Как получить кассовый аппарат

Как подключить онлайн-кассу и сколько это стоит

Онлайн-касса — это устройство, которое выбивает чеки и передает информацию о сделках в налоговую через оператора фискальных данных. Кассу должны использовать практически все ИП или компании, которые принимают оплату наличными или картами.

За работу без кассы могут оштрафовать. Сумма зависит от оборота, который прошел мимо кассы, но не меньше 10 000 Р . Вот короткая инструкция, как подключить онлайн-кассу.

Касса не нужна, если вы работаете только с безналичным расчетом с другими ИП или компаниями. Или если бизнес входит в перечень исключений: без онлайн-кассы может обойтись киоск с газетами или мороженым, продавцы безалкогольных напитков в разлив, мастера по ремонту обуви и ключей и другие. Еще касса не нужна при сдаче квартир и при некоторых видах деятельности ИП на патенте.

�� Выберите вид онлайн-кассы

Можно купить фискальный регистратор — его подключают к компьютеру. Он быстро печатает чеки и подходит для крупных магазинов. Стоит от 5900 Р . Другой вариант — онлайн-касса автономного типа, такие носят с собой курьеры. Печатает медленно. Стоит от 4000 Р .

Интернет-магазины могут использовать облачную кассу. Ее можно арендовать — от 2000 Р в месяц.

Еще касса должна быть одобрена налоговой — это можно проверить на сайте ФНС

�� Купите фискальный накопитель

Это устройство, которое передает данные о сделках оператору фискальных данных, ОФД. Накопитель может быть встроен в кассу, но это не обязательно. Стоит от 7500 Р .

Выбор накопителя зависит от нюансов работы и системы налогообложения. На ОСНО обычно используют накопители на 13 или 15 месяцев. На УСН или патенте — на 36 месяцев. Накопитель, так же как и ККТ, должен быть одобрен налоговой. Проверить модель можно через сервис ФНС.

Как зарегистрировать онлайн-кассу (ККТ) в налоговой: пошаговая инструкция

Согласно федеральному закону 54-ФЗ, почти весь бизнес должен перейти на онлайн-кассы. Это значит, организациям и ИП нужно приобрести новый кассовый аппарат и поставить его на учет в налоговой. Но чтобы зарегистрировать кассу нового образца, не обязательно ходить в отделение ИФНС — все можно сделать онлайн за 20 минут. Расскажем, как зарегистрировать кассу в налоговой без ошибок.

Что вы узнаете

Как зарегистрировать кассу на сайте ФНС

Что нужно для регистрации

1. Квалифицированная электронная подпись. Если вы сдаете отчетность в госорганы через интернет, ваша ЭП подойдет и для регистрации кассы в налоговой.
2. Договор с ОФД. В соответствии с 54-ФЗ, чеки с онлайн кассы в налоговую должны передаваться через оператора фискальных данных. Перед тем как зарегистрировать кассу, вы уже должны определиться, с каким ОФД будете работать, — эту информацию надо указать при регистрации.
3. Личный кабинет на сайте налоговой. Если у вас еще нет личного кабинета, его нужно завести.

Подаем заявление на регистрацию ККТ

На сайте nalog.gov.ru перейдите в раздел «Учет ККТ».

Нажмите кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «Заполнить параметры заявления вручную».

Откроется форма заявления для регистрации онлайн-кассы. Ее нужно заполнить.

В поле «Адрес установки (применения) ККТ» укажите адрес, по которому фактически установлена ККТ. Его нужно выбрать из справочника ФИАС.

Возможно, в справочнике ФИАС не окажется вашего адреса. Проверьте это до начала регистрации ККТ на сайте ФИАС.

Вы можете пройти регистрацию в том случае, если в справочнике есть хотя бы улица, на которой расположена ваша торговая точка. Если нет даже улицы — подайте в администрацию района заявление о включении помещения в справочник ФИАС.

В поле «Наименование места установки ККТ» укажите тип и название торговой точки, в которой используется онлайн-касса. Например, магазин «Ромашка». Если касса установлена в такси, напишите марку, модель и регистрационный номер машины.

В поле «Модель ККТ» нажмите «Выбрать модель». Введите название вашей ККТ в поле фильтрации и выберите модель из списка. После этого появится поле для ввода серийного номера онлайн-кассы. Он написан на корпусе или в паспорте ККТ.

Следующий шаг — в поле «Модель ФН» выберите модель фискального накопителя и введите его номер. Заводской номер накопителя указан на коробке или на самом ФН.

ФНС знает все серийные номера касс и фискальных накопителей. Сразу после ввода номера в поле ФНС проверит по базе наличие такого номера и не закреплен ли он за другим пользователем. Если система выдаст сообщение об ошибке, проверьте, правильно ли введен номер. Если номер верный, значит, ККТ не включена в госреестр.

В поле «Оператор фискальных данных» выберите ваш ОФД из выпадающего списка. Поле «ИНН ОФД» заполнится автоматически.

В списке ниже галочками отметьте, для каких целей используется ККТ.

В списке есть параметр «Контрольно-кассовая техника предназначена для работы исключительно в автономном режиме». Если вы используете ККТ в отдаленном от связи месте и 54-ФЗ разрешает вам использовать онлайн-кассу без подключения к ОФД, поставьте галочку сразу — потом это изменить нельзя.

Так выглядит полностью заполненная форма заявления на регистрацию онлайн-кассы:

Нажмите «Подписать и отправить», заявление будет подписано вашей цифровой подписью и отправлено в налоговую.

ФНС проверит заявление и, если все верно, присвоит ему регистрационный номер. Обычно на это уходит несколько минут. Информацию о том, что регистрация кассы прошла успешно, вы увидите там же — в разделе «Учет контрольно кассовой техники». На странице появится таблица со всеми кассами, которые зарегистрированы на данную организацию.

Нет времени разбираться? Поможем

Фискализация ККТ

После того как вы получили от налоговой регистрационный номер, надо пройти процедуру фискализации кассы.

Рассмотрим, как пройти процедуру фискализации на примере ККТ АТОЛ.

1. Запустите на ПК утилиту регистрации ККТ АТОЛ. Если касса подключена к ПК, программа сразу ее найдет. Нажмите «Далее» и выберите пункт «Зарегистрировать».

В окне «Укажите параметры организации и ККТ» заполните поля. Информацию надо указывать так же, как в заявлении на регистрацию кассы на сайте nalog.gov.ru.

• Наименование юрлица — полностью укажите организационно-правовую форму и название. Например: «Общество с ограниченной ответственностью «Золотое дно». Если написано «ООО» или «ИП», можно получить штраф.
• Адрес (место) расчетов — введите адрес и индекс места установки ККТ.
• Версия ФФД — убедитесь, что выбрана версия 1.05, она используется с 1 января 2019 года в обязательном порядке.
• Отметьте галочками, для каких целей используется ККТ. Для большинства организаций все поля можно оставить пустыми.
• Укажите признаки агента.
• Место расчетов — заполните аналогично полю «Наименование места установки ККТ» в заявлении для ФНС.
• Адрес электронной почты отправителя чека — электронный адрес в нижнем регистре организации или ОФД.
• Заполните данные кассира.

Введите данные вашего поставщика услуг ОФД. Выберите свою систему налогообложения (можно указать несколько пунктов) и нажмите «Далее».

Проверьте правильность всех введенных параметров и нажмите «Выполнить». Фискальный регистратор распечатает отчет о регистрации кассы, а программа сообщит, что регистрация прошла успешно.

Завершение регистрации на сайте ФНС

1. В личном кабинете на nalog.gov.ru перейдите в раздел «Учет контрольно кассовой техники».
2. В списке ККТ выберите нужную кассу, кликните на регистрационный номер и нажмите «Завершить регистрацию».
3. Введите данные отчета о регистрации в форму и нажмите «Подписать и отправить». Отчет будет подписан электронной подписью и отправлен в налоговую.

Карточка регистрации ККТ

После завершения регистрации вы получите электронную карточку регистрации ККТ с подписью ФНС. Это означает, что онлайн-касса поставлена на учет в налоговую и с ней можно работать. При перерегистрации или смене владельца кассы все изменения будут отражаться в карточке.

Ни в коем случае не начинайте работу с ККТ и не пробивайте чеки до получения карточки регистрации, иначе через 30 дней касса будет заблокирована.

Как еще можно зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой

Посетить налоговую лично

Старый проверенный способ регистрации кассы никто не отменил. Для этого не надо приобретать КЭП, но придется дважды сходить в отделение ИФНС.

Зарегистрировать кассу в СБИС

Пользователи СБИС могут зарегистрировать онлайн-кассу из личного кабинета, а не на сайте налоговой. В СБИС это займет всего несколько минут. Воспользуйтесь инструкцией, чтобы пройти регистрацию.

Регистрируя кассу, важно ввести все данные правильно — в случае ошибки придется менять фискальный накопитель. Если вы не уверены в своих силах, обратитесь в ЦТО «Тензор» — наши специалисты зарегистрируют кассу за вас.

Также онлайн-кассу можно быстро зарегистрировать на сайте налоговой. Об этом расскажем ниже.

Зарегистрировать онлайн-кассу через личный кабинет СБИС

Что учесть, чтобы не допустить ошибок

Данные на сайте ФНС и в настройках кассы должны быть идентичны

В настройках кассы необходимо указать все те же данные, что вы вводили при регистрации кассы на сайте налоговой: адрес и место установки ККТ, модель и номер ККТ и ФН, ИНН организации и ОФД. Если в сведениях, занесенных в ККТ и указанных на сайте налоговой, есть расхождения — вы нарушаете порядок применения онлайн-кассы. За это предусмотрены штрафы:

• до 10 000 руб. для юрлиц;
• до 3 000 руб. для должностных лиц.

Пройти фискализацию и завершить регистрацию надо в течение суток с момента получения регистрационного номера

Номер надо ввести в кассу, распечатать отчет о регистрации и завершить процедуру на сайте nalog.gov.ru. Если вовремя не выполнить фискализацию на кассе, придется снова заполнять заявление на сайте налоговой и получать новый регистрационный номер.

Если действия на кассе сделаны, а в налоговую отчет не предоставлен, фискальный накопитель будет считаться недействительным — его придется менять. Поэтому важно завершить процедуру в указанный срок.

Важно указать верный регистрационный номер в настройках кассы

Если ввести номер неверно, завершить регистрацию не получится. Вам придется купить новый фискальный накопитель — его стоимость от 10 000 до 15 000 руб.

Какие требования 54-ФЗ к онлайн-кассам?

1. Онлайн-касса должна печатать чеки и отправлять их в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).
2. Данные должны передаваться онлайн, допускается задержка максимум на 30 дней.
3. В онлайн-кассе должен быть установлен фискальный накопитель (ФН).
4. Онлайн-кассу можно поставить на учет через ОФД или личный кабинет на сайте ФНС.
5. Онлайн-касса должна уметь формировать электронные чеки. Продавец должен отправить электронную копию чека покупателю, если это требуется. Отправить чек можно на электронную почту или по смс.

В каких случаях нужно перерегистрировать ККТ и как это сделать?

Перерегистрация онлайн-кассы нужна, если сменили:

• Наименование организации или ИП;
• Адрес установки ККТ;
• Условия применения кассы, например, начали продавать алкоголь;
• Систему налогообложения и другие настройки ККТ;
• ОФД.

В этих случаях менять фискальный накопитель не нужно.

Перерегистрировать онлайн-кассу и сменить ФН необходимо, если истек срок действия фискального накопителя, его память переполнилась либо ФН стал неисправным.

Выполните перерегистрацию сами либо обратитесь к специалистам компании «Тензор».

Как выбрать, подключить и зарегистрировать онлайн-кассу

ФНС ведет реестр контрольно-кассовой техники. Налоговики постоянно обновляют список моделей ККТ, которые соответствуют базовым требованиям.

Если вы продаете маркированные товары, можете использовать только модели из реестра ККТ с поддержкой ФФД 1.2 и формировать фискальные документы в этом формате.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, хозяйствующими субъектами при расчете с клиентами должны использоваться онлайн-кассы (за некоторым исключением). Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.

Что из себя представляют онлайн-кассы и как они работают, прочтите в статье «Что это такое и для чего вводят онлайн-кассы».

Если вы решили приобрести новую кассовую технику, то проверьте, включена ли она в официальный реестр кассовых машин, разрешенных к применению в соответствии с действующим законодательством. Данный реестр есть на сайте налоговой службы.

Подробнее об этом списке узнайте в этой статье.

Также на сайте ФНС можно уточнить, подлежит ли модернизации определенная модель ККТ. То есть процедуре инсталляции в ККТ старого образца (с ЭКЛЗ), использовавшуюся до 2017 года, фискального накопителя вместо ЭКЛЗ. Во многих фирмах такие старые кассы есть, и их в ряде случаев можно модернизировать до онлайн-касс, тем самым сократив расходы на приобретение кассовой техники.

После того как вы определитесь с самой техникой, нужно приступить к регистрации новой (или модернизированной) ККТ. Также вам нужно будет выбрать оператора фискальных данных (ОФД), на которого возложена функция по передаче данных с онлайн-кассы в налоговый орган. Список ОФД также присутствует на сайте ФНС.

Какие особенности при переходе на онлайн-ККТ следует учесть плательщикам УСН, разъяснил советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса А.А. Батарин. Получите бесплатный пробный доступ к системе «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Какие документы нужны для регистрации онлайн-кассы

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, нужно направить в налоговые органы заявление. Как правило, подается оно в электронном виде через Личный кабинет налогоплательщика на сайте в ФНС. Но вместе с тем, согласно закону 54-ФЗ, заявление о регистрации ККТ можно направить в ведомство и в бумажном виде. В таком случае оно должно содержать следующие реквизиты:

• наименование пользователя (полное наименование организации или полные фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя);
• ИНН;
• адрес и место установки кассового аппарата;
• заводской номер и модель ККТ;
• заводской номер и модель фискального накопителя.

В заявление в зависимости от планируемого направления использования онлайн-кассы вносятся дополнительные данные, например, если будут производиться интернет-платежи, то в строке «Адрес» нужно указать адрес сайта. Заполняются соответствующие строки:

• при применении в составе автоматического устройства;
• при использовании платежным агентом;
• при проведении расчетов в интернете;
• при разносной, развозной продаже;
• при применении только для распечатки бланков строгой отчетности.

Форма заявления приведена в приложении № 1 к приказу ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.

Заполнить заявление вам поможет образец с комментариями, который составили эксперты «КонсультантПлюс». Посмотреть его можно, получив бесплатный пробный доступ к К+. И еще момент: до обращения в налоговый орган с заявлением о регистрации онлайн-кассы нужно определиться с ОФД, так как его данные также в него вносятся.

ВАЖНО! Корректная связь между кассой и ОФД важна и после регистрации ККТ.

Заполненный на бумажном носителе бланк заявления подается в налоговую инспекцию. Зарегистрировать онлайн-ККМ можно в любой налоговой инспекции, не только в той, где стоит на учете сама организация.

Законодательством также предусмотрена перерегистрация ККТ. Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали об особенностях данной процедуры. Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.

Регистрация кассы через личный кабинет налогоплательщика

Удобнее всего зарегистрировать онлайн-кассу все же через личный кабинет налогоплательщика. Для регистрации потребуется усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись (письмо ФНС России от 28.12.2020 № АБ-4-20/21698@).

Как получить такую, читайте здесь.

Зарегистрироваться в ЛК можно на сайте ФНС. В личном кабинете для проведения процедур по кассовой технике предназначен специальный раздел. Здесь вы можете ознакомиться с видеоинструкцией по регистрации ККТ, которая подготовлена ведомством.

Если возникают трудности с регистрацией кассовой техники, можно обратиться к оператору фискальных данных или в ЦТО. За умеренную плату (а некоторые даже бесплатно) они проведут всю процедуру за вас.

После подачи заявления вы получите регистрационный номер ККТ. И тогда вам потребуется представить в налоговую отчет о регистрации ККТ.

Что такое регистрационный номер ККТ, как его присваивают и где его найти, как сформировать и направить в ФНС отчет о регистрации ККТ, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в готовое решение.

Какие документы оформлять при использовании онлайн-кассы

В начале смены кассира распечатывается отчет «Начало смены», а при закрытии смены — «Конец смены» (аналог прежнего z-отчета на кассах старого образца). Все они будут содержать необходимые реквизиты, касающиеся фискальных данных.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) не меняет своего содержания и назначения — если ведете ее, делайте это в прежнем порядке.

В кассовом чеке, выдаваемом онлайн-кассой, должны обязательно присутствовать реквизиты, предусмотренные п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ, а также форматами фискальных документов, которые установлены приказом ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@. В частности, указывается адрес места осуществления покупки. В чеке обязательно должно быть указано наименование покупки, ее цена, стоимость, применяемые скидки или надбавки, общая стоимость покупки, ставка и сумма налога на добавленную стоимость, способ проведенной оплаты (наличными, безналичными), режим системы налогообложения и другое. Также в чеке на покупку указываются данные фискальных показателей.

Приказ № ЕД-7-20/662@ регламентирует применение нового формата фискальных документов — в версии 1.2. Узнайте больше о нем из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Подробнее о том, как должен выглядеть чек онлайн-кассы, читайте здесь.

О номенклатуре товаров в онлайн-кассах читайте в этой статье.

Покупатель имеет право потребовать, чтобы кассовый чек отправили ему в электронной форме на его абонентский номер или электронную почту, какую он укажет. В этом случае в электронной форме чека будут прописаны электронные адреса покупателя и продавца.

Онлайн-ККМ предусматривает проведение операций разного назначения в онлайн-режиме и распечатки документа: это не только формирование обычного кассового чека — подтверждающего прием оплаты от клиента, но и например, формирование кассового чека коррекции, или же чека на возврат прихода.

Узнать больше о случаях формирования чека коррекции вы можете в специальном материале.

Как вести кассовые документы. Документооборот при онлайн-кассах

Действие положений 54-ФЗ по применению онлайн-касс обуславливает необходимость осуществления магазином достаточно небольшого объема документооборота в дополнение к использованию фискальных документов, которые формируются на онлайн-кассе. Всю необходимую информацию кассовая техника передает в налоговые органы в онлайн-режиме, поэтому отпадает необходимость в ведении традиционных унифицированных форм документов по учету расчетов с применением ККТ.

Так, больше нет обязанности в заполнении форм КМ, потому что данные, которые обычно заносятся в формы КМ, уже в режиме онлайн будут переданы в налоговый орган онлайн-машиной. А значит, нет необходимости дублировать информацию. Это разъясняет письмо Минфина России от «О применении постановления Госкомстата России от 25.12.98 № 132 „Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций“» от 16.09.2016 № 03-01-15/54413. Например, это касается ведения журнала кассира-операциониста (форма КМ-4), который при расчетах онлайн-кассами заполнять не нужно (письмо Минфина России от 16.06.2017 № 03-01-15/37692).

ВНИМАНИЕ! ФНС будет проверять пользователей онлайн-касс без предупреждения.

В то же время организация имеет право самостоятельно определиться, какие документы ей нужны и при онлайн-кассе. Если вы продолжите заполнять унифицированные формы документов, предусмотренные при расчетах с применением ККТ, нарушением это не будет.

Кассовые документы при онлайн-кассах, такие как приходный кассовый ордер, нужно выписывать в прежнем порядке (пп. 4.1–4.6 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). При расчетах наличными денежными средствами с применением кассовой техники приходный кассовый ордер заполняется в конце дня на общую сумму выручки.

Учет по главной кассе организации нужно вести, как прежде. По прежнему порядку выписываем все приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, ведем кассовую книгу.

Узнайте больше о ведении кассовой книги на предприятии из тематической публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Какие документы вести при онлайн-кассе по учету кассовых операций организации, прочитайте здесь.

Итоги

Продавцы товаров и услуг при расчете с клиентами применяют онлайн-кассы. Для того чтобы запустить в работу новую онлайн-кассу, нужно ее зарегистрировать. Регистрация через личный кабинет налогоплательщика — удобный и быстрый способ регистрации. Если столкнетесь с трудностями при регистрации кассы, можно обратиться к операторам фискальных данных или в ЦТО — они с легкостью решат ваши проблемы.