Переплата отпускных: как вернуть?
Переплата отпускных может образоваться по разным причинам. Чаще всего из-за того, что работнику предоставлен отпуск авансом. Но, не исключены и счетные ошибки бухгалтерии, и повторная оплата, и сбой программы и т.п.
Если работнику выплатили больше, чем нужно и у него образовалась задолженность, это чаще всего, становится «проблемой» бухгалтерии, даже, если переплата произошла из-за непродуманного решения директора.
По этой же теме опубликовано ранее:
Три причины переплаты отпускных
Переплата из-за отпуска, предоставленного авансом
Согласно статье 115 ТК РФ, работнику в течение рабочего года должен быть предоставлен отпуск на 28 календарных дней. Пойти в отпуск после трудоустройства работник вправе через полгода. При этом, статья 122 ТК РФ позволяет предоставить работнику отпуск раньше при согласии руководства.
Если работни уволится, не отработав полученный авансом отпуск, у него образуется долг перед компанией, который бухгалтерии «нужно закрыть».
Арифметическая ошибка
Под счетной ошибкой понимают неверные арифметические вычисления. Это ошибка, которые возникла в математических действиях. Например, по ошибке плюс заменили на минус.
Если придется обращаться в суд за возвратом переплаты, счетную ошибку придется доказывать. Для этого понадобится объяснительная записка бухгалтера с математическими формулами и подробными расчетами.
Сбой программы
Ошибка может возникнуть не по вине бухгалтера, а из-за сбоя в бухгалтерской программе. Причем, это случается не так редко, как хотелось бы.
Ошибка может быть вызвана как неправильными арифметическими действиями, так применением устаревших норм из-за несвоевременного обновления программы.
Если компании придется обращаться в суд, чтобы истребовать переплату отпускных с работника, сбой придется доказывать. В этом случае понадобиться отчет или заключение IT-службы. Акта или объяснительной записки бухгалтера недостаточно.
Имейте в виду, не всегда суды признают программный сбой счетной ошибкой.
Порядок действий бухгалтера
Три варианта решения вопроса с переплатой отпускных
Есть, как минимум, три варианта решения проблемы с переплатой:
- Получить добровольные согласие работника на возврат долга и удержать из зарплаты.
- Вернуть переплату через суд.
- Простить долг работнику.
Но, не всегда при увольнении работника, за которым числится долг, излишне уплаченные деньги можно вернуть.
Незаконно требовать возврата отпускных, ели увольнение вызвано одной из таких причин:
- Работника призвали в армию.
- Работник увольняется по состоянию здоровья, что подтверждено медзаключением.
- Работника увольняют по сокращению либо в связи с реорганизацией, ликвидацией.
- Работник замещал временно отсутствующего работника.
- Причиной увольнения стали чрезвычайные обстоятельства.
Добровольный возврат долга
Если сотрудник согласится добровольно вернуть сумму переплаченных ему отпускных, бухгалтеру нужно получить от него письменное заявление. В нем работник должен указать, что он согласен вернуть работодателю сумму неотработанных отпускных путем удержания из текущей заработной платы.
Затем директор должен подписать приказ об удержании долга из заработной платы работника с указанием месяца, с которого бухгалтерия вправе начать удерживать необходимые суммы.
Бухгалтеру нужно придерживаться лимитов на удержание, которые установлены статьей 138 ТК РФ. Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (письмо Минтруда от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142)
При добровольном возврате переплаты никаких взаиморасчетов с сотрудником по НДФЛ делать не нужно, поскольку он возвращает деньги, из которых налог уже удержан, то есть за минусом НДФЛ.
Затем при возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.
Проводка по начислению НДФЛ с отпускных тоже сторнируется. Образовавшуюся переплату по налогу можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.
Переплат образуется не только по НДФЛ, но и по страховым взносам. За текущий период нужно учесть корректировки по их начислению, а переплату отрегулировать дальнейшими платежами. Если в связи со снятием начисления отпускных в персонифицированном учете в ПФР по сотруднику образуются отрицательные значения, отчет у компании не примут. Поэтому корректировать придется не текущий, а предыдущий период.
Рекомендации из бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Возврат переплаты отпускных через суд
Если работник откажется вернуть долг добровольно, компания вправе обратится в суд.
Суммы (без НДФЛ), которые компания планирует получить с работника через суд, нужно перевести со счета 70 на счет 73.
Когда вернуть переплату не получится:
Работодатель выиграл суд
Если суд выиграет работодатель, возвращенный долг нужно списать в корреспонденции со счетами 50 или 51.
Расходы нужно аннулировать и в бухгалтерском, и в налоговом учете.
Страховые взносы будут считаться переплатой, их нужно отразить в текущей отчетности как задолженность фонда.
Образовавшуюся переплату по НДФЛ можно вернуть на расчетный счет или зачесть в счет будущих платежей в бюджет.
Работодатель суд проиграл
Если компания проиграет, запрошенные суммы по возврату долга, нужно вернуть со счета 73 на счет 70.
Расходы в виде переплаченных отпускных нужно отразить на счете 91, в налоговом учете аннулировать. Страховые взносы в этом случае будут считаться правомерно уплаченными.
НДФЛ в случае победы работника считается удержанным и уплаченным правомерно, корректировки не нужны.
Бухгалтеру рекомендации от бератора «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Часто суды ссылаются на Определение ВС от 05.02.2018 № 59-КГ17-19, где говорится, что в действующем законодательстве нет оснований для взыскания суммы задолженности с работника через суд, если работодатель не смог удержать отпускные за все неотработанные дни отпуска при расчете при увольнении. Поэтому выиграть суд будет непросто.
Прощение долга работнику
Это самый простой выход, поскольку корректировки в учете будут минимальными и не будет никаких дополнительных затрат, например, на услуги юриста и пошлину в случае судебного разбирательства.
Если долг возник из-за неотработанного аванса, проводку по начислению отпускных нужно сторнировать, а сумму переплаты исключить из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до момента списания.
НДФЛ и страховые взносы суммы переплаченных отпускных считаются уплаченными обоснованно.
Больше деталей по теме:
Списать долг работника можно либо по приказу директора, либо по истечении трехлетнего срока исковой давности. Делается это проводкой: ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 70.
Если долг возник из-за перерасхода отпуска, нужно сторнировать проводку по начислению отпускных и исключить сумму из налоговых расходов. Дебетовое сальдо по счету 70 также останется «висеть» до момента списания.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Ошибочно начисленные и выплаченные отпускные
Добрый день! Организация работает на ОСНО. С мая 2019 года расчет зарплаты ведется в 1С ЗУП 8.3 ред. 3.1.
За июнь 2022 года в программе ЗУП были рассчитаны отпускные для сотрудника, график работы которого предусматривает пятидневную рабочую неделю при работе по 1 часу в день. Для справки – это генеральный директор. При оформлении документа «Отпуск», сотрудник производивший расчет, не снял флаг «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку».
В результате чего, при окладе в размере 24 000 рублей и ежемесячном ФОТ 2 744 рублей (с учетом графика работы), генеральному директору были начислены и выплачены отпускные за 20 календарных дней Июня 2022 года в размере 10 435,27 рублей. НДФЛ при этом составил 1 357 рублей. НДФЛ был выплачен одновременно с отпускными.
Каким образом можно исправить ситуацию с излишне начисленными и выплаченными отпускными, учитывая, что зарплата за июнь еще не начислена. При этом оклад генерального директора был увеличен с 01.06.2022 до 26 400 рублей.
С уважением, Елена
Обсуждение (9)
Добрый день! По ссылке «Исправить» в первоначальном отпуске Вы можете ввести новый документ «Отпуск», где указать месяц начисления «Июнь 2022» и дату документа 30.06.22: 
В этом документе снимите галочку «Учитывать МРОТ при оплате по среднему заработку». Если индексация ранее была отражена в программе, то при расчете среднего программа её учтет.
По итогам расчета может сформироваться задолженность сотрудника перед организацией. Она может быть как возвращена сотрудником, так и удержана в дальнейшем.
Добрый день!
Спасибо за ответ. А как надо произвести удержания? И что делать с НДФЛ? Как отразить всю эту ситуацию в 6-НДФЛ?
Добрый день! Можно предложить сотруднику вернуть излишне выплаченную сумму. В этом случае удержание проводить не придётся. Или получить письменное согласие на удержание из зарплаты. Но в этом случае необходимо учитывать, что общая сумма удержания из зарплаты не может превышать 20% (ч.1.138 НК РФ):
«Общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику.»
Т.к. перерасчет в сторону уменьшения и проходит он полностью во 2-ом квартале, то в разделе 1 6-НДФЛ отразится сумма НДФЛ удержанная с первоначального отпуска, а в разделе 2, доход и налог будут проведены с учетом перерасчета.
Добрый день! С работником удалось договориться, сумма переплаты будет возвращена полностью. При этом подписан Акт обнаружения счетной ошибки, Уведомление для работника о добровольном возврате средств и получено Заявление работника, что он обязуется вернуть сумму переплаты в срок до 08.07.2022. Какие-то из перечисленных документов могут оформляться в 1С?
Добрый день! Да, в ЗУП можно оформить документ «Возврат сотрудником задолженности» (раздел Выплаты) на сумму возврата, он скорректирует задолженность сотрудника перед организацией.
В Бухгалтерии задолженность закроет платежный документ (Поступление наличных или Поступление на расчетный счет).
Добрый день! Спасибо. Все провели. 6-НДФЛ сформировалась с излишне уплаченным налогом. Как я понимаю, можно ситуацию с налогом оставить как есть, постепенно зачитывая при следующих начислениях по данному сотруднику?
И еще, надо ли предоставлять в 6-НДФЛ комментарии?
Здравствуйте! Да, все верно. Строку 180 оставляем как есть. У нас есть публикация по особенностям её заполнения — Раздел 2 отчета 6-НДФЛ — порядок заполнения строк 120-180
В ФНС комментарии предоставлять не нужно, они обычно предоставляются по запросу от них.
Переплата заработной платы и отпускных. Как исправить?
Переплата заработной платы, а также отпускных сумм встречается на практике часто. И если она допускается, то всегда возникает один и тот же вопрос: как это исправить? В статье мы рассмотрим нюансы, на которые следует обратить внимание при исправлении ошибок.
Выясняем причину, в результате которой возникла переплата
Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в ст. 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
- для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты;
- для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
- для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое;
- при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска [1] .
Что следует понимать под счетной ошибкой? Трудовое законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Как указал ВАС в Определении от 20.01.2012 № 59‑В11-17, исходя из буквального толкования норм действующего трудового законодательства (ст. 137 ТК РФ) счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). Таким образом, если бухгалтер, производя расчет зарплаты, неверно сложил выплаты, причитающиеся работнику, он совершил счетную ошибку.
Обратите внимание, что не являются счетными ошибками:
- определение неверного расчетного периода для расчета сумм, причитающихся работнику;
- ошибки в определении метода расчета заработной платы, послужившие основанием для последующих начислений;
- технические ошибки;
- повторная выплата зарплаты за один и тот же период.
Другими словами, если произошел сбой компьютерной программы, бухгалтер допустил техническую ошибку, повторную ошибочную выплату одной и той же суммы либо применил неправильные нормы законодательства при расчете заработной платы, вследствие которых произошла переплата, удержать такие излишне выплаченные суммы нельзя без согласия работника. Данные действия будут признаны неправомерными (см. Апелляционное определение Мурманского областного суда от 22.07.2015 № 33‑2153‑2015).
Зачастую незаконные удержания из зарплаты производятся при увольнении. Напомним, что в силу положений ст. 137 ТК РФ удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Если работодатель при увольнении сотрудника не произвел удержание сумм оплаты за неотработанные дни отпуска, то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего сотрудника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях названного лица или счетной ошибки. Данные решения вынесены в апелляционных определениях Хабаровского краевого суда от 29.07.2015 по делу № 33-4733/2015, Новосибирского областного суда от 09.02.2016 по делу № 33-1022/2016.
Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)
После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.
В силу положений ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм и оно может быть осуществлено только в судебном порядке.
Отражаем суммы переплаты в бухгалтерском учете
Вне зависимости от возникновения причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете.
В соответствии с п. 80 Инструкции № 162н [2] , п. 102 Инструкции № 174н [3] , п. 105 Инструкции № 183н [4] задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:
Дебет счета 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате»
Кредит счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда»
При этом операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются методом «красное сторно».
Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику зарплаты (в том числе с переплатой бывшему работнику за неотработанные дни отпуска при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск), отражаются записью (Письмо Минфина РФ от 09.11.2016 № 02‑06‑10/65506):
Дебет счета 0 209 30 560 «Увеличение дебиторской задолженности по компенсации затрат»
Кредит счета 0 206 11 660 «Уменьшение дебиторской задолженности по оплате труда»
Отметим, что приведенная в письме Минфина проводка по переносу задолженности со счета 0 206 11 000 «Расчеты по оплате труда» на счет 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» вводится в инструкции № 162н, 174н, 183н Приказом Минфина РФ от 16.11.2016 № 209н [5] .
Далее необходимо отметить: в своих разъяснениях в вышеназванном письме чиновники Минфина отмечают, что применяемая методология бухгалтерского учета не содержит каких‑либо ограничений по кодам видов финансового обеспечения (КВФО) (деятельности), в рамках которых могут отражаться расчеты с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». Чиновники допускают оформление таких операций по КВФО 4 и 5.
Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится:
- либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения;
- либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы. Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).
В бухгалтерском учете погашение задолженности отражается по кредиту счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат». При этом делаются стандартные записи, приведенные в инструкциях № 162н, 174н, 183н.
Суммы, списанные с балансового учета в связи с признанием судом виновного лица неплатежеспособным, отражаются по кредиту счета 0 209 30 000 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением задолженности на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Рассмотрим пример по отражению данной операции в учете.
В бюджетном учреждении произошла переплата зарплаты работнику. Ввиду технической ошибки бухгалтер ошибочно дважды перевел денежные средства на банковскую карту работника. За ноябрь 2016 года ему была начислена зарплата в сумме 63 000 руб., из нее были удержан НДФЛ в сумме 8 190 руб. Однако вместо 54 810 руб. на карточку было перечислено 109 620 руб. Выплата зарплаты производилась за счет субсидии, выделенной для выполнения государственного задания
Работник, обнаружив переплату, вернул излишек в кассу учреждения.
В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. В ситуации, описанной в вопросе, недобросовестности со стороны работника нет, поэтому удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. В данном случае работодатель для взыскания излишне выплаченных сумм обязан проинформировать работника в письменной форме о механизме образования излишне выплаченных сумм и размере их удержания (или погашения). Кроме того, для производства удержаний работник должен быть согласен с их размером. Свое согласие он подтверждает письменно.
По условиям примера сумма переплаты произошла по причине двойного перечисления одной и той же суммы заработной платы, поэтому корректировка НДФЛ и страховых взносов не производится.
Работнику переплатили отпускные что делать
Дата публикации 06.12.2019
Сотрудник ушел в отпуск на 14 календарных дней, получив отпускные. При возникновении производственной необходимости через три дня отпуска сотрудника отозвали. Можно ли удержать отпускные при выплате заработной платы?
Удержать излишне выплаченные отпускные при перечислении заработной платы по инициативе работодателя нельзя. Однако работник может самостоятельно внести эту сумму в кассу либо написать заявление об удержании имеющейся суммы задолженности.
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Эти правила установлены в статье 124 ТК РФ.
Если сотрудник будет отозван из отпуска, то выплаченные ему отпускные становятся излишне полученными суммами. Порядок удержаний излишних выплат установлен статьей 137 ТК РФ.
Удержания производятся для погашения задолженности сотрудника перед работодателем по:
- неотработанному авансу, выданному в счет зарплаты;
- выданному авансу в связи с командировкой и в других случаях, если он не возвращен;
- суммам, полученным работником вследствие счетных ошибок;
- неотработанным дням отпуска.
При этом зарплата, излишне выплаченная сотруднику (в том числе при неправильном применении законодательства), не может быть с него взыскана, за исключением трех случаев:
- счетной ошибки,
- при невыполнении норм труда,
- при неправомерных действиях (такие действия должны быть установлены судом).
Таким образом, законодательство не позволяет работодателю самостоятельно принять решение об удержании выплаченных отпускных при отзыве сотрудника.