Приказ о том что директор исполняет обязанности главного бухгалтера

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора относится ко внутренней распорядительной документации фирмы и составляется при определенных условиях. В большинстве случаев такой документ издается на предприятиях малого сектора экономики, поскольку в крупных организациях с большими оборотами перекладывание функции бухгалтера на директора попросту нецелесообразно.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Когда и с какой целью создается приказ

Организация работы бухгалтерии является обязанностью руководителя предприятия. Он может пойти по одному из трех путей:

• назначить специалиста согласно штатному расписанию;
• заключить договор о бухгалтерском обслуживании на условиях аутсорсинга со сторонней организацией;
• возложить эту функцию на себя.

Последнее возможно тогда, когда фирма не может по каким-то причинам содержать отдельного специалиста на должности главбуха и использует при этом УСН — упрощенную систему налогообложения (основная налоговая система в силу некоторых своих особенностей и довольно большой сложности требует специального образования и знаний).

Делать выбор необходимо сразу после создания Общества с ограниченной ответственностью в самом начале деятельности предприятия через издание соответствующего приказа.

Иногда этот документ называют еще «Приказом №2» (первый приказ – о назначении директора), т.к. по штату любого ООО априори определены две основные должности: директора и главного бухгалтера.

Следует отметить, что порой переход обязанностей происходит и в период ведения активной деятельности организации: это не запрещено законом и никаких особых объяснений данная процедура не требует.

После издания приказа вся ответственность за финансовую часть работы предприятия, ровно как за сдачу отчетности, подсчет, оплату налогов и т.п. ложится на директора. На него же автоматически переходит право подписи платежных документов.

Надо ли вносить записи в личное дело и трудовую книжку директора

При возложении функции главного бухгалтера на директора никакие дополнительные записи ни в личное дело руководителя, ни в его трудовую книжку вносить не нужно. Не надо заключать и дополнительное соглашение к трудовому договору.

Кто пишет приказ

Непосредственно формированием приказа может заниматься любой работник предприятия, обладающий необходимыми знаниями и навыками.

Однако, следует помнить, что приказ издается от имени директора, поэтому после составления его необходимо обязательно передать на подпись руководителю – без его автографа он не будет считаться действительным.

Основание для приказа

Каждый издаваемый приказ должен иметь какое-то обоснование: в данном случае в качестве такового может выступать, например, отсутствие должности главного бухгалтера в штатном расписании фирмы.

На что обратить внимание при составлении приказа

Единого, унифицированного образца приказа о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора на сегодня нет, так что представители предприятий и организаций могут писать его в произвольном виде, опираясь на свое видение данного документа.

В некоторых компаниях существуют собственный шаблон приказа, обязательный к применению. В любом случае при составлении документа важно придерживаться норм делопроизводства, деловой документации и, как бы банально это ни звучало — правил русского языка.

Документ должен включать в себя ряд определенных сведений, без которых он не приобретет законной силы:

• номер, дату и место создания;
• название предприятия;
• причина создания приказа, а также суть: возложение обязанностей главбуха на директора. Всю мысль можно выразить в одном-двух предложениях.

При наличии каких-то дополнительных бумаг, их также следует приложить к документу, отметив в основной части отдельным пунктом.

Основные моменты при оформлении приказа

Как к информационной части документа, так и к его оформлению нет никаких особенных требований: документ можно печатать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом). Для приказа подходит как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4 формата.

Только одно условие нужно соблюдать неукоснительно: на документе должна стоять личная подпись директора организации или любого сотрудника, уполномоченного действовать от его имени в вопросе подписания такого рода бумаг (использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом недопустимо).

Проштамповывать бланк при помощи гербовой печати не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право применять в своей деятельности штемпельные изделия только в том случае, если эта норма закреплена в локальной документации фирмы.

Приказ обычно пишется в единственном оригинальном экземпляре и обязательно регистрируется в журнале учета внутренних документов.

После составления приказа нужно сделать несколько копий, которые следует предоставить в банковское учреждение, обслуживающее организацию, а также в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды.

Где, как и сколько времени хранить приказ

После того, как приказ будет сформирован, надлежащим образом завизирован и издан, на период действия его следует подшить в папку текущей распорядительной документации компании. После истечения срока его актуальности, документ надо передать в архив предприятия, где он должен храниться на протяжении периода, установленного для такого рода документов внутренними нормативно-правовыми актами или законодательством РФ.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора – это распорядительный документ организации, в соответствии с которым руководитель берёт обязанности главбуха на себя. Происходить это может по различным причинам, но всегда должно оформляться документально.

Файлы для скачивания:

Обязанности главного бухгалтера

В соответствии с Законом "о бухучёте" главный бухгалтер организует деятельность по ведению всей бухгалтерии предприятия: формирует и подписывает учётную документацию, составляет финансовые отчёты, решает вопросы по оплате труда работников и так далее. Должность крайне ответственная и требует определённого уровня подготовки: образование и опыт работы с учётными документами. Любое предприятие по умолчанию должно иметь как минимум две должности в штате: генерального директора и главбуха. Подписи начальника бухгалтерского отдела необходимо ставить на огромном количестве документации, и осуществлять деятельность фирмы без него невозможно.

Когда требуется переложить обязанности

Непосредственно после учреждения юридического лица и утверждения соответствующим приказом человека на должность генерального директора необходимо назначать сотрудника на должность главбуха. Ещё до фактического начала деятельности организации, в государственные органы потребуется предоставлять определённую документацию. Поэтому следует как можно скорее возложить на кого-то обязанности главбуха. Как правило, первым исполняющим обязанности главного бухгалтера почти всегда является директор фирмы лично.

Также в случае отсутствия главбуха на предприятии по тем или иным причинам (болезнь или отпуск) его обязанности следует возложить на другого сотрудника. Это может быть работник бухгалтерии или сам руководитель. В такой ситуации указывается срок, на который сотрудник будет исполнять обязанности. Происходит это, конечно, с согласия человека и за дополнительное материальное поощрение.

При возложении обязанностей на сотрудника потребуется оформить с ним доп. соглашение к трудовому договору. Если же ВРИО главбуха будет директор, составление дополнительных бумаг не потребуется.

Следует иметь в виду, что при возложении обязанностей на руководителя или иного сотрудника, вместе с дополнительными полномочиями наступает и дополнительная ответственность. Придётся отвечать за всю подписанную документацию и предоставленные отчёты.

Форма документа

Закон на сегодняшний день не обязывает организации пользоваться какой-то конкретной формой приказа о возложении обязанностей главбуха на директора. Документ составляется в свободной форме сотрудниками предприятия. В силу обстоятельств, зачастую этим занимается руководитель фирмы лично. Но, при возможности, разработка формы делегируется подчинённым. Это может быть сотрудник юридического отдела, кадровой службы или секретарь. В таком случае начальник получит на подпись уже готовый вариант распоряжения.

Исполнить документ следует строго в машинописном варианте. Писать приказ от руки крайне не рекомендуется. Копию распоряжения придётся предоставлять в государственные инстанции для подтверждения полномочий лица. Исполненный на компьютере вариант выглядит куда более презентабельно.

Для составления документа можно использовать пустой лист бумаги формата А4, хотя всё же лучше будет изложить содержание на фирменном бланке организации. На нём уже будет написано наименование предприятия и все прочие реквизиты, которые понадобятся при уведомлении всех заинтересованных лиц о смене главбуха.

Инструкция по составлению приказа «на пальцах»

Структурно документ можно разделить на три составные части: шапка, основная часть и подпись.

Начать составление следует с именно с шапки. В ней указывается полное наименование юридического лица с указанием на его организационно-правовую форму. Здесь и пригодится фирменный бланк организации. Его использование сэкономит время и позволит избежать возможных ошибок.

Затем пишется название документа (приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора) и присваивается ему номер для внутреннего документооборота в фирме. Обычно такой приказ издаётся вторым, сразу после назначения гендира, и имеет номер два.

Под названием отмечается дата составления распоряжения и населённый пункт, в котором находится офис компании. Удостоверяемся в правильности указания всех данных и переходим к основной части.

Ниже по документу, в основном блоке, мотивируем принятие решения о возложении обязанностей. Необходимо будет оставить ссылку на норму законодательства (статья 7 федерального закона «О бухучёте) и объяснить фактическую причину. Здесь указывают отсутствие должности главбуха в штатном расписании, уход сотрудника в отпуск и так далее.

Далее пишется слово «приказываю» и утверждается возложение полномочий.

Эта часть документа должна выглядеть следующим образом:

В течение периода отсутствия главного бухгалтера Архипова С. А. на предприятии в связи с уходом в ежегодный оплачиваемый отпуск, руководствуясь ч. 3 ст. 7 ФЗ «О бухгалтерском учёте»,

Возложить обязанности по ведению бухгалтерского учёта на себя, генерального директора ООО «Вершки-Корешки» Сидорова Д. В.

На этом составление приказа можно считать оконченным. В распоряжении расписывается только сам директор. Руководитель, заверяя документ своей подписью, придаёт ему юридическую силу. По возвращению главбуха на предприятие, обязанности и ответственность перейдут обратно на него. Документ вступает в силу с указанной в нём даты. Если конкретное число не отмечено, то с момента подписания.

Хранение распоряжения

Документ подлежит хранению в соответствии с разработанной на предприятии номенклатурой дел. По возвращению бухгалтера в фирму, распоряжение следует направить в архив компании и хранить там в течение положенного срока. По истечению срока хранения приказ может быть уничтожен.

Отпуск для главбуха — оформляем правильно

Очень часто в деятельности организации возникает вопрос правильного оформления отпусков для ее первых лиц — то есть генерального директора и главного бухгалтера. Сложности здесь могут возникнуть в первую очередь в связи с делегированием права подписи и принятия решений. Разберемся в том, как сделать это с соблюдением требований законодательства и правил внутреннего трудового распорядка.

Как оформить отпуск для главбуха, если в штате организации есть его заместитель?

В этом случае все обстоит более чем просто: при приеме человека на должность заместителя прямо в его трудовом договоре прописывается замещение главбуха и исполнение его обязанностей во время отпуска последнего, его болезни и в связи другими обстоятельствами. Как правило, заместителя главбуха, числящегося в штате, прописывают также в банковской карточке (с правом подписи) и соответствующей должностной инструкцией. Доплачивать ему за дополнительную нагрузку во время замещения в этом случае также не надо, что весьма выгодно для организации.

Главбух в отпуске, генеральный — на хозяйстве

Однако далеко не каждое юрлицо обладает такими организационными и финансовыми возможностями, чтобы держать в штате зама главного бухгалтера. Как правило, у абсолютного большинства организаций всего две руководящие должности: гендир и главбух. И если последний отдыхает, то генеральному в это время практически «автоматом» приходится исполнять еще и его обязанности. Оформляется это приказом примерно следующего содержания (образец права подписи за главного бухгалтера во время отпуска директору):

Правильное оформление «временного» главного бухгалтера

Чаще всего на практике исполнение обязанностей отдыхающего главбуха другим работником оформляется следующим образом. Приведем образец приказа на замещение главного бухгалтера на время отпуска.

Имеется два основных способа оформления исполняющего обязанности:

1. Совмещение.
2. Временный перевод.

Последний оформляется приказом по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», и трудностей, в общем, не вызывает. Временный перевод подразумевает полное освобождение работника от своих основных обязанностей на время замещения главного бухгалтера, и этим не вполне удобен, поскольку для выполнения работы замещающего сотрудника придется искать другого человека. При выполнении обязанностей главбуха замещающий сотрудник получает его оклад за время замещения.

А вот на совмещении хотелось бы остановиться чуть подробнее, поскольку именно так чаще всего оформляется замещение главбуха. Во-первых, нельзя забывать, что согласно ст. 60.2 Трудового кодекса Российской Федерации подобное совмещение на время отпуска должно оплачиваться (в размере и порядке, согласованном сторонами заранее). В приказе о совмещении на время отпуска обязательно нужно указать содержание дополнительной работы, срок выполнения обязанностей, а также, само собой, размер доплаты за их исполнение в качестве дополнительных к собственным должностным обязанностям работника-совместителя.

Наконец, крайне желательно, чтобы отдельно была прописана передача права подписи на время отпуска главного бухгалтера в фондах, налоговых органах и т.д., и это право подтверждалось соответствующей доверенностью, выданной по правилам статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Некоторые работодатели предпочитают заключать дополнительное соглашение к трудовому договору работника на период замещения, и тогда в качестве основания для издания приказа указывается не решение гендиректора, а номер и дата допсоглашения с работником. Такое дополнительное соглашение может выглядеть следующим образом:

Важно также помнить, что замещающий работник имеет право до истечения срока сомещения отказаться от дополнительной нагрузки (например, если не справляется с работой), равно как и руководитель может раньше срока отменить совмещение. Но стороны обязаны предупредить об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.

Доплата за совмещение является частью заработной платы, учитывается в расходах на оплату труда и облагается НДФЛ и всеми взносами.

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора – образец, бланк 2023 года

Приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора является внутренним распорядительным документом предприятия и издается, в большинстве своем, либо в ИП, либо в небольших фирмах, так как в крупных компаниях директор просто не справится с такими обязанностями из-за недостаточности не только времени, но и навыков.

Надо отметить, что у директора достаточно своих обязанностей, поэтому в крупных компаниях, где в штатном расписании достаточно учетных работников, возлагать на себя обязанности главбуха – руководителю вряд ли стоит.

Файлы для скачивания:

Форма приказа

Для осуществления обязанностей главбуха руководителю предприятия требуется издание приказа. Такой распорядительный документ ничем не отличается по свой форме и структуре от прочих подобных распоряжений.

Приказ представляет собой письменный распорядительный документ, который заполняется либо, на стандартном листе А4, либо на фирменном бланке. Заполнить его можно вручную или распечатать, с использованием офисной техники.

Как и прочий распорядительный документ, приказ обязан содержать:

1. Название предприятия.
2. Заголовок, с указанием наименования документа и номера, присвоенного при регистрации его в книге приказов.
3. Краткую фабулу, с обозначением причины издания приказа, расположенную под заголовком распоряжения.
4. Место и дата его составления.
5. Основание для его издания.
6. В распорядительной части документа директору необходимо изложить распоряжение об исполнении обязанностей главбуха ним, с обозначением функций, согласно должной инструкции данной должности.
7. Следующим пунктом, обозначается дата вступления распоряжения в силу.

Приказ подписывается самим директором, без применения факсимильной подписи.

Примечание. Отличием данного документа от других подобных распоряжений является то, что место для подписи с ознакомлением приказа, предусматривать не требуется, так как приказ подписывает сам руководитель фирмы.

На практике на небольших фирмах или ИП, работающих по упрощенной схеме налогообложения (УСН), в штатном расписании редко предусматривается вакансия главбуха. Поэтому, руководителям приходится самим вести такой учет, рассчитывать налоги и зарплату своим подчиненным.

Когда и с какой целью создается приказ?

Ответственность за финансово-хозяйственные результаты предприятия всегда возлагается на руководителя, не зависимо от того — есть ли у него главный бухгалтер или нет. Однако, при наличии главбуха он может переложить часть ответственности, в том числе за финансовое состояние предприятия, на него.

Исходя из вышеизложенного, директору предприятия предлагается выбрать один из трех вариантов:

1. Пригласить на работу специалиста, в соответствии со штатным расписанием.
2. Оформить договор о бух. обслуживании со специализированной фирмой.
3. Возложить обязанности главного бухгалтера на себя.

Осуществляя выбор, директору сразу же после создания и регистрации предприятия, требуется определится с вакансией гл. бухгалтера, и при ее отсутствии в штате и невозможности заключения соглашения о бухгалтерском учете, понадобиться издать распоряжение об исполнении данных функций руководителем.

Иногда такое распоряжение, при создании предприятия, называется «Приказом №2» (первый – о назначении на должность руководителя, второй – гл. бухгалтера).

После опубликования такого приказа за финансовое состояние фирмы, сдачу отчетности, перечисление налогов и прочие функции по учету отвечает руководитель фирмы. К нему автоматом переходит также право подписи всей документации.

Кто пишет приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера?

Непосредственным составлением приказа о возложении функций главбуха на руководителя может заниматься любой сотрудник фирмы, с требуемым уровнем знаний и соответствующими навыками. В зависимости от численности персонала составлять приказы может кадровик, юрисконсульт или секретарь. Приказ обязан содержать принятую структуру и форму, с непременным регистрированием в книге приказов.

При этом, надо иметь ввиду, что приказ должен составляется от имени руководителя, и соответственно обязан подписываться только ним.

Основание для приказа

Любой приказ обязан иметь обоснование. В данном варианте основанием для издания такого приказа является необходимость назначения гл. бухгалтера, при его трудоустройстве, или исполнение его функций директором, при отсутствии такой вакансии в штате фирмы.

Как составить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на директора?

При составлении приказа о возложении обязанностей гл. бухгалтера на директора надо иметь ввиду, что утвержденного стандартного шаблона такого распорядительного документа не существует. Поэтому, составлять его допускается в произвольной форме, с соблюдением структуры такого документа и общепринятых правил в кадровом делопроизводстве.

Некоторые предприятия разрабатывают сами образцы приказов, обязательные к использованию. При этом распоряжение обязано содержать определенные данные, без которых такой документ не получит законного статуса, в том числе:

1. Название предприятия.
2. Наименование бланка, в данном варианте «Приказ № ___ о возложении …», с присвоением ему номера регистрации, записанного в журнале регистрации приказов предприятия.
3. Место и дату составления распорядительного документа.
4. Основание или причина его составления.
5. После фразы «ПРИКАЗЫВАЮ:», излагается суть распоряжения, где обозначается исполнение обязанностей гл. бухгалтера директором, с описанием функций, согласно должностной инструкции данной вакансии.
6. Также можно прописать дату вступления распорядительного документа в силу.
7. При наличии дополнительных материалов, они прикрепляются к распорядительному документу, с перечислением их в приложении.
8. Завершающим этапом составления приказа является подпись руководителя, с расшифровкой его фамилии. При этом, надо отметить, что приказ подписывается лично директором. Категорически нельзя использовать факсимильную подпись. Штамп или печать ставить не обязательно.

Надо иметь ввиду, что составлять такой приказ можно, как вручную, так и используя офисную технику. Для его составления подойдет простой лист бумаги формата А4 или фирменный бланк, при его наличии. При этом, при его оформлении распоряжения нельзя допускать грамматических ошибок, исправлений и зачеркиваний. Содержание текста обязано излагаться в деловом служебном стиле.

Приказ, как правило, составляется в одном экземпляре с регистрацией в книге приказов.

После его подписания директором, требуется сделать несколько ксерокопий для предоставления в банк, налоговую службу и прочие ведомства.

Образец заполнения приказа о назначении главного бухгалтера

Скачать

Где, как и сколько времени хранить приказ?

После опубликования приказа об исполнении директором обязанностей главбуха, бланк необходимо хранить надлежащим образом в текущих папках на протяжении его действия (до издания нового распорядительного документа об исполнении обязанностей главбуха).

По завершению времени его действия, документ требуется направить в архив фирмы, где он обязан сохраняться на протяжении периода, определенного законодательством РФ. В данном варианте продолжительность хранения данного документа регламентируется ст. 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры РФ № 558 от 25 августа 2010 года, который устанавливает срок хранения данного распорядительного документа 5 лет.