Кто может быть подотчетным лицом организации

Подотчетные лица — это.

Подотчетными лицами являются работники, которым разрешено получать денежные средства организации — через кассу и (или) безналичным путем — для оплаты каких-либо расходов, непосредственно связанных с деятельностью работодателя. При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 распорядительный документ можно составить на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще поправки были внесены в учет кассовых операций? Оформите пробный бесплатный доступ к КонсультантПлюс и переходите в статью с подробным описанием нововведений.

Подотчетник получает денежные средства по расходному кассовому ордеру. О расходовании этих средств затем он должен отчитаться, оформив соответствующий авансовый отчет и приложив к нему имеющиеся оправдательные документы. На основании представленного отчета бухгалтерия принимает указанные расходы к учету, а также производит полный расчет с подотчетным лицом по выданной сумме в случае перерасхода.

В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.

Подробнее о том, кто имеет право получать денежные средства в подотчет, узнайте из материала «Можно ли выдавать в подотчет не сотруднику».

Сколько может быть в организации подотчетников?

В законодательстве конкретно не указывается, сколько подотчетных работников может быть в организации, а потому руководитель самостоятельно принимает решение по данному вопросу. Как правило, в компаниях выбирают несколько подотчетных лиц, которые непосредственно связаны с покупкой товарно-материальных ценностей, а также работников, которые ввиду своих должностных обязанностей могут быть направлены в командировку.

Конкретный перечень сотрудников, которым разрешено получать деньги в подотчет, составляется на основе целесообразности их включения в данный список. При этом руководителем организации издается соответствующий приказ.

Образец списка для работы с подотчетными лицами

Для формирования перечня сотрудников, которым разрешается получать и расходовать подотчетные денежные средства, руководитель обязан издать приказ, к которому прикладывается соответствующий список сотрудников. В нем указываются Ф. И. О. и должности работников, а также цели, на которые они могут получать денежные средства.

ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.

Данный список не имеет законодательно утвержденной формы, а потому разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Он может иметь вид приложения к положению о подотчетных расчетах предприятия или же непосредственно включаться в приказ. Образец списка подотчетных сотрудников можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец

Итоги

Подотчетные лица — это, согласно банковскому законодательству, не только работники, оформленные по трудовому договору, но и лица, с которыми у фирмы имеются гражданско-правовые отношения. Работники предприятия в обязательном порядке должны отчитаться по выданным средствам путем составления авансового отчета с приложением к нему оправдательных документов. Все подотчетные лица без исключения обязаны вернуть денежные средства, которые не были полностью истрачены.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Сотрудники компании получают под отчет денежные средства для покупки товаров, оплаты оказанных услуг и выполненных работ. Как организовать расчеты с подотчетными лицами, каким образом учитывать такие расчеты в бухгалтерском учете, изложим далее в нашей статье.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»

Подотчетные лица — кто они?

Подотчетные лица — это работники, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах компании (пп. 6.3 п. 6 указания «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами. » № 3210-У).

Подотчетными лицами могут быть любые сотрудники компании, в том числе:

• генеральный директор;
• работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использование денежных средств в качестве средства платежа;
• работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в указании № 3210-У.

Выдать подотчетные денежные средства физлицу, не являющемуся работником компании, по общему правилу нельзя. Исключение составляют физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор, например, подрядчики, исполнители (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетным лицом происходят в следующем порядке.

1. Оформляют заявление или приказ на выдачу денег. Как правильно составить эти документы, мы расскажем ниже.

2. Выдают деньги. Это могут быть наличные средства из кассы предприятия или безналичные, перечисляемые на карту сотрудника или корпоративную карту. При перечислении подотчета на карту в приказе или заявлении о выдаче денег надо указать ее реквизиты, а в назначении платежа платежного поручения — что средства перечислены под отчет. Например, «аванс на командировочные расходы», «под отчет на хозяйственные нужды». Код вида дохода не указывают. Наличные в под отчет выдают по расходному кассовому ордеру (п. 6.3 указания № 3210-У, письмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700).

3. Утверждают авансовый отчет. В нем подотчетное лицо должно заполнить графы 1–6 оборотной стороны, в которых следует указать:

• в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
• в графах 2–4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), либо наименование расхода (например, суточные);
• в графах 5–6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.

Подотчетник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне и привести расшифровку подписи. А также пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они записаны в графах 1–6 оборотной стороны авансового отчета, и приложить их к отчету.

После получения отчета бухгалтер должен проверить:

• целевое расходование денежных средств;
• наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;
• правильность оформления оправдательных документов;
• правильность подсчета указанных в отчете сумм.

При отсутствии бухгалтера (главного бухгалтера) авансовые отчеты проверяет руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У).

После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета: на оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.

На лицевой стороне проставляют:

• номер авансового отчета (указывают при принятии отчета у подотчетного лица одновременно с заполнением расписки);
• остаток или перерасход предыдущего аванса;
• сумму полученного подотчетным лицом аванса. Деньги, выданные из кассы и перечисленные на платежную карту, необходимо прописать в разных строках;
• сумму израсходованных подотчетным лицом средств, равную сумме, которая указана по строке «Итого» в графах 7 и 8 авансового отчета;
• сумму остатка или перерасхода подотчетных средств (с учетом остатка (перерасхода) по предыдущему авансу);
• бухгалтерские записи. Номера дебета счетов (субсчетов) должны соответствовать номерам счетов (субсчетов), которые указаны в графе 9 оборотной стороны авансового отчета;
• в строке «Приложение _____ документов на _____ листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
• сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Заполненный и проверенный отчет подписывает бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель). Авансовый отчет утверждает руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Срок утверждения авансового отчета законодательно не регламентирован.

Его устанавливает генеральный директор компании. Такой срок закрепляют внутренними документами (например, отдельным приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией (приказом) по порядку расчетов с подотчетными лицами).

Дату утверждения авансового отчета, а также утверждаемую сумму руководитель указывает в шапке отчета и заверяет подписью.

4. Проводят окончательный расчет с подотчетным лицом. Если из утвержденного авансового отчета следует, что работник потратил больше, чем получил в качестве аванса, то компания должна возместить ему перерасход по авансовому отчету.

Окончательный расчет по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, нужно провести после утверждения отчета в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Такой срок закрепляют внутренними документами.

Расчет наличными деньгами оформляют расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). В строке «Основание» нужно прописать:

«Перерасход по авансовому отчету от ________ № ____.

На основании РКО вносится запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно и в безналичном порядке, перечислив деньги на его карту. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» нужно указать «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ № ____».

Факт возмещения перерасхода отражается в авансовом отчете. В нем проставляют сумму выплаты, номер и дату РКО (платежного поручения). Такую запись может заверить как кассир, выдавший наличные деньги, так и бухгалтер, ответственный за оформление авансового отчета.

Если из утвержденного авансового отчета следует, что у сотрудника остался неизрасходованный остаток подотчетной суммы, то его необходимо вернуть.

Остаток можно внести в кассу компании наличными. В этом случае операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 указания № 3210-У).

Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет компании, то рекомендуем подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». Факт возврата остатка фиксируется в авансовом отчете. В нем проставляются сумма возвращенного остатка, а также реквизиты перевода (приходного кассового ордера).

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Обязанность разрабатывать положение о расчетах с подотчетными лицами законодательно не закреплена. Однако его наличие позволяет установить общие правила о выдаче и расходованию подотчетных сумм. Положение — это локальный нормативный акт, поэтому его нужно утвердить приказом руководителя.

В положение целесообразно включить:

• срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм;
• срок рассмотрения заявления руководителем (иным уполномоченным должностным лицом);
• предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно установить различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на хознужды, закупку материалов и так далее);
• срок для проверки авансового отчета бухгалтерией (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
• срок для утверждения авансового отчета руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
• срок для окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
• срок для отчета по суммам, выдаваемым в безналичной форме (за исключением средств на командировочные расходы, отчет по которым надо представлять в течение трех рабочих дней срок (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
• другие сведения и правила, которые организация сочтет полезными (например, перечень документов, подтверждающих те или иные расходы).

В качестве приложений к положению можно утвердить формы используемых документов (например, форму заявления о выдаче денег под отчет).

Заявление на выдачу средств под отчет

Для получения денег под отчет сотрудник может написать заявление. В нем необходимо прописать:

• требуемую сумму;
• для чего нужны деньги, например, на покупку канцтоваров, командировочные расходы и так далее;
• срок, на который выдаются средства, если он не установлен внутренним документом организации или распоряжением руководителя;
• дату составления.

Если подотчетные средства перечисляются на банковскую карту подотчетного лица, то в заявлении должны быть приведены реквизиты карты (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление подписывает работник. А руководитель проставляет свою визу, например: «Выдать».

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Можно не требовать от работника заявление на выдачу средств под отчет, а оформлять (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У):

• отдельный приказ руководителя на каждую выдачу наличных денег под отчет каждому работнику;
• один общий приказ на несколько выдач. Причем один документ может быть составлен на нескольких подотчетников.

Приказ (иной распорядительный документ) составляют в произвольной форме. В нем указывают:

• фамилию, имя и отчество лица (лиц), которому выдаются деньги под отчет;
• выдаваемую сумму;
• срок, на который выдаются деньги;
• на что нужно израсходовать деньги;
• реквизиты банковской карты подотчетного лица, если производится безналичный расчет.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами отражают на счете 71:

• записи по дебету — выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;
• записи по кредиту — расходование подотчетной суммы и возврат остатка неиспользованных средств.

При выдаче денежных средств работнику под отчет у компании не возникает расхода, поскольку не происходит уменьшение экономических выгод в смысле п. 2 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Выданные средства учитывают как дебиторскую задолженность работника по подотчетным суммам (п. 16 ПБУ 10/99).

Дебиторскую задолженность подотчетного лица списывают на основании первичного документа — авансового отчета.

Его составляют на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые подтверждают расходы подотчетника. В них содержится информация о понесенных расходах. Эти документы и являются оправдательными, на основании которых составлен первичный документ.

Если же оправдательные документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, то их можно использовать в качестве первичных документов.

Проводки при выдаче средств под отчет

Выданные подотчетному лицу наличные денежные средства отражаются следующей бухгалтерской записью.

Операция

Дебет

Кредит

Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы

Если у подотчетного лица остались денежные средства, то в случае их возврата, используют следующую проводку.

Операция

Дебет

Кредит

Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы

Если подотчетнику не хватило полученных средств и он израсходовал свои, то при возмещении трат используют такую бухгалтерскую запись.

Операция

Дебет

Кредит

Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы

Проводки при учете расходов по авансовому расчету

При учете расходов используют следующие поводки.

Операция

Дебет

Кредит

Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке (расходы на такси в месте командировки, затраты на услуги почты и др.)

Отражена оплата подотчетным лицом материалов

Отражена оплата поставщику через подотчетное лицо

Оприходованы товары (иные ценности)

Проводки при перечислении подотчетных средств на карту

Если расчеты с подотчетным лицом проводятся с использованием банковской карты, то проводки будут следующими.

Операция

Дебет

Кредит

Отражено перечисление денежных средств под отчет на банковскую карту работника

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации

Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного лица

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводят ежегодно в рамках годовой инвентаризации.

Существуют и другие случаи, когда инвентаризация расчетов обязательна, например, при реорганизации организации (ч. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Дополнительно можно провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами в любое время. Конкретные сроки проведения проверки определяет руководитель.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами нужно проверить по каждому из них (п. 3.47 методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

• суммы выданных авансов согласно приказам руководителя или заявлениям работников;
• даты их выдачи и целевое назначение;
• отчеты по выданным авансам и наличие к ним первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм;
• соответствие авансовых отчетов целевому назначению полученных денежных средств.

Также нужно проверить соблюдение подотчетным лицом сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм. Если на дату проведения инвентаризации за работником числится задолженность по подотчетным суммам, необходимо убедиться, что срок их возврата не истек.

