Где хранятся оригиналы распоряжений филиалов

Хранение электронных документов в организации

Все больше компаний переводят документы в электронный формат. С помощью электронного документооборота (ЭДО) они обмениваются документами с контрагентами, в том числе иностранными, сдают отчеты в налоговую, Соцфонд, Росстат, миграционную службу. Правительство поддерживает переход на ЭДО — вводит единые форматы отдельных документов. В статье расскажем, какие есть требования к хранению электронных документов, сколько их можно хранить и нужно ли дублировать в бумажном виде.

Что вы узнаете

Способы хранения электронных документов в организации

Электронный архив документов (далее также — е-архив) безопаснее организовать параллельно в двух вариантах:

• облачном,
• локальном.

Расскажем больше о каждой системе хранения.

Облачный электронный архив

Облако для хранения электронных документов предоставляет оператор ЭДО, к системе которого подключена организация.

Архив хранится на специальном сервере с закрытым доступом. Оператор ЭДО обеспечивает необходимую защиту своих серверов и оперативный доступ к документам. Организация (ИП) может как открыть, так и ограничить доступ и права определенным пользователям. К примеру, некоторые документы пользователям можно только просматривать, без права редактирования. Определенной группе пользователей (например, руководителям отделов) будет доступна возможность редактировать, скачивать, удалять.

Локальный электронный архив

На компьютере организации создается папка или сетевой диск, доступ к которым есть у всех или только у части сотрудников.

Главная проблема банальна: если компьютер сломается или вирус повредит данные, есть риск потерять нужную информацию, поэтому локальный архив допустимо сочетать с облачным хранилищем.

Как хранение электронных документов реализовано в СБИС

Документы, которые вы загружаете в систему СБИС и передаете контрагентам или госорганам, хранятся на сервере оператора ЭДО. Это защищенный сервер, который соответствует современным требованиям безопасности. Документы в системе хранятся неограниченное время. Это относится и ко всем отчетам, которые отправили из СБИС. Самые популярные, востребованные в компании документы, например списки клиентов, можно выложить на СБИС Диск — это облачное хранилище, куда сотрудник может зайти с любого устройства.

С помощью СБИС Коннекта или СБИС Архива можно организовать локальный архив электронных документов. В этом случае документы, которые вы отправили или получили через личный кабинет в СБИС, сохраняются в локальном каталоге на сервере вашего компьютера. Как сохранить конкретный документ в СБИС, можно посмотреть здесь. Как найти отчет или документ в СБИС Архиве — здесь.

Попробуйте СБИС Бухгалтерию с облачным хранилищем — 14 дней бесплатно

Требования к хранению электронных документов

Если перешли на электронный документооборот (сдаете отчетность) через оператора ЭДО, например СБИС, не придется задумываться над тем, как содержать архив. Вы просто создаете документы и автоматически получаете к ним бессрочный доступ на сервере оператора ЭДО. При необходимости можете делать бумажные копии электронных документов. При желании можете сохранить локальные копии документов на своем компьютере.

Для безопасной работы с е-архивом, учитывайте:

• требования федерального стандарта бухучета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»;
• рекомендации Минкультуры (приказ от 31.03.2015 № 526).

ФСБУ 27/2021 требует:

• хранить все документы и электронные базы только на территории России и уничтожать по истечении срока хранения;
• принимать все возможные меры по восстановлению утраченных документов;
• хранить в архиве организации подлинники документов (бумажные, электронные). Нельзя переводить бумажные документы в электронный вид, чтобы уничтожить бумажную версию документа.

Минкультуры рекомендует раз в 5 лет проверять содержимое физических носителей и своевременно перезаписывать на новые носители. Актуально для тех, кто ведет локальный архив.

Сроки хранения электронных документов

Для электронных и бумажных документов установлены одинаковые сроки хранения — их привели в таблице.

• П. 277 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236
• Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ

• Ч. 1 ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ
• Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ
• П. 276 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236

• Подп. 8 п. 1ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ
• П. 318 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236

Как определяется срок хранения электронных документов

Срок хранения отсчитывайте с 1 января года, который следует за тем годом, в котором по конкретным документам закончилось делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).

Первичные документы рекомендуем хранить в течение 5 лет не с даты оформления, а с момента последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности.

Особенности хранения электронных документов

• бумажный оригинал документа, если сделали его электронный образ, при условии что документ изначально создавался на бумаге;
• документы, связанные с электронной подписью (ЭП), чтобы при проверке можно было доказать легитимность той ЭП, которой был подписан электронный документ.

Документы, которые изначально составлены в электронной форме и подписаны ЭП, распечатывать нет необходимости. Они равнозначны документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью.

Исключение — электронные документы необходимо распечатать и заверить:

• по требованию сотрудников компании. Например, когда работнику нужна справка о доходах;
• при запросе налоговой, других государственных органов. Так, если электронный документ составлен не по формату ФНС, то в налоговую, когда она запросит такой документ, придется представить бумажную распечатку или скан. Пользователям СБИС удобно: они могут сканировать файлы прямо в своем личном кабинете.

Уничтожение электронных документов

Уничтожайте документы по истечении срока их хранения. Какие сроки хранения предусмотрены для конкретных видов документов, рассказали выше.

Современные технологии позволяют восстанавливать удаленные документы. Поэтому,если электронный документ записан на физический носитель (USB-флешкуили жесткий диск), нужно уничтожить сам носитель.

Если боитесь что-то удалить преждевременно, попробуйте работу со СБИС Архивом. Когда пользователь удаляет документ раньше срока, система предупреждает его. Если все-таки удалили документ по ошибке и поняли это при сдаче отчетности или сверке с контрагентами — можете восстановить файл (откатить операцию удаления назад).

Как вести делопроизводство в филиале

На практике зачастую возникают вопросы, связанные с ведением делопроизводства по филиалу. В каких документах необходимо закрепить порядок его ведения? На какие особенности ведения делопроизводства в филиале стоит обратить внимание? Разбираемся в материале.

1. В каких ЛПА закрепить порядок ведения делопроизводства

Порядок организации и ведения делопроизводства по филиалу необходимо закрепить:

— в уставе организации и (или) положении о филиале;

— инструкции по делопроизводству организации, ином ЛПА (ч. 1 п. 4 Инструкции по делопроизводству).

При этом в данных документах, на наш взгляд, стоит подробно расписать, в какой части делопроизводство по филиалу ведется в головном офисе, а в какой — передается в сам филиал. Иными словами, конкретизировать, где (в головном офисе или филиале) и какие документы подготавливаются, оформляются, подписываются, регистрируются, подлежат оперативному хранению; где (в головном офисе или филиале) и в отношении каких документов ведется учет, контроль исполнения и т.д.

Кроме того, порядок ведения делопроизводства по филиалу, указанный в приведенных выше документах, не должен противоречить требованиям законодательства. К примеру, в филиалах некоторых организаций должна вестись и храниться книга замечаний и предложений (п. 12 Положения N 285, перечень N 285). В филиалах, имеющих УНП, — книга учета проверок (подп. 2.1 п. 2 постановления N 383, сноска <2> к ч. 4 п. 1 Указа N 510). Иными словами, в данном случае прописать, что эти книги ведутся и хранятся в головном офисе, нельзя.

В уставе организации и (или) положении о филиале, других ЛПА организации следует прописать, кому предоставляется право издания (принятия) документов по филиалу, их подписания, утверждения, согласования (визирования) (п. 15 Инструкции по делопроизводству). Такое право (часть прав) может быть делегировано руководителю филиала.

Объем полномочий руководителя филиала определяется в положении о филиале, а также в доверенности, на основании которой он действует (ч. 5 п. 10 Общих положений ЕКСД, ч. 3 п. 3 ст. 51 ГК). В указанных документах должно быть четко прописано, какими правами наделяется руководитель филиала. Также соответствующие права руководителя филиала могут быть закреплены в его трудовом договоре (контракте), приказе о делегировании полномочий.

Ответственность за организацию делопроизводства в филиале, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в филиале, их сохранность возлагается на руководителя филиала (ч. 2 п. 7 Инструкции по делопроизводству).

Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства в филиале (далее — делопроизводитель). Он осуществляет в филиале учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя филиала о состоянии их исполнения и др. (ч. 2 п. 7 Инструкции по делопроизводству).

Примечание
В случае перевода, перемещения или увольнения делопроизводителя все имеющиеся у него документы и дела передаются другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (ч. 5 п. 7 Инструкции по делопроизводству).

Если руководителю филиала переданы соответствующие полномочия, то делопроизводителя, полагаем, он вправе назначить сам.

Таким образом, руководитель филиала несет ответственность за ведение делопроизводства в филиале в целом. В свою очередь делопроизводитель непосредственно работает с документами филиала.

Обратите внимание!
Работники организации (в том числе филиала) должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации. Следовательно, работники филиала должны знать, каким образом организован порядок работы с документами филиала (ч. 3 п. 7 Инструкции по делопроизводству).

2. Как правильно вести делопроизводство в филиале

Остановимся на основных, на наш взгляд, особенностях ведения делопроизводства в филиале.

2.1. Как оформлять документы

К оформлению документов филиала (их реквизитов) самим филиалом никаких специальных требований законодательство не содержит.

Вместе с тем отдельное внимание следует уделить реквизиту «Наименование структурного подразделения». Этот реквизит указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени структурного подразделения, в нашем случае — филиала (п. 42 Инструкции по делопроизводству). Напомним, что филиалы могут образовываться как с правом, так и без права юрлица. В последнем случае создавать документы от своего имени с указанием своего наименования под наименованием организации филиал может при условии, что соответствующие нормы закреплены в ЛПА организации.

Обратите внимание!
ЛПА организации, в том числе положением о филиале, должно быть предусмотрено право издания, а также составления и отправки от имени филиала соответственно:
— распорядительных документов (приказов, распоряжений, указаний и т.д.);
— исходящих информационно-справочных документов, т.е. тех, которые направляются в другие организации.

При подготовке внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений, уведомлений и др.), для создания которых бланки не используются, реквизит «Наименование структурного подразделения» оформляется на первой строке документа слева. В этом случае реквизиты «Наименование вышестоящей организации» и «Наименование организации» не оформляются (последний включается в состав реквизита «Адресат»). Наименование структурного подразделения (филиала) допускается включать также в реквизит «Подпись» (п. 19, 51 и 57 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит «Наименование структурного подразделения» включается в состав реквизитов бланка при подготовке следующих документов, для создания которых обычно используют бланки (п. 19 Инструкции по делопроизводству):

— внутренних распорядительных и организационных (положений, инструкций, правил и т.д.);

— исходящих (писем и т.д.).

Примечание
Сокращенное наименование филиала на бланках и в заголовочной части документов, оформляемых не на бланках, в скобках ниже полного наименования филиала не указывается.

2.2. Как регистрировать документы

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (письма, приказы и т.д.) (подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!
Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Законодательство позволяет осуществлять регистрацию документов (в соответствующих журналах регистрации, книгах и т.д.) в филиале, если он и головной офис территориально разобщены. Из этого следует, что передача функций по регистрации документов филиалу возможна, если филиал и головной офис находятся, к примеру, в разных районах города или разных городах. При этом такой порядок регистрации документов должен быть закреплен в ЛПА организации. А виды документов, которые будут регистрироваться в филиале, должны быть включены в перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ (подп. 139.4 и 139.5 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, если филиалу переданы функции по регистрации документов филиала, то все необходимые регистрационные формы (журналы регистрации входящих, исходящих документов, приказов, справок и т.д.) должны вестись и храниться в филиале.

Обратите внимание!
Документы, которые подлежат регистрации в филиале, передаются по назначению службой ДОУ. На них проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (ч. 2 подп. 140.6 п. 140 Инструкции по делопроизводству). Сам же регистрационный индекс проставляется в филиале.

2.3. Как составлять номенклатуру дел филиала и формировать дела

Для систематизации и учета документов, которые образовались в процессе деятельности филиала, их группировки в дела, определения сроков хранения дел в делопроизводстве, составления описи дел при передаче их в архив и т.д. в филиале должна составляться номенклатура дел филиала по установленной форме (ч. 5 п. 150, п. 152, 158 Инструкции по делопроизводству). Cоставляет ее делопроизводитель или иное уполномоченное лицо. Она согласовывается (п. 158 Инструкции по делопроизводству):

— заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив);

— экспертной комиссией (ЭК) филиала (при ее наличии).

Примечание
В филиале может создаваться ЭК. В ее задачи входит проведение экспертизы ценности документов филиала. Действует ЭК филиала на основании положения. Оно может утверждаться руководителем организации либо руководителем филиала, если у него есть полномочия на это. Положение об ЭК филиала должно быть согласовано с центральной ЭК (ЭК) организации (п. 174 Инструкции по делопроизводству).

Подписывает номенклатуру дел филиала его руководитель. Номенклатура дел филиала передается в службу ДОУ для составления сводной номенклатуры (п. 152, 153 Инструкции по делопроизводству).

После утверждения руководителем организации сводной номенклатуры дел в филиал передается выписка из нее. На основании выписки филиал формирует заводимые в нем дела (п. 157 Инструкции по делопроизводству). То есть делопроизводитель осуществляет группировку исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дел (п. 168 Инструкции по делопроизводству).

Дела с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения подлежат оперативному хранению в филиале (у должностных лиц) (ч. 1 п. 213 Инструкции по делопроизводству).

2.4. Как подготовить и передать дела в архив, уничтожить документы

Дела, заведенные в делопроизводстве филиала, завершаются делопроизводством и передаются в архив организации либо отбираются к уничтожению после истечения сроков временного хранения (ч. 1 п. 204, ч. 1 п. 207 Инструкции по делопроизводству).

Примечание
Передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения по общему правилу в архив организации не передаются и по истечении сроков временного хранения подлежат уничтожению. (ч. 1 п. 204, п. 205 Инструкции по делопроизводству).

Для передачи дел в архив организации делопроизводителем не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, подготавливается опись дел филиала по установленной форме. Она представляется в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п. 193, 194 Инструкции по делопроизводству).

Пример
Дела завершены делопроизводством в 2019 году. Составить опись дел филиала необходимо не позднее 31.12.2020. Сдать ее в архив организации следует не позднее 31.12.2021.

Опись дел филиала должна иметь номер. Он состоит:

— из индекса филиала по номенклатуре дел организации;

— года, за который дела включаются в опись.

К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения — «в» (п. 197 Инструкции по делопроизводству).

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел филиала несет руководитель филиала (делопроизводитель) (п. 194 Инструкции по делопроизводству).

После подготовки описи дел делопроизводитель филиала производит непосредственный отбор дел, не подлежащих хранению, к уничтожению. И оформляет акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (п. 207, 210 Инструкции по делопроизводству). Дела включаются в этот акт, если установленный срок их хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (п. 208 Инструкции по делопроизводству).

Пример
Акт составляется в 2020 году. В него включаются дела, установленный срок хранения которых истек к 01.01.2020.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Стоит ли вносить в номенклатуру дел структурного подразделения дела с копиями положений об отделе и должностных инструкций?

На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

Стоит ли вносить в номенклатуру дел структурного подразделения дела с копиями положений об отделе и должностных инструкций, ведь оригиналы хранятся в отделе кадров? Сколько хранить копии, на основании чего?

Ответ

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]).

В п. 1.1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил 2015[2] сказано: «Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации, коллегиальных, совещательных и иных органов».

И далее перечислен ряд важных методологических требований для определения полного состава документов номенклатуры дел:

• при наличии типовой или примерной номенклатуры дел для организаций определенного типа номенклатура дел разрабатывается на основе типовой (устанавливает типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом) или примерной номенклатуры дел (устанавливает примерный состав дел и носит рекомендательный характер) (п. 4.17. Правил 2015[3]);
• в номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации;
• при составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о структурных подразделениях, положениями коллегиальных, совещательных и иных органах, штатным расписанием, регистрационно-учетными формами (картотеками, журналами и др.), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, законодательными и иными нормативными правовыми актами, типовыми и примерными номенклатурами дел;
• в номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянно или временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации (например, дела ученых советов, диссертационных советов, методических, экспертных, контрольных комиссий и др.);
• в номенклатуру дел вновь созданной организации или организации-правопреемника включаются заголовки незавершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация;
• не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

В Примерной инструкции по делопроизводству[4] перечислены требования к формулировкам заголовков дел номенклатуры.

Включение копийных документов в номенклатуру дел организации можно считать возможным и допустимым исходя из пунктов Инструкции по применению Перечня 2019[5]:

• срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года. Срок хранения «До минования надобности» установлен для таких документов, как проекты локальных нормативных актов организации, документы, присланные для сведения, копии документов (п. 4.6 Инструкции по применению Перечня 2019);
• срок хранения «До замены новыми» применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми (п. 4.7 Инструкции по применению Перечня 2019);
• документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников. При их отсутствии могут приниматься заверенные копии (п. 5.4 Инструкции по применению Перечня 2019).

С учетом вышеизложенного можно сделать несколько выводов:

1) номенклатура дел – это перечень всех документов, заводимых в делопроизводстве организации;

2) слово «копия» допустимо употреблять при формулировке заголовков дел в номенклатуре дел структурных подразделений и сводной номенклатуре дел организации;

3) необходимо указывать наличие и место формирования (регистрации) оригинала (подлинника, первого экземпляра) документа. В номенклатурах дел структурных подразделений должна быть необходимая и понятная «навигация» для удобства работы в текущем делопроизводственном году и при сборе документов для подготовки к научно-технической обработке и их последующему длительному хранению;

4) наличие копий некоторых документов в отделах может рассматриваться как запасной «рабочий экземпляр», который в случае утраты (утери, необнаружения, смены сотрудников и пр.) может стать архивным. На практике наличие такого «копийного документа» может вам помочь, когда речь идет о документах длительного или постоянного сроков хранения;

5) поскольку рекомендуется не включать в номенклатуру дел заголовки печатных изданий, в номенклатуру дел должны быть включены все документы, образующиеся в структурных подразделениях.

Фрагмент номенклатуры дел организации с копийными документами представлен в Примере 1.

Для того, чтобы не заниматься убеждениями или уговорами руководителей подразделений, рекомендуем начать реализацию разработки номенклатуры дел с издания соответствующего приказа. Такой приказ будет являться, во-первых, инструментом организации разработки качественной сводной номенклатуры дел, а во-вторых, распределять ответственность и контроль при разработке номенклатур дел структурных подразделений.

Такой приказ представлен в Примере 2.

При реализации пп. 2 и 3 представленного выше приказа у вас будет возможность донести необходимую и правильную информацию о методике разработки номенклатур дел структурных подразделений (формулировка заголовков дел, степень значимости, определение сроков хранения, наличие копийных документов и т.д.). Безусловно, подготовка и проведение подобных обучающих мероприятий – энергозатратное мероприятие, но при их качественной организации это одновременно может служить залогом качественной и полноценной сводной номенклатуры дел организации.

[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

[2] Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).

[3] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

[4] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[5] Здесь и далее – Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Как вести документооборот в обособленных подразделениях

Риски при отсутствии налаженной системы документооборота

Подчеркиваем, что организация документооборота должна отвечать двум важным требованиям:

• Своевременности и оперативности обмена информацией.
• Своевременности и оперативности учета документов.

Это значит, что с одной стороны нужно быстро обмениваться сведениями внутри компании между ее подразделениями, с другой — каждый документ должен быть зафиксирован и учтен.

При неправильно организованном документообороте со структурными подразделениями компании могут столкнуться с проблемой судебных издержек, штрафами и пенями .

Компании часто сталкиваются с проверками различных органов. Как правило, речь о проверках со стороны ФНС, но совместно или отдельно от нее организацию могут проверять — Пенсионный фонд, ФСС, Госинспекция по труду.

Задержки в предоставлении для проверки документов могут повлечь за собой штрафы. Например, за непредставление ФНС документов — 200 рублей за каждый такой документ ( статья 126 НК ). Если же не передать вовремя документы для проверки в ФСС или ПФР, то за их непредставление будет назначен штраф по КоАП ( статья 15.33 п. 3 и п. 4 ) от 300 до 500 рублей на должностное лицо .

Причины непредставления документов могут быть банальны:

• неправильно организованный процесс учета документов, при котором не понятно, где именно в данный момент находится документ — в филиале или головной организации;
• потеря документов в обособленном структурном подразделении, до передачи в центральную бухгалтерию;
• нескоординированная работа по обмену документами между структурными подразделениями.

Причем налоговики могут провести проверку непосредственно в филиале организации или ее представительстве, не обращаясь напрямую в головной офис. А сроки для передачи документов на проверку всегда сжатые.

Можно ходатайствовать об их продлении, но ФНС не обязана принимать во внимание, например, большой объем истребуемых документов или отсутствие у организации технической возможности сделать копии. Хотя суды встают на сторону налогоплательщиков, если у компании объективно отсутствовала возможность оперативно передать документы в ФНС. Но хотите ли вы доводить дело до суда?

Как избежать негативных последствий

Негативных последствий можно избежать если правильно организовать документооборот. Условно его можно разделить на два вида: централизованный и децентрализованный.

Централизованный документооборот

При централизованной схеме документооборота чаще всего хранение документов осуществляется в архиве головного предприятия , при этом в филиалах хранятся копии документов в электронном виде. Уничтожение документов осуществляется головной компанией, взаимодействие с проверяющими органами осуществляется тоже главным офисом.

Этот вариант подойдет организации, если ее обособленные подразделения не обладают собственными счетами и отдельными балансами. Так, например, если расчет зарплаты и формирование документов на отгрузку будет осуществлять головной офис, то и хранение документов на базе подразделения нецелесообразно.

При организации централизованного документооборота важно следующее:

• должен осуществляться только централизованный учет, чтобы не возникало путаницы как в бухгалтерском, так и в налоговом учете;
• все документы должны проходить единую регистрацию и учет;
• порядок учета, хранения и уничтожения должен быть установлен в локальном акте организации, с которым должны быть ознакомлены все структурные подразделения
• стоит установить систему контроля за передачей документов и ответственность должностных лиц за нарушение установленных в организации требований регламентов.

В этом случае вопрос централизации решается в зависимости от следующих факторов:

• от организационной структуры;
• от количества человек, работающих в обособленных подразделениях;
• от расположения ОП;
• от установленных деловых традиций (например, руководитель компании может требовать, чтобы оригиналы документов в любом случае хранились на территории главного офиса, т. к. он оборудован специальным хранилищем);
• от схемы управления денежными потоками.

Если вариант с централизацией вам не подходит. Рассмотрите другой.

Децентрализованный документооборот

Для децентрализованной схемы документооборота характерно:

• хранение документов отдельно в филиалах, отдельно в головном офисе — в том подразделении, в котором они были разработаны;
• оригиналы или копии документов передаются из филиала в головной офис и обратно на основании запросов (например, в случае получения требования от ИФНС головной офис запрашивает в филиале документы); и их уничтожение равноценно осуществляется как головным офисом, так и филиалами.

Однако обе эти схемы имеют свои недостатки. Рассмотрим их.

Недостатки систем документооборота

• Зачастую необходимы дополнительные трудовые и финансовые затраты для ведения, сбора, проверки и хранения документов.
• Нужно оборудоватьспециальные хранилища для документов , организовать систему хранения и поиска.
• При осуществлении запросов уполномоченных органов компания тратит дополнительное время на пересылку запроса в структурное подразделение, либо происходит наоборот — подразделение вынуждено запрашивать документы у «головы».
• Возникают сложности с логистикой и обеспечением безопасности . Например, есть риски с раскрытием персональных данных или утратой самих документов транспортной компанией.
• Невозможность четко проанализировать в центральном аппарате ожидаемый объем документов, затраты и время связанные с их обработкой.

Если филиал не вовремя передал документы в центральный офис, то у главного бухгалтера нет возможности сформировать достоверную отчетность . Придется, при поступлении первички или реестров, формировать корректировки. А если с передачей сведений опоздают сразу несколько филиалов?

Причем эта проблема касается любого способа передачи сведений — не важно, отправляются филиалами бумажные документы или электронные, оригиналы, копии или сканы. Если документооборот стихийный, а не организованный, без четкого графика и фиксации поступления и выбытия документов, то хаос компании обеспечен.

Еще одна сложность заключается в хранении . Допустим документы получены, обработаны и направлены в архив. Но вдруг понадобились снова — при выездной проверке, при сверке с контрагентом, при обращении сотрудника за выпиской из приказа или справкой и т. п. Теперь документ в хранилище нужно как-то найти.

Как видите, у общепринятых систем документооборота есть недостатки, которые в итоге могут привести к финансовым и репутационным потерям. Обиженный сотрудник пойдет в суд, ФНС назначит штрафы и доначислит налоги из-за не предоставленных подтверждающих документов.

Но есть выход, мы подготовили для вас уникальное решение и рекомендации, которые решат все вышеуказанные проблемы!

Как организовать документооборот в любой организации и перевести его в «цифру»

Компания Делис Архив более 20 лет помогает своим клиентам эффективно организовывать документооборот, хранить и архивировать документы. Мы экономим ваши средства, сокращаем затраты, делаем документооборот удобным и прозрачным для бухгалтера и руководителя.

Для основного потока документов, который поступает в отдел бухгалтерии, закупок или на склад

• На базе Делис Архив можно организовать сбор бумажных документов от поставщиков, контрагентов и курьерских служб клиентов в городах, где находятся филиалы и представительства. Мы проконтролируем сроки поступления и полноту наличия документов
• Специалисты Делис Архив отсканируютдокументы и загрузят их в систему электронного архива или в облачное решение. У вас будет доступ к электронному архиву круглые сутки.
• Все кадровые документы, независимо от расположения филиала и головного подразделения, загружаются в электронный архив . Делис Архив является оператором персональных данных, а также у нас есть соглашение с ПФР на исполнение социально-правовых запросов граждан. Мы можем подготовить справки для ваших сотрудников и Управлений Пенсионного фонда по запросу.
• Оперативно доставим документы , необходимые для проведения проверки или представления в контролирующие органы, в ваш офис.

Подписывайтесь на канал «Бумажный мир Делис Архив»

Актуальные новости, законодательство, инструкции и инструменты. Без спама, рекламы или ложной информации.

Для документов, которые поступают администратору или секретарю

При большом объеме корреспонденции, создается специализированный электронный архив для секретаря и конечных получателей или отправителей. Отпадает необходимость ведения журналов, многоходовой переотправки корреспонденции . Все в одном месте, независимо от территориального расположения офисов и подразделений.

Например, письмо, полученное в филиале Хабаровска в онлайн режиме, увидят и в головном подразделении в Москве.

Для юридического отдела

Если филиалы осуществляют активную коммерческую деятельность, и необходимо очень быстро согласовать договор в головной организации, то оцифровка помогает во-первых, удобно хранить и быстро находить необходимые документы ( на поиск договора в электронном архиве уйдет не больше минуты ), а во-вторых, ускоряет согласование — один документ могут просматривать сразу несколько специалистов ( юрист, руководитель, бухгалтер, менеджер и т. д .).

Для инженеров и конструкторов

Если у вас в филиалах много конструкторской документации, вы используете технические документы, сметы, планы чертежи и т. п., то необходимо сканировать крупноформатные документы — обычный офисный сканер не подойдет.

Для Делис Архив это — не проблема. Мы можем качественно отсканировать и перевести в электронный вид даже документы нестандартных размеров .

Абсолютно любые документы, у которых истек срок хранения, Делис Архив поможет уничтожить. Подготавливать документы для уничтожения специально — снимать файлы, скрепки, скобки — не требуется. Скорость уничтожения — до 2 тонн документов в час . Выдаем полный пакет необходимых документов — описи, акты комиссии и другие.

С нами вы сможете сдать документы быстрее, ведь не придется беспокоиться, что они подшиты неправильно или описи составлены с нарушениями.