3.4.4. Регистрация поступающих документов
В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:
место и способ регистрации документов, поступающих в государственный орган, орган местного самоуправления (при смешанной форме организации делопроизводства должно быть определено, какие документы регистрируются в Службе делопроизводства, какие — в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления);
сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан и организаций, запросы граждан о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления) и др.;
структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов, классификатор корреспондентов и др.);
реквизиты документа и другие сведения о документе, включаемые в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления <45>;
<45> Перечни сведений о входящих, исходящих, внутренних документах, обращениях граждан, включаемых в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления, установлены в разделе IV Правил делопроизводства.
передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;
регистрацию документов независимо от способа их доставки;
регистрацию документов в пределах документопотоков, выделенных в государственном органе, органе местного самоуправления (см. раздел 3.4.1.);
проставление на поступающих документах отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа;
внесение соответствующих сведений о документе в ЭРК документа в СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, присвоение поступившему документу регистрационного номера;
порядок оцифровки (сканирования) документов, поступивших в государственный орган, орган местного самоуправления на бумажном носителе, и порядок включения электронных документов и электронных копий документов в СЭД;
возможность использования штрихового кодирования документов в целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления;
разработку в целях регистрации и учета документов в государственном органе, органе местного самоуправления классификаторов (справочников):
предметно-тематического (вопросов деятельности);
указаний по исполнению документов;
результатов исполнения документов и др.;
особенности регистрации электронных документов, поступивших по системе межведомственного электронного документооборота (далее — МЭДО), по системе межведомственного электронного взаимодействия (далее — СМЭВ), в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления. При поступлении документов по МЭДО или СМЭВ следует учитывать требования, установленные уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота <46>;
<46> Приказ Минкомсвязи России и ФСО России N 186/258. Раздел III «Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
порядок регистрации документов на иностранных языках, поступивших в адрес государственного органа, органа местного самоуправления (в соответствии с пунктом 3.27 Правил делопроизводства документы на иностранных языках после их регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства; иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения).
Тестовые задания для рубежного контроля по дисциплине: «Документационное обеспечение управления»
1. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.
3. Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.
2. Подлинник документа – это:
1. Первый или единственный экземпляр документа.
2. Экземпляр документа, с которого снята копия.
3. Юридическая сила документа – это:
1. Особенности внешнего оформления документа.
2. Свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.
3. Способность документа порождать определенные правовые последствия.
4. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?
2. Да, по соглашению сторон информационного обмена.
5. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?
1. Гриф утверждения.
3. Отметка о заверении копии.
4. Виза согласования.
6. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?
1. Открытое акционерное общество.
3. Филиал в городе Ханты-Мансийске.
4. «Нефтяная компания “Сибнефть”».
7. Какие реквизиты включаются в бланк письма?
1. Место составления или издания документа.
2. Заголовок к тексту.
3. Наименование организации.
4. Товарный знак (знак обслуживания).
5. Наименование вида документа.
7. Справочные данные об организации.
8. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?
1. На подлиннике, отправляемом адресату.
2. На копии, помещаемой в дело организации.
9. Какой реквизит оформлен неправильно?
1. Наименование организации-автора.
2. Справочные данные об организации.
3. Дата документа.
4. Регистрационный номер документа.
5. Заголовок к тексту.
Некоммерческое партнерство
«ГИЛЬДИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ РИЭЛТЕРОВ» Исполнительному директору Российско-швейцарского
Загородное ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия
Тел. (495) 245-18-01; факс (495) 245-30-00 «Russian Trust & Trade Ltd.»
ИНН/КПП 0112220000/011777000 г-ну Г.П. Сидорову
Волоколамское ш., 10,
10. Какой вариант оформления справочных данных об организации и кодов в бланке организации является правильный
1. Общество с ограниченной
117312, Москва, ул. Ферсмана, д. 5/1
Тел. 721-33-33; факс 721-19-00;
____________________ № _____________
На № _______________ от _____________
2. Общество с ограниченной
Ул. Ферсмана, д. 5/1, Москва, 117312
Тел. (495) 721-33-33; факс (495) 721-19-00;
ОКПО 2356447; ОГРН 1127776500001;
На № _____________ от ________________
11. Что должен сделать работник организации, визирующий документ, если он не согласен с его содержанием?
