Как работать с архивами

С чего начать работу в архивах?

Вы тщательно изучили домашний архив и собрали нужные документы, проверили онлайн-базы в интернете и, скорее всего, уже узнали что-то новое о своих предках. Следующий шаг — архивный поиск, и тут главное — хорошо подготовиться и составить стратегию.

Что такое архив?

Архив в широком смысле слова — это собрание документов и других материалов. Архивы были известны всем древнейшим цивилизациям — они существовали при храмах и в дворцах еще в Месопотамии, Древнем Египте и Древней Греции.

В России слово «архив» (как и сами архивы) впервые появилось при Петре I, однако зачатки архивного дела можно найти еще в древности — вопрос о хранении стал актуальным с появлением письменности. Архивы России сейчас — это современная разветвленная система, сориентироваться в которой, на самом деле, не так сложно, как кажется.

Источник: https://zen.yandex.com/media/dartoffice/arhivy-nujny-i-vajny-5cdd0cb4eb5ea100b2d13ca8

Подготовка к обращению в архивы

Прежде, чем отправляться в архив, нужно изучить азы архивной терминологии. К счастью, много заучивать не придётся. Вот главные термины, о которых нужно иметь представление:

Фонд — совокупность документов какого-то органа власти, учреждения, предприятия или персоны, хранящихся в архиве.
Опись — перечень единиц хранения архивного фонда с номером дела и заголовком.
Архивный шифр — своеобразный «адрес» искомого документа. Название архива + номер фонда + номер описи + номер дела + номера листов.

ГАРФ — это название архива (Государственный архив Российской Федерации)
Ф. — фонд
Оп. — опись
Д. или Ед. хр — дело (или единица хранения)
Л. — Лист (или листы)
об. — Оборот (листа)

Путеводитель — книга, в которые описывается, какие именно фонды хранятся в архиве, приводятся сведения о хронологических рамках, количестве описей и единиц хранинея; дается характеристика учреждения и краткое описание собрания.

Источник: https://histograf.ru/arh.html

Определяем цели и задачи

В генеалогическом поиске важно поставить для себя конкретную цель и определить задачи для её достижения. «Я хочу узнать больше о предках» – это не цель, а скорее мотивация. Цели должны быть конкретными, например: «Определить сословие, религию и место проживания предков в середине XIX века».

Чтобы достичь цель, ставятся задачи. Задачи – это пункты в вашем чек-листе для достижения цели. Например: найти запись о рождении дедушки, запись о браке его родителей (и далее по цепочке), определить сохранность исповедных ведомостей и т.д.

Определяем точку начала исследования

Конечно, нет никакого смысла обращаться в архив за сведениями о предке, о котором вам все известно. Но тут все не так просто – например, если вы знаете всё о своей прабабушке, но не знаете, как звали её родителей, то начинать поиск стоит именно с запроса документов о ней (так как чтобы поиск продолжить нам нужны сведения о её родителях).

Начать работу лучше с региональных архивов, продвигаясь от более поздних материалов (сведений ЗАГСов) к более ранним (метрическим книгам, исповедным росписям, ревизским сказкам).

Важно! Поиск по метрическим книгам можно вести тогда, когда уже известны данные за дореволюционный период. Если же ваши сведения ограничиваются 1920–1940-ми годами, тогда ваш путь сначала лежит в архивы ЗАГС, где обязательно требуют предоставить доказательства родства (копии свидетельств о рождении всех предков по цепочке, начиная с вас).

Определяем место

Знание места, в котором жили предки, даже важнее, чем даты. Поэтому очень важно знать административные границы внутри страны в тот или иной исторический период. В нашем случае нас интересует два типа деления: административно-территориальное и церковно-приходское.

Согласно административно-территориальному делению осуществляется государственное управление. Например, сейчас в России 85 субъектов. Но это деление часто менялось и продолжает изменяться по сей день.

Узнать, каким административное деление было в конкретный исторический период там, где жили ваши предки, можно с помощью «Списков населённых мест Российской империи» на сайте Исторической библиотеки или при помощи исторических карт, например retromap.ru или etomesto.ru

Источник: https://storage.inovaco.ru/media/cache/8e/b2/b1/1c/55/ef/8eb2b11c55efcdc27670f1b248259341.jpg
Чем именно помогает знание административно-территориального деления?

К примеру, село Кавельщино Бельского района Тверской области в дореволюционный период входило в состав Бельского уезда Смоленской губернии. Следовательно, поиск следует вести и в тверском, и в смоленском областных архивах.

Церковно-приходское деление позволяет определить, прихожанами какой церкви были предки. Это крайне важно в контексте поиска по метрическим книгам и исповедным росписям — основным источникам для генеалога, которые велись и хранились в церквях. Найти информацию об этом делении можно в справочниках, которые удобно собраны на этом сайте.

Там же есть подробная инструкция по поиску метрических книг.

Подробнее о том, как узнать административно-территориальное и церковно-приходское деление можно узнать в статье генеалога Елены Бурцевой.

К чему готовиться?

Существует 3 способа работы с архивами: письменный запрос, работа с местным коллегой-исследователнем и командировка. Самый простой, классический вариант — это написать письменный запрос, однако будьте готовы к тому, что если случай сложный, вас могут попросить приехать. Хорошо, если вас «пригласили» в архив, который находится в городе, в котором вы живете. Если нет, то стоит задуматься над тем, как выходить из положения.

Оценив объём работы, заранее прикиньте: стоит ли вам прибегать к помощи местного исследователя? Не у каждого человека есть возможность бросить дела и умчаться в генеалогическую командировку, потому стоит рассмотреть вариант обращения к подрядчику (местному исследователю, который поможет вам за вознаграждение).

А вообще готовиться стоит к незабываемому путешествию к собственным корням, полному открытий и озарений!

Архивный поиск не так уж страшен, если хорошо к нему подготовиться и определить свои цели, задачи и план действий. А практика позволит вам понять все тонкости и «набить руку» в этом сложном, но захватывающем деле.

Что ещё посмотреть?

Урок генеалога Виталия Семёнова о том, как найти точку начала исследования

Как правильно работать в архивах 4996

В информационном обществе быть исследователем проще. Казалось бы, есть доступ в Интернет – и любые материалы оказываются на расстоянии клика. На самом деле это преувеличение. Даже не все книги на сегодняшний день оцифрованы (хотя лично я горжусь тем, что сумела найти электронную копию прелюбопытнейшего издания 1668 года на староанглийском языке).

А что же с документами? Их оцифровывают еще медленнее, да и доступ чаще всего предоставляется платный. Так что, если для вашей сферы исследований архивные документы имеют ценность, пора собираться в хранилище. А мы расскажем, к чему нужно быть готовыми.

Кому и зачем нужно посещать архивы

Наверняка многие уже задались вопросом: «Зачем мне это?». Представителям ряда специальностей (особенно инновационных), возможно, посещение архива и ни к чему. Но есть много отраслей, для которых раритетные документы станут настоящей находкой и выведут работу на качественно новый уровень:

история;
археология;
искусствоведение;
философия;
филология;
религиоведение;
юриспруденция;
регионоведение;
архитектура.

Трудно поспорить с тем, что программисту или инженеру-робототехнику в архив идти особой нужды нет. Но для тех, кто в своей работе опирается на достижения прошлого, там обязательно найдется что-то полезное.

Почему архив лучше библиотеки

Обилие литературы – еще одно вполне объяснимое возражение молодых ученых. Их более опытные коллеги лишь со временем понимают, что книга – это не всегда первоисточник. Цель ученого – найти новое. Литература ему во многом помогает, но ее создавали тоже с оглядкой на что-то предшествовавшее.

Какая работа будет оценена выше: основанная на том, что пересказано уже неоднократно, или посвященная анализу первичного источника?

Наглядно отвечает на этот вопрос пример профессора Антонио Никасо. Это один из известнейших в мире исследователей феномена организованной преступности. Но среди ученых он прославился больше методами работы, чем ее тематикой.

Все его книги базируются на архивных документах. Профессор не стал анализировать труды предшественников и современников, соотечественников и зарубежных коллег, как это делает средний исследователь.

Никасо пользовался только архивными документами: отчетами, протоколами, фотографиями. Вот и весь список источников. Анализируя мельчайшие подробности, эксперт создавал неопровержимые тексты. И в этом ему нет равных.

Преимуществ исследования, основанного на архивных данных, можно назвать немало:

высшая степень оригинальности;
внушительная глубина проработки темы;
фактологическая точность;
отсутствие субъективного влияния авторов-предшественников;
отсутствие риска дезинформации.

Опытные ученые отмечают: если поработаешь в архиве, библиотека может и не понадобиться. Теоретические тезисы нужно подтверждать, а здесь изначально оперируешь доказательствами, создавая собственную теорию.

Что можно брать с собой

Итак, вы убедились, что посещение архива для ученого – дело не бессмысленное, а очень полезное. Так не будем тратить время и начнем собираться. Первое, что нужно посетителю, – это перчатки (а в идеале и маска). Даже если коронавирус отступитJ

Любые документы со временем изнашиваются. Если они уже попали в архив, значит, созданы не вчера и не месяц назад. Истинных исследователей заинтересуют экземпляры, которым не одна сотня лет.

С каждым годом и с каждым новым прикосновением документы ветшают. Пот и жир с кожи рук этот процесс в разы ускоряют. А микрочастицы жидкости, вырывающиеся изо рта при дыхании (не говоря уже о чихании и кашле), рискуют намочить хрупкую бумагу и растворить чернила.

Посетителю архива также следует взять с собой:

Ноутбук. Если печатать, а не делать выписки от руки, работа пойдет быстрее.
Блокнот или тетрадь. Особенно пригодится тем, кто любит делать заметки от руки.
Карандаш. Это единственное средство для записей, которое не угрожает документам. Любая ручка (шариковая, гелевая, перьевая) – под запретом. Если она вдруг потечет, раритет будет фактически уничтожен.
Паспорт. В первое посещение вам предстоит записаться в читальный зал и получить пропуск. В дальнейшем он нужен для контроля, чтобы в случае чего привлечь нарушителя к ответственности.

Необязательный, но желательный атрибут посетителя архива – письмо от организации, которая направила исследователя. Для вашего университета это простая формальность. Зато к вам отнесутся с б о льшим уважением и охотнее будут помогать в поисках, чем человеку «с улицы».

Чего брать с собой нельзя

Под запрет попадает все, что несет в себе потенциальную угрозу экспонатам. Кроме упомянутых уже ручек, не стоит брать с собой:

Еду и воду. Если долго без подпитки продержаться не можете, возьмите, но ни в коем случае не ешьте и не пейте в читальном зале. Сделайте перерыв, выйдите и устройте перекус на безопасном для документов расстоянии.
Косметику. Как бы ни хотелось поправит макияж перед выходом на улицу после дня, проведенного в архиве, – забудьте. Любое средство – потенциальный уничтожитель старых документов.
Телефон. В читальном зале принято соблюдать тишину. Ваши разговоры и звуки, издаваемые гаджетами, помешают другим сосредоточиться.

Под большим вопросом – фотоаппаратура. С одной стороны, хочется заснять все документы, чтобы потом в спокойной обстановке с ними ознакомиться. С другой – мала вероятность, что вам это позволят. Хотя имеет смысл созвониться с сотрудниками архива заранее и уточнить, можно ли фотографировать документы.

В некоторых подобных учреждениях предпочитают делать копии самостоятельно с целью обеспечения нужного светового режима. Но за это, как правило, взимают плату.

Законодательная база по использованию архивных документов

Архивные документы, будь это банальная выписка из протокола или первый экземпляр древнего фолианта, охраняются законом. За его нарушение можно понести ответственность, а незнание правил от нее не освобождает. Полезно уметь защитить и собственные права. Во избежание недоразумений следует ознакомиться с нормативно-правовыми актами, регламентирующими работу в архивах:

Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ « Основные Правила работы архивов организаций », одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Они ознакомят с принципами работы архива в целом. Из пункта 8.2 можно почерпнуть сведения о том, какие сведения можно получить по запросу (без посещения архива), а из пункта 8.4 – как работает читальный зал.
« Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации », утвержденные Приказом Росархива от 13.02.2002 №16. Особое внимание рекомендуется обратить на пункт 3.4. В нем рассказывается, за что архив может брать деньги, а за что – нет. Не стоит обделять вниманием и пункт 3.5, посвященный научно-методической работе.
Положение об Архивном фонде Российской академии наук , утвержденное Постановлением Президиума РАН от 21.06.1994 № 125. Оно регулирует работу архивов, содержащих наиболее ценные файлы для научных исследований.

Наконец, вспомним статью 13.20 КоАП РФ . Ею предусмотрена ответственность за нарушение правил использования архивных документов.

Правила поиска документов

Некоторые считают, что архив – это та же библиотека, только с другим содержанием. Это большое заблуждение. В библиотеку не обязательно идти за конкретной книгой. Достаточно иметь представление о теме исследования, а подборку изданий сделают на месте.

В архивах такой подход не работает. Если вы не знаете, какие именно документы хотите изучить, дело не сдвинется со стартовой точки. Часто сотрудники архива отказывают в предоставлении документов, если заказчик не знает, кто и когда их издал.

В идеале нужно предоставить архивариусу:

наименование и номер самого документа;
номер дела, в котором он содержится;
номера листов в деле;
шифр дела;
номер фонда;
номер описи.

Узнать эти сведения можно на сайтах интересующих архивов. Даже если сами документы не оцифрованы, выходные данные для дальнейшего поиска публикуются в открытом доступе.

Так, например, в информационной системе архивов РАН можно найти перечень всех научных архивов с разбивкой по регионам со списками фондов и реестрами описей.

Если веб-ресурс у архива отсутствует или еще находится в процессе заполнения, можно сделать предварительный письменный запрос. Ожидание ответа займет несколько недель, зато вы не потеряете время на бесцельное посещение читального зала.

Как выдаются описи из хранилища

Порядок выдачи документов регламентируется правилами, исходящими от Росархива. Если рассматривать государственные архивы, то они предоставляют дела не только для ознакомления с ними в читальном зале. Документы покидают хранилища:

для передачи во временное пользование фондообразователям;
по запросам компетентных органов;
для работы архивариусов в отдельных помещениях;
для обработки в лаборатории;
для создания страхового фонда;
для экспонирования.

Так что в какой-то момент интересующих вас дел в хранилище может не быть. Поэтому не отказывайтесь от идеи ознакомиться с ними, а повторяйте запросы через некоторое время.

Если состояние документа сильно ухудшилось, архив имеет право отказать в его выдаче. Также не получится получить файлы, не прошедшие техническое оформление и научное описание. Свободно просматривать можно только те документы, которые не содержат:

государственной тайны;
конфиденциальных сведений;
данных для служебного пользования;
сведений, касающихся частой жизни граждан, которые задокументированы в течение последних 75 лет.

Для работы с секретными материалами нужно иметь соответствующий доступ. При этом ознакомление с ними проходит в специально отведенном зале под контролем ответственного сотрудника архива. То же самое правило действует, даже если дело частично рассекречено.

Правила работы с документами

Одно из важнейших правил взаимодействия с предметами старины – не трогать их без лишней надобности. Поэтому берите дела однократно – и только если уверены, что в них есть необходимые вам сведения. Также следует соблюдать такие правила:

Не доставать дела с полок самостоятельно. Сотрудники это сделают за вас.
Не ставить их самостоятельно обратно. Ваше одолжение сотруднику в виде избавления его от лишних движений сейчас рискует вылиться в долгий и мучительный поиск папки после вашего ухода.
Не оставлять открытые дела под лучами света. Бумага выцветает, поэтому для ее сохранности предусмотрен особый световой режим. По этой же причине нередко запрещают фотографировать документы со вспышкой.
Не класть бумагу для записей поверх дела. Если это единичный лист – останутся отпечатки. Если блокнот – есть риск повредить документы пружинкой.

Нельзя забывать и о стандартных мерах предосторожности, какие нужно соблюдать при работе с любыми бумагами, хоть старыми, хоть новыми. Перелистывать их нужно предельно аккуратно, стараясь не загибать уголки и тем более не порвать страницы.

Как правильно вернуть документы

После ознакомления, осуществления выписок и, возможно, копирования все файлы нужно вернуть обратно в хранилище. Выносить их за пределы архива частным лицам запрещается. Работник читального зала проверит, не повреждены ли документы, все ли страницы на месте. Обязательна такая проверка для:

несброшюрованных файлов;
уникальных документов;
материальных ценностей.

В остальных случаях решение о ее необходимости принимает руководитель архива. Убедитесь, что после успешного прохождения проверки сотрудник поставил об этом отметку на листе-заверителе. В противном случае при последующей порче документа другим человеком виноватым окажетесь вы.

Как общаться с архивариусом

Архивариус – это хранитель старины, но не сторож на складе бумаг. Это специалист, перерабатывающий огромное количество информации. На первый взгляд сотрудники архива могут показаться людьми неконтактными, но, если их разговорить, можно получит массу ценных сведений.

Перед визитом следует заранее уточнить, не уходит ли архив на каникулы, не грядет ли инвентаризация. Если прийти непосредственно накануне этих событий, высока вероятность вызвать к себе негативное отношение. Сотрудники в такое время могут быть раздражительными из-за аврала, и собственные проблемы для них важнее вашего исследования. Не забывайте: в архиве тоже работают люди.

Прибыв в читальный зал, стоит установить контакт с архивариусом. Для начала достаточно придерживаться минимального этикета:

поздороваться;
обозначить цель своего визита;
уточнить, можно ли сегодня поработать в читальном зале и до которого часа;
вежливо сформулировать просьбу;
спрашивать разрешения на некоторые действия (копирование, фотографирование).

В процессе работы задавать вопросы можно (и даже нужно) – но только по делу. Не стесняйтесь обращаться к сотрудникам архива, ведь они тоже в своем роде исследователи и способны:

подсказать нужный фонд;
подать идею;
рассказать о том, что брали ваши предшественники, работавшие над сходными темами.

Если удастся подружиться с архивариусом, можно рассчитывать на ряд привилегий, вроде увеличенного количества дел, выдаваемых для ознакомления, или ускорения поиска.

Также рекомендуем прочитать

Что такое ГРНТИ и зачем он ученому

Если зайти на страницу любой публикации в Elibrary, среди прочих библиометрических показателей мы видим рубрику ГРНТИ. Эту же аббревиатуру с указанием цифрового индекса можно встретить в описании монографий или в сносках на первых страницах научных статей. Нам часто задают вопрос, что же она означает. Сегодня редакция журнала «Молодой ученый» разъяснит основные моменты, касающиеся ГРНТИ.

Что такое DOI и зачем он нужен ученому

Все чаще в выходных данных научных публикаций, кроме привычных сведений, появляются загадочные цифры. Их предваряет аббревиатура DOI. Российские ученые пока только знакомятся с этим типом мета-данных, тогда как для их европейских и американских коллег он уже вполне привычен. В этой статье мы подробно познакомимся с DOI, выясним, откуда он берется и можно ли без него обойтись.

Как не сойти с ума на карантине

Могли бы вы представить еще два месяца назад, что апрель мы будем встречать на карантине с ограничением в передвижениях по городу? Перспектива остаться дома на несколько дней казалась непостижимой роскошью среди занятых будней, но в реальности самоизоляция может стать настоящим испытанием. Итак, чем занять себя на время карантина – об этом в нашей новой статье.

Работа с архивами

Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.

Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка.
От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю.
Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы

Что архивы сделают для вас бесплатно

подтверждении трудового стажа и размеров заработной платы,
прохождении службы в вооруженных силах, участии в партизанском движении, миротворческих акциях, ликвидации последствий чрезвычайных происшествий,
избрании на выборные должности, награждении государственными наградами, присвоении почетных званий,
нахождении на излечении,
получении образования;
лицах, пострадавших от массовых репрессий (раскулаченных, насильственно переселенных, лишенных избирательных прав и др.);
пребывании в немецких концлагерях и насильственном вывозе с оккупированных территорий в Германию и другие страны;
реабилитации.

Что архивы делают за деньги

Что хранится в архивах

Какой можно получить ответ

Что можно и чего нельзя

Особые случаи

Если документов нет

Самостоятельная работа в архиве

Предположим, вы собираетесь поехать в другой город, поработать в архиве и найти сведения о своих предках. Если вас туда не приглашали, что случается, не надо бросаться туда очертя голову, не исключено, что в архиве и нет нужной вам информации. Прежде чем ехать, советую написать туда письмо следующего содержания на имя директора архива.

Сначала шапка – адрес архива, директору, фамилия имя отчество директора.

От такого-то (ваша ФИО), проживающего по адресу (это чтобы вам могли ответить).

Потом, конечно, обращение.
Потом сообщаете, что вам собственно нужно:
Я занимаюсь исследованием своей родословной (или назовите другой повод, ну, например должен получить подтверждение родства для получения наследства, или занимаюсь научными исследованиями по такой-то проблеме) и хотел бы поработать в читальном зале вашего архива. Меня интересуют следующие документы: (перечислите). Не могли бы вы сообщить, имеются ли в ваших фондах эти документы, выдаются ли они исследователям и каковы условия работы в читальном зале вашего архива.
С уважением
Подпись.

Можно, конечно, поехать и без подготовки, и без предварительного письма, но, тем не менее, лучше спросить. Вам обязательно ответят – архивы отвечают на письма.
Если вам ответили положительно, покупаете билет и отправляетесь. Если нужных вам документов нет, напряженно соображаете, в каких других документах может быть информация о ваших предках, и по их поводу уже звоните по телефону. Вас уже знают, вы скажете, что писали письмо, получили ответ, что нужных вам документов нет, а нет ли случайно других, таких-то и таких-то… Директор вам ответит, у нее список есть.
Кстати, если нужны были вам метрические книги и в архиве говорят, что их нет, позвоните на всякий случай в соответствующий ЗАГС. Известны случаи, когда метрические книги, которым по все правилам полагалось бы быть в архиве, обнаруживались в «родном» ЗАГСЕ, и никто их не собирался никуда сдавать. Может, имеет смысл и в ЗАГС заодно съездить.
Ехать нужно не меньше, чем на неделю, иначе ничего не найдете. Поселиться в гостинице, сейчас, как правило, можно без проблем в любом городе (если, конечно, там в это время не проходят крупные спортивные соревнования или что-то в этом роде). Кроме того, совсем не обязательно все время пребывания в архиве жить в одной гостинице, вы можете и переехать. Если наладить хорошие отношения с работниками архива, они вам могут и дешевую гостиницу посоветовать. Я сама слышала, как одной женщине советовали остановиться при монастыре, где имелось что-то вроде гостиницы для паломников.
Как только поселились, отправляйтесь в архив. Дело в том, что ни в одном архиве не выдают документы сразу, сначала надо их заказать, а выдают их, как правило, на следующий день. В некоторых архивах (в Воронежском, например), даже и описи нельзя посмотреть без предварительного заказа. Бывают архивы, в которых документы выдают через неделю после заказа (хотя и очень редко), тогда вам точно не на неделю надо ехать, а, как минимум, на целый отпуск.
Так вот. В архиве вам надо сначала записаться в читальный зал (не стесняйтесь спрашивать как, вам все с готовностью объяснят), посмотреть описи, заказать нужные вам документы, узнать, когда вам их выдадут…
Кстати…
Люди часто злятся, что им медленно выдают заказанные дела. Им кажется, что это как в библиотеке — чтобы принести заказанное дело, нужно просто взять его на полке и принести. А вот ничего подобного. Допустим, вы заказали метрическую книгу. Это огромный талмуд, по площади чуть больше канцелярского дела, но по толщине не меньше двадцати сантиметров. Все это дело нужно внимательно перелистать, прежде чем вам его дать, и проверить, нет ли каких повреждений, все ли листочки на месте. Допустим, в архиве сидит 30 человек, каждый заказал по метрической книге, а перелистывает их все одна усталая женщина. Конечно, она делает это медленно и долго.
Допустим, она устала до такой степени, что не заметила вырванного листа.
В начале каждого дела есть листочек, на котором вы расписываетесь, подтверждая, что вы это дело получали. Так вот, если в следующий раз, когда она отдохнула, отсутствующий лист заметила, то. Что произойдет, по вашему? Посмотрят на листочек, там ваша подпись последняя, до этого вырванных листов не было и все. Ваша репутация загублена.
Или вот еще раздражают посетителей архивов женщины, которые сидят в читальном зале и смотрят, что посетители делают с заказанными делами, и не разрешают им передавать дела друг другу. Зря раздражаетесь. Они вас же берегут. Вот устанет эта женщина, задумается, а в это время, кто-то возьмет и сделает что-то плохое с полученным вами делом. И опять-таки, пострадаете вы. И это не выдумки, такие случаи бывали.
Так что, не раздражайте архивистов, не утомляйте их своими криками, от этого только хуже будет. Ну, а если они увидят, что вы это понимаете, может, они будут к вам получше относиться, помогут побыстрее скопировать, например, нужные страницы.
Кстати, один совет. Описи не всегда бывают достаточно подробными, но во всех архивах медленно, но целенаправленно, потихоньку идет работа по улучшению учета, по систематизации, по оцифровыванию и так далее и тому подобное. Допустим, в основной описи просто написано, что есть ревизская сказка за такой-то год. А в подробной описи, которая еще только готовится и в читальный зал не выложена, эта ревизская сказка описана подробно, с указанием того, какая деревня находится на какой странице. Без этой, отсутствующей в читальном зале описи, вы будете два дня листать эту жуткой величины ревизскую сказку, только чтобы найти нужную деревню. А с ней вы сразу откроете нужную страницу и найдете все за пять минут. Работники разных отделов архива, как правило, не знают, что происходит в чужих отделах, так что если вы спросите в читальном зале, вам скажут, что ничего подобного нет. Все знает только директор. Если директор будет к вам хорошо относиться (а вы уже познакомились, переписывались и разговаривали по телефону), она вас направит к нужному человеку, если такой есть, и это значительно облегчит процесс.
Итак, ваша цель – найти своих предков. До этого вы отправляетесь, допустим, после обеда в архив (потому что вам обещали дело выдать только тогда), работаете там до вечера, уходите, а что делать все остальное время?
Да, опять кстати, если дело вы не досмотрите, то оно останется лежать в читальном зале, и на следующий день вы сможете его начать смотреть прямо с момента открытия читального зала.
Очень советую в этом городе посетить краеведческий музей, там тоже может быть полезная информация, которая натолкнет вас на мысль, какие документы еще заказать. Запишитесь в самую крупную местную библиотеку, поищите там разнообразные справочники, сходите в зал периодики, поищите старые газеты и журналы, где может содержаться нужная вам информация. Найдите интернет-кафе (или интернет-зал в той самой крупной библиотеке, куда вы уже записались) – если у вас возникнут трудности в поиске, можно ведь зайти на наш форум и посоветоваться.
Постарайтесь познакомиться с каким-нибудь местным жителем, который одновременно с вами работает в архиве. Вдруг вам что-нибудь еще понадобится, тогда вы сможете его попросить об этом – за деньги или за ответную аналогичную услугу. Знакомиться удобно в начале и конце работы читального зала, в обед или выходя покурить – приставать к людям в читальном зале крайне неудобно. Там все молчат.
Если вы имеете склонность к поиску однофамильцев, найдите их в этом городе заранее и встречайтесь с ними по возможности. Лучше не напрашиваться в гости, а ходить, допустим, в кафе чай пить – кто знает, понравитесь вы друг другу или нет.
Допустим, вы целую неделю ходили в архив каждый день и нашли то, что хотели. Выписать вы, конечно, все можете, но скопировать – далеко не всегда. Чтобы получить заверенную выписку из документа или его копию, надо, чтобы эту выписку или копию сделали. Вам могут сказать, что копия будет готова через месяц, архив ничего не высылает, приезжайте через месяц и возьмите. Или, скажут вам, познакомьтесь с кем-нибудь и попросите знакомого получить копию или выписку и переслать.
Во-первых, их можно уговорить. Как ни странно, работники архивов в большинстве своем не берут взяток, но уговорить их, попросить, и даже заплатить за сверхурочную работу можно, только постарайтесь, чтобы это не выглядело как взятка. Не знаю, почему, но не любят они этого.
Во-вторых, можно уехать и сделать заказ по почте на копирование нужных вам страниц – фонд такой-то, дело такое-то, страницы такие-то. Но в этом случае, с вас попытаются, скорее всего, взять плату как за полноценный поиск. Выбирайте этот путь только в том случае, если способны по телефону объяснить, что уже приезжали, сами все нашли, и это не было поиском, это было копированием. Это сложно.
В-третьих, вы можете действительно попросить знакомого, с которым познакомились, работая в читальном зале.
Главное — не скандалить и не паниковать.
Если будете работать в каком-либо областном архиве, разыскивая своих предков, очень советую почитать опись губернского жандармского управления. Во-первых, чтение это полезное — вы там можете найти сведения о каких-то своих предках и родственниках, которые могли и не совершать противоправных действий, но стать их жертвами, это значительно облегчит дальнейший поиск, в самом деле даже и фотография может оказаться (в некоторых случаях), и адрес, и много интересных деталей. Во-вторых, описи напечатаны, как правило, на машинке и их просто удобно и легко читать. Да их просто интересно читать, эти описи. Кажый заголовок дела — как роман, состоящий из одного названия. А вот пример: Дело по обвинению крестьянина хутора Чернышевка Острогожского уезда Моисеенко С.С. за высказывание против царского правительства о неумении вести войну и пропаганду содержания сказки «Конек-Горбунок».

Чего не следует делать в архивах

Не нужно считать, что без архивных документов исследование проведено быть не может. Многие источники опубликованы и по вашей конкретной теме могут просто оставаться неосмысленными. Знакомство с архивами имеет смысл только после знакомства с публикациями. Поверьте, после знакомства с публикациями документов ощущения от знакомства с оригиналами будут не менее сильными, а уровень осмысления материала — куда более глубоким.

Не нужно тревожить документы по пустякам. В редком архиве вам будут рады и встретят с распростертыми объятиями, если вы будете заподозрены в праздном любопытстве, желании «поискать чего-нибудь интересненькое» — и вовсе не из-за лени или снобизма. И напротив, если вы сами будете осознавать свою цель, точно ее формулировать, вам придут на помощь и архивисты, и сами рукописи. Если не быть постоянно готовым к открытию, то никогда его не совершишь, и никакие описи и картотеки не помогут. Большинство архивных находок происходят случайно, но это хорошо подготовленные случаи.

Не стоит идти в архив, не выяснив номера и названия нужных фондов, а по возможности — и шифры документов. Если в библиотеку смело можно идти с темой, но еще не зная авторов и названий книг, с которыми будешь работать, то в архиве вы рискуете потратить уйму времени, роясь в огромных каталогах или толстых описях. Сейчас в Сети (не говоря уже про библиотеки) есть куча документов про все что угодно. Если вы приходите в архив, то лучше заранее максимально изучите вопрос, который вас интересует, по доступным источникам. Это поможет вам гораздо лучше ориентироваться в архиве и более грамотно выстроить свою работу.

Не забудьте взять с собой:
а) отношение — то есть письмо от организации, к которой вы «приписаны», с просьбой разрешить вам поработать в архиве;
б) паспорт — ни с каким другим документом в архив не пустят;
в) запасную батарею для лэптопа, карандаш и бумагу (и не удивляйтесь, если вам не дадут подзарядить компьютер от сети).

Не идите, не узнав заранее:
а) где находится архив;
б) часы его работы;
в) время, которое проходит от заказа материалов до их получения;
д) условия копирования;
е) можно ли пользоваться компьютером и на каких условиях.

Не приходите в последний день перед каникулами, проверкой фондов и т. п.

Не заказывайте дело сразу по шифру, списанному из книжки, всегда сверяйте его с описями. Не только автор книжки или наборщик могли ошибиться, но и опись могли переработать.

Не относитесь к сотрудникам архивов как к обслуживающему персоналу, который нужен, только чтобы надоедать формальностями, приносить и уносить архивные дела. Очень часто человек в синем халате на самом деле сам — замечательный исследователь, обладающий глубокими и нетривиальными знаниями, которые даются только долгим опытом. Проявленное терпение и уважение нередко приносят ощутимые плоды: вы вдруг получаете шесть дел вместо положенных пяти, и не через неделю, а послезавтра или даже завтра. Сотрудник архива может продлить дело сверх положенного срока, сделать заказ по телефону. Но самое ценное: он может сказать вам то, что не попало ни в какие описи. Описи делались давно и часто впопыхах, а сотрудник архива как раз вчера зачем-то обратил внимание на документ, который вам может очень и очень пригодиться. Или посоветует посмотреть в тот фонд, который никак не входил в ваши планы, но там-то как раз и отложилось что-то. Просто вы не можете учесть все существовавшие каналы перетекания и распространения документов, а сотрудник архива с цепкой профессиональной памятью давно сделал соответствующие наблюдения, но не удосужился, замученный рутиной, написать об этом статью. В общем, никогда не ссорьтесь с архивариусом.

Не берите без спросу книгу с полок подручной библиотеки архива или отдела рукописей. Вы потом ее поставите не туда, и все намучаются ее искать.

Не рвать, не мять, не перегибать. Это очевидно.

Не водите по рукописи пальцем. Ваш природный жир не очень полезен ни для бумаги, ни для пергамена, ни для фотоэмульсии. Да, перелистывать дела в перчатках не очень удобно, но, во всяком случае, при работе с толстыми, требующими поддержки и расправления делами стоит надеть на левую руку специальную перчатку из тонкого белого трикотажа. И архивные сотрудники оценят, и степень вашей свободы будет повыше. К тому же это совершенно новый уровень общения с архивным делом. Не потребительский, а уважительный. Это просто: всегда при походе в архив имейте с собой пару тонких перчаток. Соблюдение этого простого правила, помимо прочего, положительно скажется на вашей профессиональной самооценке.

Не оставляйте дела открытыми. Обычно говорят про опасность прямых солнечных лучей, но и рассеянный ультрафиолет не полезен бумаге и особенно чернилам и красителям. За время вашей отлучки в буфет или по другим важным делам погода может перемениться. Если вы прерываете работу с делом, оно должно быть тут же закрыто.

Не приходите в архив с чернильными или шариковыми авторучками. Запаситесь карандашом. Неизвестно, насколько ценен будет ваш вклад в науку, а документы, напротив, должны храниться вечно.

Не кладите свой листок для выписок поверх архивного дела: на бумаге останется продавленный след от вашей ручки.

Не кладите на рукопись не только термос или салат, но и конфеты и шоколад. И не только на рукопись, но и рядом с ней. Запретите себе любую пищу рядом с документами. Дело даже не в том, что лично вы неаккуратны, а в том, что бывают досадные случайности.

Не заказывайте дело повторно — по возможности. Архивное дело страдает от каждого, даже аккуратного пролистывания. Если заказали дело — посмотрите и отработайте сразу или отложите за собой в читальном зале, но постарайтесь обойтись без повторного заказа.

Не пытайтесь фотографировать, не спросив разрешения у сотрудника читального зала. Если спросите — скорее всего, вам откажут, хотя бывают места удивительные. Но если вы попытаетесь тайком сфотографировать дело и вас поймают — лишат читательского билета.

Не разговаривайте по телефону. Это мешает.

Не берите в столовых кофе, он почти всегда плохой. В некоторых архивах вообще нужно быть осторожнее при выборе меню в столовой.

Не выдавайте свое внутреннее ликование по поводу находки, если таковая случилась. Сохраняйте непроницаемое лицо.

Не пытайтесь нарушать установленные правила. Демонстрировать свою крутость или безобидность (сумел переснять дело на телефон, ну и что-кому-от-этого-хуже-простите-больше-не-буду) не стоит. Как начинающий исследователь, вы еще не имеете своей «кредитной истории», и церемониться с вами, скорее всего, не будут. Самое легкое, что вам предстоит испытать, — это острое ощущение собственного невысокого статуса.

Никогда несанкционированно не выносите документы из архива. Даже если вы сотрудник архива и честно собираетесь вернуть их на место. Если с вами что-то случится — вы попадете под машину или умрете дома, — документы тоже пострадают.

Никогда не уходите из читального зала последним — по крайней мере, в отечественном архиве. Такой поступок начинающего исследователя — залог тайной недоброжелательности и устойчивой неприязни коллег-архивистов.

Материал составлен из советов Александра Лифшица, Ольги Эдельман, Андрея Костина, Ильи Венявкина, Константина Боленко,
Татьяны Двинятиной, Александра Боброва, Евгения Акельева, Валерия Золотухина, Алексея Балакина, Дмитрия Опарина, Павла Сербина, Константина Полещука, Ирины Ролдугиной.