Как списать книги в библиотеке

Как правильно списать издания из библиотечного фонда. Практические советы

Библиотеки списывают издания из библиотечных фондов по разным причинам. Часть документов устаревает по содержанию или приходит в негодность, часть изданий теряют посетители. Как провести списание? Какие документы оформить? И что можно сделать со списанными изданиями? Утилизировать, продать, передать другим библиотекам или организациям?

ТАТЬЯНА ПЕТРУСЕНКО , заведующая отделом комплектования Российской национальной библиотеки

ИРИНА ЭЙДЕМИЛЛЕР , заведующая сектором изучения библиотечных фондов Научно-методического отдела Российской национальной библиотеки

Нормативная база

Списание документов из библиотечного фонда регулируют Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (далее — Порядок учета), и Руководство Российской библиотечной ассоциации «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями»

Положения этих документов распространяются на все виды изданий, входящих в состав библиотечного фонда, — постоянного, длительного, временного хранения. Исключение составляют рукописные и архивные документы, учет которых регламентируют специальные правила.

Порядок учета и Руководство РБА позволяют библиотекам передавать и даже продавать списанные документы юридическим и физическим лицам. Что для этого нужно сделать?

Библиотеки имеют право изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с Порядком исключения документов, согласованным с учредителями библиотек на основании действующих нормативных правовых актов (п. 11 ст. 13 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле»). Таким образом, чтобы использовать все возможности Порядка учета и Руководства РБА, на их основе каждой библиотеке следует принять собственный внутренний нормативный документ по порядку учета и согласовать его со своим учредителем. Иначе библиотека должна будет руководствоваться порядком, установленным в Федеральном законе от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Закон предусматривает сложную и длительную процедуру передачи имущества между разными бюджетными уровнями, например с федерального на муниципальный.

Если библиотека имеет статус бюджетного или автономного учреждения, следует предусмотреть порядок отнесения библиотечного фонда к особо ценному движимому имуществу или иному движимому имуществу и особый порядок списания особо ценного движимого имущества.

5 причин для списания

Документы исключают из библиотечных фондов по пяти причинам.

1 Непрофильность.

Примите к сведению

Издания могут стать непрофильными в результате перепрофилирования библиотеки, истечения срока хранения, утраты читательского спроса и т. д.

По непрофильности из фондов исключают:

документы, не комплектуемые библиотекой;
дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями;
документы с истекшим сроком хранения;
электронные документы, не соответствующие техническому и программному обеспечению библиотеки.

Чтобы установить непрофильность документов, их сверяют с профилем комплектования фондов библиотеки.

Профиль комплектования — документ, определяющий основные направления и особенности комплектования, тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в состав библиотечного фонда. Профиль комплектования утверждает директор библиотеки, после чего его согласовывают с учредителем.

Чтобы упорядочить списание документов из библиотечного фонда по непрофильности, рекомендуем библиотекам разработать свои критерии отнесения документов к непрофильным и оформить их в виде отдельного приложения к профилю комплектования.

2 Ветхость.

Ветхость — это физический износ документов из-за естественного старения материалов, непригодности для использования и невозможности или нерациональности реставрации.

3 Дефектность.

Под дефектностью понимается утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.

4 Устарелость.

По причине устарелости по содержанию из фондов исключают документы, которые потеряли актуальность. Читатели не запрашивают такие издания, а у библиотеки нет потребности в их дальнейшем перераспределении и реализации.

По причинам устарелости по содержанию, ветхости и дефектности запрещено исключать единственные экземпляры документов постоянного хранения.

Исключить документы, отнесенные к книжным памятникам, можно только по причине утраты при условии отражения информации об этом в Реестре книжных памятников.

Документы из библиотечного фонда могут быть утрачены по разным причинам: кража, хищение, происшествия техногенного характера, стихийное бедствие, а также утеря в процессе хранения и использования.

Какие документы считаются утраченными в процессе хранения и использования? Предположим, в библиотеке обнаружили, что по неустановленной причине документа нет на месте. Спустя определенный промежуток времени, который устанавливает библиотека, документ не нашелся. Тогда его считают утраченным в процессе хранения и использования и списывают. Когда период не установлен, документы исключают из фонда после двух плановых проверок, если все пути розыска исчерпаны.

▪ Об этом подробнее см.: Справочник руководителя учреждения культуры. 2016. № 9.

Если издание потерял пользователь, он должен предоставить замену и возместить ущерб.

Как списать издание

Решение о списании издания принимает постоянно действующая комиссия по исключению документов из библиотечного фонда (далее — комиссия). Комиссия создается приказом директора библиотеки. Чтобы списать издание, в отделах-фондодержателях и/или подразделениях, обслуживающих читателей, формируют списки документов для списания, которые подают на рассмотрение комиссии.

Решение комиссии оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее — акт о списании), составленным по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2015, № 37519, введен в действие с 19.06.2015, приложение 1). Акт утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо. В каждом акте о списании указывают одну причину, ставшую основанием для списания объектов библиотечного фонда. Также уточняют, каким образом будет исполнено решение о списании:

передача в обменный фонд для дальнейшего перераспределения;
безвозмездная передача другому учреждению;
продажа юридическому или физическому лицу;
утилизация.

К акту о списании прилагается список документов, исключаемых из библиотечного фонда (далее — список). Список включает:

регистрационный номер и шифр хранения документа;
краткое библиографическое описание;
цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов на момент поступления в библиотечный фонд;
коэффициент переоценки;
цену после переоценки;
общую стоимость исключаемых документов.

Если списывают печатные документы временного хранения, список можно заменить книжными формулярами. Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.

Примите к сведению

При оформлении исключения периодических изданий, числящихся на забалансовом счете по 1 рублю за единицу учета, в графе «коэффициент переоценки» следует поставить прочерк. При исключении других изданий графу заполняют по согласованию с бухгалтерией с учетом переоценок библиотечного фонда, произведенных за период нахождения издания в библиотеке.

Списки документов к актам на исключение формируются по причинам выбытия независимо от года издания.

Чтобы отразить цену документа с учетом коэффициентов переоценки библиотечного фонда, используйте сводную справочную таблицу коэффициентов ( приложение 2). Заранее определите коэффициенты переоценки для периодов, в которых указаны максимальные и минимальные значения.

В конце списка к акту о списании для бухгалтерии комплектатор составляет справочную таблицу. В ней на основе данных о первоначальной стоимости документов указывается, сколько документов определенного года издания и на какую сумму списывается. То есть бухгалтерия переоценивает не каждый документ в отдельности. Общая сумма первоначальной стоимости документов за определенный год умножается на коэффициенты переоценки, которые были произведены за время нахождения документов этого года издания в библиотеке.

К акту о списании по причине утраты нужно приложить документы, подтверждающие утрату:

пояснительную записку;
в случае кражи или хищения — протокол, акт, заключение уполномоченных органов;
при возмещении ущерба — финансовый документ о возмещении ущерба.

К акту о списании документов из библиотечных фондов как объектов особо ценного движимого имущества составляется технико-экономическое обоснование непригодности к дальнейшему использованию изданий в фондах библиотеки. Оба эти документа утверждают комиссия по списанию имущества и директор библиотеки. Затем документы предоставляются учредителю.

Что делать со списанными изданиями

После утверждения акта о списании исключенные документы можно реализовать, передать в фонды других библиотек или организаций, утилизировать либо передать в пункт вторичного сырья.

Если из фонда исключены непрофильные документы в удовлетворительном физическом состоянии и не утратившие актуальности, их передают в обменный фонд. Из обменного фонда их отдают бесплатно или продают физическим и юридическим лицам.

Безвозмездно документы из обменного фонда передаются некоммерческим организациям на основании их письменных запросов. Это позволяет докомплектовать библиотечные фонды.

Примите к сведению

Исключенные из фондов микроформы на галогенидосеребряной пленке сдаются как серебросодержащие отходы.

Продать исключенные документы из обменного фонда можно по запросам юридических и физических лиц. Для этого документы нужно оценить. Это делает комиссия по оценке изданий, поступающих в фонды библиотеки и выбывающих из библиотеки. Эта комиссия также создается приказом директора. Оценка производится сравнительным методом на основе рыночных цен с учетом физического состояния изданий и НДС 10%. Акт оценки утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо.

Юридическим лицам документы продаются на основании договора, как правило, по безналичному расчету.

Физическим лицам продают издания, отобранные из обменного фонда, с оплатой заказа наличными средствами через контрольно-кассовый аппарат или с использованием иных платежных систем. Помимо кассового чека, оформляется товарный чек, где отражается перечень оплаченных изданий, их цены, сумма оплаты, дата продажи, должность, Ф. И. О., подпись сотрудника (материально ответственного лица), осуществившего продажу.

2. Если документы исключены из основных, подсобных, обменных фондов и находятся в неудовлетворительном физическом состоянии либо утратили актуальность, библиотека направляет их в пункты вторичного сырья либо утилизирует.

Как это оформить

Исключение документов из библиотечного фонда отражают в регистрах индивидуального и суммарного учета библиотечных фондов.

На всех исключаемых из фондов документах специальным штемпелем погашаются штампы библиотеки и проставляется номер и дата утверждения акта о списании.

На документах, подлежащих продаже, проставляют штамп «Разрешено к продаже» с реквизитами названия библиотеки, номера и даты акта о списании.

Первичными учетными документами, подтверждающими факт выбытия документов из библиотечного фонда, являются:

при безвозмездной передаче в другие организации — акт приема-передачи к договору о безвозмездной передаче или акт безвозмездной передачи, подписанный обеими сторонами;
при передаче документов в пункт вторсырья — товарная накладная или акт сдачи-приемки к договору с организацией по переработке вторсырья.

Данные о стоимости списанных документов отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Списание учебной литературы

В статье рассмотрим, в каком порядке осуществляется выбытие учебников и пособий из библиотечного фонда образовательного учреждения, как отражается в бухгалтерском учете их списание, как учитывается макулатура, образовавшаяся в результате списания учебной литературы.

Учебная литература входит в состав библиотечного фонда образовательного учреждения. В отношении таких объектов в учреждении организуется двойной учет, а именно:

1) библиотечный учет;

2) бухгалтерский (бюджетный) учет библиотечного фонда.

В казенном учреждении выбытие с учета учебной литературы осуществляется только по согласованию с ГРБС. В бюджетном (автономном) учреждении необходимо согласовывать с учредителем списание учебников и пособий, если они являются особо ценным движимым имуществом (ст. 298 ГК РФ).

Выбытие учебников из библиотечного фонда

Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержден Приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (далее – Порядок № 1077).

По общим правилам исключение учебников из библиотечного фонда допускается по причине их утраты, ветхости, дефектности, устарелости по содержанию, непрофильности (п. 5.1 Порядка № 1077).

Выбытие документов из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144) (далее – акт о списании).

К акту о списании прилагается список на исключение объектов библиотечного фонда, который включает следующие сведения: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов (п. 5.3 Порядка № 1077).

В случае утраты учебной литературы к акту о списании и списку прилагаются документы, подтверждающие утрату (пояснительная записка, в случае кражи или хищения – протокол, акт, заключение уполномоченных органов, при возмещении ущерба – финансовый документ о возмещении ущерба) (п. 5.4 Порядка № 1077).

После утверждения акта о списании осуществляются мероприятия по утилизации списанных объектов библиотечного фонда.

Списанные учебники и пособия, исключенные из библиотечного фонда по причинам ветхости, дефектности, устарелости по содержанию и не востребованные в течение шести месяцев с даты списания, могут направляться в пункты вторичного сырья (п. 5.7.1 Порядка № 1077).

При отсутствии таких пунктов или в случаях, когда сдача документов на переработку экономически нецелесообразна, сотрудники библиотеки уничтожают исключенные из библиотечного фонда документы в специально отведенном для этих целей месте в присутствии уполномоченных учредителем лиц, которые составляют акт об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда (п. 5.7.3 Порядка № 1077).

В акте о списании отражаются наименование, номер и дата документа, подтверждающего факт сдачи списанных объектов библиотечного фонда в пункт вторичного сырья, или акта об уничтожении списанных объектов библиотечного фонда. Вышеуказанные документы прилагаются к акту о списании со списком объектов, исключенных из библиотечного фонда.

После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании исключенных из библиотечного фонда учебных изданий, первый экземпляр акта со списком и документом, подтверждающим выбытие, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается в библиотеке образовательного учреждения.

На основании акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда сотрудники библиотеки и бухгалтерии вносят соответствующие записи в библиотечном и бухгалтерском учете.

Списание объектов библиотечного фонда в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете списание объектов библиотечного фонда отражается по дебету счетов 0 104 08 411, 0 114 08 412, 0 401 10 172 и кредиту счета 0 101 08 410.

Одновременно списанные с балансового учета учебники принимаются к учету на забалансовом счете 02 «Материальные ценности на хранении». Списанные книги учитываются на забалансовом счете на основании акта в условной оценке «один объект – один рубль». Аналитический учет этих объектов ведется в карточке учета материальных ценностей (ф. 0504043) в разрезе местонахождений объектов (адресов), ответственных лиц, видов материальных ценностей.

Учет учебной литературы на забалансовом счете 02 ведется до момента утилизации (уничтожения). Списание данных объектов с забалансового учета оформляется на основании оправдательных документов после проведения указанных мероприятий.

Если учебная литература списывается с балансового учета по причине утраты (хищения, утери, порчи) такие объекты на забалансовом счете 02 не отражаются.

Необходимо отметить, что в случае недостач, хищения, порчи материальных в бухгалтерском учете начисляется ущерб по дебету счета 0 209 71 56х и кредиту счета 0 401 10 172. При определении размера ущерба следует исходить из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под текущей восстановительной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (п. 220 Инструкции № 157н).

Вместе с тем для учета задолженности учащихся и студентов за невозвращенные материальные ценности предусмотрен забалансовый счет 06. Задолженность на этом счете отражается в размере подлежащих возмещению сумм расходов учреждения, необходимых для восстановления (приобретения) аналогичных материальных ценностей. Аналитический учет на забалансовом счете ведется в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) в разрезе видов поступлений, по каждому учащемуся, студенту, виду материальных ценностей (п. 343, 344 Инструкции № 157н).

По мнению автора, порядок отражения в учете задолженности учащихся и студентов по невозвращенным учебникам и пособиям в случае их утраты (на счете 0 209 71 000 или на забалансовом счете 06) следует предусмотреть в учетной политике учреждения.

Согласно ст. 43 Федерального закона от 29.12.2012 № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» обучающиеся обязаны бережно относиться к имуществу организации, осуществляющей образовательную деятельность, в том числе к учебникам и учебным пособиям. Ответственность за порчу или уничтожение имущества в данном случае наступает по общим правилам гражданского законодательства, в соответствии с которыми вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред. Если вред причинен несовершеннолетним, не имеющим дохода, его возмещение может быть возложено на его законных представителей.

В силу ст. 30 указанного закона образовательное учреждение вправе закрепить в локальных нормативных актах правила пользования библиотекой, в том числе ответственность за порчу или уничтожение учебников, с учетом требований законодательства РФ.

Учет макулатуры

Принятие к учету макулатуры, полученной после списания книг, в составе прочих материальных запасов отражается по дебету счета 0 105 36 346 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения» и кредиту счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

В соответствии с п. 23 СГС «Запасы»[1], п. 4.1.2 Рекомендаций по применению СГС «Запасы»[2] первоначальная стоимость материалов, остающихся у учреждения в результате утилизации основных средств или иного имущества, определяется на дату принятия их к бухгалтерскому учету по справедливой стоимости (методом рыночных цен).

При использовании метода рыночных цен справедливая стоимость макулатуры определяется на основании текущих рыночных цен или данных о недавних сделках с аналогичными либо схожими активами, совершенных без отсрочки платежа (п. 22 СГС «Запасы»).

При определении справедливой стоимости применяются документально подтвержденные данные о рыночных ценах, сформированные комиссией по поступлению и выбытию активов учреждения самостоятельно путем изучения в отношении поступивших материальных запасов рыночных цен в открытом доступе.

Расходы учреждения, связанные с утилизацией учебников, в том числе расходы на их транспортировку, сортировку, иные аналогичные расходы, относятся к расходам текущего периода и не учитываются при определении первоначальной стоимости материалов (макулатуры).

Списание макулатуры оформляется по дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами» и кредиту счета 0 105 36 446 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов – иного движимого имущества учреждения».

