Как учесть расходы, если нет закрывающих документов
В налоговом учете. Компания оказалась в ситуации неотфактурованной поставки услуг: услуги оказаны, оплата прошла, но документально не подтверждена.
Неотфактурованная поставка — это поставка товарно-материальных ценностей, при которой отсутствуют товаросопроводительные (расчетные) документы продавца (товарная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, платежное требование, платежное требование-поручение и т. п.).
Для целей налогообложения такой расход учесть нельзя, поскольку он не отвечает требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Проверяющие из налоговой инспекции снимут из расходов сумму, которая была учтена без закрывающих документов. Нужно потребовать от поставщика документы (акты, накладные) на оказанные услуги, поставленные товары.
В бухгалтерском учете такие расходы можно учесть на основании бухгалтерской справки. К ней нужно приложить документы, свидетельствующие о том, что рекламные мероприятия были действительно проведены. Это может быть документально зафиксированное утверждение рекламных роликов, согласованный график выхода рекламы, подписанный сторонами план и порядок проведения рекламной акции, маркетинговые отчеты о результатах рекламных мероприятий и т. п.
Если однозначно понятно, что документов по оплате услуг от поставщика не будет, то их стоимость можно списать на прочие расходы проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 60 — списана на прочие расходы стоимость услуг, которые фактически получены, но по которым не имеется документов от поставщика.
Как заставить контрагента вернуть первичные документы
Первичные документы – важная часть любой коммерческой сделки, фактор, подтверждающий ее законность. Причины, по которым бизнес-партнер не возвращает подписанные документы, могут быть различными. Результат один: проблема, которую нужно решить в короткие сроки, как правило, до сдачи отчетности по периоду. Мы расскажем, как это сделать.
Договариваться или требовать?
Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.
Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.
Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.
На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.
В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.
Вопрос: Организация при приобретении четырех мешков продукции по 25 кг каждый получила от поставщика накладную и счет-фактуру, в которых указаны разные единицы измерения. В накладной отмечено в основных единицах измерения 4 шт. и дополнительно — 100 кг, в счете-фактуре — только 100 кг и единица измерения кг. Исправлять документы поставщик отказывается. Возможно ли принять НДС к вычету, если в накладной и счете-фактуре стоят разные единицы измерения? Возможно ли обязать продавца внести исправления в счет-фактуру?
Посмотреть ответ
С позиции поставщика
Поставщик признает доходы в НУ в периоде подписания им документов (когда была поставка или оказание услуг по договору). Об этом сказано:
- в письме №03-03-06/1/750 от 13/11/09 г. Минфина;
- в документе-определении №15640/10 от 08/12/10 г. ВАС.
Из текстов указанных документов следует, что поставщику не обязательно ждать, когда покупатель подпишет пакет и вернет его.
В целях НУ поставщик отражает НДС сразу как только выписал счет-фактуру (по правилам ст. 167 НК РФ). В данном случае тоже не требуется ждать ответной реакции контрагента.
Вместе с тем возможна ситуация, при которой покупатель имеет претензии к поставщику и в связи с этим не подписывает документы. Например, его может не устраивать качество поставленного товара или услуги, либо он может не признать поставку как таковую.
Последствия для поставщика могут наступить на основании ГК РФ (ст. 395, ст. 15) в виде требований о возмещении убытков и уплаты процентов.
Кроме того, расчет налоговой базы придется корректировать. Другие последствия при отсутствии оформленных оригиналов «первички» могут наступить, согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учета доходов (расходов). Штраф предусмотрен в размере 10-30 тыс. руб. При этом для налоговиков не важен факт признания дохода компанией.
Вопрос: Организация получила от контрагента первичные учетные документы, подтверждающие факт оказания им услуги (и, соответственно, осуществления организацией расходов) в прошлом году, а бухгалтерская (финансовая) отчетность за этот год уже представлена в налоговый орган. Можно ли данные этих документов отразить в бухгалтерском учете в текущем периоде, то есть в периоде, когда документы получены?
