Что будет если онлайн касса обнулилась

Как избежать проблем при блокировке ФН из-за неработающей более 30 дней онлайн-кассы?

Нормами закона 54-ФЗ в ряде случаев предусмотрена процедура блокировки онлайн-кассы, если информация с неё не передается оператору фискальных данных более 30 дней. В результате предприниматель должен выбирать между легальной приостановкой торговли и незаконными продажами без чеков. Но существуют способы, позволяющие в рамках закона избежать негативных последствий. Именно о них пойдет речь в нашей статье.

Причины проблем при блокировке фискального накопителя

Для торговой деятельности пауза в 30 дней довольно большая, но форс-мажоры есть во всех сферах. И существует множество сценариев подобных ситуаций, когда приходится не применять онлайн-кассу.

Например при введении очередного карантина, ряд субъектов хозяйствования должен вообще приостановить торговлю и закрыться. При этом нет смысла держать кассовое оборудование включенным. Поэтому предприниматели отключают его до окончания ограничительных мер.

Но существуют и другие причины, которые ведут к прерыванию связи ККТ с ОФД. Среди них чаще всего встречаются следующие:

• отсутствие интернета;
• техническая поломка ККТ;
• просрочена оплата услуг ОФД;
• сбой настроек кассового аппарата;
• заполненный фискальный накопитель (ФН);
• рабочая смена длится более суток;
• временная или постоянная постановка предпринимательской деятельности.

Следует помнить, что приостановка работы онлайн-кассы влечет за собой юридические и технологические последствия, которые бизнес должен четко осознавать. Например, возможно наложение штрафа, если выяснится, что торговая деятельность всё же велась в момент отключения ККТ.

Техническая сторона вопроса

Со стороны государства, в частности законом 54-ФЗ, к работе фискального накопителя предъявляются строгие требования. Одно из них – необходимость прекратить формирование фискальных признаков (то есть реквизитов чеков) в ряде случаев. Одной из таких ситуаций и является наличие в памяти непереданных в ОФД данных, которых хранятся более 30 дней.

Таким образом, блокировка фискального накопителя происходит на программном уровне и снимается только при условии передачи соответствующей информации оператору фискальных данных.

Условия возникновения проблем

В то же время, негативные последствия возникают не в каждом случае нарушения передачи информации в ОФД. Чтобы возникли проблемы необходимо соблюсти два условия:

• фискальный накопитель содержит непереданную оператору фискальных данных информацию о пробитых чеках;
• с момента пробития непереданных чеков прошло более 30 дней.

При этом не важно, был ли кассовый аппарат вообще включен. Фискальный накопитель имеет встроенный источник питания и самостоятельно рассчитывает срок хранения непереданных данных о чеках.

При закрытии смены можно посмотреть наличие непереданных чеков

Если онлайн-касса передала в ОФД все данные, а потом приостановила работу. то никаких негативных последствий от приостановки деятельности не будет. Нельзя же обвинить предпринимателя в том, что его продукцию попросту перестали покупать, например, из-за блокировки сайта или банального ухода в отпуск.

Какие сценарии проблем существуют?

При длительном отсутствии связи между онлайн-кассой и ОФД возможны 3 основных сценария развития событий:

1. На момент разрыва связи вся информация о пробитых чеках была передана оператору фискальных данных. В таком случае никаких штрафов за неиспользование ККТ не будет, но предприниматели всё равно обязаны ежедневно открывать и закрывать смену для демонстрации ведения предпринимательской деятельности.
2. На момент разрыва связи на фискальном накопителе присутствовала непереданная информация о пробитых чеках, но срок задержки составляет менее 30 дней. Ситуация некритична, нужно принять меры для возобновления передачи данных в ОФД.
3. Произошла блокировка ФН, так как непереданные сведения о пробитых чеках хранятся уже более 30 дней. В таком случае торговую деятельность нужно прекратить до решения проблемы. Чеки вообще не будут формироваться онлайн-кассой, а это уже совсем другой уровень нарушений и штрафов.

При любом сценарии предприниматели должны быть готовы, что у налоговых инспекторов при проверке возникнут вопросы, на которые придется отвечать. И подготовиться к ним нужно заранее.

Последствия длительного отключения онлайн-кассы

После длительного перерыва в работе возобновить работу кассового аппарата может быть проблематично. Причина тому – окончание срока эксплуатации фискального накопителя, как физического устройства.

Каждый ФН работает только определенное время, обусловленное его техническими характеристиками и законодательными нормами. Максимальный срок действия устройства – 36 месяцев, минимальный – 13 месяцев. Таким образом, если в период неработоспособности онлайн-кассы этот срок истек, то передать данные в ОФД уже не получится.

Схема применения фискальных накопителей с разным сроком эксплуатации

Заметим, что менять фискальный накопитель можно в нескольких случаях:

• закончился срок эксплуатации;
• заполнилась память ФН;
• фискальный накопитель поломался или начал сбоить.

Других причин для обязательной замены ФН нет. Поэтому при блокировке онлайн-кассы через 30 дней после прерывания связи с ОФД менять накопитель не нужно. Это не предусмотрено действующим законодательством.

За преднамеренную непередачу фискальных данных в ФНС предусмотрены штрафные санкции, о которых пойдет речь далее.

Штрафы за непередачу данных в ОФД

Статья 1.2 закона 54-ФЗ говорит о том, что предприниматели обязаны передавать в ФНС данные о чеке непосредственно в момент продажи. Эта норма не распространяется на следующие случаи:

• в регионе ведения предпринимательской деятельности отсутствует интернет;
• торговля осуществляется в помещениях или на территориях силовых ведомств: ФСБ, военных частей.

В остальных случаях необходимо передавать данные в ФНС непосредственно во время продажи.

Таким образом, если на фискальном накопителе накопилась непереданная в ОФД информация, то штрафы за её неотправку могут быть наложены даже если задержка составляет 1 день. Но в подобных ситуация избежать санкций ещё можно, если предоставить налоговым инспекторам подтверждение своей невиновности, например, если интернета не было по вине провайдера.

Если же онлайн-касса 30 дней выбивала чеки, но не передавала в ФНС, то штрафы почти гарантированы. Чтобы ограничивать такую незаконную деятельность предпринимателя и была предусмотрена блокировка ФН через месяц после неправильной эксплуатации ККТ.

Размеры штрафов

Размеры штрафов за нарушение кассового законодательства регламентируются пунктом 4 статьи 14.5 КоАП РФ.

В случае блокировки фискального накопителя из-за непередачи информации с онлайн-кассы в течение 30 дней предусмотрены такие штрафные санкции:

• 1,5-3 тысячи рублей для должностных лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей;
• 5-10 тысяч рублей для юридических лиц.

В случае с юрлицом отдельный штраф накладывается на человека, допустившему нарушение, и отдельно на само юрлицо.

Штрафы за нарушения кассового законодательства

В этой сфере имеется одно интересное разъяснение, изложенное в письме Министерства финансов № 03-01-15/33121 от 30.05.2017. Согласно ему, ответственность за нарушения не возникает, если руководитель докажет, что нарушение возникло по независящим от него причинам. Конечно, устного объяснения будет недостаточно, поэтому всегда важно запрашивать различные справки, акты подтверждающие наступление форс-мажорных обстоятельств.

Также штрафы не применяются, если выявится, что:

• кассовый аппарат неисправен;
• интернет отсутствовал по вине провайдера, о чем имеется соответствующее объявление, например, на сайте провайдера;
• данные не передавались по вине оператора фискальных данных.

Кроме того, в каждой онлайн-кассе предусмотрена подсистема диагностики, которая поможет выявить проблему и узнать, когда последний раз были переданы данные в ОФД.

Как избежать штрафов при блокировке ФН через 30 дней

Итак, при непередаче сведений с онлайн-кассы в ОФД в течение 30 дней, а также при блокировке фискального накопителя, налоговый инспектор имеет полное право выписать штраф. И задача предпринимателя – доказать свою невиновность. Сделать это можно лишь продемонстрировав, что было сделано всё необходимое для избегания блокировки, но предпринятых мер оказалось недостаточно или они были неэффективными.

Объяснительные записки сотрудников тоже могут помочь избежать штрафов

При получении от инспектора требования предоставить письменные разъяснения о причинах блокировки фискального накопителя, предпринимателю имеет смысл сделать следующее:

1. Сообщить в налоговую службу обо всех обстоятельствах, в которых возникла проблемная ситуация, а также о предпринятых действиях. Информация должна отображать причины непоступления фискальных данных с онлайн-кассы в ОФД.
2. Приложить максимум документальных подтверждений о том, что проблема возникла не по вашей вине. Например, взять справку от провайдера интернета или с сервисного центра о неисправности кассового аппарата.
3. Подтвердить, что все фискальные данные в итоге были переданы в ОФД или напрямую в ФНС. В таком случае не будет факта сокрытия выручки и наказание может быть смягчено.

Помните, что выполнение перечисленных действий поможет резко снизить вероятность наложения штрафа.

Как передать фискальные данные с заблокированного ФН?

Существует две кардинально отличающиеся ситуации, когда необходимо передать фискальные данные при блокировке ФН:

1. Срок действия фискального накопителя не истек.
2. Срок действия фискального накопителя истек.

Рассмотрим эти две ситуации подробно.

Срок действия фискального накопителя не истек

Если онлайн-касса 30 дней не работала, и в результате произошла блокировка фискального накопителя, то важно, чтобы в этот период не истек срок его эксплуатации. При соблюдении этого условия для разблокировки кассового аппарата будет достаточно подключить его к интернету.

Схема передачи фискальных данных о продаже

В результате сведения о чеках передадутся в ОФД и далее в ФНС. Сразу после этого фискальный накопитель будет разблокирован и можно будет пользоваться ККТ в обычном режиме.

Срок действия фискального накопителя истек

Если в период блокировки ФН его срок эксплуатации закончился, то быстро передать фискальные данные в ФНС через ОФД уже не получится. Для этого придется выполнить следующие действия:

1. Установить на компьютере программу FN Transfer, которую можно скачать на сайте ФНС.

2. Подключить фискальный накопитель к компьютеру через соответствующий кабель. В большинстве случаев для этого хватает обычного шнура для зарядки телефона.

3. Запустить программу FN Transfer и, следуя инструкциям, сформировать файл с разрешением .fnc. Теоретически этот файл можно передавать в ФНС. Но он содержит информацию и обо всех уже переданных чеках. Таким образом, при отправке файла произойдет дублирование информации.

Для редактирования списка передаваемых чеков можно использовать программу FN Run или аналогичную. Она позволит сохранить в файле .fnc только те сведения, которые ранее не были переданы в налоговую.

4. Перейти в личный кабинет ФНС и запустить процедуру перерегистрации онлайн-кассы (с новым фискальным накопителем).

5. Загрузить файл .fnc.

6. Завершить процесс перерегистрации онлайн-кассы.

Для извлечения непереданных данных также можно обратиться в сервисный центр производителя фискального накопителя.

В любом случае, кассиры должны внимательно следить, чтобы при закрытии смены все чеки были переданы в ОФД. Онлайн-касса всегда сигнализирует о наличии непереданных чеков. Поэтому в большинстве ситуаций проблем с блокировкой ФН можно избежать, если проявлять внимательность к технике.

Читайте также

• Контакты
• Конфиденциальность данных
• Лицензионный договор

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее — «Инсейлс»), с одной стороны, и

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс — contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Закрытие смены онлайн-кассы: что нужно знать кассиру

Онлайн-кассы в режиме реального времени проводят обмен информацией с Федеральной Налоговой Службой. Иными словами, любые сведения, которые оказываются на фискальном накопителе, автоматически доступны представителям налоговой службы. Напоминаем, что на накопитель поступают данные не только по выбиваемым чекам и проводимым по кассе операциям, но и о закрытии смены.

Благодаря Z отчету, завершающему смену, в кассовую книгу предприятия вносятся записи за день и формируются приходные кассовые ордера.

Для справки: именно этот отчет указывает на то, что в скором времени понадобится провести замену фискального накопителя (когда объем свободной памяти составляет 1%) и перерегистрировать технику.

Еще одна задача Z отчета – донесение информации о том, что фискальная документация не поступила в ОФД (грозит штрафом).

Важно! Современные онлайн-кассы чаще всего настроены так, что с формированием Z отчета производится выемка всех наличных. Дополнительные процедуры оформления изъятия не проводятся.

Любые чеки и отчеты должны оказываться в распоряжении ФНС РФ своевременно: за этим осуществляется строгий контроль.

Закрытие смены на онлайн-кассе

Завершая смену по окончанию рабочего дня, кассир-оператор или другое ответственное лицо предприятия должен выполнить соответствующую операцию на онлайн-кассе. Согласно ст. 4.3 п. 2 российского закона «О контрольно-кассовой технике», кассовая смена не может иметь длительность свыше 24 часов. Таким образом, закрывать смену требуется минимум один раз в календарные сутки.

Процесс закрытия смены в конце рабочего дня четко прописывается в руководстве по использованию конкретной кассы. В необходимом порядке действий могут быть некоторые различия. В целом, выполнить нужно следующие операции:

• Открыть подраздел «Закрытие кассы»;
• Кликнуть на строчку «Завершить рабочую смену»;
• Дождаться, пока касса выбьет Z отчет, прикрепить его к другим кассовым документам в книгу.

В случае с кнопочными устройствами процесс закрытия будет иным. Потребуется указать, в том числе, пароль администратора.

Случается, что на смарт-технике автоматическая печать отчета не проводится. Чаще всего, сбой вызывает беспрерывное продолжительное применение терминала или ошибка софта. В таких ситуациях отказываться от закрытия смены нельзя. Напечатать документ нужно вручную: посетите подраздел «Кассовые отчеты», ищите в списке нужный вариант.

