Если кассовый аппарат в ремонте как работать

Сломалась касса: что делать

Продолжать обслуживание клиентов, если сломалась касса, запрещено. В случае необходимости проведения серьёзного ремонта можно взять ККТ напрокат. Наиболее выгодные варианты – подключить сервисное абонентское обслуживание либо заранее приобрести резервную кассу.

Содержание:

Наиболее частые виды поломок

Чаще всего предприниматели сталкиваются со следующими неприятностями:

Невозможна передача чеков в ОФД. Если в течение 30 дней чеки не отправляются, то касса блокируется.
Не происходит печать чеков.
Смена на ККТ не открывается или не закрывается.
Некорректно указаны дата и время.
ПО не видит кассу.
Закончилась чековая лента во время печати фискального документа.
Тип платежа указан неверно.
Не получается установить интернет-соединение.
Техническая поломка комплектующих деталей.

Возможно ли продолжать работать без кассы?

Закон запрещает осуществлять продажи без применения ККТ и выдачи чека. Сломанный кассовый аппарат также не должен применяться. Не рекомендуется устранять неисправность своими силами. На предпринимателя в этом случае возлагается обязанность прекратить проведение операций на время и безотлагательно связаться с сервисным центром производителя аппарата по телефону или через официальный сайт. Возможно, специалисты оперативно устранят неполадки дистанционно, и коммерсант не понесёт убытки.

Если неполадка – серьёзная

Когда неисправность требует проведения ремонта, то поступить можно следующим образом:

Арендовать ККТ, пока сломанный находится в ремонте. Арендованное устройство может быть возвращено в любой момент, возмещается лишь стоимость фискального накопителя. Предпринимателям предлагаются варианты с уже активированной, настроенной и подключённой ККТ. Когда и арендованный аппарат станет неисправным, то его заменят безо всяких доплат и промедлений.
Самые предусмотрительные коммерсанты заранее покупают вторую кассу на подмену, если вдруг первая даст сбой. В этом случае работа будет продолжаться без перерывов, вследствие чего никакие убытки не страшны. В то же время затраты на второй аппарат окупятся.
При заключении договора с сервисным центром на абонентское обслуживание с условием замены кассы в случае форс-мажора сыграет на руку продавцу, так как замена сломанной кассы на новую проводится безотлагательно.

Будут ли проблемы с налоговой, если не получается быстро заменить кассовый аппарат

Для этого потребуется:

Как только сбой был обнаружен, при поддержке специалиста сервисного центра из памяти фискального накопителя извлечь информацию о платежах, в том числе о том, какие данные были переданы оператору фискальных данных (ОФД), а какие вследствие сбоя — нет. На основании этих сведений в налоговую направляется разъяснительное письмо вместе с неотправленными данными.
Сразу после остановки операций по ККТ, составляется и направляется в налоговую службу письмо с разъяснениями причины остановки. В этом случае фискальный орган не заподозрит коммерсанта в попытке утаить прибыль.
Штраф грозит в том случае, если расчёты с клиентами и покупателями проводятся без применения кассового аппарата. Размер санкций напрямую зависит от суммы неучтенного дохода.
Некоторые предприниматели при необходимости ремонта ККТ продолжают работу путём отражения проводимых операций вручную на типографских бланках строгой отчетности; после устрашения неполадок выводится чек коррекции. Однако не рекомендуется прибегать к этому варианту, ведь есть вероятность того, что во время работы без кассы к продавцу нагрянет налоговый инспектор. Тогда штрафа не избежать. Исключение – если приостановка работы приведёт к существенным негативным социально-экономическим последствиям. Однако эти обстоятельства придётся доказывать, поэтому лучше не рисковать. Намного дешевле обойдётся приобретение резервного оборудование на случай форс-мажора. Аренда устройства позволит предотвратить многих проблем и волнений.

Сколько стоит ремонт кассы

Стоимость устранения неполадок зависит от серьёзности поломки, а также от цены деталей, которые придётся устанавливать. В случае заключения договора поставки кассового устройства с условием о сервисном обслуживании, оплатить нужно будет лишь стоимость комплектующих, требующих замены. В ином случае, когда сервисное обслуживание не включено в договор, затраты будут существенно больше.

Так, возместить потребуется не только поломанные детали, но и работу специалиста. Это выезд на место (не менее 2 000 рублей), диагностика оборудования (не менее 800 рублей), настройка интернет-соединения (не менее 800 рублей). В таком случае ремонт кассового аппарата влетит в копеечку. Так, замена испорченного дисплея составляет примерно 70% от стоимости ККТ. В некоторых сервисных службах действуют почасовые тарифы на услуги (около 1500 рублей в час). В этом случае цена починки станет для коммерсанта неприятным сюрпризом.

Во избежание подобных затрат на ремонт онлайн-касс, рекомендуется брать кассу напрокат либо заключать договор на сервисное абонентское обслуживание аппарата.

Что делать, если сломалась онлайн-касса?

Ваша онлайн-касса не включается или перестала печатать чеки? Даже самая современная и дорогая модель кассы способна внезапно выйти из строя. Конечно, если обращаться с аппаратом очень бережно, вероятность такого происшествия минимальна. Но сложная техника способна среагировать даже на несколько капель пролитой жидкости или короткое замыкание в электросети. Вероятен также сбой в программе или выход из строя какого-то отдельного элемента устройства.

Что же делать, если кассовый аппарат не работает? Постараемся дать ответ на этот и другие частые вопросы предпринимателей, связанные с некорректной работой кассы.

Можно ли некоторое время работать без кассы?

Использовать аппарат с неисправностью нельзя. Согласно закону, предприниматель не имеет права вести торговлю и обслуживать покупателей без чеков и кассовых операций. Также нельзя работать на аппарате, работающем с ошибками. А если всё же продолжить торговать, можно получить неприятное наказание в виде штрафа. А самое неприятное, что штраф может составить до 50 % от суммы, вырученной за время отсутствия кассы. Получается, если произошла поломка онлайн-кассы, нужно срочно остановить работу и вызвать специалиста по ремонту. Неисправность аппарата может быть не только физической, но и программной. При программных сбоях отмечаются следующие симптомы:

данные не пересылаются ОФД;
не печатаются чеки;
аппарат не позволяет открыть или закончить смену;
указывает неправильный тип платежа;
указывает неверное время;
не подключается к интернету и т. д.

Самостоятельно устранять такие поломки не следует. Мастера сервисного центра быстро отремонтируют устройство, и вам не придётся нести убытки из-за простоев.

Что делать в случае серьёзной поломки?

Если поломку нельзя устранить быстро и на ремонт может потребоваться несколько дней, возможны следующие варианты развития событий. Рассмотрим каждый из них.

Касса в аренду

Поскольку работать без кассы нельзя и аппарат на рабочем месте необходим, можно взять рабочую онлайн-кассу в аренду на некоторое время. Как правило, воспользовавшись такой услугой, вернуть взятую в аренду кассу вы сможете в любое удобное время, возместив лишь стоимость её накопителя. Если онлайн-касса не работает месяц и более, это отличный вариант дождаться окончания её ремонта. Чтобы не тратиться отдельно на подключение, а также последующую настройку кассы, можно заказать услугу, в которую уже включены все эти процедуры. Специалисты привезут и сами подключат аппарат, полностью подготовив его к работе. «Всё включено» также обойдётся недорого и позволит вам не приостанавливать деятельность. Если же по каким-либо причинам арендованная касса тоже даст сбой, предоставившая её организация заменит аппарат на новый без всяких проблем и доплат.

Подменная касса

Другой вариант заключается в том, чтобы подумать о быстром решении возможной проблемы заранее. Для этого нужно приобрести и зарегистрировать в налоговой службе запасную кассу. То есть в вашем распоряжении всегда будет находиться запасное устройство, которым тут же можно заменить сломанный аппарат и не нести убытки. Многие предприниматели предпочитают именно покупку резервного оборудования.

Замена по договору

И третий вариант — это заключение договора с сервисом на обслуживание вашей кассы с пунктом о её быстрой замене в случае поломки. Как действовать, если сломалась онлайн-касса в этом случае? Сразу же позвонить в сервис, и в кратчайшее время вам привезут новую кассу на замену.

Можно ли избежать наказания от налоговой службы, если сломана касса?

Если нет возможности быстро отремонтировать или заменить аппарат на новый, избежать проблем вряд ли получится. Как минимум вы понесёте убытки из-за простоя в торговле. Штрафа же от налоговой можно попробовать избежать. Что для этого нужно сделать?

Сразу после того, как онлайн-касса перестала работать, нужно пригласить специалиста сервиса и извлечь из памяти фискального накопителя все платёжные данные. Необходимы все данные: те, которые уже были переданы ОФД, и те, которые не передавались после поломки. Эти сведения нужно отправить налоговым инспекторам вместе с объяснительным письмом. В письме рассказать о проблеме и о том, что вы уже занимаетесь её решением. Это нужно сделать незамедлительно, как только обнаружилась неисправность аппарата. Тогда у налоговой службы не будет повода подозревать вашу компанию в попытке скрыть выручку.

Совет для тех, чья деятельность связана со сферой услуг. Работая на неисправном аппарате или без выдачи чеков клиентам, вы рискуете получить солидный штраф. Если остановить торговлю вы не имеете возможности, можно фиксировать платёжные операции вручную. То есть продолжаете торговать, а чеки выписываете покупателям на бланках строгой отчетности. Когда ваша касса вернётся из ремонта, первым делом нужно будет выпустить чек коррекции. Этот совет позволит вам избежать штрафов только в том случае, если инспектор не придёт к вам с проверкой в тот период времени, пока касса будет на ремонте. Внезапно пришедший проверяющий непременно уличит вас в работе без кассы и выпишет штраф.

Но даже из этого положения есть выход. Можно попробовать доказать инспектору, что приостановка торговли из-за отказа кассы привела бы к целому ряду негативных последствий. Хотя намного безопаснее и экономичнее будет приобрести запасное оборудование или всё-таки взять кассу в аренду. Следует напомнить, что за осуществление расчётов с покупателями без применения онлайн-кассы либо с использованием неисправного устройства размер возможного штрафа будет зависеть от количества денег, заработанных без проведения по кассе. Например, юридическое лицо может быть наказано на сумму, равную полному объёму выручки, но не меньше 30 тысяч рублей. Должностное лицо (продавец, кассир) будет наказано на сумму, равную половине всей выручки (от 10 тысяч рублей). За применение кассовой техники, которая не отвечает нормам, прописанным в законах, будет наложен штраф размером до 10 тысяч (для юридического лица) и до 3 тысяч (для лица должностного).

Если онлайн-касса перестала работать из-за отключения в здании электричества, это допустимая форс-мажорная ситуация, независящая от бизнесменов. В этом случае налоговики не потребуют объяснений от собственников торговых точек. Если же отключение произошло не во всём здании, а только в помещении, занимаемом одной организацией, инспекторы могут заподозрить её в попытке скрыть доходы. Поэтому нужно быстрее обратиться в налоговую для дачи объяснений.

Во сколько обойдётся ремонт онлайн-кассы?

Стоимость услуг по ремонту зависит от того, насколько серьёзна поломка. Также на цену повлияет покупка комплектующих, если какие-либо элементы аппарата подлежат замене. Если же у вас заключён договор на сервисное обслуживание, то заплатить нужно будет только за требующие замены детали. Тем, кто не заключал договор с сервисным центром, нужно быть готовыми к немалым тратам. Ведь придётся заплатить не только за вышедшие из строя элементы, но и за выезд мастера на ваш адрес, за диагностику оборудования, ремонт и последующую настройку. Бывает, что замена какой-либо детали обходится в половину стоимости самого аппарата. А в случае выхода из строя дисплея придётся заплатить до 70 % от стоимости всего устройства.

Что же касается услуг специализированных фирм по ремонту кассовой техники, то вызов мастера может обойтись в 1500—2000 тысячи рублей. Некоторые мастера требуют почасовую оплату. Тогда цена на ремонт для заказчика становится непредсказуемой. Иногда, в случае серьёзной поломки, требующей много времени на ремонт, мастер может запросить за услугу несколько тысяч рублей, если провозится с аппаратом весь рабочий день. Поэтому многие эксперты советуют заранее подключать абонентское сервисное обслуживание устройства или брать кассу напрокат.

Очень важно помнить, что ответственность за бесперебойность функций ККТ несёт её владелец. А значит, он обязан обеспечить все необходимые условия для её нормальной работы. Желательно выбирать для бизнеса аппарат с хорошим аккумулятором, чтобы никакие перебои с электричеством не помешали торговле. Также рекомендуется заключить договор с надёжными поставщиками услуг интернета и вовремя обновлять прошивку.

Что делать при поломке КСА

При обнаружении неисправности кассового суммирующего аппарата (далее — КСА) кассир должен:

1) прекратить прием денежных средств с использованием данного КСА;

2) оформить окончание работы на КСА. Для этого необходимо вывести суточный (сменный) отчет (Z-отчет).

При невозможности снятия Z-отчета необходимо составить акт о неисправности КСА, указать в нем сумму денег, принятую с использованием КСА за данный рабочий день (смену) до обнаружения неисправности (п. 9 Положения N 924/16).

3) предпринять действия в соответствии с порядком, разработанным в организации, ИП для ситуации поломки КСА: к примеру, вызвать работника центра технического обслуживания и ремонта кассового оборудования (далее — ЦТО), с которым заключен договор на обслуживание КСА (если такая услуга предусмотрена этим договором), известить о поломке руководителя или специалиста, ответственного в организации за работу КСА, и т.д.;

В период ремонта неисправного и отсутствия подменного КСА разрешается принимать наличные деньги без КСА. В данном случает при продаже непродовольственных товаров, стоимость единицы которых составляет или превышает одну базовую величину, на каждый факт приема наличных денег продавец должен оформить покупателю документ с определенной степенью защиты, информация об изготовлении и реализации бланка которого включена в электронный банк данных бланков документов и документов с определенной степенью защиты и печатной продукции (далее — документ с определенной степенью защиты) (подп. 35.1 п. 35, п. 37 и 38 Положения N 924/16).

Таким документом является квитанция о приеме наличных денежных средств (Перечень N 912).

При продаже остальных товаров, в том числе непродовольственных товаров, цена единицы которых менее одной базовой величины, а также при выполнении работ, оказании услуг необходимо оформлять ПКО на общую сумму выручки за рабочий день (смену) или иной самостоятельно установленный организацией период, но не реже одного раза в семь дней (п. 38 Положения N 924/16).

Что делать, если онлайн-касса сломалась?

Онлайн-касса — это сложное электронное устройство, которое в какой-то момент может выйти из строя. Разумеется, при бережном отношении и соблюдении инструкции вероятность поломки терминала минимальна, но в жизни бывает всякое. К неприятной ситуации может привести множество разных причин — от случайно пролитой на устройство чашки кофе до пожара или замыкания. Маловероятен, но все же возможен и сбой в работе железа или программного обеспечения, в результате которого касса начинает «чудить»: не включается, печатает некорректные чеки и т.д. От неожиданностей не застрахован никто.

На интернет-форумах предприниматели время от времени задаются вопросом о том, что делать, если онлайн-касса вышла из строя. Попытаемся дать исчерпывающий ответ на него и другие вопросы пользователей, связанные с поломкой кассы. Статья будет полезна не только тем, кто столкнулся с такой проблемой, но и всем бизнесменам, ведь кто предупрежден, тот вооружен.

Итак, начнем с главного.

1. Могу ли я продолжить работу без кассы?

По закону вы не имеете права получать от клиентов и покупателей деньги без проведения операции через кассу и выдачи чека. Использовать неисправную онлайн-кассу тоже нельзя. Не стоит пытаться устранить поломку самостоятельно. Вы должны временно остановить работу и незамедлительно обратиться в сервисный центр производителя устройства через его сайт или по телефону. Не исключено, что специалисты смогут быстро устранить неисправность прямо на месте, и вы не понесете убытков.

2. А что, если поломка серьезная?

Если поломка серьезная и на ее устранение требуется время, то возможны разные варианты:

На время, пока ваша онлайн-касса в ремонте, можно взять новую в аренду. Вернуть арендованную кассу можно в любой момент, возместив только стоимость фискального накопителя. Чтобы снова не тратить время на активацию кассы, ее настройку и подключение, можно взять вариант, где все включено. То есть вы получите кассу, практически полностью готовую к работе. Это не очень дорого, например, у МТС Кассы стоимость тарифа с активацией и полным сервисным обслуживанием начинается от 2300 рублей в месяц. Если же и арендованная касса даст сбой — ее без проблем заменят на новую без лишних доплат и проволочек.

— Если вы заранее позаботились о том, чтобы купить и зарегистрировать в налоговой подменную кассу на случай поломки — похвалите себя за предусмотрительность и смело используйте запасное устройство. Вам не придется прекращать работу и нести убытки из-за форс-мажора. Вы не зря потратили деньги на приобретение резервного оборудования.

— Также если вы заблаговременно заключили контракт с сервисным центром на сервисное абонентское обслуживание с опцией экстренной замены кассы — вас тоже можно поздравить. На время ремонта вам будет выдана новая касса.

3. А если касса не в аренде, и запасного оборудования нет, то налоговая меня накажет?

Если оперативно заменить кассу возможности нет, то обойтись без проблем не получится. Так вы почти наверняка понесете убытки из-за вынужденного простоя. Но штрафа от налоговой можно и избежать. Вот о чем надо помнить:

— Сразу после обнаружения неисправности необходимо с помощью специалиста сервисной службы извлечь из памяти фискального накопителя данные о платежах, в том числе информацию о том, какие данные были переданы оператору фискальных данных (ОФД), а какие — из-за поломки — нет. Это нужно, чтобы впоследствии направить в налоговую непереданные данные вместе с разъяснительным письмом.

— Как только вы остановили операции по вышедшей из строя кассе, составьте и направьте в налоговую письмо с разъяснениями причины остановки. Тогда у налоговой не будет причин подозревать вас в попытке скрывать выручку.

— Осуществляя расчеты с покупателями и клиентами без использования онлайн-кассы, либо применяя неисправное устройство, вы рискуете нарваться на солидный штраф. Его размер будет зависеть от суммы выручки, полученной «мимо кассы». К примеру, за неприменение онлайн-кассы юрлицо накажут на сумму до полного объема такой выручки, но не менее 30 тысяч рублей, а должностное лицо — на сумму до половины выручки, но не менее десяти тысяч. За использование устройства, не соответствующего требованиям закона (в том числе неисправного) предусмотрен штраф до десяти тысяч на юридическое лицо, и до трех тысяч на должностное.

— Владельцам касс иногда советуют в случае серьезной поломки кассы не останавливать работу, фиксировать операции вручную, выдавая клиентам чеки на типографских бланках строгой отчетности, а после завершения ремонта сформировать чек коррекции. Это не самый лучший совет, поскольку если во время ремонта кассы к вам вдруг нагрянет проверяющий и уличит вас в работе без кассы, то почти наверняка придется заплатить штраф. Исключения из этого правила есть (придется доказать, что прекращение торговли привело бы к серьезным негативным социально-экономическим последствиям), но в абсолютном большинстве случаев не стоит так рисковать. Гораздо дешевле и безопаснее заранее позаботиться о резервном оборудовании на случай поломки. Также использование арендованной кассы избавит вас от многих хлопот.

4. Во сколько мне обойдется ремонт кассы?

Стоимость ремонта кассы будет зависеть от того, насколько серьезна поломка, а также от стоимости комплектующих, которые придется заменить. Если ваш договор поставки кассового оборудования содержит пункт о сервисном обслуживании, то оплатить придется только стоимость деталей, требующих замены. А вот если сервисное обслуживание не предусмотрено — будьте готовы раскошелиться: оплатить придется не только изношенные детали, но и каждое действие специалиста — от выезда на место (от 2 000 рублей) и диагностики оборудования (от 800 рублей) до настройки интернет-соединения (от 800 рублей). Ремонт кассы — это дорогое удовольствие. К примеру, замена испорченного дисплея обойдется в 70% от стоимости самого устройства. Некоторые специалисты устанавливают почасовой тариф на свои услуги (примерно 1500 рублей/час), и тогда стоимость ремонта для предпринимателя становится непредсказуемой, известен случай, когда поломка кассы оказалась настолько сложной, что ремонт обошелся владельцу в 12 тысяч рублей.

Чтобы избежать таких трат на ремонт онлайн-касс, эксперты рекомендуют либо подключить сервисное абонентское обслуживание устройства, либо взять кассу напрокат.

«Арендный вариант хорош тем, что предприниматель никогда не столкнется тратами на ремонт — даже на покупку сломанных деталей, — рассказал Роман Арифуллин, директор по проектам малого и среднего бизнеса МТС, — По сути в месяц он платит примерно столько же, сколько обычные предприниматели платят за сервисное абонентское обслуживание своей онлайн-кассы. При этом он экономит на покупке самого онлайн-устройства. У нас стоимость аренды начинается от 1700 рублей, в то время как в среднем по рынку цена абонентского сервисного обслуживания составляет 1500 рублей. Выходит, что касса напрокат даже выгоднее, ведь арендатору предоставляется доступ к товароучетной системе. Для всех остальных он стоит 500 рублей в месяц. Кроме того, владелец арендой модели полностью свободен в своем выборе. В любой момент он может взять другую модель кассы или вовсе сдать ее обратно и попробовать услуги другого бренда».