Результаты проведенной инвентаризации оформляют актом инвентаризации (п. 2.5 методических указаний). Можно использовать унифицированную форму № ИНВ-17 либо разработать форму акта самостоятельно.

В акт заносят выявленные по каждому работнику суммы дебиторской и кредиторской задолженности, а также суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности и другие долги, нереальные для взыскания (п. 2.6 методических указаний).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

При применении унифицированной формы № ИНВ-17 предварительно нужно составить справку, содержащую информацию о дате и основании возникновения задолженности.

Применяемые формы документов необходимо утвердить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Подотчетные лица: кто такие, оформление и расчеты

Если срочно нужно купить в офис ручку, бумагу или кофе, можно выдать сотруднику деньги и отправить в ближайший магазин. Рассказываем, кто может выступать подотчетным лицом, как правильно выдавать деньги и проводить их в бухгалтерском учете.

Кто такие подотчетные лица

Подотчетные лица — люди, которые получают деньги для оплаты расходов компании или ИП. За выданные суммы нужно отчитываться, поэтому такие деньги называют подотчетными или подотчетом.

Деньги под отчет обычно выдают на покупку товаров, оплату услуг или на командировочные расходы. Чтобы отчитаться за потраченное, подотчетные лица представляют в бухгалтерию чеки и отчет по расходам, его называют авансовым.

Менеджеру по закупкам Бекетову поручили купить женщинам к 8 Марта подарки: торты, шампанское, сувениры и цветы. Он получил деньги из кассы, купил все необходимое. Бекетов — подотчетное лицо, ему нужно отчитаться за выданные деньги. Он должен отнести в бухгалтерию чеки, сдачу и авансовый отчет.

Расходы подотчетного лица должны быть связаны с работой компании или ИП. Выдать деньги под отчет на покупку кофе и молока в офис можно, а для оплаты личных расходов работника нельзя — надо оформлять заем или матпомощь.

Кому можно выдать подотчетные деньги

Деньги под отчет можно выдать всем сотрудникам, с которыми заключены трудовой договор или договор ГПХ. А вот сотруднику другой компании или просто постороннему человеку деньги выдавать нельзя.

Если же ИП работает один, он может пользоваться деньгами на расчетном счете и брать деньги из кассы на любые нужды — оформлять подотчет не нужно.

На какое время выдается подотчет

Работодатель сам устанавливает сроки:

• за сколько дней выдавать суммы под отчет — например, за день до командировки или предстоящих расходов;
• на сколько можно выдать деньги под отчет. Например, для оплаты товаров и услуг — на неделю, а для командировочных расходов — на срок командировки;
• когда нужно отчитаться по расходам. Например, в течение трех дней с момента покупки товара.

Еще можно установить разные сроки для сотрудников: например, для топ-менеджеров — 30 дней, а для остальных — три дня. А вот срок возврата аванса, выданного на командировку, — три дня для всех, его менять нельзя.

Прописать сроки можно во внутренних документах, например в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Документы для подотчета

Есть два основных документа, которые регулируют выдачу подотчетных денег:

• локальный нормативный акт о расчетах с подотчетными лицами, например положение о подотчете;
• приказ руководителя на подотчет.

Еще может быть заявление сотрудника с просьбой выдать деньги, но это не обязательный документ, его может и не быть.

Положение о подотчете. По закону работодатель не обязан его составлять. Но если компания или ИП выдают деньги регулярно, такой документ лучше оформить. С ним проще контролировать движение подотчетных сумм, их целевое использование, правильное оформление и учет.

Положение можно составить в произвольной форме. В нем можно прописать:

• сроки, на которые выдают деньги,
• когда нужно отчитаться за потраченное,
• какие документы сотрудник должен представить для отчета.

Деньги под отчет выдают по заявлению сотрудника или по приказу с подписью руководителя — нужен минимум один документ. Какой из двух документов составлять, работодатель решает сам. По желанию работодателя в положении о подотчете можно прописать, что для выдачи денег нужны сразу два документа, и утвердить их форму.

Приказ на подотчет нужно составить, если работодатель в положении о подотчете установил, что это обязательный документ. Форму приказа работодатель может определить сам. Одним приказом можно оформить выдачу нескольких сумм или нескольким подотчетным лицам.

В документе должны быть такие данные:

• фамилия, имя и отчество сотрудника, которому выдают деньги под отчет;
• выдаваемая сумма;
• срок, на который выдают деньги.

Дополнительно к обязательным реквизитам в приказе можно указать, на какие цели выдают деньги. Если подотчетные суммы перечисляют на карту сотрудника, указывают реквизиты карты.

Заявление на подотчет оформляет сотрудник. Там он указывает сумму, на какой срок она нужна и зачем.

Если подотчетные деньги перечисляют на банковскую карту сотрудника, то в заявлении он должен указать реквизиты карты.

Какую сумму можно выдать под отчет

Под отчет можно выдать любую сумму, ограничений в законодательстве нет. Единственное, есть лимит расчетов наличными. Сотрудник не может заплатить другой компании или ИП наличными больше 100 000 ₽. по одному договору. Если сумма больше, нужно переходить на безналичные расчеты.

За нарушение лимита налоговые инспекторы могут оштрафовать ИП малое предприятие — на 20 000—25 000 ₽, а среднюю или крупную компанию — на 40 000—50 000 ₽.

Как можно выдавать подотчетные деньги

Выдать деньги под отчет можно наличными из кассы или на банковскую карту.

Наличные под отчет можно выдать из кассы, только если они получены с расчетного счета или поступили как выручка от продажи товаров, работ, услуг. Поступления из других источников выдавать нельзя.

Так, нельзя выдавать под отчет наличные деньги, которые организация приняла от граждан в качестве платежей в пользу третьих лиц. Например, оплату ЖКУ, которую получила управляющая компания. Если компания принимает товар на реализацию, при его продаже деньги нужно сдать в банк, выдавать сотрудникам нельзя.

Выдачу подотчета наличными оформляют расходным кассовым ордером.

На карту сотрудника. Подотчетные деньги можно перечислить на зарплатную карту сотрудника либо на любую другую по его желанию.

Еще можно выдать корпоративную бизнес-карту, тогда сотрудник сможет оплачивать расходы сразу со счета компании или ИП. Карта может быть дебетовой или кредитной.

Обычно в положении о подотчетных лицах закрепляют, что любая трата по такой карте или снятие денег означает выдачу под отчет. И устанавливают период — как правило, месяц, по окончании которого надо отчитаться.

Срок отчета и возврата

Когда закончился срок, на который выдали деньги, сотрудник должен представить авансовый отчет, а руководитель — утвердить и подписать, если с ним согласен. По авансовому отчету определяют неизрасходованную сумму, которую сотрудник должен вернуть, либо перерасход, который нужно компенсировать сотруднику.

Срок авансового отчета. Авансовый отчет о потраченных деньгах сотрудник должен представить:

• по любым расходам, кроме командировочных, в срок, установленный руководителем компании или ИП;
• по командировочным расходам — в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Представить авансовый отчет должен работник, который изначально получил деньги. Он несет за них ответственность, не может никому передавать и перекладывать обязанность отчитаться на другого человека.

Возврат подотчета. Неизрасходованную сумму аванса подотчетное лицо обязано вернуть в кассу или перечислить на счет компании или ИП. Неважно, как он получал аванс — наличными из кассы или переводом на банковскую карту. Например, если сотрудник получал деньги на карту, он может вернуть неиспользованную сумму в кассу наличными.

Когда сотрудник принесет деньги в кассу, кассир должен оформить приходный кассовый ордер. Оформлять кассовый чек не нужно.

Что делать, если сотрудник не вернул подотчет

Если сотрудник не вернул неизрасходованные подотчетные деньги, компания или ИП могут:

• удержать из зарплаты сотрудника или взыскать через суд;
• простить долг;
• списать долг по истечении срока исковой давности.

Удержать из зарплаты. Чтобы удержать сумму неизрасходованного аванса из зарплаты, нужно действовать так:

1. Издать приказ о взыскании. Срок — не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата подотчетной суммы. Если этот срок пропустить, взыскать задолженность можно будет только в суде.
2. Получить согласие сотрудника на удержание задолженности. Сотрудник должен написать заявление в произвольной форме о согласии на удержание долга по подотчету или поставить подпись на приказе руководителя. Если сотрудник не согласен, удерживать из зарплаты долг нельзя, только взыскивать через суд.
3. Удержать задолженность из зарплаты. Из каждой зарплаты сотрудника можно удержать не больше 20%. Если сумма задолженности по подотчету превышает 20% от зарплаты за вычетом НДФЛ, удерживать ее придется не один месяц.

Простить долг. Руководитель может не взыскивать с сотрудника суммы невозвращенного аванса и простить долг. Для этого нужно издать документ о прощении долга, например приказ руководителя.

Списать долг. Когда задолженность не удалось удержать из зарплаты или взыскать через суд, по истечении срока исковой давности долг нужно списать.

Срок исковой давности по таким долгам — три года. Отсчитывают его со дня, следующего за датой, когда сотрудник должен был вернуть неизрасходованные деньги. Если срок исковой давности прерывается, срок считают заново.

Иванов должен был вернуть подотчетную сумму 5 октября, срок исковой давности считают с 6 октября. 1 ноября Иванов признал долг и попросил о рассрочке, первый платеж должен был внести в кассу 1 декабря, но не внес. Срок исковой давности начинают считать заново, с 2 декабря.

После того как прошло три года, задолженность по подотчетной сумме нужно признать безнадежной и списать в бухгалтерском и налоговом учете.

НДФЛ и взносы с подотчета

Но если сотрудник не вернул непотраченные деньги, тогда на них начисляются НДФЛ и страховые взносы. Например, в таких ситуациях:

• работодатель простил долг;
• работодатель списал долг, в том числе из-за того, что истек срок исковой давности;
• сотрудник не отчитался за потраченные деньги.

Два года генеральный директор получал деньги под отчет и не отчитывался по ним. Налоговая инспекция доначислила НДФЛ

Ситуация. Два года компания выдавала гендиректору деньги под отчет. Всего выдали больше 35 млн рублей. Гендиректор не оформлял авансовые отчеты и не представлял первичные документы.

Ошибка. Налоговая инспекция посчитала эти деньги доходом гендиректора и обязала компанию удержать и перечислить с суммы НДФЛ, начислить страховые взносы, а также уплатить штраф за недоимку. Компания не согласилась с решением налоговой инспекции и обратилась в суд.

Решение. Судьи решили, если сотрудник не отчитался по подотчетным суммам и не вернул их организации, эти деньги остались в его распоряжении. А значит, они — доход гендиректора и должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Теперь компания должна уплатить в бюджет больше 11 млн рублей.

Как учесть подотчетные суммы в бухгалтерском учете

Предположим, секретарю ООО «Альфа» Е. В. Ивановой поручили закупить для организации канцтовары: бумагу, ручки, степлеры. На это выдали 12 000 ₽. Зарплата Ивановой — 30 000 ₽. Собрали в таблицу варианты бухгалтерских проводок для учета расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетное лицо – директор

Организация является субъектом малого предпринимательства. За несколько лет в подотчете у директора (он же учредитель) накопилось несколько миллионов рублей. Как можно уменьшить подотчет? Какие налоговые последствия возможны в ситуации, когда подотчетное лицо — директор?

Выдача денег под отчет

В настоящее время на территории РФ порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями установлен Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У)), в соответствии с которым наличные денежные средства на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, могут быть выданы под отчет сотруднику, работающему как на основании трудового договора, так и на основании договора гражданско-правового характера (пп. 5, 6.3 Указания № 3210-У).

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 6.3 Указания № 3210-У). По смыслу приведенной нормы она является императивной, иными словами, установленное данной нормой требование является обязательным для применения и не может быть изменено локальным нормативным актом организации либо учетной политикой. Таким образом, выдавать денежные средства под отчет, пока работник не отчитался за ранее полученную сумму наличных денег, нельзя.

При этом необходимо учитывать, что выдача денежных средств под отчет подразумевает, что физическое лицо после совершения операций в интересах юридического лица должно отчитаться об израсходованных средствах, приложив к отчету оправдательные документы, а также вернуть остаток неизрасходованных сумм (при их наличии). На практике же подотчетное лицо может не вернуть неизрасходованные денежные средства (их остаток).

Специалисты Минфина России (письмо Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610) пояснили, что, поскольку денежные средства, выданные работнику под отчет, должны быть возвращены, организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры для обеспечения этого. Если срок для сдачи авансового отчета пропущен, то работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка сотрудника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке (ст. 248 ТК РФ).

Кроме того, компания вправе принять решение о прощении долга подотчетному лицу (ст. 415 ГК РФ).

Отметим, что на сегодняшний день за нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет, заключающееся в выдаче средств лицу, которое не отчиталось за ранее предоставленные под отчет суммы, административная ответственность не предусмотрена (в частности, ст. 15.1 КоАП РФ не называет такое нарушение в качестве основания для применения предусмотренных ею мер административной ответственности) (пост. Девятого ААС от 13.05.2013 № 09АП-10884/13, от 31.01.2013 № 09АП-34612/12).

НДФЛ с подотчетного лица

По мнению Минфина России, а также налоговых органов, в случае невозврата лицом подотчетных сумм, равно как и в случае непредставления документов, подтверждающих произведенные расходы, у подотчетного лица возникает доход в денежной форме, учитываемый для целей исчисления НДФЛ (письма Минфина России от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, УФНС России по г. Москве от 12.10.2007 № 28-11/097861, от 27.03.2006 № 28-11/23487).

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Президиум ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08) указал, что выданные работнику из кассы под отчет денежные средства до момента утверждения авансового отчета являются задолженностью работника перед организацией и не могут быть признаны полученным работником доходом, включаемым в налоговую базу по НДФЛ. Аналогичный вывод в свое время делал и Минфин России (письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5).

Деньги, выданные под отчет, нельзя расценивать и как беспроцентный заем в связи с тем, что они не переходят в собственность работника (ст. 807 ГК РФ), а также по причине отсутствия договора займа между организацией и работником, подтверждающего согласие сторон на установление именно заемных отношений (ст. 808 ГК РФ). Поэтому в данной ситуации у работника не возникает дохода в виде материальной выгоды (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ), подлежащего включению в налоговую базу по НДФЛ.

При этом при рассмотрении дел о невозврате подотчетных сумм (об отсутствии отчетов об их расходовании) суды исходят из фактических обстоятельств в каждой конкретной ситуации. Так, в постановлении ВАС РФ (пост. Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 № 14376/12) указано, что денежные средства, снятые с расчетных счетов организаций их работниками (либо выданные работникам под отчет), подлежат включению в налоговую базу этих работников по НДФЛ, если организациями при проверке не представлены документы, подтверждающие целевое расходование указанных сумм, а также приобретение и оприходование товарно-материальных ценностей. Суд согласился с тем, что при таких условиях согласно статье 210 Налогового кодекса указанные денежные средства являются доходом рассматриваемых работников и подлежат включению в их налоговую базу по НДФЛ.

Из анализа арбитражной практики можно сделать вывод, что если подотчетные суммы действительно были израсходованы, расходы обоснованы и документально подтверждены (в том числе с помощью документов, оформленных с нарушениями установленного порядка), ТМЦ (работы, услуги) оприходованы (приняты на учет) организацией, то в таком случае денежные средства, выданные работнику под отчет, не облагаются НДФЛ. Если же документальное подтверждение производственной направленности полученных директором под отчет денежных средств отсутствует, в этом случае, по мнению автора, велик риск переквалификации рассматриваемых сумм в доход, подлежащий обложению НДФЛ (пост. АС УО от 21.10.2015 № Ф09-7527/15, ФАС СЗО от 09.06.2014 № Ф07-3694/2014).

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга признается доходом физического лица и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Это обусловлено тем, что доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с главами 23 и 25 Налогового кодекса (ст. 41 НК РФ). При прощении долга с физического лица снимается обязанность по его возврату и у него появляется возможность распоряжаться денежными средствами по своему усмотрению, то есть у физлица возникает экономическая выгода и, соответственно, доход в размере суммы прощенной задолженности.

Страховые взносы подотчетного лица

По мнению специалистов Минтруда России и ФСС России, в случае, если подотчетное лицо не отчиталось в срок, установленный Указаниями № 3210-У, и работодатель принял решение не удерживать сумму задолженности из заработной платы, то такие выплаты рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. При этом если работник представит авансовый отчет с подтверждающими документами в случае, когда организация уже произвела начисление страховых взносов на упомянутую сумму выплат, она вправе произвести перерасчет базы для начисления страховых взносов и сумм начисленных и уплаченных страховых взносов (письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609; п. 5 приложения к письму ФСС России от 14.04.2015 № 02-09-11/06-5250).

Суды в этом вопросе придерживаются иной точки зрения. Так, в одном из дел (пост. ФАС ВВО от 18.07.2013 № Ф01-9880/13 по делу № А43-14173/2012 (определением ВАС РФ от 12.09.2013 № ВАС-12172/13 в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра отказано)) рассматривалась правомерность начисления ПФР страховых взносов на сумму задолженности бывшего работника по выданным ему под отчет денежным средствам. Поскольку работник был уволен, а подотчетные средства не были возвращены и авансовые отчеты не были представлены, ПФР посчитал, что выданные работнику денежные средства являются его доходом, на который организация должна была начислить страховые взносы.

Судьи сочли доводы ПФР необоснованными и поддержали выводы судов первой инстанции (пост. Первого ААС от 11.04.2013 № 01АП-3952/12 по делу № А43-14173/2012) о том, что суммы, полученные под отчет на хозяйственные нужды организации, не соответствуют понятию дохода в смысле, придаваемом указанному понятию законодательством, поэтому они не подлежат учету в качестве базы для начисления страховых взносов. Арбитры подчеркнули, что отсутствие подтверждающих документов о расходовании подотчетных средств или возврате их в кассу организации не свидетельствует о получении работником дохода.

Таким образом, в данной ситуации не исключено, что при проверке правильности исчисления страховых взносов организации будут доначислены страховые взносы на подотчетные суммы, не возвращенные в кассу организации.

В том случае, если организация примет решение о прощении долга руководителю, сумма прощенного долга, по мнению представителей ФСС России, также подлежит обложению страховыми взносами. Об этом свидетельствует судебная практика (пост. АС ВВО от 25.12.2015 № Ф01-5400/15, АС ПО от 07.05.2015 № Ф06-22902/15, АС УО от 06.04.2015 № Ф09-3743/14, ФАС СЗО от 17.03.2014 № Ф07-819/14). В указанных постановлениях суды поддержали компании и признали, что сумма прощенного долга (речь идет о прощении долга, возникшего из договора займа) не подлежит обложению страховыми взносами.

Если организация освобождает физическое лицо от возврата денежных средств, то такая операция может быть квалифицирована как дарение. В соответствии со статьей 572 Гражданского кодекса по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом. Как указал Президиум ВАС РФ (Информационное письмо Президиума ВАС РФ от 21.12.2005 № 104), квалифицирующим признаком дарения является его безвозмездность (п. 1 ст. 572 ГК РФ). При этом гражданское законодательство исходит из презумпции возмездности договора (п. 3 ст. 423 ГК РФ). Поэтому прощение долга является дарением только в том случае, если судом будет установлено намерение кредитора освободить должника от обязанности по уплате долга в качестве дара. Следует отметить, что в случае передачи подарка (в том числе в виде денежных сумм) работнику по договору дарения объекта обложения страховыми взносами не возникает (письмо Минтруда России от 22.09.2015 № 17-3/В-473, п. 5 письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Ираида Башкирова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер