Актуализация документов что это простыми словами
Мы в соц. сетях 
RSS-подписка
Актуализация нормативных документов предприятий и организаций
Актуализация нормативного документа включает:
— проверка статуса документа на его пригодность к использованию (в случае замены — указывается какой документ принят на замену);
— проверка наличия в документе предыдущих изменений и поправок;
— внесение необходимых изменений и поправок в документ;
— нанесение штампа «Проверено» на документы с указанием даты проведения актуализации и подписью исполнителя.
Актуализации нормативных документов по стандартизации осуществляется с предоставлением официальных копий документов.
Глава 10. Актуализация документов СМК (п.п. 48-52)
48. Все действующие документы СМК анализируются непосредственными разработчиками с целью выявления необходимости их актуализации не реже одного раза в год, а при наличии замечаний и предложений пользователей документов, изменений ссылочных документов проводится внеплановая актуализация документов СМК.
49. Ответственность за контроль своевременного и качественного проведения анализа с целью выявления необходимости актуализации политики и целей в области качества, руководств по качеству, регламентов СМК, документированных процедур и карт процессов СМК несут соответствующие ПРК.
50. Актуализация (непосредственное внесение изменений) осуществляется ответственными разработчиками.
51. Внесение изменений в документы СМК (актуализация) осуществляется выпуском новой редакции документа взамен предыдущей. Выпуск новой редакции осуществляется при накоплении изменений не менее 20% от объема содержания конкретного документа СМК. Промежуточные накопленные изменения вносятся заменой или добавлением страниц в документ СМК.
52. Статус пересмотра документов СМК (или их отдельных частей) подтверждается обозначением номера и даты очередной новой редакции в идентификационных реквизитах документов (отдельных страниц).
| << Глава 9. Регистрация, учет и хранение документов СМК (п.п. 41-47) |
Глава 11. >> Предупреждение непреднамеренного использования устаревших документов СМК (п.п. 53-55) |
| Содержание Постановление Правительства Калининградской области от 25 ноября 2009 г. N 709 "О Регламенте систем менеджмента качества. |
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Как актуализировать локальные нормативные акты: инструкция для кадровика
В спомним, что к локальным нормативным актам (ЛНА) относятся не только «глобальные» обязательные документы типа ПВТР, инструкции по кадровому делопроизводству или положения об оплате труда, но и более «компактные», например, некоторые приказы и распоряжения, содержащие локальные нормы в сфере труда. Между прочим, за второй группой документов уследить гораздо сложнее. Мы рассмотрим способы поддержания в актуальном состоянии и тех, и других.
Когда нужно актуализировать ЛНА?
- периодичность проведения аудита этого документа;
- должностное лицо, инициирующее процедуру аудита;
- основания ее запуска.
Есть и другой подход – ограничить действие документа календарным годом, тогда его окончание становится поводом для аудита ЛНА. Сразу скажем, что для ЛНА в сфере труда данный подход редко применяется. Ведь, как правило, такие документы принимаются всерьез и надолго.
К сожалению, в большинстве организаций не так пристально следят за системой ЛНА. Поэтому для начала нужно пересмотреть регламентирующие документы, которыми отдел кадров руководствуется в собственной работе: положения, инструкции, правила, порядки, регламенты.
Предмет проверки – соответствие утвержденного порядка фактическому и установленному действующими нормативными правовыми актами. Как правило, каждый год выявляются расхождения. Причины могут быть любыми: обновились технические или программные средства выполнения процесса, изменились традиции компании или просто были внедрены новые правила, ключевую должность в выполнении процесса занял новый человек с другими «талантами», поэтому какие-то обязанности с него сняли, а какие-то добавили.
Кроме того, бывают случаи, когда организация просто обязана пересмотреть свои ЛНА и внести в них корректировки. Обычно это связано с изменением законодательства.
О последних нововведениях в ТК РФ и требуемых в связи с этим изменениях ЛНА читайте статью «Проверьте свои ЛНА: топ-7 изменений, которые срочно нужно внести» в № 1′ 2020
В отраслях, где с нормами и правилами строго (например, банки или строительство), необходимо готовить изменения в ЛНА заранее, еще до вступления в силу новых нормативных актов, и вводить их в действие одновременно с «законодателем моды».
Еще один повод для актуализации своих ЛНА – изменение «действующих лиц», например:
- наименования компании, ее адреса;
- состава ответственных за исполнение ЛНА, к примеру, когда принято решение включить в экспертную комиссию технического директора.
Как «не потерять» ЛНА?
Единственный способ не «потерять» ЛНА и круглогодично поддерживать их в актуальном состоянии – любым удобным способом вести базу данных локальных нормативных актов в организации. Причем регистрировать надо не только ЛНА, но и все изменения / дополнения к ним.
Хотя ЛНА можно утверждать подписью руководителя на нем самом (оформляется гриф утверждения), чаще это все-таки делают путем издания утверждающего приказа (тогда ЛНА оформляется как его приложение). В этом случае в распорядительном документе отражают:
- с какой даты начинает действовать ЛНА,
- кому и что в связи с этим нужно сделать,
- какие старые документы в какой части перестают действовать.
В одних организациях регистрируют ЛНА, а в других принято регистрировать только приказы, их утверждающие (если вводится в действие новая версия ЛНА, то ее утверждают новым приказом, который опять же регистрируется). См. Пример 1.
Кроме того, чтобы не запутаться в версиях и изменениях конкретного ЛНА, можно вести к нему Лист регистрации изменений. См. Пример 2.
Пример 1. Отражение первоначального утверждения ЛНА и последующих изменений в нем в журнале регистрации приказов
Локальный нормативный акт в конце года: актуализация и внесение изменений
Чтобы обозначить признаки локального нормативного акта, обратимся к определению этого понятия. Локальный нормативный акт (далее – ЛНА) – нормативный правовой акт, действующий только в издавшей его организации или нескольких организациях, если ЛНА совместный.
Значение нормативного правового акта шире. Нормативный правовой акт (далее – НПА) – документ, принятый или изданный правотворческим органом, устанавливающий, изменяющий или отменяющий правовые нормы.
Пример НПА – федеральный закон, исполнение которого обязательно на всей территории Российской Федерации. Пример НПА из сферы документационного обеспечения управления – Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.12.2017 № 125-ФЗ. В соответствии с ним организации обязаны хранить свои документы, иначе им грозят серьезные штрафы.
Признаки НПА:
1. Издан в установленном порядке управомоченным органом государственной власти, органом местного самоуправления, иным органом, уполномоченной организацией или должностным лицом.
2. Содержит правовые нормы (правила поведения):
- обязательные для неопределенного круга лиц;
- рассчитанные на неоднократное применение;
- направленные на урегулирование общественных отношений либо на изменение или прекращение существующих правоотношений.
Зная признаки НПА, можно определить признаки ЛНА:
1. Издан в установленном порядке руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом.
2. Содержит нормы и правила:
- обязательные для работников организации;
- рассчитанные на неоднократное применение;
- направленные на урегулирование, изменение или прекращение деятельности организации, деятельности подразделений, коллегиальных и других органов организации, выполнения производственных и бизнес-процессов.
Самые распространенные виды ЛНА, действующие в сфере документационного обеспечения управления, представлены в Таблице.
Кроме этого, к ЛНА относят номенклатуру дел, штатное расписание и некоторые другие документы, которые есть во многих организациях, а также концепцию, стандарт, политику – документы, которые встречаются в крупных организациях и часто носят не только регламентирующий, но и имиджевый характер. Разрабатывают и вводят в действие такие документы в основном только после многолетней работы организации.
АКТУАЛИЗАЦИЯ ЛНА
В любой организации можно найти несколько организационно-правовых документов, которые действуют лишь формально, а в реальности о них все уже давно забыли. А иногда процесс, описанный в забытом ЛНА, регламентировали заново в новом документе.
Новый рабочий год – отличный повод, чтобы навести порядок в ЛНА организации. При этом следует обнаружить забытые документы организации и поставить вопрос об их отмене, а действующие – актуализировать.
Актуализировать – значит привести в соответствие утвержденный и регламентированный в документе порядок выполнения производственного или бизнес-процесса и фактический, реально выполняемый порядок какого-либо процесса в организации.
Обычно регламентированные процессы изменяются (если только они не автоматизированы на 100 %) именно из-за работников организации. Изменения происходят медленно и незаметно. Однажды кто-то придумает более удобную форму учетного документа, и весь отдел, а затем и все предприятие станет ее использовать. В следующий раз другой инициативный работник предложит совершать какую-либо операцию в цифровом пространстве. Рано или поздно из-за таких инноваций описанный и закрепленный в ЛНА процесс изменится до неузнаваемости.
Развитие – это нормально и закономерно. Но ЛНА должен фиксировать актуальный порядок выполнения процесса, а не устаревший еще десятилетие назад.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2019.