Всегда ли нужно закрывать смену на онлайн-кассе?

Предположим, что на кассе высвечивается сообщение об ошибке или предприятие работает в нестандартном режиме, например, ночью. Необходимо ли закрывать смену в таких случаях? Если вы не хотите нарушать нормы действующего законодательства РФ, ответ положительный.

Ни график работы организации, ни «частные» случаи неисправности кассовой техники, не могут являться весомой причиной для отказа от закрытия смены. Минимум один раз в сутки смену необходимо завершать.

Зачем нужен отчет о закрытии смены на кассе?

Отчет о закрытии смены на онлайн-кассе содержит сведения о сумме выполненных возвратов, способах оплаты (безнал, наличный расчет), сумме полной выручке за смену, числе чеков, не ушедших ОФД, количеству напечатанных чеков, данные по смене.

Z отчет формируется на любой современной ККТ быстро и автоматически. Для нормальной работы онлайн-касс достаточно тех сведений, которые передаются им на протяжении рабочей смены. Проще говоря, для формирования последнего отчета дополнительную информацию оборудованию предоставлять вам не требуется.

Отчет о закрытии смены на кассе необходим разным специалистам по разным же причинам. Например:

• Представители налоговой структуры при проведении проверок могут контролировать правильность применения ККТ, верность начисления и уплаты налоговых сборов (при обнулении, итоговая сумма прибыли сохраняется в базе ФН);
• Собственник организации может узнать, не обманывают ли его сотрудники и какую прибыль приносит бизнес;
• Бухгалтера могут своевременно отслеживать соответствия/несоответствия объемов передаваемой им выручке конечной цифре выполненных операций;
• На основании Z отчета кассиры-операторы завершают рабочую смену и передают деньги ответственным сотрудникам, например, бухгалтеру, старшему продавцу, инкассатору.

Прикладное назначение документа – обнулять итоги деятельности предприятия, передавать информацию для контроля налоговикам.

Напоминаем! При обнулении кассы выдачу денег из нее производить запрещено. Такие рабочие процедуры, включая возврат прихода, можно осуществлять лишь с помощью центральной кассы по решению руководителя и бухгалтера.

Что делать, если работник не завершил смену на онлайн-кассе?

Строгое требование закрывать рабочую смену минимум один раз в 24 часа связано с особенностями устройства фискального накопителя. При превышении смены, у создаваемых на ККТ чеков не будет фискальных признаков.

Если работник забыл завершить смену онлайн-кассы или, например, по неопытности не смог выполнить процедуру правильно, допустил ошибку, потерял время, ККТ не направит чеки оператору фискальных данных. Т.к. на таких чеках уже нет фискальных реквизитов. Если сказать кратко, то по стороны закона речь идет о прямом нарушении кассовой дисциплины.

Функциональные возможности онлайн-кассы по прошествии 24 часов и не закрытии рабочей смены жестко ограничиваются режимом блокировки. Доступная возможность будет одна – формирование отчета о закрытии.

«Разблокировать» онлайн-кассу можно, устранив причину блокировки. Необходимо:

• Завершить смену (пускай с опозданием, но сделать это нужно обязательно);
• Сформировать отчетные документы стандартным путем.

Отметим, что если при несвоевременном закрытии смены чеки на онлайн-кассе не пробивались, то крупным нарушением это не считается.

Но если смена продлилась более 24 часов, и по кассе проводились торговые операции (выбивались чеки), компания-нарушитель столкнется с ответственностью. В такой ситуации рекомендуется:

• Как можно быстрее обратиться в ИНФС и сообщить о том, что было допущено нарушение. Еще раз выделим важность оперативности действий: вам нужно уведомить ведомство до того, как та же информация поступит в ИНФС от оператора фискальных данных.

При своевременном уведомлении ведомства можно надеяться на смягчение санкций. При условии, что нарушение кассовой дисциплины будет оправдано. В качестве веских причин выступают следующие обстоятельства:

• Авария на предприятии;
• Возникновение ЧП (пожар, кража и т.д.);
• Любые причины, удостоверяющие, что оператор не преднамеренно не завершил смену.

Отлично, если обстоятельство будет подтверждено документально – письмами, справками и т.д.

По каким причинам чаще всего возникают проблемы с закрытием онлайн-касс?

Несвоевременное закрытие онлайн-кассы не всегда связано с невнимательностью сотрудника фирмы. Распространенные причины возникновения проблем с ККТ:

• Повреждение электро-кабеля;
• Переполнение фискального накопителя;
• Отсутствие электричества;
• Неправильно установленное время или системная дата;
• Технические неисправности другого характера, сбои программного обеспечения.

Если сотрудник понимает, по какой причине онлайн-касса не работает, он может попробовать устранить ее самостоятельно. Во всех иных ситуациях необходимо незамедлительно обращаться к руководству.

Что грозит предприятию, если не завершена смена онлайн-ККТ?

Ответственность за не закрытие рабочей смены онлайн-кассы наступает по административной статье. Сумма денежного штрафа зависит от того, «кем является» нарушитель:

• Индивидуальный предприниматель, должностное лицо – 1,5-2 тысячи рублей;
• Юридическое лицо – 5-10 тысяч рублей.

Снизать сумму штрафа или «отделаться» предупреждением можно в соответствии с действующим законодательством. Это возможно, если вам удастся убедить представителей налоговой службы в том, что нарушение было допущено без злого умысла, в силу обязательств непреодолимой силы.

Еще раз напомним о необходимости самостоятельного обращения в Федеральную Налоговую Службу. Вам нужно рассказать об инциденте, превышении продолжительности смены как можно раньше. Если сведения уже поступят от оператора фискальных данных, надеяться на «поблажки» со стороны ФНС не стоит. Сотрудники налоговой прямо укажут вам на то, что у вас не возникло желания вовремя проинформировать их.

Для справки! Даже при наличии доказательств того, что нарушение было допущено непреднамеренно, штраф будет наложен. Но сумма окажется минимально возможной (1,5 тысячи рублей для индивидуальных бизнесменов, 5 тысяч рублей для предприятий).

Рассчитывать на вынесение предупреждения можно при условии, что прежде подобные нарушения не допускались ни разу, и что закрыть смену своевременно сотрудники фирмы не могли никаким образом.

Ситуация из практики: забыли завершать смену на ККТ. Позиция налоговой службы

Несвоевременное закрытие онлайн кассы – не редкость. Нарушения выявляются, чаще всего, в ходе проводимых налоговиками проверок. Случается, что руководители организаций даже не знают о нарушениях. Кассир, допустивший ошибку, успешно скрывает ее на какое-то время.

Как правило, не закрытие смены связано с невнимательностью и забывчивостью кассиров и ответственных лиц. Намеренно кассовая смена продлевается достаточно редко.

Узнаем о том, какова позиция сотрудников Федеральной Налоговой Службы в этом вопросе.

Итак, на официальном портале ФНС РФ имеется разъяснение по данному поводу. Бизнесмен имеет розничный магазин, в котором в течение пары суток смена онлайн-кассы не открывалась и не завершалась из-за полного отсутствия продаж. Нарушением в таком случае отсутствие факта закрытия рабочей смены ККТ не является. Индивидуальному предпринимателю не грозят никакие штрафы (важно, чтобы в течение рабочих суток чеки не пробивались).

Другой пример. В разъяснении N03-01-15\28066 от 05.05.2017 года определяется, что в законе РФ нет минимальной длительности открытия рабочей смены и конкретного времени ее завершения. Отсюда следует:

• Завершать смену ранее, чем через 24 часа, не запрещается;
• Завершать смену спустя пару часов после окончания торговли, можно (если сутки с часа открытия рабочей смены еще не прошли).

Длительность смены кассы не имеет отношения к рабочему графику предприятия, срокам проведения продаж и другим факторам. Важна лишь длительность реальной работы ККТ в рамках одной рабочей смены организации.

Забыли заменить ФН и срок его действия истек? Рассказываем, что делать дальше

Фискальный накопитель имеет срок действия фискального признака – 15 или 36 месяцев. Не позднее, чем срок его действия истечет, устройство необходимо заменить. Как правило, онлайн-касса предупреждает о необходимости замены ФН за 1-2 месяца. Но что делать, если все-таки накопитель заменить не успели/забыли?

Если срок накопителя истек более месяца назад, налоговая снимет онлайн-кассу с регистрации в одностороннем порядке. Правда, при этом за месяц до предполагаемой даты снятия ККТ с учета налоговики уведомят пользователя – в соответствии с письмом ФНС России от 24.02.2021 № АБ-4-20/2278@, от 10.04.2019 № ЕД-4-20/6682@.

Если вы не обратили внимания на сообщения «память ФН заполнена» или «срок действия фискального накопителя истекает через 10 дней», в течение 30 дней ККТ еще будет печатать чеки, однако данные о них не будут передавать оператору фискальных данных (. По истечении этого срока касса заблокируется. Поэтому если вы обнаружили, что срок действия ФН истек, торговлю на кассе придется остановить и экстренно менять накопитель на новый.

Для замены фискального накопителя по истечению срока, Вам понадобятся:
– электронная цифровая подпись ( ЭЦП);
-фискальный накопитель (ФН) со сроком действия 15 или 36 месяцев.

Напоминаем, что до конца года продлить/получить ЭЦП вы можете у нас бесплатно и без посещения налоговой. Сертификат будет действителен весь 2022 год. Также у нас вы сможете приобрести фискальный накопитель с удобным для вас сроком.

Итак, для возобновления работы онлайн-кассы с фискальным накопителем, у которого истек срок действия фискального признака, необходимо:

1. Передать все фискальные документы оператору фискальных данных ( ОФД).
2. Закрыть архив фискального накопителя.
3. Заменить старый ФН на новый.
4. Перерегистрировать онлайн-кассу с новым фискальным накопителем.
5. Выполнить перерегистрацию ККТ в связи заменой ФН в личном кабинете налогоплательщика.

Обратите внимание, что в личном кабинете на сайте ФНС необходимо указать причину перерегистрации «в связи с заменой ФН», внести отчет о закрытии ФН, отчет о перерегистрации, внести название и заводской номер нового фискального накопителя. Перерегистрация в ЛК ФНС должна быть произведена не позднее 1 рабочего дня после замены фискального накопителя.

Если вам нужна помощь с заменой фискального накопителя – звоните или пишите нам. Вы можете привезти онлайн-кассу к нам в офис или вызвать нашего специалиста на вашу торговую точку. Приедем в удобное для вас время, произведем замену и поможем с перерегистрацией.

Как отменить ошибочный чек на онлайн-кассе

В статье расскажем, как аннулировать чек на онлайн-кассе, когда это можно сделать и для чего нужно. Подробно рассмотрим основные виды ошибок, допускаемые кассирами, способы их устранения. Объясним, как избежать штрафов за неправильно пробитый чек.

Обслуживание онлайн-касс со скидкой

Получите скидку на годовою техническую поддержку ККТ на тарифах «Макси» и «Стандарт» — действует специальное предложение.

Что такое аннулирование чека

Часто возникают ситуации, когда кассиры ошибочно проводят расчет с покупателем. В большинстве случаев ошибку можно исправить, но действовать нужно сразу, когда ее удалось обнаружить. Чем быстрее она будет устранена, тем меньше вероятности попасть на штрафные санкции.

Аннулирование чека ― это отмена кассовой операции с признаком «Приход» или «Расход». На онлайн-кассе отмену можно выполнить только тогда, когда чек еще не пробит. То есть, до момента его печати и передачи данных ОФД.

Если чек уже пробит, способ его аннулирования зависит от версии ФФД, используемой при формировании документов. Если касса поддерживает ФФД 1.05, исправить ошибку можно с помощью возврата. ФФД 1.1 и 1.2 «вынуждает» пробивать чек коррекции. Если онлайн-касса вовсе не была использована при расчете, версия формата фискальных документов не имеет значения ― только чек коррекции.

Как аннулировать чек на онлайн-кассе Меркурий 185Ф

Чтобы аннулировать чек на онлайн-кассе Меркурий 185Ф, нужно до завершения продажи отменить операцию. Например, вместо 100 рублей кассир указал 1 000 руб. Чтобы аннулировать чек, нужно нажать на кнопку «РЕЖ», затем ― «ИТ». Операция отменена. Нужно снова нажать «ИТ», чтобы приступить к новой операции.

Как аннулировать чек на кассе ШТРИХ-М

Если во время проведения кассовой операции на ККТ ШТРИХ-М обнаружена ошибка, чек можно аннулировать (если он еще не пробит). Для этого нужно выполнить команду «Отмена чека» одним из двух способов:

• через «Сервис»;
• путем нажатия кнопки «Отмена чека» на программируемой клавиатуре или сенсорном дисплее.

Подтвердить действие. Данные об операции не попадут в фискальную память.

Чек коррекции

Как отменить уже пробитый чек? В последних версиях ФФД для этих целей используется коррекционный документ.

Согласно п. 4 ст. 4.3 ФЗ-54 о применении ККТ, для исправления ошибочного расчета применяется чек коррекции. Пробить его можно после открытия смены, даже если ошибка допущена в другой день.

Чек коррекции содержит один из двух признаков расчета:

1. 1 ― коррекция прихода. Формируется в том случае, если субъект хозяйствования оприходует неучтенную выручку. Например, забыли пробить чек или распечатали его, но на меньшую сумму, чем требовалось.
2. 2 ― коррекция расхода. Ситуация, обратная предыдущей: неправильно сформирован чек на выдачу денег. Таким способом можно отменить чек возврата.

При формировании коррекционного фискального документа ошибочный чек автоматически аннулируется.

Есть два типа коррекции: самостоятельно (кассир самостоятельно обнаружил ошибку) или по предписанию (нарушение выявил инспектор ФНС). Обратите внимание на то, что его нужно формировать на каждый ошибочный документ. Нельзя исправить сразу несколько чеков одним.

Как выглядит чек коррекции, видно на фото (на примере документа, сформированного на онлайн-кассе Эвотор).

Если кассир обнаружил ошибку при расчетах, ему нужно сразу пробить чек коррекции. Раньше государство требовало передавать его в ФНС вместе с объяснительной запиской и актом о выявлении недостачи либо излишков денежных средств. Но с 2020 г. в этом больше нет необходимости. Достаточно представить лишь чек коррекции.

Чек коррекции на кассе АТОЛ

Перед тем как аннулировать чек на онлайн-кассе АТОЛ, нужно сформировать корректировочный документ. Общей инструкции не существует. Последовательность действий зависит от модели ККТ и особенностей управления. Оформить чек коррекции можно на самой кассе АТОЛ или через драйвер. Рассмотрим оба варианта.

Где следить за ситуацией

Главные новости — в нашем Телеграме

Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних новостей бизнеса и изменений законодательства

Чтобы пробить чек коррекции через драйвер АТОЛ, нужно подключить онлайн-кассу к ПК. Установить ПО на компьютер, если это не было сделано ранее. По умолчанию он сохраняется в меню «Пуск». Далее нужно открыть «Все программы» → «АТОЛ» → «Драйвер ККТ v.10» → «Тест драйвера ККТ».

Пробиваем чек коррекции через драйвер 10.1.0 на АТОЛ:

1. 1. Подключаем онлайн-кассу к компьютеру. Обратите внимание, что смена должна быть открыта. Если нет ― откройте.
2. 2. Откроется окно. Ставим отметку около «Включено». Слева кликаем по кнопке «Чек».
3. 3. Выставляем «Чек коррекции расхода» (или прихода, если нужно корректировать операцию по выдаче денежных средств).
4. 4. Переходим в раздел «Основание коррекции». Во всплывающем окне указываем тип коррекции (по предписанию или самостоятельно), дату, описываем причину формирования коррекционного чека. Подтверждаем кнопкой «Ок».
5. 5. Нажимаем «Открыть чек», вводим сумму корректировки, выбираем «Регистрация» — «Закрыть чек».

Готово, будет распечатан чек коррекции.

Еще один вариант, как аннулировать выбитый чек и сформировать корректировочный — на самой кассе АТОЛ (без использования драйвера). На примере АТОЛ 90Ф:

1. 1. Нажмите 6 раз «Х».
2. 2. На дисплее увидите надпись «6 — СП».
3. 3. Нажмите комбинацию «ВВ» — сумма — «ВВ» — «ИТ».

Будет сформирован чек коррекции расхода. Чтобы пробить коррекционный фискальный документ с признаком расчета «Приход», на первом этапе нажмите 5 раз кнопку «Х».

Как аннулировать чек в программе 1С: Розница

Как отменить чек в программе 1С. Рассмотрим на примере конфигурации «1С: Розница».

Если покупатель отказался от покупке раньше, чем был произведен расчет, чек можно аннулировать. Для этого используется функционал программы 1С. В нижней панели рабочего места кассира есть кнопка «Аннулир. чека». Достаточно ее нажать, чтобы прекратить операцию.

Как аннулировать ошибочно пробитый чек коррекции

Иногда возникают ситуации, когда нужно аннулировать ошибочно пробитый чек коррекции. Недочет в данном случае можно исправить в 2 этапа:

1. 1. Аннулировать ошибочный чек коррекции путем формирования нового коррекционного документа, который отображает обратную операцию. То есть, содержит противоположный признак расчета и те же ошибочные данные, допущенные в первоначальном чеке коррекции.
2. 2. Пробить чек коррекции повторно, но уже с правильными данными.

Суть заключается в том, чтобы отменить неправильный чек коррекции и пробить новый фискальный документ, но уже с верными данными.

Как отменить лишний чек коррекции

Для омтены лишнего чека коррекции сформируйте чек коррекции на «Возврат прихода», и в поле «Дополнительный реквизит» укажите фискальный признак (ФП) лишнего чека. В этом случае выручка кассы будет уменьшена, и ошибочный чек свяжется с чеком, который его отменил.

Если вы работаете с форматом фискальных данных ФФД 1.05, то вместо признака расчета «Возврат прихода» сформируйте чек с признаком «Расход».

Распространенные ошибки

Главная причина ошибок, допущенных кассирами, — невнимательность. Играет роль человеческий фактор. Распространенные ошибки при расчетах с покупателями:

• Пробита большая сумма, чем требуется. Такие ошибки часто происходят при внесении в документ большого перечня товарных позиций. Например, если покупатель неплохо закупился в магазине. Кассир может ошибиться и дважды пробить товар. Возможно, этот недочет останется без внимания. Но нередко покупатель начинает подозревать, что его обманули, и приходит с жалобой в магазин. Если претензий не поступило, можно сформировать чек с признаком «Возврат прихода», оставив деньги в кассе. Если покупатель вернулся, придется делать чек коррекции. В любом случае, при очередной инвентаризации будет выявлен излишек в товаре.
• Пробитая сумма меньше, чем нужно. В данном случае гораздо меньше вероятности, что покупатель обнаружит ошибку и вернется, чтобы отдать деньги. Как правило, расхождения выявляет сам кассир и пробивает чек коррекции.
• Неправильная форма расчета (выполнена операция наличными, когда нужно было провести безналичный расчет). Виновником может оказаться, как кассир, так и покупатель, который заранее не уведомил о предпочтительном способе оплаты. Если операция проведена в форме наличного расчета, а клиент предъявил банковскую карту, решить проблему можно путем возврата прихода. После этого нужно повторно выполнить операцию.
• Ошибка при выдаче денежных средств. Чаще всего проблема возникает при осуществлении деятельности, связанной с оказанием услуг. Как пример, можем привести приемку металлолома или вторичного сырья. Не исключены случаи ошибок в розничных торговых точках, где кроме торговли, действует дополнительный сервис (например, магазины бытовой техники). В таких случаях можно аннулировать ошибочно пробитый чек, сделав возврат расхода, а после распечатать правильный.

Нередко ошибки при расчетах не зависят от продавца и покупателя, а причиной выступает технический сбой. Например, во время проведения операции отключили свет или возникли нарушения в работе программного обеспечения.

Как избежать ошибок

Первое правило, которое поможет избежать ошибок при расчетах с покупателями, ― грамотное обучение и своевременная аттестация персонала. Кассир должен знать свою работу и понимать, какую ответственность несет за нарушения. Сотрудники должны уметь правильно пробивать чеки, понимать, когда их можно аннулировать, а когда нужно формировать коррекцию.

Автоматизация предприятия снижает вероятность ошибок, возникающих из-за человеческого фактора. Внедрение программно-аппаратного комплекса облегчает выполнение рутинных операций, сокращает временные затраты.

Будет ли наказание за аннулирование чека?

Как правило, если ошибку обнаружил кассир раньше, чем об этом узнали проверяющие органы, наказание не последует. Если чек коррекции сформирован по предписанию, вынесенному сотрудниками ФНС, кассир несет ответственность.

В зависимости от степени нарушения, инспектор может наложить административный штраф или обойтись предупреждением. Главное, чтобы ошибки не возникали систематически, иначе административная ответственность будет неминуема.

Вывод

Если допущена ошибка в расчетах, есть несколько вариантов ее исправления, что зависит от ситуации. Когда операция не завершена, и чек не распечатан, ее можно просто отменить.

Если расчет произведен, но обнаружена ошибка, достаточно сделать возврат (ФФД 1.05) и повторно провести расчет или пробить чек коррекции (ФФД 1.1 и ФФД 1.2).

Как отменить чек на онлайн-кассе или сформировать коррекционный фискальный документ, подробно изложено в руководстве пользователя, разработанном к конкретной модели ККТ.

Частые вопросы и ответы

Как аннулировать чек после закрытия смены?

Если ошибка обнаружена после закрытия смены, исправить ее можно с помощью печати чека коррекции. Он формируется после открытия следующей смены и аннулирует ранее созданный документ.

Что значит аннулировать чек в «Мой налог»?

В приложении «Мой налог», которое используют самозанятые для фиксирования доходов, предусмотрена функция аннулирования чека. Она используется в двух случаях: при возврате денег покупателю (фискальный документ удаляется полностью, нужно указать причину) и при некорректно введенных данных (программа формирует новый чек с прежней датой).

Можно ли пробить чек на следующий день после расчета с покупателем?

Пробивать чек на следующий день после поступления средств на расчетный счет или получения наличных нельзя, это будет нарушением. Он формируется сразу после расчета с покупателем. Подтверждением оплаты является бумажный, а по желанию клиента и электронный чек, выданный ему на руки.

Эксперт

Директор по развитию компании «Мультикас». Более 7 лет опыта в области внедрения онлайн-касс, учетных систем ЕГАИС и Маркировки товаров для розничных организаций и заведений питания.

Нужна поддержка в работе онлайн-кассы?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поставим вашу кассу на обслуживание.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования