Как осуществляется бюджетирование рабочего времени

5 главных принципов тайм-менеджмента, которые повысят вашу эффективность на 300+%!

Сегодня мы будем говорить об искусстве управлять собственным временем. И начать тему хотелось бы с такой фразы: увы, мы все не бессмертны. 24 часа в сутки и у вас, и у Илона Маска, и у Билла Гейтса. Только вы решаете, что делать с этим временем — эффективно провести его или потратить впустую.

В этой статье я, Севальнев Дмитрий, хочу поделиться авторской методикой управления временем. Расскажу о пяти важных принципах, внедрение которых поможет вам стать минимум в 3 раза эффективнее.

Многие люди привыкли оправдывать себя тем, что тайм-менеджмент — это сложно или даже бессмысленно, кто-то не может найти время на его освоение. Сегодня мы разберем, что это за зверь и с чем его едят. Научимся грамотно распоряжаться своим временем и выполнять такие цели:

• Будем успевать то, что нам нужно.
• У вас появится больше свободного времени.

То есть всё, о чём я буду сегодня говорить, будет приводить к тому, что свободное время будет прибавляться, но при этом вы будете успевать всё, что запланировали. Возможно, в первое время будет казаться, что планирование занимает слишком много времени, но эффект от этого перекроет данное ощущение.

Вопрос «А как ты всё успеваешь?» мне задают достаточно часто. Наверняка он не раз звучал и в вашу сторону. Так вот, всё успеть невозможно, важно успеть сделать то, что действительно важно.

Я — Севальнев Дмитрий, основатель и евангелист сервиса для профессионалов в SEO и интернет-маркетинге «Пиксель Тулс», совладелец агентства «Пиксель Плюс». Кроме того, я являюсь основателем канала «FILL UP» — ресурс по развитию и мотивации.

• Подписывайтесь на чат Telegram.
• Добавляйтесь в друзья на Facebook.
• Подписывайтесь на YouTube-канал.
• Подпишитесь на канал в Яндекс.Дзен.

Список важнейших принципов, которые помогут грамотно распределять время и быть максимально эффективным, звучит следующим образом:

• Планы на день и неделю. Бюджетирование времени.
• Принцип «помидорок».
• Принцип «офлайн».
• Фиксация задач, декомпозиция и SCRUM.
• KPI и шаблон приоритизации.

Сегодня мы подробно обсудим каждый поинт.

Начнем с терминологии, подробного объяснения понятий, расскажем о целесообразности и целях планирования и бюджетирования.

В тайм-менеджменте под понятием «бюджетирование» подразумевается выделение временного интервала на решение задач заданного типа (проект, спорт, социальные сети, рутинные занятия и т.д.). Предположим, у вас есть календарь. Вы планируете на сегодня какие-то занятия — просмотр фильма, пробежка, спорт, ведение соц. сетей и другое. Если у вас плюс-минус определены эти интервалы, значит, вы выделяете для конкретного занятия некий слот или временной бюджет.

Если вы хотите учить английский язык или у вас одновременно в работе 40 проектов, можно распределить и спланировать, сколько времени тратить в течение недели на каждый подобный пункт.

После того, как вы разобрались с бюджетированием, составляем план на день и, соответственно, на неделю. Нужно сказать, что ежедневный и недельный план зависят друг от друга. Для примера приведу свой календарь:

Я его немного подкорректировал, чтобы скрыть какие-то личные и сокровенные истории, но в целом — это реальный распорядок на текущую неделю, по которому я живу. Например, на 5 августа у меня был запланирован вебинар, для проведения которого я выделил около часа. По сути, это прозрачный, честный и искренний подход. Если вы хотите заниматься спортом, то это не какая-то абстрактная история — вы должны наметить день недели, конкретное время, когда вы будете бегать или пойдете в зал и т.д. Если у вас есть в работе проект, вы должны понимать, сколько времени и в какой день вы планируете потратить на него. Например, вы можете выделить первый час после прихода в офис на развитие новых проектов.

Важный совет. Размещайте важные и наиболее значимые задачи вверху списка, работайте над ними в начале рабочего дня. Считается, что в это время сила воли находится в пиковой точке.

По большому счёту, мы просто фиксируем все типы задач, которые есть на неделе. Предположим, у вас какой-то проект, по которому есть сотня задач, которые вы планируете сделать. Они будут определяться отдельно, но в рамках конкретного временного слота. Пока назначенное время не наступило, вы об этом проекте вообще не думаете, как будто его вовсе нет. Начать можно просто с фиксации фактического расписания — пропишите в графике, что вы делаете, и старайтесь не выделять под одно занятие более двух часов.

Признаюсь, мне было очень тяжело. Очень долго думал, читал много книг по планирования. Когда я пришёл к этому, то понял, что у меня появилось в 2 раза больше свободного времени. Но обо всём по порядку!

Как начать планировать:

• Зафиксируйте своё текущее расписание, как оно есть.
• Добавьте в календарь все важные типы задач: спорт, отдых, задачи по развитию, рабочие проекты.
• Комбинируйте типы задач для эмоциональной разгрузки, рекомендую делать блоки по 2-3 часа.
• Минимальный слот — 15 минут. Например, в моём расписании много пятнадцатиминутных встреч — этого времени вполне достаточно для общения с командой и обсуждения курса действий.
• Оптимизируйте. Сокращайте время на рутину, выделяйте дополнительные слоты под развитие и интересные задачи.

На самом деле, это гораздо проще, чем кажется. Почему я противился планированию в самом начале? Казалось, что придётся крутиться как белка в колесе, чтобы успевать все дела из намеченного плана. В реальности оказалось ровно наоборот — я чётко понимал, что, когда и в какой слот нужно делать, в результате чего появилась масса свободного времени. Например, я планировал что-то делать час, а успел за полчаса — соответственно выиграл 30 минут и они свободны.

Для себя я объясняю это так. Представим две ситуации — картинка слева и картинка справа. Вы пошли в магазин и перед вами стоит задача: нужно набрать 1 кг моркови, 2 кг фасоли и 3 кг перца.

С помощью какой картинки вы сможете быстрее набрать овощи? Логично, что удобнее это сделать на иллюстрации, расположенной с левой стороны. Времени на сбор нужных продуктов с правой картинки потребуется в несколько десятков раз больше. Во втором случае вы также будете заняты, будете трудиться над задачей, но это отнимет больше времени и сил, а в голове будет полнейший сумбур.

Если у вас есть план — это уже круто, но с применением второго принципа станет ещё легче. Более того, бывает так, что плана нет и работают только «помидорки». Формулировка здесь максимально простая — мы выделяем слот на решение какой-либо задачи — 20-25 минут — и фокусируемся только на ней, без отвлекающих факторов. Нужно исключить социальные сети, музыку, телефонные звонки, мессенджеры и т.д. Как бы там не говорили, но все мы однозадачные. В реальности человек не может делать несколько дел одновременно без потери качества.

Попробуйте сейчас продолжить чтение статьи, параллельно думая об Эйфелевой башне и планах на этот вечер. Одновременно всё сделать не получится. Придётся переключаться и, соответственно, терять эффективность.

После каждой «помидорки» на 20-25 минут нужно делать небольшой отдых по 3-5 минут. То есть, сделали задачу — получили награду, несколько минут заслуженного отдыха. Каждая такая «помидорка» должна начинаться с чётко поставленной определенной задачи.

Фиксировать задачи можно в любом задачнике, в конце я дам ссылки на некоторые. Лучше всего работает логическая декомпозиция (разбивка) задач на составные части. Ну и разбивка вам также пригодится для приоритизации, об этом будет говорить позже. В реальности практически все задачи можно разбить на блоки от 20 до 40 минут.

Принцип работает, потому что разбивается иллюзия многозадачности. Исследования говорят о том, что попытка делать два и больше дел одновременно существенно снижает эффективность работы.

Есть много мемов, когда, например, водитель маршрутного автобуса курит, при этом собирает деньги за проезд, управляет машиной и отвечает на сообщение в мессенджере. Но по факту он ни на чём не сконцентрирован. Не стоит забывать, что в это время он ничего не создаёт и, по сути, занимается пустяками (это не относится только к вождению). Что касается задач, требующих вашего творческого напряжения — невозможно делать их качественно, просто потому что так устроен наш мозг.

Есть следующая проблема, что вот эти «помидорки» (принцип №2) и максимальная концентрация на одной конкретной задаче не работают только при строгом соблюдении правила «оставаться офлайн». Согласно нашему третьему принципу, вы должны полностью отключиться от внешних раздражителей:

• поставить телефон на беззвучный режим, включить «не беспокоить»;
• выйти из всех мессенджеров, программ сбора почты и социальных сетей;
• исключить другие отвлекающие факторы, например, музыку, шум.

Не лишним будет поставить на стол табличку с надписью «Я фигачу», чтобы коллеги понимали, что у вас по графику «помидорки», так что подходить к вам сейчас не нужно. Это вполне распространенная практика и нормальная договоренность во многих компаниях.

В реальности люди ведут себя так, как будто за 20-25 минут произойдёт что-то такое, что требует от них молниеносной реакции. Если пришел e-mail, человеку хочется отвечать немедленно. Если прозвенел сигнал о новом сообщении в мессенджере, медлить нельзя — нужно прямо сейчас узнать, кто это. На самом деле, такая срочность часто не оправдана.

В идеале, длительность режима «офлайн» — 2-2,5 часа. Я являюсь руководителем, в нашей компании более 100 человек, много проектов, поэтому на своем опыте могу сказать, что принцип работает. Я концентрируюсь на каком-то проекте, занимаюсь аналитическим анализом. По окончании установленного времени «офлайн» спокойно начинаю реагировать на внешние раздражители — отвечаю на e-mail, звонки, сообщения в мессенджерах. Жизнь слишком коротка, чтобы тратить её на пустяки, вы не находите? Нужно делать какие-то значимые вещи.

На самом деле, всё понятно. Максимальная концентрация и интерес к решению конкретной задачи, вы не отвлекаетесь, а просто делаете то, что нужно.

Люблю такие картинки — фотки с тусовок, когда все вместо того, чтобы общаться друг с другом вживую, сидят в телефонах. Я считаю, что, если уж встретились, то давайте общаться здесь и сейчас, получим удовольствие от офлайн общения, а всё остальное отложим на потом.

Этот принцип очень сильно выручает лично меня. Нужно фиксировать все задачи в одном едином списке! Я понимаю, что это звучит как-то больше для айтишников, поскольку многие люди ссылаются на то, что им негде записывать. Найдите себе какой-то TO DO лист, например, в мобильном телефоне, позже я дам несколько программ, которые использую сам.

Проблема состоит в том, что люди никак не фиксируют свои идеи и задачи. Это приводит к тому, что на практике человек не может вспомнить хотя бы 10 своих каких-то целей или примеров из жизни, подтверждающих что-то. Есть такая интересная книга «Думай медленно, решай быстро», в которой поднимаются парадоксальные вещи. К примеру, если вас попросят перечислить 5 примеров собственной пунктуальности, и вы их быстро вспомните, то убедитесь в том, что вы действительно пунктуальны. Если попросят вспомнить 12 и вы их вспомните с трудом, то будете уже менее уверены в своей пунктуальности.

Это связано с тем, что мы не можем вспомнить 10 или 12 примеров сходу. Например, у меня в каждом проекте десятки, а, бывает, и сотни идей. Если я это не буду записывать, то не буду знать, что делать в конкретный момент. Нужно понимать, что многие идеи и мысли попадают в нашу голову случайным образом — какой-то нейрончик оказался чуть более активен, возбудил какое-то воспоминание, которое хранится. Я всегда смотрю с большой грустью на людей, которые просто убивают своё время. У нас всего несколько десятков лет активной жизни, в сутках всего 24 часа, нельзя их попросту пустить на ветер. Давайте записывать всё, что мы хотим сделать и, когда у нас будет хотя бы пару свободных минут, будем начинать это делать.

Интересно! Есть писатель (имя, к сожалению, не помню), который написал целый роман в то время, пока ждал свою жену. То есть, он писал свою книгу в прихожей каждый раз, пока она одевалась, собиралась, пудрила носик.

Для этих целей подходит любая CRM-система — Битрикс24, Мегаплан, есть и бесплатные. Самые популярные — Todoist, TickTick, KanbanFlow (о ней я расскажу сегодня более подробно) и другие. KanbanFlow внешне очень похож на Битрикс24, в котором я работаю.

Все задачи фиксируются в некоторую колонку, в которой вы просто описываете всю задачу, чтобы потом было просто разобраться — что делать, в какой очередности и т.д.

• Используйте шаблон для название каждой задачи, чтобы быстро их находить и хорошо ориентироваться:основной KPI, который вы хотите улучшить;суть задачи (не менее 5 слов) — важно максимально четко сформулировать, в чём состоит задача;сложность в баллах — позже я расскажу, как именно расставлять эти баллы.
• Все задачи изначально попадают в колонку Backlog — некий общий список, в котором фиксируются абсолютно все идеи.
• Фиксируются все идеи. Это ключевой принцип.
• В канбан-доске поддерживается порядок.
• Применяйте возможность автоматизации и ускорения. Круто, если вы автоматом будете отправлять себе задачи на электронную почту.

Помню время, когда у меня были какие-то разрозненные списки, задачи, куча идей, все они были записаны в самых разных местах. Когда я начал фиксировать все задачи в единой канбан-доске, то оценил, насколько это круто.

Прежде чем решать какие-то сложные задачи, важно научиться их декомпозировать. Тяжелые задачи, как правило, сложно начать решать — они обычно неоднозначные, по ним сложно оценить сложность и т.д. Какое решение? Нужно разбить задачу на составные части. Чем они будут меньше, тем лучше. Другими словами, глобальную задачу нужно поделить на несколько «помидорок» по 20-25 минут. В рамках этих двадцатиминутных итераций мы можем решить самую сложную задачу — написать книгу, сдать какой-то важный проект, провести вебинар и т.д. Действуем по чек-листу: у вас есть задача, вы знаете, из чего она состоит.

У вас есть сложная задача (их еще называют большими жирными жабами) — допустим, проведение вебинара для FILL UP. Нужно понять, какая будет тема, какие этапы подготовки, когда это будет. Я разбиваю «жабу» на маленькие мушки, которых можно с легкостью похлопать:

• Определить тему и тезисы (объём).
• Определить дату и сделать анонс.
• Составить шаблон для презентации.
• Составить структуру для тезисов.
• Презентация: часть 1 (тезис 1).
• Презентация: часть 2 и т.д.

В результате, вот такими блоками по 20-25 минут я незаметно для себя сделал целый вебинар, печатную версию которого вы сейчас читаете. Если вы тоже хотите записать какое-то обучающее видео, провести вебинар, для этого не нужны какие-то сверхусилия. Надо просто понять, из каких составляющих состоит ваша задумка. Кстати, первая ваша задача, на которую нужно будет потратить те самые 20-25 минут — это как раз определение того, что вы хотите сделать. Второй «помидоркой» будет разделение на мелкие задачи.

SCRUM — самый крутой метод управления проектами. Сегодня мы не будем подробно на нём останавливаться, у нас была трансляция по этой теме. Краткий смысл заключается в следующем:

• Каждую задачу вы оцениваете по баллам — чем выше балл, тем больше времени уйдет на решение, тем больший уровень сложности. 1 балл — 10 минут, 2 балла — 20 минут. Рекомендация — не более 4 баллов, оптимально — 2-3.
• Сложные задачи необходимо декомпозировать и обязательно планировать расписание на неделю.
• Основные колонки в канбан-доске: Backlog (исходный список), Декомпозированные, Спринт, В работе (1 задача).

В конце недели будет легко подсчитать, насколько круто вы продвинулись по какому-то конкретному проекту. У меня получается за одну неделю в среднем продвинуться на 50 баллов.

Он объединяет в себе несколько идей — фокусировка только на одной задаче. Вы планируете, все задачи ставятся по принципу SMART, точно ясна цель, по списку задач есть дедлайн.

Яркая иллюстрация важности дедлайна:

На поисковый запрос «написать курсовую работу» Яндекс делает логическую сортировку по времени. Самый частый запрос «за ночь», а вот вариант «за неделю» находится в конце списка. У курсовой работы есть дедлайн — в этом ее магия. Если мы будем устанавливать для себя какой-то конечный срок, это сыграет свою положительную роль.

Пятый пункт крайне важен. Он как пятый палец на руке, с помощью которого мы при необходимости может сжать руку в сильный кулак и дать максимальный буст эффективности. Это история, которая называется приоритизацией.

На самом деле, у любой задачи должна быть цель. То есть, любые ваши действия должны приводить к конечной цели, которая состоит из каких-то KPI — ключевых показателей эффективности.

Если мы говорим о KPI, который улучшает нас, он состоит из пяти компонентов:

• Здоровье и уровень энергии.
• Счастливые взаимоотношения.
• Работа: нужная и важная. Быть номером один.
• Финансовая независимость.
• Самоактуализация (развиваться в соответствии с ожиданиями).

От большинства задач, на мой взгляд, который приходится делать человеку в течение дня, можно отказаться, потому что они не дают никакого роста.

Для приоритизации я использую этот шаблон:

Каждую задачу я оцениваю, исходя из того, какой профит она дает. В первой колонке записываю саму задачу, во второй указываю ссылку, дальше её статус, оценка сложности и какой рост KPI она может дать. Взвешивая рост KPI и сложность, можно отсортировать задачи от менее важным к более важным.

На мой взгляд, до 99 процентов идей и задач, которые мы делаем, не дают численного и измеримого эффекта на рост KPI. Цифры взяты не с потолка. Возьмём для примера один из проектов, над которым мы работаем в Пиксель Тулс — реализуем до 100 задач в месяц.

Реальные улучшения показателей KPI, которые нам важны как авторам и владельцам проекта, работают в 1-2% случаев.

То есть, только 1-2% задач дают какой-то значимый численный профит, всё остальное мы просто делаем. У нас адски забит весь SCRUM, мы фигачим, но только 2% принесут результат. Сам говорю и не верю, но это факт. У лучших команд этот процент бесполезных задач снижается до 80%. Получается, они делают только 80% бесполезных заданий, всё остальное — рутина. Чтобы снизить процент, важно использовать приоритеты — необходимо понять, какая задача важнее и что она даёт.

Использование шаблона помогает сравнить личное и рабочее. Как это можно сделать:

• С помощью предложенной системы из 5 KPI можно сравнивать задачи разного типа. Установите «вес» каждого KPI, актуальный для вас на текущий момент. Например, финансовая независимость в 3 раза выше, чем самоактуализация — вы можете отразить это в самом шаблоне, поставив на финансовую независимость 60%. Тогда задачи, дающие прирост этого KPI, будут иметь больший приоритет.
• Для приоритизации задач в рамках разных типов (слотов) удобнее использовать разные шаблоны в Google Docs.
• Обновлять список задач рекомендуется перед планированием спринта.

Интересно, что вы можете иметь несколько приоритетов в рамках каждого типа задач, так как KPI от каждого вида деятельности может быть разным. То есть, если вы уделяете час спорту, там могут быть какие-то KPI — численно измеряемый показатель, которого вы хотите добиться как спортсмен.

Вот прямо сейчас отложите всё, в том числе прочтение этой статьи, зарегистрируйтесь на KanbanFlow или откройте любую другую доску, где можно фиксировать задачи. Скопируйте шаблон приоритетов, заполните текущими идеями и задачами backlog. Перенесите все задачи в шаблон и оцените их по уровню профита. Проанализируйте, зачем вы делаете задачу и насколько она сложная. Проведите сортировку и делайте только те задачи, которые будут давать вам результат. Возьмите свою первую «помидорку» в работу!

Я рассказал о 5 принципах. Если вы будете использовать их эффективно, будет проще искать внутреннюю мотивацию. Вы будете понимать, что сами хотели делать этот конкретный блок задач, и каждая из них будет давать максимальный рост KPI.

Обязательно подписывайтесь на наш канал в Телеграм, также у нас есть канал в Яндекс.Дзен.

Если всё, что я рассказал, является полнейшим шоком, и вам трудно начать сразу всё делать по-другому — пожалуйста, начните с одного принципа, который вам наиболее близок, кажется самым крутым и понятным. Это может быть план идей на неделю, принцип «помидорок», «офлайн», фиксация всех задач в едином списке, ведение файлов приоритетов. Каждый из этих принципов можно и нужно реализовывать отдельно и они будут давать свой профит и результат.

Учет рабочего времени сотрудников на предприятии: зачем нужен и как правильно его вести

Время, которое работник тратит на выполнение своих обязанностей согласно должностной инструкции, называется рабочим. Оплата труда рассчитывается с учетом отработанных часов.

Это понятие исчерпывающе определено в ст. 91 ТК РФ. Составлять внутренние документы компании о рабочем времени сотрудников необходимо в соответствии с ее содержанием.

Что такое учет рабочего времени

Учет рабочего времени — методика подсчета часов, которые сотрудник фактически посвятил своим рабочим обязанностям. Сведения вносятся в табель, который законодательство обязывает вести каждое предприятие независимо от его размера.

Законом также устанавливается две обязательных формы для табелей. Это Т12, если документ заполняется вручную, и Т13 для автоматических программ.

Виды учета рабочего времени

Регламент обязывает работодателя к ведению учета рабочего времени, но никак не предписывает как именно он должен это делать. То есть методика остаётся полностью на усмотрение организации. Существует несколько видов учета рабочего времени.

• Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
• Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции

• Поденный

В табеле проставляется количество часов, которые сотрудник отработал в день. Для расчета заработной платы они суммируются.

Сложности возникают в том случае, если работник находится на месте, например, 10 часов в понедельник и только 6 часов в пятницу. Чтобы не оплачивать два часа сверх нормы сверхурочными, выгоднее вести учет рабочего времени сотрудника за другой отчетный период.

• Понедельный

Существует как раз для описанного выше случая, когда производственная необходимость диктует различную длительность пребывания сотрудника на работе в разные дни. Для этого метода учета рабочего времени исходят из того, что в рабочей неделе 40 часов, а распределяться по дням они-могут по-разному.

Оплата в этом случае также рассчитывается по неделям. Вышло 40 часов работы? Оплачивается по фиксированной ставке. Превысили норму? Фиксируем эти часы в табеле как сверхурочные и оплачиваем их отдельно.

Бизнес

Закупка у единственного поставщика по 44-ФЗ

Закупка у единственного поставщика по 44-ФЗ

• Суммированный

По желанию и необходимости период учета можно увеличить. Это может быть месяц, квартал, год. При суммированном учете времени сотрудников с вредными условиями труда нельзя выбрать учетный период дольше трех месяцев.

Выбор такого способа учета рабочего времени, как и любого другого, необходимо зафиксировать отдельно изданным приказом. Ежедневно учитывается общее количество отработанных часов, но итог подводится именно в конце выбранного промежутка.

Ежемесячная оплата труда в таком случае осуществляется по фиксированной ставке. Отработанные сверхурочно часы оплачиваются в конце выбранного отчетного периода.

Облачный сервис управления проектами по принципам Agile.

Скидка 20% для новых пользователей

Современный корпоративный мессенджер для работы в команде

+1 месяц бесплатного пользования мессенджером

Платформа товарных рекомендаций для персонализации онлайн-ритейла

Скидка 25 000 р. при заключении договора на год

CDP платформа для автоматизации маркетинга

Скидка 50% при покупке Private Cloud или On-Premise

Сервис защиты от скликивания и оптимизации рекламных кампаний

1 месяц подписки в подарок

Система автоматического занесения данных в CRM

Месяц «Чемпиона‎» в подарок при оплате 3-х месяцев сервиса

Кто должен вести учет

Независимо от того, как ведется учет рабочего времени, ответственность за его организацию автоматически возлагается на работодателя, то есть директора компании.

Приказом директора необходимо назначить ответственного за ведение учета рабочего времени. В небольшой организации это может быть один человек. В крупной компании задача чаще всего возлагается на руководителей каждого подразделения. Начальник отдела в течение месяца заполняет табель на всех своих подчиненных, после чего закрывает и подписывает его.

Затем табель направляется к бухгалтеру, который производит все необходимые расчеты также до определенного числа каждого месяца. Обычно для подсчета часов оставляется промежуток времени в несколько дней, чтобы все табели были обработаны в срок.

• Анализируйте весь маркетинг и продажи в одном окне
• Удобные дашборды и воронки от показов рекламы до ROI

Методы учета

Систему учета рабочего времени можно организовать различными способами:

• табели в таблицах Excel или Google документах;
• журналы контроля присутствия на входе;
• видеонаблюдение и/или аудиозапись;
• программы бухгалтерского учета;
• контроллеры и карточки доступа; –системы;
• специальные программы тайм-трекеры.

Сервисы для учета рабочего времени

Как уже упоминалось выше, для организации учета совершенно необязательно стоять над каждым работником с секундомером и табелем. С задачей успешно справятся специальные программы, устанавливаемые на компьютер работника, а ответственному сотруднику останется лишь посмотреть отчет в заключении рабочего дня и заполнить табель на его основе. Рассмотрим несколько подобных программ.

Kickidler

• Возможность посмотреть трансляцию с монитора сотрудника в режиме реального времени в любой момент, а также функция записи;
• Сообщения о фактах нарушения трудового распорядка, например, открытии запрещенных сайтов, по заранее настроенным параметрам;
• Табель рабочего времени заполняется автоматически, перерывы в работе фиксируются;
• Функция удаленного доступа к компьютеру сотрудника через программу.

Доступен семидневный бесплатный период. В дальнейшем стоимость онлайн контроля одного компьютера рассчитывается, исходя из длительности использования и составляет от 183 рублей в месяц при покупке лицензии сразу на три года.

Crocotime

• Интегрируется с IP- телефонией, календарём каждого сотрудника, а также контроллерами входа-выхода;
• Контролирует рабочее время не только онлайн, но и офлайн;
• Автоматически составляет табели рабочего времени каждого сотрудника, демонстрирует продуктивность и периоды, когда он отвлекался;
• Данные для табелей можно заносить вручную или настроить интеграцию с системой кадрового учета.

У программы бесплатный пробный период, а в дальнейшем использование облачной версии обойдётся в 250 рублей в месяц за каждого сотрудника.

Time Doctor

• Скриншоты компьютеров сотрудников для контроля качества работы;
• Возможность контролировать использование интернета;
• Версия для стационарных компьютеров и мобильных устройств;
• Автоматическое формирование табеля и несколько видов отчетов на выбор.

Пробный период длится две недели. Стоимость на одного пользователя составляет $ 9,99 в месяц, но, если подключается много компьютеров, предусмотрены скидки.

Коротко о главном

• Учет рабочего времени должен вестись в каждой организации по закону. Пренебрежение им может дорого обойтись компании.
• Но при правильной организации процесса из него можно извлечь и другие выгоды. Например, проанализировать загрузку сотрудников, снять или перераспределить неэффективные функции, повысить уровень дисциплины и самосознания в коллективе.
• Для организации учета доступны разнообразные методы — от простейших таблиц в Excel, заполняемых вручную, до комплексных программ, которые способны автоматизировать каждый шаг и предлагают разнообразные дополнительные функции.

Заключение
Учет рабочего времени должен вестись в каждой организации по закону. И пренебрежение им может дорого обойтись компании. Но при правильной организации процесса из него можно извлечь и другие выгоды. Например, проанализировать загрузку сотрудников, снять или перераспределить неэффективные функции, повысить уровень дисциплины и самосознания в коллективе.
Для организации учета доступны разнообразные методы — от простейших табличек в Excel, заполняемых вручную, до комплексных программ, которые способны автоматизировать каждый шаг и предлагают разнообразные дополнительные функции. Остаётся только выбрать подходящий вариант.

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

18 августа 2014

Построение системы управления рабочим временем сотрудников

Независимый эксперт в области построения систем управления. Имеет успешный опыт постановки процессного подхода и стандартизации процессов по стандартам ISO, проектного управления и стратегического планирования, а также опыт автоматизации процессов на базе систем «1С:ERP Управление предприятием 2.0» и «1C:Документооборот». Выпускник Высшей бизнес-школы менеджмента при ВШЭ.

Планирование рабочего времени сотрудников можно условно разделить на краткосрочное и долгосрочное. Долгосрочное планирование — это планирование работ, например, в проектах, которые требуют для своего выполнения строго отведенного времени. Ограничением служат сроки самого проекта и сроки решения проектных задач. У каждой проектной задачи, кроме срока выполнения, имеется ещё трудоемкость, выражаемая обычно в человекочасах, и ответственные. Помимо этого, долгосрочное планирование предполагает инвестиции временного ресурса сотрудника и материального ресурса компании в будущее. Обычно проектные задачи имеют наивысший приоритет.

Краткосрочное планирование — это планирование ежедневного выполнения работ, поручений, которые необходимо сделать в ближайшее время, часто срочно или даже «вчера». На выполнение этих работ тоже необходимо время сотрудника, но следует находить баланс между стратегическими задачами и оперативными/тактическими задачами.
При планировании рабочего времени сотрудников среднестатистический руководитель сталкивается с рядом проблем:

1. Как не забыть, какие задачи я кому поставил?
2. До какого числа кто и что должен был сделать?
3. На каком этапе находится выполнение той или иной работы?
4. Как узнать, будет ли порученная работа сдана в срок или нет?
5. Чем занимаются подчиненные, если работа не выполняется?
6. Могу ли я привлечь сотрудника к выполнению других работ, например, в проектах, есть ли у него на это время?

При этом и сотрудникам, которые выполняют те или иные работы и поручения, приходится постоянно искать ответы на не менее важные вопросы:

1. Кому, что и к какой дате я должен сделать?
2. Есть несколько дел, с чего начать?
3. Если вижу, что не успеваю, что делать?
4. Успею ли я сделать работу в срок, есть ли у меня на это время? К какому сроку смогу выполнить работу?

Казалось бы, довольно простые вопросы, однако часто они «отдаются на откуп» руководителям и подчиненным, и каждый решает их автономно и по-своему, поскольку единой системы управления рабочим временем, поручениями и контролем их выполнения у большинства компаний нет. Её отсутствие влечет за собой невыполнение обязательств сначала между внутренними поставщиками и клиентам (например, закупками и продажами), а затем и между компанией и ее клиентами. Компания недополучает выручку, прибыль, повышаются репутационные риски, снижается имиджевая составляющая компании.

При построении системы управления рабочим временем руководителю необходимо ответить на вопросы:

1. Как запланировать работы/поручения сотрудникам так, чтобы выполнить их в срок?
2. Что делать, если что-то не успеваем, и при этом минимизировать потери?
3. Как оценить правильность использования рабочего времени и заплатить сотруднику компенсацию за потраченное время?

Планирование затрат рабочего времени и контроль исполнимости планов

Для построения системы управления рабочим временем можно и целесообразно использовать информационную систему «1С:Документооборот». Начинать следует с внесения нормативно-справочной информации и проверки исполнимости планов до начала выполнения работ.

Шаг 1. Определение, сколько валового времени имеется у компании. Для этого необходимо в ДО заполнить производственный календарь, указав в нём рабочие и выходные дни (рис.1).

Рис. 1. Производственный календарь

Шаг 2. Ввод в базу «1С:Документооборот» перечня сотрудников, чьим рабочим временем планируется управлять, и назначение графиков работы (рис. 2). Это стандартный функционал системы, необходимо только корректно заполнить справочники. Для этого можно использовать, например, данные из информационной системы «1С:Зарплата и управление персоналом» , если в ней ведётся расчет заработной платы.

Рис. 2. График работы сотрудника

Шаг 3. Инвентаризация будущих расходов времени на проекты по сотрудникам. Хотя компании и отдельные руководители могут использовать в своей деятельности различные инструменты планирования, однако для управления рабочим временем сотрудников важно определить единую среду создания календарно-сетевых графиков. Поэтому каждому руководителю проекта созданные в других средах проекты и графики их выполнения нужно загрузить в «1С:Документооборот». То есть, всю информацию по планируемым затратам времени нужно собрать воедино (рис. 3).

Рис. 3. Информация по планируемым затратам времени

При этом, создавая графики проектов, нужно обязательно указывать начало и окончание выполнения проектной задачи, исполнителей и плановые трудозатраты, которые обычно согласовываются с сотрудниками на этапе планирования проекта. Обязательно следует указывать и последовательность выполнения проектных задач, т.е. строить диаграмму Ганта (рис. 4).

Рис. 4. Диаграмма Ганта

Очень важно перевести в «1С:Документооборот» все планируемые работы, не только проекты уровня компании, но и функциональные проекты (проекты одного исполнителя), т.е. те, которые непосредственные руководители формируют для своих подчиненных на месяц, квартал.

Шаг 4. Получение сводного отчета по плановым затратам рабочего времени. Обычно он имеет форму таблицы, в которой все затраты времени сгруппированы по сотрудникам, периодам, видам проектов и самим проектам. Отчет показывает, сколько запланировано времени на проекты, а сколько на функции, сколько времени не запланировано, т.е. свободно у каждого исполнителя (рис. 5).

Рис. 5. Сводный отчёт по затратам рабочего времени

Оценка на уровне квартала/месяца важна для того, чтобы однозначно определить, можно ли указанным человеческим ресурсом выполнить запланированный объем работ. Дополнительный плюс отчета в том, что можно посмотреть, насколько загружены (перегружены или недогружены) сотрудники в тот или иной период времени, например, на следующей неделе (рис. 6).

Рис. 6. Загрузка исполнителей

Необходимо регулярное проведение такого анализа, поскольку перегрузка сотрудника недопустима, и придётся в установленном законодательством порядке выводить сотрудника на сверхурочную работу, либо быть готовым, что проектные задачи не будут выполнены в срок.

Отчет позволяет провести такой анализ до начала реализации проекта и решения проектной задачи. По результатам анализа можно выявить несоответствия и своевременно их устранить, другими словами, выровнять нагрузку на сотрудников в анализируемом периоде. Например, перенести некоторые проектные задачи на более поздний срок.

Мониторинг и анализ исполнимости планов необходимо производить ещё и потому, что сотрудник может быть занят не только в проектах, но и ежедневно выполнять другие работы и поручения, которые не были запланированы ранее. Необходимо резервировать время под выполнение рутинных процессов, затраты на которые определяются на этапе описания бизнес-процессов компании.

Когда плановые затраты определены, исполнимость планов проверена, можно приступать к их реализации, выдавая поручения и контролируя их выполнение с учётом трудозатрат, и производить расчет мотивационной составляющей.

Мониторинг выполнения плановых работ

Когда определены планы работ, необходимо обеспечить своевременное их выполнение. Решение этой задачи сводится с использованием «1С:Документооборот» к выдаче поручений и контроля их выполнения по срокам и трудозатратам.

Выдача поручений сотрудникам. Для этого можно воспользоваться механизмом ввод на основании, который позволяет упростить работу и избавить от повторного ввода данных, которые уже хранятся в информационной базе (рис. 7).

Рис. 7. Выдача поручений сотрудникам

При этом на рабочем месте сотрудника в перечне задач единого информационного пространства появляется новая, которую необходимо выполнить к указанной дате с определенными трудозатратами.
Выдерживать сроки выполнения и трудозатраты работ важно, поскольку:

• выполненная в срок задача позволяет своевременно завершить текущий проект;
• выполненная в срок задача с затратами времени, меньшими или равными плановым, позволяет выполнить в срок другие проекты компании.

Принятие работ к исполнению. Задачи могут поступать к сотруднику и от его непосредственного руководителя, и из смежных подразделений (в зависимости от организационной структуры и специфики деятельности предприятия).

Поэтому сотруднику необходимо определить, как ему распорядится рабочим временем. Он вправе отказаться от некоторого количества задач, попросить руководителя перенести сроки проектных задач или перенаправить задачи другим сотрудникам. Если же сотрудник имеет возможность выполнить задачу, он нажимает в «1С:Документооборот» кнопку «Принять к исполнению». После чего приступает к непосредственному выполнению задач.

Отметки выполнения задач и указание фактических трудозатрат. Это необходимо для анализа причин невыполнения задач, а также для расчета компенсационной составляющей затрат рабочего времени сотрудника, т.е. вознаграждения за труд. Отметки о выполнении позволяют руководителю проекта и непосредственному руководителю видеть, как выполняется проект и решается та или иная задача, что необходимо для оперативного контроля процессов и принятия, если потребуется, корректирующих решений.

Компенсация за потраченное рабочее время

Когда задачи выполнены, необходимо произвести расчет вознаграждения за труд (или компенсации за потраченное рабочее время). В различных компаниях и их подразделениях расчёт может проводиться по различным, часто не систематизированным, правилам. Важно выстроить такую систему, которая позволяет мотивировать сотрудника на своевременное выполнение задач с трудозатратами, не превышающими плановые значения.

Оценить деятельность сотрудника за определённый период можно, сформировав отчет по принятым к исполнению задачам (рис. 8).

Рис. 8. Отчет по принятым к исполнению задачам

Если сотрудник выполнил задачи своевременно и уложился в планируемые трудозатраты, ему необходимо начислить компенсацию за рабочее время (вознаграждение за выполненную работу) в установленном в компании порядке. Если же задача выполнена с отставанием, то необходимо мотивировать сотрудника на выполнение задач в срок.

Бюджет времени человека в тайм-менеджменте. Часть 3

Это третья глава одной общей статьи об управлении временем. Чтобы начать читать с первой главы, пожалуйста, перейдите по этой ссылке .

Первый шаг к созданию бюджета времени – это понять разницу между рабочим и личным временем . Основная трудность в сохранении данного баланса заключается в том, что люди не проводят четкого разграничения между ними. Рабочее время включает в себя время, потраченное на саму работу, время на дорогу до работы и обратно, и время, затраченное на размышления о работе в домашних стенах. Все остальное считается вашим личным временем, включая время на отдых, сон, употребления пищи и время на семью. Чтобы оставаться продуктивным и выдержать правильный баланс, очень важно установить границу в вашем графике между рабочим временем и вашим личным.

Многие люди, особенно те, кто по своей сути очень мотивированы, придерживаются позиции, что они должны работать до тех пор, пока работа не будет выполнена. Но реальность такова, что, хотя вы можете быть в какой-то степени успешными, работая долгие часы, вы можете быть еще более успешными и продуктивными, заканчивая работать в определенное время. Когда вы четко определяете финишную черту в своем рабочем дне, которая гласит: «Я не буду пересекать эту черту между рабочим временем и моим личным», это заставляет вас более эффективно использовать свой бюджет времени.

Помните, время всегда будет заполнять пространство, которое вы ему даете. Если вы отводите слишком много времени на работу, вы автоматически заполняете это пространство. Вместо этого проведите четкую границу работа – личная жизнь и вы обнаружите, что можете сделать столько же, но вы будете более эффективным.

Если вы привыкли работать до 9-10 часов вечера, попробуйте создать границу в 8:30. Назначьте окончание рабочего дня в пятницу на 5 часов и запретите себе работать по выходным. Попробуйте назначить в своем календаре повторяющуюся встречу с надписью: «Рабочее время окончено». Установив эту границу в вашем календаре, вы начнете идти по пути большего баланса и повышения производительности.

Теперь немного рассмотрим вопрос о ваших самых ценных видах деятельности (MVA), которые вы выполняете на работе. Обычно люди тратят 80% времени на менее важные задачи, с которыми они сталкиваются в рабочее время. Мы не берем в расчет время, затраченное на дорогу. Вам достаточно определить два вида деятельности, которые, на ваш взгляд, являются самыми ценными для вашей роли. Вы можете определить это простым упражнением.

Возьмите лист бумаги и разделите его пополам. Слева напишите виды деятельности, которые вы выполняете в течение дня. Например, управление сотрудниками , обзор рынков, написание пресс-релизов, бронирование билетов и т.д. Справа, напротив каждого вида, напишите месячную оплату, если бы эту работу выполняли не вы, а разные люди. Пишите приблизительно, здесь точность не так важна. Для вашей помощи возьмите эти данные из интернет-ресурсов по поиску работы.

После того как вы создали рейтинг для всех видов деятельности, вы сможете легко определить два самых важных. Они как раз и оказывают наибольшее влияние как на вашу компанию, так и на вашу карьеру.

Когда вы определили ваши MVA, пришло время открыть календарь и составить ваш бюджет времени. Постарайтесь выделить 40% вашего рабочего времени на эти два вида деятельности. Например, ваша рабочая неделя состоит из 40 рабочих часов, тогда вам следует выделить 16 часов в неделю на два самых важных вида вашей деятельности, т.е. по 8 часов на каждое задание. Для начала определите те дни, когда у вас меньше всего встреч или когда вас меньше всего отвлекают.

Допустим, у вас относительно спокойно в пятницу, когда вы можете посвятить весь день одной ценной деятельности. Вторые 8 часов, вы можете разделить по 4 часа в среду и четверг до обеда. Откройте свой календарь, создайте новый календарь «Бюджет времени» и отметьте повторяющуюся заметку на 4 часа в среду и четверг, и на целый рабочий день пятницы. Это нужно для того, чтобы все другие задания, о которых вас будут просить, переносились на другие даты или время. Вы зарезервировали для себя время на самые важные задания и другим тут нет места.

Для многих людей, защита вашего собственного бюджета времени не должно быть проблемой. Поэтому обращайтесь к нему всякий раз, когда вас просят о встрече или когда вы планируете какую-либо работу для себя.

Заключение

Мы рассмотрели с вами практические действия по управлению вашим временем . Мы надеемся, что вы проделывали всю работу вместе с чтением данной статьи. Если вы не сделали этого, тогда вернитесь к ней, когда вы будете готовы к действиям. Мы также рекомендуем вам возвращаться к данной статье по тайм-менеджменту каждые три месяца. Не бойтесь тех изменений, которые могут произойти в вашем рабочем процессе, важно, чтобы вы выработали для себя привычку следовать данным принципам.