Посмотреть ответ
С позиции покупателя
Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.
Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.
Текст обращения может быть таким:
Руководителю (наименование компании-контрагента)
Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.
Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).
Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.
Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).
Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.
Еще несколько полезных советов
- Если документооборот между компаниями интенсивный, одним из пунктов договора целесообразно предусмотреть обмен сводной информацией по итогам месяца: какие документы, в каком количестве, на какую сумму сделок, кем, когда, в чей адрес отправлены.
- Обычно пакет документов готовит поставщик, а покупатель принимает и возвращает. Однако законодательство не содержит запрета на заполнение «первички» покупателем вместо поставщика (ФЗ №402 от 06/12/11 г., ст. 9), чтобы тот быстрее их подписал. Не будет нарушением и заполнение счета-фактуры с данными поставщика в соответствующих полях формы. Такая процедура – исключение, но позволяет в отдельных случаях закрыть расчеты контрагентов и избежать проблем с налоговой.
- В ситуации, когда продавцу, арендатору контрагенты не возвращают должным образом подписанный договор, при этом фактически пользуются его имуществом, юристы советуют обращаться в суд с иском об истребовании этого имущества из незаконного владения (ГК РФ, ст. 301).
Кто отвечает за документы
Обсуждая вопрос, как наладить эффективный документооборот компании, чтобы все документы контрагентов попадали вовремя к конечному лицу — бухгалтеру, нельзя не сказать об ответственности служб: бухгалтерской и службы менеджмента.
Если в организации не отрегулировано и не закреплено разделение обязанностей, работники могут перекладывать ответственность друг на друга: истребовать документы порой бывает не так просто, а последствия для фирмы в виде санкций ФНС вполне реальны.
Выход кроется в исполнении положений ПБУ1/2008 (утв. Приказом №106 н Минфина от 06/10/08 г.). Согласно ему, утверждая учетную политику предприятия, необходимо утвердить и правила документооборота на ней (п. 4). В них целесообразно детально прописать прохождение документов, ответственность сотрудников, в том числе и в части истребования документов, удерживаемых контрагентами: кто обязан составлять письменные требования о возврате и отслеживать их, кто будет вести при необходимости телефонные переговоры, осуществлять личные контакты с представителями контрагента.
Подводя итоги
Основным документом, регламентирующим документооборот между двумя контрагентами, в том числе и возврат подписанных экземпляров другой стороне, является двусторонний договор. На основании его фирма может законным порядком требовать возврата «первички». В иных случаях придется договариваться с представителями компании-партнера о добровольной передаче.
Локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта должны определяться ответственные сотрудники, которые будут вести переговоры, составлять письменные требования и отслеживать поступление подписанных документов от партнеров.
Всё про закрывающие документы
Мы не предоставляем счёта-фактуры на авиабилеты и ЖД-билеты. Документом для вычета НДС по авиабилетам и ЖД-билетам является маршрутная квитанция (билет), в котором указана сумма налога.
Когда мы можем получить закрывающие документы?
Закрывающие документы предоставляются 15 числа каждого месяца за предыдущий. То есть, если покупки были в марте, то закрывающие документы будут готовы 15 апреля.
Можно ли получить закрывающие документы раньше?
К сожалению, по условиям нашей работы с поставщиками у нас нет возможности предоставлять закрывающие документы раньше, так как мы готовим свои документы на основе отчётов поставщиков.
Как я могу получить сканы закрывающих документов?
Сканы закрывающих документов подгружаются в личный кабинет в раздел «Баланс» в левом боковом меню. Когда документы готовы, на почту вам придёт письмо с итогами месяца и сообщением о том, что документы загружены в личный кабинет.
Что делать, если я бухгалтер, и у меня нет доступа в личный кабинет?
