Как правильно сканировать паспорт? Какие листы паспорта надо сканировать?
Вы знаете, на этот вопрос нет однозначного ответа. Особенно когда паспорт копируется для учреждений подобных нашему местному ФМС. У каждого кабинета свои правила. Ну это я о своём. Пришлось побегать просто.
Если говорить об обычной копии паспорта без заморочек, то, как правило, копируются/сканируют ся все страницы, имеющие отметки. Если говорить о ксероксе паспорта, я, как правило, стараюсь поместить на первую страницу листа А4 два разворота — разворот с фото и регистрацию, а на обратной стороне — регистрация брака и загран. паспорт.
Список документов и справок для приёма на работу
* В соответствии с ТК РФ оригиналы документов (кроме справок для расчетного отдела) предоставляются в отдел кадров и после сверки возвращаются владельцу, при этом:
- оригинал бумажной трудовой книжки для работников, принимаемых на основное место работы, остается в отделе кадров Университета;
- оригинал бумажной трудовой книжки для работников, перешедших на ЭТК, после сверки возвращаются владельцу.
Для расчетного отдела
| Наименование документа | Комментарии | Категория работника |
| Справка о совокупном доходе (2НДФЛ с последнего места работы за текущий год) | оригинал | для тех, у кого в наличии иждивенцы |
| Справка по форме № к приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 30.04.2013 г. | оригинал с предыдущих мест работы за 2 года | для расчета больничного листа |
Список документов для приема на работу иностранных граждан
List of documents required for the employment of foreign citizens
1. Паспорт (если необходимо оформления визы — со сроком действия не менее 18 месяцев) с нотариально заверенным переводом;
2. Рабочая виза * (с указанием цели визита — ПРЕПО ДА ВАНИЕ или ПРЕПОДАВАТЕЛЬСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ);
3. Документ об образовании , легали зованный (апостилированный) в установленном порядке и его нотариально заверенный перевод;
4. Документ о присвоении ученой степени/звания легализованный (апостилированный) в установленном порядке и его нотариально заверенный перевод;
5. CV (на русском / анг лийском языке) с указанием места работы и места проживания;
6. Список публикаций (на русском/английском);
7. Банковские реквизиты счета *** , открытого в банке-партнере платежной системы МИР ;
8. Миграционная карта; **
9. Регистрационный купон; **
9. Registration coupon; **
10. Договор (полис) добровольного медицинского страхования ** , действующий на территории Российской Федерации (при условии пересечения границы РФ). В случае его отсутствия — готовит Работодатель после приема на работу;
11. Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факт а уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования;
11. Reference certificate («Issuance of statements of the presence (absence) of convictions and (or) facts of criminal prosecution or termination of criminal prosecution»);
12. Заявление о подтверждении статуса налогового резидента;
13. Справка с отрицательным результатом исследования на COVID-19 . Документ должен быть получен работником не менее чем за 72 часа до прибытия в Россию;
14. Иные документы , подтвержд ающие право иностранного гражданина на пребывание (проживание) в РФ.
14. Other documents confirming the right to stay (reside) in the Russian Federation.
Если применимо (работал ранее в Российской Федерации):
- Трудовая книжка
- Для работников с электронной трудовой книжкой:
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-ПФР);
- Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р).
In case of previous employment on the territory of the Russian Federation:
Employment record book
- For employees with an electronic employment record book:
- Employment information (STD-PFR Form);
- Employment information (STD-R Form).
* для иностранных граждан, прибывших в визовом порядке, необходимость в документе возникает только при пересечении границы РФ.
** необходимость в документе возникает только при пересечении границы РФ.
*** при отсутствии счета — он открывается в момент трудоустройства.
* for foreign citizens who require the issue of visa; necessary only if crossing the border of RF.
** necessary only if crossing the border of RF.
*** if you don’t have an account in such a bank you’ll get one at the moment of employment.
Запретные документы, без которых не обойтись
Итак, принимаем нового сотрудника. Ну, скажем, кладовщика. И перед нами неожиданно возникает ряд наивных, как нам казалось ранее, вопросов. Стоит ли снимать копию с паспорта? Как передать ценности без договора о материальной ответственности? Можно ли брать у работника заявление о выплате зарплаты один раз в месяц?
Юрист (а ранее еще и инспектор ГИТ) Наталья Сиверская рассказывает, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков, и подбирает для каждого запретного документа безопасную замену.
Когда компания планирует передать новому сотруднику ноутбук, планшет или телефон, с ним заключают договор о полной матответственности за корпоративные ценности. Компания полагает, что этого достаточно, чтобы взыскать ущерб, если он повредит или потеряет вещи, но это ошибка.
Акт приема-передачи вместо договора о матответственности
Закон разрешает заключать договоры о полной материальной ответственности только с работниками старше 18 лет, которые непосредственно обслуживают или используют деньги или ценности компании (ст. 244 ТК РФ). При этом сотрудник должен либо занимать должность, либо выполнять работы из Перечня, утвержденного Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85.
С работника нельзя взыскать весь ущерб за порчу имущества компании по незаконному договору о полной материальной ответственности. Суд признает такой документ недействительным и взыщет с работника только средний заработок. Кроме того, есть риск получить штраф ГИТ до 50 000 рублей за незаконный договор (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому проверьте все ваши договоры о полной материальной ответственности. Расторгните договоры, которые заключили не по правилам.
Чем заменить? Передавайте ноутбуки, телефоны и другие ценности по разовому документу – акту приема-передачи имущества. Такой документ составляйте с работниками, с которыми нельзя заключать договор о полной материальной ответственности. Документ составляйте каждый раз, когда нужно передать имущество.
Не делайте копии страниц паспорта
Когда формируют личное дело работника, снимают копии страниц его паспорта. Делают это, чтобы без ошибок оформить трудовую книжку новичка или проверить, верно ли перенесли в личную карточку данные из паспорта. Также копия паспорта позволяет узнать семейное положение сотрудника и наличие у него детей. Но такая копия в личном деле может привести к негативным последствиям для компании и директора.
При приеме на работу работник обязан представить паспорт или иной документ, который удостоверяет его личность (ст. 65 ТК РФ). Трудовой кодекс не содержит нормы, которая разрешает снимать копию с паспорта работника и хранить ее в личном деле. Работник предъявляет паспорт, чтобы кадровик удостоверился в его личности. Затем паспорт нужно вернуть владельцу.
Если в личном деле работника обнаружат копию паспорта, Роскомнадзор выпишет штраф до 50 000 рублей (ст. 13.11 КоАП РФ). Суд поддерживает такую практику Роскомнадзора. Ведь законных оснований для хранения копии паспорта нет, а хранить лишние данные запрещено (ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Если хотите сверить с паспортом данные в личной карточке, делайте это сразу после ее заполнения работником и просите внести исправления, если заметите неточности. Заполняйте данные о фамилии, имени и отчестве в трудовой книжке из сверенной личной карточки формы № Т-2.
Обязательство не устраиваться на работу к конкурентам
Когда увольняется ценный сотрудник, то уносит с собой не только опыт, но и секреты компании. Например, базу клиентов, контакты с поставщиками и пр. Аналогичная ситуация происходит, когда такой сотрудник устраивается в конкурирующую компанию по совместительству. Чтобы защитить свои секреты, компании берут у сотрудников специальный документ – обязательство не устраиваться к конкурентам. Но на самом деле такой документ не защищает корпоративные тайны.
Компания не вправе запретить сотруднику работать в других организациях. Работник сам решает, где трудиться (ст. 37 Конституции, ст. 2 ТК РФ). Поэтому даже письменное обязательство не помешает ему уволиться и пойти работать в конкурирующую фирму, где он сможет передать закрытую информацию прежнего работодателя. Суд поддержит работника, если вы попытаетесь взыскать с него ущерб.
Не заключайте договоры о материальной ответственности с ненадлежащими лицами, передавайте ценности по разовому акту приема-передачи. Берите у работников согласие каждый раз, когда нужно передать их персональные данные третьим лицам. Не требуйте у работника обязательство не устраиваться к конкурентам, лучше заключите договор о неразглашении коммерческой тайны.
Вместо этого заключите с сотрудником договор о неразглашении коммерческой тайны. В договоре пропишите критерии коммерческой тайны или секрета производства, порядок работы с такими сведениями, ее охраны и условия ответственности за нарушение. Укажите срок, в течение которого действует режим коммерческой тайны, в том числе после увольнения. Также опишите действия работника по сохранению тайны после увольнения (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ).
Договор о неразглашении коммерческой тайны – законный документ, который защитит секреты компании. Если работник нарушит обязательство, прежний работодатель будет вправе потребовать компенсацию.
Согласие на передачу персональных данных без ограничений
После того как сотрудника принимают на работу, может потребоваться передать его персональные данные другой организации. Например, охранному предприятию, компании, с которой заключили договор на перевозку работников, организации, в которую собираются командировать работника, и в других случаях.
Чтобы каждый раз не брать у сотрудника письменное согласие, готовят универсальный документ. В него включают условие, что сотрудник предоставляет компании право передавать его персональные данные любым организациям без исключения. Но такой документ незаконен.
Согласие на передачу персональных данных необходимо, чтобы соблюсти режим конфиденциальности сведений о работнике. Работник должен знать и понимать, какие персональные данные о нем, для каких целей и какая организация получает (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Это требование невозможно соблюсти, если оформить универсальное согласие на передачу данных любой организации. Получайте от работника письменное согласие каждый раз, когда хотите передать его данные третьим лицам.
Если инспектор Роскомнадзора обнаружит согласие, которое позволяет передавать данные о работнике любым организациям, то оштрафует на сумму до 75 000 рублей (ст. 13.11 КоАП). Поэтому проверьте личные дела работников. Уничтожьте все универсальные согласия, если найдете такие документы. Так вы избежите штрафа.
Лучше разработайте шаблон формы согласия на передачу персональных данных работников другим организациям. Включите в шаблон общие условия, чтобы каждый раз его не заполнять. Оставьте незаполненными строки о перечне персональных данных, целях передачи данных, наименовании организации, куда передаете данные, Ф. И. О. работника и пр. Это позволит каждый раз получать от работника конкретное согласие.
Заявление на выплату зарплаты один раз в месяц
Когда в компании хотят сэкономить на бухгалтерских услугах, берут со всех работников заявление на получение зарплаты один раз в месяц. В таком случае на подсчет заработка надо тратить вдвое меньше времени. Позиция работодателя – согласия работника достаточно, чтобы платить зарплату только раз в месяц. Но это неверно.
Закон запрещает выплачивать зарплату реже, чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Конкретные даты выплаты зарплаты должны быть указаны в ПВТР, коллективном договоре или в трудовом договоре. Заработную плату нужно выплачивать строго в эти даты. Исключение – день выплаты приходится на выходной или нерабочий праздничный день. В таком случае работник должен получить деньги накануне выходного или праздника (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).
Если вы взяли такое согласие, то ссылаться на него нельзя, оно ничтожно. Даже если это просьба самого работника, а не инициатива работодателя. В любом случае это нарушение закона (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Такое нарушение влечет материальную ответственность в размере 1/150 ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки выплаты зарплаты и штраф ГИТ до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вместо согласия на выплату зарплаты раз в месяц вы можете принимать сотрудников по гражданско-правовым договорам. Тогда будете платить им по факту выполненной работы. Заключайте такие договоры только в том случае, если оформить гражданские отношения позволяет ситуация. Например, сотрудник нужен эпизодически и каждый раз будет выполнять новое задание или новую работу. Вы получите штраф, если заключите гражданский договор вместо трудового. Также допустимо заключить с сотрудником гражданский договор, если он зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя. Другой вариант – привлечь самозанятого гражданина.
Чем трудовой договор отличается от гражданского
Трудовой договор. Сотрудник выполняет трудовую функцию и получает за это от работодателя заработную плату. Работодатель предоставляет инструменты и оборудование работнику. Работник подчиняется установленному в компании режиму труда, соблюдает локальные акты. На работника оформляют кадровые документы и присваивают табельный номер. Работник обязан лично выполнять возложенные на него обязанности. Работник получает зарплату не реже двух раз в месяц. Размер зарплаты не может быть меньше МРОТ, если работник отработал норму времени и выполнил трудовые обязанности. Работодатель оплачивает работнику отпуска, больничные, иные гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. По общему правилу, договор бессрочный. Срок можно установить в случаях, предусмотренных законом.
Гражданский договор. Исполнитель выполняет разовую работу, услугу и получает за это вознаграждение. Обычно исполнитель выполняет работу с помощью своих инструментов. Заказчик может их предоставлять, если это предусмотрено в договоре. Исполнитель самостоятельно организует свою работу, локальные акты на него не распространяются. Исполнитель не входит в штат организации, кадровую документацию на него не ведут, в табеле учета рабочего времени его не указывают. Исполнитель может выполнять работу как лично, так и с помощью третьих лиц. Исполнитель получает вознаграждение в размере, который стороны согласовали в договоре. Периодичность выплат стороны определяют по своему усмотрению. На исполнителя не распространяются гарантии, предусмотренные трудовым законодательством. По общему правилу, договор срочный. Если срок не определили, он действует до момента, когда исполнитель исполнит взятые на себя обязательства, а заказчик примет и оплатит работу.
Заявление об увольнении с открытой датой
Когда работодатель сомневается в лояльности новичка, с него берут заявление об увольнении с открытой датой. Это позволяет в случае конфликта уволить несговорчивого сотрудника по нейтральному основанию. Также не будет испорчена трудовая книжка записью об увольнении за прогул, о непрохождении испытания или по другому негативному основанию.
Закон разрешает увольнять сотрудника за нарушение трудовой дисциплины. Главное – соблюсти порядок вынесения взыскания (ст. 192–194 ТК РФ). И суды поддерживают работодателей в этом. То же касается увольнения в связи с непрохождением испытания. Для этой цели и существует испытательный срок. В это время обе стороны трудового договора решают, будут ли продолжать трудовые отношения (ст. 70 ТК РФ).
Если в личном деле сотрудника инспектор ГИТ обнаружит заявление с открытой датой, штрафа до 50 000 рублей не избежать (ст. 5.27 КоАП). Суды при рассмотрении дел об увольнении по собственному желанию устанавливают, действительно ли было желание работника прекратить трудовые отношения. Если выяснится, что работник написал заявление об увольнении в день трудоустройства, суд будет вправе восстановить его на работе. Компанию обяжут выплатить сотруднику зарплату за время вынужденного прогула, а также придется снова искать способ уволить его.
Во время испытательного срока нагружайте работника всеми видами работ, которые ему предстоит выполнять, смотрите, как он выполняет поручения, фиксируйте недочеты, разбирайте причины неудовлетворительного исполнения обязанностей. Не стесняйтесь возбуждать процедуру увольнения в связи с непрохождением испытания – предъявите уведомление о непрохождении испытания с указанием причины.
Обязательство «не болеть»
Когда работник болеет, нужно искать ему замену, вносить изменения в рабочий процесс. Замена может быть как своим работником, так и специалистом со стороны. В обоих случаях всегда есть риск, что работу выполнят не в срок или некачественно. Заменяющему сотруднику нужно время, чтобы втянуться в работу. Поэтому работникам предлагают подписать обязательство не брать больничные. Есть неверная точка зрения, что такой документ позволит удержать больных работников в офисе.
Работник обязан заботиться о своем здоровье, а государство – поддерживать его в этом. Риск болезни или травмы работника на производстве застрахован, работодатель уплачивает за него страховые взносы (ст. 183 ТК РФ, ч. 2 ст. 1.3, п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). В случае заболевания или травмы работник получит пособие. Поэтому больной обязан лечиться, чтобы не заражать окружающих и коллег (ст. 27 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ).
Вы получите штраф ГИТ до 50 000 рублей по части 1 статьи 5.27 КоАП, если используете обязательство не брать больничные как основание не платить пособие или снизить зарплату. Также за задержку зарплаты и пособия вы заплатите денежную компенсацию. Размер выплаты – 1/150 ключевой ставки Центробанка за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).
Заменить обязательство не брать больничные ничем нельзя. Это право работника, и даже письменный отказ от него не имеет силы (ст. 9 ГК РФ). Есть другой выход. Установите повременно-премиальную систему оплаты труда или надбавку за непрерывный стаж работы, в который включайте фактические дни работы. Пропишите все условия выплаты надбавки в положении об оплате труда.
Ксерокопия паспорта: какие страницы нужны?
Для получения загранпаспорта необходимо отксерить все страницы, где имеются отметки. Для получения визы следует поинтересоваться непосредственно в иностранном посольстве. У каждого государства свои требования, поэтому лучше заблаговременно узнать все тонкости подачи документации.
Для решения вопросов в налоговой службе необходимо предоставить копии второй и третьей страниц, а также всех страниц с пятой по двенадцатую. При несоблюдении данных требований можно получить отказ в рассмотрении вашего дела, поэтому следуйте правилам подачи документов в ФНС.
Для приема на работу поимо трудовой книжку, дипломов и медицинской справки также необходимо предоставить копии паспорта. Для этого нужно отксерить вторую, третью и пятую страницы, а для военнообязанных еще и страницу под номером 13.
Запомните, что при подаче документов не стоит полагаться на свою интуицию. Необходимо сразу интересоваться полным перечнем того, что требуют правила каждой отдельной организации или государственного учреждения. Предварительно можно ознакомиться с ответами на вопрос: «Ксерокопия паспорта: какие страницы нужны?» в сети интернет.
Стоимость ксерокопии паспорта
Для расчета стоимости ксерокопии паспорта свяжитесь с нашим менеджером или заполните ниже представленную форму.
- Для работников с электронной трудовой книжкой: