Как заполнить трудовую книжку

Как оформлять трудовую книжку в 2023 году

Минтруд России обновил приказом № 320н от 19.05.2021 бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления. Утверждена обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки вместо устаревшей, утвержденной постановлением Минтруда № 69 от 10.10.2003 . Новые правила заработали 01.09.2021.

Бланк стал объемнее — в обновленной форме предусмотрено не 10 разворотов, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

1. Записи разрешено вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
2. Сведения о работе по совместительству разрешено вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
3. Разрешили не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился не только с тем, как сделать трудовую книжку, но и со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить новую трудовую книжку. Используйте эти инструкции бесплатно.

Какими нормативными актами руководствоваться

Заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ . Кроме того, действует новый приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей. Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением правительства № 225 от 16.04.2003 , упразднены с 01.09.2021.

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка запись в трудовую книжку о приеме на работу делается в организации, куда человек устроился.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправляет неточности работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Запутались в новых правилах по трудовым книжкам? Используйте бесплатно руководство от КонсультантПлюс, чтобы все делать правильно. Эксперты разобрали, как теперь работать с бумажными и электронными версиями.

Правила заполнения трудовой книжки в 2023 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

• оформить электронную ТК при первом трудоустройстве (бумажные для поступающих на работу впервые больше не предусмотрены);
• вносить записи в строго установленный срок;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них, если делается запись в трудовой книжке о переводе на другую должность или другие записи;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении в последний рабочий день, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть);
• уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
• используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета, штампы (печати) или печатающую технику;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
• подпись работника теперь проставляется только на титульной странице.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Бланк состоит из трех частей:

• титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа трудовой книжки

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые предоставил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 5 рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д. Вот так выглядит образец записи о приеме в трудовой книжке в 2023 году:

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
• внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность. » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании предоставленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, кадровик предприятия, которое является основным местом работы, вносит сведения в ТК.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений в трудовую книжку

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №. считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

• повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
• указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш в трудовую книжку

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

• заполняются личные данные сотрудника;
• проставляется дата;
• заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
• записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера. Если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче последующего вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

• неповрежденная обложка;
• недопустимо исправление ошибок;
• вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
• если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Заполнение трудовой книжки по новым правилам: важные изменения и 15 возможных ошибок

Далеко не все работники отказались от ведения бумажных трудовых книжек. Поэтому правила их ведения актуальны до сих пор. В статье расскажем о самых распространенных ошибках, которые допускают кадровики и секретари при заполнении книжек. И опираясь на новый Порядок, дадим рекомендации, как их исправлять.

С 1 сентября 2021 года применяется новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек[1]. На первый взгляд, он очень похож на прежние Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] и Инструкцию по заполнению трудовых книжек[3], однако отличия все же есть. Рассмотрим основные изменения и возможные ошибки.

Некоторые ошибки, допускаемые при внесении записей в трудовые книжки, прокомментирует И.В. Журавлева, эксперт по трудовому законодательству.

Оформление титульного листа

В Порядке № 320н указания по заполнению первой страницы (титульный лист) находятся в разделе V «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки». Это связано с тем, что с 2022 года работодатели будут чаще оформлять именно дубликаты трудовых книжек. Новые книжки нужно заводить только в одном, достаточно редком случае[4] при совпадении следующих условий:

• у принимаемого на работу работника трудовая книжка была оформлена, но сейчас отсутствует в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине;
• работник письменно попросил завести ему новую трудовую книжку;
• этот работник еще не отказался от ведения бумажной трудовой книжки.

Чтобы правильно оформить титульный лист трудовой книжки или вкладыша, нужно изучить п. 28 Порядка № 320н. Отметим основные моменты.

Фамилию, имя и отчество (при наличии) работника следует указывать полностью, без сокращений или замены имени и отчества инициалами

Данные работника из паспорта (иного документа, удостоверяющего личность) нужно переносить внимательно, обращая внимание на индивидуальное написание:

• фамилии (например, чаще встречается Филиппов, но в паспорте может быть Филипов);
• имени (например, Наталья или Наталия, Софья или София);
• отчества (например, Геннадьевич или Геннадиевич).

1. Исправлять неверно внесенные данные на титульном листе по правилам, установленным для случаев изменения данных

Персональные данные на титульном листе можно изменить, но не исправить. Новый Порядок вообще обошел стороной тему исправлений на титульном листе. Но ни новые правила, ни старые инструкции не разрешали исправлять здесь ошибки.