1. Отказаться от визирования документа.
2. Завизировать документ, выразив свое мнение.
12. Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?
1. О договоре поставки.
2. О невыполнении договора поставки от 12.08.2013 № 45/67.
3. О невыполнении договора.
13. Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия?
1. Генеральный директор Подпись Л.И. Садиков
2. Зам. генерального директора Подпись О.П. Ремизов
3. И.о. генерального директора Подпись О.П. Ремизов
14. Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (Н.И. Старков) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (Е.Д. Табакова)?
1. Коммерческий директор Подпись Е.Д. Табаков
2. Зам. коммерческого директора Подпись Е.Д. Табаков
3. И.о. коммерческого директора Подпись Е.Д. Табаков
15. Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?
16. Какое письмо заверяется печатью?
1. Гарантийное письмо.
2. Коммерческое предложение.
17. Какой вариант оформления резолюции руководителя является правильным?
1. Кравцову М.П.
Прошу подготовить заключение к 18.04.2014.
Подпись руководителя
2. Кравцову М.П.
Прошу рассмотреть.
Подпись руководителя
18. Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме является правильным?
1. Приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз.
2. Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз.
3. Приложение: на 3 л. в 1 экз.
19. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?
20. Какие нормы применяются для расчета численности делопроизводственного персонала?
1. Нормы выработки.
2. Нормы времени.
3. Нормы управляемости.
4. Нормы обслуживания.
21. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?
1. Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2014 г. в срок до 20.01.2014.
2. Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2014 г. в срок до 20.01.2014.
3. Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2014 смету расходов на командировки
в 2014 г.
4. Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2014 смету расходов на командировки
в 2014 г.
22. Документооборот – это:
1. Передача документа из одной инстанции в другую в процессе его рассмотрения.
2. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3. Движение комплекса документов в процессе выработки, принятия и исполнения решений.
23. Является ли задача совершенствования форм и методов работы с документами задачей службы ДОУ?
24. Какой документ относится к нерегистрируемым?
2. Жалоба гражданина.
3. Сопроводительное письмо.
4. Рекламное письмо.
25. Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль за исполнением документов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения находящихся у них документов?
26. Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?
27. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов?
1. В календарных днях.
2. В рабочих днях.
28. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации?
1. Руководитель организации, исполняющей поручение.
2. Руководитель вышестоящей организации.
3. Служба ДОУ организации, исполняющей поручение.
29. Какой из классификаторов может использоваться при регистрации поступающих документов?
1. Классификатор должностных лиц.
2. Классификатор видов продукции.
3. Классификатор единиц административно-территориального деления.
30. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?
31. Какой документ требует утверждения руководителем организации?
1. Положение о бухгалтерии.
2. Справка о задолженности предприятия.
3. Письмо-запрос о предоставлении информации.
4. Протокол заседания совета директоров.
32. Каким образом в организации распределяются обязанности между руководством, в том числе право подписывать документы?
1. Устанавливаются в соответствии с устными распоряжениями руководителя.
2. Устанавливаются приказом руководителя.
3. Устанавливаются в инструкции по делопроизводству.
33. Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?
34. На кого может быть возложен контроль за исполнением в последнем пункте приказа?
1. На руководителя структурного подразделения.
2. На заместителя руководителя организации.
35. Какое утверждение является правильным?
1. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений.
2. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел.
3. В каждой организации должны быть только номенклатуры дел структурных подразделений.
36. Какие признаки отражены в заголовке дела: «Протоколы заседаний Совета директоров общества»?
37. Какой заголовок дела вы считаете правильным?
1. Документы о строительстве торгового центра.
2. Расчеты, сметы, планы работ, переписка и другие документы о строительстве торгового центра.
3. Документы о строительстве торгового центра (расчеты, сметы, планы работ, переписка и др.).
38. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»?
39. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?
40. В какое дело помещается внутренняя опись?
2. Приказы организации по личному составу.
3. Переписка с органами власти и управления.
41. В каком году можно уничтожить документы, созданные в 2000 г. и имеющие срок хранения 10 лет?
42. На каком этапе обработки дела проводится нумерация листов?
1. При обработке дела для передачи на архивное хранение.
2. По завершении делопроизводственного года.
3. При помещении исполненных документов в дело.
43. Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке дел для передачи на архивное хранение?
1. Опись приложений к документам.
2. Опись дел постоянного хранения.
3. Опись дел временного до 10 лет хранения.
4. Опись дел по личному составу.
5. Опись дел временного свыше 10 лет хранения.
6. Опись дел, подлежащих уничтожению.
44. На каком этапе утверждаются акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению?
1. До утверждения описей дел.
2. После утверждения описей дел.
3. Одновременно с утверждением описей дел.
45. Кто утверждает номенклатуру дел организации, описи документов и акты о выделении документов к уничтожению?
Тестовые задания по теме «Документационное обеспечение управления»
1. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
2. Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений.
3. Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.
2. Подлинник документа – это:
1. Первый или единственный экземпляр документа.
2. Экземпляр документа, с которого снята копия.
3. Юридическая сила документа – это:
1. Особенности внешнего оформления документа.
2. Свидетельство наличия в документе положений нормативного характера.
3. Способность документа порождать определенные правовые последствия.
4. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?
2. Да, по соглашению сторон информационного обмена.
5. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения?
1. Гриф утверждения.
3. Отметка о заверении копии.
4. Виза согласования.
6. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации?
1. Открытое акционерное общество.
3. Филиал в городе Ханты-Мансийске.
4. «Нефтяная компания “Сибнефть”».
7. Какие реквизиты включаются в бланк письма?
1. Место составления или издания документа.
2. Заголовок к тексту.
3. Наименование организации.
4. Товарный знак (знак обслуживания).
5. Наименование вида документа.
7. Справочные данные об организации.
8. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату по почте, проставляются визы?
1. На подлиннике, отправляемом адресату.
2. На копии, помещаемой в дело организации.
9. Какой реквизит оформлен неправильно?
1. Наименование организации-автора.
2. Справочные данные об организации.
3. Дата документа.
4. Регистрационный номер документа.
5. Заголовок к тексту.
Некоммерческое партнерство
«ГИЛЬДИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ РИЭЛТЕРОВ» Исполнительному директору
Загородное ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия
Тел. (495) 245-18-01; факс (495) 245-30-00 «Russian Trust & Trade Ltd.»
ИНН/КПП 0112220000/011777000 г-ну Г.П. Сидорову
Волоколамское ш., 10,
10. Какой вариант оформления справочных данных об организации и кодов в бланке организации является правильны
1. Общество с ограниченной
117312, Москва, ул. Ферсмана, д. 5/1
Тел. 721-33-33; факс 721-19-00;
____________________ № _____________
На № _______________ от _____________
2. Общество с ограниченной
Ул. Ферсмана, д. 5/1, Москва, 117312
Тел. (495) 721-33-33; факс (495) 721-19-00;
ОКПО 2356447; ОГРН 1127776500001;
На № _____________ от ________________
11. Что должен сделать работник организации, визирующий документ, если он не согласен с его содержанием?
1. Отказаться от визирования документа.
2. Завизировать документ, выразив свое мнение.
12. Какой вариант заголовка к письму вы считаете правильным?
1. О договоре поставки.
2. О невыполнении договора поставки от 12.08.2005 № 45/67.
3. О невыполнении договора.
13. Как должна быть оформлена подпись, если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия?
2. Зам. генерального директора Подпись О.П. Ремизов
14. Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (Н.И. Старков) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (Е.Д. Табакова)?
2. Зам. коммерческого директора Подпись Е.Д. Табаков
3. И.о. коммерческого директора Подпись Е.Д. Табаков
15. Нужно ли заверять печатью организации приказы руководителя?
16. Какое письмо заверяется печатью?
1. Гарантийное письмо.
2. Коммерческое предложение.
17. Какой вариант оформления резолюции руководителя является правильным?
Прошу подготовить заключение к 18.04.2007.
18. Какой вариант оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме является правильным?
1. Приложение: упомянутое на 3 л. в 1 экз.
2. Приложение: по тексту на 3 л. в 1 экз.
3. Приложение: на 3 л. в 1 экз.
19. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?
20. Какие нормы применяются для расчета численности делопроизводственного персонала?
1. Нормы выработки.
2. Нормы времени.
3. Нормы управляемости.
4. Нормы обслуживания.
21. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?
1. Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки
в 2007 г. в срок до 20.01.2007.
2. Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2007 г. в срок до 20.01.2007.
3. Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.
4. Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2007 смету расходов на командировки
в 2007 г.
22. Документооборот – это:
1. Передача документа из одной инстанции в другую в процессе его рассмотрения.
2. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3. Движение комплекса документов в процессе выработки, принятия и исполнения решений.
23. Является ли задача совершенствования форм и методов работы с документами задачей службы ДОУ?
24. Какой документ относится к нерегистрируемым?
2. Жалоба гражданина.
3. Сопроводительное письмо.
4. Рекламное письмо.
25. Должен ли работник службы ДОУ, осуществляющий контроль за исполнением документов, напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения находящихся у них документов?
26. Каков максимальный срок исполнения обращений граждан?
27. В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов?
1. В календарных днях.
2. В рабочих днях.
28. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации?
1. Руководитель организации, исполняющей поручение.
2. Руководитель вышестоящей организации.
3. Служба ДОУ организации, исполняющей поручение.
29. Какой из классификаторов может использоваться при регистрации поступающих документов?
1. Классификатор должностных лиц.
2. Классификатор видов продукции.
3. Классификатор единиц административно-территориального деления.
30. Какой документ составляется при необходимости зафиксировать сложившуюся ситуацию или обнаруженные факты?
31. Какой документ требует утверждения руководителем организации?
1. Положение о бухгалтерии.
2. Справка о задолженности предприятия.
3. Письмо-запрос о предоставлении информации.
4. Протокол заседания совета директоров.
32. Каким образом в организации распределяются обязанности между руководством, в том числе право подписывать документы?
1. Устанавливаются в соответствии с устными распоряжениями руководителя.
2. Устанавливаются приказом руководителя.
3. Устанавливаются в инструкции по делопроизводству.
33. Сколько экземпляров приказа подписывает руководитель?
34. На кого может быть возложен контроль за исполнением в последнем пункте приказа?
1. На руководителя структурного подразделения.
2. На заместителя руководителя организации.
35. Какое утверждение является правильным?
1. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел и номенклатуры дел структурных подразделений.
2. В каждой организации должна быть сводная номенклатура дел.
3. В каждой организации должны быть только номенклатуры дел структурных подразделений.
36. Какие признаки отражены в заголовке дела: «Протоколы заседаний Совета директоров общества»?
37. Какой заголовок дела вы считаете правильным?
1. Документы о строительстве торгового центра.
2. Расчеты, сметы, планы работ, переписка и другие документы о строительстве торгового центра.
3. Документы о строительстве торгового центра (расчеты, сметы, планы работ, переписка и др.).
38. Допустимо ли формировать переписку в дела по принципу: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция»?
39. Можно ли помещать в одно дело документы временного и постоянного сроков хранения?
40. В какое дело помещается внутренняя опись?
2. Приказы организации по личному составу.
3. Переписка с органами власти и управления.
41. В каком году можно уничтожить документы, созданные в 2000 г. и имеющие срок хранения 10 лет?
42. На каком этапе обработки дела проводится нумерация листов?
1. При обработке дела для передачи на архивное хранение.
2. По завершении делопроизводственного года.
3. При помещении исполненных документов в дело.
43. Какие три вида описей дел составляются в организации при подготовке дел для передачи на архивное хранение?
1. Опись приложений к документам.
2. Опись дел постоянного хранения.
3. Опись дел временного до 10 лет хранения.
4. Опись дел по личному составу.
5. Опись дел временного свыше 10 лет хранения.
6. Опись дел, подлежащих уничтожению.
44. На каком этапе утверждаются акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению?
1. До утверждения описей дел.
2. После утверждения описей дел.
3. Одновременно с утверждением описей дел.
45. Кто утверждает номенклатуру дел организации, описи документов и акты о выделении документов к уничтожению?