Для чего нужна онлайн касса для ип

Для чего нужна онлайн касса для ип

10 МИН

Как выбрать онлайн-кассу и помочь своему бизнесу

Онлайн-кассы — «страшилка» для небольших предприятий: мол, они только усложняют ведение бизнеса, стоят огромных денег и вообще бесполезны. Разобрались, кому и зачем они нужны и как могут помочь бизнесу.

Что такое онлайн-касса и зачем она нужна

Обычные кассовые аппараты выбивают чеки и сохраняют данные о них в специальном блоке памяти. В отличие от них онлайн-кассы не только печатают чеки и сохраняют информацию на специальном накопителе данных, но также шифруют эти данные и передают их оператору фискальных данных (ОФД), который онлайн отправляет эту информацию в налоговую службу.

Чем полезны онлайн-кассы

Прямая передача данных о чеках выгодна как Федеральной налоговой службе (ФНС), так и добросовестному бизнесмену.

Меньше бумажной отчётности и налоговых проверок

Налоговикам проще отслеживать правильность уплаты налогов — данные передаются напрямую, и их нельзя подделать.

Можно отслеживать продажи и контролировать сотрудников

При этом процедура подключения новой кассы легче, чем старых кассовых аппаратов. Для этого даже не надо посещать налоговую, достаточно оформить онлайн-заявление в личном кабинете на сайте nalog.gov.ru.

Кто может обойтись без онлайн-кассы

С 1 февраля 2017 года в налоговой можно зарегистрировать только онлайн-кассы.

Вообще без ККТ могут обойтись:

• некоторые ИП. Например, собственники, сдающие в аренду квартиры с машиноместами, пункты ремонта обуви, продавцы бахил, мороженого, сезонных овощей (см. п. 2 ст. 2 54-ФЗ).

• ТСЖ, образовательные и спортивные организации, центры культуры и досуга, если получают деньги от ООО или ИП с помощью банковского перевода (см. п. 13 ст. 2 54-ФЗ).

Исчерпывающий список исключений (случаев, в которых можно не использовать онлайн-кассы) прописан в законе. Если ваш бизнес таким исключением не является, онлайн-кассу придётся установить. Однако за изменениями в законодательстве придётся следить, даже когда предприятие подпадает под отсрочки и исключения: в закон о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) регулярно вносят поправки.

Какими бывают онлайн-кассы

Онлайн-кассы отличаются по размерам, функциональности и цене. На сайте ФНС опубликован реестр кассовых аппаратов, которые соответствуют требованиям закона. Перед покупкой и установкой онлайн-кассы проверьте, есть ли она в этом реестре, иначе у налоговой могут возникнуть вопросы к вашей компании. Список регулярно дополняется, сейчас в нем около двухсот моделей оборудования.

Онлайн-кассы можно поделить на несколько категорий:

• Автономные кассы не требуют подключения к компьютеру, работают от аккумулятора и имеют встроенный модем, то есть они мобильны и не зависят от работы сети Wi-Fi или сим-карты. Эти кассы удобны для продаж в отдалённых районах (где есть проблемы с электричеством и интернетом) и для микробизнеса с постоянным ассортиментом и небольшим потоком покупателей, так как автономную кассу нельзя перенастроить или добавить новые функции.

• Фискальные регистраторы привязываются к любому устройству, на которое установлен нужный софт (к телефону, планшету или ноутбуку), печатают бумажные и генерируют электронные чеки и передают данные в налоговую. Они работают только от электрической сети и не имеют собственного модема, поэтому требуют внешний доступ в интернет.

• Стационарные моноблоки не надо ни к чему привязывать, они сочетают в себе функции компьютера, управляющей программы и фискального накопителя. Такие онлайн-кассы помогают автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы. К ним можно подключать бухгалтерские программы, отслеживать через них остаток товара и работу каждого сотрудника.

Сколько стоят онлайн-кассы

Главный недостаток онлайн-касс — дороговизна. Затраты на установку нового оборудования не ограничатся расходами на покупку. Кроме этого, придётся регулярно платить оператору фискальных данных за обработку и пересылку их в налоговую, а также вкладываться в обеспечение бесперебойного доступа в интернет, иначе касса не сможет отправлять чеки.

Самый дешёвый вариант — это автономные кассы. Фискальные регистраторы стоят дороже, а моноблоки — самые дорогие, цены на них могут сильно отличаться в зависимости от функций.

Однако при выборе онлайн-кассы следует не ориентироваться на цену, а исходить из специфики бизнеса: касса должна соответствовать его объёмам, отвечать требованиям закона и не содержать ненужные вашей компании функции.

Что влияет на выбор онлайн-кассы

Вид бизнеса

Если у вас небольшая торговая точка без подключения к стационарной сети, то вам подойдёт автономная касса: она небольшая и работает от аккумулятора. Если открываете ресторан, то будет удобнее приобрести стационарный моноблок с большим экраном, к которому можно подключить бухгалтерскую и управляющую программы, а также несколько терминалов эквайринга.

Важность автоматизации

Также перед покупкой онлайн-кассы нужно решить, должна ли она помогать автоматизировать бизнес. Некоторым компаниям касса действительно нужна только для выбивания чеков, поэтому нет смысла переплачивать за лишние функции. Если же организация уже пользуется какой-либо управляющей системой, то интеграция с онлайн-кассой ускорит автоматизацию процессов.

Поток клиентов

Стоит также проанализировать поток клиентов, от которого зависит, какое количество чеков понадобится выбивать ежедневно. При выборе кассы обратите внимание на наличие автоотреза и скорость печати. Если покупательский поток большой, это играет важную роль. В зависимости от номенклатуры товаров надо установить размер чека: если он должен содержать много информации, то лучше брать модели с настраиваемой шириной, потому что узкие чеки печатаются дольше.

Программное обеспечение

Софт для кассы должен быть совместим с ПО на остальном оборудовании (терминал эквайринга, весы, сканер штрихкодов), а если вы собираетесь продавать алкоголь, то касса должна быть интегрирована с Единой государственной автоматизированной информационной системой (ЕГАИС). При несовместимости кассы и прочего оборудования печатать корректные чеки со всеми необходимыми данными или отправлять информацию в налоговую будет невозможно. Сразу стоит задуматься о ремонте или перенастройке кассы: есть ли смысл держать в штате специального человека или стоит заключить соответствующий договор с поставщиком.

Как выбрать подходящую модель онлайн-кассы

На примере многофункциональных терминалов «Эвотор» сравним онлайн-кассы по ключевым параметрам и рассмотрим преимущества и недостатки. Все кассы имеют встроенный товароучёт, статистику продаж и управление через личный кабинет. Бесплатная интеграция с большинством терминалов эквайринга.

Эвотор 5 ST

• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi.
• Работает автономно 6–12 часов от аккумулятора.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС. Платная интеграция с «1С» и программами лояльности.
• Расширения: нет.
• Нет возможности подключить дополнительные устройства.

Подходит для торговли в небольших магазинах или на рынке, курьерской доставки, продажи напитков и еды навынос, сувенирных лавок.

Эвотор 7.2

• Доступ в интернет через сим-карту (mini-sim), Wi-Fi.
• Автономная работа невозможна. Аккумулятора нет, питание от электросети.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС. Платная интеграция с «1С», программами лояльности.
• Есть драйверы для весов и сканеров штрих-кодов, а также разъём для подключения денежного ящика.
• Работает только от сети.

Подходит для торговли в стационарных торговых точках.

Эвотор 7.3

• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi. Есть разъем для интернет-кабеля.
• Работает автономно 8–14 часов от аккумулятора, есть внешний сетевой адаптер с USB-кабелем.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене.
• Есть интеграция с ЕГАИС. Платная интеграция с «1С», программами лояльности.
• Есть драйверы для весов, разъём для подключения денежного ящика, сканеров штрих-кодов, терминалов безналичной оплаты и устройств печати этикеток.

Подходит для торговли в стационарных торговых точках с возможностью автономной работы.

Эвотор 10

• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi. Есть разъем для интернет-кабеля.
• Работает автономно 6–12 часов от аккумулятора, есть внешний сетевой адаптер с USB-кабелем.
• Легко оформить возврат товара и продажу по свободной цене, возможность управлять скидками и формировать программы лояльности клиентов.
• Есть интеграция с ЕГАИС и популярными программами управления рестораном: R-Keeper, QuickResto, iiko, iReca: Solo. Платная интеграция с «1С», программами лояльности. Драйверы для весов. Удалённый доступ. Бот для соцсетей, отчёты на e-mail и телефон.
• Есть разъём для подключения денежного ящика, сканера штрих-кодов, терминалов безналичной оплаты и устройств печати этикеток.

Подходит для кафе, баров и ресторанов.

Эвотор 5i

• Доступ в интернет через сим-карту, Wi-Fi.
• Поддерживает Bluetooth.
• Работает автономно 6–12 часов от аккумулятора.
• Любые виды платежей: по карте, смартфоном, через QR, наличными.
• Встроенная кассовая программа и товароучетная система.
• Автообновление версии прошивки.
• Защита от соскальзывания — прорезиненные ножки.

Лёгкая, компактная, подходит для торговли в небольших магазинах и курьерской доставки.

Онлайн-кассы для ИП ─ правила применения в 2022-2023 годах

Онлайн-касса для ИП в 2022-2023 годах: кому нужно применять

В 2022-2023 годах большинство хозяйствующих субъектов обязаны применять ККТ. Еще в 2019 году завершился в основной части полномасштабный переход на применение кассовых аппаратов современного поколения (онлайн-кассы). Последняя редакция закона о ККТ от 22.05.2003 № 54-ФЗ предусматривает для большинства компаний и ИП обязательное применение онлайн-касс при осуществлении расчетов с покупателями (заказчиками). Но соответствующее требование появилось не сразу. В 2016–2019 годах действовало большое количество оснований для отсрочки применения онлайн-касс для различных категорий хозяйствующих субъектов.

Об одной из действовавших некоторое время отсрочек применения онлайн-касс для ИП читайте здесь.

В законе № 54-ФЗ предусмотрены разные режимы применения ККТ: некоторые налогоплательщики могут не применять онлайн-кассы, а другие субъекты — эксплуатировать их в автономном режиме. При решении вопроса о том, кто обязан применять современные ККТ, нужно принимать во внимание множество факторов:

• виды деятельности; осуществления коммерческой деятельности;
• применяемую систему налогообложения;
• некоторые другие нюансы.

Как со всем этим разобраться предпринимателю? Как понять, нужна ли онлайн-касса для ИП на УСН в 2022-2023 годах? Как сориентироваться, требуется ли онлайн-касса для ИП на патенте в 2022-2023 годах?

Разобраться с этими и другими вопросами помогут материалы нашего сайта:

• «Применяется ли онлайн-касса для ИП на патенте?»;
• «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2022-2023 годах?»;
• «Нужна ли онлайн-касса самозанятым лицам?»;
• «Нужна ли онлайн-касса для интернет-магазина»;
• «Чек-лист по онлайн-кассам».

Если вы сомневаетесь в том, нужно ли вам применять онлайн-кассу, изучите авторитетное мнение экспертов «КонсультантПлюс». Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению.

Закон о кассах в режиме онлайн: требования к новым устройствам

При использовании ККТ старого образца налоговикам нужно было осуществлять фискализацию платежных данных, снимая показания с ЭКЛЗ непосредственно на территории налогоплательщика. В онлайн-кассах ЭКЛЗ заменена на новый технологический компонент — фискальный накопитель. Он в сочетании с дополнительными вычислительными и коммуникационными модулями делает кассовый аппарат приспособленным к выполнению технических требований к функционалу ККТ, установленных ст. 4.1 закона 54-ФЗ в текущей версии. Онлайн-касса с фискальным накопителем умеет:

1. Отправлять данные о совершаемых на кассе платежах в ФНС в режиме онлайн при посредничестве операторов фискальных данных (ОФД).

Важно, чтобы фискальные данные направлялись в ОФД бесперебойно.

1. Формировать электронные версии чеков (юридически идентичные бумажным) и отправлять их клиентам на электронную почту или в виде СМС также через ОФД.

ККТ старого образца не были приспособлены к выполнению аналогичной функции. Покупателям выдавался только бумажный чек.

Продавец может выдать покупателю только электронный чек, сформированный на онлайн-кассе — в случае, если до момента расчета покупатель сообщил свои контактные данные для получения чека. Но иногда требуется выдать именно бумажный фискальный документ.

1. Обеспечивать сохранность платежных данных в памяти ККТ в периоды отсутствия связи с ОФД.

Фактически платежные данные сохраняются в памяти фискального накопителя. Отметим, что ККТ с ЭКЛЗ выполняли в принципе схожую функцию — но только лишь в целях сохранения платежных данных перед фискализацией, которую налоговики проводили непосредственно на территории хозсубъекта.

1. Обеспечивать шифрование и невозможность несанкционированной корректировки записей о платежных операциях в памяти фискального регистратора.

Можно отметить, что в отношении ККТ старого образца законодательство выдвигало аналогичные требования. Как в ЭКЛЗ ранее, так и в фискальных накопителях сегодня применяются надежные криптографические алгоритмы, не позволяющие «скрутить» показатели по выручке.

Важный нюанс: фискальный накопитель в онлайн-кассе нужно менять (и одновременно осуществлять регистрацию нового накопителя):

• 1 раз в 3 года — бизнесам на УСН, ПСН, ЕСХН и тем, которые оказывают услуги (п. 6 ст. 4.1 закона 54-ФЗ);
• 1 раз в 13 месяцев — всем остальным продавцам (то есть на ОСНО и в иных случаях, не относящихся к предыдущему пункту).

Замена ФН может потребоваться в целях приведения ККМ соответствующей требованиям законодательства по фискализации маркируемых товаров.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о процедуре замены фискального накопителя в специальном материале. Получите пробный доступ к нему бесплатно.

Введение (установка и регистрация) онлайн-кассы ИП: нюансы

Установка онлайн-кассы хозяйствующим субъектом, который должен или желает ее применять, предполагает:

1. Закупку онлайн-кассы, подключение устройства к электросетям, интернету, размещение на рабочих местах кассиров.
2. Установку и настройку кассового и при необходимости товароучетного ПО.
3. Регистрация онлайн-кассы в ФНС.

Подробнее об этой процедуре читайте здесь.

1. При необходимости — проведение обучения сотрудников.

Использование онлайн-касс и ККМ старого образца не слишком сильно различается. Основную часть своих уникальных функций настроенные онлайн-кассы выполняют без участия кассира. Однако менеджерам магазина имеет смысл сообщить сотрудникам о том, что:

1. Не нужно по окончании смены формировать Z-отчет, поскольку его аналог на онлайн-кассе (отчет о закрытии смены), как и другие платежные данные, передается в ФНС через интернет автоматически.
2. Электронный чек должен быть направлен покупателю по первому его требованию, иначе ФНС при отказе это сделать наложит штраф:

• 2000 руб. на должностное лицо или ИП;
• 10 000 руб. на хозяйствующий субъект как на юрлицо (п. 6 ст. 14.5 КоАП РФ).

Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Штрафа за непробитый чек (неприменение ККТ), за применение ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо за применение ККТ с нарушением порядка регистрации, перерегистрации и применения, а также за ненаправление (невыдачу) покупателю (клиенту) кассового чека можно избежать. Для этого нужно.
Подробнее смотрите в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Следует иметь в виду, что ФНС может проверить пользователя ККТ без предупреждения.

Можно ли ИП в 2022-2023 годах избежать покупки кассового аппарата?

Если ИП в 2022 или 2023 году перейдет на новый специальный режим «Налог на профессиональный доход» (НПД), то на приобретении онлайн-кассы он сможет сэкономить.

Чеки покупателям плательщик НПД обязан выдавать, но они будут некассовыми, то есть не подпадающими под действие закона № 54-ФЗ. Самозанятый может выдать чек в электронном виде через мобильное приложение (ст. 14 закона «О проведении эксперимента…» от 27.11.2018 № 422-ФЗ).

Мобильный телефон при этом не может заменить стандартную контрольно-кассовую технику.

Общую схему выдачи чеков ИП на НПД смотрите на рисунке:

Перешедшим на НПД предпринимателям не запрещено применять для расчетов с покупателями терминалы по приему безналичных денежных средств. Главное, чтобы сведения о произведенных расчетах были переданы в налоговый орган, а покупатель смог получить чек. Ограничений на применение терминалов действующее законодательство не содержит (ч. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ).

В каких еще случаях ИП могут работать без онлайн-ККТ, узнайте в нашей статье.

Итоги

Предприниматели (за небольшим исключением), должны приобрести, зарегистрировать и начать применять онлайн-кассы. ИП, перешедшие на новый режим «Налог на профессиональный доход», кассовый аппарат применять не обязаны.

Онлайн-касса: что это такое и как работает

Онлайн-касса — это обычная касса, которая в режиме реального времени отправляет данные о продажах в ФНС через интернет. Торговать и оказывать услуги с помощью онлайн-кассы — это требование 54-ФЗ. Под закон попадает практически весь бизнес.

Не пугайтесь, если в 54-ФЗ или в кассовом чеке встретите аббревиатуру ККТ (контрольно-кассовая техника) — это название онлайн-кассы на языке закона. Расскажем, как работает онлайн-касса и какую еще технику нужно приобрести перед началом продаж.

Что вы узнаете

Подобрать и настроить онлайн-кассу

Как работает онлайн-касса

Касса сама по себе — это просто железо. Для ее работы нужны специальные «помощники»: кассовая программа, фискальный накопитель, оператор фискальных данных.

Кассовая программа

Программа для онлайн-кассы — это не просто интерфейс, а набор возможностей. Благодаря программе можно работать с каталогом, вести учет товаров, настраивать скидки, смотреть аналитику по точкам продаж.

На примере кассовой программы СБИС расскажем, как происходит продажа товара или услуг через онлайн-кассу.

Открытие кассовой смены

Рабочий день начинается с того, что продавец на онлайн-кассе открывает смену и вносит разменный фонд. Отчет о том, что смена открыта на конкретном устройстве, поступает оператору фискальных данных.

Кассовая программа проверяет подключение онлайн-кассы и торгового оборудования. Например, сканера штрихкодов и денежного ящика. Если продаете алкоголь — подключение к ЕГАИС.

Кассовая программа СБИС проверяет подключение оборудования перед открытием смены

Если сегодня у торговой точки есть акции, например «товар дня», можно настроить ее условия прямо в кассовой программе. Если изменилась цена на товар — программа исправит ее в каталоге, чтобы в чеке не было ошибок.

Продажа товара

Кассир сканирует каждый товар или ищет его название в каталоге. Если товар маркированный — считывает код маркировки, если алкоголь — акцизную марку. Программа все проверит и по каждой операции сама отчитается в систему маркировки или ЕГАИС.

Программа напомнит отсканировать Data Matrix или акцизную марку

Если в магазине настроены программы лояльности, продавец в кассовой программе применяет скидку или списывает бонусы.

Когда товар пробит, кассир указывает способ оплаты. Если покупатель попросил отправить чек в электронном виде, продавец вводит его номер телефона или e-mail.

Отправка электронного чека в кассовой программе СБИС

Продавец выдает два чека: кассовый, где указаны наименования товаров, и банковский — подтверждение, что покупка оплачена. В 54-ФЗ прописан перечень обязательных реквизитов для кассового чека. Например, с 1 февраля 2021 года обязательно указывать номенклатуру товаров, услуг или работ, а также их количество. Мы рассказали, как соблюсти требования закона и не нарваться на штрафы.

Хочу узнать больше о кассовой программе СБИС

Фискальный накопитель

Это «память» устройства. Он хранит информацию обо всех пробитых чеках, шифрует и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Фискальный накопитель помещается внутрь онлайн-кассы.

В момент продажи информация о чеке записывается на фискальный накопитель. Он присваивает чеку уникальный код — фискальный признак (ФП). Далее накопитель отправляет данные в зашифрованном виде оператору фискальных данных (ОФД).

Где купить фискальный 

Его приобретают в любой компании, которая обслуживает онлайн-кассы. Например, фискальный накопитель можно купить в компании «Тензор». Наши модели включены в Реестр фискальных накопителей — это значит, что они соответствуют 54-ФЗ и подходят для безопасной работы.

Оператор фискальных данных

ОФД — это посредник между онлайн-кассой и налоговой. Оператор следит за тем, чтобы касса передавала чеки без перебоев, а информация в них была корректной. Выбрать ОФД нужно из списка на сайте налоговой.

ОФД получает данные о расчетах и фискальных документах от фискального накопителя, проверяет подлинность чека и направляет кассе подтверждение, что чек получен. Затем обрабатывает полученные данные, формирует отчеты и отправляет их в налоговую службу.

Схема отправки чеков в налоговую

Как выбрать ОФД

Главный критерий выбора — оператор фискальных данных должен быть аккредитован налоговой. Список ОФД, которые соответствуют требованиям, опубликован на сайте ФНС.

Один из наиболее популярных операторов — это СБИС ОФД от компании «Тензор». СБИС не только передает данные в налоговую, но и анализирует информацию с каждой онлайн-кассы: количество чеков за день, выручку, время открытия и закрытия смены. Данные о продажах доступны в режиме онлайн с ПК или смартфона.

Поможем выбрать фискальный накопитель и подключиться к ОФД

Что еще нужно для работы онлайн-кассы

Мало купить онлайн-кассу, фискальный накопитель и подключиться к ОФД. Нужно подготовить кассу для работы: зарегистрировать в налоговой, настроить, обучить персонал, подключить дополнительное оборудование.

Зарегистрировать в налоговой

Для регистрации онлайн-кассы заполните заявление в личном кабинете на сайте ФНС заполните заявление. ФНС в течение нескольких минут проверит его и присвоит онлайн-кассе регистрационный номер. Подробнее о регистрации кассы на сайте ФНС — мы рассказали в статье.

Еще быстрее зарегистрировать кассу через личный кабинет оператора фискальных данных поможет СБИС. Все, что касается касс организации, будет собрано в одной программе. Для регистрации не нужно посещать налоговую — достаточно иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если не хотите тратить на время на регистрацию, доверьте ее специалистам компании «Тензор».

Настроить кассу и обучить персонал

Если покупали онлайн-кассу в компании «Тензор», то специалисты занесут в нее каталог нужных товаров, настроят печать чеков по 54-ФЗ и их передачу в ОФД.

Кассиров обучат выполнять основные кассовые операции: открывать кассовую смену, оформлять продажу и возврат, закрывать смену, формировать чек коррекции, контролировать неотправленные в ОФД документы.

В любое время вам доступны бесплатные видеоуроки. В них описано, как работать с кассовой программой СБИС.

Онлайн-касса: что это такое, как работает и как выбрать?

В соответствии с законом №54-ФЗ большинство предпринимателей и компаний обязаны отправлять фискальные чеки в налоговую и покупателям. Для этого необходима онлайн-касса. В этой статье мы расскажем, что такое онлайн-касса, какую онлайн-кассу выбрать и как с ней работать.

Что такое онлайн-касса

Как видно из названия, онлайн-касса отличается от аппаратов старого образца подключением к интернету. Если в старых кассовых машинах данные записывались на электронную контрольную ленту (ЭКЛЗ), которая работала автономно, то теперь такие устройства уже не регистрируют. На смену ЭКЛЗ пришёл фискальный накопитель. По сути это чип, на котором в зашифрованном виде записываются и хранятся фискальные данные. Фискальные накопители различаются по сроку действия: для основной системы налогообложения, а также сезонной торговли, торговли подакцизными товарами и оказания услуг платёжного агента используются накопители на 13 и 15 месяцев. Для упрощённых налоговых режимов, а также организаций, оказывающих услуги, используют накопители сроком 36 месяцев.

Как работает онлайн-касса?

Чтобы понять, как пользоваться онлайн-кассой, мы рассмотрим процесс продажи и выдачи чека поэтапно.

1. Покупатель приобретает товар или услугу и платит за него наличными, картой или онлайн.
2. Данные для формирования чека вносятся в кассу — например, путём сканирования штрихкода или вручную кассиром. Сюда входит наименование товара или услуги, количество, цена, сумма, уплаченная покупателем. Информация о продавце уже есть в онлайн-кассе, поскольку её вносят при регистрации ККТ.
3. Касса формирует фискальный чек. Информация об операции передаётся в фискальный накопитель, который заверяет её. Уже заверенный чек распечатывается для покупателя.
4. Данные с ККТ передаются оператору фискальных данных, который в ответ сообщает о получении чека.
5. ОФД обрабатывает данные о продаже и передаёт их в налоговую.
6. Покупателю отправляют электронную версию чека — по желанию, если он уже получил бумажный чек, или в обязательном порядке при расчётах онлайн, когда бумажный чек не выдаётся.

За счёт фискального накопителя онлайн-касса автоматически формирует чеки после каждой операции. Через оператора фискальных данных (ОФД) они отправляются покупателям и в налоговую. Для этого предпринимателю нужно заключить договор с любым ОФД из реестра ФНС.

Если у вас нет проблем с доступом к интернету, отправка чеков происходит моментально. Поэтому налоговой уже не требуются регулярные проверки — их стоит ожидать только если чеки какое-то время не отправлялись. Кроме того предприниматели освобождаются от отчётности по кассовым операциям, потому что информация о них и так поступает в ФНС в реальном времени. В случае отсутствия подключения к сети фискальный накопитель работает в автономном режиме и передаёт все накопленные данные, как только доступ к интернету восстановится. Многие модели ККТ делают это автоматически.

Какие бывают онлайн-кассы?

Чтобы понять, какую лучше купить онлайн-кассу, разберём три основных типа ККТ: автономные, фискальные регистраторы и смарт-терминалы.

Автономные кнопочные кассы — одно из самых доступных решений. Минус: их необходимо подключать к компьютеру каждый раз, когда вы добавляете товары или обновляете программу. Микробизнесам и компаниям с небольшим количеством транзакций и ассортиментом товаров будет целесообразно выбрать онлайн-кассу такого типа — она обойдётся в скромную сумму от 6 до 20 тысяч рублей.

Фискальный регистратор тоже подключается к компьютеру, причём на постоянной основе. Сам регистратор имеет внутри фискальный накопитель и печатает чеки. Все остальные процессы происходят в управляющем планшете или ПК. Поскольку вам нужно два устройства вместо одного, такой комплект может стоить недёшево. Но если компьютер уже есть, а чеки вам обязательно нужно печатать, выберите онлайн-кассу этого типа.

Смарт-терминалы представляют собой планшеты или смартфоны, на которых уже установлена кассовая программа. В том же корпусе имеется фискальный накопитель, а нередко и принтер чеков. К смарт-терминалам можно подключать дополнительное оборудование — например, сканеры штрих-кодов. К ПК их подключать не нужно, программы на таких аппаратах обычно обновляются в автоматическом режиме, а добавить новый товар можно путём сканирования штрих-кода.

Как правило, в смарт-терминалах есть личный кабинет, возможность аналитики продаж, функции возврата и другие полезные фичи. Для удобства работы к фискальным регистраторам и смарт-терминалам обычно подключают товароучётную программу, которая позволяет анализировать продажи и отслеживать остатки товаров в автоматическом режиме. Бизнесы с большим ассортиментом продукции и оборотами нередко выбирают онлайн-кассу такого типа. Более того, формат «всё в одном» удобен для курьеров, таксистов и так далее.

Как выбрать онлайн-кассу?

Для начала ответьте на ряд вопросов применительно к вашему бизнесу.

1. Касса будет располагаться в одном месте или её нужно постоянно перемещать? От этого зависит выбор моделей с подключением к сети или без, массивных стационарных или лёгких мобильных касс, автономных или с подключением к ПК. Кассир супермаркета и курьер, доставляющий пиццу, будут использовать две разные модели.
2. Нужно ли вам часто добавлять товары в номенклатуру? Если да, подойдёт смарт-терминал, где для этого не требуется подключение к ПК.
3. Работаете ли вы с маркированным товаром? У ряда производителей для этого нужен дополнительный функционал.
4. Нужен ли вам товароучёт? Если ассортимент большой, выбирайте кассы, которые легко интегрируются с товароучётными программами.
5. Как вы будете принимать платежи? Для интернет-магазинов, которые принимают оплату только онлайн, достаточно ККТ, формирующей онлайн-чеки, печать не обязательна.
6. Нужно ли подключать дополнительное оборудование: сканер штрих-кодов, терминал для приёма карт, электронные весы и так далее.
7. Нужна ли вам интеграция с интернет-магазином или системой бухгалтерского учёта — у некоторых моделей касс она делается за несколько минут, у других её нет вообще.
8. Как работает техподдержка? Если у вас интернет-магазин, то вам будет актуальна возможность обратиться за помощью в любое время суток 7 дней в неделю.

Нужна ли онлайн-касса вашему бизнесу?

К 1 июля 2021 года закончатся все отсрочки и онлайн-кассы станут обязательны для подавляющего большинства предпринимателей. Однако, исключения всё же есть — они указаны во второй части закона 54-ФЗ:

Бизнесы, продающие мелкие изделия (например, жевательную резинку или игрушки) за монету через специальные автоматы.

Организации и ИП, которые:

продают журналы и газеты;

Кроме того, онлайн-кассы не должны применяться кредитными организациями, юридическими лицами при безналичных расчётах друг с другом, организациями, которые реализуют полномочия органов власти. В перечень исключений так же попадают компании и ИП, предоставляющие в аренду жильё и машиноместа, ТСЖ, религиозные организации, аптеки и библиотеки, самозанятые.

Полный перечень размещён в соответствующей статье закона.

Что будет, если не применять онлайн-кассу?

Если по закону вы должны пробивать чеки через онлайн-кассу, но игнорируете это требование, к вам применят санкции в соответствии со статьёй 14.5 КоАП.

За каждую транзакцию, не оформленную через ККТ, налагается штраф:

• на должностное лицо или ИП от 25 до 50% от суммы расчёта, но не меньше 10 тысяч рублей,
• на юрлицо от 25 до 100% от суммы расчёта и не меньше 30 тысяч.

Повторные нарушения ещё более опасны. Если сумма расчётов мимо ККТ превысит 1 млн. рублей, ИП или юрлицо вынуждено будет приостановить деятельность на 90 дней, а должностное лицо дисквалифицируют на 1–2 года.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу также попадают в перечень нарушений. Сюда относятся неверно указанные признаки расчёта или реквизиты, использование незарегистрированной кассы. Штраф для ИП или должностного лица составит 1,5 – 3 тысячи рублей, для юрлица — 5–10 тысяч.

Невыдача чека покупателю карается штрафом в 2 тысячи рублей для должностного лица и в 10 тысяч — для организации.

Как пользоваться онлайн-кассой?

Прежде чем начать работу вам предстоит:

1. Купить или арендовать саму ККТ.
2. Купить фискальный накопитель.
3. Заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу на его сайте.
4. Зарегистрировать фискальный накопитель в ФНС. Это можно сделать в личном кабинете на сайте налоговой. Вам нужно будет сформировать заявление на регистрацию в разделе Контрольно-кассовая техника, а затем подписать его квалифицированной электронной подписью, интегрированной с вашим личным кабинетом. После рассмотрения заявления налоговая пришлёт вам регистрационный номер кассы.
5. Настроить и активировать кассу. К любой ККТ прилагается инструкция, по которой вы вбиваете в аппарат регистрационный номер, полученный в налоговой. Затем формируете отчёт о регистрации.
6. Завершить регистрацию на сайте ФНС. В уже знакомом разделе личного кабинета нажмите кнопку «Завершить регистрацию», а затем введите фискальный признак из отчёта, который вы сформировали на предыдущем шаге. Итогом станет карточка онлайн-кассы, которую ФНС предоставит в течение нескольких дней. Как только вы её получите, можете спокойно работать с онлайн-кассой.

Многие производители и поставщики касс предлагают пакетные решения. Они возьмут на себя регистрацию кассы в налоговой, заключение договора с ОФД и другие организационные моменты. Например, комплексное решение «Облачная онлайн-касса под ключ» включает в себя даже выпуск электронной подписи. От вас потребуется только заполнить анкету — всё остальное сделает поставщик услуги.

Перейдём непосредственно к работе с онлайн-кассой. Её обычно поручают сотруднику, знающему кассовое ПО и несущему материальную ответственность (многие предприниматели при трудоустройстве таких работников заключают соответствующий договор). Все, кто работает с ККТ, должны ознакомиться с инструкцией и понимать, что нельзя вмешиваться в работу кассы, нарушать целостность её корпуса и так далее.

Рабочий день кассира начинается с открытия смены. Перед этим нужно проверить работспособность кассы и всего подключенного к ней оборудования, а также соединение с интернетом. Отчёт о начале смены будет отправлен в ОФД и далее в налоговую.

Чек обязательно должен быть сформирован при следующих операциях:

• продажа,
• внесение аванса или предоплаты,
• возврат,
• продажа в кредит или рассрочку,
• корректировки — если при первоначальном продаже неверно указаны сумма, наименование или другие признаки расчёта.

Этим операциям соответствуют 4 основных признака расчёта:

1. Приход — получение денег за продажу товара или услуги клиенту
2. Возврат прихода — если клиент, например, вернул товар ненадлежащего качества и получил уплаченную сумму обратно.
3. Расход — когда вы приобретаете что-то у клиентов. Скажем, принимаете товары на реализацию.
4. Возврат расхода — клиент возвращает себе переданный вам товар, а вам возмещает уплаченные деньги.

Если операцию провели без онлайн-кассы либо она по какой-то причине вышла из строя/отключилась от электропитания или интернета, применяются чеки коррекции. Там указывается один из двух признаков — приход (для недостачи) или расход (в случае обнаружения излишков). К такому чеку обычно прилагают пояснительную записку с указанием причин коррекции на случай налоговой проверки.

Не позднее, чем через 24 часа после открытия, кассовую смену необходимо закрыть. После этого формируется отчёт о закрытии смены и приходный кассовый ордер.

Резюме

В 2021 году большинство хозяйствующих субъектов должны формировать фискальные чеки с помощью онлайн-касс.

В отличие от ККТ старого образца онлайн-кассы подключены к интернету, в них есть фискальный накопитель, который шифрует фискальные данные и передаёт их через ОФД в налоговую. ФНС получает данные о расчётах в реальном времени, что сокращает количество налоговых проверок. Неиспользование ККТ или указание неверных реквизитов карается штрафами — как для должностных лиц, так и для организаций. Повторные нарушения чреваты приостановлением деятельности.

Выделяют три основных типа онлайн-касс:

• автономные кнопочные, которые ввиду дешевизны хороши для микробизнеса,
• фискальные регистраторы, которые подключаются к компьютеру или планшету, чтобы формировать и печатать чеки,
• смарт-терминалы, включающие в себя и компьютер с кассовым ПО, и фискальный регистратор и устройство для печати чеков.

Чтобы начать формировать фискальные чеки в соответствии с 54-ФЗ, нужна сама онлайн-касса, фискальный накопитель и договор с ОФД. Для заключения такого договора, а также для регистрации ККТ в налоговой вам потребуется квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет времени самостоятельно проходить все этапы подключения, можно воспользоваться одним из комплексных решений.

Для работы с онлайн-кассой требуется сотрудник, знакомый с кассовым ПО и инструкцией по эксплуатации конкретной ККТ. Работа начинается с открытия кассовой смены и заканчивается её закрытием с составлением приходного кассового ордера.