Как списать деньги с подотчета без документов хитрости

Директор не вернул подотчетные деньги, как избежать доначисления налогов

Если топ-менеджер должен крупную сумму денег, выданных ему под отчет, компания рискует. Причины возникновения «зависшего» подотчета бывают разные:

— генеральный директор путает собственный карман и деньги организации,

— через подотчет руководителя умышленно выводились наличные для оплаты различных «серых» расходов,

— бухгалтер некачественно делает свою работу и т.д.

Контролеры доначислят НДФЛ и страховые взносы по истечении срока исковой давности возврата выданных авансов под отчет (п. 1 ст. 196 ГК РФ, письмо Минфина № 03-04-06/98341 от 16.12.2019 года, № 03-04-06/5808 от 01.02.2018 года). Оспорить доначисления в суде маловероятно (Определении Верховного суда № 310-ЭС19-28047 от 03.02.2020 года, № 307-ЭС20-2379 от 11.02.2021 года).

Пример №1:

Генеральный директор ООО «Актив» Львов В.Н. не отчитался подотчетным деньгам на 12, 2 млн. руб., налоговые риски компании и физлица при таких условиях составляют:

— НДФЛ — 1 586 000 руб. (12 200 000 руб. х 13%);

— страховые взносы – 3 660 000 руб. (12 200 000 руб. х 30%);

Итого – 5 246 000 руб.

Дополнительно на сумму недоимки начисляется штраф 20% и пени (ст. 122 НК РФ). При доказанном умышленном уходе от уплаты налогов, штраф увеличивается вдвое.

Максимальный штраф может составить — 2 098 400 руб. (5 246 000 руб. х 40%). Цифры недоимки, приведенные в примере, подпадают в том числе и под уголовную ответственность по ст. 199 УК РФ.

Если в период получения невозвратного подотчета директор приобретет себе недвижимость или автомобиль, налоговые риски кратно возрастут. Ведь информация об их регистрации попадает автоматически в ФНС. Усугубит ситуацию отсутствие заработка, сопоставимого с дорогостоящими покупками руководителя (постановление АС Восточно-Сибирского округа № А19-13034/2018 от 12.11.2019 года).

Руководитель как подотчетное лицо приобретает товары, работы, услуги в интересах предприятия, получает от контрагентов подтверждающие документы и вместе с авансовым отчетом сдает их в бухгалтерию. Если первички, обосновывающей расходы в интересах компании у него нет, то возвращает деньги предприятию. Таков идеальный сценарий расчетов с подотчетными лицами, который не вызовет вопросов у налоговиков. Конечно при условии, что сделки были реальными, а поставщики закупаемых МПЗ или услуг, не являются фирмами-однодневками.

По действующим правилам расчетов с подотчетными лицами компания вправе самостоятельно установить срок сдачи авансового отчета (абз. 2 п. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014 года). Ранее на это отводилось не более трех рабочих дней после того, как истек срок, на который выдавались авансы под отчет. Получается приказом можно максимально удлинить не только срок, на который выдаются деньги сотруднику, но и время на подготовку авансового отчета, ограничений по выдаваемой сумме в законодательстве не установлено.

Правда если в распорядительном документе утвержден срок три года на пользование деньгами в подотчете и еще один год на предоставление авансового отчета, такие нестандартные условия расчетов с директором не только не помогут защитить учет предприятия, а наоборот гарантированно привлекут внимание контролеров, ведь здравый смысл никто не отменял. То же самое касается и выдаваемых сумм. Например, 5 млн. руб. под отчет на командировочные расходы в г. Дальний Заболотинск вызовет массу вопросов.

По деньгам, выданным выдаются адресно на командировочные расходы, манипулировать со сроком предоставления авансового отчета не получится. Генеральный директор по-прежнему обязан отчитаться в бухгалтерию по выданным авансам под отчет не позже трех дней с момента возвращения из служебной поездки (п. 26 Положения № 749 от 13.10.2008 года).

Невозвращенными подотчетными деньгами, считают суммы, по которым не представлен авансовый отчет в установленный срок, именно от этой даты рассчитывается срок исковой давности.

Если руководитель признает за собой долг, то срок исковой давности прерывается, правило работает как в отношении действующих директоров, так и уволенных из организации (Постановление АС Западно-Сибирского округа по делу № А70-12286/2020 от 15.10.2021 года).

Также срок пользования деньгами продлевает возврат и повторная выдача денег под отчет. Компании, которые не проводят операции возврата/выдачи средств одним днем и на одинаковые суммы, имеют чуть меньше рисков, чем те, кто пренебрегает правилами безопасности.

Практикуется отражение в учете приема подотчетных сумм от генерального директора, а повторная выдача на нескольких других топ-менеджеров. Если налоговые инспекторы сумеют проследить и доказать липовые расчеты с подотчетниками, то доначисления и санкции гарантированы.

Пример №2

ООО «Актив» выдало под отчет 17 января 2022 года директору Львову В.Н.- 3 млн. руб. на срок 3 месяца.

Львов В.Н. принес в бухгалтерию 23 марта 2022 года оправдательные документы на 200 тыс. руб. и оформил авансовый отчет, оставшиеся 2,8 млн. руб. он вернул в кассу.

Далее из кассы 28 марта 2022 года выданы авансы под отчет главбуху Лисициной А.В. в сумме- 590 тыс. руб., а также 30 марта 2022 года – 2,210 тыс. руб. коммерческому директору Волкову С.Д.

Обратите внимание, реализации данного кейса сейчас препятствуют Указания ЦБ № 5348-У.от 09.12.2019 года. Без нарушений не получится провести виртуальный возврат и выдачу денег под отчет. Получив возврат денег от сотрудника, компания обязана внести их на расчетный счет, и только после этого расходовать на какие-то цели вновь. За нарушение указанного правила предусмотрен штраф на директора от 4 до 5 тыс. руб., на юридическое лицо от 40 до 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Но срок привлечения за нарушение кассовой дисциплины всего лишь 2 мес., а для субъектов МСП может быть заменен предупреждением (ст. 4.5. КоАП РФ).

Простые законные способы закрытия «зависшего» подотчета– удержание из заработной платы и зачет по дивидендам. Оба способа позволяют отодвинуть срок исковой давности и уменьшить претензии контролеров. Имеет смысл запросить у генерального директора объяснительную, в которой он укажет, что документы утрачены, но деньги потрачены им в интересах организации, а не на личные нужды.

Для удержаний из заработной платы необходимо письменное согласие директора и приказ (ст. 137, 138 ТК РФ) Удерживайте из доходов сотрудника не больше 50 %, НДФЛ и взносы на сумму долга не начисляйте.

Чтобы списать долг за счет дивидендов после окончания квартала, полугодия или года составьте протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов, после чего оформите зачет обязательств.

Оформление договора дарения освободит компанию от обязательств по начислению страховых взносов, то только в том случае если подотчет был переведен в договор займа и потом прощен, благодаря тому что расчеты перешли из разряда трудовых в гражданско-правовые (п. 4 ст. 420 НК РФ, ч.1ст. 807 ГК, письма ФНС № БС-4-11/10449 от 30.05.2018 года, № БС-4-11/8019 от 26.04.2017 года). В противном случае при прощении не возвращенного в срок подотчета компания должна начислить и НДФЛ и страховые взносы.

Если директор уволился, при этом взыскание с него задолженности через суд не увенчались успехом, организация сможет признать убытки при расчете налога на прибыль (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма Минфина № 03-03-06/1/6290 от 05.02.2018 года, № 03-03-06/1/40670 от 28.06.2017 года).

Но такой способ списания подотчетного долга вряд ли можно считать экономичным, предприятию следует начислить самостоятельно страховые взносы и НДФЛ. Основанием для списания долга будет служить возврат исполнительного листа из ФССП и прекращение исполнительного производства. А вот в резерв по сомнительным долгам такая задолженность не включается (п. 1 ст. 266 НК РФ).

На условиях примера №1, рассчитаем налоговую нагрузку ООО «Актив» и генерального директора Львова В.Н.:

— НДФЛ — 1 586 000 руб. (12 200 000 руб. х 13%)

— страховые взносы – 3 660 000 руб. (12 200 000 руб. х 30%);

— уменьшение налога на прибыль на убыток от списания долга – 2 440 000 руб. (12 200 000 руб. х 20%).

Из расчета видно, что налоговые начисления превышают налоговые расходы на 1,220,000 руб. При прощении долга без добровольного начисления страховых взносов высока вероятность того, что на проверке их вместе с пенями и штрафом насчитают сотрудники инспекции.

Уволенному директору удастся освободиться от задолженности перед организацией, однако у него появится обязательства по оплате НДФЛ в сумме — 1 586 000 руб. Если у гражданина не будет три года официального дохода и имущества, подлежащего взысканию, то истечет срок исковой давности по оплате налога в бюджет (ст. 48 НК РФ). Но эти три года «веселая жизнь» от ФНС бывшему директору будет точно обеспечена.

Если директор не закрыл подотчет по причине утраты документов на расходы, он вправе предоставить в компанию хотя бы частично восстановленную первичку. В такой ситуации право списания задолженности считается спорным, будьте готовы к необходимости доказывать свою позицию в суде.

Имеет судебная практика в пользу признания затрат на основании частично восстановленных оправдательных документов (п. 1 ст. 252 НК РФ, постановление ФАС Московского округа № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729 от 07.09.2010 года, постановление ФАС Поволжского округа по делу № А06-7444/07 от 31.07.2008 года).

Нередко на территории компании имеется бесхозное имущество, покупку которого в свое время не удалось подтвердить документально. Причем такое имущество мог за свой счет действительно приобретать и сам директор, например, если он одновременно является и учредителем юридического лица. Чтобы поставить на учет мебель, оргтехнику, оборудование и т.д., на которые нет документов, проводят их покупку у директора. Такая стратегия помогает не только списать подотчетный долг с руководителя, но и сэкономить.

Пример №3

ООО «Актив» приобрело у генерального директора Львова В.Н. оборудование на сумму 1,4 млн. руб., рассчитаем налоговую нагрузку.

— НДФЛ – 182 000 руб. (1 400 000 руб. х 13%);

— снижение налога на прибыль на стоимость оборудования посредством начисления амортизации – 280 000 руб. (1 400 000 руб. х 20%).

В итоге задолженность по авансам, выданным под отчет генеральному директору, снижена, а организация получила налоговую выгоду – 98 000 руб. Если сделки реальные, то налоговых рисков не возникает

Благодаря начислению компенсационных выплат за пользование личным имуществом директора у организации появляются перед ним встречные обязательства. Взаимозачет расчетов позволит перекрыть часть суммы выданной под отчет. Если не проводить зачет взаимных обязательств, то придется в бухгалтерии показать «на бумаге» возврат денег в кассу и повторную их выплату в качестве компенсации, это вариант более рискован, если реального движения денег не было.

Компенсационные выплаты, связанные с исполнением трудовых обязанностей освобождаются от обложения НДФЛ и страховых взносов (п. 1 ст. 217 НК РФ, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/1/23415 от 31.03.2021 г.). Следовательно, списывая через них подотчетные суммы организация экономит налоги, но многомиллионные долги этим способом закрыть не получится.

Списать подотчет через самозанятых выгодно, но рискованно. При расчетах с юридическими лицами ставка НПД составляет 6%, лимит выручки каждого самозанятого ограничен 2,4 млн. руб. в год. Для списания долга в сумме 12, 2 млн. руб. из примера №1 понадобится минимум 6 самозанятых граждан. Рассчитаем выгоду на цифрах:

— НПД 6% который заплатят подрядчики – 732 000 руб.;

— расходы по налогу на прибыль 20% – 2 440 000 руб.

Итоговая сумма экономии – 1 708 000 руб.

Если организация действительно приобретала у самозанятых товары собственного производства или заказывала работы/ услуги, то претензий со стороны ФНС не будет. Правда в этом случае необходимо чтобы каждый плательщик обязательно платил налог в бюджет, вы у него не были единственным заказчиком, а приобретенные услуги или товары использовались в коммерческой деятельности предприятия.

Чтобы снизить риски заключайте с плательщиком НПД полноценный договор, к которому самозанятый оформит накладные или акты. Следите, чтобы оказываемые самозанятым услуги не дублировали функционал сотрудников предприятия. Обратите внимание, сделки с самозанятыми гражданами могут стать поводом для начала выездной налоговой проверки, если ФНС заподозрит в них нарушения или подмену трудовых отношений (письмо ФНС России № АБ-4-20/13183@ от 16.09.2021 года).

Это способ имеет несколько модификаций, будь-то переделывание задним числом кассы и замена в расходных ордерах основания с «выдачи под отчет» на «договор займа», так и погашение подотчета за счет договора займа.

Ошибкой будет новация задолженности директора по подотчетным суммам в договор займа, но допускается заключение договора займа, по которому директор получит деньги в кассе или на карту и тут же погасит ими задолженность по подотчету. Обратите внимание на важный нюанс – для выдачи займа наличными средства должны быть специально сняты для этого с расчетного счета (п. 4 Указаний Банка № 3073-У).

При замене подотчетного долга на договор займа, не решится главная проблема – наличие самой задолженности, хотя и будет выиграно время. Не стоит переделывать «зависший» подотчет на беспроцентный заем, чтобы не пришлось начислять НДФЛ 35% с материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ).

После переноса задолженности в заемные обязательства, генеральный директор по-прежнему должен предприятию. Для того что закрыть с ним расчеты «серые» оптимизаторы используют вексельные расчеты.

Случай из практики — организация подписала оглашение о новации обязательства по займу, согласно которому директор возвращал долг компании не деньгами, а передачей векселей сроком 3 и 5 лет. При реализации схемы оба векселя умышлено изначально были дефектные, чтобы деньги по ним нельзя получить. При оформлении дефектного векселя были учтены нюансы из Постановления ВАС № 2965/01 от 21.01.2003г.

Два векселя понадобились оптимизаторам на разные случаи назначения выездной налоговой проверки. Если она началась до того как не истек трехлетний срок с момента новации, контролерам предъявлялся пятилетний вексель, срок оплаты, по которому еще не наступил. Следовательно, предъявить претензии компании и ее руководителю инспекторы еще не могут.

Во второй ситуации, когда проверка проводится спустя три года после новации, схематехники предъявят контролерам истекший 3-х летний вексель. То есть задавать вопросы по закрытию долга инспекторы уже не смогут.

Хорошо на бумаге, но забыли про овраги. Контролеры и суды придерживаются единой позиции по вексельным расчетам, особенно при использовании векселя без оплаты и наличии взаимозависимости (письмо ФНС от 16.08.2017 № СА-4-7/16152@, постановления АС Поволжского № А12-14726/2016 от 16.03.2017, года, Западно-Сибирского № А45-32838/2017 от 15.03.2019 года). Такие способы снижения налоговой нагрузки незаконны и небезопасны, кроме того сами по себе могут стать поводом для начала выездной налоговой проверки.

Цессия используется если директор не просто наемный менеджер, а бизнесмен ведущий деятельность через ИП или владеющий долям в уставном капитале других организаций.

Пример №4

У директора ООО «Актив» Львова В.Н. не закрыт подотчет на сумму — 3 800 000 руб. В тоже время ООО «Сигма» , в котором он учредитель должно Львову В.Н. по договору займа 4 000 0000 руб. Для закрытия долга директора в ООО «Актив» по не возращенным в срок подотчетным деньгам между юридическими лицами оформляется договор уступки права требования.

Нормы ГК РФ позволяют переуступать долг директора по подотчетным суммам (ст. 382 ГК РФ). Сказанное подтверждается судебной практикой (постановление пятого арбитражного апелляционного суда № А51-7012/2012 от 21.10.2013 года).

Без начисления налогов можно закрыть задолженность директора по подотчету оформив материальную помощь или денежный подарок. Однако предельная сумма материальной помощи, на которую не начисляются НДФЛ и страховые взносы составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника. (п. 28 ст. 217 НК РФ, подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ). А на денежные подарки суммой более 3 000 руб. составляется письменный договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Для списания крупной задолженности этот способ не годится и на практике не используется.

Нередко личные расходы директора пытаются провести через подотчет, такое списание задолженности небезопасно. Заранее позаботьтесь о том как будете соотносить их с деятельностью организации, чтобы вместо экономии не получить штрафы. Допускается признание расходов по документам на покупку канцтоваров, мебели, отделочных материалов, ремонтных работ, перевозки и др.

Контролеры снимают расходы и доначисляют налоги, если по первичным документам становится ясно, что в авансовый отчет были включены затраты на ремонт загородного дома директора или спальный гарнитур, не имеющий отношение к офису. Частой ошибкой является несовпадение адреса ремонтным работ с офисом компании, на это обращают внимание контролеры.

Фальшивые документы на расходы не помогут компании избежать налогов и санкций за то, что директор неправомерно пользуется корпоративными деньгами (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа № А82-10407/2015 от 23.01.2018 года). Судьи поддерживают контролеров, при попытках закрыть подотчет за счет документов, купленных у фирм-однодневок (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа № А19-13034/2018 от 12.11.2019 года, Северо-Кавказского округа №№ Ф08-9605/2019, А32-33822/2018 от 23.11.2019 года).

Если директор умер, то компания вправе требовать возврат денежных средств у наследников или простить долг. Если покойному топ-менеджеру прощается долг, выступать в роли налогового агента по НДФЛ организации не придется (письмо Минфина № 03-04-06/20993 от 27.03.2019 года).

Вопрос начисления страховых взносов является спорным, после смерти директора налоговикам будет непросто доказать, что невозвращенные вовремя подотчетные деньги можно отнести к зарплате покойного. При желании свести налоговые риски к минимуму страховые взносы начисляются организацией добровольно, они вместе с безнадежной задолженностью включаются в налоговые расходы (ст. 418 ГК РФ, письмо Минфина России № 03-02-07/1-87 от 24.02.2009 года). То есть помимо неуплаты НДФЛ и страховых взносов происходит экономия 20% от суммы задолженности на налоге на прибыль.

На условиях примера №1 компания получит налоговую выгоду в сумме- 854 000 руб. (2 440 000 руб. — . 1 586 000 руб.) списав безнадежный долг умершего директора.

— НДФЛ — 1 586 000 руб. (12 200 000 руб. х 13%)

— уменьшение налога на прибыль на убыток от списания долга – 2 440 000 руб. (12 200 000 руб. х 20%).

Если в компании умер не директор, а избавится от долга, да еще сэкономить на налогах директору хочется, практикуется незаконная переброска долга на другого сотрудника.

Если на начало налоговой проверки генеральный директор должен компании крупную сумму денег, то можно закрыть подотчет непосредственно во время проведения контрольных налоговых мероприятий. Легче всего часть суммы вернуть, а оставшееся перекрыть займом, но можно использовать и другие законные способы, например удержание из заработной платы.

Компании с долгом руководителя почти 90 млн. руб. удалось выиграть суд у налоговиков, которые попытались по результатам налоговой проверки доначислить НДФЛ и пени. Предприятие во время налоговой проверки закрыло подотчет директора четырьмя способами одновременно, а незакрытый остаток начали удерживать у директора из зарплаты (постановление АС Центрального округа № Ф10-2385/2016 от 19.07.2016 года).

Важное условие – подотчетный долг во время судебного спора должен быть закрыт. Обвинений, основанных только на нарушении срока сдачи авансового отчета, но при отсутствии доказательств фактического получения дохода физлицом, будет недостаточно для того, чтобы налоговики сумели выиграть судебный спор.

В следующий раз я расскажу о семи 7 способах вывести имущество на учредителя из ООО, подписывайтесь, чтобы не пропустить!

Как правильно списать деньги с подотчета без документов?

Списание задолженности по подотчету без оправдательных документов

Для любого бухгалтера тема списания понесенных затрат без подтверждающих документов — тяжелая и изматывающая, поскольку действующим законодательством (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) не предусмотрено проведение неподтвержденных первичкой операций.

Законодатель говорит однозначно: на произведенный расход должны быть представлены документы, подтверждающие его экономическую целесообразность. Если же подотчетным лицом утеряны документы, оправдывающие произведенные траты, последствия могут быть самыми неприятными, поскольку невозможно:

• провести в учете оприходование приобретенных материалов или оплату различных хозяйственных нужд;
• списать задолженность сотрудника по подотчетным суммам;
• учесть эти расходы в составе налоговой базы при расчете налога на прибыль (письмо УФНС по Москве от 12.04.2006 № 20-12/29007).

Накопление задолженности по выданному подотчету — опасная тенденция. Рано или поздно она привлечет внимание налоговиков, и лучше начать действовать, пока этого не случилось.

Узнать о типичных ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами и о том, как их избежать, можно в нашей статье «Ошибки, допускаемые в учете расчетов с подотчетными лицами».

Иными словами, списать на расходы суммы, совершенно неподтвержденные, нельзя, но существуют законные возможности исправления ситуации. Рассмотрим их в следующих разделах.

Как оформить авансовый отчет, если расходы оплачены корпоративной банковской картой, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

Восстановление копий подтверждающих документов

Если документы были потеряны, нужно постараться восстановить все возможные бумаги, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ), а также составить авансовый отчет, приложив к нему:

• объяснительную записку, в которой необходимо указать даты, наименование и суммы покупок, а также изложить ситуацию, послужившую причиной потери первичной документации;
• копии документов, запрошенных повторно у контрагента: дубликаты квитанций ПКО, копии z-отчета кассира на дату покупки, собранные кассовые и товарные чеки на покупку и др.

Удержание подотчетной суммы из зарплаты

Если все же ни прямых, ни косвенных подтверждений затрат не удалось собрать, работодатель вправе удержать сумму подотчета из зарплаты сотрудника (ст. 137 ТК РФ). Для этого необходимо:

• в месячный срок с момента истечения установленного для возврата подотчетных сумм издать приказ об удержании;

С 30.11.2020 правила выдачи подотчета упростили. Теперь срок, на который выдают подотчетные суммы, организация устанавливает самостоятельно. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили.

• ознакомить с ним под расписку работника, который, в свою очередь, должен в письменной форме согласиться с основанием для удержания.

Если согласие работника не получено, взыскать деньги с него можно только через суд.

При этом следует помнить, что общая сумма удержаний не должна превышать 5-й части заработка, причитающегося к выдаче на руки (ст. 138 ТК РФ). При невозможности взыскать полную сумму сразу устанавливают несколько выплат.

Выдача материальной помощи или денежного подарка

Погасить задолженность по подотчету можно, оформив фиктивную выдачу сотруднику материальной помощи или денежного подарка. Причем предельная сумма материальной помощи, не подлежащей обложению НДФЛ и начислению взносов, составляет 4 000 руб. в год на 1 сотрудника (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Те же лимиты действуют и при оформлении денежных подарков работодателем сотрудникам. Следует учесть, что на подарки стоимостью выше 3 000 руб. следует составлять договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Оформление беспроцентного займа в счет погашения задолженности

Чтобы списать задолженность с 71-го счета, можно переоформить ее как выданный компанией заем сотруднику, являющемуся подотчетником, составив договор займа (ст. 807 ГК РФ). Следует понимать, что данная мера решит проблему не сразу, поскольку растянет погашение долга во времени. К тому же пользование беспроцентным займом повлечет возникновение материальной выгоды сотрудника при экономии на процентах, которые бы пришлось выплачивать, если бы кредит оформлялся в любой кредитной организации (п. 2 ст. 212 НК РФ). На сумму материальной выгоды придется начислить НДФЛ в размере 35%. Однако данный способ может быть привлекательным до конца 2023 года, так как на период с 01.01.2021 до 31.12.2023 любая материальная выгода освобождена от НДФЛ.

ПРИМЕР расчета материальной выгоды от КонсультантПлюс:
Работодатель 5 июня 2024 года выдал работнику Петрову В.В. беспроцентный заем на сумму 150 000 руб. сроком на 90 дней. Ставка рефинансирования Банка России в течение этого периода .
См. продолжение примера в КонсультантПлюс, получив пробный демо-доступ к системе бесплатно.

Итоги

Списать подотчет без оправдательных документов (если они отсутствовали или были утеряны) возможно разными способами — некоторые из них были приведены в данном материале. При этом стоит понимать, что любой из применяемых способов всё равно потребует оформления соответствующей первичной документации, поскольку списать подотчетные суммы без документального подтверждения соответствующих операций законодательство не позволяет.

О списании подотчетных сумм, выданных руководителю компании, читайте в публикации «Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора».

Деньги под отчет: товар есть, документов нет

Сотрудник получил деньги под отчет. Через некоторое время работник вернулся с приобретенным товаром, но без подтверждающих документов. Что в этой ситуации делать бухгалтеру: как отражать расходы в бухгалтерском и налоговом учете, начислять ли НДФЛ и взносы, – рассказала Светлана Сидоркина, эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

В каждой организации возникает необходимость в приобретении товаров, работ или услуг через подотчетное лицо. Для этого сотруднику, который поименован, например, в перечне подотчетных лиц, на основании приказа руководителя и заявления работника выдаются деньги на совершение покупки.

В письме Банка России от 2 октября 2014 года № 29-Р-Р-6/7859 указано, что в целях применения Указания Банка России от 11 марта 2014 года № 3210-У под работником юридического лица понимается лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера.

Подотчетник обязан в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения периода, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами о расходах. Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Указания № 3210-У).

Нет отчета, но деньги есть

На сегодняшний день запрета на выдачу наличных под отчет при условии неполного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной сумме не установлено. Поэтому работнику можно выдавать средства, даже если он не отчитался по предыдущим полученным суммам, конечно, если иное правило не установлено в локально-нормативном акте организации.

Утрата документов

Возможны ситуации, когда сотрудник приобретает необходимые товары (работы, услуги), передает их организации, но по каким-либо причинам не может подтвердить расходы документально. Это может быть и забывчивость работника, которая выразится в том, что он просто не взял документы, либо их утрата, – причины потери могут быть разными, при этом отсутствие документов не является основанием для того, чтобы не отчитываться по потраченным суммам.

Возмещать работнику расходы или нет в данной ситуации целиком зависит от решения руководителя, поэтому даже при отсутствии оправдательных документов бухгалтерия компании на основании письменного распоряжения руководителя принимает авансовый отчет от работника, где подтверждающим документом может являться объяснительная записка, в которой указываются обстоятельства и причины отсутствия бумаг.

Отражение в учете

Для отражения затрат в бухгалтерском учете достаточно авансового отчета и объяснительной, полученной от работника. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть отражен на основании первичного документа, в частности, им может являться бухгалтерская справка, составленная по факту утраты чеков.

В налоговом учете все сложнее, расходы должны быть экономически обоснованными, документально подтвержденными и оформленными в соответствии с требованиями законодательства.

Подтверждением того, что работник действительно совершал покупки, могут являться любые документы, которые будут свидетельствовать о произведенных тратах. Сотрудник может обратиться к продавцу (поставщику) с просьбой предоставить копии закрывающих документов. Если они были составлены на юридическое лицо, то в данном случае возможно получить дубликаты.

А что делать, если оплата была произведена наличными от имени физического лица и чек был утерян? Если работник предоставит копию кассового чека, то данный первичный документ подтвердит расходы, но в целях налога на прибыль «первичкой» все равно будет являться только оригинал чека.

Минфин России еще в 2008 году в своем письме от 17 сентября № 03-03-07/22 указал, что при подтверждении расходов могут быть использованы копии чека, но только если они выцвели, нечитаемые и к ним приложен оригинал чека.

Таким образом, даже если сотрудник не предоставит оправдательные документы, но затраты были реально им понесены, то расходы могут быть ему возмещены на основании распоряжения руководителя.

В бухгалтерском учете с отражением таких трат сложностей не возникает, так как они могут быть оформлены бухгалтерской справкой, а вот для принятия расходов в налоговом учете необходимы оригиналы документов.

НДФЛ и взносы

Теперь разберемся с НДФЛ и взносами по подотчетными деньгам, оправдательные документы на которые пропали. Статей 137 ТК РФ предусмотрено право работодателя взыскивать с сотрудника задолженность для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного выданного аванса удержанием из заработной платы, но не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Если работник предоставит копию кассового чека, то данный первичный документ подтвердит расходы, но в целях налога на прибыль «первичкой» все равно будет являться только оригинал чека.

В соответствии с пунктом 1 статьи 210 НК РФ при определении налоговой базы НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, если иное не предусмотрено статьей 420 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного соцстрахования, в частности, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).

Согласно пункту 1 статьи 41 НК РФ в соответствии с НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами «Налог на доходы физических лиц», «Налог на прибыль организаций» в Налоговом кодексе.

В Постановлении ФАС Московского округа от 24 февраля 2010 года № КА-А40/669-10 по делу № А40-46422/09-112-282 был рассмотрен вопрос о включении в состав дохода работника в качестве экономической выгоды выданных под отчет средств на хозяйственные нужды организации, в связи с тем, что к авансовому отчету были приложены только товарные чеки без чеков ККТ. При этом спорные товарные чеки были признаны судом документами достоверными и подтверждающими произведенные расходы сотрудником Общества, поэтому данная сумма не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ.

Однако риск включения таких расходов в доход работника существует. Например, суды посчитали невозможным принятие к учету и подтверждение несения расходов на основании представленных к авансовому отчету подтверждающих документов по расходованию выданных под отчет сумм на производственные нужды, не соответствующих порядку оформления, определенному действующим законодательством. В связи с чем указанные средства были отнесены к доходам подотчетного лица, подлежащим включению в базу по налогу на доходы физических лиц (Определение Верховного Суда РФ от 9 марта 2016 г. № 302-КГ16-450 по делу № А78-7155/2015).

Вопрос о начислении НДФЛ и страховых взносов по неподтвержденным израсходованным суммам рассмотрен в письме Минфина от 1 февраля 2018 года № 03-04-06/5808, однако данный случай рассматривается в контексте того, что работник не предоставил авансовый отчет. Таким образом, если сотрудник действительно потратил выданные средства на нужды организации и отчитался перед работодателем, то объекта налогообложения НДФЛ и взносами не возникает. Однако есть риск того, что налоговые органы могут посчитать предоставленные оправдательные документы недостаточным доказательством несения расходов и включить их в доходы работника, соответственно увеличив таким образом налоговую базу по НДФЛ и страховым взносам.

Как отразить приобретение ТМЦ сотрудником за личные средства, если деньги в подотчет не выдавались?

Как в программе отразить возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, в случае, когда деньги под отчет не выдавались?

Законодательство не содержит прямого запрета на компенсацию затрат работника в интересах организации. И в то же время не дает конкретных рекомендаций по оформлению данной операции. При этом такого рода операции хотя бы раз возникали в каждой организации.

В случае, если по конкретному вопросу ведения бухгалтерского учета (БУ) в федеральных стандартах не установлены способы ведения БУ, то организация сама разрабатывает соответствующий способ (п. 7.1 ПБУ 1/2008). Таким образом, Организации необходимо в Учетной политике прописать способ и порядок компенсации расходов работников, произведенных для нужд организации, включая утверждение документа, на основании которого будет производиться компенсация расходов работнику.

На наш взгляд, использование счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не уместно, так как счет предназначен для расчетов с работниками по суммам, выданным ему в под отчет (Инструкция по применению Плана счетов, утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). А подотчетных сумм в этой ситуации работнику не выдавалось.

Для отражения расчетов с сотрудником по нашему мнению более корректным будет использование счета 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

В данной статье Бухэксперт8 выражает лишь свое мнение по вопросу, нерегулированному в законодательстве. И предлагает вам использовать счет 73 для оформления операций, по которым деньги не выдавались в под отчет.

Если вы считаете, что данный способ для вас более трудоемкий и ведет к большей путанице в учете, то вы можете продолжать использовать счет 71, указав об этом в учетной политике:

«Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».

Главное — обеспечить контроль за такими расчетами и представить достоверно информацию в отчетности.

Так как при покупке товара за собственные средства сотрудник действовал с разрешения и в интересах организации, необходимо документально подтвердить, что организация одобрила такую сделку (п. 1 ст. 183 ГК РФ). Такими документами могут быть:

1. Заявление сотрудника о возмещении расходов, одобренное руководителем (резолюция на заявлении – «оплатить»).
2. Утвержденный отчет об израсходованных средствах с прикрепленными к нему документами на покупку и оплату (товарный чек, накладная, счет-фактура и т. д.), в том числе в форме взятого за основу АО-1.
3. Приказ от имени руководителя о возмещении расходов сотруднику.

Средства, потраченные сотрудником на приобретение товаров или услуг для нужд организации и возмещаемые сотруднику организацией на основании подтверждающих документов (чеков, квитанций), не признаются доходом работника и, соответственно, не являются объектом обложения НДФЛ (Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 N 03-04-06/3-65). Также данная компенсация не облагается страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

В 1С операцию лучше всего оформить следующими документами:

• Поступление (акт, накладная) ;
• Списание НДС ;
• Выдача наличных или Списание с расчетного счета . Вид операции – Прочий расход , счет дебета — 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Поступление материальных ценностей

Поступление товаров, материалов, услуг оформляется документом Поступление (акт, накладная) из раздела Покупки – Поступление (акты, накладные) .

• Счет расчета с контрагентами – 73.03 «Расчеты по прочим операциям»;
• Счет-фактура не регистрируется.

Проводки по документу

Автоматически аналитика по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» в документе Поступление (акт, накладная) не подставляется. Необходимо, используя ручную корректировку, подставить фамилию работника, который произвел затраты.

Списание НДС

Минфин считает, что принять к вычету НДС можно только по счету-фактуре, исключение — если это предусмотрено п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ. Особенности вычета НДС по покупкам в рознице Кодексом не предусмотрены.

Также нельзя указанный НДС принять в расходы в целях налога на прибыль, так как п. 2 ст. 170 НК РФ не предусматривает возможности учесть в стоимости товара (работы, услуги) НДС предъявленный по причине отсутствия счета-фактуры (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 N 03-07-11/3094).

Так как товар приобретался в розницу и счет–фактура не выписывался, к вычету НДС не принимается. На основании документа Поступления (акты, накладные) необходимо создать документ Списание НДС .

Проводки по документу

Компенсация денежных средств, израсходованных сотрудником

Компенсировать затраты сотруднику можно выдачей денежных средств из кассы предприятия: раздел Банк и касса – Касса — Кассовые документы – Выдача наличных . Или перечислением денежных средств на карточку сотрудника: раздел Банк и касса – Банк – Платежные поручения .

• вид операции – Прочее списание .

Проверка расчетов с сотрудником

Для проверки взаиморасчетов с сотрудником необходимо сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету 73.03 «Расчеты по прочим операциям» раздел Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость по счету .

В заключение добавим, что не рекомендуем пользоваться данной схемой постоянно, предпочитая ее старому доброму подотчету. Приобретение товаров (работ, услуг) организацией с оплатой из личных средств работников может иметь проблемы:

• приобретение может быть рассмотрено налоговыми органами как расходы, понесенные в пользу работников с доначислением НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ и пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ);
• при отсутствии договора купли-продажи между работником и организацией налоговый орган может не признать расходы по документам, оформленным на сотрудника, в целях налогообложения.

Если документы, подтверждающие покупку ТРУ, выписаны на имя организации, то проблем с признанием затрат и вычетом НДС, а также сложностей, связанных с расчетами с работником, у организации не возникнет.

См. также:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

Данная статья посвящена учету расчетов с командированным сотрудником, которому аванс.Одним из привычных, проверенных вариантов приобретения ГСМ является покупка через.Организации, применяющие ФСБУ 5/2019, должны ежегодно создавать резерв в случае.Программа семинара Отчетность по НДС за 3 кв.: новые налоговые.

(9 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Обсуждение (4)

Прошу пересмотреть рекомендацию по расчетам с подотчетными лицами.

Рассмотрим два варианта ситуации приобретения работником в интересах предприятия шкафчика для документов:
Вариант 1: сначала работнику выдали 4 т.р., потом он купил шкафчик за 14 т.р., потом работнику возместили 10т.р.
Вариант 2: работник купил шкафчик за 10 т.р., потом работнику возместили 10тр.

Это вполне могут быть даже одинаковые шкафчики, просто в Варианте 2 работник нашел магазин с самыми низкими ценами.
Оба варианта имеют одинаковый экономический смысл (вплоть до суммы – работник сначала израсходовал своих денег 10тр, а потом ему их возместили).
И что, по варианту 1 надо применять счет 71, а по варианту 2 счет 73?
А как же пункт 6 ПБУ 1: «отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования (требование приоритета содержания перед формой)»?
Ну и принцип рациональности еще можно вспомнить.
Ведь отражение по сути одинаковых операций то по счету 73, то по счету 71 усложнит учет, а сравнивать это усложнение с пользой сложно, так как польза отсутствует (а если и найдется – то померкнет перед усложнением).
Одной из причин усложнения может быть то, что выдача денег в бухучете отражается обычно сразу же, а приобретение работником чего-то – по мере сдачи работником и обработки бухгалтером авансовых отчетов.
Вполне возможна ситуация: на момент выдачи работнику денег еще не было авансового отчета и выдачу денег отразили по счету 71, потом работник принес авансовый отчет и по приложенным документам стало видно, что нечто для предприятия куплено ДО получения денег под отчет. И что – исправлять выдачу денег, вносить исправления в РКО или перечисление по банку??

И в общем случае учет может даже исказиться от применения счетов 73 и 71 (если по одному работнику одновременно будет дебетовое сальдо по счету 73 и кредитовое по счету 71 и оба сальдо будут основаны на задачах покупки данным работником чего-то для предприятия).

Прошу вернуться в рекомендациях к подходу «по старинке»: применять счет 71, даже если деньги работнику выданы после приобретения.

Татьяна, здравствуйте. На связи Ольга Шерст. Отвечаю на ваш Комментарий под нашей статьей. Вернуться к отражению сумм, не выданных в подотчет «по старинке», т.е. через счет 71 мы не можем.
Наше мнение, связанное с использованием счета 73 основано на том, что в Плане счетов, утвержденного Приказом МФ РФ №94н от 31.10.2000, указано: «Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.»
Ключевая фраза «по суммам, выданным им в под отчет», т.е. счет 71 используется если был аванс, выданный сотруднику. Если его не было, то нужно использовать другой счет. Это из прямого прочтения данного Приказа. На наш взгляд больше всего в этом случае подходит счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – этот порядок мы и изложили в статье. Некоторые даже используют счет 76.
При этом я с вами соглашусь, что в современном бухучете принцип рациональности и требование содержания над формой могут перевесить, если количество таких операций у вас в учете незначительно. И я не вижу здесь ошибки, если вы и в этом случае будете применять счет 71.
Но если в организации в основном операции, при которых деньги выдаются уже после отчета сотрудника, то на наш взгляд более корректным будет использовать счет 73.
Если говорить про 1С-автоматизацию таких операций, то да — использовать счет 71 – это более интересно и удобно.
Поэтому тут вопрос – как в учетной политике вы укажете порядок учета таких сумм. Например, можно указать так: «Все расчеты с сотрудниками по суммам, направленным на административно-хозяйственные и прочие расходы для нужд организации, ведутся на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» вне зависимости от того, были они выданы под отчет или были компенсированы сотрудникам после их отчета».
И еще план счетов был создан в 2000году и уже сейчас не обеспечивает полностью потребности бухгалтера. В тот момент еще действовал Порядок ведения кассовых операций, утв. Письмом Банка России от 04.10.1993 № 18, который обязывал выдавать подотчетные авансы на все случаи жизни и не предусматривал компенсационного подхода. Думаю, этим и объясняется жесткое содержание инструкции к счету 71.
Спасибо вам за ваш комментарий и неравнодушие!