Какие документы называют исходящими

Работа с исходящими документами

Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.

Исходящие документы могут быть отправлены:

2.Основные этапы обработки исходящих документов:

составление проекта документа исполнителем;

проверка правильности оформления проекта документа;

согласование проекта документа;

подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

отправка документа адресату;

подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

3.Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в »Журнале регистрации исходящих документов».

Журнал содержит следующие графы:

номер документа, включающий номер дела;

краткое содержание или заголовок к тексту;

отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);

При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.

Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2007 г. (исходящие)».

Работа с исходящими документами

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. Они могут направляться в подчиненные учреждения (если такие имеются), в вышестоящие организации или частным лицам, приславшим обращение.

В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) — постановления, приказы и информационных (коммуникативных) документов — письма (информационные, гарантийные, ответные, инициативные и др.), докладные записки, обзоры, справки, отчеты, телеграммы, телефонограммы, электронные письма, факсы, договоры, документы по их выполнению.

Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.

Обработка исходящих документов

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:

• составление проекта документа исполнителем;
• согласование проекта документа;
• оформление или проверка правильности оформления документа;
• подписание или утверждение (если необходимо);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра в дело.

Проект документа составляют руководители или специалисты структурных подразделений.

При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на его ответственного исполнителя. Ему предоставляется право координировать действия других исполнителей. Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.

Перед подписанием документа, исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

Исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

д) иметь опись (расчет) рассылки при направлении документа в четыре и более адресов;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем постановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо).

Для регистрации исходящих документов необходимы данные:

• номер документа, включающий номер дела
• дата документа
• адресат
• краткое содержание или заголовок
• отметка об исполнении
• исполнитель
• примечание.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале). После регистрации и присвоения исходящему документу.

Регистрационный номер необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

• наличие подписи;
• наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
• наличие заголовка;
• правильность адресования;
• если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге — наличие адреса;
• наличие отметки об исполнителе;
• наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

• документы, отправляемые по почте;
• документы, отправляемые по факсу;
• документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Виды и классификация документов

Документооборот в компании состоит из разных документов: договоров, накладных, актов, счетов. От того, насколько они систематизированы, зависят эффективная работа компании, скорость бизнес-процессов, экономические показатели. Какие бывают документы и как их классифицируют? Рассмотрим в статье.

В этой статье:

• Понятие и признаки
• Зачем нужна классификация документов
• Какие бывают документы
• Типы документов в ЭДО

Отправляйте и получайте электронные документы в Диадоке. Так вы получите круглосуточный доступ онлайн к нужным данным

Понятие и признаки

Делопроизводство — это процесс ведения и учета документации в компании. Он включает в себя создание, регистрацию, хранение, обработку, передачу документов внутри одной или между несколькими организациями. Цель делопроизводства — обеспечить управление данными, доступность, сохранность информации, соблюдение законодательства и внутренних правил предприятия.

Главная составляющая делопроизводства — документооборот, то есть жизненный цикл документа. В зависимости от источника он может быть входящим, исходящим и внутренним. Посмотрите на схеме, какой цикл проходит документ после поступления в организацию.

Документ в делопроизводстве — это письменный или электронный материал, содержащий информацию или запись о факте деятельности компании. Определить его как документ помогают признаки — реквизиты. Важно наличие заголовка или названия, текстового содержания, даты создания или обновления, подписи или авторства.

Документы должны быть юридически значимыми, а еще точными, достоверными. Они играют определяющую роль в организации, будучи основным средством передачи и хранения информации. С ними руководитель компании может организовать, структурировать работу; доказать факт действий или решений; наладить взаимодействие между сотрудниками, отделами; предоставить контрагентам или регулирующим органам сведения о продуктах, услугах и других аспектах работы предприятия.

Также документация используется для контроля и анализа процессов в компании, соблюдения правовых, регуляторных требований.

Зачем нужна классификация документов

Документы бывают разных видов и типов. Вид и тип документа — это категории или классификации, которые определяют его характеристики и назначение, указывают на его формат, структуру и цель.

По видам документы бывают кадровые, информационно-справочные, распорядительные. По типам их делят на счета-фактуры, договоры, акты, другие. Подробнее рассмотрим в следующем разделе.

Каждый вид имеет особенности и требования к содержанию и оформлению. Определение вида документации помогает структурировать и классифицировать информацию, что облегчает ее поиск и использование.

Кроме того, классификация документов в делопроизводстве:

Позволяет распределять их по группам, категориям или темам. Это упрощает обработку, ускоряет документооборот.

Помогает обеспечить безопасность и конфиденциальность информации. Уровень доступа при классификации настраивается не к каждому конкретному файлу, а к группе документов. Это упрощает защиту секретных данных от несанкционированного доступа.

Полезна для анализа и принятия решений. Классифицированные сведения легче проанализировать для выявления тенденций и формирования прогнозов.

Классификация документов — это инструмент, который помогает упорядочить информацию, обеспечить безопасность, ускорить бизнес-процессы.

Диадок надежно хранит документы

Благодаря группировке по подразделениям, типам, статусам их легко найти, просмотреть и выгрузить

Какие бывают документы

Документы различаются по многим признакам и могут быть представлены в разных форматах: бумажном или электронном. Бумажные «живут» в виде печатных страниц или рукописных записей, в то время как электронные создаются и хранятся в цифровой форме, например в форматах XML, DOCX, XLSX, PDF. Информацию можно зафиксировать даже в виде аудиозаписи.

Виды документов и их классификация обширны. Они могут быть:

• официальными или неофициальными;
• секретными или открытыми;
• внутренними или внешними;
• персональными или типовыми;
• временными, долговременными или постоянного хранения.

Рассмотрим базовую классификацию. Документы по назначению бывают:

Заголовок

Вид документа	Сфера применения	Примеры
Организационно-правовые	Регулируют организационную структуру и правовой статус организации	Учредительные документы, уставы, положения, регламенты, должностные инструкции
Распорядительные	Содержат указания или распоряжения относительно задач или процессов	Приказы, распоряжения, инструкции, решения
Нормативные	Устанавливают стандарты или правила для организаций или лиц	Законы, постановления, инструкции, стандарты качества, производственные стандарты
Информационно-справочные	Предназначены для предоставления информации и справок	Письма, доклады, служебные записки
Кадровые	Связаны с управлением персоналом	Трудовые договоры, личные дела, приказы о приеме на работу, заявления на отпуск
Научно-технические	Содержат информацию о научных и технических исследованиях, разработках	Инструкции, протоколы испытаний, проекты, чертежи
Финансово-бухгалтерские	Относятся к финансовой и бухгалтерской отчетности	Договоры, счета, накладные, акты
Коммерческие	Подтверждают экономическую деятельность	Контракты, договоры

Классификация документов зависит от предприятия или отрасли, но помогает систематизировать и упорядочить документацию для грамотного управления информацией.

Типы документов в ЭДО

Сделать работу с данными более структурированной поможет электронный документооборот (ЭДО). Электронные документы не нужно распечатывать, подписывать вручную и отправлять контрагенту почтой или курьером. Они хранятся в электронном архиве, где их легко найти, не теряются и не портятся.

В сервисе ЭДО Контур.Диадок можно обмениваться следующими документами:

Формализованными, то есть созданными по формату с фиксированной структурой, что помогает автоматизировать их обработку в информационных системах. Форматы электронных документов могут быть утверждены или рекомендованы ФНС. Если для какого-то типа документов нет утвержденного формата ФНС, то пользователи ЭДО могут разработать формат самостоятельно. Примеры формализованных документов: счет-фактура, универсальный передаточный документ (УПД), акт приемки-сдачи работ, ТОРГ-21, товарная накладная, корректировочные счет-фактура и УПД.

Неформализованными, то есть не имеющими утвержденного формата. Сюда относятся разные виды документации: заявления, письма, протоколы, отчеты, доверенности и другие.

В систему ЭДО Диадок любой документ легко загрузить с ПК или отправить из 1С. Счет-фактуру, накладную, акт или УПД можно создать сразу в редакторе. Документы визируются квалифицированной электронной подписью, которая гарантирует им юридическую силу.

Еще в Диадоке можно настроить маршрутизацию документов, когда они проходят заданные шаги в зависимости от типа документа, контрагента или суммы. Об этом подробно рассказывали эксперты сервиса на конференции DiadocDay 2022:

ЭДО в Диадоке поможет упорядочить большие объемы информации, наладить маршрутизацию в зависимости от видов документов, обеспечить их сохранность и конфиденциальность. Контур.Диадок позволяет настроить юридически значимый электронный документооборот с контрагентами. Для других видов обмена документами у Контура тоже есть онлайн-решения.

Передавайте документы в пару кликов через Диадок и сделайте документооборот прозрачным

Как создать электронный архив: вопросы и ответы

Электронные архивы предприятий являются основой системы электронного документооборота и содержат, как правило, сканированные и оцифрованные образы бумажных документов (конструкторско-технологических, финансово-отчетных, нормативных, патентных и т.п.) и электронные документы.

В этой статье мы расскажем о практических вопросах создания электронного архива финансово-договорной документации

С чего начать?

Для начала нужно определиться какие документы мы будем хранить в электронном архиве.

В целом все документы, можно разделить две группы:

1. Исходящие документы — документы, которые созданы внутри организации . Такие документы предназначены для передачи клиентам, в основном это документы по продажам или для внутренних целей — кадровые документы, различные ОРД, договорная документация и т.п.

2. Входящие документы — документы, полученные нами из внешних источников. Например, от наших контрагентов или гос.органов.

Важной задачей при создании электронного архива является сокращение трудозатрат и времени, связанных с вводом документов в архив. При этом о собственных документах мы знаем все, о чужих — ничего. Поэтому процессы обработки таких документов и требования к функциональности архива для этих групп документов отличаются.

Исходящие документы

Организация ввода исходящих документов является относительно простой задачей, чем обработка входящих документов. Все исходящие документы, обычно формируются в тех или иных информационных системах предприятия. Например, та же первичка формируется в учетной бухгалтерской или ERP-системе.

Что бы автоматизировать ввод таких документов в архив необходимо сделать три вещи:

1. Ваша учетная система должна уметь (или необходимо научить это делать) при формировании печатных экземпляров добавлять на страницу документа уникальный штрихкод.
2. Электронный архив должен уметь получать из вашей учетной системы, список сформированных таким образом документов с их реквизитами.
3. Электронный архив должен уметь распознавать штрихкоды на сканах документов.

Таким образом процесс формирования и дальнейшего ввода исходящих документов в архив выглядит следующим образом:

1. Из учетной системы распечатывается комплект документов для клиента со штрихкодом на каждом документе.
2. Электронный архив получает данные о сформированном комплекте документов из учетной системы и создает у себя карточки документов и заполняет их реквизитами так же полученными из учетной системы.
3. После получения от клиента подписанных экземпляров документов — они сканируются и попадают в архив. Благодаря распознанному штрихкоду сканы документов попадают в правильную заранее сформированную карточку документов.

Таким образом ввод исходящих документов в электронный архив осуществляется максимально автоматизированным образом. При этом можно контролировать возврат клиентами подписанных с их стороны документов, формируя в электронном архиве подборку документов без загруженных сканов.

Входящие документы

Теперь поговорим об обработке документов поставщиков и о том как автоматизировать ввод таких документов в электронный архив.

Существует два способа ввода в архив таких документов.

Первый и более дорогой — применять систему распознавания документов. Задачей такой системы является не только распознавания текста в документе, но и понимание что в этом тексте является номером документа, что датой, суммой и т.п.

Система распознавания не может работать в полностью автоматическом режиме — результат распознавания зависит от исходного качества полученных документов. Чем мельче шрифт, хуже качество печати, неверно подобранны параметры сканирования — тем хуже будет результат. В среднем на практике качество распознавание дает порядка 90% корректных данных. Это означает что документы после распознавания требуют проверки — верификации человеком. А если внешний вид документов достаточно вариативен — в частности такими документами являются акты выполненных работ — то качество распознавания будет достаточно низким — потребуются отдельные усилия по обучению системы умению распознавать такие документы.

При использовании распознавания ввод в архив входящих документов выглядит следующим образом:

1. Сканирование полученных документов.
2. Распознавание полученных документов.
3. Верификация распознанных документов.

После верификации документ попадает в архив.

Если использование системы распознавания по различным причинам невозможно — то можно использовать другой способ ввода документов в архив:

1. На полученный документ наклеивается штрихкод.
2. Документ сканируется и загружается в архив. Такой документ на данном этапе не будет содержать никаких реквизитов кроме штрихкода.
3. Электронный архив направляет ответственному бухгалтеру уведомление со ссылкой на полученный документ.
4. Бухгалтер по полученной ссылке открывает скан документа и вносит его в учетную систему, включая значение штрихкода, так же как если бы у него на столе был бумажный документ.
5. Электронный архив, благодаря наличию в учетной системе введенного документу по штрихкоду находит и загружает все необходимые документы.

Таким образом без применения дорогостоящей системы распознавания можно автоматизировать ввод в электронный архив документов поставщиков.

Подводя итоги.

В данной статье мы постарались рассказать, как работают электронные архивы бухгалтерских документов, какие бизнес-задачи они могут решать и как решается ключевая задача — ввод документов в архив.

Опыт показывает, что можно построить удобный в работе электронный архив на базе платформы EnDocs. Редакция EnDocs for SharePoint позволяет реализовать любое проектное решение, учитывающие все требования заказчика — специализированные интерфейсы, интеграции, workflow, хранение больших объемов данных хранятся в защищённом массиве и т.п.

Для тех, кому нужно быстрое решение, без затрат на инфраструктуру и внедрение подойдет облачная версия — EnDocs Cloud