Вы можете попросить сотрудника, который имеет роль «владелец» или «администратор» в личном кабинете добавить вас как сотрудника с ролью «бухгалтер». Таким образом, у вас будет полный доступ к сканам закрывающих документов.
Как я могу получить оригиналы закрывающих документов?
Оригиналы вы можете запросить по почте b2b@aviasales.ru или в чате с тревел-помощниками. Мы отправляем их двумя способами — через ЭДО или почтой России на ваш почтовый адрес. Если вы хотите получить документы через ЭДО, то мы можем настроить коммуникацию и обмениваться документами электронно. Мы используем Диадок, поэтому если у вас другая система, в первый раз может потребоваться время на настройку роуминга.
Вы работаете с НДС?
Ставка НДС в авиабилетах и ЖД билетах устанавливается перевозчиком, зависит от направления и может составлять 0%, 10% или 20%, также НДС разный для тарифа и такс. Документом для вычета НДС является маршрутная квитанция (билет), в котором указана сумма налога. Справочно НДС указывается в акте (реестре продаж) за месяц.
Отели, в зависимости от поставщика, могут быть без НДС или облагаться НДС 20% (в поиске отелей и на странице оформления заказа указана информация про наличие или отсутствие НДС).
На аэроэкспресс установлен НДС 0%.
Дополнительные услуги, предоставляемые от имени сервиса облагаются НДС 20%.
Дополнительные услуги поставщиков (например, страховки) не облагаются НДС.
Наш депозит не облагается НДС, поэтому при перечислении платежа нужно указывать «без НДС». В момент пополнения депозита не определяется какие услуги будут куплены и НДС будет выделен только в закрывающих документах и маршрутных квитанциях.
Счета-фактуры не могут служить основанием для предъявления к вычету суммы НДС по расходам на проезд. Разъяснение по данному вопросу содержится в письме УФНС по г. Москве от 10.01.2008 № 19-11/603, где сказано, что «при оказании авиатранспортной компанией услуг по перевозке пассажиров, оформленных авиабилетами, счета-фактуры не выписываются. Также авиатранспортная компания не выписывает счета-фактуры и в случае реализации билетов населению (в том числе юридическим лицам для своих сотрудников) через другие организации (агентства), с которыми у нее заключены агентские договоры. Поэтому агентство (посредник) не вправе выставлять счета-фактуры при реализации билетов населению».
Объектом налогообложения НДС признаются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ. Так, услуги по воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые иностранными авиакомпаниями, российским НДС не облагаются, поскольку местом реализации указанных услуг территория России не признается. Соответственно, такие авиабилеты не содержат информации об НДС (письмо Минфина России от 1 февраля 2018 г. № 03-07-14/5683).
Услуги по внутренним и международным воздушным перевозкам пассажиров и багажа, оказываемые отечественными авиакомпаниями, тоже облагаются НДС по разным ставкам (10% или 0%).
| Ставка налога | Случаи применения |
| 0% | Услуги по перевозке пассажиров и багажа при условии, что пункт отправления или пункт назначения пассажиров и багажа расположены: — за пределами территории Российской Федерации, при оформлении перевозок на основании единых международных перевозочных документов; — на территории Республики Крым или на территории города федерального значения Севастополя;на территории Калининградской области; — на территории Дальневосточного федерального округа; — вне территории Московской области и территории города федерального значения Москвы (а также все промежуточные пункты маршрута перевозки в случае их наличия). |
| 10% | Внутренние авиаперевозки, назначения которых, а также все промежуточные пункты маршрута, расположены на территории Московской области и города Москвы, за исключением маршрутов, описанных выше. |
| 20% | Сервисные услуги авиаперевозок Такса ZZ (аэропортная такса, входит в стоимость билета)Сбор агентства-поставщика (если поставщик работает с НДС) |
Интеграция с 1С бухгалтерией
Мы предоставляем модуль для интеграции с 1С бухгалтерией. Подробности читайте в этой инструкции.
Как правильно оформить акты без НДС на авиабилеты в 1С?
Для того, чтобы в 1С завести авиабилет необходимо перейти в раздел «Банк и касса» — «Учет денежных документов» — «Поступление денежных документов». Далее создать новый документ на поступление (его входящий номер будет совпадать с номером акта, который получен от нас), в нем создать новый номенклатурный элемент — билет, который купили. На данном этапе выделять НДС в этом документе не потребуется. Далее, в момент, когда билет передается сотруднику в программе создается новый документ «Выдача денежных документов» — здесь вы со счета 50,03 списываете всю сумму билета с НДС на счет 71 на конкретного сотрудника.
То есть в момент постановки билета на учет выделять НДС с него, а тем более принимать его к вычету, не требуется. Выделить сумму НДС в билете и принять его к вычету можно с помощью документа «Авансовый отчет», который будет создан после возвращения сотрудника из командировки. В теле этого документа необходимо будет указать информацию о счете-фактуре: ее номер и сумма указываются из маршрутной квитанции, а также информацию о перевозчике, которую берем оттуда же. (Обращаю внимание: в информации о счете-фактуре указываете не поставщика, не нас! А перевозчика.)
Таким образом, ни на каком этапе учета авиабилета не требуется заводить наш акт с выделением в нем НДС, указанного в авиабилете.
Почему вы не предоставляете счета-фактуры на авиабилеты?
Электронный авиабилет не является счет-фактурой, а является бланком строгой отчетности, на основании которого при определенных условиях можно принимать НДС к вычету. Авиабилет не следует проводить в учете как товар или услугу, его надо проводить как денежный документ (тогда авиабилет можно будет завести на основании маршрутной квитанции и не возникнет необходимости заводить его на основании еще какого-либо первичного документа).
Получу ли я закрывающие документы, если оплачивал билет банковской картой?
Да, мы предоставляем закрывающие документы при оплате картой также, как при оплате с депозита, который пополняется с р/с организации. И ещё мы предоставляем счет-фактуру на комиссию, которую берем за услугу доступа к оплате картой.
Что делать, если контрагент не подписывает закрывающие документы?
Контрагент часто не вовремя подписывает закрывающие документы, не производит оплату, а затем и вовсе ссылается на то, что услуги оказаны не были. С учетом нынешней ситуации и существующих ограничений даже в добросовестности контрагента нельзя быть уверенным на 100%
Сейчас многим компаниям существенно сложнее вести деятельность, поэтому некоторые часто предпринимают попытки сэкономить на чём-либо, в частности, на оплате оказанных услуг, попросту не подписывая документы и не производя оплату. Попытки устного урегулирования далеко не всегда могут закончиться успехом — контрагент может просто перестать отвечать на звонки, на сообщения по электронной почте.
Подтвердить исполнение обязательства по договору может односторонний акт. Исполнитель имеет право в одностороннем порядке составить акт, если представитель заказчика уклоняется от приемки работ. Причем это можно сделать как в случае, когда заказчик не явился для приемки результата, так и в ситуации, когда он полностью игнорирует исполнителя. Например, не отвечает, не направляет подписанный со своей стороны акт или мотивированный отказ от его подписания.
Учтите, что вопрос признания одностороннего акта надлежащим доказательством недостаточно урегулирован законодательством и является спорным. Официальной позиции по данному вопросу нет, есть две точки зрения, сформировавшейся из судебной практики.
Очевидно, что в спорах с контрагентами можно взыскать стоимость услуг, если обеспечить достаточную базу аргументов, верно оформлять договоры и ссылаться на позиции судов. В системе КонсультантПлюс Вы найдете материал, который поможет оценить правомерность действий контрагента и благодаря опыту реальных судебных разбирательств доказать собственную правоту, получив свои деньги за надлежаще оказанные услуги, или увидеть риски заранее и защитить себя от потенциальной угрозы.
Как обычно, прилагаем ссылки, по которым можно ознакомиться с этими материалами: