Кто согласовывает а кто утверждает документ

ЛНА: утверждаем, согласовываем, корректируем

С какими документами, кроме трудового контракта, должен быть знаком новый сотрудник компании? Как правильно ознакомить работника с таким бумагами и что делать, если локальные нормативные акты компания вдруг решит изменить? Ответы на эти и другие вопросы узнала Ирина Разумова, ведущий эксперт по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт».

Локальный нормативный акт – документ, составленный и выпущенный компанией и содержащий нормы трудового права, которые принимаются в пределах организации. Свод требований к работникам, озвученных в ЛНА, не может ухудшать положение сотрудников по сравнению с правилами, установленными в ТК РФ, и иными государственными требованиями (ст. 8 ТК РФ).

Локальные нормативные акты можно разделить на две группы: обязательные, наличие которых указано в ТК РФ, и необязательные, которые работодатель принимает по своему усмотрению.

Обязательными ЛНА являются: локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), правила и инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ), документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, а также права и обязанности сотрудников в этой области (ст. 86 ТК РФ), перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ), документы, устанавливающие режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у работодателя) (ст. 57 ТК РФ), документ, в котором предусмотрено разделение рабочего времени на части на тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня (смены) (ст. 105 ТК РФ), порядок проведения аттестации (ст. 81 ТК РФ) и документ, устанавливающий условия и порядок прохождения подготовки работников и дополнительное профессиональное образование, направление сотрудников на прохождение независимой оценки квалификации (ст. 196 ТК РФ).

Иные локальные кадровые документы, регулирующие вопросы трудовой деятельности, работодатель принимает, если есть такая необходимость (ст. 22 ТК РФ). Например, это могут быть: положение о командировках, документ, устанавливающий порядок оплаты сверхурочной работы при занятости в сменном режиме с суммированным учетом рабочего времени, порядок прохождения испытательного срока, положение об организации пропускного и внутриобъектового режимов в организации и др.

Как принять ЛНА?

Как правило, ЛНА принимаются в виде инструкций, актов, положений, порядков. Утверждает документ работодатель. Также он может издать отдельный приказ об утверждении ЛНА. Принятие локальных нормативных актов начинается с разработки проекта. Для этого назначаются ответственные работники. После создания проекта ЛНА он проходит согласование с другими отделами и работниками.

Знакомить работников с локальными нормативными актами под подпись следует по той причине, что работодатель иначе не сможет применить дисциплинарные взыскания, а также доказать какие-либо нарушения со стороны работника, так как не сможет доказать, что ознакомил его с внутренним документом, в котором закреплена соответствующая обязанность.

В случаях, предусмотренных ТК РФ, иными нормами законодательства, работодатель при принятии ЛНА учитывает мнение представительного органа сотрудников (ст. 8 ТК РФ). Процедура согласования с представительным органом установлена в статье 372 ТК РФ. И только после всех согласований руководитель организации утверждает локальный нормативный акт. ЛНА вступает в силу со дня его принятия работодателем или со дня, указанного в самом документе (ст. 12 ТК РФ).

Право или обязанность?

Исходя из абзаца 10 части 2 статьи 22 ТК РФ требование ознакомить сотрудника с ЛНА является обязанностью компании. Более того, согласно норме, работодатель обязан знакомить сотрудников под расписку с принимаемыми локальными документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Часто у работодателей возникает вопрос: обязательно ли знакомить всех работников с ЛНА под подпись или достаточно просто довести новый локальный нормативный акт до их сведения?

В Информации Роструда, содержащейся на сайте Онлайнинспекция.РФ, сказано, что работодатель обязан ознакомить работников под подпись с утвержденным графиком отпусков, поскольку этот документ относится к ЛНА, непосредственно связанным с трудовой деятельностью персонала.

Знакомить работников с локальными нормативными актами под расписку следует также и по той причине, что работодатель иначе не сможет применить дисциплинарные взыскания, а также доказать какие-либо нарушения со стороны работника, так как не сможет доказать, что ознакомил его с внутренним документом, в котором закреплена соответствующая обязанность.

Кроме того, нельзя не отметить разъяснения Роструда по вопросу ознакомления с ЛНА работодателя посредством ЭЦП. Как отметило ведомство, работники не могут знакомиться с локальными нормативными актами с помощью ЭЦП, поскольку нормами действующего законодательства не предусмотрена указанная возможность (за исключением дистанционных работников). Знакомить сотрудника с локальными нормативными актами необходимо под их собственноручную подпись, а не электронно-цифровую.

Обратите внимание: неознакомление работников под подпись с ЛНА, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, влечет административную ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, а если аналогичное совершено повторно – по части 2 статьи 5.27 КоАП РФ.

Порядок ознакомления

Согласно части 3 статьи 68 ТК РФ, при приеме на работу компания обязана ознакомить работника под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, имеющими отношение и влияющими непосредственно на работу нового специалиста, а также с коллективным договором. При этом в указанной норме уточняется, что сделать это нужно до подписания трудового контракта.

На практике работодатели пользуются следующим способом ознакомления работников с ЛНА. К каждому документу прилагается отдельный лист ознакомления, в котором сотрудник ставит свою подпись, а также указывает фамилию, имя, отчество и дату, когда он прочел документ.

На практике работодатели пользуются следующим способом ознакомления работников с ЛНА. К каждому документу прилагается отдельный лист ознакомления, в котором сотрудник ставит свою подпись, а также указывает фамилию, имя, отчество и дату, когда он прочел документ.

Подтвердить факт ознакомления можно также и соответствующим журналом. Его отличие от листа ознакомления состоит в том, что в нем можно предусмотреть возможность ознакомления работника одновременно с несколькими документами. Поскольку работодатель должен ознакомить работника с ЛНА организации до подписания трудового договора, рекомендую кроме указанных выше документов также оформлять в виде приложения к трудовому договору перечень бумаг, с которыми сотрудник знакомится до подписания договора, а в тексте самого контракта указать, что до его заключения сотрудник ознакомлен со всеми локальными актами компании, а также дать ссылку на приложение к контракту.

Как изменить ЛНА?

Внесение изменений в ЛНА требуется в случае вступления в силу либо изменения закона (иного акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения). Кроме того, по своему усмотрению работодатель сам вправе внести изменения в любое время.

Новации вносятся либо путем принятия нового ЛНА, либо путем внесения изменений в уже действующий документ. Такое «обновление» оформляется отдельным документом и утверждается в том же порядке, что и сам ЛНА. Следует отметить: с указанными изменениями сотрудники организации должны быть ознакомлены под подпись повторно.

Необходимо учитывать, что изменения могут затрагивать определенные сторонами условия трудового договора, а согласно статье 72 ТК РФ, это допустимо только по соглашению сторон. Работодатель вправе в одностороннем порядке изменять условия контракта только в случае организационных или технологических изменений условий труда. При этом необходимо соблюдать процедуру, определенную в статье 74 ТК РФ.

Кто согласовывает а кто утверждает документ

5.9. Утверждение и согласование

5.9.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Прокурор г. Москвы

юстиции 2 класса

подпись С.В. Куденеев

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

5.9.2. При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

от 14.12.2010 N 442

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

5.9.3. Согласование производится как внутри прокуратуры (с подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с организациями, имеющими непосредственное отношение к разработке проекта документа).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Личная подпись А.Н. Артизов

5.9.4. Согласование документа оформляется визой, которая включает в себя подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования, при необходимости — должность визирующего.

На организационно-распорядительных документах (приказах, указаниях и т.д.), а также докладных записках визы проставляются на первом экземпляре оборотной стороны последнего листа, на исходящих документах — на экземплярах, остающихся в деле, надзорном или наблюдательном производстве. Слева проставляется виза лица, подготовившего документ, справа — визы лиц, с которыми он согласован.

5.9.5. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Кто согласовывает смету, а кто утверждает?

Вопрос по согласованию и утверждению сметной документации достаточно прост, но при этом постоянно ставит в тупик большинство начинающих участников строительного процесса. Для понимания всех нюансов рекомендуем прочитать статью по этому вопросу полностью.

Какими документами определяется, кто согласовывает смету, а кто утверждает?

В своей практике большинство специалистов сметного дела сталкиваются с вопросом о том, кто согласовывает смету, а кто ее утверждает. Более того, данную проблему встречают и другие специалисты, связанные со строительной областью.

Решение этого вопроса крайне важно для ввода проектной и сметной документации в производство работ. Ведь без наличия соответствующих подписей не представляется возможным начать выполнение работ. Кроме того, произвести оплату выполненных работ без необходимых завизированных документов также крайне затруднительно.

В связи с этим о том, кто утверждает сметы — заказчик или подрядчик, следует задуматься еще до формирования пакета документов на тот или иной объект. Тот же вопрос актуален и для согласовывающей стороны.

В целом, чаще всего ответы на этот вопрос содержатся в договоре подряда или контракте на выполнение работ. Обычно стороной, которая занимается согласованием сметной документации, выступает подрядная организация, а уже согласованную смету утверждает заказчик.

Это просто для тех организаций, которые работают с одним и тем же заказчиком или подрядчиком на протяжении нескольких лет. В таком случае редко возникает вопрос о том, кто подписывает в смете «Согласовано» и «Утверждаю».

Однако для тех организаций, которые впервые работают с тем или иным заказчиком, или для тех, кто имеет небольшой опыт в согласовании и утверждении сметной документации, данный вопрос может вызвать затруднения. У сметчиков нашей компании возможно получить консультацию по данной проблеме, а также по всем интересующим вопросам, касающимся составления сметной документации на разные виды работ.

Специалисты нашей компании имеют большой опыт в разработке смет различных форм и на объекты разного типа. Некоторые из наших работ можно обнаружить на вкладке «Примеры смет». Кроме того, сметные формы наших сметчиков имеют свойство успешно проходить проверки и переходить в стадию утверждения и производства работ.

Если говорить о законодательных документах, которые могут помочь в понимании того, кто утверждает смету, то рекомендуется обращаться к Гражданскому и Градостроительному Кодексам РФ. В указанных сводах законов можно найти множество полезной информации не только о процедуре согласования сметной и проектной документации, но и ответы на многие другие вопросы, которые возникают перед специалистами строительной сферы.

При обращении к Гражданскому кодексу для решения рассматриваемого вопроса рекомендуется внимательно изучить тексты статей 759 и 760. Статья 759 касается исходных данных для проектно-изыскательских работ. Однако и утверждение сметной документации входит в комплекс данного типа, ведь на основании проектных решений составляются сметы.

Помимо этого, в решении вопроса о том, кто и где ставит подпись в смете в «Согласовано» и «Утверждено», может помочь статья 760 ГК РФ. В части 1 данной статьи упоминается, что в обязанности подрядчика входит согласование технической документации у заказчика.

Если обратиться к Гражданскому Кодексу РФ, то наибольшее количество информации, касающейся утверждения и согласования сметной документации, можно обнаружить в тексте статьи 48. Указанная статья рассматривает вопросы архитектурно-строительного проектирования в целом, и тему проектно-сметной документации в том числе.

Таким образом, при ответе на вопрос о том, кто согласовывает и кто утверждает смету — подрядчик или заказчик, в тексте упомянутой выше статьи можно узнать, что проектная документации утверждается техническим заказчиком или застройщиком, а также региональным оператором или лицом, на котором лежит ответственность за эксплуатацию здания. А значит, по аналогии с проектной документацией, может быть утверждена и смета, составленная на ее основании.

Рисунок 1. Согласование и утверждение локального сметного расчета

Кто составляет смету: заказчик или подрядчик?

В связи с утверждением и согласованием документации на объект кажется логичным возникновение вопроса о том, кто составляет смету — заказчик или подрядчик. На самом деле, данный вопрос лишь косвенно связан с утверждением сметной документации на большинство объектов и разные виды работ.

Дело в том, что составлением сметной документации на производство того или иного вида работ может заниматься любая из организаций, участвующих в процессе. Иногда подрядчик получает пакет документов, включающих в себя проектно-сметную документацию, от заказчика или застройщика.

При этом сметы могут быть составлены специалистами этих организаций или сметчиками других компаний, специализирующихся на разработке сметных форм. Например, к нам часто поступают заказы на формирование сметной документации от различных компаний и физических лиц, однако наши сметчики не занимаются решением вопроса о том, кто подписывает смету в каждом отдельном случае. При этом получить консультацию по данной теме у наших специалистов возможно.

Помимо того, смета может быть составлена проектной организацией в процессе производства проектных и изыскательских работ. В таком случае вся проектно-сметная документация утверждается между заказчиком и проектной организацией, однако при ее передаче в производство работ происходит согласование и утверждение уже между исполнителем и заказчиком.

Таким образом, при возникновении вопроса о том, кто утверждает смету, а кто подписывает по закону, важно опираться именно на законодательные акты. Кроме того, чаще всего ответ на этот вопрос кроется в пакете документов к контракту на производство работ. Именно в договоре или приложениях к нему чаще всего обозначается алгоритм утверждения всех документов на объект, и смет на разные виды работ в том числе.

Кроме того, следует отметить, что не всегда в строительно-монтажных работах на одном объекте занято всего две организации — подрядчик и заказчик. Зачастую можно столкнуться с тем, что и в роли подрядной организации, и в роли заказчика выступают несколько компаний. В таких случаях процедура утверждения сметных форм может иметь разные алгоритмы.

О том, как правильно подписывать смету, если в строительстве участвует несколько исполнителей, обычно можно уточнить у организации генподрядчика, заказчика, застройщика и т.д. Как правило, для таких случаев всегда есть уже разработанный алгоритм согласования сметной документации.

Часто случается такое, что каждый подрядчик составляет смету на производство именно тех работ, которые планирует выполнить на этом объекте, и утверждает ее у заказчика. Таким образом, у заказчика оказывается несколько смет на один и тот же объект, но согласованы они бывают разными подрядчиками.

Если между подрядной организацией и заказчиком существует еще ступень в виде генерального подрядчика, то, как правило, утверждением подрядных смет занимается именно он. А в дальнейшем все сметы либо отдельно, либо в составе одного документа утверждаются между генподрядчиком и заказчиком.

Тот же самый принцип действует, если в строительстве участвует несколько субподрядных организаций у одного подрядчика. Однако такое положение вещей не всегда применимо ко всем объектам. Поэтому о том, как правильно подписывать смету в каждом отдельном случае, необходимо узнавать в индивидуальном порядке.

Рисунок 2. Согласование и утверждение локального ресурсного сметного расчета

Что еще необходимо для согласования и утверждения сметы?

Как правило, прежде чем понять, кто согласует, а кто утверждает смету, необходимо получить информацию о том, что еще нужно для этого. Как можно понять из написанного выше, разработка и создание сметной документации — это сложный процесс, в котором есть множество нюансов и тонкостей, связанных не только с количеством сторон, участвующих в строительном процессе.

Помимо того, что смета должна быть кем-то составлена, ее должен кто-то проверить. Обычно в роли составляющей и проверяющей стороны выступают специалисты сметного дела, которые ставят свои визы в соответствующих полях в документе. Однако в данных полях может стоять и подпись организации, которая занимает ту или иную сторону, а также подписи прочих ответственных лиц.

Кроме того, при понимании того, кто и где расписывается на смете в «Согласовано» и «Утверждаю», важно еще указать и всех остальных лиц, которые участвуют в утверждении сметной документации. Для каждого отдельного объекта и конкретного заказчика список таких лиц может включать разные сведения.

Некоторым организациям достаточно и того, чтобы сметная форма была завизирована только составившими и проверившими сметчиками. В других случаях, список лиц, чьи подписи необходимы для согласования и утверждения, может быть гораздо шире. В их число могут входить кураторы, производители работ, начальники цехов, бухгалтера, главные инженеры и т.д.

Обычно весь список лиц, которые должны подписать смету, располагается в конце документа. Внешний вид списка может быть в свободной форме, если нет регламентированного шаблона. Такой список, иногда называют «бегунок».

Обычно сбором подписей в «бегунок» занимается организация, согласовывающая смету. То есть, как правило, это является задачей исполнителя, который после подписания у всех лиц передает сметную форму на утверждение заказчику. Таким образом, становится очевидно, согласовывает или утверждает смету заказчик.

Сколько времени необходимо для утверждения сметы?

Назвать определенные сроки согласования для всех сметных форм не представляется возможным. Связано это с множеством факторов и, прежде всего, от того, кто согласовывает смету, а кто утверждает.

Как было отмечено выше, для согласования сметной документации может потребоваться достаточно большое количество подписей. Поэтому и сроки утверждения зависят от того, как быстро эти подписи будут собраны.

Конечно, если для того, чтобы утвердить смету, необходимо подписать ее только у сметчиков, которые ее составили и проверили, а затем сразу завизировать у тех, кто подписывает в смете «Согласовано» и «Утверждаю», то и скорость утверждения будет достаточно быстрой. Однако если для согласования сметной документации и дальнейшей ее передачи в производство работ необходимо собрать подписи у нескольких лиц, тогда и сроки составления будут пропорционально увеличиваться.

Следует отметить, что иногда число таких лиц может измеряться десятками. Кроме того, у некоторых организаций есть регламентированные сроки подписания сметной документации. Например, согласование сметы у одного ответственного лица в одной организации может занимать от нескольких дней до нескольких недель. Очевидно, что все это влияет на общий срок утверждения сметы.

Подведение итогов

Несмотря на то, что вопрос о том, кто утверждает смету, является не совсем проблемой специалиста сметного дела, все же косвенно его касается практически каждый сметчик. Поэтому знание регламента и алгоритма процесса утверждения сметной документации будет не лишним для любого специалиста в строительной области.

Наши сметчики обладают достаточным навыком составления смет форм различной сложности и на разные виды объектов. Кроме того, с ними всегда можно посоветоваться и получить ответы на интересующие вопросы, связанные с оформлением и утверждением сметной документации.

P.S. Наш клиент Павел Колесников обратился к нам за разработкой сметной документации на электромонтажные работы. Смета нужна была ему для прохождения тендера на одной из площадок электронных торгов. Смета на изготовление любого конструктивного элемента или выполнения любого вида работ требует учета массы параметров и знаний, что наши сметчики и применили в работе над сметами нашего клиента.

После того, как совместно с нашими сметчиками была составлена сметная форма, и торги успешно завершились в пользу Павла, от нашего клиента требовалось предоставить пакет документов Заказчику. При этом данный пакет включал в себя и смету, которая должна была быть подписана множеством лиц перед утверждением.

У нашего клиента не было опыта в утверждении сметной формы с таким количеством подписей, до этого он не сталкивался с вопросом, кто подписывает смету, помимо руководителей организаций. Поэтому Павел и не подозревал о том, что смета должна быть завизирована не только всеми указанными лицами, но и предоставлена заказчику на утверждение в определенный срок.

Об этом клиенту поведали специалисты нашей компании, как и о том, чем грозит несоблюдение условленных сроков. Кроме того, Павел проконсультировался с нашими сметчиками о том, в каком порядке лучше всего собрать все подписи в «бегунке».

Благодаря этому, наш клиент вовремя сдал всю необходимую документацию на объект и приступил к выполнению работ. Кроме того, он узнал много нового для себя, что пригодилось ему в будущем.

ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Генеральный директор ОАО «Рога и копыта»

О.И. Бендер 18.12.2005

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения со- стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)

(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18

протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать эле- менты относительно самой длинной строки, например:

приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18

-акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );

-договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);

-задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);

-инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);

-нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

-отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);

-перечни (должностей работников с не нормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)

-планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно- изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

-программы (командировок, проведения работ и мероприятий);

-положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);

-расценки на производство работ;

-структура и штатная численность;

-штатные расписания и изменения к ним;

-смета расходов средств организации;

-смета расходов на содержание специалистов организации.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),

личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ»

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:

Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

-с организациями, интересы которых затрагивает документ;

-с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

-с общественными организациями (при необходимости);

-с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

-с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Виза согласования

Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.

Виза согласования включает:

• личную подпись визирующего;
• ее расшифровку (инициалы и фамилию);
• дату;
• при необходимости — должность визирующего, например:

международных связей К.И.Смехов

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:

Последовательность согласования документа

-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

-общественные организации (при необходимости);

-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных

целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.

Перечень документов, на которых ставится печать:

Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.