Электронный документооборот эдо это информационная система которая

ЭДО (электронный документооборот)

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде без использования бумажных носителей.

Электронные документы по утвержденным формам являются составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ был юридически признан, он должен быть подписан электронной подписью.

Виды электронных документов

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может использоваться, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на его использование.

Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и счета-фактуры могут быть электронными документами.

Также электронные документы делятся на неформализованные документы и формализованные документы.

Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция – свободны от жесткого регулирования со стороны государства.

Для формализованных документов в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи.

Формализованный документ – документ, созданный по формату ФНС.

Формализованные документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них имеет важное значение.

Формализованные документы – это, например, электронные счета-фактуры.

Для некоторых первичных документов ФНС России разработала рекомендованный формат товарной накладной по форме ТОРГ-12 и Акта приема-сдачи (работ) услуг.

Несмотря на то, что для таких документов указано на рекомендованный характер формата, именно в таком формате компании должны направлять эти документы в электронном виде по требованию налоговой инспекции в случае необходимости подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Варианты электронного документооборота

Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый — заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту. При этом можно использовать простую электронную подпись.

Второй вариант — организовать электронный документооборот через спецоператора.

При таком способе компания присоединяется к регламенту обмена электронными документами и может обмениваться с контрагентами как формализованными документами (для которых официально ФНС России утвердила формат), так и неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.).

Основные функции системы электронного документооборота

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

контроль исполнения документов;

создание справочников и работа с ними;

контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

создание и редактирование реквизитов документов;

формирование отчетов по документообороту предприятия;

импорт документов из файловой системы и Интернета;

создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

электронное распространение документов;

работа с документами в папках;

получение документов посредством сканирования и распознавания.

уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Преимущества электронного документооборота

К основным достоинствам электронного документооборота можно отнести следующие:

централизованное, структурированное и систематизированное хранение документов в электронном архиве;

сокращение расходов на печать, почтовую пересылку и хранение бумажных счетов-фактур;

единообразный подход к процедурам формирования и обработки документа (регистрация, согласование и т.п.);

сокращение времени на доставку, регистрацию и согласование документов;

быстроту подписания документов;

возможность круглосуточно в режиме online осуществлять любые операции с документами: поиск, загрузку, печать, сверку, отклонение, а также отслеживать их движение;

быстрый поиск документов.

Конфиденциальность обмена обеспечена шифрованием документов.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписанта и целостность передаваемых документов.

Доставка электронных документов гарантируется оператором документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота

Чтобы вести в действие систему электронного документооборота, необходимо:

разработать и утвердить порядок электронного документооборота;

назначить ответственных за его ведение;

организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;

прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.

Каждый сотрудник, который уполномочен подписывать электронные документы, должен иметь электронную подпись.

Создав систему электронного документооборота, организация может не распечатывать документы, а хранить их в электронном архиве.

В случае необходимости документы, хранящиеся в архиве, можно распечатать для проверяющих, представить при этом документ, подписанный электронными подписями сторон, заверив их предварительно должным образом.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как организовать его в компании

Рассказали, как оптимизировать рабочие процессы с помощью ЭДО. Узнайте, как облегчить обмен документами с сотрудниками, партнёрами и налоговой.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Об электронном документообороте рассказала

Татьяна Сергеева

Юрисконсульт RTM Group в области ИТ.

При ведении любого бизнеса нужно обмениваться документами — например, договорами с поставщиками, актами выполненных работ, счетами на оплату и так далее. Можно делать это в бумажном виде и тратить время и деньги на распечатку и доставку документов, а можно перейти на электронный документооборот (ЭДО) и управлять всеми документами в цифровом формате.

В статье для Skillbox Media рассказываем главное об электронном документообороте. Материал будет полезен предпринимателям и руководителям компаний, которые планируют переходить на ЭДО, а также всем специалистам, которые будут с ним работать.

ЭДО
• Какие есть виды ЭДО
• В чём преимущества и недостатки ЭДО
• Какие компании обязаны использовать электронный документооборот система ЭДО
• Как получить электронные подписи для ЭДО
• Как выбрать оператора ЭДО на электронный документооборот

Что такое ЭДО

Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.

Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить ниже.

Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.

Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.

Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.

Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем ниже.

В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки — электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки — сервисы в интернете.

Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет научиться организовывать работу бизнеса

• «Эффективный руководитель» — научиться распределять ресурсы и сокращать издержки компании, разобраться в микроменеджменте и грамотно организовать бизнес-процессы.
• «Основы предпринимательства: начни свой бизнес» — погрузиться в детали организации бизнеса и разобраться, как юридически грамотно вести бизнес без штрафов и санкций.

Внутренний и внешний виды ЭДО

Электронный документооборот делят на два основных вида: внутренний ЭДО и внешний. Внутренний ЭДО — это оборот внутри организации, внешний — это когда документы отправляют кому-то вне компании. Внутренний и внешний ЭДО используют в разных целях, они по-разному организованы.

Внутренний ЭДО. Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон.

Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами. Обычно сотрудники используют сетевые папки или обмениваются всем необходимым по корпоративной электронной почте. В некоторых крупных компаниях есть специальное ПО для этого.

Внутренний ЭДО позволяет компании оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упрощает передачу информации между разными отделами.

Внешний ЭДО. Ускоряет процессы обработки документов при взаимодействии с внешними структурами — партнёрами, клиентами или государственными органами.

Например, с помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью и другими документами, требующими участия внешних сторон.

При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов, а в некоторых случаях и обязательные требования законодательства.

Кроме того, ЭДО подразделяют по процессам. Например, есть ЭДО для работы с бухгалтерскими, корпоративными, трудовыми документами и так далее.

Преимущества и недостатки электронного документооборота

Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.

• Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
• Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
• Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
• Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
• Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
• Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
• Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
• Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
• Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

• Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.
• Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.
• Затраты на подключение — на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.

Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.

Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.

Бизнес обязан использовать электронный документооборот в некоторых случаях — например, для обмена документами с некоторыми государственными структурами. Подробнее об этом говорим в следующем разделе.

Какие компании обязаны использовать электронный документооборот

В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.

Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.

Компании занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.

Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства №792-р. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.

Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в Постановлении Правительства №1110.

Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров — например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.

НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, — например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.

Компании участвуют в госзакупках . Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.

Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.

Компании сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:

• компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей — отчётность по всем налогам;
• компании с численностью работников от 10 до 100 человек — формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.

Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, — подробнее о них говорим ниже. Для сдачи отчётности нужна электронная подпись.

Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.

Планируется, что ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. Об этом говорится в Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанной правительственной комиссией. Всё больше документов будут переводить в электронную форму, большее число субъектов обяжут перейти на ЭДО — как внешний, так и внутренний. Например, с 2024 года переход на электронный документооборот станет обязательным для всех бюджетных учреждений.

Как работает система ЭДО

В классическом сценарии работы ЭДО участвуют три стороны: отправитель электронного документа, получатель и оператор ЭДО. Также есть вспомогательные стороны:

• удостоверяющий центр (УЦ) — организация, которая выдаёт электронные подписи;
• госорганы — регуляторы процессов электронного документооборота.

Они взаимодействуют друг с другом по такой схеме.

Этап 0. Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. Например, ФНС ведёт реестр доверенных операторов ЭДО.

Этап 1. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора.

Этап 2. Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). Затем направляет документ оператору получателя — с указанием даты и времени отправления.

Этап 3. Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю.

Этап 4. Получатель проверяет документ, подписывает его электронной подписью и направляет обратно через своего оператора.

Большая часть процесса автоматизирована: действия операторов ЭДО могут занимать несколько секунд, если не требуется дополнительных проверок.

Таким образом, чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом — в следующих разделах.

Электронные подписи в ЭДО: какие есть виды и как их получить

Согласно закону, есть два вида электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.

Простая электронная подпись (ПЭП). Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.

Также к ПЭП относят код, который присылают в СМС, электронных письмах или пуш-уведомлениях для подтверждения действий пользователя в интернете — например, оплаты в интернет-магазине или входа на портал «Госуслуг». Человеку нужно ввести полученный код в форме сервиса — это считается подписанием и подтверждением операции.

Усиленная электронная подпись. Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.

У усиленной подписи есть два подвида:

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота.

Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё — например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.

С 2022 года компании и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП бесплатно в налоговой. Подробнее об этом — в разъяснении ФНС. Также получить электронные подписи можно у некоторых операторов ЭДО, аккредитованных Минцифры .

Операторы ЭДО: по каким параметрам выбирать

Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

Бизнес может выбрать любого оператора из списка. Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:

• функциональность сервиса;
• ценовую политику и пакеты услуг;
• совместимость с другими системами;
• поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры);
• возможность международного обмена документами;
• дополнительные расходы (например, на специальное ПО);
• какие электронные подписи нужны для работы компании;
• работает ли оператор в системе «Честный знак» — актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.

Например, оператор «СБИС» подходит для внутреннего и внешнего документооборота, в том числе международного, и требует наличия КЭП. А в сервисе Legium.io допускается использование НЭП.

Как перейти на электронный документооборот: 5 шагов

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

• Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
• Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
• Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
• Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

• Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
• Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
• Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
• Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
• Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

• Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
• Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
• Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

• Провести тестовый обмен документами.
• Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

• Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
• Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
• Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
• Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами. Если компания или ИП планируют использовать ПЭП или НЭП, это нужно зафиксировать в дополнительных соглашениях, чтобы у таких подписей появилась юридическая сила.

Главное об электронном документообороте в 5 пунктах

• Электронный документооборот (ЭДО) — процесс обмена электронными документами.
• ЭДО бывает внутренний и внешний. Внутренний ЭДО используют для работы с документами внутри компании, когда не нужно подключать внешние структуры. Внешний ЭДО — для работы с партнёрами, клиентами или государственными органами.
• В большинстве случаев на ЭДО переходят добровольно, но в некоторых случаях работа с электронным документооборотом обязательна. Например, если компания занимается оборотом маркированных товаров, работает с прослеживаемыми импортными товарами или участвует в госзакупках.
• Для того чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись — это можно сделать в налоговой.
• Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить в договорах и дополнительных соглашениях с контрагентами. Иначе обмен документами могут признать несогласованным, а документы недействительными.

Другие материалы Skillbox Media для руководителей

• Как управлять бизнес-процессами, чтобы всё работало по плану и бизнес не терял деньги
• В чём разница между цифровизацией и цифровой трансформацией бизнеса и как они могут двигать компанию вперёд
• Когда компании нужна система ERP, сколько это стоит и зачем учиться работать с ней
• Для чего нужны программы «1С», как они работают и как их внедрить в компании
• Как управленческий учёт помогает принимать верные решения и как его организуют в компаниях

Папки с общим доступом для всех сотрудников. Как правило, хранятся на серверах компании.

Госзакупки — система, с помощью которой государственные компании ищут поставщиков товаров, работ и услуг.

Электронный Документооборот (ЭДО)

В эпоху цифровизации и технологического прогресса электронный документооборот становится незаменимым инструментом для любого бизнеса. Он представляет собой систему организации работы с документами, которая происходит в электронном виде. Этот процесс значительно упрощает и ускоряет взаимодействие между сотрудниками и партнерами, повышая эффективность и продуктивность.

Электронный документооборот предлагает ряд преимуществ по сравнению с традиционным бумажным документооборотом. Это сокращение времени на обработку документов, снижение затрат на хранение и поиск документов, а также улучшение безопасности данных.

В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое электронный документооборот, его особенности, преимущества, и как он может помочь бизнесу адаптироваться к требованиям современного мира. Этот материал будет полезен как для начинающих предпринимателей, так и для опытных бизнесменов, желающих оптимизировать свои бизнес-процессы.

Определение электронного документооборота

Термин «электронный документооборот» часто используется в сокращении (ЭДО). ЭДО — это комплекс программных и аппаратных средств, который обеспечивает автоматизацию процессов работы с документами: от их создания и регистрации до контроля исполнения и архивирования.

Применение электронного документооборота значительно упрощает управление бизнес-процессами и повышает эффективность работы организации в целом. Использование ЭДО также помогает сократить бумажную работу, экономит время и ресурсы, а также обеспечивает лучшую организацию и доступ к информации.

История и развитие электронного документооборота

В начале применение электронного документооборота ограничивалось простым электронным обменом документами. Это в основном включало отправку и получение документов по электронной почте. Но с течением времени, системы стали более сложными и функциональными.

С конца 90-х и начала 2000-х годов, когда компании начали активно интегрировать информационные технологии в свои бизнес-процессы, электронный документооборот получил новый толчок к развитию. Появились специализированные системы электронного документооборота (ЭДО), которые обеспечивали автоматизацию многих процессов работы с документами.

Системы электронного документооборота в России

«Диадок» (Альфа-Платформа)

«1С:Документооборот»

«Контур.Диадок»

«Эльба» (Контур)

«СЭД Директум»

Преимущества использования электронного документооборота

Использование электронного документооборота приносит множество преимуществ для любого бизнеса. Давайте рассмотрим некоторые из них:

1. Эффективность и скорость обработки документов. Переход на электронный документооборот позволяет сократить время на обработку документов и ускоряет их обмен внутри компании и с внешними партнерами.
2. Сокращение затрат. Использование электронного документооборота помогает сократить расходы на покупку бумаги, печатное оборудование, расходные материалы, а также на хранение и перевозку бумажных документов.

1. Улучшение доступа к информации. Электронные документы легче искать, хранить и архивировать. Система электронного документооборота обеспечивает быстрый и удобный доступ к нужной информации.
2. Безопасность данных. Электронные документы могут быть лучше защищены от утери, порчи и несанкционированного доступа.
3. Экологичность. Использование электронного документооборота помогает сократить потребление бумаги и уменьшить влияние на окружающую среду.
4. Легкость интеграции. Системы электронного документооборота легко интегрируются с другими информационными системами организации, что улучшает целостность и актуальность данных.

1. Улучшение контроля. Электронный документооборот предлагает средства для контроля и отслеживания жизненного цикла документов, что упрощает аудит и управление процессами.

Элементы системы электронного документооборота

Регистрация и контроль входящих/исходящих документов

Обработка документов

Управление документами

Маршрутизация документов

Поиск и доступ к документам

Безопасность

Интеграция

Процесс электронного документооборота

Процесс электронного документооборота включает в себя несколько ключевых этапов. Давайте рассмотрим каждый из них шаг за шагом:

1. Создание документа. Этот шаг включает в себя создание нового документа в электронном формате или конвертацию бумажного документа в электронный формат с помощью сканера или специального программного обеспечения.

1. Регистрация документа. После создания документ регистрируется в системе. В этот момент документу присваивается уникальный номер, фиксируется дата создания и другая метаинформация.
2. Распределение и маршрутизация документа. Документ направляется соответствующим получателям или процессам в рамках заданного бизнес-процесса.
3. Работа с документом. Получатель документа может просмотреть его, внести необходимые изменения, подписать его электронной подписью или отправить его дальше по маршруту.

1. Хранение и архивация документа. После завершения работы с документом он сохраняется в системе. Системы электронного документооборота обеспечивают безопасное и систематизированное хранение документов, что упрощает их поиск и доступ к ним в будущем.
2. Удаление или уничтожение документа. После окончания срока хранения документ может быть удален из системы.

Технологии, используемые в электронном документообороте

Системы управления документами (DMS)

Облачные технологии

Электронная подпись

OCR (оптическое распознавание символов)

Workflow системы

APIs (программные интерфейсы приложений)

Блокчейн

Интеллектуальный анализ данных (Data Mining) и машинное обучение

Безопасность и защита данных в электронном документообороте

• Контроль доступа. Системы электронного документооборота предоставляют различные уровни доступа к документам и информации в зависимости от роли и полномочий пользователя. Это помогает предотвратить несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.
  
• Шифрование. Шифрование данных помогает защитить информацию от непреднамеренного утечки или взлома. Важным элементом является использование безопасных протоколов для передачи данных.
• Резервное копирование и восстановление данных. Регулярное создание резервных копий и эффективные механизмы восстановления данных позволяют минимизировать потери данных в случае технических сбоев или кибератак.

• Аудит и протоколирование. Системы электронного документооборота обеспечивают ведение протоколов действий пользователей, что позволяет отслеживать все изменения в документах и операциях с ними.
• Электронная подпись. Электронная подпись позволяет подтвердить авторство и подлинность документа, а также обеспечивает защиту документа от несанкционированных изменений.
• Обновление и поддержка программного обеспечения. Регулярное обновление программного обеспечения и использование надежного антивирусного программного обеспечения помогает защитить систему от вредоносного ПО и кибератак.
• Политики безопасности. Разработка и применение строгих политик безопасности, включая обучение персонала правилам работы с конфиденциальной информацией, являются важной частью обеспечения безопасности в электронном документообороте.

Регулятивные нормы и законодательство электронного документооборота

Оптимизация бизнес-процессов

Улучшение доступности и безопасности данных

Облегчение соблюдения нормативных требований

Совершенствование взаимодействия с партнерами и клиентами

Цифровая трансформация корпоративной культуры

Устойчивость и адаптивность бизнеса

Будущее электронного документооборота связано с рядом технологических и социальных тенденций, которые могут значительно изменить способы создания, передачи, хранения и управления документами. Давайте рассмотрим некоторые из этих тенденций и прогнозов:

1. Искусственный интеллект и машинное обучение. Эти технологии будут играть все более важную роль в автоматизации и оптимизации процессов работы с документами. Например, они могут использоваться для автоматической классификации и сортировки документов, распознавания и извлечения информации из них, предсказания трендов и моделирования бизнес-процессов.
2. Блокчейн. Эта технология обещает принести новый уровень безопасности и прозрачности в электронный документооборот. Благодаря ее использованию, можно гарантировать подлинность, неизменность и проверяемость документов, что может быть особенно полезно в юридических и финансовых сферах.

1. Облачные технологии. Продолжительное развитие облачных технологий позволит предоставить компаниям еще более гибкие, надежные и масштабируемые решения для управления документами. Это также может способствовать распространению модели «Документооборот как услуга» (DaaS).
2. Интеграция с другими системами и платформами. Электронный документооборот будет все более тесно интегрироваться с другими бизнес-системами и платформами, такими как CRM, ERP, системы бизнес-аналитики и другие, что позволит еще больше увеличить эффективность бизнес-процессов.

1. Удаленная работа и мобильность. В условиях продолжающегося роста удаленной работы и мобильности электронный документооборот должен будет обеспечивать эффективное взаимодействие между сотрудниками, работающими из разных мест, и возможность работы с документами с любого устройства.
2. Соблюдение нормативных требований и защита данных. В условиях постоянного усиления требований к защите данных и конфиденциальности электронный документооборот должен будет обеспечивать не только эффективность работы, но и строгое соблюдение всех нормативных требований.

Заключение

В настоящее время электронный документооборот является неотъемлемой частью современного бизнеса и государственного управления. Это эффективный инструмент, который упрощает процессы, сокращает время и затраты, а также повышает надежность и безопасность обмена информацией.

Развитие технологий открывает новые возможности для электронного документооборота, включая использование искусственного интеллекта, машинного обучения, блокчейна и облачных технологий. Однако вместе с этим возрастает и сложность требований к защите данных и соблюдению нормативных требований, что делает важной задачей постоянное обновление и модернизацию систем электронного документооборота.

Электронный документооборот играет ключевую роль в цифровой трансформации бизнеса и государственного управления в России. В свете этого его значение и влияние только продолжат расти в будущем.

В заключение, можно сказать, что электронный документооборот — это не только технологический инструмент, но и стратегическое направление, которое требует комплексного подхода, включающего в себя технологические, организационные и правовые аспекты. Внедрение и использование электронного документооборота требуют понимания его принципов и механизмов, а также готовности к постоянному обучению и развитию.

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Если ваш бизнес уже перешел на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, что такое электронный документооборот и как он помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.

Что такое электронные документы и система электронного документооборота

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

Электронными документами можно обмениваться внутри компании или ИП, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.

Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании или ИП обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.

• внутренний — этот документооборот ведется между сотрудниками и руководством компании или ИП. Он не регулируется законодательством, поэтому каждый бизнес может установить свои правила обмена;
• внешний — это обмен электронными документами с контрагентами. Тут уже при составлении документов нужно соблюдать определенные нормы, установленные законодательством;
• с государственными органами — это сдача отчетности и других документов в налоговую, Социальный фонд России, Росстат и другие ведомства.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

1. Документы должны быть подписаны электронной подписью. Подойдет та, которой компания или ИП подписывает отчетность в налоговую.
2. Пересылать документы должен оператор электронного документооборота.

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет организациям и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Банк для решения ежедневных задач бизнеса

Тинькофф Бизнес. И дело делается

• избавляем от рутины
• создаем инновационные решения, которые помогают бизнесу расти
• реагируем на ваши запросы быстро и с заботой

АО «Тинькофф Банк». Реклама

Кто должен работать на ЭДО в 2023 году

В 2022 году компании из определенных сфер бизнеса должны были обязательно перейти на ЭДО.

Оборот маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система «Честный знак». Когда право собственности на товар переходит к другому участнику, нужно передавать сведения об этом в систему маркировки. Например, поставщик передает сведения о товарах, которые он продал, продавец подтверждает их получение.

С 1 января 2022 года передавать сведения напрямую через личный кабинет на сайте Честного знака нельзя. Теперь это можно делать только через оператора ЭДО.

Госзакупки. С 1 января 2022 года ЭДО стал обязательным для всех поставщиков и заказчиков в государственных закупках по закону 44-ФЗ. Поставщик, участвующий в государственных закупках по 44-ФЗ, должен оформлять приемку товара или оказанных услуг в электронном виде. Этот вид приемки называется электронным актированием.

Если государственный контракт заключен до 1 января 2022 года, использовать электронное актирование не обязательно — документы направляют на бумаге, если это разрешает текст контракта.

Бюджетные организации. В 2023 году на ЭДО должны обязательно перейти организации бюджетной сферы. Теперь первичные документы и регистры бухгалтерского учета они обязаны оформлять в электронном виде.

К 2024 году ЭДО планируют сделать обязательным для всех компаний и ИП. Такая цель прописана в концепции развития ЭДО на сайте ФНС. Согласно документу, к 2024 году около 95% счетов-фактур и 70% накладных будут передаваться в электронном виде.

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

В зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают электронную почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте бизнеса используют несколько видов подписи.

Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.

При обмене документами между компаниями или ИП может быть две ситуации:

1. Если документы подписывают простой или усиленной неквалифицированной подписью, нужно договориться и подписать соглашение об обмене электронными документами.
2. Если квалифицированной — соглашение можно не подписывать, но нужно договориться с контрагентом о взаимном обмене электронными документами.

Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

При обмене документами с налоговой и СФР нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонд любые электронные документы.

Для ведения бухгалтерского учета внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.

ЭДО и национальная система прослеживаемости — НСП

Система прослеживаемости контролирует импорт и движение внутри страны некоторых товаров из специального перечня.

Использовать ее обязаны организации и ИП независимо от системы налогообложения, которые импортируют, перепродают, утилизируют и конфискуют прослеживаемые товары на российском рынке.

С января 2023 года операторы ЭДО должны передавать электронные документы — счета-фактуры, универсальные передаточные документы (УПД), корректировки и исправления к ним — с реквизитами прослеживаемости в налоговую.

Порядок представления операторами ЭДО счетов-фактур, УПД и УКД с реквизитами прослеживаемости утвержден приказом ФНС.

За непредставление или несвоевременное представление в налоговую поступивших документов с реквизитами прослеживаемости с 1 июля 2024 года для операторов планируют ввести административную ответственность.

Машиночитаемая доверенность в ЭДО

Машиночитаемая доверенность, или МЧД, — электронная форма бумажной доверенности. В ней указана информация о доверителе, уполномоченном лице и полномочиях, которые это лицо получает. При использовании МЧД не нужно предоставлять бумажную доверенность, а ИП не должен заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Машиночитаемая доверенность нужна, чтобы сотрудник мог подписывать документы своей электронной подписью от имени организации или ИП. Например, когда сотрудник подписывает счета-фактуры, свои полномочия подтвердит приложенной к документам МЧД.

С точки зрения закона электронная доверенность во многом похожа на бумажную. Например, в ней также указывают реквизиты доверителя и представителя. Но использовать скан бумажного документа нельзя, МЧД нужно создавать в специальном формате для электронных документов XML и подписывать квалифицированной электронной подписью — КЭП.

До 31 августа 2023 года сотрудники могут работать по любой из схем:

• применять электронную подпись организации, в которой указаны данные сотрудника;
• использовать МЧД и электронную подпись физлица, оформленную на сотрудника.

Обязательными машиночитаемые доверенности станут 1 сентября 2023 года — без них сотрудник не сможет подписывать документы от лица компании или ИП. Но лучше не откладывать переход на МЧД на последний день, так как нужно время, чтобы подготовиться и протестировать работу. Для работы с документами от лица каждой организации у сотрудника должна быть своя доверенность.

Кадровый ЭДО

Переход на электронный документооборот для работодателя и для сотрудников добровольный. Это значит, что бизнес и его сотрудники могут отказаться от перехода и продолжить вести кадровые документы на бумаге.

Если часть работников отказалась от перехода, а остальные согласны перейти на ЭДО, придется продолжать на одних оформлять бумажные документы, а на вторых — вести документы в электронном виде.

С 1 марта 2023 года Минтруд установит единые требования к составу и форматам электронных документов. До этой даты можно применять электронные кадровые документы по форматам учетной программы.

В электронном виде могут быть почти все кадровые документы, которые оформляют на бумаге или с которыми знакомят сотрудников под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников.

Исключение — трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы, которые подтверждают, что сотрудник прошел инструктаж по охране труда. К ним правила электронного документооборота не применяют.

Плюсы и минусы ЭДО

Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.

Еще ЭДО позволяет:

• упростить взаимодействие с госорганами — отправлять в ФНС и суды электронные документы;
• отправлять и получать документы прямо из своей учетной системы, например 1С;
• контролировать статус документа: доставлен, подписан, отказ в подписи;
• уменьшить частоту отказов налоговой. Например, предприниматели часто совершают ошибки, когда заполняют отчетность по НДС. Операторы ЭДО проверяют формат и оформление документов, а значит, налоговая будет принимать их с первого раза.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

• если ЭДО отсутствует у какого-либо контрагента, придется составлять документы и в электронном, и в бумажном виде;
• переход на ЭДО затратен: нужно подключить и купить СЭД, потратить время и деньги на обучение сотрудников.

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольшого бизнеса внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой службы.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании или ИП. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Как выбрать подходящую систему

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой службы. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Участники оборота маркированных товаров должны выбрать оператора ЭДО, который работает в системе «Честный знак». Список таких операторов есть на сайте системы.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Как перейти на ЭДО

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что компания или ИП работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота бизнеса: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

• меньше 100 документов в месяц — подойдет онлайн-версия сервиса;
• большой объем документов — интеграция ЭДО в учетную систему бизнеса.

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания или ИП примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.