Что проверить в кадрах

Кадровый аудит в организации: виды, методика, ошибки при проведении и результаты

Для того чтобы уверенно управлять бизнесом, руководству важно базироваться на актуальной и проверенной информации, в том числе кадровой документации. Это подразумевает необходимость систематического сбора и обновления данных во всех направлениях деятельности, включая проведение проверок или аудита.

Аудит в финансовом, налоговом и бухгалтерском контексте уже давно является неотъемлемой частью корпоративного управления. Но с развитием современных бизнес-трендов его роль расширилась, охватывая все больше аспектов бизнеса, включая управление персоналом.

Аудит в области кадрового учета в организации только начинает активно интегрироваться в практику российских компаний, но идёт семимильными шагами и всё больше руководителей понимают его значимость.

В статье разберём, что такое кадровый аудит, как он влияет на управление персоналом и как работает.

Что такое кадровый аудит

Кадровый аудит — это независимая проверка кадровой документации и работы кадровой службы. Основной целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков в вопросах трудовой деятельности организации.

Такая проверка может быть как внутренней, так и внешней. Внутренний аудит компания проводит своими силами, а для внешнего привлекает стороннюю организацию, специализирующуюся на оказании данной услуги.

Мотивом для проведения аудита могут послужить абсолютно разные ситуации. Это могут быть оказаться и требования, закрепленные в локальных нормативных актах организации, и желание работодателя проверить работу своих специалистов, и обязательное условие банка при выдаче кредита, и ответственное отношение специалистов к своей работе, и многое-многое другое.

Одной из самых печальных оказывается ситуация, когда аудит вызван результатами неудовлетворительной оценки проверяющих государственных органов. А одной из самых распространенных – это аудит в организациях, в которых закреплена законом обязательность их проведения (например, кредитные организации). Таким образом, можно выделить обязательный аудит (установленный законодательством и может проводиться только независимыми аудиторскими организациями) и инициативный аудит (проводится по желанию организации).

Возможные причины для кадрового аудита

Когда компании следует уделить внимание анализу кадрового обеспечения через аудит кадрового учета? Хотя проверку можно осуществить в любое время, особенно актуально это становится в следующих ситуациях:

при переходе к новому руководству;

когда учет кадров, подбор персонала и управление персоналом переходит под контроль неспециалиста в данной области (возможно, бухгалтера или административного сотрудника);

уход главы кадровой службы;

готовность к внешней проверке со стороны надзорных органов;

создание комплекта кадровых материалов для архивации;

обновления в законодательстве по вопросам найма и увольнения сотрудников;

неожиданные колоссальные изменения в штате, такие как массовые увольнения и другие.

Виды кадрового аудита

Аудит кадровых процессов в организации может быть классифицирован различными способами, но вот несколько основных видов и их краткое описание. Для удобства, разделили их по группам.

В зависимости от времени реализации и задач кадрового аудита можно выделить:

плановый аудит – осуществляется в соответствии с заранее установленным графиком;

внеплановый (оперативный) аудит – инициируется специальным распоряжением и проводится в кратчайшие сроки;

периодический аудит – осуществляется на постоянной основе;

первичный аудит – не имеет регулярной основы проведения.

В зависимости от потребностей организации аудит:

полный аудит кадрового производства (комплексная проверка всего направления кадрового аудита);

локализованный (исследование конкретного элемента).

При этом для анализа применяется сплошная и/или частичная выборка. При сплошной исследуются 100% значимых элементов, а при частичной – некоторая часть однотипных.

В своей работе я всегда провожу внутренний первичный аудит при переходе ко мне на обслуживание нового клиента, поскольку несу личную ответственность за вверенный мне участок работы. Это и имидж компании, и уверенность в завтрашнем дне. Также внутренний регулярный аудит, чтобы поддерживать свою работу в актуальном состоянии, поскольку законодательство меняется очень стремительно и возникает необходимость держать себя всегда в тонусе.

Маркова Юлия
Специалист по кадровому администрированию 1С-WiseAdvice

Документально оформленное экспертное заключение по результатам аудита показывает отношение специалистов к данной работе, прозрачность действий и подтверждает, что организация несет ответственность за проведенную работу. Заключение содержит:

общие сведения (информацию о периоде и месте проведения проверки);

перечень проанализированной кадровой документации в организации;

ссылки на нормативную документацию;

описание текущего состояния дел на момент проверки;

список выявленных ошибок, нарушений, неточностей и рекомендации по их устранению.

Как часто в организации проводить кадровый аудит и почему

Такую деятельность можно осуществлять в любой момент, когда возникнет необходимость оценить качество кадрового учета. Как правило, регулярность таких проверок зависит от различных факторов. На частоту аудита влияют следующие факторы:

сфера деятельности компании;

методика расчета заработной платы;

режим работы и так далее.

Хотя разовые «экстренные» или «поверхностные» анализы, выполненные вашими сотрудниками, могут временно уменьшить размеры штрафов, они не решат проблемы качества кадрового учета в целом. Тем более штатные сотрудники организации имеют личную заинтересованность в определенных результатах аудита, повышается риск возникновения конфликта интересов и при последующей проверке сложности могут возникнуть снова.

В конечном итоге, задача любой проверки убедиться в фактическом выполнении требований трудового законодательства и правильности кадрового документооборота, а не только в корректности оформления кадровой документации. Таким образом, для сохранения кадрового благополучия крайне важно хотя бы раз в полгода привлекать к аудиту внешних специалистов.

Цели проведения кадрового аудита

Проверка кадровой документации проводится с целью:

удостоверения наличия всех требуемых документов;

изучения соответствия документов требованиям законов РФ по кадровой деятельности.

Целью проведения кадрового аудита является оценка и снижение потенциальных рисков в области трудовых отношений и защита репутации организации, а также предотвращение возможных претензий со стороны инспекции труда и надзорных органов.

Какие работы проводятся в рамках кадрового аудита

Кадровые операции просматриваются через призму стратегических целей предприятия. Рассматриваются следующие аспекты:

кадровое планирование – оценка соответствия имеющегося персонала текущим и будущим потребностям компании;

процедуры найма и отбора – анализ источников поиска кандидатов, требований к претендентам и методов их трудоустройства;

адаптация новых сотрудников – измерение эффективности существующего подхода и потенциальных путей его оптимизации;

обучение и аттестация – оценка существующих обучающих программ и их практическое применение;

система стимулирования – анализ текущих механизмов мотивации и их воздействия на производительность;

организационная культура и психосоциальная среда – оценка корпоративных ценностей и их влияния на кадровые процедуры, а также разработка программ улучшения внутреннего климата;

кадровые подразделения исследуются с точки зрения их соответствия текущим бизнес-задачам. Под лупой находятся отделы, ответственные за рекрутинг, обучение, карьерное развитие и другие аспекты управления персоналом.

Сам персонал рассматривается с точки зрения численности, занятости должностей, оборота кадров, наличия и эффективности использования кадрового резерва, а также профессиональных качеств и квалификации сотрудников.

Этапы проведения кадрового аудита компании

Приказ о проведении кадрового аудита

Этот этап включает в себя подготовку и выпуск соответствующего приказа руководства организации о проведении кадрового аудита в отделе. Этот документ устанавливает цели, задачи, сроки и ответственных за проведение аудита.

Анализ уставных документов

На этом этапе аудиторы изучают основные кадровые документы организации, такие как устав, чтобы понять её основные функции, цели и принципы управления персоналом.

Проверка наличия обязательных нормативных актов

Здесь аудиторы проверяют, соответствует ли аудит кадровой работы и методы управления персоналом действующему законодательству, есть ли все необходимые кадровые документы, регламентирующие работу с кадрами.

Анализ расписания и структуры компании

Аудиторы изучают организационную структуру, должностные инструкции, штатное расписание, чтобы понять, насколько они соответствуют реальным потребностям и задачам компании.

Проверка трудовых книжек

На этом этапе проводится анализ трудовых книжек сотрудников на предмет их соответствия законодательству, правильности оформления и актуальности информации.

Результаты проверки

По завершении кадрового аудита составляется отчет, который включает в себя все выявленные проблемы, рекомендации по их устранению, а также общие выводы о состоянии кадровой работы в организации.

Эти этапы служат основой для проведения кадрового аудита, однако каждая компания может вносить свои коррективы в зависимости от своих специфических потребностей и условий деятельности.

Ошибки, допускаемые при проведении кадрового аудита

Неполное рассмотрение материалов (отсутствует просмотр всех кадровых документов и их соответствие фактической картине).

Недостаточный профессионализм аудиторов. Это может стать причиной упущения нарушений.

Отсутствие полного или точного документирования результатов анализа. Из-за этого не все найденные проблемы будут устранены в дальнейшем.

После проведения аудита заказчик и его команда не получили полного понимания серьезности проблем и потенциальных рисков, а также отсутствует документированный план по устранению проблем и рекомендации специалистов.

Клиент решил провести аудит собственными силами в 2021 году. В 2022 году из ПФР регулярно получал требования о пояснении расхождений между данными в отчётности и штрафы за некорректный СЗВ-ТД. И только после того, как получил жалобу от уволенного сотрудника на неверные записи в бумажной трудовой книжке, обратился к нам за помощью с просьбой оказать услугу аудита кадрового учета.

В результате был проведён внешний, инициативный, оперативный, локализованный аудит с применением сплошной выборки:

аудит силами WA с выездом специалиста в офис заказчика,

проверены все личные дела действующих работников и соответствие их содержания данным в 1С:ЗУП,

все бумажные трудовые книжки с записями о периоде работы в данной организации,

направленная отчётность СЗВ-ТД за весь период работы.

По окончании проведенного детального анализа клиенту было выдано заключение по результатам проведённой экспертизы. В ходе аудита выявили ряд нарушений в подаче отчетности, отсутствие необходимых кадровых документов в личных делах (среди которых были и дополнительные соглашения к трудовым договорам), отсутствие необходимых записей в трудовых книжках и их неверное оформление, также несоответствие содержания бумажных документов с данными 1С:ЗУП, что и привело к массовым ошибкам в направленной клиентом отчётности СЗВ-ТД, штрафам и жалобе сотрудника.

При выполнении аудита 1С-WiseAdvice предоставляет детализированный отчет, в котором подробно описаны все этапы аудита, текущее состояние ведения кадрового учета, нарушения и неточности, способы их решения и потенциальные последствия бездействия.

Законодательство: самые частые штрафы от трудовых инспекторов

Как такового условного «закона о кадровом аудите» не существует, и работа по нему ведется, основываясь в целом на Трудовом законодательстве РФ.

Для удобства мы собрали самые частые штрафы от трудовых инспекторов и статьи, на которых они основываются.

Основание ответственности

Нормативно-правовая база

Размер штрафа

Нарушение трудового законодательства

п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

от 30 000 рублей

Ненадлежащее оформление трудового договора

п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ

от 50 000 рублей

Нарушения, выявляемые в содержании локальных актов организаций

п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

от 50 000 рублей

Нарушение требований по оплате труда

п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

от 50 000 рублей

Нарушение порядка проведения спецоценки условий труда на рабочих местах

п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

от 60 000 рублей

Нарушение требований по защите персональных данных

ст. 13.11 КоАП РФ

от 70 000 рублей

Нарушение требований законодательства при работе с иностранными работниками

ст. 18.15 КоАП РФ

от 400 000 рублей

Нарушение воинского учёта

ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ

до 5 000 рублей за каждого сотрудника

Что компании дает кадровый аудит

Анализируя особенности кадровой документации и детали, на которые она указывает, эксперт может определить:

насколько успешно реализуется аудит отдела кадров компании;

корректность соблюдения правовых норм и стандартов;

оперативность и результативность действий кадровой службы;

наличие потенциальных точек для оптимизации процессов кадрового учета и взаимодействия с сотрудниками;

проблемные области и способы их коррекции.

Важным фактором при проведении аудита является независимость эксперта, поэтому лучшим решением будет обратиться к аутсорсинговой компании.

Куда обратиться за услугами

Если вы пришли к решению о необходимости проведения аудита кадровой документации вашей компании, то следующим шагом становится выбор подходящей организации, которая способствует оценке правильности документационных процессов с учетом действующего законодательства. В большинстве случаев данный вид проверки доверяют специализированным консалтинговым фирмам.

Как правило, стоимость услуг варьируется в зависимости от ваших потребностей, вида аудита, объема работы и прочих факторов. В 1С-WiseAdvice стоимость начинается от 50 000 рублей.

Методика кадрового аудита

Оценка
системы подготовки, регистрации и хранения бумаг; проверка наличия необходимой документации и её правильное оформление с учётом законодательства.

Выявление
уровня профессиональной компетенции с сотрудников; определение оптимальности функционирования и выявление возможных резервов для повышения эффективности управления персоналом.

Консультация
по смежным областям, связанным с кадрами, такими как заработная плата и налоговые риски, при вашем желании.

Гарантии
полноты и достоверности аудиторского вывода в соответствии с федеральными стандартами и требованиями трудового законодательства.

Уже 18 лет 1С-WiseAdvice помогает компаниям с профессиональной оценкой качества кадрового учета. Мы входим в ТОП-3 рейтинга бухгалтерских компаний RAEX и помогли более 1000 клиентов. Наша команда помогает привести кадровый учет в должное состояние через аудит, поскольку мы нацелены на результат с максимальной заботой и индивидуальным подходом к каждому.

