне нужно освободить по 2 часа во вторник и четверг в конце рабочего дня
• Я хочу за 2 недели сократить свой рабочий день с 10-12 до 8 часов
• В течение текущего месяца я хочу начать уделять по 8 часов в сутки на сон

• Мне нужно время на мои личные проекты
• Я хочу выделить время на изучение иностранного языка
• Я хочу больше спать

Итак, для чего можно применять хронометраж:

• Ваш рабочий день заметно превышает 8 часов, несмотря на то, что вы вроде бы все задачи решаете вовремя.
• Вы постоянно не высыпаетесь, хотя приходите домой довольно рано.
• Вы уже который месяц хотите заняться спортом, но вот никак не получается выделить время под тренировки.
• Ваш начальник недоволен эффективностью вашей работы

Но на самом деле, таблица отчетов затрат времени за н-дней практически мало полезна. Для полноценного анализа лучше использовать дополнительные показатели. В своей практике ведения хронометража, в основном, я пользуюсь следующими показателями:

— Время, потраченное на конкретную группу дел
Для каждой записи в таблице кроме названия, времени начала и окончания вводится дополнительное поле – группа задачи (рабочие дела, мои проекты, личные дела, отдых). Таким образом, к концу отчетного периода (например, конец недели) мы можем просуммировать все время, потраченное на какую-либо группу задач.

— Важность и срочность задачи
Для каждой записи в таблице вводится 2 поля, в которые вписываются числа, которые характеризует приоритет задачи и ее срочность. Помните про простейшую классификацию задач? Они бывают важными и не важными, срочными и не срочными. Чтобы достигать лучших результатов и избегать авралов стоит заниматься важными и не срочными делами (чтобы они не превращались в важные и срочные). Суммируем статистику – и делаем выводы, на какой класс задач тратится больше времени.
— Work-life баланс
Его можно определить как отношение времени, потраченного на решение рабочих проблем ко времени, затраченному на личные нужды и отдых.

Вот так из практически бесполезной таблицы мы получили набор показателей, по которым можем корректировать нашу деятельность. Опять же, набор этих параметров каждый для себя выбирает (или придумывает) сам, исходя из собственных потребностей.

2. Хронометраж для мотивации
Хронометраж, по большому счету, является экспериментом. А в результате эксперимента не только получается информация о некоторой системе/явлении, но и происходит воздействие на изучаемый объект. Как хронометраж влияет на личную эффективность человека? Чаще всего положительно. Вы видите конкретные цифры: столько-то времени проведено вконтакте, столько-то в ICQ, столько-то уделено работе. Тут включается внутренний цензор и говорит: имей совесть, займись делом, в конце — концов. Это может быть полезно для развития самодисциплины. Но тут главное не обольщаться, так как этот результат, обычно, краткосрочный.

Эту же особенность нужно учитывать и при анализе отчетов по хронометражу. У того же Глеба Архангельского сделан акцент на то, что во время проведения наблюдения не стоит вносить изменения в привычный распорядок дня или менять привычки – так как в таком случае статистика не будет отображать реального положения дел.

3. Хронометраж для планирования
Тут все довольно просто. Имея информацию о затратах времени на те или иные задачи гораздо проще заниматься планированием или оптимизацией рабочих процессов.

• Определить конкретную, измеримую цель и срок
• Выбрать дополнительные показатели исходя из поставленных целей
• Провести измерения не меняя привычек и распорядка
• Проанализировать результат на основании выбранных метрик
• Скорректировать деятельность
• Проводить учет времени для закрепления результата (хотя бы раз в месяц)

Трата времени – это использование учета времени без предварительной постановки цели. Хронометраж в моем понимании – это инструмент, он не может не работать. Условно говоря, от того, что кто-то не умеет пользоваться стамеской – она не станет от этого бесполезной, а мастер с ее помощью будет творить.