Главбуху: как оптимизировать работу своего подразделения (рабочий инструментарий)
бизнес-технолог, генеральный директор ООО "Фабрика бизнес-аутсорсинга "ЗАБУДЬ ПРО. ". С 2004 года проводит семинары, тренинги и мастер-классы, а также руководит проектами по повышению эффективности работы бухгалтерии, выстраиванию организационно-функциональной структуры подразделений, оптимизации ключевых бизнес-процессов, постановке бухгалтерского и налогового учета, управленческого учета и бюджетирования. Имеет многолетний опыт организационного аудита бухгалтерий и внедрения корпоративных информационных систем, опыт работы главным бухгалтером в различных компаниях малого, среднего и крупного бизнеса. Автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем», публикаций в журналах «Главбух», «Генеральный директор», «Финансовый директор», «Семинар для бухгалтера» и др.
Программа бизнес-класса
ЦЕЛЬ БИЗНЕС-КЛАССА:
ПОМОЧЬ ГЛАВБУХУ ВЫРВАТЬСЯ, НАКОНЕЦ, ИЗ «ДНЯ СУРКА» (БЕСКОНЕЧНОЙ ЧЕРЕДЫ АВРАЛОВ, ПЕРЕРАБОТОК, НЕДОСТАТОЧНОГО КОНТРОЛЯ НАД ПРОЦЕССАМИ И ХРОНИЧЕСКОЙ УСТАЛОСТИ)
ФОРМАТ БИЗНЕС-КЛАССА: ДВУХДНЕВНЫЙ ТРЕНИНГ
- Строим таблицу с расчётом трудозатрат каждого бухгалтера (на примере реальной компании с численностью бухгалтерии 16 человек)
- Структура таблицы и источники информации для её заполнения
- Как правильно проводить опрос сотрудников, чтобы получить максимально достоверную информацию
- Какой отчет из бухгалтерской программы нужно попросить настроить программистам (смотрим формирование отчета в 1С)
- На какие процессы и задачи разбить работу бухгалтерии
- Как суммировать расходы времени на задачи, выполняемые с разной периодичностью
- Как отделить текущие задачи от участия в проектах
- Какие нормативы времени на отдых и непредвиденные дела заложить в расчет трудоемкости
- Составляем сводную таблицу текущей трудоемкости
- Определяем процент реальной загрузки каждого бухгалтера (выявляем, на сколько процентов перегружены одни сотрудники и недогружены другие, и по какой причине)
- Выявляем перекосы в уровне квалификации и уровне сложности работы
- Составляем индивидуальные программы исправления ситуации (например, определяем, кому какую задачу следует передать, чтобы устранить перекосы в нагрузке)
- Выявляем узкие места в организации бизнес-процессов, существенным образом влияющих на эффективность работы бухгалтерии (автоматизация, взаимодействие со смежными подразделениями, сторонними контрагентами и контролирующими органами)
- Составляем план по оптимизации бизнес-процессов
- Оптимизируем организационную структуру бухгалтерии и должностные обязанности сотрудников (при необходимости)
- Составляем перечень должностей и определяем размер часовой ставки для каждой должности
- Определяем, какие факторы влияют на уровень заработной платы (рассчитываем реальный прожиточный минимум на примере двух-трёх регионов России)
- Почему бухгалтер получает столько, сколько получает (анализируем разницу между реальным окладом и зарплатой, соответствующей уровню квалификации), и как исправить эту ситуацию
- Рассчитываем бюджет на содержание бухгалтерии
- Делаем наглядную презентацию на языке цифр
- Отрабатываем основные техники убеждений и работы с возражениям и
БОНУС-ТЕМА: ОСОБОЕ МНЕНИЕ ВЕДУЩЕГО ПО ПОВОДУ СИСТЕМЫ KPI В БУХГАЛТЕРИИ
ЧТО СМОГУТ СДЕЛАТЬ УЧАСТНИКИ БИЗНЕС-КЛАССА, ВЕРНУВШИСЬ К СВОЕЙ РАБОТЕ
Оптимизация деятельности организации: как снизить потери и увеличить прибыльность
В условиях турбулентной рыночной среды постоянное улучшение — необходимое условие не только успешного развития, но и просто существования предприятия в долгосрочной перспективе. Мир вокруг непрерывно и непредсказуемо меняется. Процесс, который идеально работал еще вчера, может сегодня оказаться неэффективным, а завтра не позволит отвечать запросам рынка. Это значит, что процессы необходимо постоянно адаптировать к новым внешним и внутренним условиям за счет планомерного совершенствования.
Процессно-ориентированный подход становится выбором и философией предприятий, которые ориентированы на использование прогрессивных технологий управления. В статье мы расскажем о том, как оптимизация бизнес-процессов способна повлиять на достижение целей компании и как добиться максимальных результатов с помощью современных методов оптимизации.
Что такое бизнес-процесс и зачем его моделировать
Бизнес-процессы — это стандартизированные и взаимосвязанные действия, которые выполняются на предприятии с целью получить значимый для компании результат. Их можно разделить на четыре типа:
Основные — процессы, которые непосредственно позволяют компании зарабатывать: производство продукта, организация продаж.
Вспомогательные — управление персоналом, логистические операции, ведение бухгалтерии.
Управленческие — тактическое, стратегическое, оперативное управление.
Процессы совершенствования — ориентированные на улучшение деятельности и результатов компании.
Любой процесс можно оптимизировать. Чтобы определить потенциал и пути оптимизации деятельности, необходимо провести анализ и оценку каждого процесса. А для этого он должен быть понятным и прозрачным — именно в этом основная задача моделирования.
Каким должно быть моделирование процессов
Важно, чтобы все анализируемые процессы были описаны по единому стандарту, с использованием эталонных и референтных моделей, чек-листов и статистических методов менеджмента качества.
В описании фиксируется методологически верный, целевой ход процесса, который разбивается на отдельные шаги. Определяются его ключевые параметры и цели, входы и выходы.
Распространенные ошибки при описании процессов:
Отсутствие единого корпоративного стандарта описания, утвержденных правил и регламентов, применение разных программных средств.
Описание отдельных процессов некоторых подразделений, которое не создает цельной картины процессов и их взаимосвязей.
Описание “для галочки”, без последующего применения сотрудниками и руководством.
Отсутствие инструментов автоматизации создания регламентирующих документов.
Ведение работы по описанию процессов без координирования в масштабах организации.
Формализация бизнес-процессов дает руководству четкое понимание того, как работает компания на всех этапах деятельности, и возможность целенаправленно улучшать процессы и результаты. О том, как именно реализуется эта цель современными методами, расскажем далее.
Причины и цели проведения оптимизации деятельности предприятия
Потребность в оптимизации деятельности может возникнуть на любом этапе развития компании и по разным причинам. Одни из таких факторов означают, что ситуация в компании близка к критической и требует экстренных мер, другие являются частью стратегии.
К первой категории относятся признаки явных проблем:
дефицит средств, просрочки по кредитам, низкая финансовая устойчивость;
низкая окупаемость инвестиций;
большие потери в производственном процессе;
частые конфликты, напряженная внутрикорпоративная обстановка;
медленное принятие решений, отставание сроков реализации операций от плановых;
снижение качества продукции/услуг.
Ко второй — принятие руководством решения:
улучшить экономические показатели;
повысить качество обслуживания;
оптимизировать отдельные бизнес-процессы;
Во всех этих случаях необходимо инициировать проект по совершенствованию бизнес-процессов. Его реализация позволит:
четко регламентировать процессы и оптимизировать координацию действий подразделений;
улучшить коммуникацию, что положительно скажется на развитии корпоративной культуры;
повысить управляемость за счет упрощения бизнес-процессов, роста их эффективности, внесения KPI в систему планирования и отчетности;
сократить издержки и увеличить рентабельность за счет устранения дублирования функций, сокращения сроков операций, оптимизации использования ресурсов;
снизить влияние человеческого фактора;
повысить удовлетворенность клиентов благодаря настройке процессов под их запросы;
внедрить эффективные ИТ-решения;
построить специализированные системы менеджмента по стандартам ИСО 9001, AS 9000, TL 9000, ISO 14001 и 17799 и др.;
минимизировать операционные риски.
Руководство по оптимизации деятельности компании: план действий и выбор стратегии
Реализация проекта по совершенствованию бизнес-процессов включает три этапа.
Проводится сбор и анализ данных о деятельности предприятия, определяются ее проблемы и цели. На основе полученной информации выбираются процессы для совершенствования, наиболее интересные с точки зрения бизнеса, и формулируются направления преобразований.
Совершенствование выбранных процессов.
После согласования требований и утверждения ТЗ выполняется детальная разработка моделей процессов “как есть” и их анализ. Далее создаются модели “как должно быть” и план перехода на них. При подготовке схемы оптимизации деятельности организации важно построить целевую модель, к которой предприятие будет стремиться, а также описать переходные состояния для более естественного и последовательного совершенствования.
Реализация разработанного плана.
На базе результатов анализа реализуется этап совершенствования процессов. Каждое действие оценивается с точки зрения результативности и трудозатрат. Итоги фиксируются в отчетах и сравниваются с плановыми ожиданиями.
Основные стратегии оптимизации — реинжиниринг и совершенствование
Разработка рекомендаций по оптимизации деятельности предприятия должна быть основана на результатах диагностики, исходя из ситуации в конкретной компании: особенностей функционирования, слабых мест, целей и задач. Существует два основных подхода.
Это кардинальное усовершенствование, основанное на перестройке бизнес-процессов для достижения значительных улучшений по ключевым показателям бизнеса — таким как производственные затраты, качество продукта, уровень сервиса, оперативность. Концепцию этого подхода можно коротко сформулировать как “все или ничего”: “как есть” практически не берется в расчет, фокус взят на “как должно быть”.
Важно понимать, что фундаментальные изменения в структуре управления компанией требуют масштабных инвестиций. Поэтому выбор реинжиниринга целесообразен в определенных ситуациях: глубокий кризис, приближение катастрофы, пик успеха с необходимостью обойти конкурентов, а также создание нового предприятия.
При таком подходе компания предпринимает последовательные действия, чтобы процессы организации лучше отвечали требованиям и достигали целей бизнеса с большей эффективностью. Здесь за основу берется концепция непрерывного улучшения процессов.
В этом случае проводимые улучшения требуют небольших или нулевых затрат: например, исключаются избыточные операции, улучшаются процедуры выполнения работ, создаются дополнительные точки контроля. В систему улучшения вовлекается практически весь персонал, выполняя множество мелких шагов в рамках текущей деятельности.
Таким образом, ключевые различия между подходами связаны с объемом затрат, который существенно выше при реинжиниринге. То же касается уровня рисков и цены неудачи. Кроме того, эффект реинжиниринга в большей степени связан с внедрением высокоуровневых ИТ-решений. Чаще всего оно сопровождается значительным высвобождением рабочего времени, которое можно переориентировать на решение более высокоинтеллектуальных задач.
Как построить совершенствование бизнес-процессов
Важно организовать процесс оптимизации деятельности с учетом базовых принципов:
совершенствование процессов основывается на итогах диагностики процессов, четкого формулирования целей;
для эффективных изменений требуется планирование и выделение ресурсов — персонала, времени и средств;
необходимым условием успеха являются коллективные усилия, в том числе обучение и развитие персонала;
совершенствование процессов должно быть непрерывным, системным и касаться процесса в целом, а не его элементов;
руководство должно не просто поддерживать улучшения, а принимать в них активное участие.
Каждое мероприятие по совершенствованию процессов реализуется как проект. В ходе реализации ведется мониторинг с использованием метрик, а по окончании может проводиться повторный анализ процесса, которая позволит подтвердить достижение поставленных целей. Достигнутые изменения нужно поддерживать с помощью регулярных мероприятий.
Современная наука об управлении изменениями предлагает различные методы:
экспертный метод, основанный на знаниях специалистов в определенных областях;
сравнение моделей процессов с эталонными и референтными моделями;
пооперационно-стоимостный анализ — расчет и сравнение стоимости вариантов процессов;
имитационное моделирование — анализ поведения разработанных моделей при повторении процесса во времени;
обработка данных с применением скриптов — подготовка выборки процессов по разным параметрам и их классификация по нужным критериям.
Факторы успеха комплексной оптимизации деятельности
На достижение поставленных целей оптимизации влияет множество факторов:
приоритет процессного подхода на уровне управляющих органов организации;
выстраивание системы процессного управления до старта проекта;
назначение индивидуальной ответственности за бизнес-процессы;
назначение менеджеров бизнес-процессов для осуществления непрерывного управления ими;
регулярное информирование персонала о разработанных бизнес-процессах;
контроль внедрения в практику мер, предложенных при проектировании оптимизации;
разработка KPI бизнес-процессов и их интеграция в систему управления и подготовки отчетов.
И еще один фактор, который нельзя не принять во внимание, — кто будет непосредственно вести работу по оптимизации?
Сегодня наметился тренд передачи управления эффективностью компании от топ-менеджмента сторонним экспертам. И такой подход оправдывает себя. Независимый эксперт привнесет новый взгляд на существующие процессы, будет непредвзят при их анализе и контроле, сможет предложить принципиально новые подходы к оптимизации, управлению, кадровой и финансовой политике.
Это поможет решить главную задачу оптимизации деятельности фирмы — повысить эффективность работы и обеспечить достижение запланированных показателей.
Пять способов оптимизировать работу бухгалтерии и не тратить бюджет зря
Прежде всего стоит убедиться в эффективности и точности внутренних процессов. Один из важнейших инструментов контроля — налоговый аудит. Налоговые риски — самые опасные из всех подводных камней, с которыми может столкнуться компания.
Если они выявлены, это сигнализирует, что в организации бухгалтерской службы существуют серьезные проблемы, и дальше руководству нужно будет разбираться, чем именно они были вызваны: некомпетентностью сотрудников, тем что производственные подразделения несвоевременно обеспечили бухгалтерию необходимой информацией или же тем, что управленческие решения противоречили законодательству.
2. Оптимизируйте ИT-инструменты
Чаще всего завышенные трудозатраты бухгалтерских подразделений напрямую связаны с тем, что они используют устаревшие средства программной поддержки бухгалтерского учета.
Первый день главбуха на новом месте: как все настроить
О том, как новому финансовому директору или главному бухгалтеру настроить эффективную работу своего подразделения, не вызвав отторжения со стороны сотрудников, рассказывает директор департамента бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing Дмитрий Коваленко.
Готовим почву на новом месте
Пересмотрите стратегические планы компании: где она сейчас находится и куда стремится, а также, какова роль руководителя финансовой службы в этом процессе. Проведите обследование внутренней и внешней среды, которое поможет вам быть более эффективным на своём месте. Перед началом обследования не забудьте провести подготовительную работу с персоналом.
Я вам не враг — ищем союзников
Важно помнить, что люди — это один из самых важных ресурсов компании.
Поэтому серьёзное внимание следует уделить работе с персоналом: объяснить, что в ваши задачи не входит поиск скелетов в шкафу или сокращение отдела в два раза. Честный рассказ о своих планах поможет вам заручиться поддержкой работников и минимизировать их возможные сопротивления изменениям.
Вместе с тем постарайтесь оценить уровень сотрудников и выявить их способности и желание выполнять поставленные задачи, ведь от этих людей будет зависеть, насколько правильно, своевременно и точно будут выполняться ваши поручения.
Выявляем слабые стороны
Оцените объём работ и размер ресурсов. Если в вашем отделе работает 15 человек, но они всё равно не успевают вовремя уплачивать налоги и сдавать отчетность, ссылаясь на нехватку времени, явно стоит подумать о реорганизации и изменении бизнес-процессов.
Немаловажную роль в выявлении проблем играют ваши сотрудники. Поговорите с ними. Если какие-то процессы кажутся вам странными или неэффективными, спросите, почему компания работает так. Если в ответ вы услышите что-то в стиле «так исторически сложилось», очевидно, надо что-то менять. Возможно, несколько лет назад тот или иной способ работы был выбран по ряду причин: у компании не было средств на покупку дорогой ИТ-системы, которая помогла бы автоматизировать процессы, или на рынке не было необходимых ИТ-решений, а может просто так было удобно одному из сотрудников, который вообще уже не работает в компании и так далее.
Время не стоит на месте, мир меняется, рынок меняется, меняется бизнес. Возможно, стоит подумать и об изменениях внутри компании.
Привлекаем помощь извне
Сотруднику компании, как и новичку, бывает сложно дать всестороннюю объективную оценку ситуации в организации, не всегда хватает и экспертизы. Чтобы сэкономить такой ценный ресурс, как время, избежать предвзятости и получить исчерпывающую информацию о состоянии дел, рекомендую обратиться за помощью извне. Привлечение внешнего консультанта позволит трезво оценить ситуацию в компании и поможет выявить места, требующие доработки.
Лучшее — не враг хорошего
Если, пообщавшись с сотрудниками и получив рекомендации внешнего консультанта, вам кажется, что всё работает неплохо, всё равно присмотритесь, что можно было бы улучшить. Ведь сейчас вы готовите почву для своей дальнейшей плодотворной работы. Уже сегодня на рынке существует множество инструментов, которые позволяют разгрузить и оптимизировать работу сотрудников. Это и программы по распознаванию документов, позволяющие не заводить договоры вручную, и HR-боты, благодаря которым персонал может получать расчётные листки и узнавать сумму отпускных, не прибегая к помощи бухгалтеров, тем самым освобождая их время для более важных задач и многое другое.