Регулярный качественный аудит помогает своевременно находить и решать ряд проблемных вопросов без спешки и предотвращать ситуации с привлечением организации и должностных лиц к административной и уголовной ответственности со стороны надзорных органов, а также поддерживать аудит кадровой службы в актуальном состоянии и в надлежащем качестве.
Обращайтесь, мы рядом.

Кадровый аудит для организаций: цели, методы, результаты

Развитие любой компании во многом зависит от людей, которые в ней работают. Рано или поздно перед руководителем организации встает вопрос: насколько оптимально продумана кадровая политика на предприятии? Нет ли лишних сотрудников, которых стоило бы сократить? Или, наоборот, не нужно ли набрать новые кадры на те или иные позиции? Не нарушает ли работа кадровой службы трудовое законодательство? На эти вопросы помогает ответить кадровый аудит. Он дает возможность понять, что мешает развитию компании, а также позволяет повысить эффективность работы сотрудников и избежать штрафов и судебных разбирательств.

Кадровый консалтинг и аудит — направления в области кадрового менеджмента, которые появились относительно недавно. Их задача — сделать отдел управления персоналом более эффективным. Что собой представляет кадровый аудит? По сути это проверка кадрового документооборота и экспертиза документов на соответствие действующему законодательству. Это широкое понятие, которое охватывает анализ расчетов с персоналом по оплате труда, оценку правильности организации кадрового делопроизводства и кадровой безопасности предприятия, а также определяет, насколько сотрудники лояльны и соответствуют занимаемым позициям [1] Яшкова Н. В., Тимофеева Л. В. Кадровый аудит в системе управления персоналом. Фундаментальные исследования. 2019. URL: https://fundamental-research.ru/ . Такая работа в конечном итоге позволяет улучшить организационную структуру компании и ее корпоративную культуру. Благодаря консалтинговой оценке со стороны эксперта в этой сфере появляется возможность подобрать эффективные технологии управления персоналом, которые подойдут под задачи конкретного предприятия.

Все вопросы трудового законодательства, а также ответственность за его нарушение прописаны в главе 5 «Кодекса об административных правонарушениях РФ» [2] Кодекс об административных правонарушениях. URL: https://www.zakonrf.info/ .

Когда требуется кадровый аудит организации?

Законодательно порядок и сроки проведения HR-аудита не закреплены. Такую процедуру можно проводить в любое время, когда возникает потребность в оценке состояния кадровой документации и эффективности использования человеческого ресурса. Обычно частота подобных мероприятий определяется с учетом ряда показателей, в первую очередь, общего объема документации и численности персонала. Однако есть случаи, когда желательно все же не затягивать с проведением проверки.

Аудит кадровой службы необходим в следующих ситуациях:

• смена сотрудника, который вел кадровую документацию компании;
• появление большого числа жалоб со стороны работников, например при увольнении, предоставлении отпусков, оплате сверхурочных и т. д.;
• массовое увольнение сотрудников либо проведение масштабных сокращений;
• смена руководства;
• ожидание проверки со стороны трудовой инспекции или прокуратуры. Например, если возникла конфликтная ситуация с одним из работников компании;
• изменения в трудовом законодательстве, появление новых нормативных актов, регламентирующих ведение кадровой документации;
• слияние и разделение компаний.

Цели кадрового аудита

Само понятие аудита пришло из бухгалтерии. Так называют независимую проверку кадровых документов. У HR-аудита несколько задач. Во-первых, данная процедура позволяет заранее оценить риски нарушения трудового законодательства и возникновения конфликтных ситуаций на предприятии. К примеру, спрогнозировать возможность трудовых споров, которые могут привести к проверкам деятельности компании со стороны инспекции труда. Во-вторых, кадровый аудит дает возможность проанализировать потенциал рабочих ресурсов. В-третьих, в рамках такой проверки есть возможность оценить эффективность собственной HR-службы и в случае необходимости провести ее оптимизацию.

В настоящее время работники организаций активно обращаются в трудовую инспекцию с жалобами на работодателей. Это можно сделать на сайте трудовой инспекции или обратившись на горячую линию. В случае возникновения такой жалобы компанию ждет проверка. Сумма штрафа за каждое нарушение трудового законодательства для юридических лиц составляет 30 000–50 000 рублей. А если в течение года нарушение будет выявлено повторно, штраф, наложенный на организацию за каждое из них, может составить до 200 000 рублей [3] «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 16.04.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 27.04.2022). Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. URL: http://www.consultant.ru/ .

Разделяют внутренний и внешний кадровый аудит. Внутреннюю проверку компания проводит собственными силами. Как правило, так действуют небольшие организации с маленьким штатом, у которых не так много кадровых документов. Проведение внутреннего кадрового аудита может взять на себя сотрудник компании, который неплохо разбирается в трудовом законодательстве и умеет оформлять документы. Обычно организацию таких проверок поручают юристу или начальнику кадрового отдела. Минус внутреннего аудита лежит на поверхности — оценка, которая будет дана по его итогам, с большой долей вероятности будет необъективной. Дело в том, что на аудиторов могут оказывать воздействие другие сотрудники, следовательно, проверка априори не может быть независимой. Еще один недостаток внутреннего аудита состоит в том, что этот процесс очень растянут по времени.

Внешний аудит проходит с привлечением специалистов, например, из консалтинговых компаний. Эксперты с большим опытом работы именно в этой области помогают руководству предприятия выявить нарушения и устранить их.

Приглашать сотрудников аудиторских компаний или независимых специалистов для проведения внешнего аудита имеет смысл, если у организации большой объем документов и проверка собственными силами займет много времени. Кроме того, такой путь выбирают собственники бизнеса, которым в первую очередь нужна объективная оценка ситуации в HR-сфере. Бывает так, что организация вообще отказывается от собственной кадровой службы и передает эту деятельность на аутсорсинг — это позволяет экономить бюджет и переложить работу на профессионалов.

Виды и методы проведения HR-аудита в компании

Аудиторам предстоит вести работу в нескольких направлениях. Условно можно выделить ряд методов, которые используют специалисты. В рамках организационно-аналитического метода эксперты проверяют пакет документов за установленный период, изучают отчетность и финансовые показатели компании, что позволяет сделать вывод об эффективности работы сотрудников предприятия. В ходе проверки должны быть проанализированы данные об оплате труда и продолжительности рабочего времени, штатное расписание, табель учета рабочего времени, приказы работодателя, инструкции по охране труда и т. д.

Не останутся без внимания и работники компании. Применение социально-психологического метода позволяет оценить мотивацию персонала и эффективность действий руководителей отделов, с сотрудниками будут проводиться беседы (как индивидуальные, так и групповые), а также анкетирование. Еще один метод, используемый в работе экспертов, — наблюдение за работниками. Он позволяет оценить эффективность системы поощрений на предприятии.

Экономический метод аудита предполагает сравнение показателей работы в компании с отраслевыми стандартами и нормативами. Это делается с целью оценки эффективности функционирования кадровой службы и конкурентоспособности условий труда в компании-заказчике.

Остановимся на этапах проведения кадрового аудита.

• Анализ документов. Поскольку руководитель компании несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, в ходе проверки будет установлено, в наличии ли эти документы. Речь идет о локальных нормативных актах, в которых прописаны условия труда в организации. Итогом первого этапа проверки станет составление перечня обязательных документов и их сверка — в результате станет понятно, какие документы компании предстоит разработать.
  Следующий этап представляет собой анализ необходимого пакета документов на предмет правильности оформления и соответствия требованиям законодательства. График отпусков, согласие на обработку персональных данных, штатное расписание, должностные инструкции, табель учета рабочего времени, трудовые договоры и трудовые книжки работников — все эти документы будут проверены. Важный аспект, который оценят эксперты, — не ухудшают ли локальные нормативные акты компании положение сотрудников по сравнению с трудовым законодательством.
  В зоне повышенного внимания проверяющих — «острые углы», то есть сферы повышенного риска. Они могут быть связаны с оформлением на работу иностранцев, методами оценки эффективности работы сотрудников во время испытательного срока. Важно также проверить механизмы оплаты сверхурочных.
• Анализ сотрудников. Аудит кадровых процессов также позволяет проанализировать работу персонала. Это особенно важно в финансовой, налоговой и бухгалтерской сферах. Эксперты должны изучить, соответствует ли кадровый состав основным задачам фирмы. Оценивается также аттестация и обучение сотрудников, что позволяет понять, каких образовательных программ не хватает на предприятии. Кадровый аудит затрагивает и вопрос адаптации работников на новом месте. Важно оценить, эффективен ли действующих подход и что в нем можно изменить в сторону улучшения. По мнению экспертов, без аудита практически невозможно объективно оценить целесообразность работы по подбору и найму персонала, которая проводится в компании, а также стоимость затрачиваемых средств [4] Казначеева С. Н. и соавт. Аудит в кадровом менеджменте. Инновационная экономика: перспективы развития и совершенствования. № 5 (39). 2019. URL: https://cyberleninka.ru/ .
• Анализ управления. Аудит кадровой работы дает возможность увидеть перспективы развития предприятия и проанализировать потребность в увеличении или сокращении штата сотрудников. Важные моменты в этом вопросе: каково число открытых вакансий в компании, насколько велика «текучка» кадров, имеется ли квалификационная характеристика сотрудников.

Современные направления кадрового консалтинга анализируют и вопрос поощрения персонала — аудиторы смогут ответить на вопрос: приносят ли премии ожидаемый эффект? Как можно простимулировать работоспособность сотрудников? Аудит также позволяет найти подходящие методы оценки отбора персонала и способы проверки его знаний и умений.

Что получит компания по итогам работы аудиторов? Эксперты проанализируют, насколько достаточное число работников занято в организации, требуется ли им повышение квалификации, какой в коллективе микроклимат, насколько тип руководства совпадает с текущими задачами и каково качество управления в компании. После анализа ситуации аудитор расскажет о существующих рисках и проблемах и даст рекомендации о том, как избежать ошибок в дальнейшем и наладить ситуацию в настоящем.

Кадровый аудит — это необходимость в наше время. Однако многие компании уделяют недостаточно внимания кадровым документам. Бывает, что их составляют сотрудники, которые мало что понимают в этой области и допускают серьезные ошибки. Аудит позволяет объективно оценить ситуацию в данной сфере и минимизировать риск возникновения судебных разбирательств и наложения штрафов в связи с нарушением трудового законодательства.

Где можно заказать кадровый аудит

Если вы приняли решение, что кадровый аудит вашей компании необходим, то следующий шаг — это выбор компании, которая даст возможность оценить правильность работы с документами с точки зрения законодательства. Как правило, такую проверку проводят консалтинговые организации. Одна из крупнейших консалтинговых компаний в России, давно зарекомендовавшая себя на рынке, — аудиторско-консалтинговая группа «КСК ГРУПП». Уже 28 лет компания оказывает услуги по консалтингу клиентов в разных сферах. За это время ее специалистами было реализовано свыше 20 000 проектов для более чем 4000 заказчиков.

Спектр деятельности «КСК ГРУПП» широк: специалисты компании оказывают услуги юридического, налогового, стратегического консалтинга, занимаются оценочной деятельностью, привлечением финансирования, управленческим консультированием. В общей сложности эксперты группы специализируются на 15 различных направлениях. Сегодня в команде аудиторско-консалтинговой группы 150 профессиональных консультантов высокой квалификации — это аттестованные аудиторы и эксперты в разных областях права и финансов.

«КСК ГРУПП» помогает решать самые сложные задачи и четко соблюдает оговоренные с клиентом сроки. Кредо компании — высокий уровень сервиса, работа на результат и клиентоориентированность. «Фишка» организации — прагматичный ROI-подход: специалисты аудиторско-консалтинговой группы не просто дают рекомендации по тому или иному вопросу, но помогают клиенту решить задачу с заранее просчитанным экономическим эффектом. Подобное отношение особенно ценят руководители предприятий и владельцы бизнеса, обращающиеся к экспертам «КСК ГРУПП». О высокой оценке работы специалистов компании говорят и рейтинги аналитических агентств, в которых компания ежегодно занимает верхние строчки. Так, согласно рейтингу «РАЭКС-Аналитика», группа заняла четвертое место среди крупнейших аудиторских групп в области юридического консалтинга за 2021 год [5] РАЭКС-Аналитика. Крупнейшие аудиторские группы и компании в области юридического консалтинга. 2021. URL: https://raex-rr.com/ . А годом раньше компания стала лидером в номинации «Юридический консалтинг» рэнкинга агентства «Эксперт РА».

* ООО «КСК»: ИНН — 7725685410, ОГРН — 1107746010052. ООО «КСК АУДИТ»: ИНН — 7725546209, ОГРН — 1057747830337.

Кадровый аудит рекомендуется проводить при таких ситуациях, как реорганизация, смена топ-менеджмента, предстоящая проверка надзорных органов или трудовые споры с сотрудниками.

Кадровый аудит включает в себя проверку наличия всех полагающихся документов, а также приведение их в соответствие требования законодательства.

Некоторые крупные компании могут предложить полный комплекс услуг в области HR-консалтинга.

С помощью процедуры кадрового консалтинга можно оценить кадровый потенциал компании и его соответствие имеющейся стратегии развития.

Комплексный кадровый консалтинг может решать такие задачи, как оптимизация затрат на управление персоналом, оценка квалификации и эффективности сотрудников, выявление проблем, связанных с кадрами.

Для кадрового аудита стоит привлекать зарекомендовавших себя профессионалов.

• 1 Яшкова Н. В., Тимофеева Л. В. Кадровый аудит в системе управления персоналом. Фундаментальные исследования. 2019. URL: https://fundamental-research.ru/ru/article/view?id=42415
• 2 Кодекс об административных правонарушениях. URL: https://www.zakonrf.info/koap/
• 3 «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 16.04.2022) (с изм. и доп., вступ. в силу с 27.04.2022). Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/7ff50b874c8cbce814266fd45eb5fff8b30449b6/?
• 4 Казначеева С. Н. и соавт. Аудит в кадровом менеджменте. Инновационная экономика: перспективы развития и совершенствования. № 5 (39). 2019. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/audit-v-kadrovom-menedzhmente/viewer
• 5 РАЭКС-Аналитика. Крупнейшие аудиторские группы и компании в области юридического консалтинга. 2021. URL: https://raex-rr.com/business/audit/rating_of_auditors_in_law-consulting

Подольских Анна Ответственный редактор

Многие привыкли не воспринимать всерьез кадровые вопросы и, в частности, поручать ведение соответствующей документации не самому профессиональному работнику. Между тем эта сфера нередко подвергается проверкам и при безответственном отношении грозит компании серьезными штрафами. Особенно важно привести бумаги в порядок, если на предприятии есть недовольные сотрудники или те, кто потенциально может подать жалобу в трудовую инспекцию.

Инициативный аудит: принципы проведения и стоимость проверки

Специфика проведения обязательного аудита организаций в 2022 году

Налоговый аудит: особенности, цели и стоимость работ по аудиту

© 2023 АО «Аргументы и Факты» Генеральный директор Руслан Новиков. Главный редактор еженедельника «Аргументы и Факты» Михаил Чкаников. Директор по развитию цифрового направления и новым медиа АиФ.ru Денис Халаимов. Шеф-редактор сайта АиФ.ru Владимир Шушкин.

Как провести внутренний аудит кадровых документов

Внутренний аудит кадровой документации (далее — аудит) проводится с целью проверки соответствия такой документации требованиям законодательства. Аудит проводится непосредственно в самой организации собственными силами, то есть без привлечения сторонней организации. Как реализовать такую проверку — рассмотрим в материале.

Алгоритм проведения аудита

Схема 1

Комментарий к алгоритму

Шаг 1

Уполномоченное должностное лицо (как правило, руководитель организации) оценивает необходимость проведения аудита. Причина при этом может быть разной: предстоит проверка госорганами, сменяется руководитель организации или работник кадровой службы и т.д.

Приняв решение о проведении аудита, уполномоченное должностное лицо издает распорядительный документ (далее — приказ). Такой документ оформляется в соответствии с правилами делопроизводства <*> .

В приказе указываются цели и задачи аудита, а также определяются лица, которые будут заниматься его проведением. Обычно это комиссия из 3 и более человек, в том числе председатель комиссии. В состав комиссии могут включаться работники кадровых и юридических служб, бухгалтерии и иные должностные лица.

Также в приказе, на наш взгляд, необходимо обозначить срок проведения аудита. Наниматель сам устанавливает период (в днях, неделях, месяцах), за который проводится аудит. Как правило, продолжительность аудита зависит от причин его проведения, а также от объема самой проверки (например, при сплошном аудите проверяется вся документация за определенный период, а при выборочном — изучаются только отдельные вопросы).

Пример формулировки приказа:

«С целью проверки ведения и составления кадровой документации
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести аудит кадровых документов в отделе кадров ООО «Полоса» в срок с 03.02.2020 по 20.02.2020.
2. Создать комиссию по проведению аудита в составе:
Председатель — начальник отдела кадров О.Ю.Миронов.

Члены комиссии: начальник юридического отдела А.А.Иванова;

инспектор по охране труда Е.Г.Краснова;

инспектор по кадрам А.В.Лебедева.

3. Начальнику отдела кадров О.Ю.Миронову подготовить отчет о проведенном аудите кадровой документации до 24.02.2020″.

Шаг 2

При проведении аудита проверяется следующее:

1. Наличие документов.

Отметим, что некоторые документы должны быть в организации в обязательном порядке. Основные из них приведены в схеме 2.

Условно кадровые документы можно разделить:

— на действующие в отношении всей организации или структурного подразделения (например, штатное расписание, график отпусков);

— оформляемые в отношении конкретного работника (трудовая книжка, контракт и пр.). Отметим, что одни такие документы оформляются на всех работников, другие — только в отношении определенных категорий. Подробнее см. таблицу 1.

Должностная инструкция может разрабатываться отдельно для конкретного работника или для всех должностных лиц, работающих по определенной должности.

Обратите внимание!
В отношении лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, кадровые документы не оформляются. В частности, должность не предусматривается в штатном расписании, трудовая книжка не заполняется, должностная (рабочая) инструкция не разрабатывается.

2. Оформление документов.

Большинство кадровых документов (как на бумажном носителе, так и в электронном виде) оформляются с учетом требований Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016.

Иными словами, кадровые документы должны:

— оформляться на соответствующих бланках (для отдельных видов документов);

— содержать обязательные и верно оформленные реквизиты (дата, текст, утверждение, согласование, подпись и пр.).

Пример
Работник направляется в командировку на полтора месяца. Для этого нанимателем издан приказ от 03.02.2020 N 14-л.
В приказе допущена ошибка. Так как срок командировки превышает 1 месяц, срок хранения приказа составит 75 лет. В регистрационном индексе таких приказов необходимо проставлять литеру «к» <*> .

Для заполнения трудовых книжек (а также внесения в них исправлений и дополнений) используются правила, установленные Инструкцией о трудовых книжках. Так, записи в трудовую книжку производятся аккуратно, без сокращений и должны иметь порядковый номер (кроме записи о наименовании нанимателя). Все даты указываются только арабскими цифрами в формате: ДД.ММ.ГГГГ <*> .

Трудовые договоры (а также приложения к ним) должны быть пронумерованы и подписаны работником и нанимателем на каждой странице <*> .

Порядок формирования и ведения личных дел установлен Инструкцией о личных делах. Она предусматривает последовательность включения документов в личное дело, правила оформления описи, личного листка по учету кадров и пр.

3. Содержание документов.

При проведении аудита следует проверить содержание документов на предмет соответствия законодательству. Примеры основных моментов, на которые стоит обратить внимание при проверке некоторых документов, рассмотрены в таблице 2.

Содержание документов по определенным вопросам следует проверять параллельно. При этом следует обращать внимание на даты, наименования должностей служащих (профессий рабочих) и прочие сведения, которые должны совпадать у взаимосвязанных документов. Например, проверяя правильность оформления приема на работу, следует сопоставить приказ о приеме на работу, трудовой договор, запись о приеме на работу в трудовой книжке. Помимо этого, проверить, был ли ознакомлен сотрудник с документами, связанными с его трудовой деятельностью: ПВТР, коллективным договором (при его наличии), должностной (рабочей) инструкцией, инструкцией по охране труда.

Шаг 3

Результаты проведенного аудита следует предоставить лицу, назначившему аудит (или иному уполномоченному должностному лицу). Для этого комиссия фиксирует итоги в отдельном документе. Как правило, в отчете (заключении).

Утвержденной формы отчета нет, поэтому наниматель вправе самостоятельно ее определить. Содержание отчета должно быть лаконичным и полным. В нем отражается информация о проверенных кадровых документах и выявленных нарушениях. Также могут даваться рекомендации по устранению допущенных нарушений и указываться другие сведения.

По итогам проведенного аудита наниматель принимает соответствующие решения. Например:

— об устранении выявленных нарушений. При этом определяются должностные лица, которые обязаны их устранить, и сроки для проведения данной работы;

— о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в нарушениях;

— о поощрении работников, не допустивших ошибок в своей работе.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Список кадровой документации: что необходимо подготовить для проверки

Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.

В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.

Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.

Штрафные санкции: административная ответственность работодателя

• воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
• нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
• непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
• непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.

Проверка в компании: необходимые основания

• планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
• факты несчастных случаев на производстве;
• обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
• информация, поступившая от правоохранительных органов.

Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента государственной регистрации 1 . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть следы нарушений 2 . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.

Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки – начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры не вправе 3 .

В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

Ревизия организации: какие документы могут быть проверены

• Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
• Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
• Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).

Таблица 1. Индивидуальные локальные нормативные акты

Таблица 2. Обязательные локальные акты организации

Таблица 3. Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета

Систематизация информации: как организовать документооборот

• договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
• договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
• положение об охране коммерческой тайны;
• положение об адаптации работников;
• положение о порядке прохождения испытательного срока;
• положение о проведении аттестации работников.

Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:

• журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
• журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
• журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
• журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
• журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
• журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.

После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.

Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).

Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.

Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору

График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.

Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.

Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).

На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.

В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске – за три дня до его начала 4 . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты – в качестве профилактики рецидива – ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места по условиям труда 5 .

Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.

Сложные вопросы проверок: судебная практика

Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации – это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.

Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством. Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором 6 .

Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.