Штатное расписание 2022: правила, о которых нельзя забывать
Штатное расписание – документ, который нужен не только бухгалтерии и директору. Штатку при проверке всегда запрашивают и налоговая, и трудовая, и соцстрах.
В штатном расписание устанавливается структура, штатный состав, численность работников организации, перечень должностей с окладами. С одной стороны, прямого указания на обязанность составить штатное расписания в ТК РФ нет. С другой стороны, отсутствие штатки будет считаться нарушением ТК РФ, поскольку на этот документ упоминается в статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ.
Форма штатного расписания
Для штатного расписания предусмотрена форма унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.
Штатное расписание представляет из себя таблицу, в которой несколько граф:
- Наименование структурных подразделений и код.
- Наименование должностей, специальностей, профессий, класса и категорий квалификации.
- Количество штатных единиц.
- Тарифный ставки, оклады.
- Надбавки.
- Всего заработная плата за месяц.
- Примечания.
Организация вправе разработать свою собственную форму и утвердить ее в учетной политике. На практике удобнее использовать готовую форму Т-3, тем более что она довольна удобна.
На все вопросы есть ответы в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Как заполнить штатное расписание Т-3 на 2022 год
В шапке документа нужно указать информацию об организации.
Это стандартная информация, которую указывают почти в каждом документе организации:
- Полное название организации и код ОКПО (Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Номер документа.
- Дата составления документа.
- Период действия и начальная дата.
- Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания.
- Общее количество штатных единиц.
Графы формы штатного расписания Т-3
Штатное расписание — это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.
В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.
1 и 2 «Структурные подразделения», «Код»
Структурные подразделения – это отделы, департаменты, цеха и т.п.
Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности.
Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Коды вы можете присвоить свои, любые.
3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация
Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ.
Но. Не стоит свои правом выбора должностей злоупотреблять. Лучше придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий.
Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы.
Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта.
4 «Количество штатных единиц»
Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки.
5 «Тарифная ставка (оклад)»
Оклад нужно указать напротив каждой должности.
Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада.
В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Это могут быть:
- персональные надбавки;
- надбавки за стаж работы в компании или в отрасли;
- надбавки за работу с секретными сведениями;
- доплата за вредные условия работы.
Например, на Крайнем Севере у каждого работника будет минимум две доплаты: районный коэффициент и процентная надбавка.
Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе.
Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф.
Надбавок может и не быть.
9 «Всего в месяц»
В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4.
Здесь при необходимости можно сослаться на Положение об оплате труда, если штатное расписание невозможно внести все условия оплаты.
Где указывают данные из штатного расписания
Данные штатного расписания нужны пир оформлении:
- трудового договора,
- трудовой книжки,
- личной карточки работника,
- кадровых приказов,
- отчетности по форме СЗВ-ТД.
Как утвердить штатное расписание на 2022 год
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации.
Подписывают штатку: руководитель и главный бухгалтер.
Пример приказа об утверждении штатного расписания
Приказ № 1
об утверждении штатного расписания
город, «__» _______________ 20__ г.
В целях совершенствования организационно-штатной структуры ООО «НАЗВАНИЕ» приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с «____»____________20__ г. штатное расписание № 4 со штатной численностью ____________ человек (Приложение к настоящему Приказу).
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой
Приложение: штатное расписание на ______ листах.
Директор _____________________ (_______________________)
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)
Руководитель отдела кадров _____________________ (_______________________)
Срок действия штатного расписания
Штатное расписание может составлено один раз прим открытие компании со сохранятся весь период действия организации.
Организация может иметь всего одно штатное расписание и отдельными приказами его изменять. Переутверждать штатное расписание каждый год не нужно, если ничего в нем не меняется.
Штатное расписание можно менять по мере необходимости: увеличение или сокращение штата, изменение структуры компании, введение новых отделов и сокращение «старых», повышение окладов и т.п.
Штатное расписание всегда меняется после индексации заработной платы в связи с повышением должностных окладов.
Изменение штатного расписания
Изменения в штатное расписание вносятся, если меняется количество штатных единиц, вносятся новые подразделения, меняется название подразделений, меняются оклады, надбавки и т.д.
Изменить штатное расписание можно двумя способами:
- Внести изменения в действующее штатное расписание.
- Утвердить новое штатное расписание.
И в первом, и во втором случае нужно издать приказ.
В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда это повлечет изменение существенных условий трудового договора. К таковым, в первую очередь относится изменение размера заработной платы.
Если в компании уменьшается либо увеличивается заработная плата, работодатель обязан уведомить об этом сотрудников заранее. Об уменьшении – за два месяца.
Только после этого можно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Затем с работниками нужно подписать дополнительные соглашения.
Пример приказа об изменении штатного расписания
Приказ № _____
о внесении изменений в штатное расписание
город, «__» _______________ 20__ г.
В целях совершенствования организационной структуры
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в штатное расписание с «___»___________ 20___ года следующие изменения:
1.1. Ввести новы отдел ____________________________ со следующим штатным составом:
начальник отдела — _____ шт. ед., должностной оклад — ____________тыс. рублей;
менеджер — _____ шт. ед., должностной оклад — __________________ тыс. рублей;
координатор — ________ шт. ед., должностной оклад — ___________________ тыс. рублей.
1.2. Увеличить количество штатных единиц отдела _____________________.
1.3. Ввести изменения в оклады следующих штатных единиц:
начальник отдела, должностной оклад — ____________тыс. рублей;
менеджер, должностной оклад — __________________ тыс. рублей;
2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров _________.
Директор _____________________ (_______________________)
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)
Руководитель отдела кадров _____________________ (_______________________)
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
Как составить штатное расписание
Каждый работодатель должен вести кадровые документы, которые регулируют его взаимоотношения с наёмными работниками. Это не только трудовые договоры и книжки, но и локальные, то есть внутренние акты.
Один из таких актов называется штатным расписанием. В нём перечисляются должности работников, количество единиц по каждой из них, оклад и другие данные. Узнайте, как правильно оформить штатное расписание, ведь этот документ нужен каждому работодателю.
Можно ли отказаться от штатного расписания
В Трудовом кодексе нет прямой нормы, которая обязывала бы работодателя оформить штатное расписание. Но в статье 57 ТК РФ, где перечислены обязательные условия договора с работником, указано, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Получается, что без этого документа нельзя вписать в трудовой договор, на какую должность принят работник.
Штатное расписание требуется даже микропредприятиям, которые заключают с сотрудниками типовые трудовые договоры. Ведь такой договор позволяет отказаться только от некоторых локальных актов, например, положения о защите персональных данных.
Таким образом, вести штатное расписание должен каждый работодатель, отказаться от этого документа нельзя.
Какая информация должна быть в штатном расписании
Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.
В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.
Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.
Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.
По какой форме заполнять штатное расписание
С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.
Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.
Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.
Как заполнить форму Т-3
Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.
Как правильно оформить штатное расписание на 2023 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.
В шапке документа указывают:
- название организации или имя ИП-работодателя;
- код по ОКПО;
- номер документа и дату его составления;
- период действия (обычно до одного года);
- реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
- общее количество штатных единиц.
В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.
В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:
- общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
- общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
- квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
- единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
- профессиональные стандарты.
Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.
Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.
Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.
В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.
Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.
Штатное расписание на 2023 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.
Скачать форму штатного расписания (образец заполнения) |
Кто имеет доступ к штатному расписанию
Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.
Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.
Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.
Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».
Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.