Как ответить руководителю на получение смс

Как ответить руководителю на получение смс

Бывает, пишешь по рабочим вопросам на почту, а ответа нет. И непонятно, прочитал ли получатель сообщение, помнит ли он о задаче.

Дублировать свой же вопрос неловко — вдруг адресат всё-таки видел письмо и повторное обращение воспримет с раздражением. Фразы «Удалось посмотреть?», «Вы получили письмо?» или «Ты не забыл о задаче?» ускорить ответ не помогают.

Рассказываем, как напомнить о задаче тактично и с большей вероятностью получить ответ.

Обычно люди игнорируют сообщения не из вредности. Причин может быть сколько угодно: горят другие задачи, письмо затерялось в почте, ответ требует много времени, и человек постоянно откладывает его на потом. Какими бы ни были причины, скорость ответа во многом зависит от автора сообщения.

Чтобы получить ответ быстрее, не стоит стыдить и обвинять собеседника в том, что из-за него у вас стоит работа. Раздражённый тон только затягивает переписку.

Стоит ли переписываться с начальством по смс? Советы и «подводные камни»

Текстовые сообщения, как правило, несут в себе более серьезное чувство срочности, чем электронное письмо или мгновенное сообщение, независимо от того, намерено это или нет.

Хотя вам может быть удобно писать текстовые сообщения в личной жизни, не все могут использовать их, чтобы переписываться со своим начальством.

Менеджеры и их сотрудники должны устанавливать правила того, как они предпочитают общаться внутри и вне офиса. Некоторые работники могут найти текстовые сообщения более удобными, чем электронные письма или телефонные звонки, в то время как другие могут посчитать этот формат неуместным.

«Поговорите, чтобы определить предпочтения и договориться о том, когда вы собираетесь использовать какую форму общения», — сказала Мари Макинтайр, карьерный тренер и автор книги «Секреты победы в офисной политике».

Вы должны написать своему боссу?

Сначала проверьте, есть ли у вашей компании официальная политика в отношении текстовых сообщений. Если ее нет, и ваш начальник дал вам номер своего мобильного телефона, используйте тексты только для очень коротких и быстрых сообщений.

Например, отправка текста, сообщающего вашему боссу о том, что вы опаздываете на несколько минут, может считаться приемлемой, но отправка текстового объяснения, почему вы отстали в большом проекте, может оказаться не самой лучшей идеей.

Если тема требует большего контекста или может привести к дополнительным вопросам, электронное письмо или личное собрание — более эффективный способ общения.

«Текстовые сообщения отлично подходят для быстрых вопросов: разница между тем, чтобы заглянуть в кабинет начальника с вопросом или комментарием, и официальным разговором о проблеме бизнеса», — сказала Макинтайр.

Должен ли босс написать вам?

Когда речь заходит о текстовых сообщениях, Макинтайр предлагает оценить, нужна ли запись разговора, либо по юридическим причинам, либо в целях ведения учета.

Текстовые сообщения могут открыть компанию для решения различных юридических вопросов, поэтому работодатели должны быть осторожными.

«Я расследую многие случаи сексуальных домогательств. Значительная часть из них связана с текстовыми сообщениями», — говорит Карен Эллиотт, адвокат по вопросам труда и занятости из Eckert Seamans.

Текстовые сообщения в любое время могут также нарушить личное время сотрудника и привести к выгоранию.

«Если от сотрудника требуется, чтобы его номер был доступен для текстового общения, он рискует размыть границы», — сказала Моник Валькур, исполнительный тренер.

Должны ли вы тайно записывать разговоры с вашим боссом?

Поскольку текстовые сообщения могут быть удалены, Эллиотт сказала, что работодатели обязаны сохранять СМС, связанные с работой. Она добавила, что компании также должны иметь политику, с которой сотрудники соглашаются, что позволяет работодателю получить доступ к персональному устройству для любой информации, относящейся к бизнесу.

Остерегайтесь!

Если вы используете СМС-сообщения в рабочих целях, делайте это осторожно. Поскольку текстовые сообщения становятся такой распространенной формой общения, большинство людей отправляют тексты немного быстрее, чем электронные письма.

«Люди неряшливы и ленивы, когда дело доходит до текстовых сообщений», — говорит Рой Коэн, карьерный тренер в Нью-Йорке. — «Я получаю много текстов от клиентов, и время от времени они непонятны».

Не спешите с обработкой текста и избегайте ошибок с автозаменой, внимательно читая сообщение перед нажатием кнопки «Отправить».

И будьте терпеливы, когда дело доходит до ответа.

Наконец, пропустите использование смайликов, посоветовала Эллиот. Эмоджи можно интерпретировать по-разному, и это может заставить сотрудников недоумевать.

Как грамотно написать начальнику, что заболел(а)?

Дипломированный филолог, опытный редактор. Интереснее всего делать то, чего никогда не делала.

Эксперт — Маргарита Лопухова

Семейный психолог. Уже 8 лет спасаю «семейные ячейки» от распада. Помогаю парам вновь обрести любовь и взаимопонимание.

• 31952
• 19
• 11 мин.

Звонок с работы может вызвать сотню мурашек по всему телу. Простыв или подхватив простуду, вы, вероятнее всего, в первую очередь начинаете беспокоиться о том, что ваш начальник уводит вас в считанные секунды, как только узнает о решение выйти на больничный или взять коротенький (однодневный или двухдневный) отгул.

Однако в решениях, направленных на защиту своего тела и организма с физической и психологической стороны, нет ничего плохого! Все люди болеют. Жизнь — непредсказуемая штука, и любой человек может внезапно подхватить простуду в самый неожиданный момент.

Грипп нужно лечить. И опять же нет ничего плохого в том, чтобы освободить себя от рабочей мороки, чтобы восстановить силы. К тому же, если говорить запредельно честно, никто в здравом уме не захочет, чтобы больной человек распространял заразные микробы по всему офису.

Шансы на то, что ваш начальный действительно откажется от вашей просьбы остаться дома во время гриппа, крайне малы. Единственное, что вам придется сделать, — в своевременном и приемлемом ключе предупредить о наличии заболевания и желании провести ближайшие дни в постели.

Но как это сделать? Давайте разберемся.

Больничный день: советы по сообщению для начальника

Итак, прежде чем подойти к примерам сообщений для начальника, вот несколько быстрых советов, которые нельзя игнорировать:

• Будьте лаконичны. Не перегружайте своего начальника длинными письма с предысториями и безумными ответвлениями от основной темы. Помните об основном посыле подобного сообщения, который заключается во фразе «Я болен, и я не хочу идти на работу в таком состоянии».

• Не ходите вокруг да около. Забудьте о неловкости и (опять же!) держите в голове основной посыл вашего обращения, который завязан на плохом самочувствии и нежелании распространить заразу на весь рабочий коллектив.
• Будьте честны. Не преувеличивайте детали, которые окажут негативное воздействие на ваше трудовое будущее. Отдавайте предпочтение правде в столь щепетильных ситуациях.
• Забудьте о деталях. Вашему боссу не нужно знать о всех грязных и мерзких вытекающих вашего заболевания. Просто скажите, что вы чувствуете себя плохо, и что вы не способны концентрировать на сторонних ответственных делах этим днем.
• Расскажите о планах после выздоровления. После того, как больничному или отгулу придет конец, вам, бесспорно, придется закрыть все рабочие хвосты. Не забудьте сообщить начальнику о том, как вы это сделаете, чтобы он в очередной раз убедился в компетентности и ответственности вашего характера.

Примеры сообщений начальнику о том, что заболел

• «Здравствуйте, (Имя начальника)! Сегодня я плохо себя чувствую и нуждаюсь в дополнительном выходном дне, чтобы сходить к врачу и отдохнуть. Я надеюсь, что завтра буду чувствовать себя лучше. Тем временем, (Имя коллеги) согласился помочь мне покрыть сегодняшнюю смену. Я ценю ваше понимание, благодарю!»
• «Здравствуйте, (Имя начальника)! Я заболел, и сегодня мне необходим выходной день. (Имя коллеги) уже согласился покрыть мою смену в течение дня. Завтра, скорее всего, я буду чувствовать себя лучше, чтобы вернуться на работу».
• «Здравствуйте, (Имя начальника)! Сегодня я плохо себя чувству и не думаю, что смогу выполнять свою работу продуктивно и эффективно. Мне необходим отгул, но я обязательно наверстаю упущенное завтра».

Почему нельзя работать с температурой и гриппом?

Огромное количество людей стараются не брать больничный без крайней на то необходимости (по их мнению) и идут на работу даже с температурой. Они уверены, что фирма без них обанкротится, а за больничный начальник может уволить.

К сожалению, есть и такие начальники. Но не отпускать человека на больничный, когда он действительно болен – попросту противозаконно. Да и самому работнику нужно не работать на износ, а ценить себя, заботиться о своем здоровье и не работать с температурой, простудой или гриппом.

Почему это так важно? Почему нельзя работать с температурой и гриппом? Казалось бы – элементарные вопросы. Но до сих пор куча людей боится отпрашиваться у начальства и болеть дома, в спокойной обстановке. Рассмотрим основные причины, почему при заболевании важно идти на больничный.

• Возможность спокойно лечиться, без перегрузок и работы с температурой. Болеть нужно дома, лежа в постели. Пить горячий чай, отдыхать, принимать назначенные врачом лекарства. А не сидеть в офисе в полуобморочном состоянии, переживать о горящих дедлайнах и пытаться выдавить из себя остатки сил. Перегрузки во время болезни могут привести к развитию серьезных осложнений.
• Безопасность для коллег. Высокая температура и плохое самочувствие практически всегда вызваны инфекционными заболеваниями. Не стоит приходить на рабочее место, когда вы являетесь ходячей бацилой. Это безответственно как по отношению к себе, так и по отношению к коллегам. Никакой нормальный начальник не будет требовать, чтобы заразный болеющий человек явился на работу и продолжал выполнять свои обязанности в таком состоянии.
• Уважение к себе и знание трудового законодательства. Больничный положен каждому человеку по закону. И вместо того, чтобы убиваться в полуобморочном состоянии, нужно не бояться брать больничный. То же касается и болезни детей – если ребенок заболел, родителю положен больничный. Нужно знать свои права и уметь их отстаивать.

Так что не стоит «выпрыгивать из трусов» и работать, когда вы болеете – никто этого не оценит. Можно вежливо и грамотно написать начальнику письмо об уходе на больничный. А уже после выздоровления снова возвращаться в привычный рабочий темп.

Как ответить руководителю на получение смс

Стоит ли переписываться с начальством по смс? Советы и «подводные камни»

Текстовые сообщения, как правило, несут в себе более серьезное чувство срочности, чем электронное письмо или мгновенное сообщение, независимо от того, намерено это или нет.

Хотя вам может быть удобно писать текстовые сообщения в личной жизни, не все могут использовать их, чтобы переписываться со своим начальством.

Менеджеры и их сотрудники должны устанавливать правила того, как они предпочитают общаться внутри и вне офиса. Некоторые работники могут найти текстовые сообщения более удобными, чем электронные письма или телефонные звонки, в то время как другие могут посчитать этот формат неуместным.

«Поговорите, чтобы определить предпочтения и договориться о том, когда вы собираетесь использовать какую форму общения», — сказала Мари Макинтайр, карьерный тренер и автор книги «Секреты победы в офисной политике».

Вы должны написать своему боссу?

Сначала проверьте, есть ли у вашей компании официальная политика в отношении текстовых сообщений. Если ее нет, и ваш начальник дал вам номер своего мобильного телефона, используйте тексты только для очень коротких и быстрых сообщений.

Например, отправка текста, сообщающего вашему боссу о том, что вы опаздываете на несколько минут, может считаться приемлемой, но отправка текстового объяснения, почему вы отстали в большом проекте, может оказаться не самой лучшей идеей.

Если тема требует большего контекста или может привести к дополнительным вопросам, электронное письмо или личное собрание — более эффективный способ общения.

«Текстовые сообщения отлично подходят для быстрых вопросов: разница между тем, чтобы заглянуть в кабинет начальника с вопросом или комментарием, и официальным разговором о проблеме бизнеса», — сказала Макинтайр.

Должен ли босс написать вам?

Когда речь заходит о текстовых сообщениях, Макинтайр предлагает оценить, нужна ли запись разговора, либо по юридическим причинам, либо в целях ведения учета.

Текстовые сообщения могут открыть компанию для решения различных юридических вопросов, поэтому работодатели должны быть осторожными.

«Я расследую многие случаи сексуальных домогательств. Значительная часть из них связана с текстовыми сообщениями», — говорит Карен Эллиотт, адвокат по вопросам труда и занятости из Eckert Seamans.

Текстовые сообщения в любое время могут также нарушить личное время сотрудника и привести к выгоранию.

«Если от сотрудника требуется, чтобы его номер был доступен для текстового общения, он рискует размыть границы», — сказала Моник Валькур, исполнительный тренер.

Должны ли вы тайно записывать разговоры с вашим боссом?

Поскольку текстовые сообщения могут быть удалены, Эллиотт сказала, что работодатели обязаны сохранять СМС, связанные с работой. Она добавила, что компании также должны иметь политику, с которой сотрудники соглашаются, что позволяет работодателю получить доступ к персональному устройству для любой информации, относящейся к бизнесу.

Остерегайтесь!

Если вы используете СМС-сообщения в рабочих целях, делайте это осторожно. Поскольку текстовые сообщения становятся такой распространенной формой общения, большинство людей отправляют тексты немного быстрее, чем электронные письма.

«Люди неряшливы и ленивы, когда дело доходит до текстовых сообщений», — говорит Рой Коэн, карьерный тренер в Нью-Йорке. — «Я получаю много текстов от клиентов, и время от времени они непонятны».

Не спешите с обработкой текста и избегайте ошибок с автозаменой, внимательно читая сообщение перед нажатием кнопки «Отправить».

И будьте терпеливы, когда дело доходит до ответа.

Наконец, пропустите использование смайликов, посоветовала Эллиот. Эмоджи можно интерпретировать по-разному, и это может заставить сотрудников недоумевать.

Как напомнить о себе после отправки резюме

Директор Центра содействия трудоустройству студентов и выпускников (МосГУ)

Звонить ли работодателю после того, как вы отправили резюме или покорно ждать звонка?
А если звонить, то что говорить, чтобы не показаться навязчивым?

Итак, вы отправили свое резюме, но не получили ответа. Что делать дальше?

Согласитесь, время между отправкой резюме и ответом работодателя — одно из наиболее беспокойных при поиске работы.

Есть два варианта: терпеливо ждать, предполагая, что работодатель сам свяжется с вами, или позвонить, чтобы уточнить статус рассмотрения отклика.

У кандидатов, как правило, два вопроса, на которые мы постараемся ответить:

1. Сколько времени работодатель рассматривает заявку
2. Как напомнить о себе после отправки резюме так, чтобы повысить свои шансы получить приглашение на собеседование

Нужно ли напоминать о себе

На самом деле, профессиональный подход к решению этого вопроса сыграет вам на руку, ведь этим вы показываете, насколько заинтересованы в работе.

Но даже если контактного лица нет, в ваших интересах найти его и созвониться с работодателем.

Как отслеживать статус вашей заявки:

Соблюдайте баланс

Естественно, универсальных советов не бывает – действуйте, исходя из конкретной ситуации.

Если вы не получили ответа в течение двух недель, вряд ли вы его уже получите.

Хотя рекрутеры — люди занятые, у них редко уходит больше недели на первичную обработку заявки. Уже потом, когда работодатель будет сравнивать кандидатов, процесс может затянуться на недели и даже месяцы.

Не всегда они готовы дать моментальный ответ, к тому же письма упорядочены по датам, темам и времени, что довольно удобно.

К тому же, электронное письмо – какой-никакой официальный документ, на который вы можете ссылаться.

Если в вакансии нет адреса электронной почты, откройте официальный сайт компании и поищите в социальных сетях.

Иногда в описании вакансии стоит примечание о том, что кандидат не должен связываться с компанией.

Электронное письмо с напоминанием о себе

Перед отправкой сообщения укажите название должности, на которую вы претендуете, и свое имя в теме письма. Таким образом, HR поймет, о чем речь.

Начните текст с вежливого приветствия, обращайтесь по имени и отчеству рекрутера. Не забывайте выразить благодарность в подписи.

Уважаемый/ая Имя Фамилия!

В начале этого месяца я отправил резюме на вакансию программиста, в соответствии с требованиями, опубликованными на hh.ru. К сожалению, до сих пор я не получил от вас обратной связи.

Я хотел бы попросить вас подтвердить получение моего резюме и свою заинтересованность в моей кандидатур.

Я очень хотел бы стать частью вашей команды, применив накопленный мной за 10 лет работы в сфере IT практический опыт. Считаю, что мои навыки и опыт идеально подходят для этой должности.

Пожалуйста, дайте знать, если вам понадобятся дополнительная информация или кейсы, доказывающие мою компетенцию.

С нетерпением жду вашего звонка.

Благодарю за уделенное внимание,

Имя Фамилия
Электронная почта
Номер телефона

«Бумажная почта»

Хотя это устаревший способ коммуникации, печатная корреспонденция считается официальными документами, поэтому работодатель обязан на нее ответить, присвоив соответствующий входящий номер.

Это довольно действенный способ, если другие не дают результата.

Начните с имени HR, должности и адреса компании. Укажите дату, а затем начните письмо с приветствия и обращения по имени и фамилии.

Завершите сообщение, выразив свою признательность, используя соответствующее заключение. Добавьте подпись и контактную информацию.

Имя Фамилия сотрудника подбора персонала
Адрес компании
Индекс

Уважаемый [Имя Фамилия]!

В начале этого месяца я направил вам отклик с резюме на вакансию программиста, объявленную на сайте hh.ru. К сожалению, я до сих пор я не получил от вас обратной связи. Прошу вас подтвердить получение моего резюме и уведомить о ходе рассмотрения моей кандидатуры.

Я подтверждаю свою высокую заинтересованность в работе в вашей компании. С удовольствием расскажу о своем практическом опыте решения задач и поделюсь соображениями по поводу ваших проектов на очной встрече. Также готов ответить на любые дополнительные вопросы и предоставить подтверждающие документы, при необходимости.

Со мной можно связаться по телефону: (555) 111-5555
или по электронной почте: abc@abc.com.

С нетерпением жду вашего ответа.

Благодарю за уделенное время и внимание,

С Уважением,
Подпись (от руки)
Имя Отчество»
Дата

Телефонный звонок

Как правило, рекрутер уже на второй день понимает перспективы кандидата.

Поэтому, если вам не перезвонили, делайте это сами через 2 дня после формирования заявки.

Если планируете звонить, постарайтесь делать это либо в начале рабочего дня и в середине недели.

В телефонном разговоре будьте вежливы, сообщите должность, на которую откликались, имя и фамилию. Оставьте свой номер телефона, чтобы рекрутер смог перезвонить вам.

Будьте краткими, говорите по существу. Поблагодарите работодателя за уделенное время и внимание.

Когда вы напоминаете о чем-то, вы всегда «давите» на человека, независимо от манеры речи и формы подачи. Поэтому старайтесь максимально снизить эффект давления, оставаясь вежливым и деликатным.

Уходите от навязчивости, но проявляйте напористость и твердость. Иначе от вас просто «отделаются» дежурными отговорками.

Любой контакт с HR может либо повысить лояльность, либо навредить вам.

Если дозвонились до HR, используйте эту возможность и задавайте вопросы о вакансии, компании, методиках оценки:

• Какими будут следующие шаги в процессе подбора кандидата?
• Дает ли компания обратную связь всем кандидатам, или звонят только тем, кто прошел предварительный отбор?
• Нужна ли дополнительная информация, подтверждающие документы, рекомендации?
• Со сколькими кандидатами вы собираетесь провести собеседование и сколько человек подали заявку на эту вакансию на сегодняшний день?

Советы перед тем как звонить работодателю c напоминанием о себе

Учтите, что звонок с напоминанием может как перейти в приглашение на собеседование, так и привести к обратному эффекту. Не импровизируйте и готовьтесь заранее.

1. Будьте вежливы, но тверды. Не требуйте, но и не «мямлите». Начните разговор с того, что уточните, удобно ли человеку разговаривать. Если нет – спросите, когда можно перезвонить и оставьте номер для связи.
2. Соблюдайте разумные границы: допустимым считается напоминать о себе не более двух раз, если, конечно, у вас нет никаких договоренностей. Поэтому всегда устанавливайте дедлайны и если у HR еще нет решения, договаривайтесь о дате следующего созвона.
3. Используйте звонок или напоминание по почте не только как способ узнать о решении, но и как дополнительную возможность подчеркнуть свои сильные стороны. Выберите один факт из резюме, который принесет работодателю наибольшую выгоду и акцентируйте на нем внимание.
4. Задавайте вопросы о процессе найма, узнавайте, сколько у вас конкурентов, как долго обычно происходит отбор, сколько человек попадают на собеседование и т.д. Это поможет вам правильно спланировать дальнейшие действия, например, продолжать рассылать резюме в другие компании или терпеливо ждать решения работодателя.
5. Находите несколько контактов. Вы должны понимать организационную структуру и знать, кто именно принимает решения о найме. Понятно, что HR отвечает за первичный отбор. Но есть же еще начальники отделов, администраторы, начальники службы подбора кадров, в конце концов. Не прыгайте по головам и не спешите звонить генеральному директору, если еще не прошли первичный отбор у HR. Но никто не запрещает позвонить начальнику отдела и проявить интерес к должности, задать несколько вопросов о будущей работе, рассказать о своем опыте и невзначай упомянуть, что вы уже подали резюме в отдел кадров. Часто такой ход кардинально ускоряет принятие решения.
6. Независимо от того, с кем вы общаетесь, используете ли электронную почту или телефон, всегда оставайтесь вежливы и дружелюбны. Вполне вероятно, что вы общаетесь с тем, кто имеет влияние на решение о найме.
7. Убедитесь, что вы преподносите информацию четко, понятно и лаконично. Не задавайте много лишних вопросов, оставайтесь позитивно настроенными.
8. Создавайте ощущение срочности в принятии решения. Сообщите нанимателю о том, что проходите или прошли собеседование на другую работу и на данный момент принимаете для себя решение. При этом подчеркните ценность и вашу личную заинтересованность именно в этой компании.
9. Ультиматумы ставить не нужно – просто создайте ощущение вашей востребованности и ценности. Этого достаточно, чтобы человек на том конце провода, как минимум, задумался и еще раз взвесил все «за» и «против».

Обратная связь

Любая обратная связь нужна вам для того, чтобы понять ошибки и не допускать их в дальнейшем.

Всегда настаивайте на том, чтобы вам мотивировали отказы, причем, не только в официальном ответе, но и в разговоре «по секрету».

Для этого находите общий язык с HR или рекрутинговым агентством.

Хотя электронную почту использует все больше людей для любой коммуникации, в вопросе трудоустройства вам придется использовать все доступные каналы связи. Личный разговор, а еще лучше, личная встреча, всегда дадут вам на порядок больше информации к размышлению, чем e-mail.

Кроме того, если вы добились личной встречи, пусть даже не собеседования, будьте уверены, что работодатель действительно заинтересован в вас.

Сколько времени должно пройти перед тем, как связаться с HR

Если вы следуете нашим рекомендациям, используйте все доступные способы коммуникации, учитывая сроки с момента подачи заявки:

• 1-2 дня: электронное письмо
• 2-4 дня: звонок
• 2-3 недели: официальный запрос по «бумажной» почте.

Не нужно отправлять много писем и часто звонить менеджеру по подбору.

Если после двух-трех обращений точного ответа вы так и не получили, а все способы воздействия уже закончались, продолжайте поиски работы.

Многие HR не любят отказывать прямым текстом, вместо этого сохраняя тишину и не давая четкого ответа.

Как правило, это говорит об отсутствии интереса работодателя.

Поэтому не тратьте время впустую.

Директор Центра содействия трудоустройству студентов и выпускников
Московского гуманитарного университета (МосГУ)

8 ключевых шагов для написания электронного письма вашему генеральному директору и получения ответа, который вам нужен

Отправляя электронное письмо своему генеральному директору, вы можете почувствовать, что приближаетесь к знаменитостям — это волнует и заставляет нервничать одновременно.

Это связано с тем, что, хотя вы можете произвести впечатление на вашего генерального директора вашим знанием компании и страстью к своей работе, вы также можете оттолкнуть его, демонстрируя признаки небрежности или бестактности.

Чтобы помочь вам в написании идеального письма, мы проконсультировались с Амандой Огастин, экспертом по карьерным советам в компании TopResume. Огастин изложила ключевые шаги для отправки продуманного, читабельного электронного письма и получения ответа, который нужен именно вам.

1. Сначала проконсультируйтесь с вашим непосредственным руководителем

Если генеральный директор не является вашим непосредственным начальником или вы не отвечаете на прямой запрос от него или нее, разумно сообщить своему руководителю, что есть что-то, о чем вы хотели бы написать генеральному директору.

Таким образом, ваш начальник сможет решить, действительно ли этот вопрос требует внимания генерального директора.

Ваш руководитель «вероятно, лучше понимает, что будет иметь смысл, а что нет», утверждает Огастин. Вам необходимо верно пройти по цепочке командования и общей линии связи.

Не имеет значения, обладаете ли вы какой-то замечательной идеей для компании, добавила Огастин – сперва вам необходимо, чтобы ваш руководитель проверил ее. После того, как вы получите подтверждение, что электронное письмо для генерального директора является подходящим, вы можете отправить копию письма своему руководителю или добавить его в список получателей.

2. Напишите короткую и ориентированную на действие тему письма

Вы всегда должны продумать тему письма, прежде чем писать само сообщение. В противном случае, вы запросто можете забыть о нем.

Огастин советует ограничить вашу тему до восьми или менее слов, тем более что ваш генеральный директор может читать электронное письмо на мобильном устройстве, которое отсекает часть текста.

Вы также захотите указать, требуется ли вам ответ к определенной дате, чтобы ваш начальник мог расставить приоритеты по запросам, которые он или она будет иметь в этот день. Огастин предложила устанавливать крайний срок за день-два до того, как вам действительно понадобится ответ вашего генерального директора. Таким образом, если ваш генеральный директор действительно занят и отвечает поздно, вы не попадете в неприятную ситуацию.

Вот пример идеальной темы: «Предложение по поводу проекта XYZ – пожалуйста, ответьте до конца дня».

И если у вас нет действительно веской причины, старайтесь не помечать свое сообщение, как очень важное или высокоприоритетное. «Это почти так же ужасно, как писать все заглавными буквами», — рассказала Огастин.

3. Используйте приветствие и прощание, которые подходят для вашей корпоративной культуры

Если вы не знаете, как обращаться к своему генеральному директору, Огастин предложила спросить у старших коллег, как они сами обращаются к нему или к ней, когда ранее отправляли свои собственные письма. Вы также можете обратиться за советом к своему непосредственному начальнику.

Еще один вариант заключается в том, чтобы изучить переписку между генеральным директором и другими сотрудниками, чтобы посмотреть, какие приветствия они использовали.

Но если вам все равно тяжело понять, что здесь будет уместным, Огастин сказала, что всегда лучше ошибаться в сторону избыточной формальности (например, «Уважаемый Евгений Сергеевич»).

Ваше прощание должно быть таким же коротким и простым. «С наилучшими пожеланиями, [ваше имя]» обычно работает отлично. Если ранее вы уже установили контакт со своим начальником, вы можете воспользоваться своими инициалами.

4. Сохраняйте текст коротким и конкретным

Вы определенно не хотите отправлять электронное письмо в виде блоков сплошного текста, утверждает Огастин, тем более, что ваш генеральный директор может читать сообщение на мобильном устройстве.

Чтобы сделать электронное письмо более удобным для чтения, Огастин рекомендует использовать короткий вступительный абзац, а затем очертить каждую тему, используя маркированные списки. Вы также можете использовать жирный шрифт для выделения или выделять призыв к действию (например, «Пожалуйста, ответьте до конца текущего дня»).

Хотя вам не нужно придерживаться определенного количества слов, как говорит сама Огастин: «Используйте только столько слов, сколько вам нужно, чтобы донести свою точку зрения, и ни одного предложения или буквы больше».

Представьте электронное письмо, как сводку новостей которую вы бы хотели обсудить.

В конечном счете, говорит Огастин, имейте в виду, что «если от вас захотят получить дополнительную информацию, вас обязательно об этом попросят».

5. Проверьте ваше сообщение на наличие орфографических и грамматических ошибок

Всегда перечитывайте свое электронное письмо, прежде чем отправлять его, особенно с учетом того, что некоторые слова не будут автоматически проверяться на соответствие орфографии вашим компьютером.

Во многих случаях, утверждает Огастин, это сообщение будет первым впечатлением вашего генерального директора о вас и вашем профессиональном бренде. «Вы же не хотите, чтобы о вас думали, как о человеке, который не умеет правильно писать и не может связать слова в предложения, не допустив при этом ошибок».

6. Избегайте шуток

Поскольку мы так привыкли общаться с помощью мессенджеров и социальных сетей, нам может не хватать формальности в важных электронных письмах.

В частности, как говорит Огастин, «Сарказм часто может быть не понят при чтении [электронного письма]», поэтому будьте осторожны в плане того, чтобы не написать ничего, что может быть неверно истолковано.

«Не оставляйте в своем письме мест для интерпретации», — сказала она.

7. Ждите ответа с вежливостью

Ваше электронное письмо должно содержать призыв к действию или крайний срок, когда вам нужен ответ. Установите напоминание в своем календаре, чтобы на следующий день следить за тем, ответит вам ваш генеральный директор или нет.

Вот пример соответствующего призыва (вы можете отредактировать его при необходимости): «Я слежу за [этой проблемой] и хотел бы убедиться в том, что вы знаете о ней. Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна какая-либо дополнительная информация от меня, прежде чем вы можете ответить».

8. На протяжении всего процесса помните об этикете

Все профессиональные электронные письма, которые вы отправляете, должны быть отфильтрованы через определенные стандарты, которые применяются более интенсивно, когда вы общаетесь с кем-то выше. Например, используйте восклицательные знаки экономно в своем сообщении вашему генеральному директору, чтобы не выглядеть чрезмерно эмоциональным или незрелым. Когда вы составляете свое сообщение, изучите свою аудиторию и время, которое им понадобится для просмотра вашего письма. Убедитесь в том, что вы правильно подогнали свое сообщение.

Еще один полезный совет – добавить адрес электронной почты получателя уже в конце, после того, как вы тщательно проверили свое письмо и исправили все найденные ошибки. Вряд ли вы хотите, чтобы ваш генеральный директор получил наполовину составленное электронное письмо, которое вы не собирались отправлять.

Как ответить на грубое электронное сообщение на работе

wikiHow работает по принципу вики, а это значит, что многие наши статьи написаны несколькими авторами. При создании этой статьи над ее редактированием и улучшением работали, в том числе анонимно, 14 человек(а).

Количество просмотров этой статьи: 11 009.

Вы уже перечитали сообщение три раза, но оно по-прежнему кажется вам грубым. Но стоит ли позвонить отправителю и выяснить, действительно ли он хотел написать грубость. или нет?

«Сетевой этикет» на работе так же важен, как и в других сферах жизни. Недопустимо, чтобы люди, которые при личном разговоре ведут себя не так решительно, позволяли себе быть невежливыми только потому, что они используют для общения электронные средства связи. Однако очень важно оставаться объективным относительно электронных сообщений, которые могут показаться вам грубыми, но в действительности таковыми не являются. Поэтому в следующий раз, когда вы получите от своего начальника, коллеги или даже какой-нибудь «большой шишки» сообщение, которое вам кажется оскорбительным, сделайте нижеследующее.