Журналы которые должны быть в организации

Журналы которые должны быть в организации

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО »СБЕР А». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какие журналы по охране труда должны быть в организации и их формы? Можно ли их вести в электронном виде?

Прежде всего отметим, что исходя из положений п. 88 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464 (далее — Правила N 2464), работодатель не ограничен в способах порядка регистрации проведенного инструктажа по охране труда (далее — ОТ) и формах его документирования, возникает вопрос о возможности ведения журналов и других документов по регистрации инструктажей по ОТ в электронном виде. В связи с этим напомним, что работодатель вправе ввести электронный документооборот для обусловленных законом документов, а положения новых статей ТК РФ об электронном документообороте не применяются в отношении документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (часть третья ст. 22.1 ТК РФ). Следовательно, журналы и любые другие документы, в которых будет регистрироваться проведение всех видов инструктажей по ОТ, в настоящее время должны вестись (быть оформлены) только на бумажном носителе.

Об этом еще раз напомнил Минтруд России в письме от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97. Отвечая на поставленные вопросы, Минтруд разъяснил, что ТК РФ исключает возможность электронного документооборота для акта о несчастном случае на производстве и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. Поэтому их подписание осуществляется только на бумажном носителе.

Работодатель обязан проводить следующие инструктажи по охране труда (п. 8, п. 12 Правил N 2464):

а) вводный инструктаж по охране труда;

б) инструктаж по охране труда на рабочем месте, в том числе:

• первичный инструктаж по охране труда;
• повторный инструктаж по охране труда;
• внеплановый инструктаж по охране труда;

в) целевой инструктаж по охране труда.

Результаты проведения инструктажа по ОТ оформляются в соответствии с требованиями, установленными Правилами (п. 24 Правил N 2464). Нормы, регулирующие оформление документов и записей о регистрации проведения обучения ОТ, содержатся в разделе VIII Правил N 2464.

Напомним, что в рекомендуемом приложении А Межгосударственного стандарта ГОСТ 12.0.004-2015 «Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения», введенным в действие приказом Росстандарта от 09.06.2016 N 600-ст (далее — ГОСТ), также содержатся формы журналов проведения инструктажей по ОТ.

Как указано в п. 8.4 ГОСТа 12.0.004-2015, проведение всех видов инструктажей по охране труда и усвоение их содержания регистрируются и фиксируются в соответствующих журналах проведения инструктажей, формы которых приведены в упомянутом выше приложении А к ГОСТу:

А.4 — форма журнала регистрации вводного инструктажа,

А.5 — форма журнала регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового),

А.6 — форма журнала регистрации целевого инструктажа.

Минтруд России в п. 3 письма от 30.05.2022 N 15-2/В-1677 указал, что с 1 сентября 2022 г. на усмотрение работодателя взамен журнала регистрации инструктажа по охране труда допускается вести, например, личные книжки работника или иной способ документирования проведенного инструктажа по охране труда.

Если все же работодатель решит регистрировать сведения о проведении инструктажей по ОТ в специальных журналах, то в этом случае сами журналы могут быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Хотя конкретных требований к оформлению журналов в нормативных актах в этой части нет, в целом существует подход, что все журналы, которые должны вестись работодателем, следует защитить от изъятий страниц и обеспечить их целостность любым доступным способом (смотрите консультации Роструда). А в письме Минтруда России от 16.07.2018 N 15-2/ООГ-1744 указано, что требования, связанные с необходимостью шнуровки журналов, нумерации страниц, печати и подписи, скрепляющей журнал, могут быть установлены локальными нормативными актами работодателя, связанными с организацией делопроизводства в хозяйствующем субъекте.

Срок хранения журналов инструктажей по ОТ (вводного и на рабочем месте) — 45 лет (ст. 423 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем (его представителем), осуществляющим в соответствии с решением комиссии (в предусмотренных ТК РФ случаях государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование несчастного случая на производстве) его учет, в журнале регистрации несчастных случаев на производстве по форме N 11 Приложения N 2 к приказу Минтруда России от 20.04.2022 N 223н (часть первая ст. 230.1 ТК РФ). Таким образом, у работодателя также должен быть журнал регистрации несчастных случаев на производстве (даже если не было случаев).

При этом нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя вести журнал учета обучения по охране труда (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»).

Помимо инструктажей по охране труда, при приеме на работу сотрудников у работодателя возникает необходимость в обязательном проведении следующих вводных инструктажей:

• по гражданской обороне (далее — ГО). Журнал учета вводного инструктажа по ГО разрабатывается и утверждается работодателем самостоятельно на основании типовой формы, имеющейся в Порядке реализации вводного инструктажа по ГО, содержащийся в письме МЧС России от 27.02.2020 N 11-7-605;
• по действиям в чрезвычайных ситуациях (далее — ЧС). Для проведения инструктажа по ЧС в организации назначается ответственное лицо, разрабатывается и утверждается специальная программа, а также форма журнала учета его прохождения, утверждаемые руководителем организации. При этом журнал учета прохождения инструктажа по ЧС целесообразно разрабатывать на основании Типовой формы журнала учета проведения инструктажа по ЧС (приложение к Примерному порядку реализации инструктажа по действиям в ЧС, изложенному в письме МЧС России от 27.10.2020 N ИВ-11-85);
• по пожарной безопасности (далее — ПБ). О проведении противопожарного инструктажа должностным лицом, проводившим проверку знаний и умений работников, производится запись в журнале учета противопожарных инструктажей, рекомендуемый образец оформления которого приведен в приложении к приложению N 1 Порядка, утвержденного приказом МЧС России от 18.11.2021 N 806 N 806, при этом допускается возможность его ведения в электронном виде (п. 22, п. 25 приложения N 1 к Порядку N 806).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Журналы

Журнал – это книга для фиксации сведений и документов, ведения учета. Является ключевым элементом в ведении документооборота. Существует много видов журналов. Их перечень зависит от специфики работы компании.

Какие журналы должны быть в компании обязательно?

Каждая фирма обязана вести некий перечень журналов. Этот документ требуется для фиксации разных аспектов деятельности организации. Он предъявляется представителям госорганов в ходе проверки. А потому журналы требуется вести на основании регламента. В обратном случае возникнут нарекания со стороны проверяющих.

Перечень журналов определяется типом компании, сферой ее работы. Но есть и форма документа, которая должна быть в любой организации. Это журнал, в котором учитывается движение трудовых книжек. Если такого документа в документообороте компании нет, ее ждут штрафы. В частности, штраф в размере 5 000 рублей накладывается трудовой инспекцией.

Если книжки не учитываются, специалисты могут сами направить жалобу в соответствующие органы.

Как правило, в организации ведутся эти формы журналов:

• Журнал трудовых соглашений. В этом документе отражаются трудовые договоры, которые компания оформила с сотрудником. Требуется он для того, чтобы упорядочить соглашения. Как правило, он запрашивается в ходе проверки.
• Журнал приказов. В нем отражаются приказы, которые были оформлены компанией. На основании приказов начисляется ЗП, рассчитываются отпускные/премии. А потому это важный документ, который нуждается в учете.
• Журнал учета трудового времени. Отражает время, которое было фактически отработано трудящимися. Этот документ может помочь при конфликтах с работниками, касающимися начисления ЗП.
• Журнал учета командировочных. Этот документ необходим компаниям, сотрудники которых ведут разъездную работу. То есть, журнал нужен, если работники постоянно ездят в командировку. Документ помогает управлять периодичностью поездок, исполнением обязательств.
• Журнал учета больничных. Необходим для регистрации больничных листов. В нем также отражается время, на протяжении которого сотрудник фактически отсутствовал на рабочем месте.
• Журнал входящей и исходящей документации. В нем могут фиксироваться, к примеру, заявления от сотрудников.
• Журналы, касающиеся экономики компании. К примеру, это кассовая книга, журнал кассира. Последний необходим тогда, когда фирма ведет расчеты через кассовый аппарат.
• Журнал бланков отчетности. Бланки используются в том случае, если компания не использует кассу.

Очевидно, что крупная компания будет вести несколько журналов. И они также должны учитываться в журнале.

Ведение рассматриваемых документов упрощает управление деятельностью компании. Журналы пригодятся при различных спорах с сотрудниками и госорганами.

Перечень журналов, нужных для конкретной организации

Перечень необходимых журналов определяется сферой деятельности организации.

Предприятия общественного питания

В субъектах общественного питания обычно ведется бракеражный журнал. В нем фиксируются сведения о качестве выпускаемых товаров. Бракераж – это дегустация, в процессе которой устанавливается вкус продукции, проверяется ее внешний вид.

На предприятиях питания формируется комиссия, ответственная за бракераж. В нее входят эти специалисты: директор, заведующий, медработник, старший правил. Эти сотрудники занимаются дегустацией блюд. Результаты дегустации фиксируются в бракеражном журнале. В нем отражается запах, консистенция блюда, его особенности.

Кроме того, на предприятии должен быть санитарный журнал.

Предприятия, работа которых связана с вредными выбросами

Предприятия, деятельность которых связана с вредными выбросами, должны вести журналы по экологии. Они будут считаться первичными журналами. К ним относятся эти журналы:

• Учета выбросов в атмосферу.
• Учета потребления воды и ее отведения.
• Книга движения отходов.

Ведение экологических журналов строго регламентируется Росприроднадзором. Если документация будет вестись неправильно, на предприятие накладывается штраф.

Журналы, связанные с безопасностью

Любое предприятие должно следить за безопасностью. В частности, за пожарной безопасностью. То есть, придется завести журнал пожарной безопасности. Но у этого документа нет единой формы. Он также подразделяется на виды:

• Журнал инструктажа. Предприятие обязано проводить инструктаж по пожарной безопасности. И эти мероприятия должны учитываться. В журнале фиксируются сотрудники, которые прошли инструктаж.
• Журнал учета огнетушителей. В нем фиксируется состояние огнетушителей, находящихся на предприятии. Состояние их должно проверяться раз в 6 месяцев.
• Журнал по электрической безопасности. В них заносятся, в том числе, сведения о проверках электроинструмента.
• Журнал о проблемах в системе автоматической защиты. Здесь отражаются обнаруженные неполадки.
• Журнал регистрации. Нужен для целей документооборота.

Обязательная бумага – журнал по охране труда.

Требования к оформлению

Особенности оформления зависят от вида журнала. Первый шаг к заведению документа – регистрация журналов или в госоргане, или на самом предприятии. Следующие виды бумаг должны оформляться в полном соответствии с образцами:

• Журнал для фиксации движения трудовых книжек.
• Журнал по командировкам.
• Журналы воинского учета.

Большая часть других документов не имеет установленной формы. То есть, руководитель предприятия может сам определять вид документа. Однако, в любом случае, в журнале должны быть обязательные положения: номер, дата регистрации, сжатое содержание и так далее.

К документам предъявляются эти требования:

• Журнал прошивается.
• Должна присутствовать нумерация листов.
• В завершении должно стоять указание на то, что документ прошит и пронумерован.

Документ обязательно заверяется подписью руководителя и печатью компании.

К СВЕДЕНИЮ! Журналы должны храниться в компании на протяжении 75 лет. А потому рекомендуется, при оформлении, предпочесть мягкой обложке твердую.

Как правильно заполнять журналы по охране труда (образец)?

Законодательство РФ в сфере охраны труда (ТК РФ, ГОСТ 12.0.004-2015, постановление Минтруда РФ от 17.12.2002 № 80) предписывает российским работодателям ведение журналов:

• регистрации вводных инструктажей по охране труда (п. 8.6 ГОСТ 12.0.004-2015);
• регистрации инструктажей по охране труда, не являющихся вводными;
• регистрации несчастных случаев (ст. 230.1 ТК РФ).

Можно также вести журналы учета инструкций и выдачи инструкций по охране труда — по формам, приведенным, соответственно, в приложениях 2 и 3 к Методрекомендациям, утвержденным Минтрудом РФ от 13.05.2004.

Приведенные выше регистры выступают основными журналами по охране труда на российских предприятиях.

С 1 марта 2022 года работников требуется информировать об условиях и охране труда.

Перечень документов по охране труда, которые нужно иметь работодателю, подготовили эксперты «КонсультантПлюс». Посмотреть его можно, получив бесплатный доступ к системе.

Кто отвечает за ведение журналов по охране труда

Отдельными приказами руководства компании назначаются ответственные за ведение:

• обоих типов журналов регистрации инструктажей;
• журнала регистрации несчастных случаев.

В компетенцию лиц, назначенных руководством ответственными за ведение указанных журналов по охране труда, входит:

• своевременное внесение в них необходимых сведений;
• оперативное предоставление журналов по охране труда в пользование другим специалистам, а также их последующее принятие обратно на хранение.

Что касается журналов учета и выдачи инструкций, руководство также может назначить сотрудника, ответственного за их ведение и хранение. Если же документ разработан для конкретного структурного подразделения фирмы, его хранение должен осуществлять руководитель данного подразделения.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о разновидностях инструктажей по охране труда. Получите пробный доступ к материалу на данную тему.

Специфика заполнения журналов по охране труда

Теперь рассмотрим, на какие нюансы должен обратить внимание работодатель, заполняя журналы по охране труда.

Что касается обоих типов журналов инструктажа — учета инструкций и выдачи инструкций по охране труда, важно обратить внимание:

• на наличие подписей инструктируемого и инструктирующего напротив каждой записи о проведении инструктажа;
• указание Ф. И. О. и должностей инструктируемого сотрудника и инструктора, даты проведения каждого инструктажа.

Порядок проведения вводного инструктажа по охране труда подробно описан в Путеводителе от КонсультантПлюс, доступ к которому можно получить бесплатно.

Для заполнения журнала учета инструкций наибольшее значение имеет:

• корректное указание даты постановки инструкции на учет и начала ее использования;
• правильное название документов;
• наличие подписей ответственного сотрудника, подтверждающих факт принятия инструкций на учет.

В отношении журнала выдачи инструкций следует обратить особое внимание на:

• корректное проставление даты выдачи инструкции по запросу;
• указание Ф. И. О. сотрудников, получающих инструкции, а также наличие их подписей.

При заполнении журнала регистрации несчастных случаев важно указание:

• точной даты, времени, места инцидента;
• всех необходимых сведений о пострадавшем;
• мер, принятых для устранения причин несчастного случая.

Данные нюансы заполнения журналов по охране труда — в числе наиболее критически значимых. Это не означает, что иные графы или пункты документа можно не заполнять в принципе. Работать с ними тоже необходимо, но ошибки или пропуски записей в них могут быть не столь критичными, чем в элементах журналов по охране труда, отраженных выше.

Журнал нужно прошить. На оборотной стороне или на последней странице приклеить лист с указанием количества прошитых листов, подписью руководителя и печатью организации. Остаток нити нужно подклеить под этот лист. Пример такой надписи:

Печать предприятия нужно ставить так, чтобы она частично попадала на страницу журнала и лист с подписью.

Где бесплатно скачать журналы по охране труда

Скачать образцы журналов по охране труда вы можете на нашем портале. Соответствующие источники составлены с учетом тех критериев, которые мы обозначили в статье.

Скачать журналы по охране труда можно по следующим ссылкам:

1. Подробнее о журнале регистрации вводных инструктажей читайте в статье «Журнал вводного инструктажа по охране труда — образец».
2. О журнале регистрации инструктажей, не являющихся вводными, читайте в статье «Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте — образец».
3. Журнал учета инструкций по охране труда доступен в статье «Журнал учета инструкций по охране труда — форма и образец».
4. Журнал учета выдачи инструкций по охране труда можно загрузить здесь, по ссылке ниже:

1. Журнал регистрации несчастных случаев можно скачать по ссылке ниже:

С 1 сентября 2022 года вступил в силу новый Порядок обучения по охране труда и проверки знания требований по охране труда, утвержденный постановлением правительства России от 24.12.2021 № 2464. Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали об особенностях применения данного норматива. Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.

Большое количество нововведений в сфере охраны труда уже работают с 1 марта 2022 года. Подробнее о них читайте в специальном материале.

Итоги

Итак, мы рассмотрели, как заполнять журналы по охране труда, которые считаются наиболее востребованными в кадровом менеджменте. При работе с графами журналов по охране труда необходимо уделять внимание корректности заполнения каждой из них, но есть элементы структуры, в которых по возможности следует принципиально исключать ошибки.

Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации

Единого перечня кадровых документов, которые должны быть в каждой организации, на законодательном уровне не установлено. Но, можно составить перечень обязательных кадровых документов и рекомендованных.

К обязательным документам следует отнести те, которые запрашивают при проверках налоговая, трудовая инспекция и прокуратура. Таких документов около двадцати, большинство из них напрямую связано с начислением заработной платы работникам.

Микропредприятия могут вести кадровое делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений Федерального закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.

Микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права. Например, это такие документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение об оплате труда;
• положение о премировании;
• многие другие.

Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.