Если при оформлении титульного листа сделана ошибка, буквы нельзя зачеркивать или замазывать корректором. Бланк нужно признать испорченным. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта[5].

Но это правило действует, если ошибку обнаружил работодатель, который оформил работнику трудовую книжку. В этом случае у него есть возможность оформить новый бланк и внести записи о работе в своей организации заново. А старый испорченный бланк уничтожить.

Если же ошибку обнаружили после увольнения работника из организации, которая оформила трудовую книжку, новый бланк уже не завести. Новому работодателю придется исправить неверно внесенные личные данные о работнике на титульном листе. Поскольку правил исправления на титульном листе нет, используют порядок, предусмотренный для изменения личных данных: зачеркнуть прежнюю информацию одной чертой и рядом написать новую, а на внутренней стороне обложки сделать отметку, на основании какого документа внесены изменения (п. 7 Порядка № 320н).

Подробнее об изменениях на титульном листе см. ниже.

Дату рождения работника надо писать полностью (число, месяц, год), сверяясь с паспортом

Лучше указывать дату в цифровом формате (30.12.1992). Однако Порядок № 320н не содержит прямого требования указывать дату рождения именно так.

В п. 3 Порядка № 320н установлено, что записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Но титульный лист не является разделом книжки, по крайней мере, Порядок № 320н не упоминает его в этом статусе[6]. Поэтому нельзя считать ошибкой указание даты рождения буквенно-цифровым способом (30 декабря 1992 г.).

Кроме того, на титульном листе располагается еще одна дата – дата заполнения. Типографским способом уже предусмотрено, что она будет заполнена буквенно-цифровым способом:

Таким образом, даты на титульном листе допускается указывать двумя способами: цифровым или буквенно-цифровым.

Записывать уровень образования можно только на основании документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома)

Если работник еще учится, на титульном листе трудовой книжки нельзя указывать, что образование незаконченное высшее, даже если работнику осталось только защитить диплом.

С уровнями образования тоже не все просто. В Порядке № 320н уточнены уровни, актуальные в настоящее время:

• основное общее (9 классов);
• среднее общее (11 классов);
• среднее профессиональное (уровень присваивается после окончания колледжей (ранее – ПТУ) и техникумов);
• высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).

Обратите внимание, что уровень высшего образования нужно конкретизировать, например, «высшее-бакалавриат», «высшее (магистратура)» и т.д.

2. Указывать в трудовой книжке уровень, которого в данный момент нет в Законе об образовании[7]

Если работник получил образование до 2013 года, в его дипломе уровень образования может быть указан иначе, например, «высшее профессиональное», «начальное профессиональное». Соответствовать и Порядку № 320н, и Закону об образовании будет указание уровня образования по-новому:

Комментарий эксперта по трудовому законодательству

По поводу внесения записей об образовании в трудовую книжку в настоящее время специалисты высказывают два мнения. Одно из них изложено выше автором статьи. Согласно другому мнению мы должны вносить записи на основании дипломов и не имеем права искажать, изменять или как-то адаптировать под новые варианты, подыскивая аналоги. В частности, в прежнее время по окончании ПТУ выпускники получали дипломы о начальном профессиональном образовании. ПТУ в России уже нет, и такого уровня образования согласно Закону об образовании тоже нет. А дипломы есть. И совершенно не исключено, что нам придется для рабочих, имеющих такие дипломы, оформлять вкладыш в трудовую книжку (либо новую трудовую книжку, либо дубликат).Проблема может возникнуть и с высшим образованием, поскольку раньше в дипломах не указывалась ступень (бакалавриат, специалитет, магистратура). Следовательно, сделать так, как предписывает Порядок № 320н, то есть указать ступень высшего образования, просто невозможно. Соответственно, считаю, в документ нужно вносить запись в точном соответствии с дипломом. Мы с автором статьи изложили две точки зрения. Но ввиду несовершенства норм правового акта вам придется самостоятельно выбирать, к какой из них присоединиться.

Строку «Профессия, специальность» следует заполнять только на основании документов об образовании или получения квалификации

3. Указывать в этой строке профессию, квалификацию или вносить название должности, на которую принимается работник

В этой строке следует записывать:

• специальность по диплому о высшем образовании (или послевузовском образовании) или
• специальность (или профессию) по диплому о среднем профессиональном образовании[8].

В аттестатах ПТУ или ПУ мы не найдем названия специальностей – профтехучилища давали профессию. Сейчас профессия указывается в дипломах, если человек окончил колледж по программам подготовки квалифицированных рабочих, служащих по профессии (например, «Наладчик компьютерных сетей», «Повар судовой»).

Если в колледже обучение проходило по программам подготовки специалистов среднего звена, то в дипломе будет указана специальность (например, «Компьютерные сети», «Технология хлеба, кондитерских и макаронных изделий»).

Название специальности обязательно присутствует в дипломах о высшем образовании уровня «специалитет».

А что писать в строке «Профессия, специальность» бакалаврам и магистрам? У них нет специальности – в дипломе указано направление подготовки. Присвоенная квалификация – соответственно, «бакалавр» и «магистр».

Порядок № 320н не урегулировал этот вопрос. Логика подсказывает, что вместо специальности следует внести название направления подготовки.

Заверять титульный лист можно не только печатью организации, но и печатью кадровой службы (при наличии). Заверяет работник (владелец трудовой книжки) и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек

Работнику достаточно просто расписаться, расшифровывать подпись не нужно – на титульном листе уже стоят его данные. А вот как должен расписаться работник, ответственный за выдачу трудовых книжек? Многие сразу скажут: «Разборчиво, то есть написать свою фамилию». Да, мы так и поступали, однако, правила поменялись.

Приказом Минтруда № 320н утвержден не только Порядок № 320н, но и новая форма трудовой книжки. В ней из титульного листа удалено слово «разборчиво». Сначала предполагалось, что новые бланки трудовых книжек и вкладышей будут применяться с 1 сентября 2021 г. Но потом срок перенесли на январь 2023 г. Поэтому сейчас работодатели оформляют трудовые книжки по старой форме, которая предписывает ставить подпись разборчиво. Однако порядок заполнения книжек уже новый, и он не обязывает указывать фамилию лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Таким образом, на титульном листе достаточно проставить подпись кадровика без расшифровки[9].

[1] Утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ № 320н, Порядок № 320н, новый Порядок).

[2] Утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (утратили силу 01.09.2021).

[3] Утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (утратила силу 01.09.2021) (далее – Инструкция № 69).

[4] Часть 5 ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ).

[5] Пункт 41 Порядка № 320н.

[6] Разделами названы «Сведения о работе» и «Сведения о награждении».

[7] Здесь и далее – Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» (в ред. от 30.12.2021).

[8] Если работник имеет только общее образование (школа), строка не заполняется. – Прим. автора.

А.Н. Славинская,
специалист по кадрам

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 4, 2022.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Для фиксации фактов трудоустройства и увольнения, а также для подтверждения рабочего стажа существует специальный документ — трудовая книжка (ТК). По действующему законодательству обязанность по ведению трудовой книжки (как и по обеспечению ее сохранности) возлагается на работодателя, у которого на данный момент трудится обладатель ТК. Поскольку от правильности заполнения этого документа, по сути, зависят результаты трудовой деятельности каждого человека (ТК подтверждает наличие опыта, имеет определяющее значение при назначении пенсии и т.д.) нужно в совершенстве знать все требования, по которым происходит заполнение трудовых книжек.

Как заполняется титульный лист?

Необходимость в том, чтобы заполнить титульный лист трудовой книжки, чаще всего возникает, если принимаемый сотрудник впервые устраивается на работу (во всяком случае, официально). Поскольку титульник является «лицом» документа, к его заполнению нужно подходить особо ответственно. На титульном листе указывается следующая информация:

• фамилия, имя и отчество владельца книжки, а также дата его рождения;
• уровень образования (например, среднее или высшее);
• наименование профессии;
• дата, в которую открывается ТК;
• подпись лица, заполнившего книжку, а также печать организации (при наличии).

Заполнение раздела «Сведения о работе»

При трудоустройстве или увольнении сотрудников приходится заполнять раздел «Сведения о работе». В этом разделе страницы ТК состоят из четырех полей: номер записи, дата фиксируемого факта (приема на работу, увольнения и т.д.), информация об организации, подразделении, должности и самом факте (увольнение, трудоустройство) и подтверждение записи (сведения о приказе, на основании которого сотрудник начинает или прекращает трудовую деятельность).

Для того чтобы лучше разобраться, как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу, рассмотрим порядок внесения записей, а также их содержание. В первую очередь (еще до указания номера записи) в графе «Сведения о приеме…» нужно указать наименование организации (сначала пишем полное наименование, затем — сокращенное). После этого можно приступать непосредственно к фиксации факта трудоустройства.

В поле 1 указываем номер записи по порядку. В поле 2 записываем дату заполнения (число, месяц, год арабскими цифрами). В поле 3 вносим сведения о приеме на работу (например, «Назначен на должность главного специалиста отдела…»). В поле 4 указываем данные об основаниях внесения записи в ТК. В качестве основания могут выступать приказ, распоряжение и т.д. В данном поле обязательно указывается наименование документа, его номер и дата.

Не менее часто встречается вопрос о том, как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении. В целом, порядок действий аналогичный. В поле 1 вписываем номер записи, в поле 2 — дату, в поле 3 делаем запись о расторжении трудового договора (в том числе, об основаниях его расторжения), а в поле 4 указываем реквизиты документа, который выступает основой для увольнения.

Особенности заполнения трудовой книжки при реорганизации, переводе и работе по совместительству

Нужно обратить внимание, что в случае реорганизации компании или государственного учреждения в этот раздел также в обязательном порядке вносят информацию о произошедших изменениях. Фиксировать факт реорганизации нужно для объяснения различных наименований и печатей при приеме на работу и при увольнении.

В разделе «Сведения о работе» также должна быть отображена информация о внутренних и внешних переводах работника. Так, например, если сотрудник переводится на другую должность (но организация не меняется), нужно сделать запись, которая начинается со слов «Переведен на должность…». Чтобы правильно оформить внешний перевод, следует сначала сделать запись об увольнении, а затем о принятии на работу в порядке перевода (и, конечно, указать наименование новой организации).

Кроме того, в рассматриваемом разделе содержится информация о работе по совместительству. По существующим правилам, ТК хранится на основном месте работы, поэтому, если сотрудник начал работать по совместительству, обязанность по правильному заполнению трудовой книжки возлагается на основного работодателя. Сведения должны быть внесены на основании документов, которые предоставлены другой организацией.

Делаем запись в разделе «Сведения о награждениях»

Раздел «Сведения о награждениях» также состоит из четырех полей, однако то, как правильно заполнить эти графы, знают не все кадровики, поскольку чаще все же приходится иметь дело с записями о приеме на работу и об увольнении. Прежде всего, нужно разобраться, какую информацию следует вносить в раздел о награждениях. Так, указанию в данном разделе ТК подлежат следующие факты:

• вручение сотруднику госнаград и присвоение почетных званий;
• трудовые поощрения;
• награждение знаками отличия, медалями, грамотами (например, за многолетний добросовестный труд) и т.д.

Для того чтобы правильно заполнить «Раздел о награждениях», нужно сначала указать наименование организации, затем в поле 1 внести порядковый номер записи, в поле 2 — дату награждения сотрудника, в поле 3 — наименование награды, в поле 4 — основание награждения (например, реквизиты приказа).

Что нужно знать для заполнения вкладыша трудовой книжки?

После того как для внесения записей в трудовую книжку не останется места, работнику нужно приобрести новый бланк. Следует обратить внимание, что приобретается не сама книжка, а вкладыш. Как правильно заполнить вкладыш трудовой книжки? Заполнение разделов вкладыша происходит по тем же правилам, что и заполнение самой ТК. Также при предоставлении сотрудником вкладыша будет нужно заполнить его титульный лист (он заполняется также, как и титульник основной ТК).

Перед оформлением вкладыша следует иметь в виду, что его обложка не должна иметь повреждений. Кроме того, также как и при оформлении трудовой книжки, нужно следить за тем, что все сведения вносились правильно, так как зачеркивания недопустимы, а исправления — нежелательны.

Как исправить ошибку в трудовой книжке?

Даже самые ответственные и внимательные сотрудники иногда совершают ошибки при заполнении ТК. В такой ситуации не нужно паниковать: по действующим правилам внесение исправлений возможно. Итак, как правильно исправить ошибку в трудовой книжке? Главное — помнить, что зачеркивания (как и замазывания) абсолютно неприемлемы.

Например, вы заметили, что допустили ошибку в названии своей компании, однако пытаться исправить каким-либо образом эту запись не нужно. Под записью с ошибкой следует написать следующую фразу: «В наименовании организации была допущена ошибка». После этого необходимо указать правильное наименование.

Если допущена ошибка в записи о приеме на работу или увольнении, нужно под некорректной записью сделать пометку «Запись номер недействительна». Затем в ТК делается новая (правильная) запись.

Если же после записи с ошибкой появились уже другие записи, алгоритм исправления ошибок будет следующим: нужно указать порядковый номер, проставить дату, затем указать, какие сведения не соответствуют действительности и на какие их нужно заменить. В поле 4 нужно указать основания для внесения исправлений (например, реквизиты приказа). Этим способом можно исправлять ошибки и в ТК, и во вкладыше.

Когда трудовая книжка признается недействительной?

В ряде случаев «основной документ» работника может не иметь юридической силы. Недействительной ТК признается в следующих случаях:

• отсутствуют страницы;
• в ТК внесены сведения, которые не относятся к трудовой деятельности;
• страницы склеены между собой;
• не виден номер документа;
• исправления в разделах «О работе» и «О награждениях» сделаны при помощи замазывания или зачеркивания.

Если вы обнаружили, что ТК работника является недействительной, нужно оформить дубликат. В дубликат переносятся сведения из основного документа (за исключением тех записей, из-за которых он признан недействительным). В верхней части титульного листа новой ТК нужно сделать пометку «Дубликат».

Типичные ошибки

Как показывает практика, существует ряд наиболее распространенных ошибок, которые допускают как начинающие сотрудники, так и опытные кадровики. В завершение нашего материала мы приводим список типичных ошибок, зная которые, вы сможете уделить повышенное внимание проблемным моментам:

• выбран неправильный формат записи даты (месяц нужно указывать цифрами);
• не соблюден порядок внесения реквизитов приказов (например, отсутствует номер или дата);
• использованы римские символы;
• не заполнены все поля титульного листа;
• использованы сокращения в наименовании должности сотрудника или в названии подразделения;
• поставлена неправильная печать (например, запись об увольнении владельца книжки подтверждена печатью кадрового подразделения, а не гербовой).

Таким образом, трудовая книжка заполняется в строгом соответствии с существующими правилами. Если у вас возникли сложности при оформлении ТК, вы всегда можете обратиться за консультацией к специалисту. Своевременная профессиональная поддержка поможет не допустить ошибок при заполнении документа, а также даст возможность разобраться с тем, как правильно делать записи в различных (в том числе, нетипичных) ситуациях.

Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.

Как правильно заполнить трудовую книжку в 2023 году: примеры и правила

Трудовая книжка является важным документом для каждого работника. Она содержит информацию о его трудовой деятельности, включая записи о местах работы, должностях, периодах работы и прочее. В случае утери оригинала, работник имеет право восстановить трудовую книжку или получить ее дубликат. Учитывая значимость этого документа, важно знать, как правильно заполнять трудовую книжку в 2023 году.

Главное правило при заполнении трудовой книжки – корректное и аккуратное выполнение записей. Заполнение производится на титульном и всех последующих листах книжки. Каждая запись должна быть прописана разборчиво и содержать полные и точные сведения о месте работы, должности, дате приема на работу и т.д. В случае ошибки или изменения данных, необходимо вносить исправления с отвечающими за это правила и учитывать, что записи в трудовой книжке должны быть понятны для третьих лиц.

Заверять копию трудовой книжки обязательно в том случае, если необходимо предоставить ее в компанию или организацию при приеме на работу. Для этого зачастую требуется обратиться в отдел кадров или в ближайшую нотариальную контору. Заверенная копия трудовой книжки признается официальным документом и имеет такую же юридическую силу, как и сама книжка. Если вам потребовался дубликат трудовой книжки, то вам необходимо обратиться в отдел кадров предыдущей компании или в органы государственной службы занятости, где ваша трудовая деятельность была прописана.

Как вносить исправления в записи

При заполнении трудовой книжки неизбежно могут возникать ситуации, когда необходимо внести исправления в уже сделанные записи. Делать это следует осторожно и в соответствии с установленными правилами.

В случае обнаружения ошибки или неточности в записи о приеме на работу, за исправлениями отвечает работодатель. Он должен выдать вам копию листа трудовой книжки, на котором были допущены ошибки, с уже прописанными исправлениями.

Как правильно заполнять исправления:

• Внесите исправления непосредственно на копии листа трудовой книжки;
• Дубликат листа должен быть заверен (подписан и печатью) работодателем;
• Укажите дату внесения исправлений и подпишите документ;
• Заполнение обратной стороны листа трудовой книжки не требуется, достаточно исправить информацию на передней стороне;
• Если в качестве исправлений применяются стрелки, зачеркивания или другие графические символы, обязательно поясните их содержание в виде простой замены слов;
• Исправления должны быть четкими, не вызывать сомнений и не затрагивать целостность записи.

Завершите вносить исправления в трудовую книжку и предъявите ее на проверку работодателю. Работник, ответственный за заполнение и корректное ведение трудовой книжки, должен внимательно проверить внесенные исправления и убедиться в их правильности и законности.

Нужно помнить, что при внесении исправлений в записи трудовой книжки должен соблюдаться определенный порядок. Где и как вносить исправления на титульном листе трудовой книжки, как заполнять разделы «Прописан» и «Работал», — все это важные моменты, которые необходимо учитывать при заполнении и ведении трудовой книжки.

Как заверять копию

Для правильного заполнения трудовой книжки в 2023 году важно знать, как заверять копию необходимых документов.

Во-первых, необходимо обратиться в приемную комиссию организации, где вы работаете или где работали ранее. Там вам скажут, кто конкретно отвечает за заполнение и заверение копий трудовой книжки.

Для корректного заполнения трудовой книжки важно знать, что все записи должны быть прописаны четко и разборчиво, а все исправления должны быть заверены подписью сотрудника отдела кадров.

С целью заверения копии трудовой книжки необходимо предъявить оригинал документа на приеме и запросить официальный дубликат копии с печатью и подписью представителя организации.

Также, при вносить записи о работе в трудовую книжку, важно правильно заполнять соответствующие листы. Необходимо указывать название организации, период работы, должность и основные обязанности.

Все изменения, которые произошли в трудовой книжке, такие как изменение места работы, повышение или снижение заработной платы, должны быть подтверждены документами и записаны в трудовой книжке с ответственностью за правильность и корректность заполнения.

Как правильно работать с трудовой книжкой

Ведение трудовой книжки — обязанность каждого работника и ответственность работодателя. Для корректного заполнения и внесения записей в трудовую книжку существует определенный порядок.

Перед началом работы с трудовой книжкой следует ознакомиться с правилами заполнения, которые прописаны на титульном листе. В случае, если информация в трудовой книжке содержит ошибки или нет записей о предыдущей работе, необходимо обратиться в Министерство труда и социальной защиты для получения дубликата трудовой книжки.

При приеме на работу работник обязан предоставить работодателю трудовую книжку для оформления записей о приеме и начале работы. Эти записи заверяются подписью работника и работодателя. В трудовой книжке также вносятся все изменения, связанные с изменением должности, условий труда или окончанием работы.

За сохранность трудовой книжки и заполнение ее в соответствии с правилами отвечает работодатель. Работник имеет право требовать копию заполненной трудовой книжки.

В случае необходимости внесения исправлений в трудовую книжку, они должны быть совершены особым образом. Исправления вносятся на пропущенных местах и заверяются подписью работника и работодателя. Если исправления вносятся в заполненную запись, они должны быть заверены подписью работника и работодателя, а также оформлены в виде пропуска строки и внесения новых данных.

Заполнение титульного листа, кто отвечает за корректное заполнение

Титульный лист трудовой книжки — это первая страница документа, которая содержит основную информацию о работнике и его трудовой деятельности. Заполнение титульного листа является особенно важным этапом оформления трудовой книжки и требует особых навыков и внимания к деталям.

Кто отвечает за корректное заполнение титульного листа? Вопрос исключительно актуален не только для работников, но и для работодателей. За правильность заполнения титульного листа трудовой книжки отвечает работодатель или его представитель, который принимает работника на работу и оформляет трудовую книжку.

Какие данные необходимо заполнить на титульном листе трудовой книжки? В первую очередь это персональные данные работника, такие как фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, гражданство. Также следует указать данные о предыдущих местах работы, образовании, а также указать серию и номер трудовой книжки.

Заполнение титульного листа трудовой книжки должно быть произведено в строгом порядке, чтобы избежать ошибок и искажений информации. В случае обнаружения ошибок или несоответствий в заполнении титульного листа, необходимо внести исправления. Исправления должны быть прописаны от руки с указанием даты и подписей работника и работодателя.

Как заполнять дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки необходим в случае утери оригинала или при его повреждении. Как работать с дубликатом и осуществлять все необходимые исправления в нем?

Во-первых, при заполнении дубликата трудовой книжки необходимо внимательно прочитать все записи, внесенные в оригинал. В случае, если в работе необходимо вносить изменения или исправления, их следует прописывать на страницах дубликата. При этом необходимо указать дату и причину внесения изменений.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки не отличается от заполнения оригинала. В первую очередь необходимо заполнить титульный лист, где указываются ФИО работника, данные организации, где он трудится, и номер документа. Далее переходим к заполнению таблиц, в которых прописаны записи о местах работы, периодах работы, должностях, начисленных заработках и прочих сведениях.

Кто отвечает за корректное заполнение дубликата трудовой книжки? Это ответственность работника, который заполняет трудовую книжку. Необходимо учесть все правила и требования к заполнению, чтобы избежать ошибок и проблем в будущем.

Как правильно заполнять дубликат трудовой книжки? Во-первых, все записи должны быть заполнены четко и разборчиво, чтобы избежать недоразумений. Во-вторых, необходимо заверять записи остатками ведущего работника организации или кадровым работником. Также в дубликате необходимо указать, что это копия, что является отличительным признаком от оригинала.

Где можно получить дубликат трудовой книжки и кто вносит записи? Дубликат трудовой книжки выдается по заявлению работника органом, ответственным за трудовые отношения. Все записи в дубликат могут вносить как сам работник, так и его работодатель.

Важно помнить, что заполнение дубликата трудовой книжки должно соответствовать установленным правилам и порядку. Только в этом случае дубликат будет правильно оформлен и будет полноценным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника.

Прием на работу

Прием на работу – это первый этап заполнения трудовой книжки. Кто и как должен заполнять трудовую книжку? Для начала, копия титульного листа трудовой книжки заверяться нотариально не требуется. Далее, при приеме на работу, работодатель должен прописать в трудовой книжке запись о приеме на работу. Это обязательно, так как без этой записи трудовая книжка считается неправильно заполненной.

Где и как заполнять трудовую книжку? Правильное заполнение трудовой книжки осуществляется в соответствии с порядком, установленным законодательством. Записи в трудовой книжке должны вноситься в строго определенном порядке. Для корректного заполнения трудовой книжки необходимо учитывать правила заполнения листа «На работу» и листа «О заработке».

Как правильно заполнять трудовую книжку? На листе «На работу» указываются сведения о работе, на которую принимается человек. Запись должна быть сделана четко и разборчиво. Если в процессе заполнения трудовой книжки допущены ошибки, их следует исправить с помощью специального поля для записей справа на странице. Записи в поле для исправлений должны быть подписаны работником и работодателем.

Если произошли существенные изменения в трудовой деятельности, необходимо внести изменения в трудовую книжку. Для этого используются специальные листы для внесения записей о переводах, перемещениях, изменении работы и др. Все изменения должны быть подписаны работником и работодателем, для подтверждения их достоверности.

Где прописан порядок заполнения трудовой книжки

Порядок заполнения трудовой книжки прописан в Приказе Минтруда России от 15 декабря 2022 года № 1039н «О порядке ведения трудовой книжки».

В соответствии с этим приказом, заполнение книжки начинается с заполнения титульного листа, где указывается ФИО работника, дата рождения, данные о паспорте и кем выдан. После этого следует заполнять разделы записей о приеме на работу, переменах мест работы и об обучении.

Все записи в трудовой книжке должны быть правильно оформлены и содержать корректную информацию. В случае возникновения ошибок или необходимости внесения изменений, их следует исправлять путем перечеркивания и подписи. Корректное заполнение книжки означает, что все данные должны быть четко указаны, и нет разрывов или повреждений страниц.

Для подтверждения записей в трудовой книжке работодатель обязан заверить их печатью организации и подписью руководителя. Также работник имеет право на получение дубликата книжки, который вносит в трудовое дело.

Где и как правильно заполнять трудовую книжку? Записи в трудовую книжку следует вносить на соответствующие страницы, сохраняя последовательность приема на работу. В случае переноса на другую работу, предыдущая запись заверяется работодателем, а новая запись о приеме на работу делается на новом листе. При приеме на работу у нового работодателя все предыдущие записи должны быть корректно оформлены.

Порядок заполнения трудовой книжки в 2023 году определен указом Минтруда России и требует от работодателей и работников строгое соблюдение правил при заполнении и ведении книжки.