Налог на прибыль

Стоимость макулатуры, полученной учреждением образования при списании учебной литературы – объектов библиотечного фонда, признается внереализационным доходом (п. 13 ч. 2 ст. 250 НК РФ).

Вместе с тем согласно ст. 268 НК РФ учреждение вправе уменьшить доход, полученный от продажи макулатуры, на стоимость реализованной макулатуры, определенную в порядке, установленном п. 2 ст. 254 НК РФ. Такая стоимость определяется как сумма дохода, учтенного налогоплательщиком в порядке, предусмотренном п. 8, 13, 20 ч. 2 ст. 250 НК РФ.

Образовательные учреждения при сдаче макулатуры в пункт приема вторсырья не исчисляют и не уплачивают НДС. В силу п. 8 ст. 161 НК РФ налоговым агентом по НДС является покупатель макулатуры, в обязанности которого входят определение базы по данному налогу, его исчисление и уплата в бюджет.

В заключение приведем типовые корреспонденции счетов по отражению в бухгалтерском учете операций по списанию учебной литературы, предусмотренные инструкциями № 162н[3], 174н[4], 183н[5].

Содержание операции

Казенные учреждения

Бюджетные (автономные) учреждения

Дебет

Кредит

Дебет

Кредит

Списана учебная литература с учета:

в сумме начисленной амортизации

в сумме начисленного убытка от обесценения (при наличии)

в сумме остаточной стоимости

Одновременно списанные издания приняты к забалансовому учету

Принята к учету по текущей оценочной стоимости макулатура, полученная от списания учебной литературы

Списаны с забалансового учета утилизированные учебники и пособия

[1] Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», утв. Приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н.

[2] Методические рекомендации по применению федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Запасы», направленные Письмом Минфина России от 01.08.2019 № 02‑07‑07/58075.

[3] Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н.

[4] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н.

[5] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н.

Исключение документов

Оптимизация качества библиотечного фонда подразумевает своевременное выявление документов, подлежащих исключению (списанию). Данное правило не касается депозитарных фондов.

Процесс списания изданий осуществляется в соответствии с «Инструкцией по учету и сохранности библиотечных фондов в Республике Беларусь» (далее – Инструкция), утвержденной приказом Министерства культуры Республики Беларусь № 300 от 28.08.1998 г.

При необходимости на базе Инструкции в библиотеке могут разрабатываться внутренние документы по учету и сохранности фондов, утверждаемые руководителем организации.

Списание документов с баланса библиотеки может производиться по следующим причинам:

устарели по содержанию;
непрофильные;
изношенные;
излишне дублетные;
дефектные;
утраченные;
окончание срока хранения;
переведены в фонд другого структурного подразделения.

Каждый раздел библиотечного фонда изучается путем сплошного просмотра изданий на предмет (п. 51-59, 65 Инструкции):

физического состояния,
основных характеристик (времени и места издания, тематики, наличия краеведческого материала и т. д.),
интенсивности использования читателями.

В зависимости от вида издания устанавливаются следующие сроки списания документов:

брошюры, буклеты, листовки, неопубликованные и др. материалы по технологии производства

через 5 лет с момента издания

неопубликованные материалы, переводы, отчеты о командировках, материалы семинаров и т. д.

после 10 лет хранения

каталоги на промышленное оборудование

после 5 лет использования

(на бумажных носителях)

после 10 лет использования либо по мере замены оборудования (на микроносителях)

пристендовые материалы республиканского выставочного центра

после 5 лет хранения

комплекты республиканских и зарубежных газет

после 3 лет хранения

(из фонда публичных библиотек)

остальные библиотеки определяют сроки самостоятельно

комплекты общественно-политических, литературно-художественных и других журналов

после 5 лет хранения

(из фонда публичных библиотек)

остальные библиотеки определяют сроки самостоятельно

комплекты местных газет

(областные, городские и районные библиотеки)

остальные библиотеки определяют сроки самостоятельно

аудиовизуальные и электронные

грампластинки

проигрывание 100 раз

фотопленки цветные

видеокассеты

магнитные ленты

фотопленки черно-белые

компакт-диски и CD-ROM

Для общего представления основных этапов списания документов из фонда приведена соответствующая схема:

I этап

документов на списание

Осуществляется работниками библиотеки с участием членов фондовой комиссии

II этап

Отобранные документы систематизируются фондовой комиссией по причинам выбытия (указаны выше) и оформляются актом (в двух экземплярах) согласно приложению 16 к Инструкции. В один акт включаются документы, которые списываются только по одной причине. К каждому акту прилагается дополнение в виде списка исключаемых документов, либо подборки титульных листов, либо книжных формуляров и т. д. (дополнение оформляется согласно приложению 17 к Инструкции).

III этап

Акт на списание документов после подписания его всеми членами комиссии утверждается руководителем библиотеки (в библиотеках организаций – руководителями организаций) (пп. 48, 49 Инструкции).

Первый экземпляр акта с приложением должен храниться в отделе комплектования библиотеки, второй (без приложения) передается в бухгалтерию для списания документов с баланса библиотеки.

IV этап

исключение документов из учетных форм

После утверждения акта на списание документов, не позднее одного месяца, начинается исключение документов из учетных форм: книги суммарного учета ч.2, инвентарных книг, каталогов и картотек или аналогичных электронных форм.

Порядок исключения утраченных или поврежденных документов

Порядок исключения утраченных или поврежденных документов имеет особенности и представлен в виде блок-схемы.

Утраченные или поврежденные читателем документы выявляются ежегодно на основании записей в формулярах или других формах учета читателей, которые подтверждают утрату, а также сведений из журнала учета документов, принятых от читателей вместо утраченных документов (приложение 18 к Инструкции).

Утраченные (с возмещением) или поврежденные читателем документы оформляются актом на списание документов из библиотечного фонда одновременно с актом на прием документов, которые поступили вместо утраченных документов. В приложениях к актам указывается цена, по которой документы были приобретены библиотекой, и цена, установленная фондовой комиссией на момент их замены.

Утраченные (без возмещения) документы, то есть те, которые не вернули читатели (например, в случае смерти читателя или отсутствия сведений о новом месте жительства, работы, учебы), исключаются по акту на основании документов, которые подтверждают невозможность возврата задолженности. Такими документами могут быть справки загса, справочного бюро, сельсовета, а также зафиксированные в формуляре читателя напоминания о возврате документов, которые были направлены по адресу читателя в виде заказного письма или с уведомлением. Соответствующие документы прилагаются к акту.

Документы, поврежденные в результате аварии или стихийного бедствия, списываются по акту на основании документа (например, справки или акта о повреждении), оформленного представителями соответствующих органов, прибывших на место происшествия.

По результатам проверки библиотечного фонда разрешается исключение документов, утраченных по неизвестным причинам, на сумму, которая определяется из расчета не больше 0,01% от общей книговыдачи, умноженной на среднюю стоимость книги за последний год:

общая книговыдача рассчитывается путем суммирования всех годовых книговыдач за проверенный период. Например, в библиотеке с момента последней сверки фонда прошло три года. В течение данного проверенного периода книговыдача за каждый год составила 15 000, 20 000, 15 000 книговыдач соответственно. Для расчета общей книговыдачи суммируем 15 000 + 20 000 + 15 000 = 50 000;
далее общая книговыдача (у нас она равна 50 000) умножается на среднюю стоимость издания за последний год (допустим, она составляет 12 рублей) 50 000 х 12 = 600 000;
полученная сумма (у нас она равна 600 000) умножается на норматив (0,01 % = 0,0001) 600 000 х 0,0001 = 60 руб. (т. е на сумму до 60 руб. допускается списание документов, утраченных по неизвестным причинам).

В случае превышения норматива (0,01%) принимаются меры по покрытию недостач.

Списание документов из библиотечного фонда осуществляется по той цене, по которой документы были приобретены библиотекой.

Порядок исключения изношенных, чрезмерно дублетных и непрофильных документов

К акту об исключении изношенных документов, которые сданы в макулатуру, прилагается квитанция заготовительной организации.

Исключенные из библиотечного фонда чрезмерно дублетные и непрофильные документы списываются в соответствии с этапами рисунка 1. Далее документы передаются в обменные фонды для перераспределения, а при отсутствии спроса на них со стороны библиотек – для реализации. Невостребованные документы реализуются как вторичное сырье.

Деньги, полученные от продажи документов, которые приобретены за счет бюджетов, а также за макулатуру, перечисляются в доход соответствующего бюджета.