Как оформить сотрудников которые едут на конференцию

Учет расходов на конференции

Компании часто проводят профессиональные конференции, на которых делятся опытом, обсуждают стратегическое развитие, открытие новых направлений. Такие мероприятия преследуют сразу несколько целей: обучить персонал, обменяться мнениями, сплотить команду. Елизавета Сейтбекова, управляющая ООО «Корн-Аудит», рассказала «Расчету», как признать траты на такое мероприятие.

Вопрос признания расходов на конференцию во многом зависит от того, каким образом компания организует мероприятия, какие договоры она заключает, какая смета расходов у нее запланирована. Конечно, проще признать траты, если заключить договор со специализированной организацией. Вместе с тем, если проводить данное мероприятие самостоятельно, то можно сэкономить. Однако в последнем случае есть шанс возникновения рисков признания расходов. Рассмотрим оба варианта и решим, какой подходит лучше.

Вариант 1: заключение договора со сторонней компанией

Если компания хочет провести конференцию на должном уровне, при этом не тратить силы и время на ее организацию, можно пригласить специализированную компанию, которая организует мероприятие.

Сегодня на рынке существует множество фирм, предлагающих такие услуги. Они имеют в собственности или в аренде залы, оборудование, а также предоставляют дополнительные услуги: встреча гостей в аэропорту, предоставление переводчиков, ведущих мероприятия, организуют питание. Также такие компании приглашают на конференции преподавателей, консультантов, экспертов, которые могут обучить сотрудников новым дисциплинам и навыкам.

Важно правильно выбрать фирму, организующую конференции. Она должна иметь опыт проведения подобных мероприятий, помещения и оборудование, соответствующие требованиям заказчика. Для того, чтобы выбрать компанию, которая предлагает наилучшие условия, целесообразно провести конкурс.

После того, как вы нашли организатора, нужно заключить с ним контракт. Чаще всего это договор оказания услуг. По такому соглашению исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги, а последний обязуется оплатить их (ст. 779 ГК РФ).

Существенными будут условия, определяющие конкретный вид оказываемой услуги (п. 1 ст. 779 ГК РФ), и цена.

Обратите внимание, виды предлагаемых услуг могут различаться. Тогда отличаться будут и отчетные документы. Если речь идет о консультационных услугах, подтверждающим документом будет акт приемки-передачи с выделением видов оказываемых услуг. Вместе с тем, в постановлении ФАС Московского округа от 10 октября 2011 года по делу № А40- 30370/10-127-132 суд указал, что отсутствие в актах оказания услуг информации о конкретных консультациях и рекомендациях налогоплательщику не является обстоятельством, исключающим его право учесть затраты на оплату консультационных услуг.

Если проводить корпоративное мероприятие самостоятельно, то можно сэкономить. Однако в последнем случае есть шанс возникновения рисков признания расходов.

Предметом договора могут быть образовательные услуги, если проведение конференции сопряжено с обучением сотрудников. В этом случае в соглашении нужно указать: условия, определяющие конкретный вид образовательной услуги, то есть то, чему обучают сотрудника, и стоимость. Необходимо документально подтвердить, что обучение проводится в интересах фирмы, то есть подобные затраты экономически оправданы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Кроме того, в соответствии с законодательством об образовании подобные услуги являются лицензируемыми, то есть необходимо запросить у проводящей мероприятие компании копию разрешительного документа.

Бумагами, подтверждающими, что сотрудники прошли курс обучения, будут дипломы (свидетельства, аттестаты), сертификаты и удостоверения, выданные образовательным учреждением, или другие документы (договор, акт об оказании услуг и т. д.) с указанием программы обучения.

Если компания заключает договор оказания консультационных услуг, то такие расходы признаются на основании подпунктов 14 и 15 пункта 1 статьи 264, пункта 1 статьи 252 НК РФ. Обязательным условием для признания этих трат является документальное подтверждение оказания услуги.

Если компания заключает договор на обучение, то стоимость признается в расходах на дату подписания акта или получения иного документа, подтверждающего, что работник окончил образование либо завершил его этап (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Стоимость любого обучения не облагается НДФЛ, если оно проводится российской организацией, имеющей лицензию на такую деятельность, или иностранной организацией с соответствующим статусом (п. 21 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина от 11.11.2013 г. № 03-04-06/48063, от 22.04.2010 г. № 03-03-06/1/291 (п. 2), от 15.10.2007 г. № 03-04-06- 01/357). Имейте в виду, такие услуги не облагаются страховыми взносами.

Вариант 2: сам себе организатор

Если компания хочет сэкономить и провести конференцию самостоятельно, то необходимо будет самим искать помещение, заключать договоры на банкетное обслуживание и многое другое. Поскольку траты на мероприятие могут значительно различаться, то необходимо придерживаться следующего алгоритма действий.

Для начала нужно составить смету расходов. Для того, чтобы понять, какие затраты придется понести, необходимо, прежде всего, рассчитать траты и утвердить приказом руководителя. Среди различных видов расходов можно выделить следующие: на размещение информации о проведении конференции в СМИ; на рекламу мероприятия; на рассылку приглашений, брошюр или каталогов рекламного характера; на обеспечение приглашенных раздаточным материалом; на аренду зала, аудио- и видеооборудование; на оплату услуг лекторов, их проезда к месту проведения семинара и обратно, а также на проживание в гостинице и на оплату услуг переводчика. Помимо этого, фирме нужно быть готовой и к другим расходам. Например, затратам на: изготовление сувенирной продукции для участников семинара; приобретение расходных материалов, проектора, флипчарта; организацию кофе-паузы, обедов или фуршетов; расходы на проезд сотрудников, гостиницу.

Смета будет больше или меньше в зависимости от того, имеется ли в компании помещение, в котором можно провести подобное мероприятие, или же необходимо его арендовать.

Еще одной особенностью в случае самостоятельной организации мероприятия будет нормируемый характер траты. Представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих в размере, не превышающем 4 процента от трат фирмы на оплату труда за этот налоговый период.

После этого можно заключить договоры с компаниями, которые предоставляют все эти услуги. При самостоятельной организации фирме придется заключить несколько контрактов. Так, если компания проводит рекламу, то необходимо заключить договор оказания рекламных услуг.

Информирование должно быть обращено неограниченному числу лиц. А подтверждающим документом будет акт приемки-передачи.

При аренде зала будет также заключен соответствующий договор. Единственным существенным условием такого соглашения, вытекающим из закона, является условие о предмете аренды. Согласно пункту 3 статьи 607 ГК, в контракте должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче компании в качестве объекта аренды. При их отсутствии условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается несогласованным, а само соглашение – незаключенным.

Если говорить об изготовлении сувенирной продукции, обеспечении участников раздаточным материалом, то фирме-заказчику нужно подписать соглашение подряда с компанией-исполнителем. Основным условием, которое необходимо согласовать сторонам в договоре подряда, является его предмет. Это – существенное условие (п. 1 ст. 432 ГК РФ). В соответствии с пунктом 1 статьи 702, пунктом 1 статьи 703, статьей 726 ГК РФ предметом договора подряда признается работа и ее результат. Начальный и конечный сроки также признаются судами существенными условиями исходя из положений пункта 1 статьи 708 ГК РФ. Стороны могут установить в контракте следующие формы расчетов: денежными средствами или с помощью встречных договоров (поставка, подряд, возмездное оказание услуг, аренда). Приемка-передача будут осуществляться по соответствующему акту.

При организации конференции какие-то товары (например, бумагу, ручки, флипчарт, проектор) компании необходимо будет приобрести, и тогда нужно заключить договор купли-продажи.

Необходимым условием контракта будет наименование, количество товара и его цена.

Теперь перейдем к признанию расходов. С ними при самостоятельной организации мероприятия не все так просто, как в первом случае.

Признание расходов

Компании, которые организуют мероприятия самостоятельно, признают расходы различными способами. Первый вариант – признать все траты в качестве представительских.

Правомерность такого подхода подтверждена в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 15 октября 2007 года № Ф08-6877/2007- 2552А по делу № А63-2652/2007-С4. Суд тогда указал, что расходы на проведение конференций, совещаний, приемов, годового общего собрания акционеров являются представительскими.

Однако нужно помнить, что перечень подобных трат ограничен. К представительским относятся: расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах; транспортное обеспечение доставки деловых партнеров к месту проведения мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно; буфетное обслуживание; оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Еще одной особенностью в данном случае будет нормируемый характер расходов. Представительские траты в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от трат фирмы на оплату труда за этот налоговый период.

Второй вариант – признание каждого вида затрат отдельно. Так, расходы на аренду конференц-зала относятся к представительским и учитываются в составе прочих (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Часть расходов можно признать тратами на рекламу. К ним относятся в том числе издержки на: участие в выставках, ярмарках, экспозициях; оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов; изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации и другие (п. 4 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 09.08.2013 г. № 03-03-06/1/32239).

Если проведение конференции связано с доставкой работников из других регионов, то у компании возникнут командировочные расходы. Напомню, что в соответствии со статьей 166 ТК командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения поручения вне места постоянной работы. При направлении специалиста фирмы обязана возместить ему (ст. 168 ТК РФ): расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные затраты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные траты, произведенные сотрудником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно пункту 1 статьи 264 НК РФ, затраты на эту поездку признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. Признание отдельных видов расходов позволит избежать превышения норм по представительским расходам компании.

Елизавета Сейтбекова, для журнала «Расчет»

Неудобно читать с монитора?

Обо всем полезном для работы бухгалтера читайте в профессиональной бухгалтерской прессе! Выбрать журнал >>

Права в командировке

В командировке можно не тратиться на еду, жилье и поездки по городу. Все оплатит работодатель.

Работа в командировке — такая же, как и любая другая. За нее получают деньги и пенсионный стаж. Если сотрудник заболеет, ему дадут пособие. Если он будет работать в выходной, оплатят по двойному тарифу или дадут отгул.

Когда командировка зарубежная, суточных платят больше, а еще можно за счет работодателя оформить загранпаспорт и визу.

Сохраните таблицу со списком прав и ссылками на законы, чтобы было что почитать в пути или перед выездом.

О чем расскажем

Никуда не ехать без оформления по трудовому договору

Как это работает. В командировку могут уехать только те сотрудники, что работают официально. Если трудового договора нет, можно никуда не ехать. Так как нет трудовых отношений, нет и обязанности следовать приказам работодателя.

Бывает, что фирма нанимает людей, которые делают для нее что-то по гражданско-правовому договору. Их тоже нельзя направить в командировку. По такому договору нельзя требовать от исполнителя работать не там, где удобно, а по месту командировки.

Например, если компания нанимает переводчика по договору авторского заказа, она не может заставить его поехать с директором фирмы на бизнес-встречу, где говорят по-китайски . Конечно, они могут заключить для этого отдельный договор, но к служебным командировкам это относиться не будет, и переводчик имеет право отказаться.

Дистанционных работников могут отправить в командировку. Они работают по трудовому договору, просто удаленно. Когда дистанционного работника нужно отправить в другой город, ему оформляют командировку. Например, работник живет в Саратове, а ему нужно съездить в головной офис в Москву. Или он едет на конференцию по работе в Санкт-Петербург. Билеты, жилье и питание оплатит работодатель. Деньги можно перевести на карту, а документы для расчетов — переслать по почте. Минтруд подтверждает, что такая поездка действительно считается командировкой.

Аналогично в командировку можно отправить надомников: они выполняют свою работу по месту жительства. Если нужно, чтобы надомные работники съездили за материалами в другой город, им оформляют командировку в общем порядке.

См. также:

Отказаться от командировки

Как это работает. Даже если человек оформлен по трудовому договору, не всегда приказ работодателя — основание собирать вещи и ехать в другой город. В трудовом кодексе есть несколько оснований, когда от командировки можно отказаться без последствий. Их можно разделить на две большие группы. Одних работников вообще нельзя отправлять в командировки, даже если им самим очень хочется. Других можно отправить только с их согласия, а если согласия нет — заставить невозможно, наказать за отказ тоже нельзя.

Нельзя отправить в командировку ни под каким предлогом:

1. Беременную женщину.
2. Несовершеннолетнего, если только это не работник творческой профессии или спортсмен — они постоянно ездят на гастроли и соревнования.
3. Инвалида, если во время командировки не получится создать условия труда, подходящие ему по здоровью.
4. Работника, который проходит обучение в организации, если поездка не связана с этим обучением.
5. Работника, который находится на больничном.

Нельзя отправить в командировку без согласия самого работника:

1. Женщину, у которой есть ребенок младше 3 лет.
2. Одинокого родителя или опекуна, у которого есть ребенок младше 5 лет.
3. Работника, который заботится о больном члене семьи, в том числе ребенке-инвалиде.
4. Работника, который зарегистрировался кандидатом на выборах во время этих выборов.
5. Работника, который находится в отпуске или уходит в отпуск в то время, когда запланирована командировка.

Еще можно отказаться ехать в командировку, если работодатель не выполнил свои обязанности по ее оформлению:

• не оформил приказ;
• отправил в командировку, которая никак не связана с работой;
• не выплатил суточные перед поездкой.

Если работник откажется от командировки в указанных случаях, ему ничего не будет. Он не должен получить никаких выговоров и предупреждений. А если такое все же случится — имеет полное право обратиться в трудинспекцию и в суд, чтобы защитить свои права и получить компенсации.

См. также:

Вернуться из командировки раньше

Как это работает. Когда сотрудника отправляют в командировку, в приказе пишут, с какого и по какое число он туда едет. Но этот срок — планируемый. Не всегда срок в приказе совпадает с тем, сколько реально надо пробыть в другом городе. Если задачу, ради которой человек уехал в командировку, удалось решить быстрее, он может вернуться раньше. Фактический срок командировки определяют не по приказу, а по проездным документам.

Например, сотрудник мог уехать на деловую встречу, чтобы подписать договор. На это планировалось три дня, а все вопросы удалось решить за один. Можно сразу возвращаться.

Конечно, если задание на командировку не выполнено, досрочно возвращаться из нее без согласия руководства нельзя. Если сотрудник уехал проводить недельную проверку регионального филиала, а через два дня вернулся, не доведя ее до конца и не согласовав возвращение с руководством, это будет нарушением. За такое могут наказать и даже уволить.

См. также:

Сохранить должность

Основание: ст. 167 ТК РФ.

Как это работает. Пока сотрудник в командировке, за ним сохраняется его должность. То есть если вас отправили в командировку на полгода, то по возвращении должны предоставить ту же самую работу, что вы выполняли до командировки. Не должно быть такого: «Это Юля, она теперь работает у нас старшим аудитором. Пока тебя не было, мы все к ней привыкли. Теперь ты будешь работать помощником директора в новом офисе на окраине города. К сожалению, зарплата там поменьше».

Конечно, можно договориться с любым сотрудником и перевести его на другую работу. Но для этого нужно его согласие. В некоторых случаях допускается изменение условий договора и без согласия работника, но он как минимум имеет право узнать об этом за два месяца. Если он откажется, работодатель должен предложить другие варианты — и выплатить выходное пособие, если совсем ничего не подходит.

См. также:

Получать средний заработок

Как это работает. Работу в командировке оплачивают, как и любую другую. Но только платят не зарплату, а средний заработок. Для его расчета берут почти все деньги, выплаченные сотруднику за год до отъезда в командировку, и делят на число рабочих дней в этот период. Учитывают оклад, надбавки и доплаты к окладам, премии и иные вознаграждения. А вот выплаты по больничному, отпускные и материальную помощь не учитывают: это компенсационные и социальные меры, а не зарплата.

То есть за командировку можно получить больше, чем за обычные рабочие дни. Если за последний год выплачивали квартальные или годовые премии, все пойдет в расчет среднего заработка.

Например, у продавца Анны оклад 23 000 ₽ и премия от 10 000 до 30 000 ₽ — зависит от объема продаж за месяц. Раз в квартал работодатель платит дополнительные премии. Все премии привязаны к результатам работы, их может и не быть. За два месяца Анна получила 23 000 ₽, за пять — 43 000 ₽, еще за четыре — 53 000 ₽. Месяц она провела в отпуске. В виде квартальных премий работодатель перечислил ей еще 100 000 ₽ за год. Всего за год она проработала 225 дней и заработала 573 000 ₽. Получается, среднедневной заработок Анны — 2546,67 ₽.

Анна едет в командировку на обучающий семинар. Семинар продлится 5 дней — за это время Анна заработает 2546,67 ₽ × 5 = 12 733,35 ₽.

На практике оплата труда во время командировки, рассчитанная по среднему заработку, может получиться меньше, чем если бы ее считали по текущему окладу. Разницу может выплатить работодатель. Такое правило может быть предусмотрено в положении об оплате труда, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте компании. Если есть, можно требовать доплаты. Обязательно нужно смотреть локальные акты, просто на основании трудового кодекса такое не потребуешь.

В командировке оплатят не только дни, проведенные на работе в другом городе, но и дни, потраченные на дорогу. При этом можно договориться с работодателем и в день отъезда или прибытия на работу не ходить. Это лучше выяснить до командировки, чтобы не было недопониманий. Может получиться так, что самолет прилетает в 00:25 и сотрудник в этот день на работу не идет, ведь после дороги надо еще и выспаться. А работодатель может его уже ждать с новостями.

См. также:

Получить доплату за работу в выходной

Как это работает. Право на отдых остается у сотрудника и в командировке. Чтобы эффективно работать, требуется время для отдыха. Поэтому в командировке правила для работы в выходные такие же, как и всегда. Если сотрудник работает в выходной или тратит его на дорогу, он имеет право:

1. получить за этот день двойную оплату;
2. получить обычную оплату и дополнительный день отдыха.

Если сотрудник берет отгул, то в том месяце, когда он его использует, ему выплатят полный оклад — несмотря на то, что он отработает на один день меньше нормы. Это разъясняет Роструд в разделе 5 рекомендаций от 2 июня 2014 года.

Для праздников правила такие же, как и для выходных. Даже если на самом деле человек едет в поезде и всю дорогу спит или читает книгу, он не может использовать это время полностью по своему усмотрению. Из-за служебной необходимости ему нужно куда-то ехать — и это основание оплатить такой день в двойном размере или дать отгул. Праздники могут быть не только федеральными, но и региональными. В этом случае сотрудник имеет право отдыхать в свой национальный праздник, даже если приехал в регион, где его не отмечают.

Работа в выходные и по праздникам возможна только с согласия сотрудника. То есть от нее можно отказаться — даже в командировке.

Если работодатель эти требования не соблюдает, можно пожаловаться в трудовую инспекцию или в суд.

Например, одной женщине неправильно рассчитали плату за командировку. Сначала это подтвердила трудинспекция, потом дело дошло до суда. За работу в выходные и праздничные дни женщине не доплачивали и не давали дополнительный день отдыха. А еще плату рассчитали исходя из оклада, а не из среднего заработка. Работодателю пришлось пересчитать командировочные выплаты и компенсировать разницу.

См. также:

Получать суточные

Как это работает. Кроме зарплаты в командировках платят суточные. Это деньги для компенсации дополнительных расходов, которые возникают у сотрудников в служебной поездке. В основном имеются в виду расходы на питание. Но конкретного назначения в законе не прописали — тратить суточные можно на что угодно. Не запрещено брать еду с собой, а на суточные покупать сувениры.

В трудовом кодексе не установлен размер суточных для командировок. Работодатели решают это самостоятельно и закрепляют в локальных актах компании. Это может быть, например, положение о командировках или положение об оплате труда.

Но ориентир все-таки есть: это положения налогового кодекса. В нем указано, в каком размере суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. То есть, по мнению составителей кодекса, это размер, который реально компенсирует траты в командировке. Если работодатель будет платить больше, это уже не компенсация, а доход от выполнения работы. Поэтому довольно часто размер суточных определяют именно в этих пределах:

1. 700 ₽ — для командировок по России.
2. 2500 ₽ — для командировок за рубеж. В октябре 2020 года это где-то 27 €, или 31 $.

Суточные платят за каждый день, проведенный в командировке, даже за выходные, когда сотрудник не работает, и дни, проведенные в пути.

Не выплачиваются суточные в таких случаях:

1. если командировка всего на один день с учетом дороги;
2. если сотрудник может каждый день возвращаться домой — то есть командировка проходит не очень далеко от дома.

Работодатель может компенсировать расходы в таких командировках по своей инициативе.

См. также:

Получать пособие и суточные в случае болезни

Как это работает. Если сотрудник заболел в командировке, он может не ходить на работу. Нужно оформить больничный, то есть вызвать врача или сходить на прием и получить листок нетрудоспособности. После того как сотрудник выздоровеет, врач закроет больничный. После этого можно получить пособие. Закрытый лист нужно будет передать работодателю — или сообщить его номер, если в компании работают с электронными больничными.

Все это время работодатель продолжит выплачивать суточные и оплачивать проживание. Несмотря на то что командированный сотрудник не ходит на работу, ему нужно где-то жить и что-то есть. Если положат в больницу, работодатель перестанет оплачивать жилье на время лечения в стационаре.

В командировках за рубежом процесс в целом такой же: в случае болезни нужно обратиться к врачу. Но на основании справки от иностранного врача в России не получится оформить пособие. Дополнительно нужно будет ее перевести, легализовать и обменять в поликлинике на обычный российский листок нетрудоспособности. Легализация — это процедура, которая позволяет признавать официальные документы из одной страны в другой. В каждой стране свои правила, это нужно уточнять в российском консульстве той страны, где проходит командировка.

См. также:

Получить деньги на билеты и проживание до командировки

Как это работает. Перед командировкой работодатель должен выплатить суточные и дать деньги на билеты и гостиницу. Выдавать их авансом — обязанность, а не право работодателя.

Если суточные не выдали и просят самостоятельно оплатить жилье и проезд, в командировку можно не ехать. За это сотруднику ничего не будет, так как он защищает свои права, а работодатель не исполняет обязанности. Если сотрудника накажут, можно обратиться в суд и обжаловать.

В одной компании сотрудника хотели отправить в командировку во Владивосток. Сначала долго подписывали документы — самолет уже улетел. Потом забыли выплатить деньги на командировочные расходы. Чтобы не срывать командировку, сотруднику предложили оплатить все самому. Он отказался, так как денег на билеты до Владивостока и аренду жилья у него не было. После этого сотруднику объявили выговор. Он не стал это терпеть и пошел в суд. Суд подтвердил, что платить аванс перед командировкой — обязанность работодателя. Выговор отменили.

Проезд и проживание в гостинице, съемной или служебной квартире работодатель может оплатить сам. Тогда давать на них дополнительные деньги не нужно. Но суточные в любом случае можно получить авансом — наличными или на карту. В некоторых компаниях используют для этого служебные карты, так тоже можно.

В другом деле сотрудник тоже хотел, чтобы суд отменил замечание, которое на него наложили из-за отказа ехать в командировку. Но обстоятельства были другие: ему было где жить в командировке и на чем туда добираться, а суточные выплатили в размере 5000 ₽. Поэтому суд оставил замечание в силе. Если работодатель все оформил по закону, отказаться от командировки без оснований нельзя.

См. также:

Получить компенсацию, если потратили свои деньги

Основание: ст. 167 ТК РФ.

Как это работает. На практике зачастую сотрудники едут в командировку без аванса и тратят собственные деньги. Кто-то не хочет пропустить важную встречу, у кого-то от результатов переговоров зависит зарплата, кто-то едет по собственной инициативе на интересную конференцию. Если сотрудник потратил свои деньги на командировку, работодатель обязан эти расходы компенсировать.

Вот на что можно потратить деньги и получить компенсацию:

1. Проезд к месту командировки и обратно.
2. Наем жилого помещения.
3. Еда, проезд на автобусе по городу, отправка писем — то, что входит в суточные.
4. Иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя, например оформление загранпаспорта и медицинской страховки.

Чтобы возместить расходы, нужны подтверждающие документы. Их важно сохранить.

Если работодатель откажется что-либо возвращать, можно обратиться в суд и взыскать с него еще больше денег — за счет морального вреда и компенсации за несвоевременную выплату. Суммы могут быть самыми разными, в зависимости от размера зарплаты и масштабов деятельности компании.

Детская школа искусств отправила сотрудницу в командировку для прохождения курсов. Расходы на проезд составили 800 ₽. Чтобы их вернуть, пришлось обращаться в суд.

Один директор отправил сотрудницу-юриста в суд в другой город. Сначала предполагалось, что туда и обратно она поедет на автомобиле родственницы, но у той изменились планы. На обратном пути юрист купила билет на поезд. Директор отказался его компенсировать, и юрист обратилась в суд. Директору пришлось выплатить 2633 ₽ за билет, 250 ₽ за справку, которую юрист заказала для подтверждения поездки, и 500 ₽ компенсации морального вреда.

А другой сотрудник работал на заводе и ездил в зарубежные командировки — за свой счет. Когда решил возместить расходы, денег не получил. Сотрудник обратился в суд, и вот что получилось стребовать с работодателя: возмещение расходов на командировки — 3,7 млн рублей, компенсацию за задержку выплаты — 1,8 млн рублей, компенсацию морального вреда — 20 тысяч.

См. также:

Вернуть деньги за проезд любым транспортом

Как это работает. Работодатель обязан оплатить тем, кого отправляет в командировку, билеты на транспорт. Это может быть поезд, самолет, автобус, теплоход. Если аэропорт или станция, с которой можно уехать к месту командировки, находится за пределами города, дорогу до них и обратно тоже должны оплатить. Можно уехать на такси, если, например, рейс поздний и автобусы уже не ходят. Или если до гостиницы неудобно добираться общественным транспортом.

На чем именно ехать и какие ограничения по классам обслуживания, нужно уточнять у работодателя перед поездкой. Это определяет не трудовой кодекс, а локальный акт работодателя — положение о командировках. Там, например, может быть сказано, что при отправлении в служебную командировку сотрудникам оплачивается проезд поездом в купейном вагоне и самолетом в экономклассе.

Билеты в командировку и обратно сотрудники могут покупать сами, получая за это кэшбэк и бонусные мили. Потраченные на билеты деньги можно вернуть. После деловой поездки билеты и чеки нужно передать в расчетный отдел, бухгалтерию, кадры — смотря какой отдел занимается оформлением выплат по командировкам.

Чтобы вернуть деньги за билеты, нужно подтвердить расходы. Для этого прикладывают сами билеты или их распечатки и чеки. Если едете на такси, обязательно берите кассовый чек или квитанцию. В крупных агрегаторах вроде «Яндекс-такси» чек присылают на почту в электронном виде. В этом случае можно не переживать: у такого чека такой же статус, как и у бумажного. Можно распечатать и приложить к отчету.

А вот если летите самолетом, одного электронного билета недостаточно, нужно будет еще приложить к нему посадочный талон. Работодателям этот талон нужен, чтобы подтвердить расходы на командировки и не заплатить лишних налогов. Минфин требует от них и электронный билет, и посадочный талон. При этом на посадочном талоне должен быть штамп о досмотре. Если посадочный талон электронный, его можно распечатать и поставить штамп на нем. Иначе нужно будет подтверждать факт перелета каким-то другим образом, а каким — непонятно. Поэтому работодатели и требуют от работников эти посадочные талоны со штампами. Еще есть вариант заказать в авиакомпании справку о подтверждении перелета — ее тоже должны принять в бухгалтерии. Это выручит, если посадочный талон потерялся.

Оформление участия сотрудника в конференции: нужно ли выделять отдельным кодом и как это сделать правильно

Согласно Положению о порядке командировки работников организаций, участие в конференции в другом городе может быть признано командировкой, если оно происходит по заданию работодателя и связано с выполнением им своих служебных обязанностей. В этом случае, командировка должна оформляться в соответствии с требованиями Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

В случае, если участие в конференции не связано со служебной деятельностью и не происходит по заданию работодателя, то это может быть оформлено как отпуск по согласованию с работодателем. В этом случае, код КВАЛИФ использоваться не следует.

Для ответа на данный вопрос необходимо уточнить, какой именно тип кодировки и выделения предполагается. Если речь идет о бухгалтерском учете расходов на сотрудника, то для этого необходимы следующие документы:

1. Заявление сотрудника на участие в конференции.
2. Копия письменного приглашения на конференцию.
3. Билеты на транспорт (авиа, ЖД, автобус и т.п.) и/или документы, подтверждающие оплату проезда.
4. Копии чеков и/или накладных на оплату проживания в отеле или гостинице (или документы, подтверждающие безналичную оплату).
5. Документы, подтверждающие расходы на питание (чеки, квитанции, накладные и т.п.).
6. Документы, подтверждающие расходы на другие необходимые расходы (например, приобретение учебной литературы и т.п.).

При оформлении командировки необходимо соблюдать требования трудового и налогового законодательства РФ, а также нормативов, установленных приказами работодателя.

Таким образом, в данной ситуации рекомендуется обратиться к бухгалтеру компании или к местному налоговому консультанту для получения более подробной информации и консультации по данному вопросу.

Статья 115 и 116 Трудового кодекса РФ (о командировках) и статьи 368-374 Гражданского кодекса РФ (о договоре найма).

Как оформить сотрудников которые едут на конференцию

Идея была в том, чтобы подобрать мотивацию, которая максимально связана с профессиональной деятельностью сотрудников. Поэтому мы решили помочь специалистам развиваться — мы отправляем их на мероприятия: конференции, семинары, воркшопы, митапы. Так сотрудники могут совмещать получение знаний и впечатления от поездки в новый город или страну.

Обучение во время путешествий дает стимул к развитию, потому что просто получение знаний — это интересно, но энергозатратно, а поездка на конференцию воспринимается еще и как отдых.

Не просто так сотрудники часто совмещают конференции и отпуск — чтобы чему-то научиться и отдохнуть, а потом вернуться в офис с новыми знаниями и силами.

Сотрудник сам выбирает, куда поехать, это не всегда международная конференция. Но мы считаем, что именно зарубежные встречи расширяют горизонты, потому что на них можно познакомиться с международной практикой, узнать интересные кейсы и использовать этот опыт в России. Учитывая амбиции нашей компании занимать долю международного рынка, мы рекомендуем сотрудникам выезжать на обучение за рубеж.

Если участие в конференции оплачивается для топ-менеджера компании, то это шанс получить новый контракт или найти нового толкового сотрудника. Главное — соблюдать простые правила деловой коммуникации. Если с российскими конференциями понятно, что нужно говорить четко и по делу, то западные коллеги предпочитают другой формат общения:

1. Small Talks — разговаривайте о погоде и других малозначительных вещах перед обсуждением сотрудничества. На западе считается, что такие разговоры комфортны для всех участников и создают дружелюбную атмосферу.
2. Good вместо Bad — если предложение вам неинтересно, не говорите об этом прямо. Вместо этого следует назвать его хорошим и попросить время на обдумывание. Иногда это озадачивает: вы приходите с проектом и слышите, какой он классный, но непонятно, на что рассчитывать и есть ли смысл общаться дальше.
3. Мягкие продажи — перед предложением о сотрудничестве следует выстраивать коммуникацию за несколько недель: общаться по почте, в соцсетях, на мероприятиях. Только после этого можно что-то продавать.

Какие риски несет бизнес, когда отправляет сотрудника за границу

Риск 1: Уеду куда угодно, лишь бы выбраться из офиса. Иногда мы сталкивались с ситуацией, когда сотрудник был готов паковать чемоданы и ехать куда угодно без всякого повода, как только узнавал о возможности посетить другую страну за счет работодателя.

Чтобы такого не происходило, сначала мы решили делить стоимость поездки в пропорции 40 на 60, где большую часть оплачивает компания. Но оказалось, что это барьер для многих сотрудников. За целый год только 15 человек воспользовались таким предложением, при этом выбирали недорогие мероприятия в России и соседних странах.

У многих, кто действительно хотел учиться на топовых конференциях, не было возможности покрыть 40% стоимость поездки. Посетить главную игровую конференцию Game Developers Conference стоит $1999 по предзаказу, то есть сотрудник должен отдать 50 тыс. рублей только за проход на мероприятие. Хотя для ключевых сотрудников компании конференция была бы крайне полезной.

В результате мы изменили условия для поездки, теперь алгоритм для сотрудника такой:

1. Выбрать любое мероприятие в России или за границей (Computerworld собрал актуальный список иностранных IT-мероприятий, которые пройдут до конца года).
2. Согласовать поездку. Объяснить руководителю, зачем ехать на конференцию. Мы не просим писать эссе, достаточно просто рассказать об ожиданиях и предполагаемом результате.
3. Заплатить 1 тыс. рублей. Личный вклад (пускай формальный) нужен, потому что бесплатное не ценится. Если сотрудник едет в качестве спикера, то, конечно, он не платит. Он уже вносит свой вклад, выступая на мероприятии и работая на имидж компании.

Самолет, отель и билет на конференцию — за счет компании. Так сотрудник не берет на себя значимые затраты, при этом имеет стимул осознанно выбирать мероприятие — даже тысячу рублей не хочется выбрасывать на ветер. Если сотрудник готов лишиться тысячи, лишь бы уехать куда-нибудь подальше, он вряд ли сможет обосновать целесообразность поездки, поэтому ее не согласуют.

Риск 2: Хорошо отдохну. Может, что-то новое узнаю. Как убедиться, что сотрудник не просто отсидит на конференции, но и получит знания, которые сможет применять в работе? Мы решили эту проблему просто: просим сотрудника провести для команды небольшой мастер-класс и рассказать, что нового он узнал на конференции и как это можно использовать в нашем бизнесе.

В результате сотрудник систематизирует и закрепляет знания, а команда узнает о новых решениях, которыми можно повысить эффективность работы. Как основатель компании я сам регулярно езжу на мероприятия, а потом делюсь с коллегами своим опытом.

Если сотрудник хочет задержаться после мероприятия за границей — легко состыковать конференцию и отпуск.

Билеты останутся за счет компании, но проживание после конференции сотрудник оплачивает сам. Так даже лучше, ведь человек вернется в офис отдохнувшим — не только с новыми знаниями, но и с новыми силами.

Риск 3: COVID-19. А я доеду? Россия отменила обязательный двухнедельный карантин для всех, кто пересекает границу страны. Однако вынужденный карантин актуален для других государств — например, Великобритании. Пока неизвестно, пойдет ли таким путем Евросоюз и как долго будут действовать ограничения.

Сначала изучите ситуацию и заложите дополнительное время. Например, сайт «Самокатус» запустил карту, с помощью которой можно узнать актуальную информацию о нужной вам стране.

Во сколько обходится наша программа мотивации

В месяц на конференции уезжают 5-6 человек, мы тратим на это

150 тыс. рублей. При этом материальная мотивация в компании остается — это и премии, и доплаты за сверхурочную работу.

Playkey — это IT-компания, но профильные мероприятия существуют не только для айтишников. Например, недавно мы отправляли главного бухгалтера и юриста в Москву и Санкт-Петербург на курсы повышения квалификации. Каждый месяц 5-6 наших сотрудников куда-то ездят. Например, они были на «Игромире» в Москве, Electronic Entertainment Expo в Лос-Анджелесе, HolyJS в Санкт-Петербурге.

Большая часть сотрудников посещает мероприятия, чтобы получать новые знания, но некоторые — чтобы делиться ими. Пока что регулярно выступают на мероприятиях пять человек, но мы стараемся увеличить число спикеров.

Показательный пример пользы от конференции — наш выезд на Product Sense весной 2019 года. Тогда у нас было много пользователей старых архивных тарифов и это приносило компании убыток. На них приходилось 40-50% затрат, но мы не хотели менять им условия, потому что боялись потерять ядро аудитории.

На Product Sense был доклад Дмитрия Зборовского из Instamart «Как найти своего клиента и выйти на прибыль за один год», где он описывал похожую ситуацию. Команда решила ее так: они сделали минимальный чек для доставки продуктов — 3 тыс. рублей. Тогда часть невыгодных клиентов ушла, а те, кто остались с компанией, стали совершать покупки на необходимую сумму.

Мы экстраполировали опыт ребят на нашу ситуацию и переформатировали архивные тарифы. Те меры, на которые мы не решались пойти раньше, вывели сервис на операционную прибыль.

Как достичь максимума

Чтобы поездки ваших сотрудников на конференции приносили бизнесу пользу, обратите внимание на эти моменты: